PLAN INSTITUCIONAL DE ARCHIVOS GED PL1 V1

PINAR

2020
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1. MARCO JURÍDICO

Es obligación del Estado y de las personas proteger las riquezas culturales y

naturales tal como dispone la Constitución Política de Colombia en su Artículo 8.

EL ARCHIVO GENERAL DE LA NACIÓN, de acuerdo con el artículo segundo de

la Ley 80 de 1989, tiene como función fijar políticas y establecer los reglamentos
necesarios para garantizar la conservación y el uso adecuado del patrimonio
documental de la Nación de conformidad con los planes y programas que sobre la
materia adopta el Consejo Directivo en virtud del Decreto 1126 de 1999. De
conformidad con la Ley 594 De 2000-Ley General de Archivos en Colombia, es
obligación de las entidades públicas la creación, organización, preservación y
control de los archivos, teniendo en cuenta los principios de procedencia y orden
original, el ciclo vital de los documentos y la normatividad archivística, igualmente
es responsable de la gestión de documentos y de la administración de sus archivos.
La Ley 594 de 2000, establece que el objetivo esencial de los archivos es el de
disponer de la documentación organizada, en tal forma que la información
institucional sea recuperable para su uso de la Administración en el servicio al
ciudadano y como fuente de la Historia. Así de acuerdo con la Ley, las Entidades
públicas deberán elaborar: PROGRAMAS DE GESTIÓN DE DOCUMENTOS,
contemplar el uso de nuevas tecnologías y soportes, en cuya aplicación deberán
observarse los principios y procesos archivísticos. El Archivo General de la Nación
en el desarrollo de la Ley 594 de 2000, la Ley 1712 de 2014 y el Decreto 2609 de
2012, elaboró el “Manual Formulación del Plan Institucional de Archivos -PINAR
como herramienta que servirá de base para la formulación, aprobación, seguimiento
y control del PINAR”.
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2. MARCO TEÓRICO

La Ley 594 de 2000 define la Gestión Documental como el conjunto de actividades

administrativas y técnicas tendientes a la planificación, manejo y organización de la
documentación producida y recibida por las entidades, desde su origen hasta su
destino final, con el objeto de facilitar su utilización y conservación. En
consecuencia, la Gestión Documental es el conjunto de instrucciones en las que se
detallan las operaciones para el desarrollo de los Procesos de la Gestión
Documental interior de cada entidad, tales como producción, recepción, distribución,
trámite, organización, consulta, conservación y disposición final de los documentos.

Un Sistema Integral de Gestión de Documentos se ocupa de todo lo que sucede a

los documentos de una entidad u organización a través de su ciclo vital, es decir
desde su nacimiento pasando por su vida activa y productiva en cumplimiento de
unas funciones hasta su destino final que puede ser la eliminación una vez cumplida
su finalidad administrativa o la incorporación en el archivo histórico si posee valores
que justifiquen su conservación.

El plan Institucional de archivos PINAR es un instrumento que permitirá planear,

hacer seguimiento y articular, con los planes estratégicos, la función archivística de
acuerdo a las necesidades, debilidades riesgos y oportunidades. Es importante para
la planeación estratégica en los aspectos archivísticos de orden normativo,
administrativo, económico, técnico y tecnológico toda vez que los archivos
contribuyen tanto a la eficacia y eficiencia del Estado en el servicio al ciudadano,
como a la promoción activa del acceso a la información pública; y por lo mismo las
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entidades deben asegurarse de que existan procedimientos claros para la creación,

gestión, organización y conservación de los mismos.
3. JUSTIFICACIÓN

El archivo general de la Nación de Colombia mediante el Sistema Nacional de

Archivos con el apoyo de la Contraloría General de la República propende porque
los archivos de las entidades públicas y privadas que cumplen funciones públicas
estén organizados, conforme a los principios y procesos archivísticos, estableciendo
directrices básicas para la elaboración e implementación de planes y programas de
gestión documental que contribuyan a la racionalización del uso de recursos
destinados a espacios, muebles, equipos y tecnologías en los archivos.

