Resumen

PLAN INSTITUCIONAL DE ARCHIVO – PINAR 2021-2025

Alcaldía Municipal De San Gil

Manual basado en la ley

 La ley 594 de 2000 – Ley General de Archivos, en su artículo 4 “Principios
Generales”
 La ley 1712 de 2014 – Ley de Transparencia y de derecho al Acceso a la
Información Pública Nacional, en su artículo 16, “Archivos”
 El decreto 2609 de 2012, en su artículo 8 “Instrumentos Archivísticos para la
Gestión Documental”
El Plan Institucional de Archivo para la vigencia 2021-2025 tiene como fin ser instrumento
archivístico que guiará el que hacer de la materia durante este periodo de tiempo.
Este plan es el resultado del cumplimento de actividades de planeación, revisión y mejora,
que realiza la alta dirección, para lograr con eficiencia y eficacia alcanzar las metas
proyectadas en el corto, mediano y largo plazo.
El Plan Institucional de Archivos – PINAR, a fin de orientar el desarrollo de la función
archivística en la entidad, se presenta como instrumento que, con una metodología sencilla,
desarrolla los siguientes fines:
 Cumplir con los propósitos de la función archivística en la entidad.
 Gestionar recursos humanos, financieros, tecnológicos e infraestructura, como
soporte para ejecutar proyectos en el corto, mediano y largo plazo.
 Apoyar el fortalecimiento institucional, la transparencia, la eficiencia y la
oportunidad en el acceso a los archivos.
 Consolidar y modernizar la gestión de los archivos de la entidad.

MARCO NORMATIVO
Constitución Política de Colombia
 Ley 594 de 2000, por medio de la cual se dicta la ley general de archivos y se dictan
otras disposiciones:
Artículo 21. Programas de Gestión Documental: Las entidades públicas
deberán elaborar programas de gestión de documentos, pudiendo contemplar
el uso de nuevas tecnologías y soportes, en cuya aplicación deberán
observarse los principios y procesos archivísticos.
 Ley 1437 de 2011, por medio de la cual se expide el código de procedimiento
Administrativo y de lo contencioso administrativo
 Capítulo IV: “Autorizan la utilización de medios electrónicos en el proceso
administrativo en particular en lo referente al documento público en medios
electrónicos, el archivo electrónico de documentos, el expediente
electrónico, la recepción de documentos electrónicos por parte de las
autoridades y la prueba de recepción y envío de mensajes de datos”.

 Ley 1712 de 2014 – Por medio de la cual se crea la ley de transparencia y del
derecho de acceso a la información pública y se dictan otras disposiciones”.
Artículo 1. Objeto: El objeto de la presente ley es regular el derecho de acceso de la
información pública, los procedimientos para el ejercicio y garantía del derecho y las
excepciones a la publicidad de la información.
 Decreto Nacional 1080 de 2015: “Por medio del cual se expide el Decreto Único
Reglamentario del sector Cultura”, Capítulos V, VII y IX.
 Decreto Nacional 2482 de 2012. “Por el cual se establecen los lineamientos
generales para la integración de la planeación y gestión”.
 Decreto Nacional 1499 de 2017 “Por medio del cual se modifica el Decreto 1083 de
2015, Decreto único Reglamentario del sector Función Pública, en lo relacionado
con el Sistema de Gestión establecido en el artículo 133 de la ley 1753 de 2015”
 Decreto Municipal 100-D-059-2016 “Por el cual se adoptan las Tablas de Retención
Documental para la Alcaldía Municipal de San Gil”.
 Resolución Municipal 100-R-538-2013 “Reglamento General de Archivo”.
 Resolución Municipal 100-R-555-2015 “Por medio de la cual se adoptan e
implementan los instrumentos archivísticos y TRD de la alcaldía Municipal de San
Gil”.
IDENTIFICACION DE LA SITUACIÓN ACTUAL
se realiza análisis de las herramientas administrativas donde se evidencia que la entidad
presenta aspectos críticos en su función archivística, lo que conlleva dificultad de acceso
oportuno a la información requerida, a deterioro de esta e incluso a pérdida parcial o total
de ella.
Algunas de las barreras evidenciadas se presentan por dificultades en la planeación,
carencia de recursos humanos, financieros y tecnológicos, apatía y falta de compromiso de
los funcionarios, etc.
Desde el año 2015, a raíz de la aprobación y puesta en marcha de las Tablas de retención
documental y de los instrumentos archivísticos, se ha logrado un avance a pasos
agigantados en materia archivística y documental, convirtiéndose en ejemplo regional de
aplicación de estas herramientas.
El acervo documental actual que reposa en el municipio se encuentra parcialmente
conservado y dispuesto y no se encuentra debidamente descrito, está almacenado en
diferentes lugares así:
  Deposito 1 y 2 de Archivo central: archivo en medianas condiciones de
conservación y monitoreo, que carece de adecuada descripción dificultando su
disposición oportuna.
 Siete (7) depósitos dispuestos en el palacio municipal con acervo documental en
periodo de gestión al igual que en cumplimiento de su ciclo vital debería haberse
transferido al archivo central e incluso ya haber sido objeto de disposición final para
eliminación o conservación.
 Depósito de acervo documental perteneciente a la unidad productora (planeación)
oficina Sisben dispuesto en el Terminal de Transporte de San Gil, que se encuentra
en inadecuadas condiciones de conservación, disposición y monitoreo, perteneciente
a archivo de gestión
 Dos depósitos de acervo documental perteneciente a la unidad productora Tránsito y
Transporte, uno ubicado en el Terminal de Transporte de San Gil y otro en el centro
comercial San Gil Plaza.
 Dos depósitos de acervo documental pertenecientes a las unidades productoras
Comisaria de Familia e Inspección de policía ubicados en el Centro de convivencia
y cultura.
DEFINICIÓN DE ASPECTOS CRITICOS
Se definen diez aspectos críticos que nos permiten desarrollar el presente Plan con el
correspondiente riesgo documental que representan:
VISIÓN ESTRATÉGICA DEL PLAN
Para el Municipio de San Gil, es fundamental a través de la gestión documental, garantizar
el acceso a la información, administrando en debida forma los archivos de gestión,
preservando en debida forma el patrimonio documental y fortalecimiento en la memoria
institucional.

DEFINICION DE OBJETOS
 Mejorar y Optimizar la calidad de conservación de los documentos.
 Ampliar el área de conservación de los documentos.
 Examinar las condiciones ambientales de los documentos.
 Garantizar la preservación de los archivos a través de la aplicación en los
inventarios.
  Apoyar los procesos de capacitación a fin de aplicar en debida forma la gestión
documental.
 Organizar los documentos a través de la realización de inventario.
 Afianzar el acceso a los documentos a través de estrategias y control de ellos.

MATRIZ DE PLANES Y PROYECTOS

La alcaldía municipal de San Gil creo una matriz en donde colocaron los aspectos críticos
que tiene el archivo hasta ahora, los planes que proponen para mejorar, las personas
responsables de cada plan y la fecha de inicio y terminación de esta matriz, para cada plan
o mejoramientos se especifica que entregables se tiene que hacer al final.
APROBACIÓN Y PUBLICACIÓN
La revisión y aprobación del plan institucional de archivo de la Alcaldía Municipal de San
Gil, es responsabilidad de los integrantes de los comités del Modelo Integrado de
Planeación y Gestión (MIPG) y su aprobación se hará por medio de acta del mencionado
comité, la adopción e implementación del mismo se hará por medio de acto administrativo
expedido por alcalde municipal y debe ser publicado de manera íntegra en la página web de
la alcaldía para su seguimiento y evaluación.