Procedimiento de Baja de Bienes Muebles

República de Colombia

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Resolución N°……………de…….
[Fecha]

“Por la cual se reglamenta el procedimiento de baja de bienes muebles en…………………”

El señor………………………. representante legal, en ejercicio de sus facultades legales y, en especial, de las conferidas
por el decreto N°………..de……, y

Considerando :

Que el artículo……….., numeral…………., del decreto………. de………., atribuye al……………….competencia general

para coordinar los servicios administrativos, en cumplimiento de sus funciones constitucionales y legales;
Que…………….. faculta a………, al director administrativo y financiero nacional, seccional y regional o………………..
para dirigir y controlar el manejo de los recursos físicos, económicos y financieros de.…………..;
Que la Constitución confiere a las entidades estatales sujetas a control fiscal, autonomía administrativa para el manejo de
sus bienes y para el señalamiento de sus normas internas de procedimiento;
Que la ley 80 de 1993 constituye el régimen general de contratación de las entidades estatales de cualquier orden.
Que, de acuerdo con los principios de control interno, corresponde a la entidad estatal garantizar la debida protección de sus
recursos con la práctica de sanos criterios administrativos;
Que es necesario, por tanto, fijar el procedimiento para “depuración de activos”, mediante la reducción de costos de
almacenamiento y actualización de los saldos patrimoniales,

Resuelve:

Capítulo I

De las Bajas

Artículo 1. - Baja de bienes muebles. Por <<baja>> se entiende toda disminución del patrimonio de la entidad, debida, ya a
pérdida o deterioro apreciable, ya a retiro por inutilidad u obsolescencia.

Artículo 2. - Clasificación. De acuerdo con su estado actual previo a la <<baja>>, los bienes muebles de la entidad podrán
hallarse en uno de estos grupos:

a. Baja del bien inmueble por pérdida. Tiene lugar cuando determinado bien mueble se contabiliza como egreso contable,
debido a su falta absoluta o desaparición, en manos del responsable de su manejo o tenencia;
b. Baja del bien mueble inservible. En este caso, el egreso físico y contable se produce cuando cierto bien, por sus
condiciones inherentes actuales, ha dejado de servir los fines para los cuales se adquirió, por desgaste, fatiga del
material o pérdida de sus excelencias, sin que pueda de ninguna manera ser reutilizado con eficiencia por la entidad
estatal a la que estaba asignado;
c. Baje del bien mueble por obsolescencia. Consiste en el egreso físico y contable de un bien mueble, que por caer en
desuso, a causa del avance tecnológico resulta antieconómica su utilización no obstante hallarse en buenas condiciones.

Artículo 3. - Legalización de la baja. Toda baja se legalizará mediante la expedición de un acto administrativo, por parte
de…………………. , o del director administrativo y financiero, del jefe de la división administrativa, del director regional o
seccional administrativo y financiero, o……………………, previa tramitación del acta de reclasificación y solicitud de
baja.
 Capítulo II

Procedimiento general de baja

Artículo 4. Del bien mueble inservible u obsolescente.

