PLAN PROGRAMA DE AUDITORIA

ASIGNATURA:
AUDITORIA Y CONTROL INTERNO
NRC: 12653

PRESENTADO POR:

MARIA FERNANDA BARRIO GALVIS

CC 1090.439.031

DOCENTE:
LUIS GUILLERMO HERNANDEZ

SAN JOSÉ DE CÚCUTA

2020
 CASO 1.
CADENA DE CAFÉS “JOSÉ VALDÉS”

Fecha de la auditoría: 15 de febrero de 2017

La cadena de cafés “José Valdés” tiene abiertos en Bogotá 105 establecimientos que

preparan diferentes tipos de café, platos y productos exclusivos de su propia marca. Cuenta

con un sistema de calidad que pretende certificar según la norma ISO 9001:2015; además,

el Ministerio les acaba de notificar que realizará una visita de inspección en coherencia con

el decreto 1072 de 2015; por lo tanto, el representante legal solicita a la empresa contratada

llevar a cabo el proceso de auditoría interna teniendo en cuenta las dos normas ISO 9001 y

el Decreto 1072 SG_SST.

Auditoría

El director del Sistema Integrado de Gestión realiza la programación y planeación de

auditorías, en la que se incluye la auditoría interna, que se describe a continuación.

En la planeación de las auditorías se evidencia que la gerencia aprobó la contratación de un

auditor externo, apoyado por auditores en formación.

Para iniciar la auditoría interna se efectúa una reunión de apertura.

Al terminar la reunión de apertura (8 a. m. a 8:30 a. m.), el auditor se orienta a los procesos

relacionados de acuerdo con la planeación entregada por el director del Sistema Integrado

de Gestión.

El auditor resalta la voluntad del director de Calidad y SST, de enviar algunos documentos,

previa auditoría, y el soporte de los auditores en formación, con quienes se reunió un día

antes para preparar el ejercicio de auditoría.

Gerencia (9 a. m. a 10 a. m.)
El primer proceso que se auditará es la gerencia; el auditor saluda, pero debe esperar 30

minutos porque el gerente tiene problemas inesperados; luego, le pregunta acerca de las

políticas de la organización, incluida la política de SST. Al indagar por la Política de

Calidad, el gerente le responde que es una política que se ha trabajo a conciencia y que, en

coherencia, todos los integrantes de la organización la conocen. Cuando el auditor indaga

sobre la Política de SST, el gerente pregunta que si no se trata de la misma política de

calidad.

El auditor pregunta al gerente acerca de los recursos, y este le muestra un presupuesto en el

que se evidencian rubros para los Sistemas de Gestión de Calidad y SST.

Operaciones y logística (10 a. m. a 12 m.)

El auditor se reúne con el líder del proceso de Operaciones y Logística, y le pregunta acerca

de la implementación del SG-SST, a lo cual responde que no tenía ni idea de esa

implementación, pero que sí conoce lo relacionado con calidad; sin embargo, llama al

asistente profesional, quien le indica que llevan trabajando 6 meses en el tema, y que,

incluso, él participó en 3 reuniones.

El auditor pregunta acerca de la Matriz de Peligros e Identificación de Riesgos con respecto

al proceso de operaciones y logística, y él responde que sí la conoce; sin embargo, el

auditor en formación señala al auditor líder que, de acuerdo con la documentación enviada,

ellos están utilizando una matriz desactualizada. No obstante, el auditor, al analizar el cargo

del operario de transporte en la actividad de cargue y descargue, en la carpeta que le

proporcionan, encuentra en coherencia tanto la entrega de EPP como las capacitaciones del

jefe directo.
El auditor y el líder del proceso visitan la planta; revisa la parte operativa y, por último, la

parte logística. Allí se encuentran con el operario de transporte y se evidencia que no lleva

los EPP correspondientes, según fueron relacionados. Al preguntarle por la Política de SST,

él responde que la conoce, pero no así la Política de Calidad.

