Código: CR-01

PROCEDIMIENTO PARA EL CONTROL DE

REGISTROS Versión: 01
Fecha: 1/2019

PROCEDIMIENTO
PARA EL CONTROL
DE REGISTROS

CRA 4 Nº 3 -28 PAZ DE ARIPORO– CASANARE

CEL: 311256706
 Código: CR-01
PROCEDIMIENTO PARA EL CONTROL DE
REGISTROS Versión: 01
Fecha: 1/2019

1. OBJETIVO

Establecer una metodología para el control de registros del Sistema de Gestión INGEOSAM
LTDA., de tal forma que se puedan identificar, almacenar, proteger, recuperar, definir tiempos
de retención y definir su disposición final.

2 . ALCANCE:

Este procedimiento aplica a todos los registros del Sistema de Gestión, con el propósito de
proporcionar evidencia de la conformidad con los requisitos, así como de la operación eficaz,
eficiente y efectiva del Sistema de Gestión de la seguridad y salud en el trabajo.

3. REVISIÓN Y ACTUALIZACIÓN

El dpt de th es el responsable de implementar y mantener actualizado este procedimiento.

4. ÁREAS INVOLUCRADAS

Todas las áreas que intervienen en el Sistema de Gestión de la seguridad y salud en el trabajo.

5. CONDICIONES GENERALES

Todos los registros que se generen deben ser elaborados y diligenciados en tinta indeleble, letra
imprenta, evitando tachones, manchones, el uso de correctores; en caso de equivocación se debe
diligenciar nuevamente el registro de ser posible o se solicita autorización al cargo
inmediatamente superior, dicha autorización se hará efectiva con la firma de este en el registro
lo más cercano posible a la corrección.

Se deben diligenciar todos los espacios necesarios de cada registro y de no ser posible anotar las
observaciones. Algunos registros podrán ser diligenciados por computador, pero se hace
necesario controlar que no se modifiquen los formatos, mediante la protección de las hojas y/o
celdas.

Los Registros deben ser legibles, se deben almacenan y retener durante un período
determinado, para que puedan ser consultados fácilmente, en instalaciones que ofrecen un
ambiente adecuado previniendo su deterioro o daño y evitando su pérdida mientras se

COPIA NO CONTROLADA Página 2 de 4

 Código: CR-01
PROCEDIMIENTO PARA EL CONTROL DE
REGISTROS Versión: 01
Fecha: 1/2019

archivan.

En la matriz de control de registros se define el tiempo en que el registro debe permanecer

disponible en las diferentes formas de almacenamiento y lo que se debe hacer con los registros
cuando ya no es necesaria su conservación.

6. DEFINICIONES

REGISTROS: Documento que presenta resultados obtenidos o proporciona evidencia de

actividades desempeñadas.

7. METODO:

DESCRIPCION DE LA TAREA RESPONSABLE

6.1 Surge la necesidad de elaborar o modificar un registro. Cualquier empleado

6.2 Elaborar o modificar el registro según procedimiento

para la Elaboración de Documentos y presentar a revisión al Asesor SSOA. th
responsable.
¿El registro se ajusta a las necesidades del proceso que lo
origina?
NO: Ir a 6.3
SI: Ir a 6.4
6.3 Si el registro cumple con requisitos establecidos en el
procedimiento de elaboración de documentos y se ajusta a Gerente
las necesidades del proceso que lo origina se aprueba.
¿ Se requiere hacer o modificar el documento de manejo?
NO: Ir a 6.6
SI: Ir a 6.5

COPIA NO CONTROLADA Página 3 de 4

 Código: CR-01
PROCEDIMIENTO PARA EL CONTROL DE
REGISTROS Versión: 01
Fecha: 1/2019

DESCRIPCION DE LA TAREA RESPONSABLE

6.4 Hacer o modificar documento de manejo. Ver

procedimiento elaboración de documentos y procedimiento Cualquier empleado
control de documento

6.5 Actualizar datos en la matriz Listado de Registros Asesor SSOA, th

6.6 Emitir, entregar y difundir el registro a las personas

interesadas
Asesor SSOA, th
6.6.1 Actualizar el archivo magnético de los documentos
del Sistema Gestión de sst que están clasificados de
acuerdo al proceso al cual pertenecen.

7. REGISTROS:

Listado Control Maestro de Documentos

Listado Control Maestro de Registros

8. DOCUMENTOS DE REFERENCIA

 Procedimiento para la Elaboración de Documentos.

 Procedimiento Control de Documento.

COPIA NO CONTROLADA Página 4 de 4