La organización

Las organizaciones son estructuras administrativas y sistemas administrativos creados para

lograr metas u objetivos con apoyo de los propios seres humanos, y/o con apoyo del talento
humano o de otras características similares. Son entidades sociales que permiten la
asociación de personas que interactúan entre sí para contribuir mediante sus experiencias y
relaciones al logro de objetivos y metas determinadas.
Las organizaciones son el objeto de estudio de la ciencia de la Administración, a su vez de
otras disciplinas tales como la Comunicación, la Sociología, la Economía y la Psicología.
Importancia
Una organización, es un grupo social compuesto por personas naturales, tareas y
administraciones que forman una estructura sistemática de relaciones de interacción,
tendientes a producir bienes, servicios o normativas para satisfacer las necesidades de una
comunidad dentro de un entorno, y así poder lograr el propósito distintivo que es su misión.
Es un sistema de actividades conscientemente coordinadas formado por dos o más
personas; la cooperación entre ellas es esencial para la existencia de la organización. Una
organización sólo existe cuando hay personas capaces de comunicarse y que están
dispuestas a actuar conjuntamente para lograr un objetivo común. Es un conjunto de cargos
con reglas y normas de comportamiento que han de respetar todos sus miembros, y así
generar el medio que permite la acción de una empresa. La organización es el acto de
disponer y coordinar los recursos disponibles (materiales, humanos y financieros).
Funciona mediante normas y bases de datos que han sido dispuestas para estos propósitos.
Existen varias escuelas filosóficas que han estudiado la organización como sistema social y
como estructura de acción, tales como el estructuralismo y el empirismo. Para desarrollar
una teoría de la organización es preciso primero establecer sus leyes o al menos principios
teóricos para así continuar elaborando una teoría sobre ellos. Un camino sería clasificar y
mostrar las diferentes formas de organizaciones que han sido más destacadas o conocidas a
lo largo de la historia, tales como la burocracia como administración o elementos que
componen la organización y que igualmente han sido ya muy tratados, tales como el
liderazgo formal e informal. Como metodología, esto se llama investigación operativa y en
el ámbito de las ciencias sociales es el campo de estudio de la sociología de la
organización. Un nuevo uso está emergiendo en las organizaciones: la gestión del
conocimiento. Típicamente, la organización está en todas partes, lo que dificulta su
definición independiente o sin involucrarse en una aplicación particular.
Características
Un objetivo o meta
Dos o más personas en una asociación voluntaria
Un liderazgo, ya sea de comités o por medio de una administración
La división del trabajo, que es la especialización y cooperación de las fuerzas laborales en
diferentes tareas y roles, con el objetivo de mejorar la eficiencia.
Tipos de organizaciones
Las organizaciones se pueden clasificar tomando en cuenta diversos criterios, algunos de
ellos son los siguientes:
1) Según su formalidad
Formales: estas organizaciones poseen sistemas y estructuras oficiales y definidas para el
control, las decisiones a tomar y la comunicación. Esto lo que permite es la definición
explícita de cómo y dónde se separan las actividades y personas, así como también cómo se
las reúne nuevamente.
Informales: en ellas existen medios no oficiales influyentes en la toma de decisiones, el
control y la comunicación.
Generalmente en una organización suelen convivir ambas características, aunque una
predomine sobre la otra.
2) Según el grado de centralización
Descentralizadas: en este tipo de organizaciones la autoridad es delegada lo mayor posible
a lo largo de la cadena de mando.
Centralizadas: a diferencia de las anteriores, en estas organizaciones la autoridad de toma
de decisiones está concentrada en el sector superior. A los niveles inferiores se les delega
muy poca autoridad.
3) Según los fines
Sin fines de lucro: son aquellas organizaciones que no persiguen utilidades o ganancias por
medio de sus actividades. Los objetivos por los que se crean tienen que ver con desempeñar
algún rol o función dentro de una sociedad determinada. Aquí no sólo se ubican las
organizaciones no gubernamentales, mejor conocidas como ONGs, sino también las
iglesias, los servicios públicos y el ejército, entre otros.
Con fines de lucro: este tipo de organizaciones, también conocidas bajo el nombre de
empresas, buscan justamente adquirir ganancias o utilidades, para sus accionistas o
propietarios, por medio de las actividades que realizan o roles que desempeñan en una
determinada sociedad.
