CONCEPTO TÉCNICO N° 08-2021

Bogotá, de 07 enero de 2021

Referencia: Radicado Entrada / 1-2020-10157
Asunto: Concepto técnico
Palabras Clave: Historia Catastral, denominación de series y subseries documentales

COMPETENCIA:

Previo a absolver la consulta, se señala que de conformidad con la Resolución No. 102 del 22 de
febrero de 2019 "Por la cual se suprimen unos grupos internos de trabajo, se conforman los
grupos internos de trabajo en el Archivo General de la Nación Jorge Palacios Preciado y se
establecen sus funciones", esta Subdirección, es competente para absolver las peticiones y
consultas que se dirijan a esta Entidad.

MOTIVO DE LA CONSULTA:

“Con respecto a la subserie HISTORIA CATASTRAL, el concepto es sobre este nombre, ¿es
correcto? considerando que el uso de la denominación HISTORIA ha estado restringido solo
a otros tipos de documentos.
Solicito concepto claro referente al uso de esta denominación para otro tipo de documentos
que no hagan parte de una Historia Clinica o laboral; Que otro término se puede usar para
referenciar que trata sobre la misma ficha catastral en este caso…”

NORMATIVA APLICABLE

• Acuerdo 004 de 2019

• Circular externa 003 de 2015

CONSIDERACIÓN:

Conviene precisar en primer lugar, que las consultas que se presenten a esta Entidad se
resuelven de manera general, abstracta e impersonal, de acuerdo con las facultades conferidas
en el ejercicio de las atribuciones de dirección y coordinación de la función archivística del Estado
Colombiano expresamente señaladas en la Ley 594 de 2000, y se circunscribe a hacer claridad
en cuanto al texto de las normas de manera general, para lo cual armonizan las disposiciones en
su conjunto de acuerdo al asunto que se trate y emite su concepto, ciñéndonos en todo a las
normas vigentes sobre la materia.

RESPUESTA:

Inicialmente se indica que, el Archivo General de la Nación ha dispuesto el “Modelo de Gestión

Documental y Administración de Archivos”- MGDA1, el cual tiene como propósito servir de

1
ARCHIVO GENERAL DE LA NACIÓN. Modelo de Gestión Documental y Administración de Archivos. [En Línea].
https://www.archivogeneral.gov.co/sites/default/files/Estructura_Web/5_Consulte/Recursos/Publicacionees/MGDA_V2.pdf

Archivo General de la Nación Jorge Palacios Preciado,

establecimiento público adscrito al Ministerio de Cultura

www.archivogeneral.gov.co / información al ciudadano / sistema de peticiones, quejas y reclamos


E-mail: contacto@archivogeneral.gov.co - Cr. 6 No. 6-91 Tel: 328 2888 - Fax: 337 2019

Bogotá D.C., Colombia. Fecha: 2019-02-04 V:8 GDO-F-01

referente para la implementación y desarrollo de la función archivística en las entidades y
organizaciones del Estado Colombiano, además compila las disposiciones normativas y técnicas
en materia de archivos.

En cuanto a su solicitud, se indica que, de conformidad con el Acuerdo 004 de 2019

«…reglamenta el procedimiento para la elaboración, aprobación, evaluación y convalidación,
implementación, publicación e inscripción en el Registro único de Series Documentales – RUSD
de las Tablas de Retención Documental – TRD …», Articulo 4, Procedimiento para la elaboración
de las Tablas de Retención Documental — TRD, se identifican (4) etapas así:

Primera Etapa. Compilación de Información Institucional.

Segunda Etapa. Análisis e interpretación de la información institucional.
Tercera Etapa. Valoración documental.
Cuarta Etapa. Elaboración de la Tabla de Retención Documental – TRD.

Para resolver puntualmente la pregunta, se explica la Segunda Etapa. Análisis e

interpretación de la información institucional de la elaboración de las Tablas de Retención
Documental, así:

Para identificar las series y subseries documentales, se debe analizar la información recolectada
en la primera etapa, con el objetivo de realizar un análisis detallado de las funciones de cada una
de las dependencias, identificadas previamente en la estructura orgánico funcional (organigrama)
actual de la entidad, con el fin de determinar la documentación que se produce a partir del
cumplimiento la funciones

Aunado a lo anterior se indica que las series y subseries documentales deben denominarse de
acuerdo con la función que le corresponde en atención a su producción documental, la cual debe
evidenciar cumplimiento de esta.

Así mismo, se recomienda que en la asignación de los nombres de series y/o subseries
documentales, es importante tener en cuenta que no se deben utilizar nombres de entidades,
elementos, formatos, así como tampoco utilizar nombres de regiones o ubicaciones geográficas.

