MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS CODIGO MANUAL

Código MP-MS MA-PP

MACROPROCESO PRESTACION DE SERVICOS MISIONALES

Código PR-SF CODIGO PD VERSION

PROCESO GESTION DEL SERVICO FARMACEUTICA
Seleccionar medicamentos, dispositivos médicos y material
PROCEDIMIENTO PD-SF-01 4
odontológico
FLUJOGRAMA PROCEDIMIENTO SELECCIONAR MEDICAMENTOS, DISPOSITIVOS MEDICOS Y MATERIAL ODONTOLOGICO

Inicio

Circular, Oficio Solicitar información de la necesidad del servicio farmacéutico y

patologías. Solicitar a la IPS una vez al año el listado de
medicamentos, material medico quirúrgico e insumos
odontológicos

Profesional Universitario Química Farmacéutica, Profesional

Universitario Coordinador Odontológico

Analizar las necesidades del servicio farmacéutico. El consumo Reporte de

necesidades del
promedio mensual, del ultimo año por cada servicio el cual se
servicio
consolida en el centro de red y se remite al servicio Farmacéutico
farmacéutico por
de la sede Administrativa
Red
Personal de apoyo servico Farmacéutico de la Red

Reporte de
Consolidar información de redes. Consolidar en un reporte de
necesidades
necesidades general para Pasto Salud E.S.E.

Profesional Universitario Químico Farmacéutico u Coordinador

de Odontología

Analizar el perfil epidemiológico con fundamento en los esquemas Listado medicamentos

de tratamiento guías, protocolos de manejo que se aplican dentro requeridos según perfil
de las IPS epidemiológico

P U Química Farmacéutica u Coordinador Odontológico

Listado consolidado de Analizar comparativamente el reporte por perfil epidemia. por

edicamentos, dispositivos insumo y consolidar información de requerimientos. Se cruzan los
médicos y odontológicos listados y se definen los requerimientos del servicio farmacéutico
para el plan de compras en un informe consolidado

P U Química Farmacéutica, C. Odontología, Subgerencia e salud

e Investigación

Remitir a suministro el listado consolidado de medica., Listado consolidado de

dispositivos médicos, odontológicos para el plan de compras medicamentos,
dispositivos médicos y
odontológicos para el
P U Química Farmacéutica, Coordinador Odontológico, plan de compras
Subgerente de salud e Investigación

Adquisición según procedimientos de suministros

Profesional Universitario Suministros

Fin

Elaboró:

Aida Ines Portilla Cerón, Ingeniera Industrial

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PRESTACION DE SERVICIOS MISIONALES MA-PP
MACROPROCESO Código MP-MS

Código PR-SF CODIGO PD VERSION

PROCESO GESTION DEL SERVICO FARMACEUTICA
Recepción y almacenamiento de medicamentos,
PROCEDIMIENTO PD-SF-02 4
dispositivos médicos y odontológico
FLUJOGRAMA PROCEDIMIENTO RECEPCION Y ALMACENAMIENTO DE MEDICAMENTOS, DISPOSITIVOS MEDICOS Y ODONTOLOGICO

Inicio

Factura, Orden
Verificar requisitos administrativos en la factura o de compra,
remisión con orden de compra y/o contrato remisión,
Contrato

Técnico Operativo Servicio Farmacéutico

Factura, Contrato,Acta
de recpción técnica

No Si
¿Los requisitos
administrativos son
correctos?