HSEQ

El auditor pregunta al director del Sistema Integrado de Gestión por la Política de Calidad,

la cual está en coherencia con la NTC-ISO 9001 (2015); sin embargo, la Política de SST no

está firmada ni tiene fecha.

En cuanto al Procedimiento de Control de Documentos y Registros, en la carpeta se

encuentran dos procedimientos con dos fechas diferentes. La Matriz de Identificación de

Peligros y Valoración de Riesgos está en coherencia con el Decreto y con la GTC 45. Las

inspecciones que alimentan el Sistema de Gestión en Seguridad y Salud para el trabajo

tienen fecha de 2013, pero estamos en 2016. Sobre el Copasst, no hay evidencia de su

gestión ni tampoco se cuenta con la Matriz Legal.

Existe un plan de trabajo que tiene por objeto implementar la norma; hay un informe de

condiciones de salud, pero solo se encontraba el perfil sociodemográfico del personal

administrativo. No se encontró el Programa de Capacitación y Salud en el Trabajo ni el

procedimiento de comunicación ni se evidencian mecanismos que permitan realizar una

adecuada comunicación; tampoco existe una evaluación del Sistema de Gestión.

Recursos Humanos

El auditor pregunta al líder de Recursos Humanos acerca de los documentos pertinentes. Al

revisar el Manual de Funciones no se evidencian las responsabilidades de seguridad y salud

en el trabajo.
Al indagar por la hoja de vida del asistente profesional, se evidencia que es profesional en

Administración de Empresas, con experiencia de 1 año en cargos relacionados, y que

cumple con las habilidades señaladas en el Manual de Funciones, pero no tiene ninguna

responsabilidad en SG-SST.

Al preguntar por las capacitaciones del operario de transporte, el auditor se da cuenta de

que el operario fue a la inducción, pero nunca volvió a las demás capacitaciones.

Reunión de cierre

El auditor realiza la reunión de cierre sin comentar ni un solo aspecto de lo evidenciado.

 1. PROGRAMA DE AUDITORIA

CADENA DE CAFÉS “JOSÉ VALDÉS”

PROGRAMA DE AUDITORIA
OBJETIVOS DEL Establecer las actividades de la PROCE Auditoria Interna AÑO/FEC 15 de
PROGRAMA: auditoria a los procesos según la DIMIEN HA febrero de
IS0 9001 y el Decreto 1072 TO 2017
SG_SST.
N° PROCESOS DEPENDENCIA OBJETIVO HORA HORA CRITERIOS EQUIPO AUDITOR
INICIO FINAL
1 Gerencia Oficina Gerencia Políticas de la 9:00 10:00 Indagar en la política de Auditor externo, apoyado
organización SST y de calidad por auditores en
(política SST) formación.
2 Operación- Operaciones y Verificación 10:00 12:00 Actualizar la matriz de Auditor externo, apoyado
Logística logística de la Peligros e por auditores en
implementació Identificación de formación.
n del SG-SST Riesgos con respecto al
proceso de operaciones
y logística
3 Sistema de HSEQ Política de Realizar política SST, y Auditor externo, apoyado
Gestión SST Calidad (ISO matriz legal. por auditores en
9001) formación.
4 Talento Recursos Documentos Capacitaciones al Auditor externo, apoyado
Humano Humanos pertinentes personal por auditores en
(Manual de formación.
funciones)
 2. PLAN DE AUDITORIA
PLAN DE AUDITORIA
PROCESOS POR AUDITAR Planeación Estratégica AREA  Gerencia LIDER DEL Auditor externo,
 Operaciones PROCESO apoyado por auditores
y Logística en formación.
OBJETIVOS DE LA Verificar el ALCANCE CRITERIO
AUDITORIA cumplimiento de la DE LA DE LA
Norma ISO 9001 y el AUDITORIA AUDITORIA
Decreto 1072 SG
-SST
N° ACTIVIDADES FECHA HORA HORA FINAL LUGAR RECURSOS
INICIO
1 Reunión de apertura 15 febrero de 2017 8:00 am 8:30 am Oficina Portátil
Video beam
2 Revisión de los 15 febrero de 2017 9:00 am 10:00 am Oficina Portátil
compromisos de la Papelería
dirección
3 Revisión de la parte 15 febrero de 2017 10:00 am 11:00m Proceso de Portátil
operativa y logística Operaciones y Papelería
Logística
4 Revisión (documentación, 15 febrero de 2017 11:00 am 12:00 pm Área HSEQ Portátil
inspecciones, COPASST, Papelería
capacitaciones), plan de
trabajo
3. LISTA DE CHEQUEO

Auditoría Calidad X Ambiente SGSST X

¿Otra,
: Cual?
Auditoría No. (Ciclo) 1 Año 2016
Objetivo de la Auditoría VERIFICAR EL CUMPLIMIENTO DE LA NORMA
ISO 9001 Y EL DECRETO 1072 SG -SST
fecha: 15/02/3017
Sc Actividad Realizada Responsable
Si No (Firma)
1 Selección del equipo de auditores internos de calidad X
2 Elaboración del Programa De Auditoria X
3 Elaboración del Plan de Auditoria X
4 Elaboración de Lista de Verificación X
5 Realización de la Reunión de Apertura X
6 Ejecución de la Auditoria. X
7 Realización de la Reunión de cierre X
8 Elaboración del Informe Final de Auditoría X
9 Diligenciamiento de las Evaluaciones del Auditor X
10 Apertura de Acciones X

Firma de representante o Coordinador: ________________________________________

 4. INFORME FINAL DE AUDITORIA

CADENA DE CAFÉS “JOSÉ VALDÉS”

INFORME FINAL DE AUDITORIA
PROCESOS Oficina de gerencia – Operaciones y logística – HSEQ – FECHA 15 de febrero de 2017
AUDITADOS Recursos humanos DE
INFORM
E
AUDITOR(ES)
OBJETIVO ALCANCE
PROCESO PERIODO ESTADO
O ÁREA AUDITO

ACTIVIDAD FECHA LUGAR HORA

CRITERIOS DE LA AUDITORIA
N° DESCRIPCIÓN REQUISITOS QUE NO CUMPLE
1 Los empleados de la compañía no tienen conocimiento de No cumple con la Norma NTC-ISO 9001 y la ISO 45001
la política de calidad y sobre el sistema de gestión de
seguridad y salud en el trabajo.
2 El Sistema de gestión de seguridad y salud en el trabajo no No cumple con la Norma NTC-ISO 45001
se encuentra implementado en la empresa, a pesar de que
el personal lo conoce.
3 La matriz de peligros se encuentra desactualizada. No cumple con la Norma GTC-45
4 El personal no hace uso adecuado de los EPP, aunque se No cumple con la Norma NTC-ISO 45001
evidencia capacitaciones sobre el buen uso de estos
elementos de seguridad
5 No hay manejo adecuado en la documentación manejada, No cumple la Norma NTC-ISO 9001
ya que se presentan inconformidades en las fechas.
 6 El contrato del personal no cumple con un perfil, para No cumple la Norma NTC-ISO 45001
tener el cargo de HSEQ
TEMAS EVALUADOS EN LA AUDITORIA

ASPECTOS POR MEJORA (QUE Y PARA QUE)

-La empresa debe contratar un administrador idóneo con las capacidades y la experiencia requerida en área de SG-SST.
-Convocar una reunión para todo el personal de la empresa en donde se dé a conocer la auditoria que van a realizar, de esta manera llegar al
acuerdo y preparar todo el material que verificara el auditor.
-Realizar capacitaciones a todo el personal de la empresa sobre la ISO 9001 y la ISO 45001.
-Realizar seguimiento y evaluación al uso de los elementos de protección personal.

Sistema Integrado De Gestión Auditor Externo

LÍDER PROCESO AUDITOR LIDER