4. CONTEXTO
4.1 PLATAFORMA ESTRATÉGICA
4.1.1 POLÍTICA DE GESTIÓN DOCUMENTAL

La Alcaldía Municipal de Ragonvalia está comprometida con su gestión documental

para lo cual realiza actividades para la eficiente administración física y electrónica
de los documentos, con el fin de que sirvan de base para la toma de decisiones,
como mecanismo de prueba de desarrollo su misión y garantía de la preservación
de la memoria institucional. El grupo humano interdisciplinario aporta las mejores
prácticas en la administración de documentos, priorizando la transparencia de sus
actos y la atención oportuna a los requerimientos de la ciudadanía.
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4.1.2 MISIÓN

El Municipio de Ragonvalia, como ente territorial, genera las condiciones necesarias

para la oportuna prestación de los servicios públicos y sociales, a través de la
planificación del desarrollo económico, social, ambiental y del territorio y, de la
administración efectiva de los recursos, propiciando la participación ciudadana en
la gestión pública, el ejercicio de los derechos y deberes constitucionales y la
convivencia pacífica de sus habitantes, con el fin de mejorar su calidad de vida.

4.1.3 VISIÓN

Ragonvalia será en el 2020 un municipio amable, autentico polo de desarrollo

regional gracias a su alta competitividad, fuertemente comprometido, con el campo,
la protección del medio ambiente, brindando iguales oportunidades sociales y
productivas para todas y todos, fundado en una sólida cultura ciudadana que
conduzca al fortalecimiento del tejido social, la democracia, a la construcción de
ciudadanos y ciudadanas responsables de su futuro, con una administración
municipal que propenda por el mejoramiento de la calidad de vida de sus habitantes,
garantice sus derechos y asegure calidad, eficiencia, eficacia y transparencia en su
gestión.

4.1.4 VALORES ÉTICOS

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Los valores éticos de los servidores públicos de la Administración Municipal de

Ragonvalia, Norte de Santander, son los siguientes:

RESPETO: Respeto es nuestro deber de demostrar consideración por nosotros

mismos, los demás y los recursos que nos fueron confiados. Estos últimos pueden
incluir personas, dinero, reputación, seguridad de otras personas y recursos
naturales o medioambientales.

Un ambiente de respeto genera confianza y excelencia en el desempeño al fomentar

la ayuda mutua: un ambiente en el que se promueve y valora la diversidad de
perspectivas y opiniones.

RESPONSABILIDAD: Por responsabilidad se hace referencia a nuestra obligación

de hacernos cargo de las decisiones que tomamos y de las que no tomamos, de las
medidas que tomamos y de las que no, y de las consecuencias que resultan.

HONESTIDAD: Honestidad es nuestro deber de comprender la verdad y actuar con

sinceridad, tanto en cuanto a nuestras comunicaciones como a nuestra conducta.

GENEROSIDAD: Una persona generosa es aquella que actúa en favor de otras

personas desinteresadamente, y con alegría, teniendo en cuenta la utilidad y la
necesidad de la aportación para esas personas, aunque le cueste un esfuerzo.

LEALTAD: Es el sentimiento de respeto y fidelidad que inspiran las personas y cada

uno de los compañeros de trabajo. La lealtad genera un alto sentido del compromiso
y ello permite ser constante en afectos y cumplidor de palabra. Hay muchas cosas
que inspiran lealtad y la merecen. Los seres queridos, los amigos sinceros, la
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palabra amorosa con la que se comparte la vida, la institución en la que se trabaja

o se estudia y la patria a la que se pertenece.

4.1.5 PRINCIPIOS ÉTICOS

Los principios éticos tienen como función primordial desarrollar hábitos y actitudes
positivas en los servidores públicos, que permitan el cumplimiento de los fines
institucionales para beneficio de la comunidad, y generen confianza y credibilidad
en la sociedad.

Los principios aplicados por los servidores públicos de la Administración Municipal

de Ragonvalia, Norte de Santander, son los siguientes:

IGUALDAD: Se refiere a tomar en cuenta los intereses que se comparten con otras
personas. En otras palabras, a que nuestros actos y decisiones no afecten los de
los demás.

EFICIENCIA: Capacidad de alcanzar los objetivos propuestos optimizando los

recursos disponibles. Aplicamos criterios de racionalidad en la utilización de los
recursos asignados para el desempeño de nuestra función pública, sin menoscabo
del cumplimiento de los objetivos institucionales

EFICACIA: Impone el logro de resultados mínimos en relación con las responsabilidades

confiadas a la Entidad, con miras a la efectividad de los derechos colectivos e individuales.

