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Gua bsica

Antonio Chacn Medina 2011

Zotero, gua bsica - Pg. 1

Antonio Chacn Medina Granada, 2009 Documento basado en la versin en ingls que se puede encontrar en http://www.zotero.org/support/

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ndice
1. Introduccin ...................................................................................................................5 2. La bibliografa ...............................................................................................................5 3. Los Gestores Bibliogrficos ..........................................................................................6 4. Tipos de gestores bibliogrficos. ...................................................................................6 5. El gestor de referencias bibliogrficas Zotero. ...........................................................7 6. La instalacin del programa. .........................................................................................7 7. La ventana principal. .....................................................................................................8 8. Usando Zotero ..............................................................................................................9 8.1. Gestionando la biblioteca: Grabacin de referencias!............................................9 8.1.1. Insercin manual de referencias ...................................................................9 8.1.2. Aadir notas a una referencia .....................................................................10 8.1.3. Adjuntar archivos a una referencia .............................................................10 a) Procedimiento para adjuntar .......................................................................11 8.1.4. Almacenamiento de archivos ......................................................................11 8.1.5. Aadir notas independientes .......................................................................11 8.1.6. Captura automtica de Informacin Bibliogrfica de la Web ......................11 8.1.7. Captura de Pginas Web ............................................................................13 8.1.8. Anotaciones y Resaltado de texto en las pginas Web guardadas ............13 8.2. Organizando la biblioteca!....................................................................................14 8.2.1. Las colecciones ..........................................................................................14 a) Creacin de una nueva coleccin ...............................................................14 b) Cambiar el nombre de una coleccin .........................................................14 c) Eliminar colecciones o subcolecciones .......................................................14 d) La eliminacin de un elemento de una coleccin .......................................14 8.2.2. Las etiquetas, tags, palabras clave o descriptores .....................................14 a) Aadir etiquetas ..........................................................................................15 b) Uso del selector de etiquetas .....................................................................15 c) Asignacin automtica de etiquetas ...........................................................15 8.3. La ordenacin y bsqueda de referencias!..........................................................15 8.3.1. Ordenar referencias ....................................................................................15 8.3.2. Bsqueda de referencias ............................................................................16 a) Bsqueda bsica ........................................................................................16 b) Bsqueda avanzada ...................................................................................16 8.4. Generacin de bibliografas, referencias e informes!...........................................17 8.4.1. Creacin de bibliografas ............................................................................17 a) Arrastrar y soltar las referencias en cualquier campo de texto. ..................17 b) Imprimir directamente a partir de la bibliografa o copiar al portapapeles. .17 c) Uso del plugin para MS Word. ....................................................................17 d) Uso del plugin para Word (Mac OS X). .......................................................18 e) Uso del plugin para OpenOffice. .................................................................19 8.5. Otras opciones de almacenamiento de nuestra biblioteca!..................................20 8.5.1. Almacenamiento de referencias en el servidor de Zotero ...........................20 a) Sincronizacin de datos .............................................................................20 b) Sincronizacin de archivos .........................................................................21 c) Ejecucin de la sincronizacin ....................................................................21 8.6. Otras soluciones de seguridad!............................................................................21 8.6.1. Uso de Firefox y Zotero en un dispositivo USB ..........................................21 8.7. Y para nalizar!.....................................................................................................22 8.7.1. Importar registros de EndNote ....................................................................22 8.7.2. Ms Ayuda...................................................................................................22

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Los Gestores de citas o referencias bibliogrficas.

1. Introduccin
Si volvemos la mirada hacia atrs, hace unos treinta aos, era necesario reescribir una y otra vez largas listas de referencias bibliogrficas, cada vez que se escriba un artculo o alguno era devuelto y se decida enviarlo a otra revista que exiga un estilo diferente. Es entonces cuando se crea lo que ms tarde se llam el estilo Vancouver, buscando la estandarizacin de las bibliografas en las revistas biomdicas como un primer paso para paliar este problema. Actualmente a la mayora de los estudiantes universitarios, profesionales e investigadores les resulta complejo realizar una bibliografa. Aun para los ms expertos en estos menesteres, su confeccin sin el uso de las tecnologas apropiadas para estos fines es algo laborioso y tedioso ya que, a pesar de los esfuerzos por unificar criterios, todava persisten varios estilos segn la revista y el campo cientfico al que nos refiramos. Paralelamente al desarrollo de las tecnologas de la informacin y la comunicacin se gestan programas especficos para esta tarea, son los llamados gestores de bases de datos de referencias bibliogrficas, diseados para ayudar a los investigadores a almacenar, buscar y manipular referencias bibliogrficas de una base de datos personal. Actualmente existen mas de cincuenta de estos programas referenciados, desde los diseados de forma aficionada por investigadores en el segmento del "shareware", los comerciales respaldados por prestigiosas empresas de la informacin y, en los ltimos aos los de software libre, que se desarrollan bajo los auspicios del movimiento GNUGPL. En nuestra Universidad no es frecuente que, como parte del currculo de las carreras universitarias, se impartan asignaturas o cursos donde se trate el tema de la bibliografa para la investigacin cientfica, pero nosotros consideramos fundamental el conocimiento de los elementos bsicos que sustentan el proceso bibliogrfico y las herramientas basadas en las nuevas tecnologas de informacin disponibles para su realizacin.

2. La bibliografa
La palabra bibliografa proviene del griego bblion (libro) y graphin (escribir), al unir estos dos trminos tenemos "escritura de libros". Desde mediados del siglo XVIII, la palabra se asocia con una lista de libros o de otras clases de materiales escritos, referidos a un campo concreto, as como con la tcnica utilizada para su recopilacin (Wikipedia, 2008).
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En las bibliografas se ofrece informacin sobre el autor, ttulo de la obra, casa editora, lugar y fecha de publicacin y, en ocasiones, sobre el estilo o el tipo de los libros, el tamao y otras caractersticas de la publicacin; estos elementos se acompaan del formato para la cita y de su acotado en el texto. Este conjunto de estilos est regulado por las normas ISO 690 y APA 5th que establece un conjunto de pautas bsicas para la presentacin de las citas bibliogrficas de documentos impresos y publicados (International Organization for Standardization, 1997). Sobre la base de esta norma, diversas instituciones: universidades, sociedades, consejos editoriales y otras muchas agrupaciones cientficas, han creado sus propios estilos de descripcin bibliogrfica (Wikipedia, 2009). Entre otros podemos mencionar: Estilo Vancouver: de uso frecuente entre las revistas mdicas. Se basa en gran parte en el estilo de la National Library of Medicine. Estilo APA: Creado por la American Psychological Association (APA), goza de gran popularidad en la esfera del conocimiento de las Ciencias Sociales. Estilo Harvard: Muy utilizado en fsica, ciencias naturales e, incluso, en las ciencias sociales. Estilo MLA: Desarrollado por la Modern Language Association (MLA). Se emplea con frecuencia en la realizacin de informes y trabajos de investigacin. Es muy importante, en el momento en que se consulta una determinada fuente, y si sta nos interesa, tomar nota de todo aquello que pueda servir en el futuro para nuestra investigacin, porque es posible (sobre todo en el caso de fuentes electrnicas) que algn tiempo despus no podamos encontrarla. Una vez tomados los datos de la referencia de cada fuente consultada, y gracias a las tecnologas, podremos ordenarlos y formatearlos de diferentes maneras para adaptarlos a las exigencias del estilo utilizado. Esto ha sido posible a partir de la creacin de los gestores bibliogrficos.

3. Los Gestores Bibliogrficos


Podramos definir los gestores de referencias bibliogrficas como aplicaciones destinadas a manejar bases de datos de referencias bibliogrficas obtenidas a partir de distintas fuentes (Medline, Mla, EconLit, LISA, catlogos,...) capaces de crear, mantener, organizar y dar forma a referencias bibliogrficas de acuerdo con diferentes estilos de citacin (Vancouver, Ansi... ). Los gestores bibliogrficos permiten guardar, ordenar u organizar las fuentes de informacin consultadas e interactuar con procesadores de texto, como Word, OpenOffice o Pages, para generar de manera automtica, tanto la cita como la bibliografa en el cuerpo del trabajo. Los Gestores Bibliogrficos se han convertido, en los ltimos aos, en un auxiliar imprescindible en la realizacin de investigaciones acadmicas y cientficas, al facilitar la confeccin y escritura artculos, tesis, libros y dems reportes de investigacin relacionados con la produccin intelectual. Su uso se ha incrementado fundamentalmente debido a la integracin de tres herramientas que los han hecho realmente potentes y tiles: un buscador de Internet, un gestor de base de datos e integracin con procesadores de texto para la construccin de bibliografas y la insercin de citas.

4. Tipos de gestores bibliogrficos.


Bsicamente existen dos tipos de aplicaciones para realizar estas tareas:
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Las clsicas para instalar en el disco duro de nuestro ordenador. Las aplicaciones web de gestin bibliogrfica. Las primeras son las ms antiguas, son programas que instalamos en nuestro ordenador, y que tienen como principal desventaja la dependencia de la instalacin del software. Se usan en casi todos los campos cientficos (Ciencias Sociales, Mdicas, de la Salud, etc.), y como elemento integrador de las ltimas tecnologas, tienen la posibilidad de poder acceder a bases de datos online para hacer bsquedas y recuperar la informacin de una manera rpida y simple. Aplicaciones de este tipo son: Reference Manager, ProCite, Endnote, RefViz, Endnote, Biblioscape, Bibus, Wikindx, Aigaion, Jabref, stos ltimos, hechos en Java, con licencia GPL y multiplataforma. En el caso de las segundas, los gestores bibliogrficos web toman algunas de las caractersticas de la actual web 2.0: entorno web social, capacidad de compartir documentos o registros, etiquetado, etc. En general tienen capacidad para almacenar referencias, notas, informacin sobre pginas web y referencias bibliogrficas, y todo esto, tanto de forma privada como para compartir con otros usuarios. Es posible crear grupos, compartir recursos, colocar notas en ellos, mantener un foro, publicar un blog y, si el grupo es privado, compartir copias en pdf de los artculos. Algunos tienen posibilidad de funcionar tanto online como offline y otros necesitan estar conectados a la Red para funcionar bien. En esta categora podemos citar aplicaciones como: CitationBuilder, Citation Machine, OttoBib, EasyBib, Noodletools, Connotea, Refworks o Zotero. (gabinetedeinformatica.net) En este trabajo os proponemos investigar acerca del gestor de bibliografas Zotero por ser una aplicacin gratuita y de cdigo abierto, y funcionar en cualquiera de los sistemas operativos ms usados: Windows, Mac OS X, Linux, BSD y Unix. Esta aplicacin, se ocupa de almacenar como colecciones en su base de datos: referencias con todos sus documentos y archivos, notas, imgenes, o instantneas de pginas Web. Funciona como una extensin de los navegadores Netscape, Firefox o Flock, por lo que es imprescindible instalar primero uno de stos, y luego incluir Zotero. Aunque su primera versin aparece en octubre de 2006, se ha revelado como un programa muy eficaz, que est mejorando a pasos agigantados. Como otros gestores, permite insertar las referencias y bibliografas de su base de datos en algunos procesadores de texto, como en Open Office, en Word (Windows o Mac) y en una gran variedad de estilos.

5. El gestor de referencias bibliogrficas Zotero.


El programa Zotero, -desarrollado en el Centro de Historia y Nuevos Medios (Center for History and New Media) de la Universidad de George Mason, est disponible en la actualidad de forma pblica en su versin 2.0b7.4 (para Firefox 3.x)- es un gestor de referencias bibliogrficas en lnea por lo que su mxima funcionalidad la obtendremos cuando est conectado a la Red, aunque gran cantidad de sus operaciones pueden ejecutarse sin estar conectado.

6. La instalacin del programa.


Previamente hay que tener instalado el navegador Firefox (http://www.mozillaeurope.org/es/firefox/) en el ordenador, y actualizado hasta su versin 3.x. La instalacin es muy simple: una vez dentro de Firefox, se busca la pgina de Zotero (http://www.zotero.org/), en ella aparecen las ltimas versiones disponibles, se hace Clic en el botn de descarga de la versin deseada (mejor la ms reciente) y seguimos las instrucciones hasta que, despus de reiniciar Firefox veremos el logotipo
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Ilustracin 1: Instalacin

de Zotero en la parte inferior derecha de la ventana del navegador (Ilustracin 1). En ese momento podremos comenzar a incorporar referencias a la base de datos del programa.

7. La ventana principal.
La ventana principal de Zotero (Ilustracin 2) contiene la totalidad de lo que denominamos su coleccin: la organizacin, las referencias bibliogrficas con todos sus documentos y archivos, as como sus notas, archivos adjuntos, y otros tems como imgenes e instantneas de pginas web.

Ilustracin 2: La ventana principal de Zotero

Para abrir o cerrar la ventana de Zotero es suficiente con picar en el logotipo de la esquina inferior derecha del navegador, esta operacin podemos hacerla en cualquier momento. Esta ventana no necesita estar desplegada cuando guardamos referencias capturadas de diferentes bases de datos, bibliotecas o sitios de Internet. Los iconos que encontramos en cada una de las zonas nos permiten realizar las operaciones ms frecuentes. En la zona de la izquierda, la dedicada a las bibliotecas y colecciones tenemos: Aadir una nueva coleccin. Crear nuevos grupos de intercambio en la Web.
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Importar / exportar colecciones, cambiar las preferencias y obtener informacin sobre Zotero (incluyendo la versin y los crditos). Biblioteca Zotero, que comprende todos los tems que se han guardado. Una coleccin (una parte de nuestra biblioteca). En la zona central, donde se visualiza el listado de referencias, encontramos: Aadir un tem manualmente. Crear un tem nuevo a partir de la pgina actual. Aadir un nuevo tem mediante un identificador (ISBN, DOI,). Adjuntar un archivo, instantnea de una pgina, enlace,... Permite hacer una bsqueda avanzada. Aade una nueva nota independiente. Y dentro de la columna, delante de cada referencia, se ver el tipo de documento mediante iconos como los siguientes (Tabla 1):

Tabla 1: Iconos que identifican el tipo de referencia

Y, finalmente, en la zona de la derecha vemos: Sincronizar la base de datos con l a guardada en la Web. Conmutar para elegir el modo de pantalla, completa o reducida. Cerrar la ventana de Zotero. Ir a la direccin de la web asociada con el tem (si la hay). Localizar una referencia en tu biblioteca local (usando OpenURL). Informacin de la cita (se edita pinchando en cada uno de sus campos). Notas tomadas sobre un tem (se guardan segn las escribimos). Marcas, etiquetas, encabezamientos por materia (LCSH) para el caso de libros y palabras clave para los artculos. Otros tems que hemos relacionado con el que tenemos guardado. Abrir y cerrar la ventana de Zotero.

8. Usando Zotero
8.1. Gestionando la biblioteca: Grabacin de referencias
8.1.1. Insercin manual de referencias

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El trabajo ms simple, y que no necesita conexin a la Red, es la grabacin de referencias manualmente. Para ello picamos en el icono , elegimos el tipo de referencia a insertar, y veremos que se abre una nueva ficha en la zona de la derecha (Ilustracin 3). Vamos picando sobre cada uno de los campos y cumplimentando todos los datos que creamos necesarios (al menos los esenciales para generar la referencia: Autor, Ttulo, Ao y Editorial). Conviene aclarar que, en el campo Autor, donde pone ltimo, colocamos los apellidos, y donde pone Primero escribimos el nombre. Mediante el signo + de la derecha podemos aadir ms autores.

Ilustracin 3: Ficha de una referencia.

Al terminar tendremos la referencia aadida a nuestra base de datos. A esta referencia podemos aadir otras informaciones, como notas, ficheros adjuntos, etc..., como veremos a continuacin. 8.1.2. Aadir notas a una referencia En muchas ocasiones es necesario hacer anotaciones acerca de una referencia de la misma forma que lo hacamos en los mrgenes de algn libro o que ponamos un papelito para marcar una pgina. Zotero nos lo pone fcil al permitir que todas esas anotaciones y apuntes estn en un nico lugar y que, adems, podamos buscar dentro de ellas. En la siguiente ilustracin vemos como, si tenemos seleccionada una referencia, al picar sobre la pestaa Notas se despliega una ventana para que las hagamos y guardemos (Ilustracin 4).

Ilustracin 4: Aadir notas a una referencia

8.1.3. Adjuntar archivos a una referencia Zotero nos proporciona, mediante el icono Adjuntos ( )de la zona cental, varias opciones para adjuntar archivos a las referencias almacenadas en nuestra base de datos: pueden ser instantneas de la pgina que se visualiza, enlaces, almacenamiento de un archivo (pdf, doc, ppt, avi,...) o estableciendo un enlace al mismo. Si almacenamos una copia del archivo, siempre lo tendremos disponible, pero si hacemos un enlace slo tendremos la referencia al archivo (esto es
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importante a la hora de compartir nuestra base de datos o de llevarla a otro ordenador). a) Procedimiento para adjuntar El mtodo ms simple para guardar una copia de un archivo vinculado a una referencia, es arrastrar el archivo desde la carpeta en la que se encuentre hasta la zona central de la ventana de Zotero, sobre la referencia a la que deseemos vincularlo. ), el programa nos da las diferentes Al hacer clic en el botn Aadir ( opciones posibles: guardar una instantnea de la pgina actual de Firefox, enlazar el archivo, guardar una copia de un archivo o un enlace al mismo. Haciendo clic con el botn derecho del ratn en un enlace o en una imagen, y seleccionando "Guardar el enlace (o la Imagen) como instantnea de Zotero". El archivo o la imagen aparecern en la zona central de la ventana y posteriormente podemos arrastrarlos sobre la referencia a la que los queramos vincular. Los archivos asociados se pueden abrir haciendo clic sobre ellos o sobre el botn Ver archivo de la zona de la derecha. 8.1.4. Almacenamiento de archivos Todos los archivos almacenados en la biblioteca de Zotero se guardan en una carpeta (normalmente llamada storage) dentro del directorio del perfil de Firefox ( > Preferencias > ). Cada archivo tiene su propio subdirectorio dentro de la carpeta de almacenamiento, con un nombre aleatorio de 8 caracteres que es poco inteligible, por lo que las bsquedas de archivos son ms fciles a travs de Zotero. Para acceder directamente a un archivo, lo seleccionamos en la zona central de la ventana y hacemos clic en el botn Mostrar archivo en la zona de la derecha. Se abrir la ventana del explorador de archivos llevndonos a donde est. 8.1.5. Aadir notas independientes Pero tambin podemos aadir Notas independientes de cualquier referencia mediante el icono , al picarlo se despliega la ventana que aparece en la ilustracin 5.

Ilustracin 5: Aadir notas independientes.

8.1.6. Captura automtica de Informacin Bibliogrfica de la Web Zotero nos ofrece una amplia variedad de formas de captura, importacin y archivo de la informacin.
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Tal vez la caracterstica ms importante de Zotero es su capacidad de detectar cuando estamos viendo un libro o un artculo en una pgina web. Por ejemplo, si estamos buscando un libro en una biblioteca en lnea, Zotero mostrar el icono de un libro ( )en la barra de navegacin de Firefox (en la parte superior de la ventana del navegador), como se puede observar en la ilustracin 6.

Ilustracin 6: Grabacin de la referencia de un libro

Si hacemos clic sobre ese icono, el programa guardar toda la informacin disponible del libro en la biblioteca. Si estamos buscando informcain en torno a una temtica, por ejemplo, en Google Acadmico o LexisNexis, aparecer una carpeta ( ). Al hacer clic en la carpeta se desplegar una ventana con el listado de documentos encontrados y, junto a cada uno de ellos una casilla de verificacin. Marcamos los que nos interesen y el programa las guardar en la biblioteca en la que estemos trabajando (Ilustracin 7).

Ilustracin 7: Carpeta con varias referencias de artculos, libros u otros documentos.

Los traductores de Zotero funcionan con la mayora de catlogos de las bibliotecas, y tambin con algunos sitios web como el de Amazon o el New York Times, y otras muchas bases de datos. Para saber si funciona la integracin, basta con mirar si aparecen los iconos en la barra de direcciones (Ilustracin 8). [Para ms informacin o para probar algunos sitios, ver la lista de sitios compatibles.] Este listado se va ampliando cada vez ms, a medida que se van incorporando los traductores de Zotero a ms sitios Web.
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Ilustracin 8: Carpeta con varias referencias de artculos, libros u otros documentos.

8.1.7. Captura de Pginas Web Para guardar una pgina web seleccionamos la opcin "Crear nuevo tem a partir de la pgina actual" ( ). Al guardar una pgina, se archiva tambin una copia de la misma en la biblioteca. Para ver la pgina tal como era en el da en que se captur la imagen haremos doble clic en el icono asociado ( ) con el archivo (Ilustracin 9).

Ilustracin 9: Archivo de una pgina Web y su archivo de imagen asociado.

8.1.8. Anotaciones y Resaltado de texto en las pginas Web guardadas Cuando se abre la imagen de una pgina Web guardada (por ahora slo funciona en pginas Web y no en archivos *.pdf u otros) aparece una pequea barra de herramientas encima de ella, en la esquina superior izquierda (Ilustracin 10). Esta barra permite resaltar texto y colocar notas adhesivas en las pginas archivadas. Para resaltar el texto, en primer lugar hacer clic en el icono de resaltar el texto. A continuacin, seleccione el texto que desea resaltar con el cursor. Para quitar el resaltado se hace clic en el icono correspondiente y seleccionamos el texto que se desea desmarcar.

Ilustracin 10: Herramientas de notas y resaltado.

Tambin es posible aadir notas adhesivas mediante el icono Aadir Nota. Si despus de picar ese icono, se hace clic en cualquier punto de la pgina, aparecer una nota en la que podemos escribir. Esta nota se puede cambiar de tamao y mover si fuera necesario (Ilustracin 11).

Ilustracin 11: Resaltado y Nota.

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8.2. Organizando la biblioteca


8.2.1. Las colecciones La manera ms bsica de organizar la biblioteca mediante las colecciones. Cada una de ellas puede destinarse a un proyecto de investigacin o a un rea especfica de inters. La coleccin, organizada en carpetas, se ubica en la zona de la izquierda de la ventana principal de Zotero (Ilustracin 12), y su contenido se nuestra en la zona central de la ventana.

Ilustracin 12: Zona de biblioteca, colecciones y subcolecciones.

En la coleccin general "Mi Biblioteca" se encuentran todos los registros organizados en orden alfabtico. Si se elimina un registro de "Mi biblioteca" quedar tambin borrado de la coleccin en la que se encontrara. a) Creacin de una nueva coleccin Podemos crear una nueva coleccin haciendo clic en el icono nueva coleccin ( ) por encima de la zona izquierda, o bien haciendo clic con el botn derecho del ratn sobre Mi biblioteca, y se nos pide el ttulo de la coleccin. Tambin podemos aadir subcolecciones haciendo clic con el botn derecho del ratn sobre la coleccin correspondiente. Para aadir referencias u otros elementos a una coleccin o subcoleccin, arrastramos la referencia desde la zona central a la nueva coleccin. b) Cambiar el nombre de una coleccin Se hace clic con el botn derecho sobre la coleccin, seleccionamos Renombrar la coleccin en el men desplegable y aparecer un cuadro de dilogo para escribir el nuevo nombre. c) Eliminar colecciones o subcolecciones Para eliminar una coleccin lo seleccionamos y pulsamos la tecla Retroceso, Supr, o clic con el botn derecho del ratn, a continuacin seleccionamos "Eliminar la coleccin y nos pedir confirmacin. d) La eliminacin de un elemento de una coleccin Para quitar un elemento de una coleccin lo seleccionamos y hacemos lo mismo que en el caso anterior, slo que en este caso no nos pide confirmacin, sino que lo borra directamente (pero slo de la coleccin, el elemento seguir estando en Mi biblioteca. 8.2.2. Las etiquetas, tags, palabras clave o descriptores El etiquetado es una manera fcil de clasificar nuestras referencias por temas. Es posible etiquetar las referencias o documentos con cualquier trmino o palabra clave que permita asociarla con el tema. Las etiquetas permiten filtrar la informacin por categoras de una manera personal.
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a) Aadir etiquetas Para agregar una etiqueta a un elemento seleccionar la pestaa Marcas ( ), de la zona de la derecha, y pulsar el botn Aadir. A continuacin, se escribe etiqueta y veremos que tambin ha sido aadida en la columna de la izquierda. b) Uso del selector de etiquetas El selector (Ilustracin 13) est situado en la parte inferior de la zona izquierda de la ventana principal, y aade una capa adicional de gestin de la informacin para complementar los sistemas de bsqueda. Se puede mostrar u ocultar haciendo clic en el icono ( ). Si nos situamos sobre Mi biblioteca y seleccionamos una o varias etiquetas observaremos que se produce un filtrado de las referencias que contienen esa etiqueta en la zona central de la ventana principal. Para encontrar rpidamente una etiqueta en la lista, se escribe parte de su nombre en el cuadro Filtro. Si picamos el botn "Sin eleccin" se mostrarn todas las referencias en la zona central.
Ilustracin 13: Etiquetas.

Desde el selector tambin es posible controlar las etiquetas de manera global: - Para cambiar el nombre de una etiqueta en todos los artculos o eliminarla de todos los registros que va adherida se hace clic con el botn derecho del ratn sobre ella y elegimos del men contextual esa opcin. - Para asignar etiquetas a varios elementos a la vez, se arrastran los elementos desde la zona central sobre la etiqueta de la zona izquierda. c) Asignacin automtica de etiquetas Al grabar algunos elementos desde la Web, es posible que se guarden con las etiquetas adjuntas si las incorporan, porque en este caso Zotero las detecta y las guarda con la referencia.

8.3. La ordenacin y bsqueda de referencias


8.3.1. Ordenar referencias En la zona central de la ventana de Zotero es posible ordenar nuestras referencias de una manera fcil haciendo clic en la cabecera de cada columna de datos. Por ejemplo, si hacemos clic en "Ttulo", todos los elementos se ordenan alfabticamente por ttulo. Si hace clic sobre "Ttulo" de nuevo, el orden se invierte. Del mismo modo, si se hace clic en "Creador", sus elementos se ordenan alfabticamente por autor, y si hace clic en "Creador", de nuevo el orden se invierte. Para ordenar por otras categoras, se hace clic en el icono de la esquina superior derecha de la zona central, aparece entonces un men desplegable en el que elegiremos el criterio de clasificacin. Para ordenar se hace de la misma forma que con "Ttulo" o "Creador" (Ilustracin 14).
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Ilustracin 14: Ordenando las referencias.

8.3.2. Bsqueda de referencias a) Bsqueda bsica La bsqueda bsica es la forma ms rpida de encontrar los artculos en una coleccin. Para realizar una bsqueda, hacemos clic en el interior de la caja de bsqueda (Ilustracin 15) en la parte superior de la zona central y escribimos el trmino a buscar. A medida que escribimos, Zotero ir reduciendo el nmero de referencias a aquellas que contienen el trmino de bsqueda.

Ilustracin 15: Ventana de bsqueda bsica.

Cuando tenemos una gran cantidad de referencias en una coleccin es posible refinar la bsqueda colocando el trmino a buscar entre comillas. b) Bsqueda avanzada En grandes colecciones de referencias puede ser necesario acotar las bsquedas de manera especial, para ello usaremos la herramienta de bsqueda avanzada, el icono de la lupa ( ), al picar en l se mostrar la ventana que aparece en la ilustracin 16.

Ilustracin 16: Ventana de bsqueda avanzada.

En este tipo de bsqueda se puede configurar el campo en el que desea buscar y el trmino que desea buscar. En el ejemplo buscamos un "Ttulo" que "contiene", "Anlisis"; una Fecha que es 2003; y podemos aadir ms criterios de bsqueda aadiendo campos.
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8.4. Generacin de bibliografas, referencias e informes


8.4.1. Creacin de bibliografas Hay varias formas para crear bibliografas desde las colecciones: a) Arrastrar y soltar las referencias en cualquier campo de texto. Si lo que deseamos es agregar referencias a un documento, correo electrnico o blog, ste es probablemente el mejor procedimiento. Simplemente seleccionamos referencias de la zona central y las arrastramos al lugar deseado. Se crear automticamente una bibliografa numerada y ordenada alfabticamente. [Para configurar las preferencias de la copia rpida, hacemos, previamente, clic en el men Acciones ( ), seleccionamos Preferencias, y dentro de las Preferencias, seleccionamos la pestaa Exportar en la que estableceremos el formato de exportacin por defecto]. b) Imprimir directamente a partir de la bibliografa o copiar al portapapeles. Para realizar este tipo de exportacin se marcan las referencias deseadas y se hace clic con el botn derecho del ratn sobre ellas, seleccionamos Crear una bibliografa a partir de los items seleccionados, aparecer una ventana (Ilustracin 17) en la que elegimos el estilo de la bibliografa y el formato de Ilustracin 17: Opciones para exportar bibliografa al portapaleles o para imprimir. s a l i d a ( e n R T F [ Te x t o enriquecido] o HTML [para visualizar en un navegador web], al portapapeles [para pegar en cualquier campo de texto] o a la impresora). c) Uso del plugin para MS Word. Estos complementos permiten insertar citas en el texto, agregar notas a pie de pgina y, generar de forma automtica la bibliografa al final del documento. Integracin con Microsoft Word para Windows Este plugin funciona con Word 2000, 2002 (Office XP), 2003 y 2007 para los Sistemas Operativos Windows 2000, XP y Vista. En unos casos se puede instalar de manera automtica (en las versiones en ingls) y en otros hay que hacerlo manualmente (en otros idiomas). El procedimiento para instalar el Plugin en la versin espaola de Office, es el siguiente: 1.Descargar el instalador de la direccin http://www.zotero.org/download/ integration/Zotero-Word-Plugin-1.0b4-Win.zip, se descarga un archivo comprimido en formato *.zip, que al descomprimirlo nos proporciona el archivo Zotero.dot que es el que vamos a emplear. 2.Mover este archivo a la carpeta de inicio de Microsoft Word, que puede encontrarse en las ubicaciones siguientes, segn el Sistema Operativo:
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a. En Word 2000, 2002 (XP), 2003, 2007 con Windows 2000 o XP, se encuentra en la direccin: Mi PC>Disco Local (C:)>Archivos de Programa>Microsoft Office>Office12 (Office10)>Startup (Dentro de esa carpeta se pega el archivo Zotero.dot). b. En Word 2000, 2002 (XP), 2003, 2007 con Windows Vista, se encuentra en la direccin: Equipo>Disco Local (C:)>Archivos de Programa>Microsoft Office>Office12 (Office10)>Startup (Dentro de esa carpeta se pega el archivo Zotero.dot). Una vez que se ha copiado Zotero.dot en la carpeta de inicio, iniciar o reiniciar Microsoft Word para comenzar a usar el plugin. Es posible que se nos pida autorizacin para usar macros, y debemos autorizarlo. Una vez aceptado debe aparecer una nueva pestaa llamada Complementos en Word en la que se encuentran los iconos de Zotero (Ilustracin 18).

Ilustracin 18: Interfaz de integracin de Zotero con Word 2007.

Uso del plugin Mediante los iconos de esa barra de herramientas podemos manejar las referencias de nuestra base de datos en documentos de Word: 1.Para insertar una cita usamos el icono "Insertar Cita" ( ). Si fuera la primera cita que ha aadido al documento, se abrir la ventana de Preferencias para elegir el estilo bibliogrfico que deseamos utilizar, lo seleccionamos de la lista y hacemos clic en Aceptar. 2.A continuacin aparece la ventana "Aadir Cita", seleccionamos la referencia a insertar, y en algunos casos especificamos pgina u otras opciones en los cuadros o botones correspondientes. Tambin podemos tener una vista preliminar de la cita y realizar algunas modificaciones picando en el botn Mostrar editor. 3.Finalmente al hacer clic en "Aceptar" se aadir la cita al documento. 4.Para generar la bibliografa de todas las referencias, nos situamos al final del documento y hacemos clic en "Insertar Bibliografa" ( ). 5.El icono ( ) permite la edicin de una cita. 6.Para editar la bibliografa usamos el icono ( ). 7.Los otros dos botones permiten Actualizar las referencias ( ) si hubiese habido algn cambio en la base de datos; y establecer las Preferencias ( ) de un nuevo documento. d) Uso del plugin para Word (Mac OS X). El plugin para Mac OS X funciona bien con Word X y 2004. Para la versin 2008 hay un plugin en versin de prueba (que yo he probado y va bien). El procedimiento de instalacin para la versin 2004 es el siguiente:

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1. Descargar el plugin de la direccin http://www.zotero.org/download/ integration/Zotero-Word-Plugin-1.0b3.dmg, abrir la imagen de disco y veremos el archivo Zotero.dot. 2. Copiar este archivo en la carpeta de inicio para Microsoft Word: Aplicaciones>Microsoft Office 2004>Office>Startup>Word. 3. Una vez copiado el archivo, iniciar o reiniciar Word para comenzar a usar el plugin. 4. La barra de herramientas incorpora los mismos elementos que en Word para Windows. Para la versin 2008 (y slo con Zotero 1.5) lo haremos de la siguiente manera: 1. Descargar el plugin de la direccin http://www.zotero.org/download/ integration/Zotero-Word-Plugin-Installer-2.0a2.dmg, y realizar la instalacin siguiendo los pasos del instalador. 2. Iniciar o reiniciar Word y, en este caso el plugin aparece en la barra de men en la forma en que se muestra en la ilustracin 19.

Ilustracin 19: Interfaz de integracin de Zotero con Word 2008 para Mac OS X.

e) Uso del plugin para OpenOffice. Zotero se puede integrar tambin con OpenOffice (Windows y Mac OS X) y NeoOffice (Mac OS X ). El procedimiento de instalacin: 1. Descargar el plugin para OpenOffice de la direccin http://www.zotero.org/ download/integration/OOo-Plugin-2.0a2/Zotero.oxt, e instalarlo desde el Administrador de Extensiones de OpenOffice (situado en el men Herramientas), o 1. Descargar el plugin para NeoOffice de la direccin http://www.zotero.org/ download/integration/OOo-Plugin-2.0a2/Zotero.oxt, e instalarlo desde el Administrador de Extensiones de NeoOffice. 2. Reiniciar OpenOffice / NeoOffice. Se aadir una nueva barra de herramientas (Ilustracin 20) cuyo funcionamiento y barra de iconos es similar la de Word para Windows.

Ilustracin 20: Interfaz de integracin de Zotero con OpenOffice.

Zotero, gua bsica - Pg. 19

8.5. Otras opciones de almacenamiento de nuestra biblioteca


8.5.1. Almacenamiento de referencias en el servidor de Zotero Durante el curso de la investigacin es posible que usemos diferentes equipos en diferentes lugares. Para facilitar el trabajo, Zotero ha previsto a posibilidad de sincronizacin de datos y de archivos en un servidor web. Esta caracterstica permite a los usuarios trabajar con su biblioteca, independientemente del lugar en el que se encuentren. La sincronizacin de datos Zotero utiliza el servidor para almacenar una copia de la biblioteca de artculos, notas, enlaces, etc (bsicamente, todo excepto los archivos) y para sincronizar los datos entre diferentes equipos. La sincronizacin de archivo hace uso de su propio servicio de WebDAV para almacenar y actualizar los archivos que haya aadido a su biblioteca. Al utilizar estos dos elementos juntos, Zotero toda su biblioteca se puede acceder desde cualquier ordenador. Un beneficio adicional de la sincronizacin de los datos de su biblioteca es la copia de seguridad. Incluso si slo utiliza un ordenador, la sincronizacin puede ser inestimable. a) Sincronizacin de datos Para poder usar este servicio es necesario registrarse en el portal de Zotero (en la direccin http://www.zotero.org/, y crearse una cuenta de usuario. Esta cuenta nos dar acceso a otros servicios, como los foros (Ilustracin 21).

Ilustracin 21: Registro y creacin de una cuenta para sincronizar.

Una vez que hemos creado la cuenta, abrimos la ficha de preferencias e introducimos la informacin de acceso al servidor de sincronizacin Zotero (Ilustracin 22). Por defecto, los datos se sincronizarn con el servidor de manera automtica cuando se realicen cambios, pero tambin es posible hacerlo

Ilustracin 22: Preferencias de Zotero.

