PROCEDIMIENTO Código:

V. FUNCIONES, RESPONSABILIDADES Y SSG-PRO05-SAS-00

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1. Objetivo

Describir el procedimiento para designar al representante técnico ante la ASEA, y

las funciones y responsabilidades que tiene su cargo dentro la empresa SERVICIO
SIERRA GORDA tomando como base principal el organigrama establecido por el
departamento de Recursos Humanos, asegurando la disponibilidad de recursos
necesarios para establecer, implementar, documentar, mantener y mejorar el SA;
incluyendo, entre otros, los financieros, los humanos, los tecnológicos, de
infraestructura y de equipos.

2. Alcance
Este procedimiento es aplicable para la designación de los recursos,
responsabilidad y autoridad en los diferentes niveles de la organización de
SERVICIO SIERRA GORDA desde personal administrativo, operativo y alta
dirección.

3. Definiciones

3.1 Implementación del Sistema de Administración: La puesta en

funcionamiento, de los elementos del Sistema de Administración en la realización
de proyectos del sector de hidrocarburos durante cada una de las etapas de
desarrollo, conforme a los programas de implementación correspondientes.

3.2 Responsabilidad: Cumplimiento de las obligaciones que son impuestas a una

persona.

3.3 Organigrama: Representación gráfica de la estructura de una empresa, en la

cual se muestra las relaciones entre sus diferentes partes y la función de cada una
de ellas, así como de las personas que trabajan en las mismas.

3.4 RT: Representante Técnico.

3.5 SA: Sistema de Administración.

3.6 Alta Dirección: persona o personas que cuentan con la mayor autoridad
dentro de la empresa.

3.7 ASEA: Agencia de Seguridad, Energía y Ambiente.

3.8 Responsabilidades: Obligación de la que el empleado debe responder ya que

forma parte de sus actividades laborales.

3.9 SISOPA: Seguridad Industrial, Seguridad Operativa y Protección al medio

ambiente.

4. Responsabilidades y Autoridad
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4.1 Alta Dirección

 Conocer el presente procedimiento.

 Autorizar los recursos necesarios para la elaboración e implementación
del presente procedimiento.

4.2 Gerencia (General y Operaciones)

 Revisar organigrama de la empresa.

 Monitorear el cumplimiento del presente procedimiento.

4.3 Representante Técnico:

 Custodiar el presente procedimiento.

 Coordinar y apoyar a todo el personal para implementar adecuadamente
las acciones que sean necesarias para el correcto desarrollo de los
indicadores.
 Asegurar de la existencia de herramientas y recursos para realizar el
procedimiento.
 Informar al gerente de operación el avance que se esté teniendo con el
Sistema Administrativo.
 Realizar las correcciones y/o cambios que el gerente de operación
realice en el Sistema Administrativo.
 Dar a conocer el presente procedimiento.

4.4 Contratistas, proveedores y prestadores de servicio:

 Conocer el presente procedimiento.
 Respetar la Matriz de Funciones y Responsabilidad (NIN-FOR03-
PRO05-SAS-00).

5. Desarrollo

La Alta Dirección tiene la responsabilidad de proveer los recursos necesarios para

la elaboración, conformación e implementación del SA deberán ser analizados y
proporcionados por la alta gerencia y autorizados por el director general. Estos
deberán de asegurarse de que se encontrarán disponibles durante toda la
implementación del Sistema de Administración.

La alta Dirección es quien revisará de manera trimestral la disponibilidad de

recursos y verificar que san suficientes para continuar con el proyecto.

De acuerdo con lo establecido en el anexo II, capítulo V, numeral 2

correspondiente a Funciones, Responsabilidad y Autoridad, Designar un
Representante Técnico del SA por medio de un escrito libre ante la Agencia,
aprobado y autorizado por el Director General, este será quien se encuentre a
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cargo de todo el proceso de elaboración, conformación, implementación y

seguimiento de SA. Esto se realizará mediante al NIN-FOR01-PRO05-SAS-00,
Carta de asignación de RT de SASISOPA así mismo se complementa con la Carta
de Asignación de Responsabilidad y Autoridad en Materia de Seguridad Industrial,
Seguridad Operativa y Protección al Medio Ambiente (SISOPA) NIN-FOR02-
PRO05-SAS-00.

