ENSAYO “EL CONTROL”

OMARIS VALENTINA QUERALES NAVARRO

CÓDIGO: 1127049407

DIRECCIÓN Y CONTROL

DOCENTE: OSCAR RICARDO ARDILA SARMIENTO

UNIVERSIDAD DE PAMPLONA

FACULTAD DE CIENCIAS ECONÓMICAS Y EMPRESARIALES

PROGRAMA ADMINISTRACIÓN DE EMPRESA

VILLA DEL ROSARIO

2021

“Formando líderes para la construcción de un nuevo país en paz”

Universidad de Pamplona
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 EL CONTROL

En el presente documento se dará conocer el concepto de Control desde el punto de vista de

la administración, este concepto es muy importante en cualquier organización, ya que
llevando a cabo un buen control es más fácil que una empresa u organización evolucione
para bien tanto de ella como para el bien de sus clientes. También se darán a conocer
conceptos que se derivan de la definición de control, tales como: requisitos del control,
tipos de control y diseño de un sistema de control.

El control es un proceso continuo que es implementado por la organización para cumplir

efectivamente con los objetivos, corregir errores o cualquier accidente que ocurra en el
proceso; se puede definir también, como la evaluación de acciones para detectar posibles
desviaciones del plan, y cuando la desviación exceda el límite permisible, se corregirá
mediante el uso de un sistema específico. El control, en definitiva, adquiere diversos
significados si se lo aplica a las Organizaciones, a la Administración, a la Cibernética, o a
la Teoría de Sistemas.

En primer lugar, las organizaciones tienen tres tipos de control: el control físico que
consiste en el uso de la fuerza para hacer valer el cumplimiento de las obligaciones que este
tiene con la empresa; el control material, este se caracteriza por compensar al empleado
con bienes o dinero por el cumplimiento de las metas trazadas en un determinado periodo
de tiempo, y el control simbólico que es el control establecido dentro de la organización a
través de normas o reglas que deben seguirse estrictamente.

En segundo lugar, en la administración el control tiene tres elementos: las normas que son
establecidas por la empresa que rigen el funcionamiento interno de una organización
administrativa para el cumplimiento de los objetivos; la comparación que es un paralelo de
normas vs resultados logrados y cuyos resultados son evaluados y posterior a ello
designado a un superior con autoridad para la toma de decisiones correctivas y las
acciones correctivas, que son las acciones que se toman a partir de los datos evaluados del
punto anterior, se aplica las correcciones y mejoras para un mejor cumplimiento de los
objetivos.

En tercer lugar, cibernéticamente también existe un control en el cual la tecnología juega un

papel importante dentro de las organizaciones, mediante el envío de notificaciones a los
subordinados donde se le indica las acciones correctivas que deben tener en cuenta en la

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aplicación de sus funciones dentro de la organización para su posterior corrección por parte
del empleado.

En cuarto lugar, en la teoría de sistemas el control es aquella función del sistema que
consiste en el cumplimiento de las normas que se imponen en la organización, enfatizando
en el sistema un plan con objetivos de tolerancia y en caso de no cumplirse se hará una
respectiva corrección para el cumplimiento de la misma.

El control se ubica como un subsistema dentro del sistema administrativo de una

organización y los elementos que componen este subsistema son: característica, atributo o
condición a controlar, estos son la norma, el plan y la conducta, al cumplir eficientemente
con los objetivo se logra la totalidad de operaciones que se desarrollan dentro del sistema,
aquellas más relevantes, cuya medida da la pauta del funcionamiento total del sistema;
mecanismo o sistema sensor, es un sistema compuesto por proceso en el cual su correcta
ejecución conlleva como resultado el buen funcionamiento de la organización; red de
comunicación, consiste en una corriente de información alternada para establecer con sumo
cuidado la información necesaria para la toma de decisiones correctivas se pueda tomar
dentro de límites tolerables; unidad de control, consiste en comparar lo planeado con lo
ejecutado para detectar la magnitud y el sentido de los desvíos. Sin embargo, para dar
cumplimiento al control se debe cumplir con unos requisitos uno este debe reflejar la
naturaleza y necesidades de cada actividad y organización esto significa que el control debe
estar diseñado para adaptarse al tipo de operaciones que se deseen controlar, basado en las
características y funciones de la organización; debe reflejar rápidamente los desvíos, esto
significa que el sistema de control debe detectar de manera rápida y oportuna los errores
para su posterior corrección; debe ser flexible en caso de cambios en los planes o de
circunstancias imprevistas, el control tiene que ser factible de ser modificado; debe reflejar
el modelo de organización esto quiere decir que el control debe ser basado en la estructura
organizacional de la empresa, debe ser comprensible y fácil de entender en su aplicación,
debe ser económico, es decir, cada control debe justificar lo que cuesta implantarlo y a su
vez el control debe asegurar una acción correctiva esto nos da a entender que el control
brinda las herramientas correctivas para que el percance que se presente sea corregido y así
continuar con las funciones de la organización.