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de forma manual desmarcando la casilla de verificacin "Sincronizar automticamente" en la ficha. La primera vez que se sincroniza la biblioteca puede ir lentamente si la biblioteca es muy grande. b) Sincronizacin de archivos Si deseamos que en la copia sincronizada se aadan tambin nuestros archivos adjuntos a cada referencia (PDF, audio, vdeo, imgenes, etc), es posible hacerlo tambin, pero en este caso deberemos contar con un servidor que admita el protocolo WebDAV (extensin de HTTP), que regula la transferencia y gestin de archivos. Hay muchos servicios en lnea que apoyan WebDAV, en unos casos pueden ser proporcionados por la institucin o por terceros (pueden ser gratuitos o de pago: iDisk de Apple, JungleDisk, BingoDisk). Una vez que tengamos el servidor, introducimos el nombre de usuario y contrasea en la pestaa de preferencias de sincronizacin, la informacin de la cuenta y la URL proporcionada y podremos utilizar el servicio de sincronizacin de archivos. c) Ejecucin de la sincronizacin Los dos tipos de sincronizacin se pueden ejecutar simultneamente si se marca la celdilla de "Sincronizar automticamente", los cambios se producirn en el momento en que se realizan. En caso contrario, debemos pulsar el botn de sincronizacin (flecha verde circular sobre el lado derecho, ) para que se ejecute la sincronizacin. Si se va a utilizar la misma biblioteca en varios equipos a la vez, es conveniente que la sincronizacin sea manual y as poder decidir si actualizamos la biblioteca del servidor o la nuestra. En todo caso, se presentar una pantalla de resolucin de conflictos, donde se puede decidir qu cambios aceptar. Si la sincronizacin falla por alguna razn, en el botn de sincronizacin se mostrar un pequeo tringulo amarillo. Colocando el ratn sobre el botn podemos ver la razn del fallo.

8.6. Otras soluciones de seguridad


8.6.1. Uso de Firefox y Zotero en un dispositivo USB Para poder utilizar Zotero de manera porttil en un disco duro externo, hay que: 1. Instalar Firefox y Zotero en su disco duro externo. Instalar Firefox porttil para Windows (en la direccin: http://209.85.227.132/translate_c? hl=es&ie=UTF-8&sl=en&tl=es&u=http://portableapps.com/apps/internet/ firefox_portable&prev=_t&rurl=translate.google.com&usg=ALkJrhjORBvun15f_Ef uGJpBFh6d99Wa4w) o Mac (en la direccin: http://209.85.227.132/translate_c? hl=es&ie=UTF-8&sl=en&tl=es&u=http://www.macupdate.com/info.php/id/ 20395&prev=_t&rurl=translate.google.com&usg=ALkJrhiAhjTKJE2ofGzKDzMg0a _EeuVPDA) de acuerdo con las instrucciones. 2. Mover tu biblioteca a la unidad externa. A continuacin, ejecutar la instalacin porttil de Firefox y la versin ms reciente de Zotero. Con Firefox cerrado, copiar todo el directorio en el disco duro externo. Recordar la ubicacin para el paso 3. 3. Especificar la ubicacin de la biblioteca en las preferencias de Zotero. Abrir las Preferencias en Zotero / porttil de Firefox. Se puede acceder a las preferencias
Zotero, gua bsica - Pg. 21

desde el icono ( ), hacer clic en "Opciones avanzadas" y despus en "Custom">Choose, aparecer el cuadro de dialogo y seleccionamos en l la ubicacin del directorio de datos de la biblioteca (Ilustracin 23).

Ilustracin 23: Preferencias de Zotero. Eleccin de directorio de datos.

A partir de ahora podremos usar esa unidad externa en cualquier ordenador, porque en ella tenemos instalado el navegador y el gestor de citas.

8.7. Y para finalizar


8.7.1. Importar registros de EndNote Muchas personas que se cambian a Zotero ya tienen extensas colecciones almacenadas en otros programas de gestin de referencias. La siguiente informacin describe cmo pasar datos de EndNote a Zotero, pero los mismos pasos son vlidos para otros sistemas de gestin de referencias. El procedimiento es el siguiente: 1. Exportar el archivo RIS. En EndNote, seleccione "Estilos de salida" en el men Editar. En la lista de estilos de salida seleccionar RefMan (RIS). (Si no aparece como opcin, hay que descargar el estilo del sitio de EndNote. Tambin puede ser que el estilo no est habilitado, entonces hay que ir al Administrador de Estilos de salida en el men Edicin y activar el filtro RIS. Una vez establecido como el formato que deseamos, seleccionamos "Exportar" en el men Archivo. En la ventana de exportacin que aparece, seleccionamos "Slo Texto" y estilo RIS inmediatamente debajo de "slo texto". En el cuadro de dilogo hacemos clic en "Guardar". 2.Despus de la exportacin desde EndNote, haga clic en el icono de herramientas ( ), por encima de la columna de la izquierda del panel de Zotero y seleccionamos Importar en el men desplegable. En la ventana que aparece, buscar el archivo RIS que hemos exportado y seleccionamos "Abrir". Las referencias se importarn a Zotero. 8.7.2. Ms Ayuda 1. 2. 3. 4. Foros, en la direccin: http://forums.zotero.org/categories/ Plugins, en la direccin: http://www.zotero.org/support/plugins Sitios compatibles, en la direccin: http://www.zotero.org/translators Ms estilos, en la direccin: http://www.zotero.org/styles

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