El Representante Técnico debe de asegurarse de que el SA se esté llevando a

cabo de acuerdo con los establecido en los lineamientos para la conformación,
implementación y autorización de los sistemas de administración de SISOPA,
aplicables a las actividades del Sector Hidrocarburos que se indican (Transporte).
Para ello el RT se informará sobre lo establecido en dichos lineamientos y en las
normas que la ASEA establezca.

Recursos Humanos se debe tener actualizado con respecto al organigrama del

SA, al momento de falta de personal se debe realizar una contratación para
subsanar este.

Primero se debe buscar dentro del personal disponible en la Transportista que

cumpla los requerimientos según el formato de perfil de puesto correspondiente, si
no se cumple con las condiciones se debe realizar una búsqueda entre la
población que cumpla con las condiciones.

El RT deberá informar cada aspecto a la Alta Dirección con base a lo establecido

en las auditorías internas, sobre todo el Sistema Administrativo en general, para
verificar que se esté cumpliendo de manera correcta y conforme a lo establecido
en el SA., esta deberá de incluir un plan de auditoria, un informe final de auditoria,
el plan de acción para la atención de los hallazgos registrado, avance de
cumplimiento de las acciones correctivas y evidencia del cierre de los hallazgos
del año anterior.

Cada hallazgo encontrado en los monitoreos como:

 Auditorias
 Incidentes y/o accidentes
 Quejas y sugerencias

Todo esto se deberá de informar a la Alta Dirección.

Se deberá de realizar una auditoría externa al Sistema Administrativo de la

empresa SERVICIO SIERRA GORDA por lo menos una vez al año, las cuales
serán efectuadas por auditores externos; y en un plazo de 20 días posteriores al
cierre de la auditoría externa se tiene que presentar el informe y el plan de
atención de hallazgos registrados; estos deberán de ir debidamente firmadas por
la alta dirección.
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En caso de que existiera algún problema o riesgo en relación con el seguimiento

del Sistema Administrativo se deberá de informar en un informe de
incumplimiento, y hasta que no haya sigo solventado totalmente no podrá emitirse
un reporte técnico de cumplimiento.

En cuanto el RT de SASISOPA termine su vida laboral dentro de SERVICIO

SIERRA GORDA Recursos Humanos debe buscar subsanar esta falta, así como
llenar nuevamente el formato de Asignación de Representante Técnico y realizar
la notificación ante ASEA.

5.1. Estructura organizacional SERVICIO SIERRA GORDA

5.2. Funciones y responsabilidades dentro del SA

Para establecer funciones, responsabilidades, autoridad y ámbito de competencia

para la Implementación, evaluación y mejora del Sistema de Administración, del
cumplimiento de su política y objetivos de Seguridad Industrial, Seguridad
Operativa y protección al medio ambiente y de sus resultados en cada uno de los
puestos de trabajo y niveles jerárquicos de su organización, incluyendo
contratistas, subcontratistas, prestadores de servicios y proveedores se genera
una Matriz de Funciones y Responsabilidades NIN-FOR03-PRO05-SAS-00.

5.3. Código de comportamiento y ética

Todo el personal interno de SERVICIO SIERRA GORDA, así como contratistas,

subcontratistas, prestadores de servicios y proveedores, se comprometen a
laborar siguiendo el código de comportamiento y ética (SSG-POL01-PRO05-SAS-
00) dentro de las instalaciones y fuera en el caso de los operadores siempre que
se encuentren en servicio.
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SERVICIO SIERRA GORDA establece la autoridad del personal propio,

incluyendo contratistas, subcontratistas, prestadores de servicios y proveedores,
siempre que su actividad implique riesgos para la población o las instalaciones, o
impactos al medio ambiente, que sean testigos de riesgos inminentes, actos o
condiciones inseguras para reportarlas y detener los trabajos u operaciones, si
fuese necesario.

6. Registros

Código Nombre
SSG-FOR01-PRO05-SAS- Carta de Asignación de RT
00
SSG-FOR02-PRO05-SAS- Carta de asignación de responsabilidad
00
SSG-FOR02-PRO05-SAS- Matriz de Funciones y Responsabilidades
00

7. Control de Cambios
Versión Fecha Cambios

Elaboró: Revisó: Aprobó:

Fecha de Elaboración: Fecha de Revisión: Fecha de aprobación: