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V/cio: Transversal 27 N° 39 C-31 - Barrio El Emporio Yopal: Cra 2 Oeste N° 33-18 – Barrio Los Ocobos
Cel: 313 892 8941 - 313262 2401 – 321 276 9871 Cel: 313 817 1069-313 493 9073–312 377 5249
Email- civinconsaslab@gmail.com Email- shj.ingenieria@gmail.com
SHJ CIVINCON SAS Código: SIG-RH-P001
NIT 900577231-6 Versión: 01
PROCEDIMIENTO DE RECURSOS HUMANOS Fecha: 01/10/2018
TABLA DE CONTENIDO
V/cio: Transversal 27 N° 39 C-31 - Barrio El Emporio Yopal: Cra 2 Oeste N° 33-18 – Barrio Los Ocobos
Cel: 313 892 8941 - 313262 2401 – 321 276 9871 Cel: 313 817 1069-313 493 9073–312 377 5249
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PROCEDIMIENTO DE RECURSOS HUMANOS Fecha: 01/10/2018
Determinar y proporcionar los recursos necesarios para la empresa, así como normalizar,
responsabilizar y unificar los criterios para SHJ CIVINCON SAS, en lo referente a funciones,
procedimientos necesarios para la selección, calificación, contratación y administración del personal,
necesario para la ejecución de los diferentes proyectos, teniendo en cuenta que su contratación
sea para una labor determinada ó por un periodo de tiempo específico o indefinido.
2. ALCANCE
El presente procedimiento aplicara a todo el personal de la empresa, sin excepción en todos sus
departamentos, garantizando la operación de sus procesos y el buen desempeño de los
colaboradores en su labor, para poder lograr dar conformidad con nuestros servicios prestados.
3. RESPONSABLES
El ambiente adecuado puede ser: la combinación de factores humanos y físicos, como lo son:
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Físicos: (calor, humedad, temperatura, iluminación, circulación del aire, higiene, ruido).
5. DEFINICIONES
Evaluación de desempeño: Valorar y calificar el desempeño del trabajo que realiza cada una
de las personas que trabajan dentro de SHJ CIVINCON SAS a través del formato Evaluación
de Desempeño SIG-RC-F017, con el fin de decidir enganches futuros, promover el personal
dentro de la empresa, liquidación o termino del contrato o para seleccionar personal a cursos de
capacitación.
Perfil: Documento que contiene los requisitos de competencia, formación, habilidades y
experiencia necesarias para la realización de los trabajos.
Competencia: Habilidad demostrada para aplicar conocimientos y aptitudes.
Formación: Formación: Son aquellos conocimientos específicos necesarios para cumplir con las
funciones y responsabilidades del cargo, los cuales deberán soportados mediante evidencia
objetiva (Registros de capacitación, formación y evaluación de la eficacia de cada una de ellas).
Habilidad: Serán aquellas personales o practicas requeridas para lograr los resultados previstos
para el cargo a desempeñar, serán evaluadas antes de terminar el periodo de prueba por los
jefes directos o a quien ellos deleguen y anualmente mediante la evaluación de desempeño.
Experiencia: Aplicación Aquella formación general o especifica adquirida a lo largo
de la trayectoria laboral. Deberá ser soportada mediante certificados laborales.
Educación: Se refiere a la e ducación formal que debe cumplir cada cargo de la
organización.
6. DESARROLLO
Identificación de la necesidad
La organización contrata personal de acuerdo a las necesidades identificadas por cada responsable
de los procesos o proyectos. Las necesidades de personal son identificadas e informadas
verbalmente el director Administrativo y Financiero, quien mediante la aprobación de la Gerencia
inicia el proceso de selección, este contara con 2 días a partir de la aprobación para convocar a la
presentación de hojas de vida del personal interesado en ocupar el o los cargos.
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Si no existe personal competente dentro de la empresa para suplir el cargo vacante, se continuará
con el proceso selección con personal externo.
