Curso IDEA Nivel 1

CI101
Análisis de datos IDEA

Nivel 1
IDEA 10
Curso de formación
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CI101 Análisis de datos IDEA - Nivel 1

Versión: CI101_LTR_10.1_02
ÍNDICE
Introducción a IDEA .................................................................................................... 11

1.1. Introducción ............................................................................................................12
1.2. Las etapas del uso de IDEA ..................................................................................14
1.2.1. Determinar si IDEA es apropiado para la auditoría .................................14
1.2.2. Identificar cuándo se puede usar IDEA ...................................................14
1.2.3. Obtener los datos ....................................................................................15
1.2.4. Analizar los datos ....................................................................................16
1.2.5. Revisar el análisis y mantenimiento ........................................................16
1.3. Preparación del curso ............................................................................................17
1.3.1. Instalación de los archivos del curso .......................................................17
1.3.2. Inicio de IDEA ..........................................................................................17
1.4. Componentes de IDEA ..........................................................................................18
1.5. Sistema de Ayuda de IDEA....................................................................................20
Ejercicio 1A: Descripción de la Ayuda de IDEA .................................21
Administración de bases de datos ............................................................................ 25

2.1. Gestión de proyectos .............................................................................................26
Ejercicio 2A: Crear un proyecto ..........................................................27
2.1.1. Uso de proyectos: Bloqueado y desbloqueado .......................................28
Ejercicio 2B: Seleccionar un proyecto ................................................28
2.2. Biblioteca ............................................................................................................... 30

2.2.1. Biblioteca de proyecto, Biblioteca local y Biblioteca corporativa ............ 30
2.2.2. Grupos de biblioteca ............................................................................... 31
2.3. El Explorador de archivos ...................................................................................... 34
2.4. Administración de bases de datos ......................................................................... 37
2.4.1. Creación de subcarpetas ........................................................................ 37
2.4.2. Copiar y mover bases de datos .............................................................. 37
2.4.3. Marcar bases de datos ........................................................................... 37
2.4.4. Desbloqueo de bases de datos .............................................................. 38
Obtención e importación de datos ............................................................................ 41

3.1. Antes de usar IDEA ............................................................................................... 42
3.1.1. Planificación ............................................................................................ 42
3.1.2. Solicitud de los datos .............................................................................. 42
3.1.3. Transferencia de los datos ...................................................................... 42
3.1.4. Diferentes tipos de archivos.................................................................... 42
3.2. Importación de un archivo Microsoft Excel ............................................................ 44
Ejercicio 3A: Importar un archivo Excel ............................................. 44
3.3. Importación de un archivo Microsoft Access ......................................................... 48
Ejercicio 3B: Importar un archivo Access .......................................... 48
3.4. Importación de archivos CVS ................................................................................ 51
Ejercicio 3C: Importar un archivo CSV............................................... 51
3.5. Importar otros archivos con Report Reader .......................................................... 53
Ejercicio 3D: Importar un archivo de informe impreso ....................... 54
Conciliación y evaluación de los datos ..................................................................... 65

4.1. Principios de conciliación ...................................................................................... 66
4.2. Total de control ...................................................................................................... 67
Ejercicio 4A: Conciliar datos usando Total de control ....................... 67
4.3. Estadísticas de campo........................................................................................... 69
Ejercicio 4B: Conciliar datos usando Estadísticas de campo ............ 69
4.3.1. Mostrar estadísticas de campo ............................................................... 70
4.4. Indexación ............................................................................................................. 72
Ejercicio 4C: Indexar una base de datos por un campo .................... 72
Ejercicio 4D: Indexar una base de datos por varios campos ............. 73
4.5. Buscar .................................................................................................................... 75
Ejercicio 4E: Buscar un registro específico con la función
Buscar ........................................................................... 75
4
Índice
4.6. Visualización ..........................................................................................................76

Ejercicio 4F: Visualizar .......................................................................76
Ejercicio 4G: Descubrir .......................................................................79
Ejercicio 4H: Cómo abrir un panel de información guardado .............81
4.6.1. Cómo copiar gráficos...............................................................................82
Detección de registros específicos ........................................................................... 85

5.1. Criterios ..................................................................................................................86
Ejercicio 5A: Mostrar registros filtrados ..............................................86
Ejercicio 5B: Guardar elementos filtrados ..........................................88
Ejercicio 5C: Visualizar varias bases de datos al mismo
tiempo ............................................................................89
5.2. Uso del Editor de ecuaciones para crear criterios .................................................91
Ejercicio 5D: Usar el Editor de ecuaciones ........................................95
5.3. Extracción directa (extraer elementos de valor alto) .............................................98
Ejercicio 5E: Extracción directa ..........................................................98
Ejercicio 5F: Detectar elementos inusuales mediante una
Extracción directa ........................................................101
Perfil de datos ........................................................................................................... 107

6.1. Estratificación .......................................................................................................108
6.1.1. Estratificación de un campo numérico ..................................................108
Ejercicio 6A: Estratificar por total de ventas .....................................109
Ejercicio 6B: Estratificar especificando un campo para
agrupar ........................................................................114
6.1.2. Estratificación de un campo fecha ........................................................117
Ejercicio 6C: Estratificar una base de datos por mes .......................117
6.1.3. Estratificación de un campo carácter ....................................................118
6.2. Resumen ..............................................................................................................119
Ejercicio 6D: Ejecutar un Resumen como un resultado ...................119
Ejercicio 6E: Crear una base de datos de resumen .........................121
6.3. Tabla dinámica .....................................................................................................123
Ejercicio 6F: Crear una Tabla dinámica ...........................................123
6.4. Vencimiento (o análisis de antigüedad) ...............................................................128
Ejercicio 6G: Vencimiento de base de datos ....................................128
5 CaseWare IDEA Inc.

Identificación de irregularidades ............................................................................. 135

7.1. Clave duplicada ................................................................................................... 136
Ejercicio 7A: Detectar claves duplicadas ......................................... 136
Ejercicio 7B: Buscar registros no duplicados ................................... 138
7.2. Detección de omisiones ...................................................................................... 140
Ejercicio 7D: Detectar vacíos en un campo numérico ..................... 140
Ejercicio 7E: Detectar vacíos en un campo fecha ........................... 141
Muestreo .................................................................................................................... 145

8.1. Muestreo .............................................................................................................. 146
8.2. Muestreo sistemático de registros ....................................................................... 147
Ejercicio 8A: Extraer una muestra sistemática ................................ 147
8.3. Muestreo aleatorio de registros ........................................................................... 149
Ejercicio 8B: Extraer una muestra aleatoria .................................... 149
8.4. Muestreo aleatorio estratificado .......................................................................... 151
Ejercicio 8C: Extraer una muestra aleatoria estratificada ................ 151
Auditoría de un archivo de contabilidad general .................................................... 155

9.1. Particularidades del caso práctico ....................................................................... 156
Ejercicio 9A: Conciliar totales de cuenta.......................................... 156
Ejercicio 9B: Identificar transacciones que faltan ............................ 156
Ejercicio 9C: Buscar duplicados de transacciones de débito .......... 157
Ejercicio 9D: Identificar partidas nulas ............................................. 157
Ejercicio 9E: Crear una muestra aleatoria de cheques ................... 158
Manipulación y adición de campos ......................................................................... 161

10.1. Manipulación de campos ..................................................................................... 162
10.1.1. Modificación de campos ....................................................................... 162
Ejercicio 10A: Modificar campos ........................................................ 163
10.1.2. Adición de campos ................................................................................ 163
Ejercicio 10B: Anexar campos virtuales............................................. 163
Ejercicio 10C: Anexar campos normales ........................................... 165
Ejercicio 10D: Uso de @If con campos booleanos ............................ 166
Ejercicio 10D: Anexar campos editables............................................ 168
6
Índice
Creación de ecuaciones ........................................................................................... 171

11.1. @Funciones .........................................................................................................172
Ejercicio 11A: Agregar campos virtuales usando la función
@Left ...........................................................................172
Ejercicio 11B: Agregar campos virtuales usando la función
@Right.........................................................................174
Ejercicio 11C: Agregar campos virtuales usando @Round ...............174
Ejercicio 11D: Evaluar el impacto del redondeo .................................175
Ejercicio 11E: Filtrar registros en campos virtuales ...........................175
Ejercicio 11F: Uso de @Match para filtrar registros ..........................175
Uso de múltiples bases de datos ............................................................................. 177

12.1. Anexar bases de datos ........................................................................................178
Ejercicio 12A: Cómo anexar bases de datos .....................................178
12.2. Unión de bases de datos .....................................................................................180
Ejercicio 12B: Coincidencia de campos de diferentes bases de
datos ............................................................................182
Ejercicio 12C: Identificar registros no coincidentes ............................185
Procedimientos con resultados ............................................................................... 187

13.1. Personalizar la vista de los datos y guardarla .....................................................188
13.1.1. Ocultar campos .....................................................................................188
13.1.2. Modificar el ancho de columna ..............................................................188
13.1.3. Modificar el orden de los campos..........................................................188
13.1.4. Inmovilizar columnas .............................................................................189
13.1.5. Agrupar registros ...................................................................................189
13.1.6. Resaltar espacios ..................................................................................189
13.1.7. Agrupar y desagrupar ............................................................................189
13.1.8. Formato de columnas ............................................................................189
13.1.9. Vistas .....................................................................................................190
13.2. Imprimir datos o resultados de una tarea ............................................................191
13.3. Crear informes y gráficos personalizados ............................................................192
13.3.1. Crear un informe....................................................................................192
13.3.2. Gráfico de datos ....................................................................................192
13.4. Exportar los datos a formatos de archivo comunes .............................................193
13.4.1. Exportar .................................................................................................193
13.4.2. Publicar ..................................................................................................193

13.5. Transferir datos y gráficos a otras aplicaciones .................................................. 194

13.5.1. Cortar, copiar y pegar ........................................................................... 194
13.5.2. Arrastrar y soltar.................................................................................... 194
Ejercicio de recapitulación ....................................................................................... 197

14.1. Particularidades del caso práctico ....................................................................... 198
14.2. Perfil de los datos ................................................................................................ 199
Ejercicio 14A: Importar el archivo Exempleados ............................... 199
Ejercicio 14B: Hallar la distribución de empleados que se van
por año ........................................................................ 199
Ejercicio 14C: Hallar la distribución por edad en un gráfico de
barras .......................................................................... 200
Ejercicio 14D: Calcular las edades promedio, máxima y mínima ...... 201
Ejercicio 14E: Distribuir por grupo ..................................................... 202
14.3. Evidencia de auditoría ......................................................................................... 203
Ejercicio 14F: Importar datos de pagos a contratados ...................... 203
Ejercicio 14G: Identificar exempleados que recibieron pagos ........... 203
Ejercicio 14H: Identificar el número de empleados ............................ 203
Ejercicio 14I: Rellene los espacios vacíos. ...................................... 204
Documentación ......................................................................................................... 207

15.1. Revisión ............................................................................................................... 208
15.2. Historial ................................................................................................................ 209
15.3. Comentarios ........................................................................................................ 211
15.4. Diagrama global................................................................................................... 212
15.5. Datos, documentación y gestión del tiempo ........................................................ 215
15.5.1. Copia de seguridad de datos ................................................................ 215
15.5.2. Documentación ..................................................................................... 215
15.5.3. Administración....................................................................................... 215
Otros productos ........................................................................................................ 217

16.1. CaseWare SmartAnalyzer ................................................................................... 218
Ejercicio 16A: Uso de SmartAnalyzer ................................................ 218
16.1.1. Preparación de los datos ...................................................................... 225
16.1.2. Rutinas de importación estándar .......................................................... 225
16.1.3. Varias aplicaciones ............................................................................... 225
16.1.4. Potencia y flexibilidad ........................................................................... 226
8
Índice
16.2. IDEA Server .........................................................................................................227

16.2.1. Biblioteca corporativa ............................................................................228
16.2.2. Sincronizar datos ...................................................................................229
16.2.3. Bases de datos virtuales .......................................................................229
16.3. CaseWare Monitor ...............................................................................................230
Cómo acceder a recursos y servicio técnico .......................................................... 233

17.1. CaseWare Passport .............................................................................................234
17.1.1. Inscripción en CaseWare Passport .......................................................234
17.1.2. Para inscribirse: .....................................................................................234
17.1.3. Acceso a CaseWare Passport ..............................................................236
17.2. Contactar con nosotros ........................................................................................237
17.3. Otras opciones de formación ...............................................................................238
17.3.1. Análisis de datos IDEA - Nivel 2 (CI102) ...............................................238
17.3.2. IDEAScript para analistas (CI103) ........................................................238
17.3.3. Cursos de formación impartidos por nuestros distribuidores ................239
17.4. Acreditaciones ......................................................................................................241
17.4.1. Tipos de acreditación ............................................................................241
17.4.2. Requisitos de formación para acreditaciones .......................................241
17.4.3. Cómo inscribirse ....................................................................................241
Ejercicio avanzado .................................................................................................... 243

Desafío de IDEA ..............................................................................................................244
@Funciones............................................................................................................... 247
Directrices para solicitar datos de equipos informáticos ...................................... 253

I. Planifique la solicitud ....................................................................................................253
II. Solicite los datos por escrito ........................................................................................254
III. Evite problemas potenciales.......................................................................................254
Especificaciones técnicas para datos informáticos .........................................................255

Introducción a IDEA
Objetivos de la sección
 Comprender el objetivo del uso de IDEA y sus funciones.
 Identificar dónde y cuándo utilizar IDEA en una auditoría.
 Comprender cómo utilizar IDEA.
 Cargar los archivos del curso.
 Iniciar IDEA.
1.1. INTRODUCCIÓN
IDEA es una herramienta de interrogación de archivos que pueden utilizar
diversas personas y organizaciones, tales como auditores, contables,
investigadores y personal de tecnología de la información. IDEA permite analizar
los datos de diversas maneras: por ejemplo, puede obtener extracciones,
realizar muestreos, e identificar errores, problemas, cuestiones específicas y
tendencias. Con IDEA puede leer, visualizar, analizar, manipular, obtener
muestras y extraer archivos de datos desde prácticamente cualquier origen;
desde grandes sistemas a equipos personales. Las funciones y características
de IDEA son únicas. Con ellas podrá trabajar de una manera más efectiva y
eficiente, y añadir mucho más valor a su organización y a su trabajo.
IDEA se puede comparar con programas de hoja de cálculos, como por ejemplo
Microsoft Excel©. La diferencia entre IDEA y hojas de cálculo reside
fundamentalmente en el hecho de que IDEA se ha diseñado específicamente
para auditores e investigadores. Es por esta razón que IDEA cuenta con
funcionalidades orientadas a auditores e investigadores y les ayuda a cumplir
sus objetivos. Por ejemplo, IDEA:
 Guarda un registro con todos los cambios realizados en un archivo

(base de datos) y mantiene un seguimiento de la auditoría o un registro
de todas las operaciones, incluso de las pruebas de importación y
auditoría realizadas en la base de datos. Cada entrada se etiqueta con
el Id. de usuario que inició sesión en Windows.
 Permite importar y exportar datos en diferentes formatos, incluso
archivos originados en grandes sistemas o en software de contabilidad.
 Lee y procesa millones de registros en segundos.
IDEA realiza las siguientes tareas, de gran utilidad para contables, auditores y
profesionales de sistemas de información y finanzas:
 Comparar, unir, anexar y conectar diferentes archivos de diferentes

orígenes.
 Extraer transacciones específicas, identificar vacíos de datos (por
ejemplo, en una secuencia numérica de cheques), o identificar
duplicados.
 Obtener un perfil de los datos mediante la creación de resúmenes,
estratos y vencimiento de archivos (o análisis de antigüedad)
 Obtener estadísticas automáticamente.
 Crear diagramas y gráficos a partir de los datos.
 Obtener muestras usando diferentes métodos de muestreo.
Como ocurre con la mayoría de las soluciones de software empresarial, IDEA

posee su propio lenguaje de programación denominado IDEAScript. IDEAScript
es compatible con Microsoft Visual Basic for Applications©. Los archivos
IDEAScript también se conocen como macros. Las macros IDEAScript se crean
al registrar una serie de pasos, copiar desde otras macros, copiar del historial,
escribir en la ventana del editor o una combinación de los pasos anteriores.
12
Sección 1: Introducción a IDEA
IDEA cuenta también con un Explorador de archivos. Este explorador le permite

crear carpetas para cada proyecto y dividir el trabajo en subcarpetas si es
necesario. De esta manera puede, por ejemplo, crear subcarpetas para cada
departamento de la empresa del cliente. IDEA también crea subcarpetas de
biblioteca que le permiten organizar todos los archivos asociados al proyecto,
como ecuaciones, macros, definiciones de registro y archivos de datos sin
procesar.
La funcionalidad de IDEA puede incrementarse en base a los requisitos de sus

usuarios. CaseWare IDEA le proporciona complementos gratuitos con funciones
especiales para diferentes tipos de usuarios. Además puede adquirir módulos
para usos específicos (por ej. para la importación de archivos desde programas
de contabilidad).

1.2. LAS ETAPAS DEL USO DE IDEA

El procedimiento para utilizar IDEA varía de acuerdo a las circunstancias del
usuario pero los pasos principales se detallan en el siguiente esquema:
Determinar si IDEA es
apropiado para la auditoría
Considerar los objetivos de

auditoría y dónde se puede
utilizar IDEA
Determinar los datos

necesarios y organizar la
descarga
Usar tareas de IDEA
Revisión y limpieza
1.2.1. DETERMINAR SI IDEA ES APROPIADO PARA LA AUDITORÍA

Los posibles beneficios de utilizar IDEA se pueden evaluar mediante el análisis
de los objetivos de la auditoría y de los problemas esperados, así como a partir
del volumen de datos, número de registros y número de campos. Se debe
prestar una atención especial a la utilidad que tienen los análisis adicionales
comparada con la de los análisis que provee el sistema y a si existen otros
factores especiales, tales como detección e investigación de fraude, auditorías
operativas o de gestión (para obtener estadísticas de rendimiento) e
investigaciones especiales.
1.2.2. IDENTIFICAR CUÁNDO SE PUEDE USAR IDEA

IDEA se puede usar en diferentes situaciones, con diferentes fines y objetivos.
En general, IDEA se utiliza para validar la exactitud e integridad de la
información, mostrar datos de diversas maneras y generar análisis difíciles de
obtener de otro modo. IDEA puede ser útil también para identificar elementos
inusuales o extraños, para validar datos mediante del cruce de información
relacionada o para validar cálculos específicos.
14
Aunque IDEA le permite aumentar su ámbito de acción mediante la

investigación de una gran cantidad de información, cubriendo potencialmente el
100% de las operaciones, también puede extraer y analizar solo una porción de
la base de datos usando las funciones de muestreo de IDEA. También puede
usar IDEA para examinar un subconjunto de la población (una muestra) que le
permita predecir resultados financieros o estimar la aparición de determinados
elementos en la muestra y trasladar estas conclusiones a la población como un
todo.
En auditorías, IDEA se utiliza generalmente para pruebas sustantivas. Si existe

la necesidad de determinar si hay elementos erróneos o de cuantificar un
problema o de identificar ciertos elementos, entonces debe utilizar IDEA. IDEA
no se utiliza normalmente para comprobar procedimientos, aunque sí se puede
deducir que si no existen errores, los procedimientos están funcionando
correctamente. IDEA se puede utilizar también para pruebas de cumplimiento
cuando se cuenta con controles informáticos mediante los cuales puedan volver
a calcularse pruebas de edición, hacer comparaciones y efectuar otros
procedimientos informáticos.
La calidad de los datos, el conocimiento de la base de datos con la que se

está trabajando y su experiencia contribuirán al éxito en el uso de IDEA.
Con el tiempo, podrá incrementar el alcance de sus investigaciones, ya sea
realizando pruebas que no se pueden realizar manualmente, produciendo
análisis complejos o detectando anomalías imposibles de detectar hasta ese
momento.
No es extraño que al utilizar IDEA se identifiquen muchos más elementos

excepcionales y consultas que con otros métodos y esto puede requerir más
tiempo de seguimiento. Sin embargo, puede que el uso de IDEA reemplace otras
pruebas y le ahorre tiempo en general. Por esa razón, es importante comparar
el precio de utilización de IDEA con las ventajas que ofrece.
1.2.3. OBTENER LOS DATOS

A diferencia de programas de hojas de cálculo o bases de datos, los usuarios
de IDEA no escriben los datos, solo leen y analizan los datos del cliente o de
otros. Debido a la naturaleza del trabajo en IDEA, la descarga de los datos para
su importación a IDEA es de vital importancia y a veces es una tarea más
laboriosa y costosa que el análisis mismo.
La descarga de los datos es la etapa más técnica del proceso ya que a menudo
requiere la ayuda de ingenieros de sistemas. Sin embargo, con las herramientas
y técnicas ahora disponibles, este proceso se ha ido simplificando y son muy
pocos los archivos que no se pueden importar, aunque el tiempo y el gasto
necesarios para hacerlo pueda variar considerablemente.
Antes de descargar y analizar los datos, es necesario identificar la información

que es necesaria para el análisis. Este es un proceso con frecuencia
bidireccional, en el que las pruebas que se van a realizar están limitadas por los
datos disponibles. Los datos pueden estar en más de un archivo o sistema. En
esta etapa, es importante que el usuario comprenda la disponibilidad y los
detalles de las bases de datos. Tal vez deba examinar el diccionario de datos
para determinar la estructura del archivo y las relaciones entre las bases de
datos y las tablas.

Al determinar los datos que son necesarios para el análisis, puede que sea más
fácil importar todos los campos. Sin embargo, en algunos casos puede que
obtenga tamaños de archivo muy grandes que requieran mucho tiempo para
definir todos los campos durante la importación a IDEA. Por esta razón, es
preferible ser selectivo e ignorar los campos vacíos, los campos con
descripciones largas y la información que no es necesaria. Al mismo tiempo, no
debería omitir información relevante.
1.2.4. ANALIZAR LOS DATOS

Consulte las secciones 2 a 14 para obtener información detallada acerca de las
tareas de IDEA.
1.2.5. REVISAR EL ANÁLISIS Y MANTENIMIENTO

Consulte la sección 15 para obtener información detallada acerca de la revisión
de su análisis y el mantenimiento del trabajo.
16
1.3. PREPARACIÓN DEL CURSO

A lo largo del curso se irán completando ejercicios y casos prácticos con la
ayuda de varias funciones y tareas en IDEA. La mayoría de los ejercicios y casos
prácticos se basan en archivos de datos de una empresa ficticia llamada Bright
IDEA, Inc. Antes de comenzar los ejercicios se supone que se realizaron todos
los pasos de la sección Etapas del uso de IDEA, que solicitó los archivos
correctos de Bright IDEA, Inc. y que descargó correctamente los archivos del
cliente.
Bright IDEA, Inc. es una compañía con ingresos anuales de 44 millones de

dólares. La compañía se dedica a la venta de relojes a través de su red de
distribuidores en todo el mundo. Bright IDEA, Inc. tiene tanto clientes
particulares como tiendas. Su ejercicio comercial finalizó el jueves, 31 de
diciembre de 2015.
1.3.1. INSTALACIÓN DE LOS ARCHIVOS DEL CURSO

Los archivos de ejemplo que se usan en este curso están en un CD en el dorso
de esta guía. Debe copiar los archivos en la carpeta Proyectos IDEA que se
creó al instalar IDEA.
1. Coloque el CD en la unidad de lectura correspondiente.

2. Busque y seleccione la carpeta Análisis de datos IDEA - Nivel 1.
3. Copie y pegue la carpeta Análisis de datos IDEA - Nivel 1 en la
siguiente carpeta local:
C:\Usuarios\<ID USUARIO>\Documentos\Mis documentos de
IDEA\Proyectos IDEA
1.3.2. INICIO DE IDEA

1. En la pantalla Inicio de Windows, haga clic en la flecha situada en la
esquina inferior izquierda.
2. En la vista Aplicaciones, desplácese hasta el grupo IDEA y haga clic en
IDEA.

1.4. COMPONENTES DE IDEA

Examine los componentes de la ventana de IDEA tal como se muestran en la
siguiente imagen:
Barra de Barra de Cinta de IDEA Ventana Base de Ventana
herramientas de herramientas del datos Propiedades
Acceso rápido Explorador de
archivos
Nombre del Ventanas flotantes Ventanas Información de Número de registros y

proyecto de Explorador de proyecto IDEA espacio disponible en
escritorio activo archivos y Biblioteca Server disco
IDEA muestra el contenido de la base de datos en la parte central de la ventana.

Desplácese a través de los campos (columnas) y registros (filas) en la base de
datos usando las flechas del teclado o las barras de desplazamiento horizontal
y vertical. El encabezado de fila representa el número de registro. El número
total de registros que contiene la base de datos se muestra en la parte derecha
de la Barra de estado, situada en la parte inferior de la pantalla. En este ejemplo,
el archivo de datos contiene 900 registros.
18
En el área Base de datos de la ventana Propiedades, cada base de datos IDEA

tiene cinco propiedades básicas:
Propiedad Descripción
Datos Muestra los datos en la ventana Base de datos.
Historial Muestra el historial de todas las tareas ejecutadas en la

base de datos.
Estadísticas de Muestra estadísticas para todos los campos: numérico, de

campo fecha y de hora de la base de datos.
Total de control Muestra el total neto de un campo especificado a efectos

de conciliación.
Criterios Abre el Editor de ecuaciones y permite especificar un

criterio para filtrar registros.
Las bases de datos resultantes de tareas realizadas en IDEA se agregan a la

base de datos principal en el área Resultados de la ventana Propiedades. Las
siguientes tareas pueden generar Resultados:
 Estratificación
 Resumen
 Detección de omisiones
 Vencimiento (o análisis de antigüedad)
 Tabla dinámica
 Ley de Benford
 Gráfico de datos
 Generar números aleatorios
 Muestreo de unidades monetarias
El área Índices de la ventana Propiedades muestra todos los índices que se

generaron en la base de datos activa. El índice activo aparece resaltado con
una marca de verificación.
El área Comentarios de la ventana Propiedades permite al usuario escribir notas

relacionadas con la base de datos.

1.5. SISTEMA DE AYUDA DE IDEA

La Ayuda de IDEA es similar a la Ayuda utilizada en otras aplicaciones que se
ejecutan en Windows. El sistema de Ayuda cuenta con instrucciones paso a
paso, información detallada y temas relacionados para todas las funciones de
IDEA. A su vez incluye ejemplos y sugerencias para muchas tareas de IDEA.
El sistema de Ayuda de IDEA le permite acceder también a la Ayuda de otros
componentes de IDEA como Report Reader, IDEAScript y al Editor de
ecuaciones. En conjunto, la Ayuda de IDEA cuenta con más de 1.300 páginas
de información. No dude en consultar la Ayuda de IDEA si necesita asistencia.
Hay dos maneras de acceder a la Ayuda de IDEA en cualquier momento:
 En la pestaña Archivo haga clic en Ayuda y luego haga clic en Ayuda

de CaseWare IDEA.
 Haga clic en el botón Ayuda en la cinta de IDEA.
También podrá acceder a la Ayuda de IDEA pulsando la tecla F1. El sistema de

Ayuda de IDEA es contextual, es decir, si presiona F1 cuando está en un cuadro
de diálogo específico, aparecerá la Ayuda relacionada con ese cuadro de
diálogo. Por ejemplo si pulsa F1 cuando está abierto el cuadro de diálogo
Vencimiento (o análisis de antigüedad), aparecerá la Ayuda mostrando el tema
Vencimiento.
El sistema de Ayuda de IDEA fue creado con la tecnología más avanzada y usa
un sistema HTML que le permite buscar palabras específicas, buscar en un
índice o visualizar el contenido de la Ayuda en un formato organizado.
20
EJERCICIO 1A: DESCRIPCIÓN DE LA AYUDA DE IDEA

1. En la pestaña Archivo haga clic en Ayuda y luego en Ayuda de
CaseWare IDEA.
2. En la pestaña Contenido, haga doble clic en Utilizar las tareas de
IDEA y luego explore los temas.
3. En la barra de herramientas de IDEA, haga clic en el botón Opciones y

seleccione Inicio.
Aparecerá la página principal de la Ayuda de IDEA.
4. En la página principal de la Ayuda haga clic y seleccione

Procedimientos iniciales.
Aparecerá la página Procedimientos iniciales.

5. En la página Procedimientos iniciales haga clic en Iniciar IDEA.

6. En la barra de herramientas de la Ayuda de IDEA, haga clic en Atrás
para volver a la página anterior.
7. Cuando haya terminado de explorar la Ayuda cierre la ventana de
Ayuda haciendo clic en el botón Cerrar, en el margen superior derecho.
22
NOTAS DE LA SECCIÓN

Administración de bases de datos
 Aprender a guardar y segregar su trabajo.
 Gestionar sus archivos con la ayuda del Explorador de archivos.

2.1. GESTIÓN DE PROYECTOS

La primera vez que abra IDEA verá lo siguiente:
Cuando instala IDEA, el programa crea la carpeta Samples (ejemplos) que

contiene los archivos de ejemplo que puede ver en el lado izquierdo de la
pantalla. Si pasa el cursor sobre Proyecto gestionado: en la esquina inferior
izquierda de la ventana de IDEA, IDEA muestra la ruta a la carpeta del proyecto
actual (C:\Usuarios\<su Id. de usuario>\Documentos\Mis documentos de
IDEA\Proyectos IDEA\Samples). Todas las bases de datos de IDEA en este
directorio aparecen en el Explorador de archivos, la ventana a la izquierda de la
pantalla.
Los proyectos se gestionan mediante la distribución del trabajo en Proyectos

gestionados o Proyectos externos en IDEA. Se recomienda crear un directorio
distinto para cada proyecto en el que se trabaja. La diferencia entre los dos tipos
de proyectos radica en la organización del disco duro. Un proyecto gestionado
reside en el directorio de proyectos IDEA y un proyecto externo residirá en el
directorio creado por el usuario en otra carpeta.
26
Sección 2: Administración de bases de datos
EJERCICIO 2A: CREAR UN PROYECTO

Los nuevos proyectos se crean normalmente como proyectos gestionados. Los
proyectos gestionados le permiten organizar todos sus proyectos en una carpeta
central, el directorio de proyectos IDEA. Siga el procedimiento a continuación
para crear un proyecto gestionado.
1. En la pestaña Principal, en el grupo Proyectos, haga clic en Crear.

Aparecerá el cuadro de diálogo Crear proyecto.
2. Seleccione la opción Proyecto gestionado.