TRANSPARENCIA: principio que subordina la gestión de la entidad a las reglas

que se han convenido y que expone la misma a la observación directa de los grupos
de interés; implica, así mismo, el deber de rendir cuentas de la gestión
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encomendada.

JUSTICIA: Las actuaciones de los funcionarios buscan construir procesos

equitativos y probos en el acceso a las oportunidades y beneficios, de manera que
se hagan extensivos a todos los ciudadanos. Así, nuestras acciones promueven la
más amplia participación ciudadana.

4.1.6 Objetivos institucionales

1. Priorizar y focalizar necesidades de la población del Municipio, para la

formulación, ejecución y seguimiento de políticas, programas y proyectos.
2. Garantizar la ejecución de los recursos públicos en términos de eficiencia, eficacia
y transparencia.
3. Evaluar periódicamente la gestión municipal y general acciones de mejora
continua que garanticen el cumplimiento de la misión institucional.
4. Elaborar y ejecutar plan de capacitación y bienestar laboral que contribuyan al
cumplimento de la misión y visión institucional.

4.1.7. Funciones institucionales

1. Formular y ejecutar programas, planes, proyectos mediante estrategias acertadas

de planeación, gestión, responsabilidad y participación ciudadana.
2. Establecer políticas de desarrollo y talento humano que garanticen la formación,
competencia, habilidades y alto nivel de desempeño de sus funcionarios.
3. Evaluar periódicamente la actuación de los diferentes servicios prestados por la
Alcaldía Municipal de Ragonvalia para generar planes de mejoramiento individual,
funcional e Institucional.

4.1.8 Política de Calidad

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“La Alcaldía de Ragonvalia se compromete a garantizar la prestación de los

servicios de manera efectiva, de conformidad con la normatividad legal vigente
y con un manejo adecuado de los recursos físicos y financieros, con el apoyo de
un equipo humano competente, contribuyendo al bienestar y calidad de vida de la
comunidad, mediante la planeación participativa y el compromiso con el
mejoramiento continuo , para brindar condiciones favorables de desarrollo y
sostenibilidad al Municipio.”

5. ASPECTOS CRÍTICOS

La Alcaldía Municipal de Ragonvalia está comprometida con la gestión documental

como parte integral de su misión administrativa; por ello realizó un análisis de las
herramientas administrativas donde se evidencio que la entidad presenta aspectos
medios en la función archivística, lo que conlleva muchas veces al deterioro de
información de la entidad y la perdida de la memoria e historia de la Nación. Una
de las razones por la cual no se han desarrollado planes o proyectos para mejorar
esta problemática es que la entidad no cuenta con suficientes recursos propios
depende del consenso del Concejo Municipal por lo cual ha habido retrasos en la
aprobación de documentos que han sido de gran importancia para avanzar como lo
ha sido la aprobación de la estructura orgánica y funcional de la Alcaldía Municipal.

Los aspectos críticos fueron evidenciados mediante:

Hallazgos de control interno.

Informe de Auditorías internas.
Dentro de los aspectos críticos más relevantes se identificaron los siguientes:
ASPECTO CRITICO RIESGO GESTIÓN DOCUMENTAL
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ESTRATÉGICOS
Falta de planeación del recurso Incumplimientos legales, deterioro de la
humano información, pérdida de información.

Falta de consenso en el concejo Retraso en la entrega de información a

Municipal en la aprobación de entes de control. No conformidades
documentos importantes para la detectadas en las auditorías internas.
gestión documental.
OPERATIVO
Falta de capacitación del personal para Incumplimiento de requisitos, legales,
apoyar y fortalecer la gestión pérdida de la información,
documental en la entidad.
Incumplimientos legales
Tablas de retención documental TRD
no aprobadas
Los funcionarios no cuentan con la
Falta de compromiso de los formación adecuada para la
funcionarios con la gestión documental intervención en la gestión documental
de la entidad. de la entidad
Acumulación de documentos que
Archivos mal organizados posiblemente ya han perdido su valor
contable, jurídico, legal, fiscal o
administrativo.