Convocatoria
El Asistente Administrativo hace la solicitud de personal a través del medio con que se cuente en
el momento (medios de comunicación o referencias de entes de contratación, conocidos del
gremio o empresas de suministro de personal). Las Hojas de vida serán recibidas físicas
por la Asistente Administrativa, o vía e-mail al correo electrónico que se relacione en las vacantes,
el cual esta a cargo del área administrativa y financiera.
Preselección
Entrevista Y Selección
Las hojas de Vida del personal que continué en el proceso de selección serán suministradas al
Gerente, ya sea para que este realice la entrevista o delegue al Director Administrativo, técnico u
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operativo y seleccione a la persona más idónea para suplir el cargo de acuerdo a las necesidades
de la empresa, registrando estas en el formato de Entrevista a personal SIG-RH-F002
La entrevista será verbal y se compone de dos partes la primera se le dará una explicación breve de
las funciones y el cargo que va a desempeñar, así como condiciones contractuales, tipo de contrato,
salario y horario a cumplir, en la segunda parte se le realizaran las preguntas abiertas y con
selección múltiple única respuesta; el formato está dividido en cinco bloques de preguntas y a la vez
cada bloque o aspecto a evaluar se encuentra constituido por cuatro preguntas, las cuales tendrán
un puntaje entre 1 y 5, siendo 1 el valor más bajo de la calificación y 5 el más alto y significativo. Los
aspectos a evaluar son los siguientes: A) Impresión inicial del aspirante (El factor A, no se calificara
realizando las preguntas se basará en la observación de cada jurado y se tendrá en cuenta la misma
escala de valores que los demás factores); B) Competencia educativa, C) Experiencia laboral en el
cargo que va a desempeñar, D) Actitud y trabajo en equipo.
Una vez realizadas las entrevista a personal SIG-RC-F002, al final de cada formato se elaborara el
Informe de la Entrevista, teniendo en cuenta los puntajes de los cinco bloques de preguntas
obtenidos, la persona que obtenga el más alto puntaje se elegirá ese aspirante.
Una vez tomada la decisión se le comunicara de la persona elegida y en la siguiente reunión de
calidad en el Acta de reunión SGC-GAF-F003 se dejara constancia del proceso y de la elección de la
nueva contratación, si fuese necesario se programara un plan de capacitación y formación con el
formato necesidades individuales de capacitación SIG-RC-F016 dependiendo los resultados de la
entrevista.
El Director Administrativo(a) Pondrá a disposición un Centro Medico especializado para que el nuevo
Trabajador de la organización se practique los exámenes de ingreso pertinentes para conocer la
condición física del aspirante, y determinar si esta es la necesaria y/o adecuada para las labores que
desempeñara en el cargo, La certificación de este examen se guardara como registro en la hoja de
vida del trabajador.
Evaluación De Habilidades
El personal será evaluado por los directores de cada proceso mediante la evaluación de
desempeño SIG-RC-F017, se reunirán y realizarán el informe en conjunto, conforme los
requerimientos del cargo quince (3) días antes de cumplirse los 30 días de periodo de prueba, con la
cual se determinará la continuidad de personal nuevo.
Contratación
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Inducción General
Inducción Especifica
Los jefes del proceso al cual será vinculado el trabajador serán los encargados de dar la inducción
enfocada al trabajado para el cual fue contratado, (funciones, infraestructura, procedimientos,
formatos, instructivos, equipos, etc.). La organización mantendrá registro de las Inducciones
suministradas en el formato Registro de Inducción y reinducción SIG-HSEQ-F-025.
Solicitud De Información
El Asistente Administrativo solicitará al personal seleccionado todos los documentos que existen en
el formato ingreso de personal SIG-RC-F010, con el fin de recolectar la información necesaria para
la elaboración del contrato según sea y afiliación del personal al Sistema de Seguridad Social y
parafiscales.