3. En el campo Nombre de proyecto, escriba Nuevo proyecto IDEA.
4. Haga clic en Aceptar.

El nuevo proyecto se abre en IDEA. Al iniciar un nuevo proyecto, la
carpeta del proyecto estará vacía. Debe importar los archivos en IDEA
para que aparezcan visibles en el Explorador de archivos.
En el cuadro de diálogo Crear proyecto, también puede crear proyectos

externos. Los proyectos externos funcionan exactamente igual que los
proyectos gestionados, excepto que residen fuera del directorio
Proyectos IDEA. Puede además utilizar la opción Proyecto externo para
apuntar a carpetas de trabajo previas a IDEA 9 para utilizar en IDEA.
Cuando selecciona la opción Proyecto externo, puede crear o seleccionar
una carpeta existente que esté fuera del directorio Proyectos IDEA.
Cuando vaya crear un proyecto externo, se le pedirá que

seleccione un modo de uso. El modo de uso determina si el
proyecto está bloqueado o desbloqueado.
Los proyectos gestionados nuevos están bloqueados
automáticamente.

2.1.1. USO DE PROYECTOS: BLOQUEADO Y DESBLOQUEADO

Cuando se crea un Proyecto de escritorio o local, se le asigna automáticamente
un modo de uso al proyecto (gestionado) o se le pide al usuario que seleccione
el modo de uso (externo). A continuación describimos los dos tipos de uso de
proyectos:
 Uso individual
Este modo bloquea la carpeta del proyecto local para el usuario actual y
activa las funciones Diagrama global y Biblioteca. Otros usuarios
pueden acceder al proyecto, sin embargo las funciones Diagrama global
del proyecto y Biblioteca no estarán disponibles para ellos.
 Uso compartido
Desbloquea la carpeta del proyecto local para que puedan acceder
todos los usuarios que corresponda. Cuando un proyecto gestionado se
configura para uso compartido, las funciones Diagrama global y
Biblioteca no estarán disponibles para ningún usuario. En este estado,
permite además a otros usuarios bloquear el proyecto para que puedan
tener acceso al Diagrama global y a la Biblioteca en ese proyecto.
Una vez creado el proyecto, puede cambiar el tipo de uso del proyecto en el
cuadro de diálogo Propiedades del proyecto.
EJERCICIO 2B: SELECCIONAR UN PROYECTO

Para este trabajo, cambiará al proyecto Análisis de datos IDEA - Nivel 1
mediante el siguiente procedimiento:
1. En la pestaña Principal, en el grupo Proyectos, haga clic en

Seleccionar.
Aparecerá el cuadro de diálogo Seleccionar proyecto. La pestaña
Proyectos gestionados se muestra de forma predeterminada. Observe
que además de los proyectos gestionados predeterminados, los ejemplos
y el tutorial, se muestra el proyecto Análisis de datos IDEA - Nivel 1. Si
ya especificó las propiedades del proyecto, observe que a la derecha del
cuadro de diálogo está el botón Propiedades, que le permite ver las
propiedades del proyecto.
28
2. Seleccione Análisis de datos IDEA- Nivel 1.

4. Para especificar las propiedades del proyecto para este ejercicio, en la
pestaña Principal, en el grupo Proyectos, haga clic en Propiedades y
escriba el nombre y el periodo del informe para el proyecto.
El cuadro de diálogo Propiedades del proyecto muestra el campo

Bloqueado por y el botón Bloquear o desbloquear.
Si el campo Bloqueado por contiene el nombre de un usuario, quiere decir

que el proyecto está bloqueado para uso individual por ese usuario. El
botón Bloquear o desbloquear está ahora configurado para Desbloquear.
Ahora cualquier usuario puede desbloquear el proyecto para uso
compartido.
Si el campo Bloqueado por está vacío, quiere decir que el proyecto está
desbloqueado y configurado para uso compartido y el botón Bloquear o
desbloquear está configurado para Bloquear. Ahora puede bloquear el
proyecto para uso individual y ganar acceso a las funciones Diagrama
global y Biblioteca.

2.2. BIBLIOTECA
En IDEA una biblioteca representa un repositorio de archivos. Puede administrar
fácilmente todos los archivos asociados al proyecto a través de la ventana
Biblioteca. La ventana Biblioteca muestra todos los archivos asociados al
proyecto activo.
IDEA tiene tres bibliotecas. Cada Biblioteca contiene grupos de biblioteca

mediante los cuales puede organizar los archivos asociados al proyecto.
2.2.1. BIBLIOTECA DE PROYECTO, BIBLIOTECA LOCAL Y BIBLIOTECA

CORPORATIVA
La ventana Biblioteca muestra las siguientes tres bibliotecas y sus grupos y
archivos asociados:
Biblioteca Descripción
Biblioteca de proyecto La Biblioteca del proyecto actual contiene todos los archivos
actual asociados con el proyecto local activo.
Biblioteca local La biblioteca local es un repositorio de archivos en su unidad

local que comparten todos sus proyectos locales. La biblioteca
local siempre está disponible al acceder a IDEA.
Biblioteca corporativa La biblioteca corporativa es un repositorio de archivos de IDEA

Server compilado por líderes de equipo de IDEA Server. La
biblioteca corporativa contiene los grupos de biblioteca estándar
del sistema. Los líderes de equipo pueden agregar archivos a
estos grupos de biblioteca o crear nuevos grupos de biblioteca
personalizados. Los usuarios conectados a IDEA Server pueden
copiar archivos de la biblioteca corporativa a sus proyectos
locales activos.
Nota: La biblioteca corporativa solo está disponible si está
conectado a IDEA Server.
Puede visualizar todos los archivos asociados al proyecto en las bibliotecas

corporativa, local y del proyecto activo; el estado de cada archivo (solo se
muestra para la biblioteca del proyecto activo), el tamaño de los archivos y la
fecha en la que fueron modificados por última vez.
30
En el Explorador de Windows verá el proyecto en una estructura como la que

se muestra a continuación. Cada nuevo proyecto que cree producirá esta
estructura.
2.2.2. GRUPOS DE BIBLIOTECA

Al iniciar un Proyecto local, IDEA crea subcarpetas de biblioteca que le permiten
organizar todos los archivos asociados con el proyecto, como ecuaciones,
macros, definiciones de registro y archivos de datos sin procesar. La ventana
Biblioteca de IDEA muestra estas subcarpetas como Grupos de biblioteca del
sistema y enumera los archivos incluidos en los grupos.
Subcarpeta de Grupo de Descripción

biblioteca en la biblioteca de
carpeta de proyecto sistema
correspondiente
Funciones Funciones La carpeta predeterminada para

personalizadas.ILB personalizadas guardar archivos de funciones
personalizadas.
Ecuaciones.ILB Ecuaciones La carpeta predeterminada para

guardar archivos de ecuaciones.
Exportaciones.ILB Exportaciones La carpeta predeterminada para

guardar archivos de bases de datos
exportadas creados por la función
Exportar base de datos.
Definiciones de Definiciones de La carpeta predeterminada para

importación.ILB importación guardar archivos de definición de
registro y plantillas.
Macros.ILB Macros La carpeta predeterminada para

guardar todas las macros de
IDEAScript y Visual Script.
Otros.ILB Otros La carpeta para guardar cualquier

tipo de archivo.

Subcarpeta de Grupo de Descripción

biblioteca en la biblioteca de
carpeta de proyecto sistema
correspondiente
Resultados.ILB Resultados La carpeta predeterminada para

guardar cualquier archivo de usuario
definido como un informe, por
ejemplo los Resultados.
Archivos fuente.ILB Archivos fuente La carpeta predeterminada para

guardar archivos de datos usados
por todas las importaciones
incluyendo los componentes de
importación opcionales.
Visualización.ILB Visualización La carpeta predeterminada para

guardar paneles de información.
Al guardar archivos tales como los archivos de ecuaciones, IDEA apuntará

automáticamente a las carpetas de biblioteca del proyecto de escritorio activo.
Por ejemplo, al trabajar con un proyecto gestionado y guardar una ecuación, el
cuadro de diálogo Guardar como aparece automáticamente con la ruta:
Mis documentos de IDEA\Proyectos IDEA\<CarpetaNombreProyecto>\Ecuaciones.ILB
Una vez guardada la ecuación, el archivo aparecerá en la Biblioteca bajo el

grupo Ecuaciones.
32
Como puede ver a continuación, las ecuaciones, las definiciones de registro y

las plantillas que se crearon en este proyecto se guardan en sus carpetas de
grupo correspondientes en la Biblioteca.

2.3. EL EXPLORADOR DE ARCHIVOS

La ventana Explorador de archivos muestra las bases de datos del Proyecto
local actual (panel Proyecto de escritorio) y si corresponde, el proyecto de IDEA
Server (panel del proyecto de IDEA Server). Estas bases de datos pueden haber
sido creadas ya sea a través de una importación (por ejemplo desde un archivo
de Microsoft Excel) o generadas por alguna función de IDEA.
El Explorador de archivos le permite visualizar las bases de datos y sus detalles

en una vista jerárquica o no jerárquica.
La vista jerárquica le permite ver la relación principal-secundario entre las bases

de datos (por ejemplo, el origen de una extracción o un resumen). Haga clic en
el nodo de una base de datos principal para ver sus bases de datos secundarias
asociadas.
34
La vista no jerárquica muestra las bases de datos (principales y secundarias) en

orden alfabético sin formato ni ninguna información de relación.
Al iniciar IDEA, de forma predeterminada, aparece el Explorador de archivos con

la vista jerárquica. Puede cambiar la vista jerárquica a vista no jerárquica
haciendo clic en el botón Mostrar archivos en la barra de herramientas del
Explorador de archivos.
No notará diferencias en la ventana del Explorador de archivos al

cambiar entre la vista jerárquica y la vista no jerárquica debido a
que no hay bases de datos secundarias en este proyecto.

El Explorador de archivos es una ventana que se puede mover y cambiar de

tamaño. El Explorador de archivos se puede agrandar para ver la siguiente
información acerca de las bases de datos:
 Nombre archivo
 Número de registros
 Tamaño de archivo (kb)
 Fecha y hora de creación
 Fecha y hora de la última modificación
Todas las opciones del Explorador de archivos están disponibles, ya sea

pulsando el botón correspondiente en la Barra de herramientas o haciendo clic
en un archivo con el botón derecho. Además, muchas funciones de IDEA como
Unir y Anexar también están disponibles desde el Explorador de archivos.
36
2.4. ADMINISTRACIÓN DE BASES DE DATOS

IDEA le permite organizar las bases de datos en el Explorador de archivos.
Puede crear subcarpetas dentro del proyecto, copiar y mover bases de datos,
marcar bases de datos y desbloquear las bases de datos bloqueadas.
2.4.1. CREACIÓN DE SUBCARPETAS

El Explorador de archivos también le permite crear subcarpetas (un nivel) en el
proyecto activo para facilitar la gestión de proyectos grandes. Puede crear sub-
carpetas para cada período de análisis o para cada subproyecto principal.
Para crear una subcarpeta, en el barra de herramientas del Explorador de

archivos, haga clic en el botón Gestión de archivos y seleccione la opción
Crear carpeta.
2.4.2. COPIAR Y MOVER BASES DE DATOS

Para poder unir, comparar o anexar bases de datos, deben estar en la misma
carpeta, ya sea en un proyecto local o un el proyecto de IDEA Server. Si las
bases de datos no están en la misma carpeta, puede usar las funciones Copiar
a o Mover a del Explorador de archivos para mover las bases de datos entre los
proyectos locales y los proyectos de IDEA Server.
2.4.3. MARCAR BASES DE DATOS

Cuando tiene una base de datos de IDEA importante que consulta
periódicamente, IDEA le permite marcar la base de datos.
Para marcar una base de datos, seleccione la base de datos y en la barra de

herramientas del Explorador de archivos, haga clic en el botón Marcar archivo.

Al marcar una base de datos aparecerá la marca correspondiente en el

Explorador de archivos. Cuando se marca una base de datos secundaria, la
base de datos marcada se mueve a la vista sin jerarquía.
2.4.4. DESBLOQUEO DE BASES DE DATOS

Las bases de datos de IDEA operan en el modo lectura/escritura. El Explorador
de archivos muestra las bases de datos con el símbolo de bloqueo cuando otro
usuario está utilizando el archivo y no puede ser modificado. La opción de
bloqueo evita que un usuario acceda a una base de datos que está siendo
utilizada por otro usuario. Si una base de datos está bloqueada, aparecerá un
icono de bloqueo a la izquierda del nombre del archivo en el Explorador de
archivos. Para desbloquear una base de datos, haga clic con el botón derecho
en la base de datos que está bloqueada y seleccione Forzar desbloqueo en la
lista.
Se puede encontrar en esta situación, si otra persona utiliza el Explorador de

Windows para copiar archivos de IDEA desde su disco duro a un dispositivo
externo, para compartirlos con usted, mientras que esos archivos están abiertos
en IDEA, en su estación de trabajo. Cuando los copia a la carpeta del proyecto
aparecerán bloqueados debido a que otra persona los estaba usando cuando
realizó la copia.
38

Obtención e importación de datos
 Obtener los datos y la información necesaria para la auditoría.
 Comprender los diferentes formatos de archivos.
 Comprender las definiciones de registro.
 Modificar una definición de registro después de la importación.
 Comprender los diferentes métodos de importación.
 Completar el proceso de importación con la ayuda del Asistente de

importación.
3.1. ANTES DE USAR IDEA

En este curso, los datos necesarios ya han sido instalados en su dispositivo. En
una situación real, sin embargo, deberá identificar, solicitar e importar los datos
necesarios antes de comenzar a usar IDEA. La Guía de descarga de datos le
proporciona información acerca de los diversos métodos de importación de
datos para realizar auditorías. A su vez, proporciona información y consejos
para situaciones basadas en la experiencia práctica de más de 5,000 descargas.
Esta guía está disponible en el sitio web de Servicio técnico de CaseWare IDEA
en ideasupport.caseware.com. Además, en el Apéndice B, puede consultar el
documento Guidelines for Requesting Data from Computer Systems (disponible
en inglés). Este documento proporciona directrices que le ahorrarán tiempo y
aumentarán sus posibilidades de obtener y poner a prueba datos en formato
electrónico.
3.1.1. PLANIFICACIÓN
La etapa de planificación consiste en averiguar, a través de usuarios y personal
de tecnología de la información, cuáles son los datos almacenados, cómo han
sido guardados y cómo deben ser transferidos. En esta conversación deberá
determinarse cuál es el método más apropiado para la importación de los datos.
3.1.2. SOLICITUD DE LOS DATOS

Una vez planificada la transferencia de los datos, deberá efectuarse una
solicitud formal a las partes interesadas, solicitando los permisos y detallando
las especificaciones necesarias (formato, método de almacenamiento, método
de descarga, los plazos para la transferencia, etc.). IDEA, al igual que otras
soluciones similares, depende de la transferencia de datos desde el sistema que
aloja los datos (host) al sistema o dispositivo utilizado por el auditor. Este
sistema central puede ser un gran sistema, un dispositivo personal o un sistema
informático distribuido de alguna manera en un entorno de red. Los datos
pueden estar en un único archivo o distribuidos en diferentes archivos y
sistemas. Existen diversas formas de transferir datos, numerosas convenciones
para tipos de archivos y múltiples estructuras de almacenamiento.
3.1.3. TRANSFERENCIA DE LOS DATOS

La transferencia se puede lograr a través de una conexión directa desde el
sistema host al dispositivo personal mediante una red que incluya enrutadores
y conmutadores o utilizando soportes tales como CD-R, DVD-R, Unidad flash
USB o una tarjeta Secure Digital. Dicha transferencia puede llevarse a cabo en
un solo paso o mediante pasos intermedios, como puede ser por ejemplo,
transferir primero los datos vía un servidor de archivos y de ahí, transferirlos a
un portátil.
3.1.4. DIFERENTES TIPOS DE ARCHIVOS

Para analizar la información usando IDEA, primero deben importarse los
archivos. El Asistente de importación le guiará a través de los distintos pasos
para completar el proceso de importación.
42
Sección 3: Obtención e importación de datos
Los tipos de archivos que se pueden leer en IDEA con el Asistente de

importación son:
 ASCII (texto) de longitud fija

 EBCDIC de longitud fija
 ASCII (texto) delimitado (incluyendo archivo de valores separados por
comas)
 dBASE IV
 Informes impresos y archivos Adobe PDF
 Microsoft Excel
 Microsoft Access
 SAP/AIS
 ODBC
 AS400
 XML
Para la importación de archivos ASCII y EBCDIC de longitud fija y archivos

ASCII delimitados, deben definirse los datos en IDEA en términos de longitud,
tipo y número de campos (definición de registro). Al definir los datos creará una
definición de registro que describirá el formato del archivo. El Asistente de
importación le guiará en el proceso de definición del archivo e importación de
los datos.
Las definiciones de registro se almacenan en el grupo de Biblioteca denominado

Definiciones de importación. Una vez que se haya establecido la definición de
registro para el archivo (por ejemplo, mediante el Asistente de importación), se
puede volver a usar cuando sea necesario.
Otros tipos de archivos, como los archivos dBASE, Microsoft Excel y Microsoft
Access se pueden leer directamente. Sin embargo, los archivos Microsoft Excel
deben respetar sus respectivos formatos de base de datos.
IDEA puede acceder a una gran variedad de bases de datos tales como Oracle
o SyBase a través del controlador ODBC (Open Database Connectivity) de
Microsoft.
Si surgen problemas al obtener los datos en bruto o al transferirlos, ya sea por

cuestiones técnicas, por no contar con una debida asistencia del personal
técnico, u otros contratiempos, una forma sencilla y simple de obtener los datos
es mediante la importación de archivos de informes impresos. Los archivos de
informes impresos se pueden importar a IDEA usando el módulo Report Reader.
Puede acceder a Report Reader a través del Asistente de importación.

3.2. IMPORTACIÓN DE UN ARCHIVO MICROSOFT EXCEL

IDEA lee directamente los archivos dBASE, Microsoft Excel y Microsoft Access
debido a que la información de los datos se muestra en el encabezado del
archivo. Estos tipos de archivo son los más fáciles de importar y la importación
es más rápida.
Reglas para importar hojas de cálculo

Se recomienda que antes de importar datos desde hojas de
cálculo Microsoft Excel, compruebe el formato de los datos para
asegurarse de que cumplan con el siguiente conjunto de normas:
 Los datos que se van a importar deben estar en formato
de tabla, es decir, como un bloque de filas y columnas.
 La primera fila de la tabla debe tener los nombres de
campo o contener los datos que se van a importar.
 Todas las columnas que posean tanto texto como
números deben tener formato de texto.
 Todas las columnas numéricas deben tener un número
fijo de posiciones decimales.
 Las líneas vacías, las líneas de subtotales y las líneas de
totales deben ser eliminadas del área de datos.
 El área que se va a importar debe estar seleccionada.
 Los pasos anteriores se aplican a todas las tablas de
datos en una hoja de cálculo.
 La hoja de cálculo se cierra durante el proceso de
importación.
EJERCICIO 3A: IMPORTAR UN ARCHIVO EXCEL

1. En la pestaña Principal, en el grupo Importar, haga clic en Escritorio
para iniciar el proceso de importación.
Aparece el Asistente de importación. Desde la primera pantalla puede

seleccionar el formato de archivo que desea importar.
2. Seleccione la opción Microsoft Excel.
44
3. Haga clic en el botón Examinar situado al lado del campo Nombre

de archivo para seleccionar el archivo Microsoft Excel que va a
importar.
4. Seleccione Transacciones de venta.xlsx.
5. Haga clic en Abrir.
El nombre del archivo y la ruta aparecen en el Asistente de importación.
6. Haga clic en Siguiente.

Aparece la pantalla de Microsoft Excel. Muestra una vista previa del
archivo Microsoft Excel.
IDEA determinará los tipos de campos y sus longitudes al analizar todas

las filas de la hoja de cálculo. Si aparece algún carácter inusual o no
numérico dentro de un campo numérico o de fechas, el campo se
importará a IDEA como campo de tipo carácter. Los símbolos utilizados
normalmente para dar formato a monedas y fechas son una excepción a
esta regla ya que IDEA solo lee los datos de los campos y no el formato.

7. Si la primera fila de la hoja contiene los nombres de las columnas,

asegúrese de seleccionar la opción Primera fila son nombres de
campo.
Si no se selecciona la opción Primera fila son nombres de campo, IDEA

asignará nombres predeterminados a los campos (Col1, Col2) durante la
importación.
En el área Vista previa, observe que los campos (o columnas) fecha y

carácter se alinean a la izquierda, mientras que los campos numéricos se
alinean a la derecha.
8. Si la hoja de cálculo que se va a importar tiene una o varias celdas

vacías en una columna, los datos de esa columna se importarán a IDEA
con el atributo de formato de celda carácter. Si desea importar estos
datos como campos numérico, fecha u hora, seleccione la opción
Importar celdas numéricas vacías como 0. Para este ejercicio, sin
embargo no debe seleccionar esta casilla.
9. En el cuadro Seleccionar las hojas para importar seleccione las hojas
de cálculo que va a importar.
Si selecciona varias hojas, cada hoja de cálculo se importará como una
base de datos separada.
10. En el cuadro Archivo de salida, acepte el nombre de base de datos

predeterminado.
El nombre de base de datos predeterminado es el nombre del archivo
más el nombre de la hoja de cálculo.
46
El archivo se importará a IDEA y aparecerá en la ventana Base de datos.
Existen 989 registros. Este valor se muestra en la ventana Explorador de

archivos y en la barra de estado.

3.3. IMPORTACIÓN DE UN ARCHIVO MICROSOFT ACCESS

Puede importar archivos Microsoft Access directamente a IDEA utilizando el
Asistente de importación.
Las bases de datos Access pueden contener varias tablas. IDEA puede importar
una o varias tablas. Al seleccionar un archivo Microsoft Access para importar,
IDEA le mostrará una lista de todas las tablas en el archivo seleccionado. Si
selecciona más de una tabla, cada una se importará a una base de datos de
IDEA separada con el mismo nombre que la tabla. Luego podrá cambiar el
nombre de estas bases de datos en IDEA.
IDEA puede también determinar la longitud de cada campo Carácter basándose

en los primeros 10.000 registros, o en la cantidad especificada en la sección
Opciones para campos carácter del cuadro de diálogo Microsoft Access en el
Asistente de importación.
EJERCICIO 3B: IMPORTAR UN ARCHIVO ACCESS

1. En la pestaña Principal, en el grupo Importar, haga clic en Escritorio.
2. En el Asistente de importación, seleccione Microsoft Access.
3. Haga clic en el botón Examinar, al lado del campo Nombre de campo
para seleccionar el archivo Microsoft Access que va a importar.
4. Seleccione Compras012015.mdb.
48
El nombre de archivo y su ruta se añaden al Asistente de importación.

La última pantalla del proceso de importación de Microsoft Access le

permite seleccionar las tablas que se incluyen en la base de datos. Si hay
más de una tabla en la base de datos, puede elegir todas las que desea
importar. Si no está seguro de la longitud de cada campo, haga que IDEA
analice todos los registros de todas las tablas que va a importar, para
asegurarse de que no se trunque ningún campo de tipo carácter.
7. En el campo Archivo de salida, escriba Compras en enero de 2015.

8. Acepte toda la información predeterminada y haga clic en Aceptar para
finalizar la importación del archivo.
50
3.4. IMPORTACIÓN DE ARCHIVOS CVS

Los archivos ASCII de texto delimitado son un formato muy común para archivos
de longitud variable. Este formato ahorra espacio en disco, especialmente con
campos de texto como nombres, direcciones y comentarios.
Para poder utilizar archivos ASCII de texto delimitado, debe existir un

delimitador (un carácter especial) al final de cada campo dentro del registro.
Además, los campos de texto pueden estar enmarcados (encapsulados) por
otro carácter, normalmente comillas (""). El separador, por lo general, es una
coma (,). No obstante puede ser también otro carácter como los dos puntos (:)
o el punto y coma (;).
Al final de cada registro debería haber un delimitador de registro, generalmente

los caracteres <CR> <LF> (retorno de carro y salto de línea). Estos símbolos no
se verán en el archivo de texto a menos que use un editor de texto.
Al importar un archivo ASCII de texto delimitado a IDEA, se define el delimitador

y la encapsulación del campo de texto.
EJERCICIO 3C: IMPORTAR UN ARCHIVO CSV

2. En el Asistente de importación, acepte el tipo de importación
predeterminada, es decir, Texto. Un archivo CSV es una importación de
texto.
3. Haga clic en el botón Examinar, al lado del campo Nombre de campo
para seleccionar el archivo CVS que va a importar.
4. Seleccione Información sobre proveedores.csv.

El Asistente de importación reconocerá el archivo como un archivo
delimitado.

En la pantalla Asistente de importación - Especificar separador de campo
y encapsulador de texto, puede seleccionar el separador de campos y el
encapsulador de texto que se utilizan en el archivo. El Asistente de
importación generalmente le muestra la configuración apropiada.

En la pantalla Asistente de importación - Detalles de campo, puede
especificar los detalles del campo, como el nombre, el tipo y la
descripción del campo.
9. Especifique los siguientes detalles de campo y luego haga clic en

Siguiente:

Columna Nombre de Tipo Descripción

campo
NUM1 NUM_PROV C Número de proveedor
CAR2 NOM_PROV C Nombre de proveedor
CAR3 PAIS_PROV C País del proveedor
El Asistente de importación especificará automáticamente una definición

de registro (.rdf o .rdm para IDEA Unicode) para este archivo. Esta
definición podrá ser útil si en el futuro desea importar otros archivos que
tengan la misma definición.
10. En este ejercicio no crearemos ningún campo adicional. Haga clic en

Siguiente.
11. En este ejercicio no crearemos ningún criterio de importación. Haga clic
en Siguiente.
12. En el campo Nombre de base de datos, acepte el nombre propuesto.
13. Haga clic en Finalizar para importar el archivo.
14. En la pestaña Archivo, en el grupo Base de datos, haga clic en Cerrar
todas las bases de datos.
52
3.5. IMPORTAR OTROS ARCHIVOS CON REPORT READER

Normalmente, la información que se desea auditar está impresa. En la mayoría
de los casos esta información en formato impreso se puede convertir a formato
electrónico y transferir al PC del auditor. En ciertas ocasiones, podría ser
necesario usar un interceptor de archivo impreso que reenviará el archivo
dirigido a la impresora a un archivo en disco.
Las diferencias entre un archivo ASCII y un archivo de informe impreso radican

principalmente en el encabezado, el pie y en las líneas extras y de totales que
debe incluir o eliminar al importar el archivo a IDEA.
Report Reader extraerá datos de informes de texto sin formato guardados en un

archivo o de algunos archivos Adobe Acrobat PDF y los convertirá al formato de
archivo especializado de IDEA.
Al importar archivos con Report Reader necesita:
1. Acceder al archivo de informe impreso.

2. Crear la Capa base.
Report Reader usará una serie de capas para definir los datos que se van
a importar a IDEA. La primera capa definida es la Capa base. La Capa
base le indicará a Report Reader que importe un registro por cada
aparición de la información definida por esta capa. La Capa base se debe
definir al nivel de línea de detalle o de nivel de transacción. Una línea de
detalle es la línea o las líneas que contienen la información que va a ser
identificada como una transacción o registro único, en el archivo de IDEA
resultante. La línea de detalle puede ser una línea única o puede contener
varias líneas en el informe. Se le solicitará:
 Crear una capa estándar: Seleccione esta opción si el

informe tiene un formato de columnas.
 Crear una capa flotante: Seleccione esta opción si los datos
no se muestran en columnas.
 Excluir de la salida: Esta opción solo estará disponible
después de crear la Capa base y le permite excluir líneas que
contiene datos innecesarios para la importación.
3. Crear una Capa anexada
Una Capa anexada captura información que está asociada a la Capa
base y que puede compartirse con más de un registro. Los datos
definidos en la Capa anexada se anexarán a los registros definidos en la
Capa base. Por ejemplo, en un informe con transacciones categorizadas
por número de cuenta, es posible tener un número de cuenta asociado
con un grupo de transacciones. De esta forma la información de la
transacción individual se captura en la Capa base y la Capa anexada
capturará el número de cuenta que se aplica al grupo de transacciones.
Si la información de la Capa anexada está situada antes de las

transacciones en la Capa base, se denomina Capa pre-anexada. Si la
información de la Capa anexada está situada después de las
transacciones en la Capa base, se denomina Capa pos-anexada. Por
ejemplo en el siguiente informe, si la primera línea (12-5-2015, James

Matthew) se selecciona como una muestra para la Capa base, la muestra

para la Capa anexada debe ser Cuenta 1023 y será una Capa pre-
anexada ya que está situada antes de la línea de muestra de la Capa
base.
Cuenta 1023
12-5-2015 James Matthew 539,00
12-5-2015 Audrey Kapune 235,00
Cuenta 1024
3-5-2015 Shelly Wang 326,75
4-5-2015 Bruce Little 434,50
4. Previsualice la base de datos resultante.

5. Examine el archivo para comprobar que no hay errores.
6. Importe el archivo a IDEA.
EJERCICIO 3D: IMPORTAR UN ARCHIVO DE INFORME IMPRESO
Acceder al archivo de informe impreso

2. Para importar los informes a IDEA, seleccione Informe impreso y
Adobe PDF, luego seleccione el archivo archivo_de_ejemplo.txt.
Se abrirá Report Reader y aparecerá el contenido del archivo
archivo_de_ejemplo.txt. El informe se mostrará como en la siguiente
imagen:
54
Desplácese a lo largo del informe y observe el formato del mismo

incluyendo:
 Información general (compañía, nombre del informe)

 Encabezados (rango de cuentas y período)
 Información de cuentas (número, descripción)
 Información detallada
Crear una Capa base
La primera línea de detalles del informe se puede utilizar como Capa base ya
que esta línea representa la información detallada de las transacciones.
1. Arrastre el cursor sobre la primera línea de detalles del informe para

definirla como la línea de muestra.
Aparece un mensaje, indicándole que cree una capa estándar o una capa
flotante.
2. Acepte la opción predeterminada Crear una capa estándar y luego

haga clic en Sí.

