9

Rating ? Cualidades clave ?

Aplicable
Bien estructurado
Ejemplos
concretos

Comprar el libro o audiolibro

Reimaginar la colaboración
Slack, Microsoft Teams, Zoom y el mundo laboral pos-COVID
(Reimagining Collaboration)
Phil Simon • Phil Simon © 2020 • 284 páginas

Liderazgo / Gestión de equipos / Equipos remotos

Recursos Humanos / Cultura corporativa

Ideas fundamentales
• Las nuevas tecnologías, como Slack, Microsoft Teams y Zoom, pueden cambiar gradualmente la
sociedad. Aprenda a utilizarlas con eficacia.
• Una mayor colaboración está vinculada a múltiples beneficios empresariales.
• El correo electrónico no es una herramienta de colaboración eficaz y no fue diseñado para serlo.
• Los centros de colaboración ayudan a automatizar las tareas y facilitar la comunicación.
• Considere las necesidades singulares de su organización antes de elegir una herramienta de colaboración.
• Olvide 15 mitos sobre el uso de herramientas de colaboración.
• Para colaborar eficazmente, adopte el aprendizaje continuo.
• Las nuevas tecnologías harán que los futuros centros de colaboración sean más inteligentes y eficaces.

1 de 7

BatchLoginContext[cu=3913210,asp=5871,subs=7,free=0,lo=es,co=CO] 2021-08-25 02:26:37 UTC

 Reseña
El trabajo a distancia –ya sea a tiempo completo o híbrido– llegó para quedarse. Para funcionar bien en
ese entorno, el experto en colaboración Phil Simon cree que las empresas deben aprovechar el poder de
los centros de colaboración. Él explica que las herramientas de colaboración, como Slack, Microsoft Teams
y Zoom, apoyan la cooperación, transmiten la cultura corporativa y mejoran radicalmente las formas en
que las personas trabajan juntas. También aconseja a los líderes de empresas grandes y pequeñas que
mantengan la flexibilidad organizativa, apoyen el aprendizaje continuo y adopten estas herramientas para
seguir el ritmo del cambio tecnológico y mantener la cohesión interna, sin importar dónde se encuentren
físicamente sus empleados.

Resumen

Las nuevas tecnologías, como Slack, Microsoft Teams y Zoom, pueden cambiar
gradualmente la sociedad. Aprenda a utilizarlas con eficacia.

La pandemia no cambió fundamentalmente la forma en que las personas colaboran, pero sí aceleró el
ritmo del cambio y la normalización del teletrabajo. En marzo de 2020 la cantidad de estadounidenses que
trabajaban a distancia se duplicó, pasando de aproximadamente el 30 % al 60 % y, como parte del ajuste, los
empleadores comenzaron a adoptar nuevas tecnologías para la colaboración entre equipos, entre ellas Slack,
Microsoft Teams y Zoom.

“El mundo del trabajo no va a volver a los tiempos anteriores al COVID-19. El trabajo a
distancia eficaz y las herramientas que lo permiten serán cada vez más predominantes y
básicas.”

Muchas empresas utilizaban estas herramientas solo de forma limitada y no las aprovechaban al máximo.
Para entender por qué, consideremos la Ley de Fubini, escrita por Eugene Fubini, quien ayudó a crear
políticas estadounidenses de la época de la Guerra Fría y codificó cómo interactúan las personas con las
nuevas tecnologías. En primer lugar, las personas utilizan las nuevas tecnologías para agilizar las tareas
rutinarias. Después, empiezan a utilizarlas para realizar nuevas tareas. El comportamiento de los usuarios
cambia gradualmente a lo largo del tiempo hasta que, finalmente, esas nuevas tecnologías cambian su forma
de trabajar y luego cambian la sociedad y dan forma a las tecnologías futuras.

Aunque la colaboración eficaz no garantizará el éxito por arte de magia, repensar la forma en que sus
equipos adoptan las nuevas tecnologías y trabajan juntos aumenta la probabilidad de lograr los resultados
que desea. Para reimaginar la colaboración, considere sus formatos:

• Colaboración a distancia – Cuando los equipos trabajan juntos de manera virtual y utilizan
herramientas de colaboración como Google Docs y Zoom.
• Colaboración en persona – Cuando las personas trabajan juntas en el mismo espacio físico. Por
ejemplo, equipos que tienen sesiones de lluvia de ideas en torno a una pizarra.
• Colaboración simultánea – Cuando las personas trabajan simultáneamente, en tiempo real.

www.getabstract.com
2 de 7

BatchLoginContext[cu=3913210,asp=5871,subs=7,free=0,lo=es,co=CO] 2021-08-25 02:26:37 UTC

 • Colaboración asíncrona – Cuando las personas no trabajan juntas al mismo tiempo. Por ejemplo, los
desarrolladores pueden turnarse para contribuir a un repositorio de código.