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6.3. CAPACITACIONES
Identificación de Necesidades
Las capacitaciones que se decidan llevar acabo serán registradas en el formato cronograma de
capacitación y entrenamiento anual SIG-HSEQ-F023. Donde se controlara el cumplimiento de estas
capacitaciones.
Capacitaciones Internas
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Capacitaciones Externas
Las capacitaciones que se realicen externamente deberán ser socializadas por el personal que
asistió, manteniendo registros de la socialización. Cuando sea pertinente se deberán solicitar
soportes de asistencia a la capacitación externa a la entidad que la suministro.
Las afiliaciones se realizan a través de los Asesores de las Entidades, de lo contrario se desplaza
personalmente a cada una de estas, teniendo en cuenta que para la afiliación a ARL, se debe
realizar primero afiliación a EPS, Pensión y caja de compensación familiar, finalmente el asistente
administrativo, ingresa la información en el mes siguiente por internet, en la plataforma de
ASOPAGOS S.A, con nuestro usuario y registrar las novedades a que hayan lugar (ingreso,
incapacidades, retiros, etc.), luego, antes de generar definitivamente la planilla del mes, el director
Administrativo revisara o supervisara que todo esté en orden para la generación de planilla y su
respectivo pago.
La organización deberá conservar copia de las planillas de afiliaciones tanto físicas como en el
sistema.
6.5. CARNETIZACION
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El Asistente Administrativo será el responsable de enviar al trabajador con la carta remisoria para la
carnetización con la empresa contratada para tal fin y el director Administrativo verificara el porte
adecuado de este por el trabajador en las labores de campo o dentro de las instalaciones de la
organización.
Los responsables de cada proceso deberán verificar y asegurarse de que el personal a su cargo
use adecuada y correctamente los Elementos suministrados.
Terminadas las evaluaciones de desempeño se debe establecer conjuntamente las acciones para
mejorar el desempeño (en caso de que el resultado no sea favorable).
6.9. PERMISOS
Los permisos serán solicitados con tres (03) días de anticipación a excepción de emergencias las
cuales son inmediatas y en el momento y serán registrados en el Formato de Solicitud de Permisos
SIG-RC-F014, para el caso de permiso por enfermedad repentina (dolor de huesos, fiebre,
escalofríos, etc), debe presentar al momento de ingresar nuevamente a la empresa excusa médica.
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La desvinculación 3 formas:
Voluntaria
Es cuando el empleado decide de manera voluntaria o por decisión propia no hacer mas parte de
SHJ CIVINCON SAS por motivos ajenos a la organización.
Para este caso el Empleado deberá presentar una carta de renuncia por escrito, la cual deberá ser
presentada ante la Dirección Administrativa y Financiera para que sean tomadas las medidas
pertinentes, si el resultado de esta revisión es una aceptación, la Dirección Administrativa y
Financiera Firmara esta carta la cual será destinada al trabajador para que continúe su proceso de
desvinculación.
La organización decide prescindir de los servicios del talento humano, decidiendo aplicar la
terminación de contrato y no renovación.
Cuando el empleado incumple con los artículos contemplados en el reglamento interno de trabajo y
los estipulados en el contrato laboral.
Para este caso el Empleador deberá realizar por medio de la asistente administrativa la carta de
despido donde serán expuestos los motivos por el cual se realizará la desvinculación por justa causa
de SHJ CIVINCON SAS, la cual será dirigida al empleado para que este continúe el tramite
correspondiente.
Al terminar su labor, el director administrativo debe recibir la dotación, carnet e inventario de equipo y
herramienta del personal que se retira de la empresa y diligenciar el paz y salvo SIG-RC-F005, el
cual será firmado por los responsables en este estipulado.
Cumpliendo con los requisitos anteriores el empleado deberá proseguir con lo descrito en el
procedimiento de Gestión Administrativa y Financiera SIG-GAF-P001.
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7. DOCUMENTOS DE REFERENCIA
8. NOTA DE CAMBIO
VERSIÓN DESCRIPCIÓN
01 Se crea el documento
9. ANEXOS
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