Recepción Técnica,
Técnico Operativo Servicio Farmacéutico Listado Básico de
Médicamentos

Recepción técnica, en la cual se verifica las

En caso de alguna inconsistencia se informa al
cualidades de los medica. conforme a la Guía.
proveedor para tomar correctivos
Técnica del INVIMA
Ténico Operativo servicio farmacéutico, personal P U Químico Farmacéutico, C. Odontológico,
de apoyo servicio farmacéutico personal de farmacia IPS

Factura, Contrato, oficio de

devolución al proveedor

No ¿Los productos se Si
aprueban en
recepción Formato de registro
de humedad y
temperatura,
Formato de registro
de temperatura de
Ténico Operativo servicio farmacéutico, personal nevera
de apoyo servicio farmacéutico

Se almacena en cuarentena y se informa al Almacenar productos del servicio farmacéutico,

proveedor para devolución en orden alfabético, forma farmacéutica y fecha
de vencimiento
P U Químico Farmacéutico, P U Coordinador
Odontología Técnico Operativo servicio farmacéutico,
personal de apoyo farmacéutica

Ajuste de entrada
Registrar productos en el servicio farmacéutico
almacenados, en SIOS
Técnico Operativo servicio farmacéutico

Formato de registro de
humedad y temperatura, Registrar el control de humedad y
Formato de registro de temperatura, diariamente en la mañana y en la
temperatura de nevera tarde se realiza con un termo higrómetro

Técnico Operativo servicio farmacéutico,

Personal de apoyo servicio farmacéutico de
las IPS

Fin

Elaboró:

Aida Ines Portilla Cerón, Ingeniera Industrial

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MA-PP
MACROPROCESO Código MP-MS PRESTACION DE SERVICIOS MISIONALES

CODIGO PD VERSION
PROCESO Código PR-SF GESTION DEL SERVICO FARMACEUTICA
Translado y distribución de medicamentos, dispositivos
PROCEDIMIENTO PD-SF-03 4
médicos y odontológicos
FLUJOGRAMA PROCEDIMIENTO TRASLADO, DISTRIBUCION DE MEDICAMENTOS, DISPOSITIVOS MEDICOS Y ODONTOLOGICO

Inicio

Formato de pedidos con radicado de

Realizar pedido de medicamentos, dispositivos médicos y archivo y correspondencia, Reporte de
odontológicos, en el formato correspondiente según necesidad spark o huella de envío de correo
de cada IPS a la Sede Administrativa reacuerdo al programa electronico
de servicio farmacéutico

Personal de apoyo servicio farmacéutico de cada IPS

Revisar pedidos de las IPS de la Red, se revisa existencias y

se verifica que este sea coherente con reporte del SIOS

Técnico Operativo servicio farmacéutico

Embalar y distribuir los medicamentos, Dispo. médicos y

Odón., teniendo encuenta existencias y cantidad solicitada.
Apartir de la recepción del pedido se dispone tres días hábiles
para la entrega a las IPS

Técnico Operativo Servicio Farmacéutico, personal apoyo

Servicio Farmacéutico.

Formato de Rotular cada caja embalada con el lugar de destino , con el

salida nombre de cada IPS de destino, indicando el contenido.
Diligenciar el formato de salida con el número de cajas
despachadas

Técnico Operativo servicio farmacéutico

Traslado de
Trasladar medicamentos, dispositivos médicos y bodega
odontológicos a las IPS. generado por SIOS

Técnico Operativo Servicio Farmacéutico, Directores

Operativos Red

Fin

Elaboró:

Aida Inés Portilla Cerón,, Ingeniera Industrial

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MACROPROCESO Código MP-MS PRESTACION DE SERVICIOS MISIONALES MA-PP

CODIGO PD VERSION
PROCESO Código PR-SF GESTION DEL SERVICO FARMACEUTICA
Control de Inventarios y fechas de vencimiento de
PROCEDIMIENTO PD-SF-04 4
medicamentos, dispositivos médicos y l odontológico
FLUJOGRAMA PROCEDIMIENTO CONTROL DE INVENTARIOS DE MEDICAMENTOS, DISPOSITIVOS MEDICOS Y ODONTOLOGICO

Inicio

Formato control de
Revisar existencia de inventario e inventario general, inventario, Reporte
mensualmente se comparan las existencias en bodega SIOS de saldos en
y en los servicios farmacéuticos de cada IPS bodega