6. PRIORIDADES

Una vez identificados los puntos críticos, se evaluó el impacto que tienen estos
frente a cada uno de los ejes articuladores, para ello se aplica la tabla de criterios
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de evaluación, consignada en el manual de elaboración del PINAR diseñado para

su implementación por el archivo general de la nación.

Administración Acceso a la Preservación Aspectos Fortalecimiento

de archivos información de la tecnológicos y articulación
información y de
seguridad

Se considera el Se cuenta con Se cuenta con Se cuenta con La gestión

ciclo vital de los políticas que procesos y políticas documental se
documentos garanticen la herramientas asociadas a las encuentra
integrando disponibilidad normalizados herramientas implementada
aspectos y accesibilidad para la tecnológicas acorde con el
administrativos, de la preservación y que respaldan modelo integrado
legales, información conservación a la seguridad, de planeación y
funcionales y largo plazo de usabilidad, gestión
técnicos. los documentos. accesibilidad,
integridad y
autenticidad de
la información

Se cuenta con Se cuenta con Se cuenta con un Se cuenta con Se tiene

todos los personal esquema de herramientas articulada la
instrumentos idóneo y metadatos, tecnológicas política de gestión
archivísticos suficiente para integrado a otros acordes a las documental con
socializados e atender las sistemas de necesidades de los sistemas y
implementados necesidades gestión la entidad, las modelos de
documentales cuales permiten gestión de la
y de archivo de hacer buen uso entidad
los ciudadanos
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de los
documentos

Se tiene Se cuenta con Se cuenta con Se cuenta con Se cuenta con

articulada la esquemas de archivos acuerdos de alianzas
política de gestión centrales e confidencialidad estratégicas que
documental con comunicación históricos. y políticas permitan mejorar
los sistemas y en la entidad protección de e innovar la
modelos de para difundir la datos a nivel función
gestión de la importancia de interno y con archivística de la
entidad la gestión de terceros. entidad.
documentos

Se tiene Se cuenta con La conservación Se cuenta con Se aplica el marco

establecida la esquemas de y preservación políticas que legal y normativo
política de gestión capacitación y se basa en la permitan concerniente a la
documental. formación normativa, adoptar función
internos para requisitos tecnologías que archivística
la gestión de legales, contemplen
documentos, administrativos y servicios y
articulados con técnicos que le contenidos
el plan aplican a la orientados a
institucional de entidad gestión de los
capacitación. documentos.

El personal Se cuenta con Se encuentra

Se cuenta con hace buen uso una estandarizada Se tiene
procesos y flujos de las infraestructura la implementadas
documentales herramientas adecuada para el administración y acciones para la
normalizados y tecnológicas almacenamiento, gestión de la Gestión del
medibles destinadas a la conservación y información y cambio
administración preservación de los datos en
de la la herramientas
información de documentación tecnológicas
la entidad física y articuladas con
electrónica el Sistema de
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Gestión de
Seguridad de la
información y
los procesos
archivísticos.

Se documentan Se ha Se cuenta con Se cuenta con Se cuenta con

procesos o establecido la procesos mecanismos procesos de
actividades de caracterización documentados técnicos que mejora continua
gestión de de usuarios de de valoración y permitan
documentos acuerdo a sus disposición final mejorar la
necesidades adquisición, uso
de información y
mantenimiento
de las
herramientas
tecnológicas.

Se cuenta con la Se cuenta con Se tienen Se cuenta con Se cuenta con

infraestructura iniciativas para implementados tecnología instancias
adecuada para fomentar el estándares que asociada al asesoras que
resolver las uso de nuevas garanticen la servicio del formulen
necesidades tecnologías, preservación y ciudadano que lineamientos para
documentales y para optimizar conservación de le permita la la aplicación de la
de archivo el uso del los documentos participación e función
papel interacción archivística de la
entidad

El personal de la Se tiene Se cuenta con Se cuenta con Se tienen

entidad conoce la implementada esquemas de modelos para la identificados los
importancia de la estrategia de migración y identificación, roles y
los documentos e Gobierno en conversión evaluación y responsabilidades
interioriza las línea (GEL) normalizados análisis de del personal y
políticas y riesgos áreas frente a los
directrices documentos.
concernientes a
la gestión de los
documentos
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Se cuenta con el Se cuenta con Se cuenta con Se cuenta con La alta dirección
presupuesto canales modelos o directrices de está
adecuado para (locales y en esquemas de seguridad de comprometida
atender las línea) de continuidad del información con con el desarrollo
necesidades servicio, negocio relación a: al de la función
documentales y atención y recurso archivística de la
de archivo orientación al humano, al entidad
ciudadano. entorno físico y
electrónico, al
acceso y a los
sistemas de
información.