La línea seleccionada se copiará en la parte superior de la pantalla

denominada Editor de campo.
Referenci Referencia Referencia Referencia

a de texto numérica de espacio sin espacios
Línea delimitadora Editor de campo Editor de delimitador
El Editor de campo es la sección que se encuentra entre las dos líneas

amarillas con con el signo # en el margen izquierdo. En una entrada multi-
línea, una de las líneas debe ser una línea delimitadora. La Línea
delimitadora se resalta con el signo # en el margen izquierdo. De forma
predeterminada es la primera línea, pero se puede seleccionar una línea
diferente haciendo clic en el margen izquierdo de la línea que desee
seleccionar como Línea delimitadora.
La ventana Detalles de campo aparecerá también a la derecha de la

pantalla. Al definir un campo, esta ventana mostrará las propiedades y
atributos de ese campo.
Ahora, deberá definir qué distingue a la línea de detalle del resto de las
líneas del informe. Puede ser un texto específico, una combinación de
números o una fecha. En Report Reader, estos formatos reciben el
nombre de Referencias. Para este informe, puede ver que el tercer
campo o columna del informe es un campo fecha y tiene el mismo formato
en todo el informe (NNNN-NN-NN). Utilizando esta información, puede
definirse una referencia en el área Editor de delimitador (la línea situada
encima del Editor de campo).
3. Coloque el cursor en el Editor de delimitador, directamente sobre el

primer carácter de la fecha, justo encima del número 2. Como desea
importar todas las transacciones (cualquier entrada con una fecha),
56
haga clic cuatro veces en el botón Referencia numérica y luego inserte

un guión (-).
Observe que todas las líneas del informe que cumplen la condición o
siguen ese patrón se resaltan en azul. Si no pone el guión (-) terminará
capturando la línea del encabezado que está encima de la fila del nombre
del campo (Accrual Basis January through December 2014) debido a que
2014 coincide con la referencia NNNN.
Las otras opciones disponibles para las referencias son:
 Referencia de texto
 Referencia de espacio
 Referencia sin espacios
Para estos cuatro tipos específicos de referencia, debe hacer

clic en el botón en lugar de escribir una letra N, T, S o X
mayúscula porque Report Reader las reconocería como
letras y no como referencias específicas.
Examine el informe para asegurarse de que todas las líneas de detalles

han sido seleccionadas. Una vez que las líneas necesarias estén
seleccionadas, debe definir la información que desea importar a IDEA
desde las líneas de detalle. Esta información se importará a campos
separados en IDEA.
4. En el Editor de campo (la fila con con el signo #), resalte la información
del número de transacción.
El color del campo seleccionado pasará a ser naranja y se resaltarán
todos los registros correspondientes de las líneas de detalles.
Desplácese por el informe para verificar que el ancho del campo sea

suficiente como para capturar registros con mayor cantidad datos y, si es

necesario, ajuste el ancho del campo en el Editor de campo.
5. En la ventana Detalles de campo escriba la siguiente información:

 Nombre: NUM_TRANS
 Tipo: Numérico
 Decimales: 0
6. En el Editor de campo resalte el Tipo de información y deje espacio
suficiente para cadenas de datos largas.
 Nombre: TIPO
 Tipo: Carácter
8. En el Editor de campo, resalte la información de Fecha.
 Nombre: FECHA
 Tipo: Fecha
 Máscara: AAAA-MM-DD
10. En el Editor de campo resalte la información de Número y deje espacio
 Nombre: NUM
 Tipo: Carácter (observe la mezcla de datos numéricos y
caracteres, por lo tanto es carácter).
58
12. En el Editor de campo resalte la información de Nombre y deje espacio

 Nombre: NOMBRE
 Tipo: Carácter
14. En el Editor de campo resalte la información de Nota y deje espacio
 Nombre: NOTA
 Tipo: Carácter
16. En el Editor de campo resalte la información de Debe y deje espacio
 Nombre: DEBE
 Tipo: Numérico
 Decimales: 2
18. En el Editor de campo resalte la información de Haber y deje espacio
 Nombre: HABER
 Tipo: Numérico
 Decimales: 2
Una vez completados los campos deberían coincidir con la siguiente
tabla:
Nombre de campo Tipo Parámetro
NUM_TRANS Numérico Decimales: 0
TIPO Carácter
FECHA Fecha Máscara: AAAA-MM-

DD
NUM Carácter
NOMBRE Carácter
NOTA Carácter
DEBE Numérico Decimales: 2
HABER Numérico Decimales: 2
20. Haga clic en el botón Guardar capa .

Crear una capa anexada
Ahora tiene que crear una capa adicional para asegurarse de que tiene un
nombre de cuenta asignado a la información detallada de la transacción
correcta. En este informe, creará una Capa pre anexada porque el nombre de
la cuenta está antes que las transacciones en la Capa base.
1. Resalte la línea situada bajo los títulos de columnas que contienen el

nombre de cuenta y cree una nueva capa estándar.
En el Editor de delimitador, debe utilizar los botones Referencia de
espacio y Referencia de texto. Los nombres de la cuenta tienen una
sangría específica en este informe, de modo que si hace referencia a
todos los espacios hasta que comienza el texto para identificar el nombre
de la cuenta, eliminará cualquier información de detalle que ya capturó y
la información del encabezado en el informe.
2. Coloque el cursor en el Editor de delimitador en el extremo izquierdo y

haga clic en el botón Referencia de espacio para agregar espacios
hasta el comienzo de los nombres de la cuenta.
3. Haga clic en el botón Referencia de texto.
Si se desplaza por el informe hasta el final de la cuenta de cheques,
observará que también capturó la línea del total de la cuenta. Esto
ayudará para la conciliación que se abordará en la próxima sección, por
ahora no deseamos incluir las líneas del total en el archivo que
intentamos crear. Para que Report Reader ignore estas líneas,
necesitamos agregar un par de referencias de espacio donde están los
números en las líneas de total.
4. En el Editor de campo, resalte la información de nombre de cuenta.

 Nombre: NOMCTA
 Tipo: Carácter
 Celdas en blanco: Use el valor del registro anterior
60
La línea recientemente definida es un encabezado cuya información

desea que se repita en cada registro (línea de detalle). Para indicarle a
Report Reader que desea repetir esta información, utilice la opción Usar
valores de registros previos en el cuadro Celdas vacías de la sección
Atributos en la ventana Detalles de campo.
6. Haga clic en el botón Guardar capa.
Vista previa de la base de datos resultante
1. En la barra de herramientas de Report Reader haga clic en el botón
Vista previa de base de datos .

Aparecerá el informe en su totalidad en la ventana Vista previa de datos.
2. Haga clic en Cerrar para salir de la ventana Vista previa de datos.

Si necesita modificar la información de un campo, haga clic en el campo

y realice las modificaciones necesarias en la ventana Detalles de campo.
También puede efectuar cambios si vuelve a abrir la capa para su edición
mediante el Administrador de capas.
Para acceder al Administrador de capas seleccione Capas >

Administrador de capas... En el Administrador de capas podrá editar,
copiar o eliminar un diseño. Para más información acerca del
Administrador de capas consulte el sistema de Ayuda de Report Reader.
Examinar el archivo para comprobar que no hay errores
Antes de importar el archivo a IDEA, se recomienda que analice el archivo para

ver si hay errores.
1. Haga clic en el botón Análisis de errores .

Aparecerá el cuadro de diálogo Análisis de errores.
Report Reader analizará el informe verificando si existe algún carácter

adyacente a un campo definido que pudiese estar excluido de la
definición. Por ejemplo, si ha definido el campo DEBE con una longitud
de 4 caracteres, pero el informe cuenta con algunas cantidades que
exceden dicha longitud, la función Análisis de errores identificará y
mostrará estos registros permitiéndole aumentar la longitud del campo.
2. En el campo Longitud de campo, especifique el valor correcto y haga

clic en Cambiar o haga clic en Ignorar para aceptar la configuración
actual.
Una vez corregidos los errores aparecerá el siguiente mensaje:
62
Importación de archivos a IDEA
Ahora puede importar el archivo a IDEA.
1. Haga clic en el botón Importar a IDEA .

2. Cuando aparezca el mensaje de confirmación, haga clic en Sí.
Report Reader le sugerirá que guarde la plantilla.

Aparece el cuadro de diálogo Guardar como. Se le solicita que guarde el
archivo de la plantilla (.jpm) en la carpeta del proyecto actual. La plantilla
es similar a una definición de registro. Contiene toda la información
definida en Report Reader. De esta forma, podrá volver a utilizar la
plantilla para importar un informe similar o para modificar alguna de sus
especificaciones.
4. En el campo Nombre de archivo, escriba archivo_de_ejemplo y haga

clic en Guardar.
La última pantalla le permitirá especificar el nombre de la base de datos
IDEA generada.
5. En el campo Nombre de la base de datos, escriba WC-

Det_Trans_por_Cta y haga clic en Guardar.
La siguiente imagen muestra el contenido de la nueva base de datos de
IDEA con el informe de la empresa Wyvez Construction en un formato
organizado que puede manipular en IDEA.

64
Conciliación y evaluación de los datos
 Comprender los principios de la conciliación de los datos.
 Conciliar totales con la ayuda de Total de control.
 Validar datos con la ayuda de Estadísticas de campo.
 Mostrar los datos en un orden específico.
 Acceder a registros específicos.
 Introducción a Visualización
4.1. PRINCIPIOS DE CONCILIACIÓN

Una vez que los datos han sido definidos y leídos por IDEA, y antes de comenzar
con las pruebas de auditoría, es imperativo conciliar los datos con los del
sistema central. Existen varios errores que se pueden producir durante el
proceso de importación, por ejemplo:
 Solicitud de datos erróneos.

 Haber recibido datos incorrectos o de un período diferente.
 Errores en la extracción de datos del sistema central.
 Problemas con el dispositivo de soporte durante la transferencia de los
datos.
 Errores durante la importación de los datos.
Los datos se pueden conciliar mediante la comparación de los totales de los

campos numéricos, el número de registros, o una muestra de registros
comparada con los registros impresos procedentes del sistema central.
Es importante solicitar informes de conciliación y totales de control junto con los

datos y que éstos se adjunten a la documentación descargada o importada
durante el proceso de solicitud.
Existen diversas formas de conciliar los datos. Ciertas funciones de IDEA son
particularmente útiles para conciliar datos. En primer lugar, podría resultar útil
explorar la base de datos IDEA. Utilice Estadísticas de campo y Total de control
en la ventana Propiedades para conciliar totales y asegurarse de que los datos
coincidan con la fecha solicitada y no correspondan a otro período. La función
Resumen se puede utilizar para comparar totales con informes existentes
utilizados por el cliente. En el caso de datos financieros, la función Resumen se
puede utilizar para crear un balance de comprobación (resumido por cuenta).
También puede obtener una muestra de la base de datos y comparar los
registros manualmente con los del archivo del sistema principal. Se debe prestar
una atención especial a los números con signos, a los números con decimales,
a los ceros y a las fechas no válidas o vacías.
Tenga cuidado al conciliar datos con informes generados por el cliente. En

determinadas situaciones, los informes del cliente pueden ser inexactos, aunque
su base de datos sea correcta. Trate de hallar cualquier discrepancia entre la
base de datos del sistema y las bases de datos que importe.
Antes de comenzar su proyecto IDEA, debe conocer bien los datos y el

significado de los campos. Es recomendable, cuando sea posible, solicitar una
descripción de los datos y los códigos utilizados en la base de datos.
66
Sección 4: Conciliación y evaluación de los datos
4.2. TOTAL DE CONTROL

El Total de control es uno de los métodos para conciliar una base de datos. El
Total de control es útil en bases de datos con información financiera porque le
permite mantener el total de un campo numérico visible en la pantalla. Una vez
especificado el Total de control, este dato aparecerá en todas las bases de datos
secundarias que se creen a partir de funciones ejecutadas en la base de datos
primaria.
EJERCICIO 4A: CONCILIAR DATOS USANDO TOTAL DE

CONTROL
1. Asegúrese de que WC-Det_Trans_por_Cta sea la base de datos
activa.
2. En la ventana Propiedades, haga clic en Total de control.
Aparecerá el cuadro de diálogo Seleccionar total de control.
3. Seleccione el campo DEBE como campo de Total de control.

Puede que se le pida calcular ahora el Total de control.
5. Haga clic en Sí.

El total del campo DEBE debería ser $1.775.169,18. Asegúrese de que
el total correcto aparezca al lado del enlace Total de control en la ventana
Propiedades.

Puede verificar este total comparándolo con el informe original. Abra el

informe original en Notepad o en Report Reader.
6. Abra el archivo archivo_de_ejemplo.txt mediante la opción de

importación Informe impreso y Adobe PDF en IDEA, desplácese hasta
el final y compare los totales.
68
4.3. ESTADÍSTICAS DE CAMPO

Si está utilizando información no financiera, la opción Total de control puede que
no sea la más apropiada para conciliar los datos. Por otro lado, la opción Total
de control tiene sus limitaciones, aún con datos financieros, dado que no se
toman en consideración las fechas no válidas, los registros pertenecientes a
períodos distintos al solicitado ni los errores de conversión de datos.
La función Estadísticas de campo le proporciona información acerca de todos

los campos: numérico, fecha y hora. Las estadísticas de campo le permiten
conciliar rápidamente los campos numéricos. A su vez, le proporcionan
información adicional sobre cada campo; por ejemplo, el número de elementos
cero, el número de cantidades negativas, el valor mínimo y el valor máximo. En
los campos fecha, le permite comprobar el número de elementos vacíos, la
fecha más temprana y la fecha más tardía. En los campos hora, puede identificar
estadísticas de tiempo tales como la hora, minutos y segundos más comunes.
EJERCICIO 4B: CONCILIAR DATOS USANDO ESTADÍSTICAS DE

CAMPO
1. Asegúrese de que WC-Det_Trans_por_Cta sea la base de datos
activa.
2. En la ventana Propiedades, haga clic en Estadísticas de campo.
3. En el cuadro Tipo de campo, seleccione Numérico.
4. En el cuadro Campos numéricos, asegúrese de que todos los campos
numéricos estén seleccionados.
5. Examine las estadísticas de campo para los campos DEBE y HABER y
asegúrese de que los valores netos de estadísticas de campo para cada
uno sea igual a $1.775.169,18.
6. En el cuadro Tipo de campo, seleccione Fecha.
7. Examine las estadísticas de campo y tome nota del intervalo de fechas

de los registros en el campo FECHA para asegurarse de que esté
dentro del periodo de revisión del año natural 2014.
8. A continuación, desplácese por todas las estadísticas disponibles para
ver qué otra información ofrecen. Verá que Estadísticas de campo

divide el archivo por mes y por días de la semana y que los números
tienen un color distinto. Haga clic en el valor Jueves del Día más
común para acceder a todas las transacciones que se realizaron en
jueves a lo largo del año.
Aparece la ventana de vista previa que le permite desplazarse por las

transacciones que conforman la estadística.
9. Ahora tiene tres opciones; puede guardar este archivo de vista previa
como un nuevo archivo, imprimir las transacciones o hacer clic en Listo
para volver a la ventana Estadísticas del campo.
10. En la ventana Propiedades haga clic en Datos para volver a la vista de
los datos de transacciones.
4.3.1. MOSTRAR ESTADÍSTICAS DE CAMPO

Ademas de explorar estadísticas de campo, se pueden agregar valores
seleccionados a la parte superior de la base de datos activa. Esta porción de
Mostrar estadísticas de campo de la ventana Base de datos se inmovilizará,
70
dejando las estadísticas en la parte superior de la ventana a medida que se va

desplazando.
Para ver el encabezado de estadísticas del campo, en la pestaña Ver, en el

grupo Presentación, haga clic en Estadísticas de campo. Si la opción está
atenuada, significa que las estadísticas de campo no se han generado todavía.
Para generar las estadísticas de campo, en el área Base de datos de la ventana
Propiedades, haga clic en Estadísticas de campo. Haga clic en Sí en el
mensaje que aparece. Como se muestra en la imagen a continuación, puede
seleccionar las estadísticas más relevantes para su análisis. Seleccione las
estadísticas que desea ver y luego haga clic en Aceptar. Para eliminar estas
estadísticas o para ver otras nuevas, simplemente repita el procedimiento
anterior.

4.4. INDEXACIÓN
La función Indexar le permite visualizar los registros de la base de datos según
un orden especificado. A diferencia de la función Ordenar, Indexar no crea una
nueva base de datos, sino una vista diferente de la base de datos actual. Indexar
también sirve para crear saltos y totales en informes.
Los campos utilizados para indexar un archivo se denominan claves. Además,

IDEA indexará los archivos antes de la ejecución de ciertas funciones, como
Unir bases de datos, Resumen, Detectar omisiones, Detectar clave duplicada y
Vencimiento. Si el archivo ya está indexado por la clave necesaria para la
ejecución de estas funciones, IDEA no re-indexará el archivo sino que utilizará
el índice existente.
EJERCICIO 4C: INDEXAR UNA BASE DE DATOS POR UN CAMPO

1. Asegúrese de que Transacciones de venta sea la base de datos
activa.
2. Indexe el archivo por fecha de factura haciendo doble clic en el
encabezado de la columna FECHA_FACT.
IDEA indexará la base de datos por FECHA_FACT en sentido

ascendente.
3. Haga doble clic de nuevo en el encabezado de la columna

FECHA_FACT.
IDEA indexará la base de datos por FECHA_FACT en sentido
descendente. El índice activo se mostrará y resaltará con una marca de
verificación en el área Índices de la ventana Propiedades.
Además, como se muestra en la primera imagen, aparecerá una flecha

en el encabezado de columna indicando que el campo ha sido indexado
en orden ascendente o descendente.
4. En la sección Índices de la ventana Propiedades, seleccione la opción

Sin índice.
72
EJERCICIO 4D: INDEXAR UNA BASE DE DATOS POR VARIOS

CAMPOS
activa.
2. En la pestaña Datos, en el grupo Orden, haga clic en Índice.
Aparecerá el cuadro de diálogo Índice.
3. Ordene los registros de la base de datos de la siguiente manera:
Campo Dirección
COD_PROD Ascendente
UNIDADES Descendente

5. Observe la base de datos con el índice aplicado.
Ahora la base de datos está indexada por COD_PROD y dentro del
campo COD_PROD mismo está indexada por CANTIDAD. El
encabezado de la columna COD_PROD tendrá una flecha de color rojo
indicando que el campo ha sido indexado en sentido ascendente y que
se trata del índice primario. El encabezado de la columna CANTIDAD
contiene una flecha de color negro para indicar que el campo ha sido
indexado en sentido descendente y que se trata del índice secundario.
Este índice puede ser seleccionado o modificado eligiendo un índice

disponible en la sección Índices de la ventana Propiedades. Puede volver
al orden original en cualquier momento, seleccionando la opción Sin
índice.

La función Ordenar sirve para crear una nueva base de datos

ordenada físicamente en un orden específico. Si desea
ordenar una base de datos en secuencia o no desea crear
una nueva base de datos, utilice la opción Índice para crear
un índice que describa la secuencia lógica en la que los
registros se deben leer, mostrar, imprimir o procesar.
Los Índices que no sean necesarios pueden eliminarse mediante la

pestaña Eliminar índices, en el cuadro de diálogo Índice. En este mismo
cuadro, mediante la pestaña correspondiente, puede volver a indexar la
base de datos. Se pueden dar ocasiones en las que un índice para una
base de datos pase a ser no válido. Esto puede ocurrir si el índice está
basado en uno o más campos virtuales cuyas ecuaciones han sido
modificadas. La opción Indexar de nuevo vuelve a generar cualquier
índice definido previamente, eliminando, en caso de existir, el índice
activo.
Si una base de datos que ha sido importada o enlazada en IDEA tiene un

orden determinado, establecido en el momento de su creación o
descarga desde un sistema central, se le puede indicar a IDEA ese orden
mediante la opción Describir orden original en la pestaña Datos. El orden
descrito se agrega a la lista de índices disponibles para la base de datos
sin tener que crear el índice. Esta opción ahorra tiempo, sobre todo al
trabajar con bases de datos grandes o índices con claves complejas.
La opción Describir orden original no ordena ni indexa el

archivo. Esta opción informa a IDEA acerca del orden o del
índice que tiene el archivo lo cual evita el proceso de ordenar
o indexar el archivo si se necesita esta secuencia. Si no está
seguro de que el archivo está en un orden específico, no
utilice esta opción.
74
4.5. BUSCAR
La función Buscar le permite buscar registros en la base de datos basándose
en los criterios que especifique.
EJERCICIO 4E: BUSCAR UN REGISTRO ESPECÍFICO CON LA

FUNCIÓN BUSCAR
1. Asegúrese de que Transacciones de venta sea la base de datos activa
y que la opción Sin índice esté seleccionada en el área Índices de la
ventana Propiedades.
2. En la pestaña Datos, en el grupo Búsqueda, haga clic en Buscar y
luego haga clic en Buscar un registro.
Aparecerá el cuadro de diálogo Buscar registro.
3. En el cuadro Criterios de búsqueda, escriba UNIDADES = 200.

IDEA irá automáticamente al primer registro que cumpla este criterio.
5. Si pulsa F3, IDEA irá al siguiente registro que cumpla el criterio.

4.6. VISUALIZACIÓN
La tarea Visualización requiere un sistema operativo de 64 bits.
Las tareas de IDEA, Visualizar y Descubrir, le permiten analizar datos en IDEA

usando una nueva generación de herramientas de análisis de datos. Visualizar
le permite generar gráficos y ver patrones, tendencias, valores atípicos y
correlaciones que podrían pasar desapercibidas en un formato tabular.
IDEA usa paneles y subpaneles para mostrar el resultado gráficamente. Cada

panel se puede modificar para que muestre la información que es importante
para el usuario. Una vez guardado el panel, lo puede copiar en otro proyecto o
compartir el archivo (*.idash) con otros usuarios.
La pestaña Visualización contiene dos tareas Descubrir y Visualizar. Visualizar

le permite explorar sus datos gráficamente. Existen varios tipos de gráfico
disponibles. Después de seleccionar una base de datos que desee explorar y
un tipo de gráfico, éste se actualiza dinámicamente al tiempo que ajusta sus
parámetros.
Con la tarea Descubrir, IDEA examina una base de datos y genera una serie de
gráficos y estadísticas. Estos gráficos y estadísticas se presentan en un panel
de información y, en función de los datos de origen, los gráficos presentan datos
resumidos o estratificados. Los paneles se pueden modificar para permitirle
seguir explorando los datos después de que IDEA haya terminado de generar
los resultados de su análisis. También puede ver los datos en formato tabular
para examinar los datos subyacentes.
Mientras esté utilizando la tarea Visualización no podrá ejecutar

ninguna otra tarea en IDEA.
EJERCICIO 4F: VISUALIZAR

1. Asegúrese de que WC-Det_Trans_por_Cta sea la base de datos activa
y que la propiedad Datos esté seleccionada.
2. En la pestaña Análisis, en el grupo Visualización, haga clic en
Visualizar.
3. En la ventana Seleccionar un panel de información, haga clic en Nuevo
panel de información.
En la ventana Propiedades de gráfico puede elegir entre cuatro tipos de
gráfico o un panel vacío.
76
4. Seleccione el Gráfico de columnas y en Agrupar por, seleccione

NOMCTA. Deje Suma como Estadística y seleccione DEBE como
Campo de suma.

Tan pronto como seleccione el último parámetro se muestra el gráfico.
5. En el campo Título de eje X, escriba Nombre de cuenta.

6. Cambie el Campo de suma a HABER y observe como se actualiza el
gráfico.
78
7. Cambie el tipo de gráfico a Circular.
8. Haga clic en Guardar para guardar este panel. Seleccione uno de los
diseños que aparece en la ventana Seleccionar un diseño.
9. Seleccione el panel con un solo gráfico.
10. El gráfico que creó aparece en un subpanel de gráfico del panel
principal, al cual puede agregar hasta seis subpaneles de estadísticas
de campo en la parte superior.
11. Haga clic en el primer subpanel de estadísticas de campo y seleccione
DEBE en la lista desplegable Campo. La lista de estadísticas de campo
se rellena con todas las estadísticas disponibles para datos numéricos.
Seleccione Valor neto y haga clic en Guardar.
12. Para guardar el panel de información, haga clic en Guardar en la
esquina superior izquierda del panel y guarde el archivo con el nombre
Desglose de abonos de Wyvez Construction.
13. Haga clic en la x en la esquina superior derecha del panel para volver a
IDEA.
EJERCICIO 4G: DESCUBRIR

Descubrir.

Una vez terminada la tarea Descubrir, aparece un panel de información

con los resultados del análisis de sus datos. Los resultados se muestran
en formato gráfico con subpaneles de estadísticas de campo.
3. Haga clic en el primer subpanel de estadísticas a la izquierda.

Aparece el icono Propiedades, en la esquina superior derecha del panel.
Haga clic en este icono para cambiar la base de datos, el campo, la
estadística o las tres cosas.
4. En la lista Estadísticas de campo, seleccione Nº de valores

correctos.
La estadística de campo en el panel se actualiza y muestra el nuevo
resultado.
Los gráficos también se pueden editar.
5. Por ejemplo, seleccione el gráfico en la esquina inferior derecha.
80
Al hacer clic en el icono Propiedades, aparece la ventana Propiedades

de gráfico de columnas, donde puede ver que los datos corresponden al
Número total de registros, estratificado por Cantidad. Puede cambiar el
tipo de gráfico a Circular para que muestre la suma del campo
UNIDADES, agrupado por COD_PROD.
6. Haga clic en el botón Circular.

7. En la lista desplegable Agrupar por seleccione el campo COD_PROD.
8. En la lista desplegable Estadística, seleccione Suma.
9. En la lista desplegable Campo de suma, seleccione UNIDADES.
10. En el campo Título de gráfico, escriba Unidades por código de
producto.
11. Seleccione la casilla Mostrar leyenda y haga clic en Guardar.
12. Haga clic en el botón Guardar en la esquina superior izquierda de la

ventana y escriba Panel de información de ventas en el campo
Nombre de archivo.
13. Haga clic en Guardar.
14. Cierre la ventana Panel de información para volver a IDEA.
EJERCICIO 4H: CÓMO ABRIR UN PANEL DE INFORMACIÓN

GUARDADO
Visualizar.
La ventana Seleccionar un panel de información muestra una lista de
todos los paneles disponibles.

2. Haga doble clic en el panel de información que desea abrir.
4.6.1. CÓMO COPIAR GRÁFICOS

Después de crear un gráfico puede copiarlo mediante el Portapapeles de
Windows y pegarlo en otro programa. Haga clic en el botón Copiar a
Portapapeles y seleccione el programa donde desea usar el contenido, por
ejemplo, en un documento Microsoft Word. Haga clic derecho y seleccione
Pegar o use la teclas Ctrl + V (sin embargo, no puede utilizar las Ctrl +C para
copiar el contenido, debe usar el botón antes mencionado).
82

Detección de registros específicos
 Mostrar registros específicos con la ayuda de Criterios y guardar los

resultados en una nueva base de datos.
 Especificar un criterio con la ayuda del Editor de ecuaciones.
 Comprender las reglas para especificar un criterio.
 Guardar y recuperar ecuaciones.
 Comprender las diferencias entre extracciones y criterios.
 Extraer elementos de valor alto y elementos inusuales mediante la opción

Criterios.
5.1. CRITERIOS
La opción Criterios es similar a la tarea Extracciones, dado que en ambas se
busca identificar elementos que satisfagan una determinada condición.
Sin embargo, la opción Criterios no genera una base de datos como salida, sino
que muestra, en la ventana Base de datos, aquellos registros que satisfacen los
criterios especificados. En la barra de estado, situada en la parte inferior derecha
de la pantalla, aparecerá el número de registros que cumplen con dicho criterio.
Al hacer clic en la opción Criterios en la ventana Propiedades, aparece el Editor

de ecuaciones para ayudarle a crear su criterio.
EJERCICIO 5A: MOSTRAR REGISTROS FILTRADOS

y que la opción Sin índice esté seleccionada en el área Índices de la
2. Vaya al registro 17 y haga clic con el botón derecho en el valor 05 del
campo COD_PROD.
3. En el menú contextual seleccione la opción Mostrar todos los
registros que contengan “05”.
86
Sección 5: Cómo detectar registros específicos
Aparece el cuadro de diálogo Mostrar todos los registros que contengan...

Se aplicará el filtro a la base de datos y se mostrarán solamente aquellos
registros que cumplan el criterio COD_PROD = =“05”. Observe que
cualquier criterio especificado para la base de datos se mostrará al lado
del enlace Criterios, en el área Base de datos de la ventana Propiedades.
5. En la ventana Propiedades, haga clic en Criterios para modificar el

criterio.
Aparece el Editor de ecuaciones.

6. En el cuadro Ecuación, cambie manualmente el código de producto "05"

por el código de producto "02".
7. En la barra de herramientas del Editor de ecuaciones, haga clic en el
botón Validar y salir para aplicar los criterios.

Observe que la barra de estado, en la parte inferior derecha de la pantalla,
mostrará el número de registros que cumplen el criterio: 5/989.
EJERCICIO 5B: GUARDAR ELEMENTOS FILTRADOS

y que tenga el criterio COD_PROD = “02” aplicado.
2. En la pestaña Archivo, en la página Base de datos, haga clic en
Guardar como para guardar los registros filtrados como una base de
datos distinta.
Aparecerá el cuadro de diálogo Guardar base de datos como.
3. En el campo Nombre de archivo, escriba Código de producto 02.

Observe que una nueva base de datos llamada Código de producto 02
aparece en el Explorador de archivos. Observe también que la nueva
base de datos Código de producto 02, es una base de datos secundaria
de la base de datos Transacciones de venta. Esto indica que la base de
88
datos Código de producto 02 se creó a partir de los registros de la base

de datos Transacciones de venta.
La base de datos Código de producto 02 pasará a ser la base de datos

activa.
El nombre de la base de datos activa se muestra también en la barra de

la aplicación en la parte superior de la pantalla.
5. Seleccione la base de datos Transacciones de venta para que sea la

base de datos activa.
6. En la ventana Propiedades, haga clic con el botón derecho en
Criterios y seleccione Borrar.
EJERCICIO 5C: VISUALIZAR VARIAS BASES DE DATOS AL

MISMO TIEMPO
Puede tener diferentes bases de datos abiertas al mismo tiempo y visualizar
diversos archivos al mismo tiempo.
1. Asegúrese de que solo estén abiertas Producto código 02 y

Transacciones de venta y seleccione Transacciones de venta como
la base de datos activa.
2. Para que una base de datos abierta se transforme en la base de datos
activa, puede hacer doble clic en su nombre en el Explorador de

archivos o bien puede hacer clic en la parte superior de la ventana Base

de datos.
3. En la pestaña Ver, en el grupo Pestañas, haga clic en Horizontal.
Las bases de datos se organizan horizontalmente.
4. Haga clic con el botón derecho en la pestaña de la base de datos

superior y seleccione Mover al grupo de pestañas siguiente para
deshacer la organización de la ventana.
5. En la pestaña Ver, en el grupo Pestañas haga clic en Vertical para ver
las bases de datos abiertas al mismo tiempo.
6. 6. Para eliminar la organización de los archivos puede hacer clic con
el botón derecho en la pestaña de la base de datos que contiene el
nombre del archivo que desea devolver a su posición original y
seleccionar Mover al grupo de pestañas anterior o hacer clic y
arrastrar la pestaña de la base de datos a su posición original.
7. Cierre la base de datos Código de producto 02.
90
5.2. USO DEL EDITOR DE ECUACIONES PARA CREAR CRITERIOS

Existen diversas situaciones en IDEA donde puede necesitar especificar una
ecuación. El Editor de ecuaciones es una herramienta que le ayuda a crear
criterios.
Puede acceder al Editor de ecuaciones haciendo clic en Criterios en la ventana
Propiedades, o haciendo clic en el botón Editor de ecuaciones en los

cuadros de diálogo de tareas específicas (cuando esté disponible).
Aunque puede utilizar la función Mostrar todos los registros que contengan ""
para crear un criterio, el Editor de ecuaciones es muy útil para crear ecuaciones
más complejas.
También puede usar el Editor de ecuaciones para crear campos mediante la

tarea Manipulación de campos. Por ejemplo, puede crear un campo
denominado NUEVA_CANTIDAD que puede ser igual al valor de CANTIDAD
multiplicado por 1,5. La tarea Manipulación del campo se tratará en ejercicios
posteriores.
El Editor de ecuaciones no solo le ayudará a crear ecuaciones, sino que también

validará la sintaxis de las mismas. Si existe un error de sintaxis en la ecuación,
no podrá salir del Editor de ecuaciones. Las ecuaciones se pueden guardar y
volver a utilizar en el futuro.
Al crear una ecuación en el Editor de ecuaciones dispone de lass siguientes

opciones:
1. Barra de herramientas del Editor de ecuaciones
Botón Comando Descripción
Validar y Verifica la sintaxis de la ecuación especificada y, si la

salir ecuación es válida, cierra el Editor de ecuaciones.
Validar Verifica la sintaxis de la ecuación especificada.

Botón Comando Descripción
Cancelar Elimina la ecuación especificada en el cuadro

Ecuación y cierra el Editor de ecuaciones.
Deshacer Deshace los cambios aplicados a la ecuación de uno

en uno.
Buscar y Busca y, si lo desea, reemplaza cualquier texto,

reemplazar carácter o número en la ecuación especificada.
Cortar Corta la porción seleccionada en la ecuación y la

coloca en el Portapapeles.
Copiar Copia la porción seleccionada en la ecuación y la

coloca en el Portapapeles.
Pegar Inserta la porción cortada o copiada desde

Portapapeles.
Borrar Borra lo especificado en el cuadro Ecuación.
Abrir Permite abrir una ecuación previamente guardada.

ecuación
Guardar Permite guardar la ecuación especificada.

ecuación
Funciones Abre el cuadro de diálogo Funciones personalizadas.

personaliza
das
Atrás Retrocede al tema anterior en la Ayuda de las

@Funciones.
Adelante Va al siguiente tema en la Ayuda de las @Funciones.
Bloquear Bloquea el tema actual en la Ayuda de las

tema @Funciones.
Fuente: Permite modificar la fuente, el tamaño y el estilo del

texto para el cuadro de Ecuación.
Panel Muestra u oculta el Panel Ayuda.

Ayuda
Ayuda Abre la Ayuda del Editor de ecuaciones.
2. Cuadro Ecuación
El cuadro Ecuación es el área donde se especifican ecuaciones y
expresiones.
92
3. Línea de sintaxis
Con el cursor situado entre los paréntesis de una @Función, haga clic en
el botón Sintaxis para ver la sintaxis correspondiente a la @Función
especificada.
4. Verificar ecuación
Haga clic en Evaluar para verificar los resultados. La ecuación se
ejecutará según los valores del registro seleccionado y los resultados
aparecerán en el cuadro de texto. Si aparece 1,00, el registro
seleccionado cumple con los criterios. Si aparece 0,00, el registro
seleccionado no cumple con los criterios.
5. Operadores matemáticos
Son los operadores matemáticos que se utilizan para realizar cálculos
entre expresiones.
Operador Name Descripción
"" Comillas Sirven para enmarcar valores de

cadena, fecha y hora.
( Abrir paréntesis En combinación con el símbolo Cerrar

paréntesis, se utiliza para ordenar el
procesamiento de expresiones
compuestas.
) Cerrar paréntesis En combinación con el símbolo Abrir

paréntesis, se utiliza para ordenar el
procesamiento de expresiones
compuestas.
= Coincidencia Prueba si los resultados de dos

expresiones son iguales. Para los
campos carácter, esta prueba distingue
entre mayúsculas y minúsculas y
mostrará los registros en los que el
texto es el inicio de una palabra más
larga. Ejemplo: campo="un" mostrará
uno, unir, universidad.
== Coincidencia exacta Para campos de carácter devolverá

únicamente aquellos registros donde el
texto encontrado es una palabra
completa y no el inicio de una palabra.
> Mayor que Se utiliza para mostrar los registros que

son mayores que el valor especificado.
< Menor que Se utiliza para mostrar los registros que

son menores que el valor especificado.
>= Mayor que o igual a Se utiliza para mostrar los registros que
son mayores o iguales que el valor
especificado.

Operador Name Descripción
<= Menor que o igual a Se utiliza para mostrar los registros que
son menores o iguales que el valor
especificado.
<> Diferente o no igual Se utiliza para mostrar los registros que

a son diferentes o no son iguales que el
valor especificado.
/ División Se utiliza para dividir expresiones

numéricas y no se puede utilizar con
campos de tipo carácter, fecha u hora.
* Multiplicación Se utiliza para multiplicar expresiones

numéricas y no se puede utilizar con
campos de tipo carácter, fecha u hora.
- Resta Se utiliza para sustraer una expresión

numérica de otra y no se puede utilizar
con campos de tipo carácter, fecha u
hora.
+ Suma Se utiliza para sumar expresiones

numéricas o para concatenar texto.
MOD Módulo Devuelve el resto cuando se divide una

expresión numérica por otra.
Al hacer clic en el botón MOD, el
símbolo "%" se agrega al área de
ecuación.
Ejemplo 1: CANTIDAD % 1000, donde
CANTIDAD es igual a 8,362 devuelve
362.
Ejemplo 2: Al trabajar con valores no-
enteros, es recomendable convertir los
valores no-enteros a enteros primero;
por ejemplo, si tiene 120.15 % 1.35,
cámbielo a (120.15 x 100) % 135, lo
cual devolverá 0.
EXP Potencia Se utiliza para multiplicar repetidamente

una expresión numérica. Se conoce
también como "a la potencia de".
Al hacer clic en el botón EXP, se agrega
"^" al área de ecuación.
Por ejemplo, UNIDADES ^ 3, donde
UNIDADES es igual a 15, devuelve
3375 (15 x 15 x 15 = 3375).
IDEA analiza una ecuación calculando las operaciones en la siguiente

secuencia y leyendo la ecuación de izquierda a derecha.
1. Calcula el resultado para cualquier elemento entre

corchetes.
2. Calcula los valores exponenciales.
94
3. Calcula las operaciones de división.

4. Calcula las operaciones de multiplicación.
5. Calcula las operaciones de suma.
6. Calcula las operaciones de resta.
7. Totaliza la ecuación.
6. Lista de @Funciones
Existen más de 100 @Funciones disponibles para efectuar operaciones
complejas tales como: aritmética de fechas, cálculos estadísticos y
búsqueda de texto. Cada @Función necesita un número específico de
parámetros. Por ejemplo, la función @Date, que devuelve la fecha actual
del sistema, no exige ningún parámetro, pero la función @Isin, que sirve
para realizar búsquedas de texto, requiere dos cadenas de caracteres
como parámetros.
Si la configuración regional de su sistema está especificada

para otro país distinto de Estados Unidos o Canadá, puede
que IDEA use otro signo distinto a la coma como separador
de parámetros. Para verificar o modificar su configuración,
seleccione Inicio >Panel de control > Configuración regional
y de idioma.
7. Insertar @Función
Una vez que haya seleccionado una @Función en la lista de
@Funciones, haga clic en Insertar @Función para insertar la @Función
en su ecuación.
8. Panel Ayuda
El panel Ayuda, situado a la derecha del Editor de ecuaciones, le
proporciona ayuda detallada para cada @Función. Esto incluye una
descripción de la @Función, la sintaxis, los parámetros y ejemplos.
EJERCICIO 5D: USAR EL EDITOR DE ECUACIONES
Crear una ecuación

activa.
2. En la ventana Propiedades, haga clic en Criterios.
3. En la columna Campo, haga doble clic en COD_PROD.

4. Haga clic en el botón Coincidencia exacta (= =) y luego haga clic en el
botón Comillas (“ “).
COD_PROD es un campo no numérico por lo que al hacer

referencia a sus valores debe escribirlos entre comillas “ ”.

5. Escriba 02 entre comillas.
6. Haga clic en el botón Validar para verificar que la ecuación sea

válida.
Guardar una ecuación
Las ecuaciones se pueden guardar y volver a utilizar en el futuro. Esto es útil si

va a volver a usar la ecuación, la ecuación es compleja y puede que necesite
cambios o una ecuación similar y la ecuación guardada se puede modificar.
Las ecuaciones guardadas no son específicas para una base de datos en

particular. Es decir, se pueden utilizar en cualquier base de datos, siempre que
los campos en la ecuación se encuentren también en la base de datos.
IDEA creará un archivo con la extensión *.eqx/.eqm para las ecuaciones

guardadas. La ecuación se puede guardar en cualquier carpeta, ya sea en el
disco local, en una carpeta de red o en un disco flexible. Sin embargo, se
recomienda que los archivos de ecuaciones se guarden en la carpeta
Ecuaciones de la Biblioteca del proyecto.
Para guardar su ecuación:
botón Guardar ecuación .

Aparece el cuadro de diálogo Guardar como.
96
2. En el campo Nombre de archivo escriba un nombre para la ecuación

(por ejemplo, Código de producto 02).

Puede acceder a la ecuación guardada haciendo clic en el botón Abrir
ecuación, en la barra de herramientas del Editor de ecuaciones.
Aplicar una ecuación
En la barra de herramientas del Editor de ecuaciones, haga clic en el botón

Validar y salir.
El criterio especificado se muestra al lado del enlace Criterios, en la ventana

Propiedades, y se muestran los elementos filtrados.

5.3. EXTRACCIÓN DIRECTA (EXTRAER ELEMENTOS DE VALOR ALTO)

Anteriormente utilizó Criterios para identificar registros específicos. Luego
guardó el resultado en una base de datos separada. Aunque la función Criterios
nos permite Previsualizar el resultado, se necesitan dos pasos más para guardar
el resultado en un archivo separado. Sin embargo, con la tarea Extracción
directa puede identificar los registros y guardarlos como un archivo separado,
todo en un solo paso. La función Extracción directa le permite guardar el
resultado de los criterios directamente como una base de datos.
EJERCICIO 5E: EXTRACCIÓN DIRECTA

En este ejercicio desea extraer de la base de datos Transacciones de venta
todas las transacciones de venta cuyo valor supere los $10.000 dólares.

activa.
Primero debe eliminar los criterios aplicados.
2. En la ventana Propiedades, haga clic con el botón derecho en

Criterios y seleccione Borrar.
3. En la pestaña Análisis, en el grupo Extracción, haga clic en Directa.
Aparece el cuadro de diálogo Extracción directa.
Observe que también puede especificar un intervalo de registros para la

extracción y seleccionar un orden para los registros de la base de datos
resultante, basado en índices existentes.
Este ejercicio es un ejemplo excelente para ver cómo se utiliza la Ayuda

de IDEA El botón Ayuda se muestra en todas las tareas de IDEA. Al hacer
clic en el botón Ayuda en la ventana de una tarea, aparecerá la página
de ayuda específica para dicha tarea. El sistema de Ayuda de IDEA
98
proporciona instrucciones paso a paso y un enlace a ejemplos y temas

relacionados.
4. En la columna Nombre de archivo, haga doble clic en EXTRACCIÓN1

para cambiar el nombre predeterminado a Elementos de valor alto.
Tenga en cuenta que puede procesar hasta 50 extracciones en la misma
base de datos y en un solo paso.
5. Haga clic en el botón Editor de ecuaciones .

6. En la columna Campo, haga doble clic en CANTIDAD.

7. En el cuadro Ecuación, escriba > 10.000.

8. Haga clic en el botón Validar y salir para verificar la sintaxis de la

ecuación y para salir del Editor de ecuaciones.
Ahora puede extraer valores altos de la base de datos Transacciones de

venta.

La nueva base de datos, Elementos de valor alto, contiene 69 registros y
se crea como base de datos secundaria de la base de datos
Transacciones de venta.
10. Cierre la base de datos Elementos de valor alto.
100
EJERCICIO 5F: DETECTAR ELEMENTOS INUSUALES MEDIANTE

UNA EXTRACCIÓN DIRECTA
En este ejercicio realizará varias extracciones al mismo tiempo. Buscará ventas
efectuadas en una fecha inválida, ventas inusuales de altas cantidades y datos
que prueben el incumplimiento de un acuerdo de ventas exclusivo.
Las extracciones se realizan en un solo pase a través de la base de datos

principal, lo cual ahorra un tiempo considerable al analizar grandes archivos. Se
pueden realizar hasta 50 extracciones al mismo tiempo.
Supongamos que la oficina estuvo cerrada el viernes, 03 de abril de 2015 por

reformas, de modo que no deberían existir ventas en esa fecha. Usando la
función Extracción directa, extraiga todas las ventas efectuadas en la fecha en
cuestión.

y que no tenga criterios aplicados.
2. En la pestaña Análisis, en el grupo Extracción, haga clic en Directa.
Aparece el cuadro de diálogo Extracción directa.
3. Haga clic en el botón Editor de ecuaciones.

4. Seleccione el campo clave para su extracción. En este caso desea
averiguar si se emitieron facturas en una fecha determinada, por lo que
utilizaremos el campo FECHA_FACT.
5. En el Editor de ecuaciones escriba los símbolos = = después del
nombre de campo en el cuadro Ecuación o haga clic en el botón
Coincidencia exacta (= =).
6. Haga clic en el botón Calendario para seleccionar la fecha

necesaria.
Tenga en cuenta que las fechas en el Editor de ecuaciones deben tener
el formato AAAAMMDD, sin ningún separador y deben ir entre comillas.
Si especifica una fecha usando el botón Calendario, el Editor de
ecuaciones escribirá las comillas automáticamente.
7. A continuación, desplácese hasta el año y mes que desea mediante las

flechas situadas en la parte superior del calendario. Desplácese hasta
2015. Haga doble clic en el día 3 del mes para insertar la fecha en el
cuadro Ecuación.

La ecuación debería tener el siguiente aspecto:
8. Haga clic en el botón Validar y salir.

9. Cambie el nombre de la base de datos de Extracción directa a Ventas
el 3 de abril.
Bright IDEA Inc. comercializa seis productos. El producto 05 es el más

barato de todos, no se esperan ventas muy altas para este producto. Use
de nuevo la función Extracción directa y extraiga todas las transacciones
de venta para el Producto 05 que tengan una cantidad total de ventas
superior a $50.000 dólares.
Observe que tiene dos condiciones: Código de producto 05 y ventas

superiores a $50.000 dólares. Cuando tiene varias condiciones en un
criterio, debe unirlas usando un operador lógico. IDEA tiene tres
operadores lógicos: AND, NOT y OR.
En este caso, desea extraer todos los registros que tengan el código de
producto 05 y una cantidad de ventas superior a $50.000 dólares. Al
utilizar el operador lógico Y, indica al editor de ecuaciones que la
transacción debe cumplir ambas condiciones. Si usa el operador OR la
transacción debe cumplir solo una de las condiciones.
10. En el cuadro de diálogo Extracción directa, haga clic en la segunda fila.
102
11. Cambie el nombre de archivo predeterminado a Ventas superiores a

50 000.
12. Haga clic en el botón Editor de ecuaciones para abrir el Editor de
ecuaciones.
13. Escriba la primera condición y haga clic en el botón AND.
El campo COD_PROD es un campo carácter, por lo tanto, el valor que
busca debe ir entre comillas.
14. Especifique la segunda condición.

El campo TOTAL es un campo numérico, por lo tanto, no use comillas o
separador de miles.
La ecuación final debería tener este aspecto:

botón Validar y salir para comprobar la sintaxis de la ecuación y cerrar
la ventana del Editor de ecuaciones. Los criterios se agregan al cuadro
de diálogo Extracción directa.
Bright IDEA, Inc. firmó un contrato de exclusividad con el vendedor 108.

El vendedor 108 es la única persona autorizada para vender el producto
06, que es el producto más caro de la empresa. Desea extraer cualquier

venta que no cumpla con el contrato de exclusividad firmado con el

vendedor 108.
Como tiene dos condiciones, debe usar un operador lógico para generar
el criterio. Necesita además utilizar el botón No igual a.
16. En el cuadro de diálogo Extracción directa, haga clic en la tercera fila.

17. A la tercera extracción la llamaremos Ventas inusuales para el
producto 06.
18. Haga clic en el botón Editor de ecuaciones para abrir el Editor de
ecuaciones.
19. Inserte la primera condición mediante el botón Diferente o no igual que
y luego haga clic en el botón AND.
El campo VENDEDOR es un campo numérico, por lo tanto, no use
comillas ni separador de miles.
20. Especifique la segunda condición.

El campo COD_PROD es un campo carácter, por lo tanto, el valor que
busca debe ir entre comillas.
La ecuación final debería tener este aspecto:
104

botón Validar y salir para comprobar la sintaxis de la ecuación y cerrar
la ventana del Editor de ecuaciones. Los criterios se agregan al cuadro
de diálogo Extracción directa.

Se han creado tres nuevas bases de datos. La base de datos Ventas el
3 de abril es ahora la base de datos activa.
23. Haga clic en Total de control y seleccione el campo TOTAL para cada
una de las bases de datos.
 Ventas el 3 de abril: Tiene 10 registros con un valor total de
$21.193,97.
 Ventas superiores a 50 000: Tiene 8 registros con un valor
total de $833.563,82.
 Ventas inusuales para el producto 06: Tiene 3 registros con
un valor total de $7.888.525,71.
24. Cierre todas las bases de datos abiertas.

106
Perfil de datos
 Categorizar los datos en bandas (o estratos) mediante la tarea

Estratificación.
 Guardar, exportar o crear un gráfico de los resultados de la

estratificación.
 Ver, analizar o guardar un estrato en particular.
 Totalizar campos numéricos basándose en uno o más campos (o claves)

con la ayuda de la tarea Resumen.
 Resumir datos, crear subconjuntos de datos y visualizar elementos

específicos mediante la Tabla dinámica.
 Determinar las reservas necesarias para hacer frente a futuras deudas no

cobradas en un archivo de cuentas por cobrar mediante la tarea
Vencimiento.
6.1. ESTRATIFICACIÓN
La estratificación sirve para clasificar elementos en una base de datos y permite
categorizar los registros en bandas o estratos. Se utiliza a menudo en
encuestas, en las que la edad de los encuestados se divide en estratos tales
como de 20 a 25 años, de 25 a 35 años y así sucesivamente. Puede usar la
estratificación también para crear perfiles de sus datos.
La tarea Estratificación puede producir resultados o una base de datos

estratificada separada. Los resultados están asociados con la base de datos
que se utilizó para la tarea Estratificación. Los resultados de una estratificación
se pueden ver en un gráfico, imprimir o guardar en varios formatos y además,
es posible examinar los registros que crearon esos resultados. Si decide crear
una base de datos estratificada, tiene la opción de incluir detalles del estrato en
el que cae cada registro. La base de datos estratificada se puede utilizar más
tarde para realizar otros análisis.
IDEA le permite ejecutar la tarea Estratificación en campos numéricos, fecha y

carácter. El proceso de estratificación para cada campo exige que seleccione
uno o más campos numéricos para el total por bandas de estratificación.
Puede además especificar un campo de agrupación para el resultado. Esta

opción creará un análisis de estratificación separado para cada valor único en
el campo seleccionado.
6.1.1. ESTRATIFICACIÓN DE UN CAMPO NUMÉRICO

Al ejecutar una Estratificación en un campo numérico, por lo general se utiliza
un campo con cantidades. Puede visualizar rápidamente el número de registros
de ventas entre $0 y $1000, $1000 y $2000, y así sucesivamente.
108
Sección 6: Perfil de datos
EJERCICIO 6A: ESTRATIFICAR POR TOTAL DE VENTAS

activa.
2. En la ventana Propiedades haga clic en Estadísticas de campo para
revisar las estadísticas del campo para el campo TOTAL. Verifique los
totales de Valor promedio, mínimo, y máximo.
3. En la ventana Propiedades, haga clic en Datos.

4. En la pestaña Análisis, en el grupo Categorizar, haga clic en
Estratificación.
También puede hacer clic en el botón Estratificación, en la barra de
herramientas de Acceso rápido.

5. Si aparece un mensaje, haga clic en Sí para crear estadísticas para

todos los campos.
Aparece el cuadro de diálogo Estratificación.
6. En el cuadro Campo a estratificar, seleccione TOTAL.

7. En el cuadro Campos para suma total, seleccione TOTAL.
Tenga en cuenta que puede totalizar más de un campo a la vez.
8. En el cuadro Incremento, escriba > 1.000,00.

La columna >=Lím. inferior muestra automáticamente el valor mínimo que
es -52,71 para la base de datos seleccionada. Los valores negativos se
muestran entre paréntesis, por ejemplo (52,71). Para este ejercicio, solo
se necesitan valores positivos.
9. En la columna >= Lím. inferior, haga doble clic en la primera fila y

escriba 0.
10. En la columna < Lím. superior, haga clic en la primera fila.
Verifique que la primera celda de la columna < Lím. superior tenga el valor
1.000.
11. Resalte las siguientes nueve filas.

Las primeras 10 filas deberían aparecer resaltadas.
12. Seleccione las casillas Crear base de datos, Incluir intervalos de

estrato y Crear resultado.
13. En los campos Nombre de archivo y Nombre de resultado, escriba
Estratificación por ventas totales.
110
Ahora ya puede ejecutar la estratificación en un campo numérico.

Examine el resultado de la estratificación y observe que existen 88
registros como Excepciones al límite superior.

Este resultado indica que 88 registros exceden el límite superior de

$10.000. En un caso real, tal vez desee investigar estas transacciones.
IDEA posee una función de acceso a detalles que le permite visualizar
los datos asociados a un resultado.
15. En el campo Nº de registros, haga clic en 88 es similar a un enlace,

con subrayado en azul) para ver Excepciones al límite superior.
16. Seleccione la opción Mostrar registros.

En el cuadro de diálogo Vista previa base de datos, puede imprimir los
registros o guardarlos en una base de datos separada.

18. En el cuadro de diálogo Guardar como, escriba Excepciones al límite
superior y a continuación haga clic en Aceptar.
IDEA guardará los 88 registros en una base de datos secundaria de la
base de datos Transacciones de venta. Ahora muestre de nuevo el
resultado de la estratificación por el total de ventas.
19. Haga que Transacciones de venta sea la base de datos activa y en el

área Resultados de la ventana Propiedades, haga clic en
Estratificación por ventas totales.
El resultado se puede exportar a diferentes formatos.
112
20. En la barra de herramientas, haga clic en el botón Exportar para

abrir el cuadro de diálogo Exportar.
21. Observe las opciones disponibles en la lista desplegable Tipo.
En esta lista aparecerán los distintos formatos disponibles para exportar
los resultados.
22. Haga clic en Cancelar.

23. El resultado también se puede mostrar en un gráfico. En la barra de
herramientas, haga clic en el botón Ver los resultados como un
gráfico .
Puede acceder a las diferentes propiedades del gráfico mediante los
botones en la barra de herramientas, dar título al gráfico o modificar sus
colores.
El botón Galería le permite seleccionar un tipo de gráfico diferente.
El módulo gráfico cuenta con diversas opciones. Puede guardar, copiar y

pegar el gráfico en otra aplicación, por ejemplo en un documento Word.
Haga clic derecho en el cuadro de Propiedades para cambiar la fuente o
elegir otras opciones. Examine las diversas opciones disponibles.

24. Una vez que conozca todas las opciones haga clic en el botón Ver el
resultado como un gráfico para volver al resultado y luego abra la
base de datos Estratificación por ventas totales.
Observe que la base de datos posee el mismo número de registros que

la base de datos primaria, pero tiene tres nuevos campos. El número de
estrato (ESTRATO), y los límites inferior (ESTRAT_INF) y superior
(ESTRAT_SUP) se han anexado a cada registro.

todas las bases de datos.
EJERCICIO 6B: ESTRATIFICAR ESPECIFICANDO UN CAMPO

PARA AGRUPAR
Antes estratificó la base de datos Transacciones de venta por el campo TOTAL.
En este ejercicio, estratificará otra vez la base de datos por el campo TOTAL
pero seleccionará además el campo COD_PROD en la lista desplegable
Agrupar por. Como resultado obtendrá un estrato para cada código de producto
que contiene la base de datos.

Estratificación.
3. En el cuadro Campo a estratificar, seleccione TOTAL.

4. En el cuadro Campos para suma total: seleccione TOTAL y
CANTIDAD.
5. En el cuadro Incremento, acepte el incremento predeterminado de
10.000,00.
114
6. En la columna >= Lím. inferior, haga doble clic en la primera fila y

escriba 0.
7. Haga clic en las primeras 11 filas en la columna < Lím. superior.
8. En la lista desplegable Agrupar por seleccione el campo COD_PROD.
9. Asegúrese de que la opción Crear resultado esté seleccionada.
10. En el cuadro Nombre de resultado cambie el nombre predeterminado
a Grupos de códigos de productos estratificados.

12. En la vista del resultado, haga clic en la lista desplegable Suma total en
y seleccione el campo CANTIDAD.

13. En la lista desplegable COD_PRO seleccione la opción 01.
Observe que puede ver los resultados de estratificaciones anteriores para

la base de datos Transacciones de venta en el área Resultados de la
116
6.1.2. ESTRATIFICACIÓN DE UN CAMPO FECHA

IDEA permite definir bandas o estratos por número de días, número de
semanas, número de meses o número de años. Por ejemplo, puede clasificar
sus datos por mes. Para cada banda, IDEA le mostrará el número de registros
pertenecientes al intervalo de fechas especificado.
EJERCICIO 6C: ESTRATIFICAR UNA BASE DE DATOS POR MES

Estratificación.
3. En el cuadro Campo a estratificar, seleccione el campo FECHA_FACT.

4. En el cuadro Campos para suma total, seleccione CANTIDAD.
5. En el cuadro Incremento, especifique el incremento en 1 mes.
6. En la primera fila de la columna >= Lím. inferior, escriba 20150101.
7. Haga clic en la primera fila de la columna < Lím. superior.
8. Seleccione las siguientes 11 filas (las filas 1 a 12 deberían quedar
seleccionadas).
10. En el cuadro Nombre de resultado, escriba Estratificación por fecha
de factura.


Se creará el resultado de la estratificación. Observe que el mes de julio
es el mes con mayor movimiento mientras que enero es el mes con menor
movimiento. Tómese un momento para analizar el resultado.
Las fechas de las columnas >= Límite I y < Límite S se

muestran en el formato de fecha correspondiente a la
configuración regional de su sistema operativo. Por esa
razón, la imagen anterior puede que no represente con toda
exactitud lo que está viendo en su pantalla.
6.1.3. ESTRATIFICACIÓN DE UN CAMPO CARÁCTER

Puede usar la función Estratificación para categorizar los datos por región si su
base de datos contiene un campo con códigos postales. Con solo especificar
las primeras letras, IDEA colocará los registros en el estrato correspondiente.
Para cada banda IDEA muestra el número de registros en el intervalo de
caracteres especificado.
118
6.2. RESUMEN
La tarea Resumen acumula los valores de los campos numéricos para cada
clave única. Por ejemplo, resumir una base de datos de cuentas por pagar por
número de cuenta (la clave) y sumar las cantidades de las facturas produce una
base de datos resultante con las deudas pendientes por proveedor. La tarea
Resumen proporciona:
 Una lista de valores únicos (claves) en la base de datos

 El número total de registros por cada clave
 Los totales de uno o más campos numéricos para cada clave
Puede seleccionar hasta ocho campos de resumen o, si usa un solo campo,

puede usar la opción Resumen rápido. Si está usando varios campos, la tarea
Resumen funciona más rápido y es más eficaz en una base de datos que haya
sido ordenada.
Puede seleccionar cualquier campo numérico para el total. La base de datos

resultante proporciona una lista de elementos claves y el número de registros
(NUM_DE_REGS) para cada clave y puede acceder a los detalles de los
registros individuales para cada clave.
Puede seleccionar datos de campos adicionales desde la primera o última

aparición.
El resultado del Resumen está limitado a 4.000 filas y no muestra más filas
después de las primeras 4.000. Si espera que su resultado tenga más de 4.000
filas, debe crear una base de datos.
La opción Resumen rápido ejecutará un resumen más rápido, pero tiene una
funcionalidad limitada. Utilice Resumen rápido solo si desea resumir por un solo
campo y si existen menos de 32.000 claves únicas en el campo.
La opción Resumen rápido no necesita una base de datos indexada por el

campo clave y no crea un índice durante el procedimiento. Es más, si elige la
opción Resumen rápido, se seleccionarán campos adicionales en la salida
desde la primera aparición, pero no se podrán incluir las estadísticas adicionales
tales como Valor promedio, Valor mínimo, Valor máximo, y Desviación estándar.
EJERCICIO 6D: EJECUTAR UN RESUMEN COMO UN RESULTADO

En este ejercicio, creará un resumen de ventas por vendedor con la ayuda de la
tarea Resumen.

Resumen.
Aparece el cuadro de diálogo Resumen.
3. En el área Campos a resumir, en la lista desplegable Por, seleccione

VENDEDOR.

4. En Campos numéricos a sumar, seleccione UNIDADES, CANTIDAD,

IMPUESTO y TOTAL.
5. Seleccione la casilla Crear resultado y desactive la casilla Crear base
de datos.
6. En el cuadro Nombre de resultado, escriba Resumen por vendedor.

Se muestra el resultado del resumen por VENDEDOR.
Puede crear un gráfico, exportar o imprimir el resultado usando los

botones correspondientes en la barra de herramientas. También puede
ver y extraer los registros asociados al resumen haciendo clic en uno de
los campos de acción (de color azul) en la columna № de registros y
seleccionando Extraer registros o Mostrar registros.
120
EJERCICIO 6E: CREAR UNA BASE DE DATOS DE RESUMEN

Resumen.
Otra opción es hacer clic en la barra de herramientas de Acceso rápido y
seleccionar el botón Resumen.
Aparece el cuadro de diálogo Resumen.
3. En la lista desplegable Por seleccione el campo COD_PROD.

4. En la primera lista desplegable Luego por seleccione VENDEDOR.
5. En el cuadro Campos numéricos a sumar seleccione CANTIDAD.