Técnico Operativo Servicio Farmacéutico, personal de

Apoyo Servicio Farmacéutico

Formato control de En caso de presentarse sobrantes o faltantes en las

IPS, revisar la facturación donde se presenta la
diferencia
Técnico Operativo servicio farmacéutico, personal de
apoyo servicio farmacéutico

Formato de verificación
Verificar cada tres meses la rotación de los de fecha de vencimiento,
medicamentos, dispositivos médicos y odontológicos Acto de devolución de
que estén para vencer en los próximos cuatro (4) medicamentos, Traslado
meses y que se proyecte que no van a rotaren la Red,
realiza la devolución a bodega del servicio
farmacéutico según cronograma del servicio
farmacéutico en caso que el medicamento tenga
rotación en algunas IPS, gestionar con el responsable
para el traslado del mismo

Técnico Operativo servicio farmacéutico, personal de

apoyo servicio farmacéutico coordinador de

Verificar fecha de vencimiento de medicamentos,

dispositivos médicos y odontológicos

Técnico Operativo servicio farmacéutico, personal de

apoyo servicio farmacéutico, Coordinador de

Acta de
Recepcionar medicamentos insumos médicos y devolución
odontológicos devueltos por las IPS, almacenar en el
área de cuarentena y se informa a la Química
Farmacéutica

Técnico Operativo servicio farmacéutico, personal de

apoyo Servicio Farmacéutico

Acta de
devolución Realizar la devolución al proveedor de medicamentos,
dispositivos médicos y odontológicos Próximos a
vencerse mediante un acta

P U Químico Farmacéutico, P U Coordinador

odontología

Fin

Elaboró:

Aída Inés Portilla Cerón, Ingeniera Industrial

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Código MP-MS MA-PP

MACROPROCESO PRESTACION DE SERVICIOS MISIONALES

Código PR-SF CODIGO PD VERSION

PROCESO GESTION DEL SERVICO FARMACEUTICA
Dispensación de medicamentos, dispositivos médicos y l
PROCEDIMIENTO PD-SF-05 4
odontológico
FLUJOGRAMA PROCEDIMIENTO DISPENSACION DE MEDICAMENTOS, DISPOSITIVOS MEDICOS Y ODONTOLOGICO

Inicio

Ingreso del usuario al servicio farmacéutico, solicitar la formula Formula medica o

médica o recetario para medicamentos de control recetario oficial,
documento de
identificación o carnet
Personal de apoyo servicio farmacéutico de cada IPS

Formula médica , Verificar datos del usuario o recetario oficial, con los
documentos de documentos de identificación, con los documentos de
identificación o carnet de identificación
salud

Personal de apoyo servicio farmacéutico de cada IPS

Verificar la existencia de medicamentos, dispositivos médicos y

odontológicos, verificar existencias en físico y en SISO. Si hay
existencias se continua el procedimiento. En caso de que no
hayan existencias se gestiona con el servicio farmacéutico de la
sede administrativo o a las demás IPS, para remitir o volver
llamar al Paciente

Personal de apoyo serviciofarmacéuticode cada IPS

Causar y liquidar la factura en sistema, se emite factura y se Factura y/o orden

explica al usuario la correspondencia de lo formulado con lo interna
registrado en la factura. Hacer firmar la factura por el usuario

Personal de apoyo servicio farmacéutico de cada IPS

Orientar al usuario en caso de demanda insatisfecha, para los

medicamentos que no se entregaran inmediatamente, se orienta
al usuario sobre el lugar donde debe reclamarlo, indicando la
dirección los horarios de atención y la fecha de entrega o si
puede presentarse inmediatamente

Personal de apoyo servicio farmacéutico de cada IPS

Factura, formula Dispensación de medicamentos. Entregar con previa verificación y

médica control, que correspondan a lo prescrito
Personal de apoyo servicio farmacéutico de cada IPS