6.1 Priorización de aspectos críticos

Ejes
Aspecto critico Valor articuladores Valor
Falta de
planeación del
45 Administración 37
recurso humano
de archivos
TRD no
aprobadas por 45 Aspectos 42
parte del comité tecnológicos y
departamental de de seguridad
archivo.

7. Política Estratégica del PINAR

La Alcaldía Municipal de Ragonvalia, Se compromete a garantizar los recursos

económicos y técnicos para el cumplimiento de los lineamientos, y estrategias
consignadas en el plan institucional de archivos PINAR.

8. Objetivos
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• Planificar las acciones, programas y/o proyectos a ejecutar en materia de

gestión documental.
• Definir las políticas de seguridad y acceso de la información generada en la
entidad.
• Fortalecer las competencias y conocimientos en gestión documental a los
funcionarios de la entidad.
• Normalizar los procesos archivísticos en la Entidad a través del Programa de
gestión documental conforme con los principios, lineamientos y normativas
vigentes reguladas por el Archivo General de la Nación AGN, para Entidades
territoriales del orden territorial.
• Revisar, actualizar y/o documentar la estructura documental
(Procedimientos, formatos y documentos de apoyo) del proceso de gestión
documental en el Sistema de Control Interno de la Entidad.

• Aplicar los lineamientos técnicos establecidos por el AGN, en la producción

documental de la Entidad.

• Conservar y preservar los documentos de archivo de la Entidad a través de

la implementación de herramientas de control de gestión y tecnológico
diseñados.

Con base en los objetivos formulados la Entidad identifica los planes y proyectos
asociados para su mitigación.

ASPECTOS CRÍTICOS/EJES PLANES Y PROYECTOS

ARTICULADORES OBJETIVOS ASOCIADOS
• Planificar las acciones,
programas y/o proyectos
a ejecutar en materia de • Plan de
desarrollo
gestión documental.
• Plan de acción
Falta de planeación del • Programa de
recurso humano. gestión
• Definir las políticas de
documental
seguridad y acceso de la
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información generada en la
entidad.

• Fortalecer las • Plan de

La entidad no cuenta con desarrollo
competencias y
personal capacitado en • Plan de acción
esta área para fortalecer conocimientos en gestión • Programa de
el proceso de gestión gestión
documental a los
documental. documental
funcionarios de la entidad.

• Normalizar los
Tablas de retención procesos archivísticos en la
documental no Entidad a través del
aprobadas por el comité Programa de gestión • Programa de
departamental de archivo documental conforme con gestión
los principios, lineamientos documental.
y normativas vigentes
reguladas por el Archivo
General de la Nación AGN,
para Entidades territoriales
del orden territorial.

9. PLANES

Para la formulación de cada uno de los planes y proyectos asociados, la entidad

desarrollo la metodología establecida por el AGN, a continuación, se presenta su
estructura diseñada por cada uno.

9.1 Priorización de la gestión documental en la estrategia de la entidad

NOMBRE: INCLUSIÓN DE LAS POLÍTICAS DE GESTIÓN DOCUMENTAL EN EL PLAN DE

ACCIÓN

OBJETIVO: Incluir las políticas de gestión documental en el plan de acción de la entidad,

construcción y aprobación del programa de gestión documental PGD.
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ALCANCE:

RESPONSABLE DEL PLAN:

RESPONSABLE FECHA FECHA

ACTIVIDAD DE FINAL ENTREGABLE OBSERVACIONES
INICIO
Identificación de
los lineamientos Enero Marzo
legales 2020 2020
establecidos
Socialización de
los lineamientos Enero Marzo
establecidos 2020 2020
para su estudio.
Diseño de las
Alcaldía Plan de
políticas de Enero Marzo
desarrollo
municipal de
gestión 2020 2020
documental a Ragonvalia
implementar.
Aprobación del
plan de acción Enero Marzo
anual. 2020 2020
Seguimiento al
cumplimiento Enero Junio 2020 Seguimiento
parcial de los 2020 plan de
compromisos desarrollo.
establecidos en
el plan.
INDICADORES

INDICADOR ÍNDICE SENTIDO META

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Aprobación del
plan de acción cualitativo ascendente 100%
anual

RECURSOS

TIPO CARACTERÍSTICAS OBSERVACIONES

Económico presupuesto Garantizar la viabilidad del plan de acción aprobado

Humano Alcalde Municipal Garantizar la aprobación del plan de acción.