a) La dependencia interesada en que se produzca determinada baja del bien mueble, por intermedio del funcionario
responsable elaborará un documento de solicitud para que se ordene el reintegro del bien mueble inservible u obsolescente,
al almacén, remitiendo el original del escrito al grupo de inventarios o al administrador de bienes, según el caso; b) El grupo
de inventarios o el administrador de bienes, según el caso, verificará la solicitud contra el inventario de la dependencia del
solicitante o del funcionario responsable, certificando cantidades y valores; c) El mismo grupo de inventarios o el
administrador de bienes, según el caso, remitirá la solicitud de devolución o reintegro y certificación al almacén, en el
término de tres (3) días, a partir de la fecha de recibo de la solicitud; d) El almacén, acreditada la condición necesaria para la
baja, retirará el bien de que se trata, de conformidad con los documentos recibidos, incorporándolos a los inventarios en
depósito; e) A continuación del almacén elaborará el acta de reclasificación y solicitud de baja de bienes muebles con el
administrador de bienes o el coordinador del grupo de inventarios, que será suscrita por todos los intervinientes. El acta
contendrá la descripción del bien en referencia, de sus características más notables, su cantidad y valor, lo mismo que el
estado en que se encuentre; f) enseguida, elaborará el proyecto de resolución de baja; g) Enviará luego el acta de
reclasificación y solicitud, junto con el proyecto de resolución de baja al departamento de contabilidad para lo de su cargo;
h) El jefe de contabilidad confirmará los valores registrados en el acta de reclasificación y la solicitud de baja y las remitirá,
junto con el proyecto de resolución de baja, al ordenador del gasto, en el término de tres (3) días a partir de la fecha de
recibo; i) El ordenador del gasto, siempre que encuentre plenamente justificado el trámite, suscribirá la resolución de baja,
que deberá determinar, además, el destino del bien y la remitirá al almacén, dentro de los tres (3) días siguientes a su firma;
j) Hecho lo anterior, el ordenador del gasto, dispondrá del bien, ya en cesión a otra entidad del mismo orden administrativo,
ya en venta a particulares interesados. En caso de que, el término de sesenta (60) días de suscrita la resolución de baja, no se
haya llevado a cabo la cesión o venta del bien mueble, ordenará su destrucción o incineración; k) El almacén actualizará el
kárdex con la novedad, elaborando el comprobante de salida del almacén y el boletín diario, con fundamento en la
resolución y en el acta de baja; l) Remitirá al departamento de contabilidad, al término de lo anterior, el expediente de
documentos base del procedimiento de baja; m) El departamento de contabilidad efectuará los asientos o registros contables
correspondientes. Parágrafo: La dirección administrativa y financiera o…………………………. ejercerá control idóneo
sobre la gestión administrativa seguida en el procedimiento de baja.

Artículo 5. Del bien mueble perdido o extraviado.

a) El funcionario responsable, en el término de la distancia, y una vez conocido el hecho, formulará la denuncia penal
correspondiente, de la cual remitirá copia a su jefe inmediato, junto con el informe levantado; b) A continuación solicitará el
diligenciamiento del proceso de responsabilidad fiscal, ante la Unidad de Investigación y Juicios Fiscales de la Contraloría
General de la República, de su jurisdicción, anexando al escrito la solicitud los siguientes documentos:

- Copia de la denuncia por pérdida;

- Copia del informe al jefe inmediato;
- Copia del comprobante de salida del almacén.

Parágrafo 1°. En todo caso, sin excepción, de pérdida o extravío de un bien mueble, el funcionario responsable deberá
solicitar la iniciación del proceso de responsabilidad fiscal, planteando alternativas de solución a la Unidad de Acciones
Fiscales y Jurídicas de la Contraloría General de la República de su jurisdicción, dándole el carácter de “alcance” a la
solicitud de proceso de responsabilidad fiscal;
c) El jefe inmediato iniciará en tal estado la investigación disciplinaria, de conformidad con las normas vigentes, una vez
enterado de la verdad de los hechos.
En caso de que el funcionario responsable del bien perdido o extraviado no tomare la iniciativa de adelantar el
procedimiento enunciado, lo hará el jefe inmediato mediante denuncia penal y solicitud de iniciación de proceso de
responsabilidad fiscal.

Parágrafo 2°. En caso de que el encargado del grupo de inventarios, el administrador de bienes, el almacenista, un
funcionario de la auditoria interna o el jefe inmediato, observen, en los bienes de la entidad estatal, daños no imputables al
uso y deterioro normales, darán cuenta de lo observado al jefe inmediato del funcionario a cuyo cargo se hallan, a fin de que
adelante la correspondiente investigación disciplinaria, remitiendo al mismo tiempo copia al director administrativo y
financiero que corresponda.