6. En el campo Nombre de archivo, escriba Resumen por código de

producto y vendedor.

Observe que IDEA muestra todas las combinaciones de productos y
vendedores para la base de datos Transacciones de venta. Puede ver
qué vendedores venden cada producto, el total de ventas y el número de
transacciones (mostrado como NUM_DE_REGS).
La base de datos resultante también tiene enlaces en el campo

NUM_DE_REGS. Estos campos con enlaces se denominan campos de
acción. Esta característica le permite acceder a los datos de origen de
cada resultado.
8. En el campo NUM_DE_REGS, para el registro número 1, haga clic en 4

(aparece como un enlace resaltado en azul) para ver los cuatro registros
que tiene al vendedor 111 y el producto con código 01.
9. Haga clic en Listo para cerrar la vista previa de extracción.

10. Cierre la base de datos Resumen por código de producto y
vendedor.
122
6.3. TABLA DINÁMICA

La tarea Tabla dinámica es una herramienta muy útil para resumir y obtener un
perfil de los datos. Le permite analizar la información desde diferentes
perspectivas mediante la creación de una tabla que contiene los datos
resumidos. La tarea Tabla dinámica le permite además resumir combinaciones
de múltiples campos y colocar los campos en la tabla como columnas, filas o
totales. Cuando hay dos o más campos en una columna o fila, puede comprimir
y mostrar el resumen del valor de los datos o expandir y mostrar los detalles.
EJERCICIO 6F: CREAR UNA TABLA DINÁMICA

En este ejercicio creará una tabla que contenga las ventas promedio (totales
brutos y netos) por código de producto para los vendedores 101 a 110.

y la propiedad Datos esté seleccionada.
2. En la pestaña Análisis, en el grupo Categorizar, haga clic en Tabla
dinámica.
Aparece el cuadro de diálogo Tabla dinámica.
3. En el campo Nombre de resultado cambie el nombre predeterminado a

Ventas promedio - vendedores 101 a 110.

Aparece el cuadro de diálogo Lista de campos de tabla dinámica.
5. En el cuadro de diálogo Campos de tabla dinámica, arrastre el campo

VENDEDOR al área Coloque aquí los campos de filas de la ventana
Base de datos.
COD_PROD al área Coloque aquí los campos de columnas de la
ventana Base de datos.
CANTIDAD y luego el campo TOTAL al área Coloque aquí los
elementos de datos en la ventana Base de datos.
8. En el cuadro de diálogo Lista de campos de la tabla dinámica haga clic
en Cerrar.
Como solo desea ver la información de los vendedores 101 a 110, haga
clic en el botón de flecha situado a la derecha del título de campo
VENDEDOR y desactive la casilla de los otros vendedores.
124
De forma predeterminada, IDEA mostrará la suma de los campos en el

área de elementos de datos.
9. Haga clic con el botón derecho en cualquier valor de Suma de TOTAL.

10. En el cuadro de diálogo Campo de Tabla dinámica seleccione el tipo de
estadística a mostrar. En el cuadro Resumir por seleccione Promedio.

12. Haga clic con el botón derecho en cualquier valor de Suma de
CANTIDAD y resuma por Recuento.

Puede observar que $7.849,36 corresponde a las ventas totales

promedio del vendedor 110 para el Código de producto 05.
13. Seleccione 7.849,36 y luego haga clic en el botón Ver registros

para acceder a la vista previa de los registros asociados a la cantidad
promedio seleccionada.
14. Haga clic en Listo para cerrar la ventana de Vista previa de base de
datos.
Puede además agregar más campos a las columnas, a las filas o a los
datos.
126
15. En la barra de herramientas, haga clic en el botón Mostrar lista de
campos de tabla dinámica .

16. Coloque el campo ID_CLIENTE a la derecha de la columna
VENDEDOR para ver las ventas promedio a cada cliente por vendedor.
17. Contraiga o expanda cualquier nodo en la fila VENDEDOR para ver los
detalles o el resumen de los datos.
También puede ordenar los vendedores en sentido descendente, ocultar

el pie, eliminar el campo o comprimir la información haciendo clic con el
botón derecho en el encabezado de fila de VENDEDOR y seleccionando
la opción apropiada.

6.4. VENCIMIENTO (O ANÁLISIS DE ANTIGÜEDAD)

La tarea Vencimiento o análisis de antigüedad se usa para envejecer una base
de datos seleccionada desde una fecha específica en intervalos determinados
hasta un máximo de seis intervalos y un máximo de 9999 días. Por ejemplo, los
saldos pendientes en cuentas por cobrar pueden envejecerse para que venzan
a final de año y así se determinan las reservas necesarias para hacer frente a
futuras deudas no cobradas.
EJERCICIO 6G: VENCIMIENTO DE BASE DE DATOS

En este ejercicio envejecerá un archivo de cuentas por cobrar para producir una
base de datos clasificada por vencimientos, una base de datos de resumen
clave y un resultado.

2. En el Asistente de importación, seleccione Microsoft Excel.
3. Haga clic en el botón Examinar, al lado del campo Nombre de archivo
para seleccionar el archivo que va a importar.
4. En el cuadro de diálogo Seleccionar archivo, seleccione Cuentas por
cobrar.xlsx y haga clic en Abrir.

6. Seleccione la opción Primera fila son nombres de campo y acepte el
nombre de archivo sugerido.
Antes de envejecer una base de datos, necesita saber cuál es la fecha
más tardía.
8. En la ventana Propiedades, haga clic en Estadísticas de campo.

9. Haga clic en Sí para generar las estadísticas.
10. En la lista Tipo de campo, seleccione Fecha.
128
Observe que la fecha más tardía es 09/30/2014.
Como la fecha más tardía es 09/30/2014, va a vencer la base de datos

Cuentas por cobrar a partir del 10/01/2014 de modo que las facturas
correspondientes al 09/30/2014, se incluyan en el intervalo de 30 días.
11. En la ventana Propiedades, haga clic en Datos.

Vencimiento.
Aparece el cuadro de diálogo Vencimiento. La fecha de vencimiento debe
ser un día después de que termine el período desde el cual desea
envejecer los datos. Si suponemos que envejecemos los datos a partir de
finales de septiembre de 2014, debe usar el miércoles, 01 de octubre de
2014 como fecha de vencimiento.
13. En el campo Fecha de vencimiento, seleccione 2014/10/01.

14. El Campo de vencimiento a usar es FECHA_FACT.
15. El Campo cantidad a totalizar es CANTIDAD.
16. Asegúrese de que el valor de Intervalo de vencimiento en sea Días y
acepte los seis valores predeterminados.
17. Seleccione la casilla de la opción Generar base de datos de
vencimientos detallados y escriba CPC - Vencimientos detallados
como nombre de archivo.
Esto crea una base de datos que contiene cada registro de la base de
datos que se está envejeciendo con campos adicionales para cada
categoría.
18. Seleccione la casilla de la opción Generar base de datos resumida

por clave y escriba Resumen de vencimientos por cliente como
nombre de archivo.
19. Haga clic en Clave.
Aparece el cuadro de diálogo Definir clave.

20. Seleccione CLIENTE y NOMBRE_CLIENTE como campos clave.

22. En el cuadro de diálogo Vencimiento, acepte el valor predeterminado
para el nombre de resultado.
130
Se muestra el resultado de vencimiento de datos y tiene las mismas

opciones de visualización gráfica de datos que el resultado de resumen.
24. Abra la base de datos Resumen de vencimientos por cliente.

Observe que la base de datos tiene 13 registros, uno por cada número
único de CLIENTE. El campo CANTIDAD y las categorías de vencimiento
están también resumidas por campos clave específicos (CLIENTE y
NOMBRE_CLIENTE).
25. Abra la base de datos CPC - Vencimientos detallados.

Tiene el mismo número de registros que la base de datos Cuentas por
cobrar e incluye las categorías de vencimiento. Los saldos se distribuyen
entre las categorías de vencimiento basándose en el número de días que
haya entre la fecha en el campo FECHA_FACT y la fecha de vencimiento,

2014/10/01 (especificada en el cuadro de diálogo Vencimiento). El

número de días se calcula y se guarda en el campo DIAS_VENCIDOS.
132

Identificación de irregularidades
 Buscar facturas duplicadas.
 Buscar elementos no duplicados.
 Buscar elementos que faltan y vacíos.
 Editar y especificar modificaciones con la ayuda de la tarea Volver a

ejecutar.
7.1. CLAVE DUPLICADA

IDEA ofrece tres opciones para buscar registros duplicados:
Tarea Descripción
Detección de clave Identifica todos los registros para los cuales los campos en
duplicada la clave son idénticos.
Exclusión de clave Similar a la detección de clave duplicada, excepto que un

duplicada campo adicional debe ser diferente.
Duplicación Identifica y agrupa registros basándose en su grado de

aproximada similitud.
La tarea Detectar clave duplicada sirve para identificar elementos duplicados en

una base de datos y se puede utilizar para detectar duplicados en un solo
campo, (por ejemplo, números de factura duplicados) o en una combinación de
hasta ocho campos.
Se puede utilizar además para identificar claves no duplicadas (únicas)

seleccionando la opción Obtener registros sin duplicados en lugar de Obtener
registros duplicados.
La tarea Excluir clave duplicada se utiliza para identificar elementos duplicados

en una base de datos en la que un campo especificado es diferente, como serían
número de pedido duplicados para diferentes proveedores.
Esta tarea se puede utilizar para identificar duplicados en un solo campo, (por
ejemplo, números de factura duplicados), o en una combinación de hasta ocho
campos.
EJERCICIO 7A: DETECTAR CLAVES DUPLICADAS

El director de contabilidad está preocupado porque es posible que se hayan
emitido varias facturas varias veces. Verifique si se han emitido múltiples
facturas.

y la propiedad Datos esté seleccionada en la ventana Propiedades.
2. En la pestaña Análisis, en el grupo Explorar, haga clic en Clave
duplicada y luego haga clic en Detección.
Otra opción es, en la barra de herramientas de Acceso rápido, hacer clic
en el botón Detección.
Aparece el cuadro de diálogo Detectar clave duplicada.
3. Haga clic en Clave.

Aparece el cuadro de diálogo Definir clave.
136
Sección 7: Identificación de irregularidades
4. Seleccione FECHA_FACT en orden Ascendente y luego seleccione

ID_CLIENTE en orden Ascendente.

6. Acepte la opción predeterminada Obtener registros sin duplicados.
7. En el campo Nombre de archivo, escriba Ventas duplicadas al
cliente en el mismo día.

Se crea la nueva base de datos con todas las transacciones realizadas
con el mismo cliente, más de una vez, el mismo día, y se abre en la
ventana Base de datos.
Puede ver que hay 214 registros en esta base de datos y mientras
examina los resultados decide que desea refinar sus criterios ya que
estas partidas parecen ser registros de ventas separadas. Haga clic en
el botón Volver a ejecutar para abrir el cuadro de diálogo Detectar clave
duplicada y modificar las claves para refinar su búsqueda.

y que la propiedad Datos esté seleccionada en la ventana
Propiedades.

10. En la pestaña Análisis, en el grupo Tareas, haga clic en Volver a

ejecutar.
11. En el cuadro de diálogo Detectar clave duplicada haga clic en Clave.
12. Agregue UNIDADES como tercera clave.

14. En el cuadro de diálogo Detectar clave duplicada, escriba Lista de
duplicados refinada como nombre del archivo.
Se muestra la nueva base de datos con posibles registros duplicados.
Hay 8 registros con un total de control de $11.519,62 para el campo
TOTAL.
EJERCICIO 7B: BUSCAR REGISTROS NO DUPLICADOS

Mientras que la tarea Detectar clave duplicada le permite buscar más de una
repetición de un registro, IDEA le permite extraer todos los registros que
aparecen una sola vez en la base de datos.

y que la propiedad Datos esté seleccionada en la ventana
Propiedades.
2. En la pestaña Análisis, en el grupo Explorar, haga clic en Clave
duplicada y luego haga clic en Detección.
También puede hacer clic en el botón Detección en la barra de
3. Seleccione la opción Obtener registros sin duplicados.
138
4. En el campo Nombre de archivo, escriba Facturas sin duplicados.
5. Haga clic en Clave y seleccione NUM_FACT como primer campo en

orden Ascendente.

7. En el cuadro de diálogo Detectar clave duplicada haga clic en Aceptar.
La nueva base de datos, Facturas sin duplicados, contiene 970 registros.

7.2. DETECCIÓN DE OMISIONES

La tarea Detectar omisiones identifica información "que falta" en la base de
datos. El resultado de la prueba se muestra en el área Resultados de la ventana
Propiedades.
Esta tarea se puede utilizar en un campo numérico para identificar vacíos en

una secuencia numérica, como puede ser la falta de números de cheque en una
base de datos de pagos.
Esta tarea se puede usar en un campo carácter para identificar vacíos en una
secuencia numérica que es un subconjunto del campo carácter. Por ejemplo,
sirve para identificar vacíos en una secuencia de facturas numeradas de cada
tienda, en las cuales el primer carácter del número de factura identifica la tienda
(por ejemplo, A123).
La tarea Detectar omisiones también se puede utilizar en un campo fecha para

identificar vacíos en un intervalo de fechas y le permite excluir fines de semana
y vacaciones. Por ejemplo, puede identificar ventas realizadas en días no
laborables.
EJERCICIO 7D: DETECTAR VACÍOS EN UN CAMPO NUMÉRICO

2. En la pestaña Análisis, en el grupo Explorar, haga clic en Detectar
omisiones.
También puede hacer clic en el botón Detectar lagunas en la barra de
Aparece el cuadro de diálogo Detectar omisiones.
3. En la lista desplegable Campo a usar seleccione el campo

NUM_FACT.
Puede seleccionar un intervalo de valores para la prueba. De forma
predeterminada, se prueban todos los valores del campo NUM_FACT, y
los valores mínimos y máximos se muestran como Valor de clave inicial
y Valor de clave final. Puede además modificar el valor de Incremento y
establecer un valor mínimo para el informe.
140
5. En el cuadro Nombre de resultado, escriba Vacíos en secuencia de

facturas.

El resultado de la prueba mostrará varios intervalos de números de
facturas que faltan en la base de datos. Observe que cada fila muestra
un espacio vacío. A ciertas filas puede que les falte más de un número
de factura.
EJERCICIO 7E: DETECTAR VACÍOS EN UN CAMPO FECHA

2. En la pestaña Análisis, en el grupo Explorar, haga clic en Detectar
omisiones.
Aparece el cuadro de diálogo Detectar omisiones.
3. En la lista desplegable Campo a usar seleccione el campo

NUM_FACT.
Puede seleccionar un intervalo de fechas para la prueba. De forma
predeterminada, la prueba se ejecutará en todos los valores del campo
FECHA_FACT y los valores mínimos y máximos se muestran como Valor

de fecha inicial y Valor de fecha final. También puede ignorar los fines de
semana y los días festivos definidos por el usuario.
4. Acepte la opción predeterminada para probar todos los valores.

5. Seleccione la casilla Ignorar fines de semana.
6. Seleccione la casilla Ignorar días festivos y haga clic en Configurar
días festivos.
Aparece el cuadro de diálogo Configurar días festivos
7. En la barra de herramientas, haga clic en el botón Nuevo.

8. Haga clic en el botón Examinar para seleccionar el 25 de diciembre y
el 26 de diciembre.

10. En el área Resultado, active la casilla Crear resultado.
11. En el cuadro Nombre de resultado, escriba Vacíos en fechas.
142
El resultado de la prueba mostrará los intervalos de fechas que faltan en

la base de datos. Observe que cada fila muestra un espacio vacío. En
ciertas filas puede que falte más de una fecha.

144
Muestreo
 Comprender las diferencias entre tres métodos de muestreo distintos.
 Usar el Muestreo aleatorio de registros.
 Usar el Muestreo sistemático.
 Usar el Muestreo aleatorio estratificado.

8.1. MUESTREO
SAS No.39 define el muestreo o las pruebas selectivas en la auditoría como la
aplicación de un procedimiento de auditoría a menos del 100% de todas las
partidas de un saldo de cuenta o clase de transacciones con el propósito de
evaluar alguna característica del saldo o de la clase.
Los avances de los programas informáticos de auditoría han hecho que el

muestreo sea redundante en muchas situaciones, ya que ahora es posible
probar el 100% de una población o universo. Sin embargo, todavía hay
situaciones en que la única opción es seleccionar una muestra de auditoría y
probar estos elementos para conocer la población como un todo. A pesar de
que el muestreo es inevitable durante la mayoría de las auditorías, es el área en
la que muchos auditores tienen dificultades.
Al seleccionar la muestra de auditoría se deben considerar muchos factores, por

ejemplo, qué método de muestreo se debe utilizar (muestreo estadístico frente
a no estadístico), qué tamaño debe tener la muestra, qué nivel de confianza se
requiere, etc. Si no tiene acceso a calculadoras o tablas para determinar el
tamaño de la muestra, puede que tenga que realizar cálculos matemáticos
complejos.
IDEA ofrece muchos métodos de muestreo diferentes. En este curso se

presentarán tres:
 Muestreo sistemático de registros

 Muestreo aleatorio de registros
 Muestreo aleatorio estratificado.
146
Sección 8: Muestreo
8.2. MUESTREO SISTEMÁTICO DE REGISTROS

El Muestreo sistemático de registros es un método de muestreo que sirve para
extraer un número de registros de una base de datos a intervalos iguales (por
ejemplo, cada 1000 registros).
Existen dos formas de definir la muestra:
 Especificar el tamaño de la muestra y que IDEA calcule el tamaño de

intervalo.
 Especificar el tamaño de intervalo y que IDEA calcule el tamaño de la
muestra.
EJERCICIO 8A: EXTRAER UNA MUESTRA SISTEMÁTICA

Utilice el Muestreo sistemático de registros para extraer una muestra de 15
registros de la base de datos Transacciones de venta.

2. En la pestaña Análisis, en el grupo Muestreo, haga clic en Otros y
luego haga clic en Sistemático.
3. En el campo Nº de registros a seleccionar escriba 15.
4. Haga clic en Calcular.
Observe que el intervalo de selección ha cambiado su valor a 70.
5. En el cuadro Nombre de archivo, escriba Muestra sistemática de

transacciones de venta.

7. Observe la base de datos resultante. Se ha agregado un campo al final

llamado MUES_NUMREG. Los valores en este campo coinciden con los
números de registro de la muestra en la base de datos original.
8. En la ventana Propiedades, haga clic en Historial para consultar el

historial de la base de datos de la muestra sistemática.
Observe que toda la información del cuadro de diálogo Muestreo
sistemático se ha registrado en el historial.
9. Cierre la base de datos Muestra sistemática de transacciones de

venta.
148
8.3. MUESTREO ALEATORIO DE REGISTROS

El Muestreo aleatorio de registros es un método muy común para la obtención
de muestras. Se debe especificar el tamaño de la muestra, así como el intervalo
de registros del que se va a extraer la muestra. Luego, utilizando un número de
inicialización aleatorio, IDEA generará una lista de números aleatorios y
seleccionará los registros correspondientes a esos números generados.
Si utiliza el código de IDEAScript que se creó en el Historial para

volver a ejecutar esta tarea, siempre obtendrá el mismo número
de registros, ya que el número de inicialización aleatorio se graba
y se vuelve a utilizar.
EJERCICIO 8B: EXTRAER UNA MUESTRA ALEATORIA

En esta tarea necesita extraer al azar 10 transacciones de la base de datos
Transacciones de venta al azar.

2. En la pestaña Análisis, en el grupo Muestreo, haga clic en Aleatorio.
Aparece el cuadro de diálogo Muestreo aleatorio de registros.
3. En el campo Nº de registros a seleccionar escriba 10.

4. Haga clic en Campos e incluya solamente los siguientes campos en la
muestra:
 NUM_FACT
 FECHA_FACT
 COD_PROD
 CANTIDAD
6. En el cuadro de diálogo Muestreo aleatorio de registros, acepte los
valores predeterminados de los campos Nº de reg. inicial a
seleccionar: (1) y Nº de reg. final a seleccionar (989) para tomar
muestras de toda la base de datos.

7. En el campo Nombre de archivo, escriba Muestras aleatorias.
IDEA genera el número de inicialización de manera aleatoria

y este número será distinto cada vez que ejecute un
Muestreo aleatorio de registros.

Observe la base de datos resultante. Se ha agregado un campo llamado
MUES_NUMREG. El valor en este campo coincide con el número de
registro del registro en la base de datos original.
9. Cierre la base de datos Muestras aleatorias.
150
8.4. MUESTREO ALEATORIO ESTRATIFICADO

El Muestreo aleatorio estratificado sirve para para extraer una muestra aleatoria
con una cantidad especificada de registros para cada serie de bandas o
estratos. Este método requiere que la base de datos esté primero estratificada
en una serie de bandas numéricas, de carácter o de fecha. Luego verá una tabla
con el número de registros dentro de cada banda, en esa tabla deberá
especificar el número de registros que se van a extraer aleatoriamente desde
cada banda.
EJERCICIO 8C: EXTRAER UNA MUESTRA ALEATORIA

ESTRATIFICADA
En este ejercicio necesita extraer 10 transacciones de la base de datos
Transacciones de venta, cinco de las cuales se deben extraer del estrato más
alto, tres del estrato medio y dos del estrato más bajo.

2. En la pestaña Análisis, en el grupo Muestreo, haga clic en Otros y
luego haga clic en Aleatorio estratificado.
Aparece la ventana del Asistente de estratificación con diferentes
opciones para que seleccione el tipo de estratificación que desea realizar
en el archivo.
3. Seleccione la opción Estratificación numérica y haga clic en

Continuar.

4. Estratifique el archivo por CANTIDAD y use el campo CANTIDAD para

suma total, con incrementos de $10.000, desde $0 hasta $100.000.
Vamos a llamar a la base de datos estratificada y al resultado
Estratificación para muestreo.

Aparece el cuadro de diálogo Muestra aleatoria estratificada.
6. Seleccione la muestra según las instrucciones en la introducción de este

ejercicio.
7. Haga clic en Campos e incluya los siguientes campos en la muestra:
 NUM_FACT
 FECHA_FACT
 COD_PROD
 CANTIDAD
152
8. Vamos a llamar al archivo Muestra aleatoria estratificada de ventas.

Observe la base de datos resultante. Se ha agregado un campo llamado
MUES_NUMREG. El valor en este campo coincide con el número de
registro del registro en la base de datos original.
10. Cierre la base de datos Muestra aleatoria estratificada de ventas.

154
Auditoría de un archivo de contabilidad
general
 Practicar los principios y procedimientos básicos de IDEA en un pequeño

caso práctico.
 Conciliar el archivo importado con el archivo original de datos.
 Verificar la integridad de los datos.
 Buscar duplicación de facturas y gastos.
 Identificar partidas inusuales en los datos.
 Generar una muestra aleatoria de transacciones.

9.1. PARTICULARIDADES DEL CASO PRÁCTICO

Se le proporcionó un archivo de texto con detalles de transacciones por cuenta
en base acumulativa de enero a diciembre de 2014 para la empresa Wyvez
Construction. Deberá importar este archivo utilizando Report Reader. Deberá
conciliar el saldo de cada cuenta con el informe para asegurarse de que trabaja
con un conjunto completo de transacciones.
Cuando esté seguro de que importó los datos correctamente a IDEA, debe
realizar una serie de pruebas que le ayudarán a identificar transacciones o
tendencias anómalas en los datos y debe generar una muestra de transacciones
para verificar con la documentación de origen.
EJERCICIO 9A: CONCILIAR TOTALES DE CUENTA

Use Report Reader para importar los totales de las cuentas del informe
archivo_de_ejemplo.txt y aplique un índice a la base de datos resultante por
NOMCTA. Resuma la base de datos WC-Det_Trans_por_Cta, que creó en la
sección 3, por NOMCTA, con totales de los campos DEBE y HABER. Use las
capacidades de pantalla dividida de IDEA para conciliar visualmente los totales
de la cuenta con los valores resumidos.
EJERCICIO 9B: IDENTIFICAR TRANSACCIONES QUE FALTAN

Ya concilió la base de datos de IDEA con el informe original, pero ahora desea
verificar la integridad del informe anual. Para hacerlo debe determinar si faltan
156
Sección 9: Auditoría de un archivo de contabilidad general
números de transacción en la base de datos. Cree una nueva base de datos

que muestre las transacciones que faltan.
La base de datos "Transacciones que faltan" debería contener 23 vacíos en

NUM_TRANS (número de registros en la base de datos) para un total de 88
números de transacciones que faltan.
EJERCICIO 9C: BUSCAR DUPLICADOS DE TRANSACCIONES DE

DÉBITO
Ahora debe averiguar si existen partidas duplicadas en la base de datos. Por
ejemplo, se puede haber registrado una factura dos veces para el mismo
proveedor. Debe centrarse en las partidas deudoras. Para ser considerada una
partida duplicada, los campos TIPO, FECHA, NOTA y DEBE deben ser
idénticos, solo cuando el campo MEMO no está vacío y cuando el campo DEBE
es mayor que cero.
Con las condiciones anteriores, cree una nueva base de datos que identifique
posibles transacciones duplicadas.
EJERCICIO 9D: IDENTIFICAR PARTIDAS NULAS

Desea descubrir cuántas transacciones se registraron con una cantidad cero
deudora y acreedora. Mediante el uso de criterios, muestre cuántas
transacciones se ajustan a esta categoría en la población total.
Debería obtener 73 registros.

EJERCICIO 9E: CREAR UNA MUESTRA ALEATORIA DE

CHEQUES
Le gustaría corroborar una muestra aleatoria de cinco cheques que extendió la
empresa durante el período bajo revisión.
Para ello, necesitará extraer una base de datos en la que TIPO sea Bill Pmt –
Cheque y los valores de HABER sean mayores que 0,00. Desde esta nueva
base de datos debe generar una muestra aleatoria de cinco cheques que
verificará el encargado de Cuentas por pagar. Sus resultados pueden ser
distintos de lo que se muestra a continuación.
158
Sección 9: Auditoría de un archivo de contabilidad general

Manipulación y adición de campos
 Acceder a las propiedades de los campos existentes.
 Modificar el nombre, tipo, tamaño o descripción de un campo.
 Agregar nuevos campos.
 Probar un cálculo mediante su recreación y mostrar el resultado en un

campo virtual.
10.1. MANIPULACIÓN DE CAMPOS

La tarea Manipulación de campos sirve para modificar el diseño de los campos
en la base de datos. Existen dos formas de acceder a este cuadro de diálogo:
 En la pestaña Datos, en el grupo Campos, haga clic en la flecha

situada en la esquina inferior derecha del grupo.
 Haga clic en cualquier valor en la ventana Base de datos.

Aparece el cuadro de diálogo Manipulación de campos.
10.1.1. MODIFICACIÓN DE CAMPOS

Puede cambiar el nombre de un campo haciendo doble clic en el nombre del
campo, en la columna Nombre de campo. Los cambios realizados en los
nombres de campos se guardarán en el Historial.
IDEA especifica inicialmente la información en la columna Tipo durante la

importación. Existen cuatro tipos de campo disponibles: carácter, numérico,
fecha y hora. También puede trabajar con campos virtuales, editables y
multiestado, los cuales se explican más adelante en esta sesión.
No puede modificar la longitud de un campo o el número de decimales, a menos

que haya modificado la información en la columna Tipo.
Para cambiar las descripciones del campo haga doble clic en la columna
Descripción.
Puede modificar el tipo de un campo siempre y cuando su

conversión sea admitida. Si cambia un campo numérico a fecha,
asegúrese de que los datos numéricos contengan fechas válidas.
Si hace esto, el campo Tipo mostrará la palabra Fecha con un
asterisco (Fecha*).
162
Sección 10: Manipulación y adición de campos
EJERCICIO 10A: MODIFICAR CAMPOS

Realice los cambios siguientes en la base de datos Transacciones de venta.

2. Haga doble clic en cualquier registro en la ventana Base de datos.
3. Cambie el nombre del campo ID_CLIENTE a NUM_CLI.

4. En la columna Descripción del campo IMPUESTO, escriba 8%.
5. En la columna Descripción del campo NUM_FACT, escriba Número
de factura.
7. Haga clic en Sí para aplicar los cambios a los campos de la base de
datos.
10.1.2. ADICIÓN DE CAMPOS

IDEA mantiene la integridad de los datos después de la importación. Es decir,
los datos no se pueden modificar. No obstante, puede crear campos virtuales y
editables. Por ejemplo, puede agregar un campo virtual o editable que contenga
un cálculo realizado en un campo de datos original.
Para distinguir fácilmente los diferentes tipos de campo, los datos

de los campos virtuales y editables se muestran en diferentes
colores que los campos protegidos.
Los campos virtuales calculan resultados sobre la marcha. Estos resultados no

se guardan en la base de datos. Sin embargo, cualquier base de datos creada
a partir de una base de datos que posea un campo virtual contiene ese campo
como un valor calculado. Los campos virtuales pueden ser numéricos, de
carácter o de fecha.
Los campos editables y los campos normales se guardan en la base de datos y

necesitan cierto tiempo de procesamiento para agregarse físicamente base de
datos de IDEA.
EJERCICIO 10B: ANEXAR CAMPOS VIRTUALES

Agregar nuevos campos puede ser útil cuando tiene que probar o verificar
cálculos, crear campos con valores calculados o transformar datos existentes,
generalmente de un formato a otro.
En este ejercicio, creará un campo virtual llamado VRF_CANTIDAD en la base

de datos Transacciones de venta. Mediante un cálculo, determinará si el valor
en el campo CANTIDAD es correcto.



3. Haga clic en Anexar.

Se agrega una nueva línea en el cuadro de diálogo Manipulación de
campos.
4. Especifique los siguientes detalles para el nuevo campo:

 Nombre de campo: VRF_CANTIDAD
 Tipo: Numérico virtual
 Longitud: no procede
 Decimales: 2
 Parámetro: UNIDADES * PRECIO_UNIDAD"
 Descripción: Cantidad calculada

6. Si es necesario, haga clic en Sí para aplicar los cambios a la base de
datos.
7. Especifique un criterio de presentación que muestre solo los errores de
cálculo para el campo CANTIDAD.
La barra de estado mostrará el resultado de 298/989 registros.
8. Examine el Historial de la base de datos y observe que se han

registrado todos los detalles del campo virtual.
9. En la ventana Propiedades, haga clic en Datos para volver a la vista de
los datos.
10. En la pestaña Principal, en el grupo Exportar, haga clic en Guardar
como para guardar los resultados del criterio de presentación como una
nueva base de datos.
11. En el cuadro de diálogo Guardar base de datos como, escriba Errores
en ventas netas.
La nueva base de datos se guardará como base secundaria de la base
de datos Transacciones de venta.
13. Cierre la base de datos Errores en ventas netas.
164
EJERCICIO 10C: ANEXAR CAMPOS NORMALES

Puede también agregar campos normales numéricos, de tipo carácter, fecha y
hora mediante el cuadro de diálogo Manipulación de campos en IDEA. Estos
campos aparecerán como si hubiesen sido creados durante la importación.
Conservarán el mismo color que los otros campos y no mostrarán ningún
parámetro. Del mismo modo que con los campos virtuales, cualquier cambio
que se efectúe en estos campos se grabará en el Historial. El parámetro de un
campo normal no se puede modificar.
En este ejercicio, creará un campo numérico que sea idéntico al campo

numérico VRF_CANTIDAD.