Una mayor colaboración está vinculada a múltiples beneficios empresariales.

Una colaboración eficaz en equipo lleva a beneficios como:

• Mayor transparencia – Un estudio de Kelton Global afirma que el 90 % de los trabajadores quieren
que las organizaciones para las que trabajen valoren la transparencia. La colaboración eficaz impulsa la
comunicación transparente en toda la organización.
• Optimización del intercambio de conocimientos – Mejorar el flujo de información institucional
impulsa la productividad y fomenta una mejor toma de decisiones empresariales, la rentabilidad y mayor
eficiencia.
• Mayor salud organizacional – Una buena colaboración se relaciona con una mayor capacidad para
innovar y ejecutar una visión común.
• Satisfacción del cliente – Si su personal no tiene forma de colaborar internamente, es posible que
sus clientes tengan que llamar a sus representantes de atención al cliente repetidamente y explicar el
mismo problema varias veces a diferentes personas. Esta experiencia es frustrante, y hace que sea menos
probable que vuelvan a hacer negocios con usted.
• Aumento de la confianza de los empleados – La colaboración puede crear una comunidad entre
sus empleados, ya que trabajan juntos y confían los unos en los otros, lo que le ayuda a su empresa a
retenerlos.
• Mejor comunicación – Una buena colaboración evita los malentendidos en todos los niveles.

El correo electrónico no es una herramienta de colaboración eficaz y no fue

diseñado para serlo.

Muchas organizaciones intentan utilizar el correo electrónico para facilitar la colaboración, pero Slack,
Zoom, Microsoft Teams y otras plataformas compartidas hacen un mejor trabajo en varios frentes. Por
ejemplo, les permiten a los usuarios organizar la información entrante y almacenada, más allá de la
clasificación binaria del correo electrónico entre leídos o no leídos. La información enviada por correo
electrónico no está clasificada y, a menudo, no es solicitada. Su cuenta de correo podría dar la misma
prioridad a cartas sin leer de su jefe que a un recordatorio sin importancia de redes sociales. Cualquiera
puede ponerse en contacto con usted a través del correo y saturar su bandeja de entrada, pero ello podría
afectar su productividad.

En cambio, las plataformas de colaboración se organizan en canales, lo que hace que el contexto sea más
fácilmente evidente, pues están diseñadas para tener un flujo de comunicación y un uso más coherente
y natural. Los usuarios pueden personalizar las notificaciones para limitar las distracciones y el tráfico
no deseado. Las herramientas de colaboración también superan las funciones de búsqueda interna y
los sistemas de gestión del conocimiento del correo electrónico. El correo electrónico tampoco capta la
información de la organización; por ejemplo, los empleados que se marchan pueden cerrar sus bandejas de
entrada sin transferir información a la empresa.

www.getabstract.com
3 de 7

BatchLoginContext[cu=3913210,asp=5871,subs=7,free=0,lo=es,co=CO] 2021-08-25 02:26:37 UTC

 Las herramientas de colaboración pueden integrarse fácilmente a los sistemas internos existentes y otras
aplicaciones. Están hechas para usarse con teléfonos inteligentes y puede automatizarlas para realizar ciertas
tareas, por lo que su valor de uso aumenta con el tiempo.

Los centros de colaboración ayudan a automatizar las tareas y facilitar la

comunicación.

Los centros de colaboración que dominan el mercado actualmente son Slack, Zoom y Microsoft Teams, cuyo
mercado estaba creciendo antes de la pandemia, aunque su popularidad aumentó. En 2019 la empresa de
investigación Gartner pronosticó que los ingresos mundiales de software de colaboración casi se duplicarían
para 2023. La colaboración remota continuará más allá de esa fecha y seguirá creciendo, incluso después de
la vacunación generalizada contra el coronavirus.

“Hoy día los centros de colaboración son mucho más potentes, económicos” [y] fáciles de
usar que sus predecesores.

Sin embargo, ninguna herramienta mágica puede encargarse de todas las tareas relacionadas con el trabajo.
Las herramientas de colaboración no sustituirán a sus plataformas de gestión de proyectos, productividad
y empresa. En su lugar, considere estas herramientas como núcleos que facilitan la comunicación
interna, y considere otras aplicaciones –como los sistemas de gestión de contenidos y los paquetes de
productividad– como extensiones de esos núcleos. Vincule dichas extensiones a sus centros de colaboración
para automatizar tareas rutinarias.

Considere las necesidades singulares de su organización antes de elegir una

herramienta de colaboración.