ELEMENTOS DE LA ORGANIZACIÓN
INTERNOS
 Recursos humanos.- Hombre
 Recursos financieros.- Capital
 Recursos materiales.- Infraestructura, maquinaria, equipos, etc.
EXTERNOS
INMEDIATOS
 Proveedores
 Clientes
 Acreedores
 Distribuidores
 Competidores
MEDIATOS
 Factores económicos
 Factores políticos
 Factores económico internacional
 Factores legal – tributario
 Tecnología
 Cultural
IMPORTANCIA DE LA ORGANIZACIÓN
La organización, por ser el elemento final del aspecto teórico, recoge, complementa y lleva
hasta sus últimos detalles todo lo que la previsión y la planeación han señalado respecto a
cómo debe ser una empresa.
Es de carácter continuo; jamas se pude decir que ha terminado, dado que la empresa y sus
recursos están sujetos a cambios constantes (expansión, contracción, nuevos productos,
etc.).
Es un medio a través del cual se establece la mejor manera de lograr los objetivos del grupo
social.
Suministra los métodos para que se puedan desempeñar las actividades eficientemente, con
un mínimo de esfuerzo.
Evita la lentitud e ineficiencia en las actividades, reduciendo los costos e incrementando la
productividad.
Reduce o elimina la duplicidad de esfuerzos, al delimitar las funciones y responsabilidades.
OBJETIVOS DE UNA ORGANIZACIÓN
Podemos analizarlo entorno a la productividad y al nivel de vida.
Nivel de vida: cambia con el tiempo y es un índice que mide el grado de bienestar de una
empresa, sociedad,
Al aumentar la productividad conseguimos ser más competitivos en el mercado con lo que
conseguimos aumentar el nivel de vida.
"Para aumentar la productividad tenemos conseguir mayor producción con menos
recursos".
PRINCIPIOS DE LA ORGANIZACIÓN
Los principios modernos usados para la organización son:
Del objetivo.
Toda y cada una de las actividades establecidas en la organización deben relacionarse con
los objetivos y propósitos de la empresa, la existencia de un puesto sólo es justificable si
sirve para alcanzar realmente los objetivos.
Especialización.
El trabajo de una persona debe limitarse hasta donde sea posible, a la ejecución de una sola
actividad; mientras más específico y menor campo de acción tenga un individuo, mayor
será su eficiencia y destreza.
Jerarquía.
Es necesario establecer centros de autoridad de los que emane la comunicación necesaria
para lograr los planes, en los cuales la autoridad y la responsabilidad fluyan desde el más
alto ejecutivo hasta el nivel más bajo.

Paridad de autoridad y responsabilidad.

A cada grado de responsabilidad conferido, debe corresponder el grado de autoridad
necesario para cumplir dicha responsabilidad.
Unidad de mando.
Al determinar un centro de autoridad y decisión para cada función, debe asignarse un sólo
jefe, y que los subordinados no deberán reportarse más que a un sólo jefe.
Difusión.
La obligación de cada puesto que cubre autoridad y responsabilidad debe publicarse y
ponerse por escrito a disposición de todos aquellos miembros de la empresa que tengan
relación con el mismo.
Amplitud o tramo de control.
Hay un límite en cuanto al número de subordinados que deben reportarse a un ejecutivo, de
tal manera que éste pueda realizar todas sus funciones eficientemente.
Coordinación.
Las unidades de una organización siempre deberán mantenerse en equilibrio
(mercadotecnia, finanzas, producción, recursos humanos).
Continuidad.
Una vez que se ha establecido la estructura organizacional, requiere mantenerse, mejorarse,
y ajustarse a las condiciones del medio ambiente.
Del equilibrio
En toda estructura existe la necesidad del equilibrio aplicación de los principios o técnicas
debe estar equilibrada para asegurar eficacia global de la estructura para cumplir los
objetivos de la empresa.
De flexibilidad
Mientras más increíbles se tomen para otorgar mayor flexibilidad a la estructura de una
organización, mejor podrá ésta cumplir con su propósito. En cada estructura se deben
incorporar procedimientos y técnicas para anticipar y reaccionar ante el cambio.
El proceso administrativo
Es un diseño en el cual se toman las decisiones para elegir la estructura organizacional
adecuada para la estrategia de la organización y el entorno en el cual los miembros de la
organización ponen en práctica dicha estrategia.
El diseño de las organizaciones es un proceso permanente debido a que cambian con el
tiempo.