Educar al usuario sobre aspectos indispensables que garanticen Formato educación

el efecto terapéutico y promoverán el uso adecuado de los al usuario
medicamentos

Personal de apoyo servicio farmacéutico de cada IPS

Diligenciar el formato de educación al paciente, hacer firmar al

usuario y presonal de apoyo de servicio farmacéutico

Personal de apoyo servicio farmacéutico de cada IPS

Libro de
Registrar Libro de Medicamentos de control Especial, el cual
medicament
debe mantenerse actualizado

Personal de apoyo servicio farmacéutico de cada IPS

Registrar formato de demanda insatisfecha, cuando no se Formato de demanda

entreguen medicamentos insatisfecha

Personal de apoyo servicio farmacéutico de cada IPS

Fin

Elaboró:

Aida Ines Portilla Cerón, Ingeniera Industrial

Página 1 de 1
Página 1 de 1
 MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS CODIGO MANUAL

MA-PP
MACROPROCESO Código MP-MS PRESTACION DE SERVICIOS MISIONALES

CODIGO PD VERSION
PROCESO Código PR-SF GESTION DEL SERVICO FARMACEUTICA

PROCEDIMIENTO Farmacovigilancia PD-SF-06 4

FLUJOGRAMA PROCEDIMIENTO FARMACOVIGILANCIA

Inicio

Recepcionar y revisar reporte de problemas Reporte de sospechas de

relacionados con medicamentos. Verificar que el formato reacciones adversas a
medicamentos
correspondiente este diligenciado en forma completa y
consistente

P U Química Farmacéutica, personal de apoyo Servicio

Farmacéutico IPS

Reporte de sospechas de
reacciones adversas a Diligenciar base de datos de farmacovigilancia, los
medicamentos Datos correspondientes a los casos reportados de
sospecha de relaciones adversas a medicamentos

Profesional Universitario Química Farmacéutica

Analizar los casos de sospecha de acciones adversa a Informe de análisis de

medicamentos. Se analiza cada caso en forma particular casos, protocolos de
, soportados en la Historia Clínica del paciente, farmacovigilancia
instucional
fundamentos bibliográficos y protocolos de
farmacovigilancia. Se define conclusiones del caso y se
envía a Subgerencia de salud e investigación y al Grupo
Calidad

P U Química Farmacéutica, Líder Grupo Calidad

Acta subcomité de
fármaco y Exponer al subcomité de fármaco y Tecn. vigilancia los
Tecnovigilancia resultados y conclusiones de cada caso.

Profesional Universitario Química Farmacéutica

Boletines
Difundir las medidas correctivas y preventivas informativos
relacionadas con los casos determinados como

Profesional Universitario Química Farmacéutica

Informe de
farmacovigilancia, Oficina
de remisión con soporte
de radicado
Elaborar informe y enviar alas autoridades de la salud
responsables de la farmacovigilancia
Profesional Universitario Química Farmacéutica

Fin

Elaboró:

Aída Inés Portilla Cerón, Ingeniera Industrial

Página 1 de 1
 MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS CODIGO MANUAL

MACROPROCESO Código MP-MS PRESTACION DE SERVICIOS MISIONALES MA-PP

PROCESO Código PR-SF GESTION DEL SERVICO FARMACEUTICA CODIGO PD VERSION

PROCEDIMIENTO Tecnovigilancia PD-SF-07 4
FLUJOGRAMA PROCEDIMIENTO TECNOVIGILANCIA

Inicio

Reporte de evento,
incidente adverso con Recepcionar y revisar reporte de problemas
dispositivos médicos relacionados con dispositivos médicos y odontológicos

P U Química Farmacéutica, Personal de apoyo servicio

farmacéutico

Diligenciar la base de datos de tecnovigilancia los datos Base de datos (xsl) de

correspondientes a los casos con reporte de evento tecnovigilancia, report de
eventos - incidencidente
adverso con dispositivos
médicos
Profesional Universitario Químico Farmacéutico