3. Haga clic en Anexar.

 Nombre de campo: VRF_CANTIDAD_NUM
 Tipo: Numérico
 Longitud: No procede (de forma predeterminada será 8)
 Decimales: 2
 Parámetro: VRF_CANTIDAD
 Descripción: Cantidad calculada

6. Haga clic en Sí para aplicar los cambios a la base de datos.

Observe el color de los datos en el campo VRF_CANTIDAD_NUM. Este

color indica que el campo es un campo normal y está protegido.
7. Aparece el cuadro de diálogo Manipulación de campos.

Observe que no se muestra el parámetro para el campo
VRF_CANTIDAD_NUM.
Haga clic en Aceptar para volver a la base de datos.
EJERCICIO 10D: USO DE @IF CON CAMPOS BOOLEANOS

Existen dos tipos de campos más, se llaman multiestado y booleanos. Los
campos multiestado le permiten usar cualquier combinación de cruces,
comprobaciones, signos de interrogación o cuadros vacíos. Los campos
boleeanos solo le permiten usar un cruce o una comprobación. El valor
especificado en el campo Parámetro al generar un nuevo campo, determina el
símbolo mostrado. Por ejemplo, si escribe 1 en el campo Parámetro, obtendrá
una columna con signos de verificación.
Símbolo Parámetro Disponible en
 1 Booleano, multiestado
X 0 Booleano, multiestado
? 3 Multiestado
 -1 Multiestado
Puede usar funciones condicionales para mostrar un símbolo diferente que

dependa de que la condición sea o no sea verdadera. En el siguiente ejercicio,
se agrega un nuevo campo para comparar los valores de CANTIDAD y
166
VRF_CANTIDAD. Si los valor coinciden, se muestra una marca de verificación.

Si son diferentes, aparece una X.
1. Con la base de datos Transacciones de venta como base de datos

activa, anexe un campo Multiestado para identificar los registros con el
campo CANTIDAD calculado correctamente y los registros que
contienen errores.
 Nombre de campo: PARA_VERIFICAR
 Tipo: Booleano
 Longitud: n/d (es 1 de manera predeterminada, cuando se
selecciona el tipo de campo booleano)
 Decimal: n/d
 Parámetro: @If(CANTIDAD = VRF_CANTIDAD; 1; 0)
 Descripción: Comparación de los campos CANTIDAD Y
VRF_CANTIDAD

EJERCICIO 10D: ANEXAR CAMPOS EDITABLES

Puede crear campos editables en IDEA. Estos campos le permiten incluir una
anotación o un valor en la base de datos La creación y edición de estos campos
editables se graba en el Historial Además, los campos editables se muestran
con un color diferente para distinguirlos de los campos virtuales y de los campos
originales.
1. Con la base de datos Transacciones de venta activa, cree un campo

carácter editable en la base de datos para poder agregar notas.
Necesita agregar un valor vacío (entre comillas dobles) en la columna
Parámetro para que IDEA interprete que desea escribir caracteres en el
campo más tarde.
2. Especifique los siguientes detalles para nuevo campo editable:

 Nombre de campo: EXPLICACIÓN
 Tipo: Carácter editable
 Longitud: 100
 Decimal: n/d
 Parámetro: ""
 Descripción: Explicación para anotaciones incorrectas
Observe que el campo editable creado ajusta el texto a medida que
escribe para que se muestre todo el texto en la columna.
168

Creación de ecuaciones
 Crear criterios o ecuaciones complejas en el Editor de ecuaciones.
 Usar las @Funciones de IDEA.
 Familiarizarse con el entorno de las @Funciones.
 Usar operadores lógicos en ecuaciones para evaluar criterios.

11.1. @FUNCIONES
Puede acceder a las @Funciones mediante el Editor de ecuaciones. Existe un
sistema rápido de ayuda que está disponible al resaltar cada función en el propio
Editor de ecuaciones e incluye la sintaxis, los parámetros, una descripción y un
ejemplo del uso de cada una de las @Funciones. El sistema de ayuda del Editor
de ecuaciones también proporciona ayuda adicional mediante el botón Ayuda,
en la barra de herramientas del Editor de ecuaciones. Consulte el Apéndice A
para obtener más información acerca de las @Funciones.
Para poder comprender claramente las descripciones de cada @Función,

deberá familiarizarse con dos términos: expresión numérica y cadena.
Una expresión numérica hace referencia a un número o a una ecuación que

evalúa un número.
Una cadena es una serie de caracteres como un nombre o una dirección.
En esta sección aprenderá a usar las cuatro @Funciones siguientes:
@Función Descripción
@Left Devuelve los caracteres especificados en una cadena,

contando desde la izquierda.
@Right Devuelve los caracteres especificados en una cadena

contando desde la derecha.
@Round Redondea un número a su entero más cercano.
@Match Proporciona un método rápido para extraer todos los

registros de un campo que satisfacen una lista de valores.
EJERCICIO 11A: AGREGAR CAMPOS VIRTUALES USANDO LA

FUNCIÓN @LEFT
Según la definición de registro, los primeros dos caracteres del campo NUM_CLI
representan la región geográfica.
Con la base de datos Transacciones de venta activa, cree un nuevo campo

virtual llamado REGION_GEO que contenga los primeros dos caracteres del
campo NUM_CLI. Para poder realizar esta tarea deberá utilizar la función
@Left.
172
Sección 11: Creación de ecuaciones
Para comprender cómo escribir la ecuación haga clic una vez en la @Función
correspondiente en la lista de funciones, en el Editor de ecuaciones y lea la
explicación asociada.
Para verificar que el campo REGION_GEO fue creado correctamente, haga clic
en el campo NUM_CLI y con el botón presionado, arrastre el campo a la
izquierda del campo REGION_GEO.
En la pestaña Ver, en el grupo Vistas, haga clic en Restablecer, para

restablecer el campo NUM_CLI a su posición original.

EJERCICIO 11B: AGREGAR CAMPOS VIRTUALES USANDO LA

FUNCIÓN @RIGHT
Con la base de datos Transacciones de venta activa, cree un nuevo campo
virtual llamado ID_CLI que contenga los últimos tres caracteres de los valores
en el campo NUM_CLI. Para poder realizar esta tarea debe utilizar la función
@Right.
EJERCICIO 11C: AGREGAR CAMPOS VIRTUALES USANDO

@ROUND
Con la base de datos Transacciones de venta activa, cree un campo virtual
llamado PRECIO_RDN que contenga los valores redondeados del campo
PRECIO_UNID.
Para verificar que el campo PRECIO_RDN fue creado correctamente, haga clic
en el campo PRECIO_UNID y con el botón presionado, arrastre el campo hasta
la izquierda del campo PRECIO_RDN.
En la pestaña Ver, en el grupo Vistas, haga clic en Restablecer para

restablecer el campo PRECIO_UNID a su posición original.
174
Sección 11: Creación de ecuaciones
EJERCICIO 11D: EVALUAR EL IMPACTO DEL REDONDEO

Evalúe el impacto del redondeo del precio unitario en las ventas netas. Agregue
un nuevo campo virtual llamado CANTIDAD_RDN que vuelva a calcular el
campo CANTIDAD multiplicando el campo UNIDADES y el nuevo precio
unitario redondeado (PRECIO_RDN), y luego compare el resultado con el
campo VRF_CANTIDAD original.
Verá que el resultado es igual a $16.193,80 (¿es el valor positivo o negativo?).
EJERCICIO 11E: FILTRAR REGISTROS EN CAMPOS VIRTUALES

En los ejercicios anteriores, se han utilizado ecuaciones para crear campos
virtuales. En este ejercicio, en cambio, se utilizarán Criterios y el Editor de
ecuaciones para crear un criterio que filtre un subconjunto de registros de la
base de datos.
Con la base de datos Transacciones de venta activa, utilice un operador lógico

para extraer registros cuya REGION_GEO sea igual a 20 y cuyo COD_PROD
sea igual a 03.
Los operadores lógicos disponibles en IDEA son:
Operador lógico Descripción
AND Conecta dos o más expresiones. Ambas expresiones

deben ser verdaderas para que el resultado sea verdadero.
OR Conecta expresiones opcionales. Solo una expresión debe

ser verdadera para que el resultado sea verdadero.
NOT Niega (o invierte) la expresión que le sigue a continuación.
EJERCICIO 11F: USO DE @MATCH PARA FILTRAR REGISTROS

En el ejercicio 11E, quería filtrar la base de datos por un valor REGION_GEO y
un valor de COD_PROD, pero ¿qué pasa si se le solicitara filtrar por varios
códigos REGION_GEO? Con la función @Match y un operador lógico,
identifique registros en los que COD_PROD es igual a 05 para REGION_GEO
10, 20, 30, 40, 50, 60 y 70.

176
Uso de múltiples bases de datos
 Anexar bases de datos de ventas mensuales a otra base de datos.
 Unir dos bases de datos según un campo o campos en común (campo

clave).
 Comprender las diferentes opciones de la función Unir bases de datos.
 Identificar datos que coinciden o que faltan en dos bases de datos con la
ayuda de la tarea Unir bases de datos.
 Comprender la importancia de seleccionar correctamente las bases de

datos primarias y secundarias.
12.1. ANEXAR BASES DE DATOS

La función Anexar bases de datos sirve para anexar o concatenar dos o más
bases de datos en una única base de datos. Se usa frecuentemente para
reconstituir una base de datos que ha sido dividida en bases de datos más
pequeñas. No confunda esta función con la función Unir bases de datos. Anexar
bases de datos coloca los registros de una base de datos a continuación de los
registros de otra en una base de datos resultante.
Por ejemplo, esta tarea se puede utilizar para anexar 12 bases de datos de
nómina mensual y generar una base de datos con todas las transacciones de
nómina correspondientes a ese año. La base de datos podría luego resumirse
por empleado para obtener los totales anuales brutos, netos, impuestos,
deducciones, y así sucesivamente.
Restricciones al anexar bases de datos

 IDEA no anexará bases de datos que contenga uno o
más campos que posean el mismo nombre pero sean de
tipos de campo diferentes. Si es necesario, modifique el
tipo de campo para que coincidan.
 No se puede utilizar la misma base de datos más de una
vez.
 No se pueden anexar más de 32.768 bases de datos en
una sola base de datos.
 Las bases de datos se anexarán en el orden en el que
fueron seleccionadas.
 No se pueden anexar bases de datos guardadas en
diferentes proyectos. Por ejemplo, una base de datos del
proyecto Samples (Ejemplos) no se puede anexar a una
base de datos del proyecto Análisis de datos IDEA - Nivel
1.
EJERCICIO 12A: CÓMO ANEXAR BASES DE DATOS

1. En la ventana Explorador de archivos, haga doble clic en la base de
datos Compras en enero de 2015.
2. Importe el archivo Compras022011.xlsx especificando Compras en
febrero de 2015 como nombre de la base de datos resultante. No olvide
seleccionar la opción Primera fila son nombres de campo.
Este es un archivo Microsoft Excel que contiene información relativa a las
compras realizadas en el mes de febrero de 2015.
3. Una vez importado el archivo, revise su contenido.

4. Asegúrese de que la base de datos Compras en febrero de 2015 sea
la base de datos activa y la propiedad Datos esté seleccionada en la
5. En la pestaña Análisis, en el grupo Relacionar, haga clic en Anexar.
178
Sección 12: Uso de múltiples bases de datos
En el Explorador de archivos, también puede hacer clic con el botón

derecho en la base de datos Compras en enero de 2015 y seleccionar
Anexar a base de datos abierta...
Aparece el cuadro de diálogo Anexar bases de datos.
6. Seleccione la base de datos Compras en enero de 2015 para

agregarla a la base de datos activa y luego haga clic en Agregar para
situarla en la lista Bases de datos a anexar.
7. En el campo Nombre de archivo, escriba Compras en enero y
febrero.

9. Examine la base de datos resultante y observe que las compras en
enero y en febrero están ahora en la misma base de datos. El número
de registros total debería ser igual a la suma del número de registros de
las dos bases de datos, Compras en enero de 2015 y Compras en
febrero de 2015 (203 registros).
10. En la ventana Base de datos haga clic con el botón derecho en una
pestaña de la base de datos y seleccione la opción Cerrar todo, para
cerrar todas las bases de datos.

12.2. UNIÓN DE BASES DE DATOS

Los datos necesarios para realizar una auditoría pueden encontrarse con
frecuencia en diferentes archivos o incluso en diferentes sistemas informáticos.
Para poder efectuar la mayoría de las pruebas y análisis de auditoría, los datos
deben estar en un solo archivo. La tarea Unir bases de datos de IDEA sirve para:
 Combinar campos de dos bases de datos en una única base de datos.

Por ejemplo, para realizar una valoración del inventario se necesitan
datos de dos bases de datos, la que contiene el archivo de inventario y
la que contiene la información sobre precios.
 Buscar datos coincidentes o no coincidentes en los sistemas. Por
ejemplo, puede unir la base de datos de nómina mensual con la base de
datos de nómina maestra para asegurar que no existen empleados
"fantasma" en la compañía o que los exempleados hayan sido borrados
de la nómina.
Si existe un enlace común (o campo clave), por ejemplo el campo número de

empleado, las bases de datos se pueden unir o comparar.
Restricciones al unir bases de datos

 Solamente se pueden unir dos bases de datos al mismo
tiempo. Si desea unir más de dos bases de datos, debe
primero combinar las primeras dos bases de datos y
luego unir una tercera y así sucesivamente. Si necesita
unir más de dos bases de datos, puede también usar el
Conector visual. El Conector visual se trata en el nivel 2
de este curso de formación.
 Los campos en común (campos claves) no tienen que
tener el mismo nombre pero si deben ser del mismo tipo.
Si es necesario utilice la opción Manipulación de campos
para modificar los tipos de campo, de modo que IDEA
pueda compararlos.
 Las bases de datos deben residir en la misma carpeta.
Por ejemplo, una base de datos del proyecto Samples
(Ejemplos) no se puede unir a una base de datos del
proyecto Análisis de datos IDEA - Nivel 1.
 Al usar la función Unir bases de datos, hay que tener
cuidado al seleccionar las bases de datos primarias y
secundarias en el orden correcto ya que la base de datos
secundaria se une a la base de datos primaria.
180
IDEA ofrece cinco opciones de unión:
 Sólo coincidencias
IDEA procesa cada registro en la base de datos primaria (en el orden de

la “clave”), buscando coincidencias en la base de datos secundaria. Si
existe una coincidencia en la clave, se escribirá un registro en la base
de datos resultante. Si no encuentra ninguna coincidencia, procesa el
siguiente registro de la base de datos primaria. Solo coincidencias
buscará en el archivo secundario las claves coincidentes y las
comparará con cada registro del archivo primario.
 Registros sin coincidencias secundarias
IDEA procesa cada registro en la base de datos primaria y lo compara

con la base de datos secundaria en función a la clave. Escribirá un
registro en la base de datos resultante solo si la clave existe en el
archivo primario.
 Registros sin coincidencias primarias
IDEA procesa por turnos cada registro en la base de datos secundaria y

compara la clave con la base de datos principal. IDEA escribe un
registro en la base de datos resultante solo si la clave existe en la base
de datos secundaria.
 Todos los registros en el archivo primario
IDEA procesa por turnos cada registro de la base de datos primaria (en
el orden de la clave) y los compara con la base de datos secundaria en
función a la clave.
Cada registro de la base de datos primaria se escribirá en la base de
datos resultante incluyendo, si existe la clave, los campos
seleccionados de la base de datos secundaria.

 Todos los registros en ambos archivos
IDEA procesa la base de datos según la clave y escribe un registro en la

base de datos resultante por cada registro de cada base de datos donde
exista una coincidencia de clave.
Si hay más de un registro para una clave en particular en las bases de
datos primaria y secundaria, cada uno de los registros de la base de
datos primaria se compara con el primer registro de la clave en la base
de datos secundaria, tal como ocurre con las opciones Solo
coincidencias y Todos los registros en archivo primario. Sin embargo,
todos los registros adicionales de la clave en la base de datos
secundaria se escribirán también en la base de datos resultante. Los
campos primarios aparecerán vacíos para campos de tipo carácter,
0000/00/00 para campos de tipo fecha y cero para campos numéricos.
EJERCICIO 12B: COINCIDENCIA DE CAMPOS DE DIFERENTES

BASES DE DATOS
En el ejercicio anterior, anexó las bases de datos de las compras de enero y
febrero. Abra la base de datos resultante, Compras en enero y febrero, y
observe que tiene un campo denominado NUM_PROV que contiene el número
del proveedor. Sin embargo, desea obtener más información acerca de cada
proveedor, por ejemplo sus nombres y sus países de origen.
Esta información está disponible en un archivo separado llamado Información

sobre proveedores.csv, el cual ya se ha importado a IDEA. Para unir la
información sobre compras en enero y febrero a la información de los
proveedores, debe primero seleccionar la base de datos Compras en enero y
febrero.
1. Abra la base de datos Compras en enero y febrero.

2. En la pestaña Análisis, en el grupo Relacionar, haga clic en Unir.
En la ventana del Explorador de archivos, también puede hacer clic con
el botón derecho en el archivo Información sobre proveedores y
seleccionar Unir a la base de datos abierta...
Aparece el cuadro de diálogo Unir bases de datos.
3. Haga clic en el botón Seleccionar para seleccionar el archivo

Información sobre proveedores como base de datos secundaria.
182
4. Haga clic en el botón Coincidencia para seleccionar el campo

NUM_PROV en ambas bases de datos.
La clave de coincidencia especifica el campo o los campos en común

según los cuales se unirán las bases de datos.
5. En el campo Nombre de archivo, escriba Compras con información

detallada.
Desea agregar la información de los proveedores a la base de datos
Compras en enero y febrero. Esto quiere decir que desea conservar los
203 registros de la base de datos Compras en enero y febrero y agregar
la información, cuando esté disponible, de la base de datos Información
sobre proveedores.
6. Seleccione la opción Todos los registros en archivo primario.
7. Haga clic en Aceptar para unir las bases de datos.

8. Examine la nueva base de datos. Observe que ciertos proveedores no

tienen un nombre o un país. Esto significa que existen proveedores en
la base de datos Compras en enero y febrero que no figuran en la base
de datos Información sobre proveedores.
9. En la ventana de Propiedades, haga clic en Historial y expanda la
sección Unir bases de datos.
El Historial también mostrará el número de registros no coincidentes. La

compra sin coincidencias (Registros primarios sin coincidencia) puede
deberse a un pago efectuado a un proveedor no autorizado. En una
auditoría real debería investigar esta situación y solicitar documentación
adicional, por ejemplo: facturas, cheques, órdenes de compra, etc. En
184
algunos casos, quizá tenga que examinar físicamente las mercancías que
fueron compradas a este proveedor.

todo.
EJERCICIO 12C: IDENTIFICAR REGISTROS NO COINCIDENTES

En este ejercicio identificará proveedores a los que no se les compró ninguna
mercancía durante los meses de enero y febrero.
1. Abra la base de datos Información sobre proveedores.

2. En la pestaña Análisis, en el grupo Relacionar, haga clic en Unir.
3. Seleccione la base de datos Compras en enero y febrero como base
de datos secundaria.
4. Llame a la base de datos resultante Proveedores sin compras.
5. Seleccione el campo NUM_PROV como campo clave de coincidencia y
el tipo de unión apropiado.
Consulte las descripciones de las diferentes opciones al comienzo de
esta sección. La base de datos Proveedores sin compras debería
contener 81 registros.

todo.

186
Procedimientos con resultados
 Personalizar la vista de los datos y guardarla.
 Imprimir datos o resultados de una tarea.
 Crear informes personalizados.
 Exportar datos a una serie de formatos.
 Transferir datos y gráficos a otras aplicaciones.

13.1. PERSONALIZAR LA VISTA DE LOS DATOS Y GUARDARLA

IDEA tiene muchas funciones que le permiten personalizar la forma en que se
muestran los datos en la ventana Base de datos. Incluso puede guardar esta
configuración y volver a utilizarla en el futuro.
13.1.1. OCULTAR CAMPOS

IDEA le permite ocultar campos en una base de datos para que pueda ver mejor
los datos relevantes. Puede ocultar un solo campo o varios campos.
Para seleccionar un solo campo, haga clic en el encabezado de campo y para

seleccionar un bloque de campos, haga clic en el primer campo y, con la tecla
MAYÚS presionada, arrastre el cursor hasta que haya seleccionado todos los
campos. Para seleccionar varios campos no contiguos, mantenga presionada la
tecla CTRL mientras selecciona los campos. Para ocultar los campos
seleccionados, en la pestaña Ver, en el grupo Presentación, haga clic en
Ocultar campos. También puede hacer clic con el botón derecho en cualquier
nombre de campo y seleccionar Ocultar campos en el menú contextual.
Si desea volver a ver los campos ocultos, haga clic con el botón derecho en
cualquier nombre de campo y seleccione Mostrar todos los campos en el
menú contextual. También puede seleccionar la pestaña Ver en el grupo Vistas
y hacer clic en Restablecer. Si desea mostrar solo uno de los campos en un
grupo de campos ocultos, en la pestaña Ver, en el grupo Formato, haga clic en
el botón Configuración de columna (en la esquina inferior derecha del grupo). A
continuación, seleccione los campos que desea mostrar y desactive la casilla
Ocultar campos.
13.1.2. MODIFICAR EL ANCHO DE COLUMNA

Otra opción de presentación de datos en IDEA es la capacidad de cambiar el
ancho de columnas en la ventana Base de datos.
Coloque el cursor en la línea que separa los nombres de columna hasta que
cambie su forma. Arrastre hacia la derecha para aumentar el ancho de la
columna o hacia la izquierda para reducirlo.
También puede ajustar el ancho de columna automáticamente

haciendo doble clic en el separador derecho de la columna.
13.1.3. MODIFICAR EL ORDEN DE LOS CAMPOS

Para cambiar el orden de los campos, seleccione los campos que desea
haciendo clic en ellos una vez. Si desea seleccionar varios campos, mantenga
presionado el botón y arrastre sobre varios campos, o use las teclas MAYÚS y
clic o CTRL y clic. Una vez seleccionados los campos, haga clic de nuevo en
uno de los títulos de las columnas seleccionadas y mantenga presionado el
botón. Arrastre las columnas seleccionadas a la derecha o a la izquierda.
Aparecerá una línea roja entre los campos que indica dónde se colocarán los
campos una vez que suelte el botón. Cuando los campos estén en el orden que
desea, suelte el botón. Para devolver los campos a sus posiciones originales,
en la pestaña Ver, en el grupo Vistas, haga clic en Restablecer.
188
Sección 13: Procedimientos con resultados
13.1.4. INMOVILIZAR COLUMNAS

En IDEA puede inmovilizar un campo o un bloque de campos y seguir
desplazándose en los campos restantes. Esto es muy útil cuando existen varios
campos en la base de datos y desea ver campos claves, por ejemplo el número
de cuenta o el nombre del titular, mientras se desplaza por otros campos. Para
inmovilizar una o varias columnas, seleccione la columna y en la pestaña Ver,
en el grupo Presentación, haga clic en Inmovilizar columnas.
13.1.5. AGRUPAR REGISTROS

La función Agrupar registros se puede utilizar para organizar registros
coincidentes en campos indexados, lo cual crea grupos ordenados que se
pueden expandir y contraer.
13.1.6. RESALTAR ESPACIOS

Al activar la opción Resaltar espacios aparecerán en la vista todos los espacios
iniciales y finales como bloques. En la pestaña Ver, en el grupo Presentación,
haga clic en Resaltar espacios.
13.1.7. AGRUPAR Y DESAGRUPAR

Al agrupar campos puede crear vistas e informes de datos de varias líneas. Esto
es muy útil para campos que contienen direcciones de varias líneas que son, a
menudo, anchas y por ello limitan el número de campos que se pueden ver o
imprimir a la vez. Se pueden seleccionar uno o más campos y luego apilar a la
izquierda o a la derecha. Para apilar campos, seleccione los campos que desea
apilar y luego en la pestaña Ver, en el grupo Alineación, haga clic en Agrupar
a la izquierda o Agrupar a la derecha. Para eliminar el apilado, seleccione
Desagrupar todo desde el mismo grupo.
13.1.8. FORMATO DE COLUMNAS

Puede dar formato a datos e informes mediante el ajuste de los siguientes
atributos:
 Alineación
 Ancho
 Visualización
 Formatos de fecha y numéricos
 Fuente de la columna, incluyendo tamaño y estilo
 Color de texto y de fondo.
 Formato de borde

Para dar formato a columnas, en la pestaña Ver, en el grupo Formato, haga clic
en el botón Configuración de columna (en la esquina inferior derecha del grupo
Formato).
13.1.9. VISTAS
IIDEA le permite crear distintas vistas de una base de datos: puede cambiar el
orden de los campos y darles formato. Puede abrir vistas, guardar vistas y pasar
de una vista a otra Las vistas tienen la configuración especificada en el cuadro
de diálogo Configuración de columna, es decir, el orden y ancho de los campos,
el índice, la configuración de informes y los campos virtuales. Las vistas no son
específicas para una base de datos en particular. Puede aplicar una vista a otra
base de datos siempre que existan los mismos campos en dicha base de datos.
Para guardar una vista, en la pestaña Ver, en el grupo Vistas, haga clic en
Guardar. Aparecerá un cuadro de diálogo de Windows que le permitirá guardar
la vista donde lo desee. Simplemente dé nombre a la vista y luego haga clic en
Guardar. Para usar una vista guardada previamente, en la pestaña Ver, en el
grupo Vistas, haga clic en Abrir. Aparecerá un cuadro de diálogo de Windows
que le permitirá seleccionar un archivo con la extensión *.VW2. Seleccione la
vista que guardó anteriormente y luego haga clic en Abrir.
190
13.2. IMPRIMIR DATOS O RESULTADOS DE UNA TAREA

Utilice la opción Imprimir para imprimir las siguientes propiedades de datos e
informes necesarios para análisis posteriores o para documentar sus trabajos
de auditoría:
 Datos
 Historial
 Estadísticas de campo
 Resultados
IDEA utiliza las rutinas de impresión estándar de Windows y reconoce todas las
impresoras y fuentes instaladas. Muchos informes y vistas se pueden imprimir
desde la ventana Vista previa. Antes de seleccionar Imprimir, asegúrese de que
las opciones de impresora hayan sido configuradas correctamente en el cuadro
de diálogo Configuración de impresión. Para acceder a las opciones impresión,
haga clic en la pestaña Archivo y seleccione Imprimir en el panel izquierdo.

13.3. CREAR INFORMES Y GRÁFICOS PERSONALIZADOS

IDEA le permite crear informes y gráficos personalizados utilizando los datos
que aparecen en la ventana Base de datos.
13.3.1. CREAR UN INFORME

IDEA le permite imprimir su base de datos mediante la creación de un informe.
Este informe usa la configuración seleccionada en las opciones de impresión.
Todos los cambios aplicados a los campos mediante la Configuración de
columna se reflejarán en el informe. El Asistente de informes le permite
personalizar informes usando saltos de página, títulos y portadas entre otras
opciones. Para generar un informe, en la pestaña Archivo, haga clic en
Imprimir y luego en Crear informe.
13.3.2. GRÁFICO DE DATOS

La tarea Gráfico de datos sirve para mostrar una representación gráfica de los
datos o de los resultados de los análisis de esos datos. Los gráficos son más
efectivos en bases de datos que tienen menos de 500 registros.
En IDEA puede crear los siguientes tipos de gráfico:
 Barra
 Línea
 Curva
 Dispersión
 Sectores
 Área
Los gráficos creados en IDEA se pueden imprimir, guardar como un archivo de

mapa de bits o copiar a cualquier otra aplicación por medio del Portapapeles de
Windows. Puede crear un gráfico a partir del resultado de un análisis, por
ejemplo de un resumen o de una estratificación, simplemente haciendo clic en
el botón Gráfico/Datos, en la pantalla de resultados. Para crear un gráfico desde
la vista Base de datos, en la pestaña Análisis, en el grupo Categorizar, haga
clic en Gráfico.
192
13.4. EXPORTAR LOS DATOS A FORMATOS DE ARCHIVO COMUNES

IDEA le permite exportar o publicar los datos en un formato de archivo más
común, por ejemplo en un archivo Adobe PDF o en documento Microsoft Word.
13.4.1. EXPORTAR
Una vez que haya completado su análisis, puede que desee transferir los datos
a un formato diferente. Para exportar los datos desde IDEA, en la pestaña
Archivo, seleccione Exportar en el panel izquierdo y luego haga clic en
Exportar base de datos. Las opciones de exportación incluyen: dBASE,
Microsoft Access, Microsoft Excel 1997-2003 y 2007-2010, texto delimitado,
texto de longitud fija y XML.
13.4.2. PUBLICAR
Las bases de datos se pueden publicar en Adobe PDF o en Microsoft Word. Al
publicar una base de datos en uno de estos formatos, puede guardarla en el
formato seleccionado.
Para guardar una base de datos como un archivo Adobe PDF o un documento
Microsoft Word, en la pestaña Archivo, seleccione Exportar en el panel
izquierdo y luego seleccione Publicar en PDF o Publicar en Microsoft Word.
Puede además exportar cualquier resultado a estos formatos.