Tenga en cuenta los siguientes factores a la hora de elegir su plataforma:

• Costos – ¿Puede acceder a la versión premium de una herramienta sin pagar más? Por ejemplo, Teams
es parte del paquete Office 365 de Microsoft, por lo que es posible que ya tenga acceso a ella.
• Integraciones – Asegúrese de que puede vincular las herramientas de colaboración a las aplicaciones
que ya utiliza para poder aprovechar todas sus ventajas.
• Cumplimiento – A medida que adopte herramientas, asegúrese de que cumpla con la normativa
relacionada con la privacidad de su industria.
• Estabilidad de los proveedores – Tenga cuidado de incorporar plataformas de pequeñas empresas
emergentes demasiado rápido, ya que podrían quebrar.
• Seguridad – Reflexione sobre sus necesidades específicas de seguridad. Por ejemplo, es posible que
quiera utilizar solo aplicaciones con cifrado de extremo a extremo.

Ninguna tecnología nueva viene con garantía de éxito. Los centros de colaboración pueden fracasar debido
a errores humanos, a la falta de alineación con su cultura o a la inflexibilidad de los empleados. Solo
funcionan bien si la gente está dispuesta a cambiar y adoptarlos. Para evitar irregularidades, todos deben
comprometerse a utilizar las herramientas. Organice sesiones de capacitación formales para comunicar la
seriedad de su empresa en cuanto a su adopción.

www.getabstract.com
4 de 7

BatchLoginContext[cu=3913210,asp=5871,subs=7,free=0,lo=es,co=CO] 2021-08-25 02:26:37 UTC

 “Poner en práctica tecnologías de colaboración no es siempre miel sobre hojuelas.”

Tenga en cuenta que estos centros cambian con el tiempo, ya que los proveedores pueden publicar
actualizaciones, añadir nuevas funciones o modificar las interfaces de usuario. Las empresas emergentes
de tecnología colaborativa pueden cambiar la forma en que las personas se comunican y comparten su
trabajo, al tiempo que impulsan a empresas establecidas, como Microsoft, a mejorar la funcionalidad de sus
programas. La capacitación también será útil cuando su organización actualice sus sistemas de colaboración,
quizás al añadir nuevas aplicaciones de terceros.

Olvide 15 mitos sobre el uso de herramientas de colaboración.

Mucha de la información sobre las herramientas de colaboración no es precisa. Olvide los siguientes mitos:

1. La colaboración es fácil – Hay muchos factores que añaden dificultad, desde la falta de confianza
hasta los diferentes estilos de comunicación.
2. La colaboración es binaria – Algunos equipos colaboran más eficazmente que otros.
3. La colaboración es estática – Hay múltiples factores que afectan a la colaboración; por ejemplo,
puede añadir a un nuevo miembro que altere su dinámica.
4. Tienen que pasar todo el día en videollamadas – No necesita tener la cámara web encendida todo
el día.
5. Las herramientas asíncronas resultan igual de eficaces – Los introvertidos suelen preferir la
comunicación por texto, pero las herramientas de colaboración, que incluyen llamadas individuales, de
grupo o que permiten compartir pantalla, pueden ser más eficaces.
6. Verá resultados inmediatos – La colaboración eficaz requiere de cambios lentos a lo largo del
tiempo.
7. Todas las formas de colaboración son iguales – Diferentes herramientas y estilos de colaboración
se adaptan a diferentes proyectos y personas.
8. A todo el mundo le gustará el modelo centros-extensiones – Algunas personas pueden resistirse
a su intento de actualizar sus sistemas de colaboración.
9. Los equipos no pueden mejorar su forma de colaborar – Analice los factores que inhiben su
proceso de colaboración (como individuos que parecen estar en desacuerdo) y encontrará formas de
mejorar, quizás si aprovecha todas las características de una herramienta de colaboración.
10. Solo los equipos pequeños se benefician de los centros de colaboración – Grandes empresas,
como IBM, que utiliza Slack, también se benefician de los centros de colaboración.
11. Los empleados nuevos adoptarán las herramientas de inmediato – Deles a los miembros del
equipo tiempo para aprender.
12. El uso de centros de colaboración garantiza el éxito – Varios factores (por ejemplo, una cultura
tóxica en el lugar de trabajo) pueden provocar fracasos, incluso con una gran tecnología.
13. Necesita habilidades técnicas sólidas – Algunas personas pueden necesitar más tiempo para
adoptar la nueva tecnología, pero no es necesario saber informática para participar eficazmente en
Teams, Zoom o Slack.
14. Puede conectar los centros internos a todas las extensiones – A veces, la conexión total puede
ser demasiado difícil o costosa desde el punto de vista técnico, pero aun así puede beneficiarse de los
centros de colaboración.

www.getabstract.com
5 de 7

BatchLoginContext[cu=3913210,asp=5871,subs=7,free=0,lo=es,co=CO] 2021-08-25 02:26:37 UTC

 15. Transformará inmediatamente su cultura – Las normas del lugar de trabajo no cambian de la
noche a la mañana.

Reimaginar la colaboración a veces implica alterar los procesos corporativos actuales o las funciones
organizacionales. Por ejemplo, podría considerar la posibilidad de designar a alguien como responsable del
trabajo a distancia para facilitar el cambio a los centros de colaboración.