NOMBRE: PERSONAL CAPACITADO PARA EL MANEJO DE LA GESTIÓN DOCUMENTAL DE

LA ALCALDÍA MUNICIPAL DE RAGONVALIA.

OBJETIVO: definir la necesidad y los requerimientos del personal para el manejo de la gestión

ALCANCE: personal capacitado que permita el manejo de la gestión documental de la entidad de

acuerdo a lo establecido por el AGN .

RESPONSABLE DEL PLAN:

RESPONSABLE FECHA FECHA

ACTIVIDAD DE FINAL ENTREGABLE OBSERVACIONES
INICIO
Planear las
capacitaciones Alcalde
del personal Municipal Enero Diciembre Plan de
para el manejo 2020 2020 capacitaciones.
de la gestión
documental.
INDICADORES
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INDICADOR ÍNDICE SENTIDO META

Personal
capacitado en cualitativo ascendente 100%
gestión
documental.

RECURSOS

TIPO CARACTERÍSTICAS OBSERVACIONES

Económico presupuesto Garantizar la viabilidad de las acciones identificadas

Humano Alcalde Municipal Garantizar que el personal capacitado imparta los

conocimientos al personal que labora en la entidad.

NOMBRE: APROBACIÓN DE LAS TABLAS DE RETENCIÓN DOCUMENTAL

OBJETIVO: Gestionar ante el comité departamental de archivo la aprobación de las tablas de

retención documental.

ALCANCE:

RESPONSABLE DEL PLAN:

RESPONSABLE FECHA FECHA

ACTIVIDAD DE FINAL ENTREGABLE OBSERVACIONES
INICIO
Revisión de las
tablas de
retención
documental
TRD.
Ajustar las TRD
de acuerdo al
nuevo
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organigrama de
la entidad Alcalde
aprobado por el Municipal Enero Marzo Tablas de
concejo Técnico 2020 2020 retención
Municipal. administrativo documental,
Presentar los de archivo ajustadas.
requerimientos
presentados por
el concejo
departamental
de archivos
para la
respectiva
aprobación de
las TRD.
INDICADORES

INDICADOR ÍNDICE SENTIDO META

Tablas de
retención
documental, Cualitativo Ascendente 100%
ajustadas,
aprobadas e
implementad
as.
RECURSOS

TIPO CARACTERÍSTICAS OBSERVACIONES

Económico presupuesto Garantizar la viabilidad de las acciones identificadas

Humano Alcalde Municipal, Garantizar la ejecución de las acciones definidas para

la optimización de la infraestructura física locativa para
líderes de proceso.
disponer la gestión documental en la Entidad.
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Gestión por proceso.

10. MAPA DE RUTA

el mapa de ruta se convierte se convierte en la herramienta para establecer los

compromisos de las administraciones con la gestión documental.

Plan o
proyecto Corto plazo Mediano plazo Largo plazo

10/2020 11/2020 12/2020 12/2021 12/2022 12/2023 12/2024 12/2025 12/2026

Priorización de
la gestión
documental en
la estrategia de
la entidad.

Personal
capacitado para
el manejo de la
gestión
documental de
la alcaldía
municipal de
Ragonvalia.

Aprobación de
las TRD.

Implementación
de las TRD.

11. HERRAMIENTA DE MEDICIÓN

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La Alcaldía Municipal de Ragonvalia diseño documento y adopto herramienta para

la medición, seguimiento y control de los avances y cumplimientos de las metas
consignadas en los indicadores de los planes y proyectos diseñados.

Además, la entidad cuenta con una estructura documental diseñada en su sistema

de control interno que garantiza la mejora continua por medio de auditorías internas
programadas con una periocidad de seis meses, dos veces al año.