13.5. TRANSFERIR DATOS Y GRÁFICOS A OTRAS APLICACIONES

IDEA le permite transferir datos y gráficos a otras aplicaciones de software
utilizando comandos básicos tales como copiar, cortar y pegar. También puede
arrastrar información desde IDEA a otras aplicaciones y viceversa.
13.5.1. CORTAR, COPIAR Y PEGAR

Las opciones Copiar y Pegar solo estarán disponibles si son aplicables a una
operación en particular y si el estado del Portapapeles permite la operación. Por
ejemplo, para conservar la integridad de los datos en un archivo, IDEA no
permite agregar (pegar), eliminar (cortar) o editar datos en las bases de datos.
Windows cuenta con un límite para el tamaño del Portapapeles. Por lo tanto,
solo se pueden cortar, copiar y pegar pequeñas cantidades de datos.
Cuando no es posible acceder a las opciones del menú y a las barras de

herramientas, como ocurre cuando un cuadro de diálogo está abierto, las
funciones Cortar, Copiar, y Pegar se pueden ejecutar utilizando las teclas de
acceso directo.
13.5.2. ARRASTRAR Y SOLTAR

Puede mover o copiar información entre documentos de diferentes programas
arrastrando y soltando la información. Seleccione la información y coloque el
cursor en una esquina del cuadro seleccionado antes de arrastrar. Haga clic con
el botón derecho para arrastrar la selección y soltarla en la otra aplicación.
194

Ejercicio de recapitulación
 Aplicar las nociones aprendidas durante el curso.
 Solucionar un problema con la ayuda de las herramientas apropiadas.
 Identificar cómo utilizar IDEA para resolver problemas similares.
 Comparar información entre bases de datos de diferentes orígenes.

14.1. PARTICULARIDADES DEL CASO PRÁCTICO

Acaban de aprobar su plan para realizar una auditoría. El plan incluye el uso de
IDEA para analizar datos que se han obtenido de la entidad auditada.
Ha recibido dos archivos del cliente. Uno contiene los datos personales de los
empleados que dejaron sus puestos en los últimos seis años, mientras que el
segundo archivo contiene los pagos efectuados a contratados durante el año
2014.
Estos son los archivos que ha recibido del cliente:
 Archivo de base de datos Exempleados:

 Nombre de archivo: EXEMPLEADOS.xls (Hoja de cálculo de
base de datos)
 Formato: Microsoft Excel
 Número de registros: 999
 Archivo de pagos a contratados:
 Nombre de archivo: Contratados.prn
 Formato: Informe impreso
 Número de registros: 960
198
Sección 14: Ejercicio de recapitulación
14.2. PERFIL DE LOS DATOS

Necesitará un perfil de las personas que dejaron el departamento para respaldar
sus hallazgos. El primer paso es importar el archivo EXEMPLEADOS.xls. A
continuación, realizará varias operaciones en el archivo.
EJERCICIO 14A: IMPORTAR EL ARCHIVO EXEMPLEADOS

Importe el archivo EXEMPLEADOS.xls con la ayuda del Asistente de
importación. El archivo que va a importar es una hoja de cálculo Microsoft Excel.
Para obtener más información acerca de la importación de archivos Microsoft
Excel, consulte la Ayuda de IDEA.
Una vez importado el archivo a IDEA, muestre el contenido de la base de datos

y examine la información.
EJERCICIO 14B: HALLAR LA DISTRIBUCIÓN DE EMPLEADOS QUE

SE VAN POR AÑO
Cree un Resultado indicando el año de partida con el número de empleados y
el salario promedio para cada año.
Pista: Necesitará crear un campo virtual que utilice una @Función de la

categoría fecha / hora para capturar solo el año de partida.
Haga clic en un valor con hipervínculo en el campo Nº de registros y seleccione

Mostrar registros. Aparece la ventana Vista previa de base de datos mostrando
los registros subyacentes.

EJERCICIO 14C: HALLAR LA DISTRIBUCIÓN POR EDAD EN UN

GRÁFICO DE BARRAS
Cree un resultado que contenga la distribución por edad de los empleados que
abandonaron el departamento a edades que oscilan entre los 15 y 65 años, en
incrementos de cinco años.
En la vista Resultado, haga clic en el botón Ver el resultado como un

gráfico/cuadrícula para mostrar gráficamente las edades de los empleados.
Temas relacionados
También puede extraer muestras según la edad de los empleados mediante la

extracción de una Muestra aleatoria estratificada. IDEA estratificará la base de
datos basándose en el número de registros que desea extraer por cada estrato.
200
EJERCICIO 14D: CALCULAR LAS EDADES PROMEDIO, MÁXIMA Y

MÍNIMA
Para todos los años calcule la edad promedio, la edad menor y la edad mayor
de los ex empleados.
En toda la base de datos, cuál es la:
 Edad promedio: ________________

 Edad menor: ________________ (*)
 Edad mayor: ________________
En cada año de partida, cuál es la:
 Edad promedio: ________________

 Edad menor: ________________
 Edad mayor: ________________
(*) Este registro probablemente no es válido o contiene un error Debería hacer

un seguimiento y pedir una explicación.
Pista: Puede calcular más de una estadística a la vez.

EJERCICIO 14E: DISTRIBUIR POR GRUPO

Cree un resultado con la distribución de empleados por grupo.
El campo CLAS_EMPL determina la clasificación del empleado

(el grupo y el nivel). Los primeros dos caracteres indican el grupo.
202
14.3. EVIDENCIA DE AUDITORÍA

Las entrevistas revelaron que muchos de los exempleados son luego
contratados por la empresa. Usando los datos del cliente, deberá obtener
suficiente información como para confirmar esta afirmación.
Su objetivo ahora es determinar si hay empleados que partieron, pero

regresaron al trabajo como contratados. También necesitará calcular el
porcentaje de empleados contratados nuevamente después de su partida.
EJERCICIO 14F: IMPORTAR DATOS DE PAGOS A CONTRATADOS

Importe el informe de pagos a contratados, Contratados.prn, con Report
Reader y asegúrese de que concilia los datos con el informe para comprobar
que no omitió ningún elemento. Llame Pagos a contratados a la base de datos
que se generó.
Pista: Incluya la cantidad de la Suma total como parte de la plantilla para que le
ayude en la conciliación.
EJERCICIO 14G: IDENTIFICAR EXEMPLEADOS QUE RECIBIERON

PAGOS
Unir la base de datos de pagos a contratados con la base de datos de
exempleados. Preste atención a la base de datos que será el archivo primario y
asegúrese de que tiene una clave en común (debe tener el mismo formato - el
mismo tipo de campo, longitud y decimales). Trate de evitar claves como
NOMBRE debido a que el formato de estos campos generalmente difiere de
archivo en archivo. (F. MARTÍN y Sr. "Martín").
Examine la nueva base de datos. Debería contener 375 registros. Ahora tiene
una base de datos de todas las personas que partieron y más tarde recibieron
pagos como contratadas. En esta base de datos, tiene ahora dos campos de
tipo fecha. El primero de ellos es la fecha de partida (de EXEMPLEADOS) y el
segundo es la fecha de pago (de Pagos a contratados).
Recuerde que está buscando empleados que partieron solo para regresar como
contratados. La fecha de partida debe ser anterior a la fecha de pago.
Cree una base de datos de extracción para eliminar los empleados que
recibieron pagos a contratados después de su partida de la empresa.
Examine la base de datos de estratificación que acaba de crear. Debería tener

315 registros.
EJERCICIO 14H: IDENTIFICAR EL NÚMERO DE EMPLEADOS

Debe averiguar el número de empleados que partieron y luego regresaron como
contratados. En este momento, tiene pagos efectuados después de la fecha de
partida pero no tiene el número de empleados (solo el número de partidas).

EJERCICIO 14I: RELLENE LOS ESPACIOS VACÍOS.

De los _______ empleados que partieron, _____ recibieron pagos como
contratados. Esto implica que el _____ % de los empleados que partieron
volvieron a la empresa como contratados.
204

Documentación
 Identificar la información disponible para revisar una auditoría.
 Revisar el Historial de una base de datos.
 Revisar el Diagrama general de su proyecto.
 Hacer copias de seguridad de los archivos de auditoría.
 Documentar la auditoría para el siguiente ejercicio.

15.1. REVISIÓN
Como ocurre con cualquier otro software, se pueden haber cometido errores
usando IDEA, por consiguiente es necesario revisar el trabajo realizado. Los
procedimientos de revisión se basan a menudo en tareas de cumplimiento de
normativa, verificando que la documentación este completa y que se hayan
llevado a cabo las conciliaciones correspondientes. No obstante, debería revisar
el Historial de cada prueba.
Los errores más comunes son:
 Definir una fórmula incorrecta

 Unir bases de datos con las bases de datos primarias y secundarias en
orden incorrecto
 Uso de un método de unión de bases de datos incorrecto (existen 5
opciones)
 Totalizar campos incorrectos al ejecutar un resumen
 En un análisis complejo, realizar diferentes pruebas como unir, resumir
o extraer en un orden incorrecto.
Estos errores potenciales se pueden revisar y "verificar" (poner una marca de

verificación al estilo de una auténtica auditoría) en papel después de imprimir
una copia del historial del proyecto.
208
Sección 15: Documentación
15.2. HISTORIAL
La vista Historial de la ventana de base de datos mantiene un seguimiento de la
auditoría o un registro de todas las operaciones realizadas en la base de datos,
incluyendo su importación y cada prueba de auditoría. Puede imprimir o guardar
el registro del historial como respaldo de cualquier informe o resultados de la
auditoría. También puede guardar el registro del historial como un archivo de
texto .txt.
Cada sección del historial registra un procedimiento o una prueba de auditoría.
Abra la base de datos Compras con información detallada que creó en el

ejercicio 12C y haga clic en Historial, en el área Base de datos de la ventana
Propiedades. Observe que en el historial aparecen todos los pasos necesarios
para crear la base de datos. Haga clic en el botón Ver todos los detalles.
El historial también graba el código de IDEAScript necesario para volver a

ejecutar los pasos de la auditoría. El código de IDEAScript se puede editar,

copiar a una ventana de edición de macros, agregar a la barra de herramientas

o al menú de herramientas y ejecutar. Esta funcionalidad se describe en otro
curso.
Si lo desea, puede filtrar el contenido del historial haciendo clic en el botón

Filtro. Esto le permitirá ordenar el historial por detalles, IDEAScript, campos
modificados, cambios en campos editables o cambios en bases de datos
secundarias solamente.
Se recomienda imprimir el registro del historial al final de cada

auditoria y revisarlo como parte del ejercicio de control de calidad
o revisión de auditoría. Los registros del historial también
proporcionan información inestimable, es decir, documentación
ya preparada que se debe guardar con el resto de los borradores
de la auditoría.
210
15.3. COMENTARIOS
Si lo desea puede agregar un comentario a la base de datos activa. Si otro
auditor realiza el mismo tipo de auditoría (por ejemplo, una auditoría financiera)
al mes o año siguiente, sus comentarios pueden servir de gran ayuda.
Con la base de datos Transacciones de venta activa, en el área Comentarios

de la ventana Propiedades, haga clic en Agregar comentario. Escriba la nota
siguiente Origen: Recibido de G. García Márquez.
Al cerrar el cuadro de diálogo Comentarios, la nota aparecerá en del área

Comentarios de la ventana Propiedades.

15.4. DIAGRAMA GLOBAL

El Historial proporciona una excelente fuente de documentación cuando su
proyecto genera uno o varios archivos. No obstante, cuando se utilizan varios
archivos durante el proyecto y se crean muchos resultados puede resultar difícil
entender la documentación. El Diagrama global le permite ver el historial, las
tareas y los cambios efectuados en todos los archivos en un proyecto específico.
Para ver el historial de un proyecto, en la pestaña Principal, en el grupo

Proyectos, haga clic en Diagrama global.
Ajuste el nivel de zoom en esquina inferior derecha de la pantalla y observe

todos los archivos creados a partir de la base de datos Transacciones de venta.
Hay algunos archivos de color rojo. En su pantalla, puede que vea más archivos
o igual no ve ninguno de estos archivos. Estos archivos son archivos eliminados
y el color rojo indica que ya no existen. Para desactivar la vista de bases de
datos eliminadas, selecciónela casilla No mostrar bases de datos eliminadas en
el panel a la izquierda.
El Diagrama global también le permite filtrar la base de datos por usuario,

subcarpetas, fecha o destino (local o servidor). También puede crear su propio
filtro personalizado y exportar el diagrama al formato de archivo JPEG.
Para ver un historial mucho más detallado de cada base de datos, haga clic con
el botón derecho en una base de datos y seleccione Mostrar historial….
212
Haga clic en el botón con el signo + para ver los resultados creados desde esa
base de datos:
Haga clic en la pestaña Tabla para ver el diagrama general de su proyecto en

un formato tabular.

Puede ordenar la tabla por cualquier columna haciendo clic en el encabezado

de columna. También puede arrastrar una columna para agrupar las tareas. Por
ejemplo intente agrupar las tareas por tipo de tarea.
Haga clic en el botón Cerrar (x roja en la esquina superior derecha) para cerrar
la ventana Diagrama global y volver a la ventana de IDEA.
214
15.5. DATOS, DOCUMENTACIÓN Y GESTIÓN DEL TIEMPO
15.5.1. COPIA DE SEGURIDAD DE DATOS

Debe crear una copia del formato de archivos y una copia separada de
seguridad de todos los archivos periódicamente.
Debe hacer una copia de los archivos importantes para protegerlos y evitar la
pérdida de su trabajo. Las bases de datos que utiliza IDEA se guardan en la
carpeta del proyecto y puede crear copias de seguridad de todas las bases de
datos a la vez o de cada una por separado. Las bases de datos de IDEA tiene
la extensión de archivo .imd (.idm para ediciones Unicode) y se pueden copiar
mediante cualquier utilidad estándar como el Administrador de archivos o el
Explorador de archivos de Windows. Las bases de datos .imd incluyen el
historial, las notas y otros archivos asociados. Las ecuaciones, las vistas y las
macros se guardan por separado (*.eqx/.eqm, *.vw2/.vmw), *.iss/.ism). Las
definiciones de registro tienen la extensión de archivo *.rdf/.rdm y las plantillas
de Report Reader tienen la extensión *.jpm.
15.5.2. DOCUMENTACIÓN
Debe crear documentos con instrucciones claras sobre cómo realizar
extracciones (que sirvan para el año siguiente) y una descripción de las
herramientas y de los contactos utilizados.
También debe crear instrucciones detalladas sobre cómo obtener, convertir y

descargar los archivos.
Se recomienda obtener la distribución de archivos del cliente, junto con una

copia impresa de los formatos de archivo de IDEA. Si es necesario, cree
diagramas lógicos junto con documentos impresos de lotes de archivos y
comentarios explicativos apropiados para que otro auditor pueda continuar
trabajando en el proyecto el año siguiente.
15.5.3. ADMINISTRACIÓN
Debe preparar una estimación en horas del trabajo y compararla con las horas
reales.
Debe registrar en un archivo la correspondencia entre el proyecto y las copias

de seguridad, incluyendo el nombre del sistema de archivos, el programa que lo
produce, la fecha de ejecución, número de ciclo y cualquier requisito especial.

216
Otros productos
 CaseWare SmartAnalyzer
 IDEA Server
 SmartExporter
 CaseWare Monitor
16.1. CASEWARE SMARTANALYZER

SmartAnalyzer es un componente de IDEA que sirve para realizar rutinas
predefinidas, relacionadas con procedimientos específicos de auditoría o con el
control de los registros financieros importados.
SmartAnalyzer le permite ejecutar rutinas sin tener que definir sus propias
pruebas desde cero y presenta todo en un lenguaje sencillo que le permite
seleccionar las pruebas y algunos de los parámetros, y el resto lo hace el
programa.
En este ejercicio, utilizaremos la versión de prueba que se instala con IDEA.
EJERCICIO 16A: USO DE SMARTANALYZER
Importar archivos Microsoft Excel
1. En la pestaña Principal, en el grupo Proyectos, haga clic en

Seleccionar.
2. Seleccione Ejemplos y haga clic en Aceptar.
El proyecto Ejemplos ahora es su proyecto de escritorio actual.

Aparece el Asistente de importación.
4. Seleccione la opción Microsoft Excel.

5. Haga clic en el botón Examinar, al lado del campo Nombre de archivo.
6. Seleccione el archivo Mayor General.xls y haga clic en Abrir.
7. En el Asistente de importación, haga clic en Siguiente.
Aparecerá el cuadro de diálogo Microsoft Excel.
8. Seleccione la opción Primera fila son nombres de campo.

9. Acepte el nombre de archivo predeterminado y haga clic en Aceptar.
Se importa el archivo y la base de datos generada aparece en la ventana
Base de datos.
Acceso a la ventana Seleccionar y ejecutar pruebas de auditoría
1. En la pestaña SmartAnalyzer, en el grupo Pruebas de auditoría haga

clic en Seleccionar y ejecutar.
Aparece la ventana Seleccionar y ejecutar pruebas de auditoría.
218
Sección 16: Otros productos
2. En el panel Navegador de prueba de auditoría, seleccione Mayor

general.
Al seleccionar una prueba específica en la columna Nombre de prueba,

se mostrarán los objetivos de la auditoría y un ejemplo en la esquina
inferior izquierda para ayudarle a comprender el objetivo y el
comportamiento de la prueba. Tenga en cuenta que antes de ejecutar las
pruebas enumeradas, primero debe etiquetar su archivo. Actualmente
ambas pruebas están marcadas como no etiquetadas y su estado está
representado por un cuadrado rojo que indica que no se pueden ejecutar
pruebas.
Etiquetar campos en la base de datos
Cuando agrega una etiqueta a un campo para que se realice una rutina en ese
campo, es como si cambiara el nombre del campo, pero sin afectar la integridad
del archivo. Por ejemplo, si una rutina precisa el campo fecha de la factura para
ejecutar la tarea Vencimiento, debe indicarle a SmartAnalyzer qué campo del
archivo representa la fecha de la factura. La ventaja extra de agregar etiquetas
a un archivo es que el diseño de la etiqueta se puede guardar en un archivo de
diseño de etiquetas y se puede volver a utilizar con otro archivo que tenga la
misma estructura.
1. En la pestaña Principal, en el grupo Etiquetado, haga clic en Definir.

2. Haga clic en Aceptar para definir la etiqueta según la base de datos que
está abierta (Mayor General).

Aparece el cuadro de diálogo Definir etiquetas. Se enumeran todos los

campos que son obligatorios para ejecutar las dos pruebas.
3. En la columna Campo a asignar, haga clic en <No asignado> para

seleccionar los nombres del campo en la base de datos que coincidan
con el nombre de la etiqueta.
220
El código de la entidad no es obligatorio.
4. En la barra de herramientas Definir etiquetas, haga clic en el botón

Aplicar y salir.
Observe que la segunda prueba no se puede ejecutar debido a que
necesita parámetros de entrada del usuario. En este caso, es normal que
la prueba no se pueda ejecutar debido a que detecta transacciones que
contienen palabras específicas, pero todavía no se han especificado
palabras.
5. En la columna Entrada, haga clic en el enlace Requerido.

Aparece el cuadro de diálogo Asientos con comentarios específicos.
6. Desactive la casilla de la opción Activar búsqueda.

7. En el campo Valor, escriba las siguientes palabras una por una y haga
clic en el botón Agregar (marca de verificación verde) para agregarlas a
la lista.
 Ajuste
 Limpieza
 Diversos

Los parámetros especificados se pueden guardar y volver a utilizar en
otros archivos.
9. Haga clic en las casillas de las dos pruebas.

10. En la pestaña Principal, en el grupo Pruebas de auditoría haga clic en
Ejecutar.
222
Espere hasta que aparezca una marca de verificación verde en la

columna Estado de cada prueba. Esto indica que las pruebas están listas.
11. Seleccione una prueba y observe los resultados en la esquina inferior

derecha. También puede hacer clic en el número de registros para ver
el archivo IDEA que contiene las transacciones identificadas por la
prueba.
12. Para cerrar la ventana Seleccionar y ejecutar pruebas de auditoría,

haga clic en el botón Cerrar en la esquina superior derecha de la
ventana.
Ver resultados e informes
1. En la pestaña SmartAnalyzer, en el grupo Pruebas de auditoría haga

clic en Resultados e informes.
Aparece la ventana Resultados e informes.

2. Haga clic en las casillas de las dos pruebas de la lista.
3. En la pestaña Principal, en el grupo Informes, haga clic en Crear.

Aparece el cuadro de diálogo Opciones - Informe estándar.
4. Acepte los valores predeterminados y haga clic en Aceptar.

Aparecerá la ventana Creador de informes.
SmartAnalyzer le permite crear informes de excepción, personalizar su

informe, enviar sus hallazgos a otra aplicación y mantener siempre un
enlace con la base de datos original de IDEA para obtener más detalles.
5. En la barra de herramientas haga clic en el botón Cerrar.
224
16.1.1. PREPARACIÓN DE LOS DATOS

SmartAnalyzer contiene una sección de preparación de datos que le permite
crear una solicitud de datos estándar para que el personal técnico ejecute las
pruebas de SmartAnalyzer.
Existen también solicitudes de datos más avanzadas para sistemas ERP

específicos. El ejemplo anterior es un caso genérico.
16.1.2. RUTINAS DE IMPORTACIÓN ESTÁNDAR

Por otra parte, SmartAnalyzer proporciona rutinas de importación estándar para
sistemas ERP que simplifican la importación de datos desde sistemas
complejos. SmartAnalyzer le permite seleccionar las pruebas de auditoría que
desea realizar y obtiene exactamente los datos necesarios para las pruebas
seleccionadas Es decir, no solo importa los datos, también los prepara de modo
que todo lo que tiene que hacer es ejecutar las pruebas de auditoría y evaluar
los resultados e informes que se crean. También puede empaquetar pruebas de
auditoría y rutinas de importación estándar en lo que se denomina "Soluciones",
lo cual le permite cumplir con sus requisitos específicos.
16.1.3. VARIAS APLICACIONES

Hay muchas aplicaciones SmartAnalyzer disponibles en el mercado, por
ejemplo:
 Pruebas de contabilidad general:

 Identificación de entradas de asientos:
 Sin saldo
 Duplicados
 Vacías

 Registradas en fines de semana, en fechas u horas

específicas
 Informes y resúmenes por:
 Usuario
 Combinaciones de cuenta
 Cantidades o comentarios
 Número de cuenta
 Período de origen
 Saldos de cuentas por origen o período
 Pruebas de cuentas por cobrar:
 Clasificación por fecha de vencimiento y fecha de factura
 Cuentas con saldos o transacciones que exceden los límites de
crédito
 Cuentas con saldos de crédito
 Transacciones dentro de un intervalo de fechas
 Transacciones duplicadas
 Pruebas de cuentas por pagar:
 Facturas o pagos duplicados
 Cuentas con saldos o transacciones con saldos de débito
 Cuentas por encima del límite de crédito
 Facturas sin órdenes de compra
 Transacciones dentro de un intervalo de fechas
 Transacciones efectuadas en fechas u horas específicas
 Transacciones resumidas por usuario
 Pruebas de segregación de controles (SOD): especialmente diseñadas
para SAP.
IDEA SmartAnalyzer GL incluye todas las pruebas de contabilidad general.

IDEA SmartAnalyzer Complete incluye todas las pruebas de contabilidad
general, cuentas por cobrar y cuentas por pagar.
16.1.4. POTENCIA Y FLEXIBILIDAD

SmartAnalyzer contiene muchas otras funciones y un SDK (Kit de desarrollo
complementario) que puede utilizar para crear sus propias pruebas con fines
comerciales o para implementar en su organización.
226
16.2. IDEA SERVER

IDEA Server es una potente herramienta de análisis de datos que funciona
mediante servidores de red. Con frecuencia, al cambiar el procesamiento de
datos a un hardware de servidor más seguro y robusto se pueden liberar
recursos locales para otras aplicaciones.
IDEA Server proporciona un entorno sólido de trabajo en equipo, incorpora

acceso seguro al proyecto para varios usuarios y un repositorio compartido de
documentos y datos del proyecto.
En IDEA, trabajar con el proyecto local mientras está conectado al proyecto de

IDEA Server es ahora más sencillo que nunca.

16.2.1. BIBLIOTECA CORPORATIVA

La Biblioteca corporativa es un repositorio global de archivos de IDEA Server
compilado por líderes de equipo de IDEA Server, que está disponible para todos
los usuarios de IDEA Server. Puede copiar fácilmente estos archivos a la
biblioteca del proyecto actual para usar en sus propios proyectos.
228
16.2.2. SINCRONIZAR DATOS

Puede sincronizar fácilmente archivos nuevos o existentes del proyecto de
escritorio actual con IDEA Server, lo cual le permite usar información exacta y
relevante.
16.2.3. BASES DE DATOS VIRTUALES

Una base de datos virtual es una base de datos de IDEA Server que toma datos
para alguno o todos sus campos de una base de datos de origen. Al hacer
referencia a datos de otras bases de datos, las bases de datos virtuales no son
tan grandes como las bases de datos estándar, por consiguiente, mejoran el
rendimiento del servidor y optimizan el espacio en disco.

16.3. CASEWARE MONITOR

El uso de sistemas de control internos eficaces, cuando se implementan
correctamente, es una buena práctica empresarial, ya que proporciona la
seguridad de que la información financiera es correcta, que los negocios están
operando eficazmente y que los activos están protegidos. Corregir fallos en
controles internos de una manera oportuna y eficaz permite mejorar la
rentabilidad de los negocios.
CaseWare Monitor es la solución de supervisión continua de controles que

proporciona resultados seguros, flexibles e inmediatos para evitar fraudes y
pérdidas de ingresos, mejorar el rendimiento del negocio y lograr objetivos de
control y cumplimiento. CaseWare Monitor:
 Proporciona gestión con una visión global de la empresa, de sus

controles y del cumplimiento normativo.
 Ofrece una vista panorámica de todas las actividades
comerciales y asegura una supervisión empresarial completa.
 Genera ahorros en dinero efectivo, es decir es rentable (ROI).
 Permite a los interesados enviar alertas pro activas cuando se
produce cualquier infracción de control y a la empresa resolver
problemas a medida que se producen, lo cual evita que se
produzcan en el futuro e impide la pérdida de ingresos que, con
frecuencia, ayuda a obtener un rápido rendimiento de la
inversión.
 Ofrece un procedimiento de cumplimiento más sostenible.
 Reduce el coste de la auditoría con pruebas automatizadas y
modificables que se pueden repetir para poner a prueba los
controles.
 Reduce el coste de cumplimiento normativo mediante informes
automatizados y una visión global de los controles.
 Se puede implementar y mantener sin tener que pagar costosos
asesores.
 Permite una detección más oportuna de los puntos débiles del control.
 Los controles preventivos detectan cualquier cambio, fallo de
control o anomalía en procedimientos empresariales y ayuda a
mejorar la eficiencia operacional y los controles internos.
 Reduce errores y fraudes.
 Examina el 100% de los datos de modo continuo y asigna la
responsabilidad de los controles a los individuos que pueden
solucionar los problemas inmediatamente.
 Es independiente de sistemas empresariales.
 No interfiere con las actividades y procedimientos normales y
no es necesario hacer la infraestructura existente.
CaseWare Monitor proporciona un portal de controles central que permite

supervisar los controles de todas las unidades empresariales y sistemas en la
230
empresa. Al proporcionar un marco colaborativo, nuestras tecnologías detectan

fallos en los controles internos y permiten que los usuarios solucionen
problemas subyacentes y eviten un impacto negativo en la empresa. CaseWare
Monitor ofrece las siguientes características:
 Solución centralizada.
 Todos los usuarios de la empresa, independientemente de su
capacidad técnica, pueden usar CaseWare Monitor.
 Es compatible con cualquier procedimiento empresarial en cualquier
sistema o almacén de datos.
 Aprovecha los scripts e informes existentes
 Le permite implementar o crear sus propios procedimientos
 Sistema de flujo de trabajo y notificaciones integrado.
 Permite crear flujos de trabajo eficaces e inmediatos con varios
niveles de remisión (de cuestiones) a una instancia superior
 Notificación a través de correo electrónico, SMS o mensaje
emergente en el escritorio
 Visibilidad continua y división de trabajo.
 Permite enviar cuestiones y alertas al personal apropiado
 Permite supervisar el proceso de revisión desde cualquier lugar
 Permite hacer más cosas con menos y optimizar los procedimientos e
ingresos.
 Elimina las revisiones manuales. Le permite saber exactamente
cómo gastar los recursos.
 Permite que el negocio se supervise a sí mismo y al mismo
tiempo mantiene el control de cumplimiento normativo.

232
Cómo acceder a recursos y servicio técnico
 CaseWare Passport
 Contactar con nosotros
 Otras opciones de formación
 Acreditaciones
17.1. CASEWARE PASSPORT

CaseWare Passport proporciona un punto central de acceso a muchos recursos
de IDEA, por ejemplo:
Recurso Descripción
Tienda Proporciona acceso a muchas aplicaciones complementarias de

IDEA.
Foros de usuarios Proporciona acceso a foros de usuarios de IDEA donde se

comparten conocimientos y experiencia en el uso de la
aplicación.
Manuales Proporciona acceso a la documentación más actualizada de

IDEA.
Vídeos Proporciona acceso a vídeos paso a paso para sacar el mayor

partido de las herramientas de IDEA.
Almacén de IDEAScript Proporciona acceso macros de IDEAScript personalizadas que

le permiten automatizar su trabajo.
Funciones Proporciona acceso a @Funciones personalizadas.

personalizadas
Portal de servicio técnico Proporciona acceso a información de cuenta, actualizaciones de

producto, información de contacto del servicio técnico de
CaseWare Analytics e información acerca de acreditaciones.
Ayuda Proporciona acceso a la Ayuda en línea.
Para acceder a CaseWare Passport, debe tener:
 una conexión a Internet válida

 un contrato de servicio técnico válido
 IDEA 10 (si accede desde IDEA)
17.1.1. INSCRIPCIÓN EN CASEWARE PASSPORT

Para acceder a los excelentes recursos de CaseWare Passport, debe ser un
usuario registrado. Puede inscribirse en CaseWare Passport directamente
desde IDEA. La inscripción consiste en crear una contraseña para su cuenta
CaseWare Passport. Los campos clave de instalación de IDEA y dirección de
correo electrónico son campos obligatorios.
Una vez inscrito, puede acceder a CaseWare Passport desde IDEA o desde el
Portal de servicio técnico de CaseWare.
17.1.2. PARA INSCRIBIRSE:

1. En IDEA, seleccione una de las siguientes acciones para acceder a la
ventana de inicio de sesión de CaseWare Passport:
 En la barra de herramientas de IDEA, haga clic en el botón
Passport (esquina superior derecha).
234
Sección 17: Cómo acceder a los recursos
 En su teclado, presione Ctrl + F2.

