EJEMPLO DE PROCEDIMIENTO

NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: PROCEDIMIENTO DE MATRICULA

1. OBJETIVO: Realizar la matrícula de los estudiantes antiguos y nuevos, registrar informes por periodos y anuales,
entregar certificados
EL OBJETIVO TE INDICA PARA QUÉ SE ESTÁ HACIENDO ESTE PROCEDIMIENTO
2. ALCANCE: Se aplica desde el inicio hasta finalizar el año escolar
EL ALCANCE ACLARA DESDE DONDE HASTA DONDE SE VA A APLICAR ESTE PROCEDIMIENTO
3. DEFINICIONES
a. Paz y salvo: documento que certifica que el estudiante se encuentra al día en los compromisos académicos
y económicos con el establecimiento de procedencia.
b. Hoja de vida: documento que muestra los aspectos académicos y de convivencia positivos y negativos
más destacados del estudiante.
c. Calificaciones en membrete: documento que contiene en su encabezado la legalidad de la institución,
informa el resultado académico por periodo o definitivo del estudiante. Al pie cita las normas vigentes
con las firmas del Rector y secretaria.
d. Admisión: es el proceso mediante el cual un joven aspirante desea ingresar a la institución educativa
e. Matricula: es un contrato bilateral entre la institución educativa, el estudiante y el padre de familia o
acudiente.
f. Planillas: listado de estudiantes en orden alfabético por apellidos que se encuentran matriculados en un
grado específico.
LAS DEFINICIONES HACEN CLARIDAD A ALGUNOS TÉRMINOS
4. DESARROLLO

ACTIVIDAD DESCRIPCIÓN RESPONSABLE REGISTRO

1 Se elabora un La secretaría entrega documentos al interesado Secretaría Formato inscripción
proceso de quien los fotocopia. Instructivo de
inscripción Los estudiantes antiguos reciben circular inscripción
informativa con los requisitos de la matrícula y la Circular de Matrícula
reserva de cupo Reserva de cupo
2 Inscripción Se revisa que la información del formato de Secretaría Formato inscripción
inscripción este completamente diligenciada. En Recepción de
caso que no esté completa se devuelve la documentos para
inscripción al padre de familia. Se deja registro en inscripción y matricula
el formato de recepción de documentos para
inscripción y matricula y firmado por el acudiente
3 Se recibe la Se cita a entrevista al acudiente con los aspirantes Secretaría Recepción de
documentación de quienes cumplan con los requisitos documentos para
del aspirante inscripción y matricula
para inscripción
4 Entrevista Se realiza la entrevista Equipo de Formato de entrevista
coordinadores
5 Análisis de Se seleccionan los estudiantes de acuerdo al Equipo de Listado de admitidos
entrevista y número de cupos disponibles en la institución y al coordinadores
Selección de orden de entrega de solicitudes
estudiantes
6 Inducción a Se cita a los acudientes y estudiantes admitidos a Equipo de Listado de asistencia
acudientes y a inducción coordinadores y
estudiantes aula de apoyo
admitidos
7 Recibir Se revisa la documentación del admitido y en caso Secretaría Recepción de
documenta-ción de que este completa podrá firmar la matrícula. En documentos para
para la matrícula caso de que no esté completa se le devolverá la inscripción y matricula
de estudiantes papelería y solo se podrá matricular cuando
nuevos presente la documentación completa teniendo en
 cuenta las fechas establecidas.

8 Entrega del Los estudiantes antiguos reciben ficho de Directores de Autorización de

autorización de matrícula posterior a la comisión de evaluación y grupo matrícula
matrícula a promoción final donde figura si es promovido o
estudiantes no y las áreas que tiene pendientes
antiguos
9 Renovar y Hacer efectiva la matrícula. El acudiente y el Secretaría Hoja de matrícula
firmar matricula estudiante admitido o antiguo deben firmar la hoja Constancia de
de matrícula. A su vez, ellos reciben un Matrícula
documento donde consta su matricula.
10 Realizar listado Se digita listado de estudiantes por grado y grupo. Secretaría Planillas por grupo
de estudiantes

EL DESARROLLO CONSTA DE:

ACTIVIDAD: ES EL NOMBRE DE LA ACTIVIDAD A REALIZAR

DESCRIPCION: DESCRIBE EN FORMA BREVE DE QUE SE TRATA LA ACTIVIDAD A REALIZAR
RESPONSABLE: SE ESCRIBE EL CARGO DEL RESPONSABLE DE COORDINAR LA ACTIVIDAD DESCRITA
REGISTRO: SON LOS DOCUMENTOS D QUE SE GENERAN COMO EVIDENCIA DE QUE SE REALIZÓ LA
ACTIVIDAD MENCIONADA

PARA DISEÑAR ESTAS ACTIVIDADES, TENER EN CUENTA EL CICLO PHVA

PLANEAR P H HACER

A V VERIFICAR
AJUSTAR

5. Anexos
ESTE ES EL LISTADO DE DOCUMENTOS Y REGISTROS GENERADOS EN EL PROCEDIMIENTO

Formato inscripción
Instructivo de inscripción
Autorización de matrícula
Formato de entrevista
Listado de asistencia
Listado de admitidos
Reserva de cupo
Hoja de matrícula
Constancia de Matrícula
Planillas
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: _____________________________________________________________________________

1. PROPOSITO:
____________________________________________________________________________________________________________
____________________________________________________________________________________________________________
2. ALCANCE:
____________________________________________________________________________________________________________
____________________________________________________________________________________________________________
3. DEFINCIONES:
____________________________________________________________________________________________________________
____________________________________________________________________________________________________________
____________________________________________________________________________________________________________
____________________________________________________________________________________________________________

DESARROLLO:

ACTIVIDAD DESCRIPCIÓN RESPONSABLE REGISTRO

NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: _____________________________________________________________________________

1. PROPOSITO:
____________________________________________________________________________________________________________
____________________________________________________________________________________________________________
2. ALCANCE:
____________________________________________________________________________________________________________
____________________________________________________________________________________________________________
3. DEFINCIONES:
____________________________________________________________________________________________________________
____________________________________________________________________________________________________________
____________________________________________________________________________________________________________
____________________________________________________________________________________________________________

DESARROLLO:

ACTIVIDAD DESCRIPCIÓN RESPONSABLE REGISTRO