Responsabilidad y autoridad en la organización
Responsabilidad y Autoridad en la organización están íntimamente relacionadas. Esto
significa que debe delegarse la autoridad adecuada a cumplir con las responsabilidades.
Existe una relación entre ambos conceptos por dos razones:
I) En primer lugar, si una persona se le da algo de responsabilidad sin autoridad suficiente
no podrá desempeñarse mejor y quizás no logre la meta deseada.
II) En segundo lugar, si hay exceso de autoridad delegada para un individuo sin cumplir
ninguna responsabilidad entonces se hará mal uso de la autoridad delegada de un modo u
otro.
Centralización y descentralización
Todo propietario de una pequeña o mediana compañía, debe tener claro cuál es la
Estructura Organizacional Centralizada y Descentralizada de su empresa. Todo con la
finalidad de gestionar en forma óptima todo tipo de operaciones comerciales.
Por lo general, estos tipos de estructuras llevan consigo gran parte de la esencia del
propietario de la empresa. Además, suelen adaptarse a su estilo de gestión laboral.
En una estructura organizativa centralizada, la autoridad para la toma de decisiones,
queda en manos de un individuo. Pero se han visto casos, en que un grupo pequeño sea el
responsable de la toma de decisiones y la creación de políticas de la organización.
En una organización descentralizada, la autoridad se delega en todos los niveles de
gestión y organización dentro de la empresa. Es decir, que un número grande de empleados
se encarga de dirigir la compañía. Este tipo de organización empresarial, se basa en
diferentes niveles de trabajo dentro de la empresa y cada nivel tiene cierto grado de
autonomía en la toma de decisiones de la misma.
Un grado de organización de centralización o descentralización depende del grado de poder
de decisión que se distribuye a lo largo de todos los niveles. Es por eso, que se debe tener
especial cuidado al elegir a la persona que se le otorga un cargo en específico dentro de la
empresa.
¿Qué es la delegación de autoridad?
Se define como delegación de autoridad, al proceso mediante el cual un superior cede algo
de su poder y compromisos a uno o varios de sus subalternos, para encargar labores y
ocuparse de asuntos que requieren su dedicación. Es uno de los recursos esenciales en el
desarrollo de cualquier tipo de gestión, que se aplica en las organizaciones para reforzar el
control interno, a través de los escogidos que vigilan las tareas y toman las decisiones a
implementarse.
Existen entre los tipos de delegación, dos modelos que se diferencian entre sí, dependiendo
de si son tareas específicas o totales:
Total: se origina cuando un directivo escoge a una persona para transferir por completo la
autoridad que tiene sobre un departamento o empresa, a fin de que siendo su representante,
tome decisiones, lleve a cabo actividades y vele por el desempeño de los objetivos
establecidos. De esta manera, el gerente elige a dicha persona para que lo reemplace plena
y absolutamente.
Tareas específicas: de igual forma puede suceder que la delegación de mando se produzca
de una forma parcial y en vez de entregar totalmente las funciones y competencias de la
gerencia, se transfiera simplemente algunas labores concretas. Sin embargo, aun cuando
este encargo sea limitado, para desarrollar una tarea en específico, implica obligatoriamente
que el directivo le ha otorgado a la persona elegida una facultad plena, igualmente libertad
para asumirla y efectuarla.
Departamentalización
Es un proceso por medio del cual se forman grupos de trabajo, agrupando tareas, funciones
o actividades similares y relacionadas.
En un primer plano se distribuye el trabajo por tareas, logrando cierta especialización por
departamento que permite obtener mejores resultados y ganancias en productividad,
logrando de esta manera una departamentalización eficiente.
El criterio a utilizar para realizar la departamentalización y repartir el trabajo se basa en los
objetivos de la empresa, del entorno, de la tecnología utilizada, de la preparación y
capacitación de los empleados, de las tareas realizadas, de la dimensión o tamaño de la
empresa y de la estrategia a seguir, entre otras.
