PRUEBA TECNICA AUXILIAR DE ARCHIVO

• Conceptualización Básica

¿Cuál es la ley que rige la normatividad archivística en Colombia?

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¿Qué es una Tabla de Retención Documental?
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¿Qué es un fondo documental?

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¿Qué es foliación?
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¿Qué es estructuración?
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¿Qué es cronología?
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¿Qué es gestión documental?
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 • comprensión de lectura

Valoración en la organización documental

La valoración es un proceso técnico de análisis intelectual de la producción documental
de la institución que tiene como objeto identificar los valores primarios y secundarios de
los documentos y de esta manera establecer el tiempo que deben permanecer tanto en
el archivo de oficina como en el Archivo Central y señalar su disposición final.
De otra parte, la valoración también propende por la preservación de los documentos que
informan y testimonian sobre el desarrollo institucional, sociocultural, científico y
tecnológico de las entidades y la población que los produjo. Dado que la valoración tiene
como fin último la conservación y preservación de la documentación de valor secundario;
esta labor tiende a construir el patrimonio histórico documental.
Igualmente, como resultado del proceso de valoración se debe conservar no solo los
documentos de valor permanente, sino también la visión de quienes los valoraron; todas
las decisiones respecto a la valoración de series o asuntos deben registrarse en las
Tablas de Valoración Documental (TVD).
Existen unos criterios que deben tenerse en cuenta para el proceso de valoración, en
primer lugar, el ciclo vital de los documentos y funcionamiento institucional.
El ciclo vital comprende las tres edades del documento de acuerdo con el uso y
frecuencia de consulta. Estas corresponden a los documentos activos, semiactivos e
inactivos. En los fondos acumulados se encuentra generalmente documentación
semiactiva e inactiva administrativamente.
Valores primarios: En los fondos acumulados existen documentos que aun poseen
valores primarios, que interesan a la institución y a los involucrados en el asunto, es decir
que no han finalizado su vigencia ni el plazo precaucional. Se consideran valores
primarios aquellos que interesan a la administración tales como: jurídicos, legales,
fiscales, contables.
Valores secundarios: Está directamente relacionada con el problema de las fuentes y la
utilidad de los documentos; los documentos que hoy se evalúen y resulten de valor
permanente o histórico será en el futuro fuente de información ´para el conocimiento del
desarrollo institucional, científico y tecnológico de la Nación.
El funcionamiento institucional se refiere tanto al conocimiento de la misión
institucional que cumple o cumplió la entidad dentro del estado, como a las
particularidades de la producción documental generada en sus dependencias.
“Archivo General de la Nación. Fondos Acumulados Manual de Organización. Colombia, Bogotá abril de
2004.”
De acuerdo al texto que se expuso anteriormente:

Marca con una X la respuesta correcta.

1. Para realizar un determinado proceso de valoración en la organización
documental, existen dos criterios principales que son:

A. Primarios y Secundarios
B. Tabla de Valoración Documental y Tabla de Retención Documental
C. Ciclo Vital y Funcionamiento Institucional
D. Semiactiva e Inactiva

2. De acuerdo al proceso de valoración se debe conservar solamente los

documentos de valor permanente, para que las decisiones de acuerdo a la
valoración de series o asuntos deban registrarse en las Tablas de Valoración
Documental (TVD). F____ V____

3. La valoración tiene como fin último la conservación y preservación

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______________; esta labor tiende a construir el patrimonio histórico documental.

4. De acuerdo al ciclo vital del proceso de valoración, ¿Cuáles son los valores
primarios?
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5. El conocimiento de la misión institucional que cumple o cumplió la entidad dentro

del estado, y así mismo las particularidades de la producción documental
generada en sus dependencias hacen referencia a:
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 • Razonamiento Abstracto

Examendeingresoalau.blogspot.com.Modelo EXAMEN SENESCYT SNNA ENES.

 • Cronología
1. Ordenar las siguientes fechas:
05/ OCTUBRE/ 1989
07/ FEBRERO/ 1872
03/ JULIO/ 1965
06/ DICIEMBRE/ 1993
07/ FEBRERO/ 2005
02/ ENERO/ 2000
13/ JULIO/ 1965
04/ MARZO/ 2003
10/ AGOSTO/ 1995
06/ MAYO/ 1993
14/DICIEMBRE/ 1984
13/ MARZO/ 2012
01/ABRIL/ 1965
01/ ENERO/ 2003

2. Completar la secuencia:
1 25 74 99 124 149 174 199 224 249 274 ___ 324 350 375 400 425 450 475
2 ___ 75 100 125 150 175 200 225 250 275 300 325 351 376 ___ 426 451 476
3 29 76 101 126 ___ 176 201 ___ 251 276 301 326 352 377 ___ ___ 452 477
4 31 77 102 127 152 177 202 227 ___ 277 302 327 353 378 403 428 453 ___
5 33 78 103 128 153 178 ___ 228 253 ___ 303 ___ 354 ___ 404 ___ 454 479
6 35 79 ___ 129 154 179 204 229 254 279 304 329 355 380 405 430 455 480
7 37 80 105 130 ___ 180 205 230 255 280 ___ 330 ___ 381 406 ___ 456 481
8 39 81 106 131 156 181 206 ___ 256 281 306 331 357 382 407 432 457 482
9 41 82 107 132 157 182 207 232 257 ___ 307 ___ 358 383 408 ___ ___ 483
10 ___ 83 108 133 158 183 ___ ___ 258 283 308 333 359 ___ 409 ___ 459 484
11 45 84 109 134 ___ 184 209 234 259 284 ___ 334 360 385 ___ 435 460 ___
12 47 85 110 135 160 ___ 210 235 260 285 310 335 361 386 411 436 461 486
13 49 86 111 136 161 186 211 236 261 ___ 311 ___ 362 387 437 462 487
14 51 87 ___ 137 162 187 ___ 237 ___ 287 ___ 337 363 ___ 413 438 463 488
15 53 88 113 138 163 188 213 238 263 288 313 338 ___ 389 414 439 464 ___
16 55 89 114 ___ 164 ___ 214 ___ 264 289 ___ 339 365 390 415 440 465 490
17 57 90 115 140 165 190 215 ___ 265 290 315 340 366 391 416 441 ___ 491
18 59 91 116 141 166 191 216 241 266 291 316 ___ 367 392 ___ 442 467 492
19 ___ 92 117 142 ___ 192 217 242 267 292 317 342 ___ 393 418 443 468 ___
20 63 93 118 143 168 193 218 243 268 293 ___ 343 369 394 419 444 469 494
21 65 94 119 144 169 194 ___ 244 ___ 294 319 344 370 ___ 420 ___ 470 495
22 67 95 ___ 145 170 195 220 245 ___ ___ 320 345 371 396 421 ___ 471 496
23 69 96 121 146 ___ 196 221 246 ___ 296 321 346 372 397 422 447 472 ___
24 71 97 122 147 172 197 ___ 247 ___ 297 322 347 373 ___ 423 448 473 498
25 73 98 123 148 173 198 223 248 273 298 323 348 374 399 424 449 474 ___