Existen diferentes tipos de control en base a la estructura y procesos que esta realice:

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En primer lugar, el simple o interno se caracteriza por ser las normas que se establecen de
manera interna para el óptimo funcionamiento de la misma entre estos se encuentran los
registros o archivos que son susceptibles de ser controlados. Dentro de este tipo de control
simple se ubican las "Normas de Control Interno", que son las reglas prescritas por la
Organización para preservar su patrimonio mediante una adecuada vigilancia de sus bienes
y la regulación de las actividades a que se dedica, el cual requiere la aplicación de tres tipos
de normas: I) control por oposición de intereses, consiste en la distribución de la
responsabilidad total en cada tramo del proceso; II) control por procesos, se encarga de
asegurar el cumplimiento de las normas de procedimiento para cumplir un determinado
trabajo a través del control por la vía jerárquica y III) las normas de procedimientos, son las
normas o reglas que se deben seguir para ejecutar un proceso.

En segundo lugar, el operativo o por realimentación u homeostático, se caracteriza por la

existencia de pautas o metas dentro de las cuales el sistema debe funcionar, al apartarse de
ellas se determina una acción correctiva para que el proceso vuelva a desarrollarse dentro
de los límites de tolerancia fijados.

En tercer lugar, el superior o gerencial, se caracteriza por no estar sujeto a pautas

preestablecidas, sino que como consecuencia de la información recibida se van tomando las
decisiones que fijan las políticas o futuros cursos de acción y a su vez este sistema de
control superior debe cumplir con tres aspectos: I) los cuadros, gráficos y demás
instrumentos informativos que fueran diseñados para la organización, II) la designación de
responsables de reunir y presentar la información en tiempo y forma, así como la debida
especificación de las tareas o funciones para lograrlo, III) el cronograma de preparación,
presentación y circulación de todos los instrumentos informativos que forman el manual.

Por otro lado las posiciones o categorías en que se divide a una empresa son cinco: la
posición comercial que consiste en todo lo referente a ventas, unidades físicas, valores
monetarios y también los costos de comercialización; la posición operativa esta incluye los
datos vinculados a la actividad industrial, comercial o de servicios medidos a través de las
compras, eficiencia productiva, personal y costos de operación; la posición económica se
basa en el análisis financiero que determine el estado actual de la empresa (ganancias y
pérdidas, índices de rotación, evolución y determinación de nivel mínimo de actividad,
estados de resultados mensuales, anuales, de costos y utilidades por rubros, etc.); la
posición financiera se basa en las disponibilidades monetarias, origen, aplicación de

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fondos, los indicadores (índices de liquidez y endeudamiento), presupuestos de caja para
distintos períodos, etc.; la poción patrimonial que comprende la información referida a los
activos y pasivos de la organización, los índices de solvencia, inmovilización, balances de
períodos intermedios.

Por último, el diseño de un sistema de control se basa en crear canales de comunicación

esto con el fin de dar una respuesta clara y oportuna de los inconvenientes que se está
presentando. En cualquier organización se deben diseñar y localizar al menos cinco tipos de
canales de información para controlar: contacto personal es el contacto directo con la
organización de tal modo de dar una respuesta clara y oportuna en caso de encontrar errores
o inconvenientes en cualquiera de los procesos de la organización; unidades especializadas
actúan como prolongación de la personalidad de quien debería efectuar el control y existen
de dos tipos, la interna que se encarga de hacer en un determinado periodo de tiempo con
control en las diferentes áreas de la organización y la externa que se ejecuta para dar
cumplimiento de evaluar factores como el clima organizacional entre otros este tipo de
control se ejecuta por personal ajeno a la empresa esto con el fin de evitar el tráfico de
influencias; vía jerárquica es la información que llega por la comunicación que cada
supervisor recibe de su subordinado para crear así el mecanismo de control; vía informal
son los canales no estructurados que transmiten información secundaria para llevar un
control dentro de la empresa para que esta cumpla con sus respectivas funciones de manera
eficiente; vía funcional consiste en unidades departamentales cuyas funciones son recoger,
clasificar, ordenar, computar y presentar información, su principal objetivo es transmitir
información para el control de las unidades.

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