Estructura organizativa
Una estructura organizativa se define como el modo en que la responsabilidad y el poder
están distribuidos y en que los procedimientos de trabajo son llevados a cabo entre los
miembros de la organización. Se trata de los diferentes patrones de diseño a seguir para
organizar una empresa con el fin de cumplir las metas propuestas y lograr el objetivo
deseado. Para seleccionar una estructura adecuado es necesario comprender que cada
empresa es diferente, y puede adoptar la estructura organizacional que más se acomode a
sus prioridades o necesidades. El contexto estratégico competitivo (entorno competitivo,
objetivos estratégicos, estrategias competitivas o de negocio) condiciona el diseño de la
estructura operativa de cada unidad organizativa básica. Esta influencia se manifiesta tanto
sobre las variables básicas de diseño (diferenciación de actividades, ámbito de control,
delegación de autoridad), como sobre la forma de funcionamiento interno de la unidad
organizativa (estructuras mecánicas u orgánicas).
Un organigrama
Es la representación gráfica de la estructura de una empresa o cualquier otra organización,
que incluye las estructuras departamentales y, en algunos casos, las personas que las
dirigen, hacen un esquema sobre las relaciones jerárquicas y competenciales de vigor.
El organigrama es un modelo abstracto y sistemático que permite obtener una idea
uniforme y sintética de la estructura formal de una organización: se puede basar en
cualquier tema.
 Desempeña un papel informativo.
 Presenta todos los elementos de autoridad, los niveles de jerarquía y la relación
entre ellos.
En el organigrama no se tiene que encontrar toda la información para conocer cómo es la
estructura total de la empresa.
Todo organigrama tiene el compromiso de cumplir los siguientes requisitos:
 Tiene que ser fácil de entender y sencillo de utilizar.
 Debe contener únicamente los elementos indispensables.
Tipos de organigrama
Existen diferentes maneras de clasificar los organigramas de la empresa, según su
estructura, su contenido o la finalidad que persiguen.
 Vertical: Muestra las jerarquías según una pirámide, de arriba abajo.
  Horizontal: Muestra las jerarquías de izquierda a derecha.
 Mixto: Es una combinación entre el horizontal y el vertical.
 Circular: La autoridad máxima está en el centro, y alrededor de ella se forman
círculos concéntricos donde figuran las autoridades en niveles decrecientes.
 Por bloques: Se trata de una variante del organigrama tradicional basado en una
pirámide.
Escalar
Se usan sangrías para señalar la autoridad, cuanto mayor es la sangría, menor es la
autoridad de ese cargo.
Tabular: Es prácticamente escalar, solo que el tabular no lleva líneas que unen los mandos
de autoridad.
Integral: Se trata de un organigrama que representa la totalidad de la empresa.
Funcional: Orientado a la especialización del área que representa.
De Puestos, plazas o unidades: El organigrama representa a cada trabajador de la
empresa.
Micro administrativo: Se trata de un organigrama que representa una única empresa.
Macro administrativos: Cuando un negocio cuenta con varias empresas el organigrama
que representa todas las unidades del negocio se denomina macro administrativo.
Maso administrativo: Es el organigrama de todas las empresas de un sector.
Es importante tener en cuenta que ningún organigrama puede ser fijo o invariable. Es decir,
un organigrama es una especie de fotografía de la estructura de una organización en un
momento determinado.
¿Qué es un manual administrativo?
Los manuales administrativos son documentos que sirven como medios de comunicación y
coordinación que permiten registrar y transmitir en forma ordenada y sistemática la
información de una organización.
¿Cuáles son los objetivos de los manuales?
 Presentar una visión de conjunto de la organización.
 Precisar las funciones asignadas a cada unidad administrativa.
 Establecer claramente el grado de autoridad y responsabilidad de los distintos
niveles jerárquicos.
 Coadyuvar a la correcta atención de las labores asignadas al personal.
 Permitir el ahorro de tiempo y esfuerzo en la realización del trabajo.
 Funcionar como medio de relación y coordinación con otras organizaciones.
  Servir como vehículo de información a los proveedores de bienes, prestadores de
servicios, usuarios y clientes.
¿Cómo se clasifican los manuales?
Por su contenido se clasifican en:
 De organización: donde se especifican las diversas unidades orgánicas que
componen la empresa.
 De procedimientos: donde se establecen los principales procedimientos que ocurren
en el interior de la empresa; por ejemplo, de contratación de personal, de compras,
de pago de sueldos, etc.
 De políticas: se determinan las políticas que guiarán el accionar de la empresa.
 De bienvenida: diseñado especialmente para los nuevos empleados, en este manual
se detallan los antecedentes de la empresa, misión, visión, valores, etc.
Por su ámbito:
 Generales: que contienen información de la totalidad de la organización.
 Específicos: que consignan información específica o de una determinada área.