Informe de análisis
de casos,
Analizar los casos de evento - incidente adverso con
Protocolos de dispositivos médicos
tecnovigilancia
P U Química Farmacéutica, Líder Grupo Calidad

Exponer al subcomité de fármaco y tecnovigilancia los Acta subcomité de

resultados y conclusiones de cada caso. En Subcomité fármaco y Tecn.
vigilancia
de fármaco y tecnovigilancia, en reuniones según
cronograma anual, se sustentarlos casos presentados
durante el bimestre anterior, indicando las conclusiones,
para proceder a definir acciones correctivas que emiten
con el responsable de su ejecución según corresponda a
cada caso objeto de estudio

Profesional Universitario Químico Farmacéutico

Boletines
informativos
Difundir las medidas correctivas y preventivas
relacionadas con los casos determinados como
relevantes. Los comunicados son aprobados por el
Subgerente de Salud e Investigación

Profesional Universitario Química Farmacéutica

Elaborar informe y enviar las autoridades de la Salud Informe de tecnovigilancia,

responsables de la Tecnovigilancia, s adjunta los reporte tecnovigilancia,
oficina de remisión con
soportes diligenciados por el personal de salud de Pasto soporte de radicado
Salud E.S.E

Profesional Universitario Química Farmacéutica

Fin

Elabró:

Aida Ines Portilla Cerón, Ingeniera Industrial

Pagina 1 de 1
 MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS CODIGO MANUAL

Código MP-MS MA-PP

MACROPROCESO PRESTACION DE SERVICIOS MISIONALES

Código PR-SF CODIGO PD VERSION

PROCESO GESTION DEL SERVICO FARMACEUTICA
Desnaturalización de medicamentos y dispositivos
PROCEDIMIENTO PD-SF-08 4
médicos
FLUJOGRAMA PROCEDIMIENTO DESNATURALIZACION DE MEDICAMNTOS Y DISPOSITIVOS MEDICOS

Inicio

Acta de control
de inventarios Identificar medicamentos, dispositivos médicos y odontológicos
vencidos. En el procedimiento de control de inventarios

Persona de apoyo servicio farmacéutico

Acta remisión al
Clasificar Medicamentos, dispositivos médicos y odontológicos Director Operativo,
vencidos Solicitud a la
Gerencia
Personal de apoyo servicio farmacéutico, Profesional Universitario,
Químico Farmacéutico

Factura
Autorizar la desnaturalización de medicamentos, dispositivos
médicos y odontológicos vencidos
Gerencia

Oficio
Requerimiento de pago de medicamentos, dispositivos médicos y
odontológicos vencidos. El pago de los mismos en servico
farmacéutico en facturación para otros servicios
Director Operativo, Interventor o Supervisor de contrato, Jefe
inmediato Inmediato

Factura Facturar los de medicamentos, dispositivos médicos y

odontológicos vencidos y reportar la facturación, entregar copia
de la factura al Director Operativo de la Red, Jefe inmediato o
interventor, supervisor del contrato

Respo del vencimiento de medicamentos, dispositivos médicos y

odontológicos

Enviar los medicamentos, dispositivos médicos y odontológicos Factura

vencidos, con factura. Se remite al servicio farmacéutico de la
Sede Administrativa
Director Operativo, Interventor o Supervisor de contrato, Jefe
Inmediato

Desnaturalización del producto de acuerdo a su forma

farmacéutica se empaca en bolsas rojas para incinerar, se
destruyen las etiquetas y los frascos se reciclan

Profesional Universitario Químico Farmacéutico

Acta de Levantar acta de desnaturalización. Enviar copia a Gerencia

desnaturalización
cuando exista autorización y copia a la subgerencia de Salud e
Investigación

Profesional Universitario Químico Farmacéutico

Fin

Elaboró:
Aida Inés Portilla Cerón, Ingeniera Industrial

Página 1 de 1
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