Adicionalmente, se recomienda a la entidad revisar el Banco Terminológico del Archivo General

de la Nación, el cual es una herramienta que facilita la denominación y conformación de las Series
y Subseries documentales de manera genérica, así como otros aspectos del orden técnico, como
tiempos de retención, disposición final entre otros. Ver:
https://www.archivogeneral.gov.co/Gestion-del-Conocimiento/Banco-Terminologico

Por otra parte, la Circular Externa 003 de 2015 del Archivo General de la Nación «Directrices para
la Elaboración de Tablas de Retención Documental» establece:

IDENTIFICACION Y DESCRIPCIÓN DE SERIES Y SUBSERIES DOCUMENTALES

a. Las series y subseries documentales que conforman una tabla de retención
documental se identificarán a partir de:
i. la estructura orgánica de la entidad,
ii. las funciones de las dependencias, y

Archivo General de la Nación Jorge Palacios Preciado,

establecimiento público adscrito al Ministerio de Cultura

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E-mail: contacto@archivogeneral.gov.co - Cr. 6 No. 6-91 Tel: 328 2888 - Fax: 337 2019

Bogotá D.C., Colombia. Fecha: 2019-02-04 V:8 GDO-F-01

 iii. los procesos administrativos; la denominación (asignación del
nombre) de la serie/subserie se hará previo análisis de la función
productora y el proceso administrativo, estableciendo una
denominación que corresponda con dicha función o proceso.

No obstante, se aclara que cuando se realiza una adecuada denominación de las series y/o
subseries documentales, esto genera una buena clasificación y ordenación, de igual manera se
convierte en un factor determinante para la efectiva búsqueda y recuperación de información de
la entidad.

CONCLUSIÓN:

En consecuencia, de lo anterior la denominación de las series y/o subseries documentales se

determina a partir del análisis de las funciones de las dependencias de la entidad, las cuales
producen o reciben documentos.

Es importante mencionar que la esencia de una serie documental es la función de la dependencia,

la cual se complementa de un conjunto de documentos homogéneos con el fin de dar en
cumplimientos a las mismas.

Ahora el uso de la denominación «HISTORIA» no se encuentra restringido, solo para Historias

Laborales e Historias Clínicas. A modo de ejemplo en el Banco Terminológico del Archivo General
de la Nación existen series como:

▪ HISTORIALES DE BIENES INMUEBLES (SERIE)

▪ HISTORIALES DE MAQUINARIA Y EQUIPOS (SERIE)
▪ HISTORIALES DE VEHÍCULOS (SERIE)
▪ HISTORIAS CLÍNICAS (SERIE)
▪ HISTORIAS LABORALES (SERIE)

Así las cosas, la denominación de la subserie documental «HISTORIA CATASTRAL», es el

resultado del análisis efectivo y juicioso de la información recolectada que regula el cumplimiento
de una función asignada, para la elaboración de las Tablas de Retención Documental.

De otra parte, le invitamos a consultar en el Sistema de Información del Sistema Nacional de

Archivos -SISNA- del Archivo General de la Nación -AGN-, apartado “Conceptos Técnicos”, en
donde encontrará información de referencia sobre las inquietudes y respuestas que ha emitido la
Entidad:

• http://sisna.archivogeneral.gov.co/menu.html

Finalmente, el Archivo General de la Nación pone a su disposición el servicio de asistencia técnica

archivística, mediante el cual se brinda orientación y acompañamiento a las entidades públicas y
privadas en temas relacionados con la gestión documental. De estar interesados, la solicitud la
puede remitir al correo electrónico contacto@archivogeneral.gov.co o comunicarse al teléfono (1)
328 28 88 extensiones 369 - 825 y de acuerdo con la disponibilidad, se le informará la fecha y las
especificaciones generales para el desarrollo de esta.
Archivo General de la Nación Jorge Palacios Preciado,

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Bogotá D.C., Colombia. Fecha: 2019-02-04 V:8 GDO-F-01

En los anteriores términos se absuelve la consulta planteada, la cual debe considerarse dentro
de los parámetros establecidos en el Código Contencioso de Procedimiento Administrativo y de
lo Contencioso Administrativo, artículo 28, del Título II, Derecho de Petición, capítulos I, II y III,
sustituidos por la Ley 1755 de 2015, sobre el Alcance de los Conceptos.

Cordialmente,
ADELA DEL PILAR DIAZ
ACUÑA
2021.01.26 17:35:16
-05'00'
ADELA DEL PILAR DÍAZ ACUÑA
Subdirectora de Asistencia Técnica y Proyectos Archivísticos

Anexos: N/A
Proyectó: Diana Katherine Hospital Gordillo – Profesional Grupo de Asistencia Técnica Archivística
Revisó: Sergio Alfonso Pineda – Coordinador Grupo de Asistencia Técnica Archivística
Archivado en: Conceptos Técnicos

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E-mail: contacto@archivogeneral.gov.co - Cr. 6 No. 6-91 Tel: 328 2888 - Fax: 337 2019

Bogotá D.C., Colombia. Fecha: 2019-02-04 V:8 GDO-F-01