“Aprovechar las ventajas del modelo centros-extensiones requiere de una mentalidad

abierta, no una gran experiencia en codificación ni conocimientos técnicos.”

Si los miembros de su equipo no dejan de depender del correo electrónico para colaborar, podría incluso
considerar medidas extremas, como prohibir el correo interno o eliminar el botón de responder a todos.

Para colaborar eficazmente, adopte el aprendizaje continuo.

No asuma que ha terminado de aprender cuando domine el uso del centro de colaboración que su empresa
elige. Al igual que otras formas de trabajo intelectual, la colaboración exige un aprendizaje continuo. Para
adoptar una actitud de aprendizaje permanente, reflexione sobre las cuestiones generales a la hora de elegir
un centro de colaboración. Pregúntese por qué quiere aprender una herramienta en particular, o cómo sus
características podrían mejorar la vida de sus empleados.

Antes de invertir tiempo en elegir y aprender una nueva herramienta, investigue. Por ejemplo, vea el
video de instrucciones del proveedor o abra una cuenta gratuita. No se apresure a comprar una cuenta
premium cuando pruebe una nueva herramienta. En el proceso de adopción de una nueva herramienta de
colaboración, acepte que sus colegas pueden no compartir su entusiasmo por una nueva plataforma. No deje
que la resistencia lo sorprenda.

“Puede aferrarse a herramientas y hábitos obsoletos. Puede resistirse al cambio, incluso

durante cinco o diez años. Es decir, no puedo impedirle que permanezca en un mundo
anticuado, aunque espero que tome un riesgo positivo.”

Dese a sí mismo y a sus usuarios iniciales permiso para jugar y aprendan a cometer errores mientras
experimentan. Considere consultar un manual de instrucciones; algunas personas aprenden mejor leyendo
libros como Zoom for Dummies. Para evitar abrumar a la gente, establezca un ritmo de aprendizaje
saludable, pero sea coherente al hacer que el aprendizaje de estas nuevas herramientas forme parte de la
rutina de sus empleados. Sugiera que aprendan con un colega o amigo. Aprender a usar herramientas de
colaboración por sí solo es difícil porque existen para facilitar el diálogo. Inste a los empleados a aprender
con un colega o sus compañeros. Ofrezca periodos sin distracciones para que la gente pueda aprender
nuevas herramientas de colaboración.

Disuada a la gente de volver a sus antiguos hábitos. Los programas más antiguos pueden prometer lo mismo
que los centros de colaboración, pero resultarán menos eficaces a largo plazo. Tenga paciencia con los
diferentes estilos de aprendizaje y acepte su papel como agente de cambio para una colaboración más eficaz.

www.getabstract.com
6 de 7

BatchLoginContext[cu=3913210,asp=5871,subs=7,free=0,lo=es,co=CO] 2021-08-25 02:26:37 UTC

 Las nuevas tecnologías harán que los futuros centros de colaboración sean más
inteligentes y eficaces.

Muchos empleados no volverán a sus oficinas a tiempo completo en el mundo laboral pospandémico. A
medida que surjan modelos híbridos de trabajo, tendrán que aceptar los centros de colaboración como parte
de su vida.

Sin embargo, su organización también puede esperar que estos centros mejoren con el tiempo a medida que
se vuelvan más automatizados, envolventes e inteligentes. Las tecnologías emergentes, como la realidad
aumentada, la realidad virtual, la integración de voz mejorada, el aprendizaje automático y la inteligencia
artificial, ampliarán sus posibilidades.

Sobre el autor
Phil Simon, presentador del podcast Conversations About Collaboration (véase philsimon.com), ha
escrito 11 libros, entre ellos Message Not Received y The Age of the Platform: How Amazon, Apple,
Facebook, and Google Have Redefined Business.

¿Le gustó este resumen?

Comprar el libro o audiolibro
http://getab.li/43147

Este resumen solo puede ser leído por WILMER GALINDO PEREZ (wilmer.galindo@nuevaeps.com.co)
getAbstract asume completa responsabilidad editorial por todos los aspectos de este resumen. getAbstract reconoce los derechos de autor de
autores y editoriales. Todos los derechos reservados. Ninguna parte de este resumen puede ser reproducida ni transmitida de ninguna forma y por
ningún medio, ya sea electrónico, fotocopiado o de cualquier otro tipo, sin previa autorización por escrito de getAbstract AG (Suiza).

7 de 7
BatchLoginContext[cu=3913210,asp=5871,subs=7,free=0,lo=es,co=CO] 2021-08-25 02:26:37 UTC