 En la pestaña Principal, en el grupo CaseWare, haga clic en
Passport.
 En la pestaña Archivo, haga clic en Passport.
Aparece la ventana de inicio de sesión de CaseWare Passport.
2. En el campo Correo electrónico, escriba la dirección de correo que

desea usar para su cuenta Passport.
Esta dirección de correo electrónico servirá de nombre de usuario de su
cuenta Passport. También usará esta dirección de correo electrónico para
iniciar sesión en el Portal de servicio técnico de CaseWare Analytics.
En la mayoría de los casos, la clave de licencia IDEA aparece

automáticamente en el campo Clave de instalación. Sin embargo, si
utilizó la actualización en lote con llave, debe proporcionar la clave de
instalación.
Para acceder a la información de clave de instalación, en la pestaña

Archivo, haga clic en Ayuda. La información de clave de instalación
aparece bajo la sección Acerca de IDEA.
3. Si es necesario, en el campo Clave de instalación, escriba su clave de

instalación de IDEA.
4. Haga clic en Iniciar sesión.
Aparece la ventana Inscribirse en Passport. Los campos Correo
electrónico y Clave de instalación se rellenan automáticamente con la
información que ha proporcionado.
5. Escriba su nombre y apellidos en los campos correspondientes.

6. Haga clic en Crear cuenta.
Recibirá un mensaje de confirmación en la dirección de correo asociada
a su cuenta Passport.
7. Abra el mensaje de confirmación y use el enlace Haga clic aquí para

crear una contraseña de acceso a su cuenta Passport.
Aparece la ventana Restablecer contraseña. El campo Correo electrónico
se rellena automáticamente con su nombre de usuario (la dirección de
correo electrónico que utilizó para inscribirse en Passport).
8. En el campo Nueva contraseña, escriba la contraseña que se va a

asociar a su cuenta.
9. En el campo Confirmar contraseña, vuelva a escribir la nueva
contraseña.
10. Haga clic en CAMBIAR CONTRASEÑA.
11. Haga clic en el enlace que aparece.
12. Acepte los términos y condiciones y haga clic en CONTINUAR.

13. Inicie sesión con la dirección de correo electrónico y contraseña

asociados a su cuenta de Servicio técnico.
Ahora ya puede usar CaseWare Passport.
17.1.3. ACCESO A CASEWARE PASSPORT

1. Realice una de las siguientes acciones para acceder a CaseWare
Passport
 En la barra de herramientas de IDEA, haga clic en el botón
Passport (esquina superior derecha).
 En su teclado, presione Ctrl + F2.
 En la pestaña Principal, en el grupo CaseWare, haga clic en
Passport.
 En la pestaña Archivo, haga clic en Passport.
2. Haga clic en uno de los cuadros disponibles. Puede que tenga que
iniciar sesión usando el correo electrónico y la contraseña asociados a
su cuenta Passport.
236
17.2. CONTACTAR CON NOSOTROS

La mejor manera de continuar desarrollando sus habilidades es mantenerse en
contacto con nosotros.
Obtenga respuestas de instructores y otros usuarios

de IDEA
¿Tiene alguna pregunta sobre IDEA? Formule su
pregunta en el Foro de usuarios oficial de IDEA y un
instructor u otro usuario le responderá a su pregunta.
Aprenda a usar las nuevas características de IDEA

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tutoriales en vídeo y seminarios web.
Manténgase al corriente de las novedades en el

sector
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eventos, oportunidades de formación y noticias.
Manténgase el día de las últimas noticias de

CaseWare Analytics
Visite nuestra página web
(www.casewareanalytics.com/es) para leer documentos
técnicos, blogs, noticias y nuevas soluciones.

17.3. OTRAS OPCIONES DE FORMACIÓN
17.3.1. ANÁLISIS DE DATOS IDEA - NIVEL 2 (CI102)

El curso Análisis de datos IDEA - Nivel 2 trata temas intermedios y avanzados,
tales como:
 Importación de datos complejos, como informes complicados

 Diversas maneras de búsqueda y aislamiento de transacciones
específicas
 Creación de diferentes tipos de campos (p. ej. campos de acción,
editables, etc.)
 Uso de @Funciones para crear criterios o ecuaciones de campo
 Conexión de varias bases de datos
 Introducción a la creación de perfiles de datos avanzados y uso de la
Ley de Benford.
 Creación de funciones personalizadas
 Descripción de IDEAScript, el lenguaje de programación de IDEA
17.3.2. IDEASCRIPT PARA ANALISTAS (CI103)

El curso IDEAScript para analistas proporciona una descripción general del
procedimiento para crear macros en IDEAScript. Los participantes aprenderán
a grabar, guardar, volver ejecutar y editar una macro. Los temas incluyen lo
siguiente:
 Introducción a IDEAScript (automatización de tareas repetitivas, sistema

local de auditoría automatizada, software compatible con OLE, pruebas
o funciones especiales, importación de archivos y procedimiento de
programación)
 Grabación de un script (grabadora de scripts, planificación, editor de
Visual Script, guardar y ejecutar tareas, convertir macros de Visual
Script en macros de IDEAScript, editor de IDEAScript, código, creación
desde el registro del historial y asignar macros a botones)
 Introducción a la sintaxis de IDEAScript (orígenes, ejemplos y lenguaje
BASIC)
 Procedimientos con macros (cómo utilizar variables, constantes, tipos
de datos, actualizar el explorador de archivos, liberar objetos y
documentar las macros)
 Personalización de macros (utilizar cuadros de mensajes y cuadros de
entrada de datos para comunicarse con el usuario, presentar puntos de
decisión al usuario y para obtener información del usuario)
 Uso del Explorador de lenguaje (objetos IDEA, uso de estructuras:
control, repetición, bucle, condiciones y ramificaciones)
238
 Uso de funciones y subrutinas, gestión de matrices (para guardar listas

de elementos, como nombres de campos necesarios para personalizar
los cuadros de diálogo)
 Creación de cuadros de diálogo personalizados con el editor de
diálogos
 Creación de soluciones
17.3.3. CURSOS DE FORMACIÓN IMPARTIDOS POR NUESTROS

DISTRIBUIDORES
Para obtener otras opciones de formación, visite el sitio web de CaseWare,
donde podrá ver una lista de eventos tales como, seminarios web y conferencias
en Internet que ofrecen nuestros distribuidores.
1. Visite www.casewareanalytics.com/es.
2. En el menú de navegación, haga clic en Recursos y luego en Eventos.
Aparecerá la página Eventos. De forma predeterminada, la página

Eventos enumera todos los eventos actuales disponibles para todos los
productos. Puede filtrar la lista por tipo de evento o por producto.

3. Para buscar tipos de evento específicos, en la lista desplegable Tipo de

evento, seleccione el que desea.
4. Para buscar eventos específicos de IDEA, en la lista desplegable
Producto, seleccione IDEA.
5. Para inscribirse en un evento, haga clic en el botón Detalles del evento
e inscripción que corresponda para el evento que desea y escriba la
información necesaria.
240
17.4. ACREDITACIONES
El programa de acreditaciones de CaseWare Analytics certifica que es capaz de
utilizar la tecnología de CaseWare Analytics en sus análisis diarios o auditorías.
El programa de acreditación está diseñado para ayudarle en su desarrollo
profesional y demostrar que posee habilidades técnicas superiores y es capaz
de proporcionar análisis empresariales y recomendaciones informadas. Obtener
acreditación de CaseWare Analytics proporciona una validación independiente
de sus habilidades y conocimientos especializados en el uso de herramientas
analíticas y automatización de tareas.
17.4.1. TIPOS DE ACREDITACIÓN

Existen dos modos de obtener acreditaciones:
 Certified IDEA Data Analyst (CIDA)
 Certified IDEAScript Expert (CISE)
17.4.2. REQUISITOS DE FORMACIÓN PARA ACREDITACIONES

Cada candidato debe completar el curso de formación apropiado.
Curso Requisito Duración
CIDA CISE
CI101 Análisis de datos IDEA - Nivel 1 Sí Sí 2
CI102 Análisis de datos IDEA - Nivel 2 Sí Sí 2
CI103 IDEAScript para analistas Sí 3
17.4.3. CÓMO INSCRIBIRSE

Para hacer el examen de CIDA o CISE debe visitar nuestra página web y rellenar
el formulario de inscripción. Recibirá un correo poco después de inscribirse. La
dirección es: http://www.casewareanalytics.com/es/acreditaciones.

242
DESAFÍO DE IDEA
Ejercicio avanzado
 Aplicar su conocimiento en la resolución de ejercicios más avanzados.

DESAFÍO DE IDEA
Importar el archivo HORA.xlsx.
Pista: Hora.xlsx contiene celdas vacías.
Una vez importado el archivo, analice los datos para responder las siguientes
preguntas:
1. ¿Cuál es el intervalo de fechas de pedido para este archivo?

2. ¿Cuál es el día más común en el que se realizan pedidos y cuántas
transacciones se realizan este día?
3. ¿Cuál es el mes más común en el que se realizan pedidos y cuántas
transacciones se realizan este mes?
4. ¿Cuál es el día más común en el que se despachan pedidos y cuántas
transacciones se realizan este día?
5. ¿Cuál es el mes más común en el que se despachan pedidos y cuántas
transacciones se realizan este mes?
6. Cree una nueva base de datos para todos los pedidos realizados entre
las 00:00 y las 11:59 (transacciones matutinas).
7. Cree una nueva base de datos para todos los pedidos realizados entre
las 12:00 y las 23:59 (transacciones de la tarde).
8. Cree una nueva base de datos para los pedidos realizados después de
las 6 pm.
9. Cree una nueva base de datos para todos los pedidos despachados
entre las 00:00 y las 11:59 (transacciones matutinas).
10. Cree una nueva base de datos para todos los pedidos despachados
entre las 12:00 y las 23:59 (transacciones de la tarde).
11. Cree una nueva base de datos para los pedidos que se despacharon
después de las 6 pm.
12. ¿Cuántos pedidos no se despacharon?
13. ¿Cuál es el mayor retraso en horas entre la fecha y hora del pedido y la
fecha y hora del envío?
14. ¿Cuántos pedidos se despacharon antes de la orden?
15. Cree una nueva base de datos que muestre la cantidad total y promedio
de ventas de cada producto por país.
244
Desafío de IDEA

APÉNDICE A
@Funciones
IDEA cuenta con más de 100 @Funciones para efectuar operaciones tales
como aritmética de fechas, cálculos estadísticos, cálculos financieros y
búsqueda de texto.
Puede acceder a las @Funciones mediante el Editor de ecuaciones. Existe un

sistema de Ayuda disponible que incluye la sintaxis, los parámetros, la
descripción y un ejemplo de uso de cada una de las @Funciones de IDEA en el
propio Editor de ecuaciones. A su vez, puede usar el sistema de Ayuda de IDEA
al cual se accede mediante el botón Ayuda en el Editor de ecuaciones..
Lea las definiciones a continuación para familiarizarse con cada @Función:
 Expresión numérica: hace referencia a un número o a una ecuación que

devuelve un número.
 Cadena: es una serie de caracteres, por ejemplo un nombre o una
dirección
@Abs Devuelve el valor absoluto de una expresión numérica.
@Afternoon Devuelve 0 si la hora está dentro de la banda AM, 1 si

la hora cae dentro de la banda PM y -1, si la hora no
es válida.
@Age Calcula el número de días entre dos fechas

especificadas.
@AgeDateTime Devuelve el número de segundos entre dos fechas y

horas.
@AgeTime Devuelve el número de segundos entre dos horas.
@Alltrim Elimina todos los espacios iniciales y finales.
@Ascii Devuelve el código ASCII de un carácter.

(no está disponible en
IDEA Unicode)
@Between Determina si una expresión numérica está en un rango

específico.
@BetweenDate Devuelve un número que indica si una fecha cae

dentro de un intervalo especificado (1) o no (0).
@BetweenTime Devuelve un número indicando si una hora cae dentro

de un rango especificado (1) o no (0).
@Bit Identifica el valor de un bit.
@BitAnd Oculta bits no deseados.
@BitOr Establece bits necesarios.
@Chr Devuelve el carácter equivalente a un código ASCII

(no está disponible en especificado.
IDEA Unicode)
@CompareNoCase Compara expresiones sin distinguir mayúsculas y

minúsculas.
@CompIf Determina si un registro satisface un criterio múltiple.
@Ctod Convierte una fechas carácter al formato de fecha de

IDEA.
@Ctot Convierte valores de hora de tipo carácter al formato

de hora de IDEA.
@CurForm Convierte un valor numérico a texto con formato.
@CurVal Convierte un campo carácter a un campo numérico.
@Date Devuelve la fecha actual.
@Day Devuelve el día en una fecha.
@DaysToD Convierte el número de días desde el 1 de enero de

1900 al formato fecha.
@Db Calcula el saldo periódico de depreciación decreciente

para un período específico.
@Ddb Calcula el saldo de depreciación doble decreciente.
@Delete Elimina un número específico de caracteres en una

cadena.
@Dow Devuelve el día de la semana.
248
Apéndice A
@Dtoc Convierte el formato de fecha a carácter.
@DToDays Obtiene el número de días que hay entre el 1 de enero

de 1900 y una fecha especificada.
@Dtoj Convierte fechas al formato de fechas julianas.
@Exp Calcula el valor exponencial de una expresión

numérica.
@FieldStatistics Devuelve el valor numérico de una estadística de

campo especificada.
@FindOneOf Encuentra la posición del primer carácter coincidente

en dos cadenas.
@FinYear Devuelve el año financiero para una fecha dada

basándose en el fin de año.
@Format12hourClock Devuelve una cadena que representa la hora en

formato HH:MM:SS TT.
@Fv Calcula el valor futuro de una inversión.
@GetAt Devuelve el carácter que aparece en una posición

numérica especificada.
@GetNextValue Devuelve el valor siguiente del campo seleccionado.
@GetPreviousValue Devuelve el valor anterior del campo seleccionado.
@Hours Devuelve la parte correspondiente a la hora en una

hora dada.
@If Permite optar por dos resultados en función de la

evaluación de una condición.
@Insert Inserta una cadena dentro de otra cadena existente.
@Int Devuelve la porción entera de una expresión

numérica.
@Ipmt Calcula el interés pagado para un período dado.
@Irr Calcula la tasa interna de devolución.
@IsBlank Comprueba si un campo carácter está vacío.
@IsFieldDataValid Devuelve 1 si el dato del campo es válido, o 0 si es

incorrecto.
@Isin Devuelve la posición inicial de una cadena dentro de

otra cadena (distingue entre mayúsculas y
minúsculas).
@Isini Devuelve la posición inicial de una cadena dentro de

otra cadena (no distingue entre mayúsculas y
minúsculas).

@Jtod Convierte fechas julianas al formato de fecha de IDEA.
@JustLetters Devuelve una cadena sin sus caracteres numéricos.
@JustNumbers Devuelve todos los números (al inicio y al final).
@JustNumbersLeading Devuelve los números iniciales.
@JustNumbersTrailing Devuelve los números finales.
@LastDayofMonth Devuelve el último día para una combinación de mes y

año especificada.
@Left Devuelve los caracteres especificados en una cadena,

contando desde la izquierda.
@Len Devuelve la longitud de una cadena, incluyendo los

espacios finales.
@List Determina si una expresión cumple un criterio en una

lista de valores.
@Log Calcula logaritmos naturales.
@Log10 Calcula logaritmos en base10 x.
@Lower Convierte todos los caracteres de una cadena a

minúsculas.
@Ltrim Quita los espacios iniciales de una cadena.
@Match Determina si una expresión cumple un criterio en una

lista de valores.
@Max Devuelve el valor máximo de dos expresiones

numéricas.
@Mid Extrae una porción de texto desde una cadena.
@Min Devuelve el valor mínimo de dos expresiones

numéricas.
@Minutes Devuelve la parte correspondiente a los minutos en

una hora dada.
@Mirr Calcula variaciones en la tasa interna de devolución.
@Month Devuelve el mes en una expresión tipo fecha.
@NoMatch Determina si una expresión no cumple ningún criterio

en una lista de valores.
@Npv Calcula el valor actual neto de una inversión.
@Ntod Convierte una expresión numérica al formato de fecha

de IDEA.
@Ntot Convierte una expresión numérica al formato de hora

de IDEA.
250
Apéndice A
@Pmt Calcula la cuota de un préstamo.
@Ppmt Devuelve el capital principal de un préstamo.
@Precno Devuelve el número de registro físico.
@Proper Convierte a mayúsculas la primer letra de cada

palabra en una cadena.
@Pv Devuelve el valor actual de una inversión.
@Qtr Basándose en el fin de año, devuelve 1-4

representando el trimestre correspondiente en el que
cae una fecha dada.
@Random Genera números aleatorios.
@Rate Calcula el porcentaje de interés de una inversión o

préstamo.
@Recno Devuelve el número de registro lógico (distingue

índices).
@RegExp Compara expresiones de carácter utilizando un

complejo conjunto de reglas.
@Remove Elimina todas las ocurrencias de un carácter

específico.
@Repeat Repite el primer carácter de una cadena un número

determinado de veces.
@Replace Reemplaza una cadena o subcadena por otra.
@Reverse Invierte el orden de caracteres en una cadena.
@Right Devuelve el número de caracteres especificado en

una cadena contando desde la derecha.
@Round Redondea valores numéricos.
@Seconds Devuelve la parte correspondiente a los segundos en

una hora dada.
@Seed Genera el número de inicialización de números

aleatorios.
@SimilarPhrase Mide la similitud entre dos frases específicas o

campos de tipo carácter.
@SimilarWord Mide la similitud entre dos cadenas (ya sean palabras

individuales o expresiones de caracteres) o campos
de tipo carácter.
@SimpleSplit Extrae un segmento de una cadena de caracteres

específico situado entre ciertos caracteres tales como
guiones o barras diagonales inversas.
@Sln Devuelve la depreciación lineal de un activo.

@Soundex Devuelve el código de sonido para una palabra.

IDEA Unicode)
@SoundsLike Determina si dos palabras son fonéticamente iguales.

IDEA Unicode)
@SpacesToOne Elimina espacios en blanco dejando solo un espacio

entre palabras en una cadena.
@SpanExcluding Devuelve los caracteres que aparecen antes de

cualquier otro conjunto de caracteres especificados en
una cadena.
@SpanIncluding Devuelve los caracteres al comienzo de una cadena

que coinciden con cualquier carácter en otra cadena
especificada.
@Split Corta una cadena en segmentos separados por

caracteres como espacios o comas y devuelve el
segmento especificado.
@Sqrt Calcula la raíz cuadrada.
@Str Convierte expresiones numéricas en cadenas de

caracteres.
@Stratum Agrupa registros por intervalos.
@Strip Quita toda la puntuación y los espacios en una

cadena.
@StripAccent Elimina el acento en un carácter acentuado.
@Syd Devuelve la suma de años de depreciación lineal en

un activo.
@Time Devuelve la hora actual.
@Trim Elimina los espacios finales.
@Ttoc Convierte una hora o número en una cadena con el

formato HH:MM:SS.
@Upper Convierte todos los caracteres de una cadena a

mayúsculas.
@Val Convierte una expresión de tipo carácter a numérica.
@Workday Devuelve 1 si una fecha dada cae entre lunes y

viernes o 0 si la fecha cae entre sábado y domingo.
@Year Devuelve el año en una fecha.
252
APÉNDICE B
Directrices para solicitar datos de equipos

informáticos
Las siguientes directrices le ahorrarán tiempo y aumentarán sus posibilidades
de obtener y poner a prueba datos en formato electrónico.
I. PLANIFIQUE LA SOLICITUD
Antes de solicitar datos en formato electrónico del departamento de TI, debe
poseer lo siguiente:
1. Un conocimiento básico del sistema informático, incluyendo su

propósito, los usuarios del sistema, los elementos de datos o campos
disponibles, los informes generados rutinariamente y el destino de los
datos.
2. Un plan de auditoría para revisar o poner a prueba los datos, incluyendo
la razón por la que está probando los datos, la persona que hará las
pruebas y los archivos que se necesitarán.
3. El nombre y número de teléfono de 1) la persona responsable de
mantener el sistema y 2) la persona responsable de crear los datos en
respuesta a su solicitud.
Para comprender los datos en sistema informático e identificar exactamente qué

datos (campos) necesitará para la prueba, debe obtener y revisar el
DICCIONARIO DE DATOS apropiado. El diccionario debería proporcionar
información tal como el nombre, origen, propósito y explicación descriptiva de
cada elemento de datos en el sistema. Por ejemplo, un estado puede tener
diferentes valores tales como 1, 2, 3 o 4. Necesitará el diccionario de datos para
comprender el significado de esos valores.
II. SOLICITE LOS DATOS POR ESCRITO

Una vez que tenga la información anterior, debe realizar su solicitud de datos.
La carta de solicitud, normalmente firmada por un director o un superior, debe
incluir el nombre de los datos solicitados, tal como se identifican en el diccionario
de datos. Solicite solo los datos que son relevantes para su auditoría. En función
del tamaño del archivo solicitado, puede que desee obtener todos los campos
para evitar posible omisiones y tener que solicitar los datos de nuevo.
Su carta de solicitud debe incluir:
 La fecha en el que necesita los datos;

 El nombre y número de teléfono de la persona de contacto en caso de
que surja cualquier pregunta relacionada con la solicitud;
 Una lista de parámetros de datos, tales como códigos de transacción
específicos o una fecha límite para los datos;
 El formato en que desea los datos; por ejemplo, MS-Access, MS-Excel,
dBase, archivos ASCII o EBCDIC, ASCII delimitado;
 El soporte de los datos, ya sea disco, descarga electrónica, un
dispositivo de memoria externa (pendrive), etc.
 El nombre y número de teléfono del auditor que está solicitando los
datos, y
 El nombre y la dirección de la persona a quien se deben enviar los
datos.
Es muy importante que el cliente proporcione por escrito el número total de

registros en la base de datos y el importe monetario (totales de control) para
todos los campos numéricos importantes. Esto le permitirá conciliar los datos
para asegurarse de que tiene el archivo correcto y que importa el archivo
correctamente.
Al final de este documento encontrará una lista de las especificaciones técnicas

y los requisitos de documentación que el cliente debería usar al proporcionarle
datos informáticos. Debería entregar una copia de esta lista de verificación al
cliente y solicitar que complete la lista y se la reenvíe con los datos. Sin estas
especificaciones puede que se retrase el procesamiento de los datos.
III. EVITE PROBLEMAS POTENCIALES

Para reducir la probabilidad de retrasos en el procesamiento de sus datos debe
tener en cuenta las siguientes reglas generales.
1. Los archivos electrónicos normalmente se pueden importar a IDEA.

Existe una gran variedad de formatos disponibles. Algunos formatos
pueden resultar problemáticos. Por esta razón, si el cliente planea
entregar datos electrónicos, los archivos .dbf (formato dbse) o los
archivos Microsoft Access son los formatos más fáciles de importar a
IDEA. Los archivos de hoja de cálculo Excel o Lotus son fáciles de
importar pero la manera en la que tratan diferentes formatos puede ser
inestable.
254
Apéndice B
2. Los archivos impresos son generalmente una copia de datos en un

informe impreso que se guarda en un archivo electrónico. Por esa
razón, contienen a menudo encabezados, pies de página y subtotales
como normalmente se ve en los informes. Si solicita un archivo impreso
debería también solicitar las páginas del informe impreso en papel.
Recuerde que los datos en el archivo impreso ya han sido procesados.
Su prueba de los datos originales puede que no se complete si se limita
solo a auditar archivos de informes.
3. Para formatos de archivo ASCII y EBCDIC solicite archivos de longitud
fija. La longitud fija significa que cada registro en el archivo tiene el
mismo número de caracteres. Si el cliente no puede proporcionar
archivos de longitud fija, es posible que el proceso de importación a
IDEA sea más largo.
4. Verifique que el cliente haya proporcionado la documentación
necesaria. La documentación incompleta es a menudo la causa de los
problemas de procesamiento de datos informáticos. Por esta razón, le
recomendamos que verifique que el cliente ha proporcionado toda la
documentación necesaria y que los datos están en el formato solicitado.
Si no lo están, debe contactar inmediatamente a la persona responsable
de proporcionar los datos.
ESPECIFICACIONES TÉCNICAS PARA DATOS INFORMÁTICOS

1. Soporte de almacenamiento (ordenados de mayor a menor preferencia):
 CD-ROM
 Limitado a 700Mb – Más si se comprime el archivo*
 Disco flexible
 Limitado a 1.4 Mb – Hasta 7Mb si se comprime*
 DVD
 Limitado a 4.7 Gb
 Los archivos se pueden comprimir*
 Necesita un lector de DVD
 Cartucho 3480, 3490, o 3490E

 Rápido
 Necesita un lector de cartuchos
 Puede que dependa del software y que necesite dicho software
 Necesitará ayuda de su personal de TI para transferir los datos a
su equipo
 Asegúrese de que todos los bloques tienen la misma longitud
 9 pistas, 6 250 bytes por pulgada

 Lento y antiguo

 Limitado a 120 Mb
 Necesita un lector de cartuchos
 Puede que dependa del software y que necesite dicho software
 Servidor de FTP
 Puede ser lento, depende de su conexión a Internet
 Limitado al tamaño del disco duro del servidor
 Necesita una conexión a Internet
 La seguridad puede ser un obstáculo; quizá tenga que cifrar** sus
datos
 Servidor de red
 Puede aumentar el tráfico en la red dependiendo del tamaño del
archivo.
 Es necesario que el cliente le de acceso a su red.
 Limitado al tamaño del disco duro del servidor
 Otro (describa): _____________________________________
_______________________________________________________________
__
*: No puede comprimir archivos con Winzip ni con otra herramienta de compresión.
**: Puede usar Winzip con una contraseña o usar otra herramienta de cifrado.
2. Formatos de archivo: (en orden de preferencia)
 MS Access
 Puede que necesite preguntar qué tablas importar porque Access
puede contener muchas tablas
 Dbase
 ASCII
 Todos los registros deben tener la misma longitud
 EBCDIC
 ASCII delimitado (también conocido como Separado por comas)

 Debe conocer cuál es el separador de campo
 Debe conocer cuál es el encapsulador de cadena
 MS Excel
256
Apéndice B
 MS Excel es fácil de importar pero el archivo tiene que cumplir

ciertas reglas:
 Los datos a importar deben estar en formato de tabla, con
un bloque de filas y columnas en las cuales la primera fila
de la tabla son nombres de campo.
 Todas las columnas numéricas tiene el número de
posiciones decimales fijo necesario.
 Todas las columnas que posean tanto texto como números
deben tener formato de texto.
 Todos los campos de fecha son campos de tipo fecha.
 Las líneas vacías, las líneas de subtotales y las líneas de
totales deben ser eliminadas del área de datos.
 Los pasos anteriores se aplican a todas las tablas de datos
en una hoja de cálculo.
 Lotus
 Igual que en Excel
 Archivo de informe impreso
 ASCII Longitud variable*

 EBCDIC Longitud variable*

 Otro (describa): _____________________________________
_______________________________________________________________
__
*: Tipo de archivo: (Para archivos ASCII o EBCDIC)
 Archivos de longitud variable

Separador de campo
_______________________________
Delimitador de registro(s)
____________________________
Encapsulador de cadena
____________________________
3. Documentación necesaria (para todos los tipos):

Para todos los tipos de archivo:
 Nombre y número de teléfono de la persona responsable de crear y

proporcionar el archivo.

 Número total de registros en el archivo.
 Total de control para campos numéricos importantes.
 El intervalo de fechas esperado en el archivo (fecha más temprana y

fecha más reciente)
Para archivos ASCII y EBCDIC:
 Diseño de registros, que incluye:

 La posición inicial y final de cada dato en el sistema;
 La anchura de cada dato; y
 Cada tipo de dato, ya sea carácter, numérico con signo
incorporado o alfanumérico, etc.
 Una copia impresa del primer registro (para ayudarle a crear una
definición de registro)
258

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CI101

Análisis de datos IDEA

IDEA es una marca registrada de CaseWare International Inc.

CaseWare IDEA Inc.

CI101 Análisis de datos IDEA - Nivel 1

Introducción a IDEA .................................................................................................... 11

Administración de bases de datos ............................................................................ 25

2.2. Biblioteca ............................................................................................................... 30

Obtención e importación de datos ............................................................................ 41

Conciliación y evaluación de los datos ..................................................................... 65

4.6. Visualización ..........................................................................................................76

Detección de registros específicos ........................................................................... 85

Perfil de datos ........................................................................................................... 107

5 CaseWare IDEA Inc.

Identificación de irregularidades ............................................................................. 135

Muestreo .................................................................................................................... 145

Auditoría de un archivo de contabilidad general .................................................... 155

Manipulación y adición de campos ......................................................................... 161

Creación de ecuaciones ........................................................................................... 171

Uso de múltiples bases de datos ............................................................................. 177

Procedimientos con resultados ............................................................................... 187

7 CaseWare IDEA Inc.

13.5. Transferir datos y gráficos a otras aplicaciones .................................................. 194

Ejercicio de recapitulación ....................................................................................... 197

Documentación ......................................................................................................... 207

Otros productos ........................................................................................................ 217

16.2. IDEA Server .........................................................................................................227

Cómo acceder a recursos y servicio técnico .......................................................... 233

Ejercicio avanzado .................................................................................................... 243

Directrices para solicitar datos de equipos informáticos ...................................... 253

9 CaseWare IDEA Inc.

 Comprender el objetivo del uso de IDEA y sus funciones.

 Identificar dónde y cuándo utilizar IDEA en una auditoría.

 Comprender cómo utilizar IDEA.

 Cargar los archivos del curso.

 Guarda un registro con todos los cambios realizados en un archivo

 Comparar, unir, anexar y conectar diferentes archivos de diferentes

Como ocurre con la mayoría de las soluciones de software empresarial, IDEA

IDEA cuenta también con un Explorador de archivos. Este explorador le permite

La funcionalidad de IDEA puede incrementarse en base a los requisitos de sus

13 CaseWare IDEA Inc.

1.2. LAS ETAPAS DEL USO DE IDEA

Considerar los objetivos de

Determinar los datos

Usar tareas de IDEA

1.2.1. DETERMINAR SI IDEA ES APROPIADO PARA LA AUDITORÍA

1.2.2. IDENTIFICAR CUÁNDO SE PUEDE USAR IDEA

Aunque IDEA le permite aumentar su ámbito de acción mediante la

En auditorías, IDEA se utiliza generalmente para pruebas sustantivas. Si existe

La calidad de los datos, el conocimiento de la base de datos con la que se

No es extraño que al utilizar IDEA se identifiquen muchos más elementos

1.2.3. OBTENER LOS DATOS

Antes de descargar y analizar los datos, es necesario identificar la información

15 CaseWare IDEA Inc.

1.2.4. ANALIZAR LOS DATOS

1.2.5. REVISAR EL ANÁLISIS Y MANTENIMIENTO

1.3. PREPARACIÓN DEL CURSO

Bright IDEA, Inc. es una compañía con ingresos anuales de 44 millones de

1.3.1. INSTALACIÓN DE LOS ARCHIVOS DEL CURSO

1. Coloque el CD en la unidad de lectura correspondiente.

1.3.2. INICIO DE IDEA

17 CaseWare IDEA Inc.

1.4. COMPONENTES DE IDEA