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AG 8. 3
80542- 011

San José de Cúcuta,

Doctor
MARIO CRISTOPHER VARGAS RIVEROS
Alcalde municipal
Alcaldía de Gramalote
alcaldiagramalotens@hotmail.com
alcaldia@gramalote-nortedesantander.gov.co
Municipio de Gramalote - Norte de Santander

Asunto: Auditoría de Cumplimiento a los recursos del Sistema General de

Participaciones SGP Educación, propósito General (Deporte y Cultura) y la Asignación
Especial para Alimentación Escolar, vigencia 2020.

Cordial saludo doctor Vargas.-

La Contraloría General de la República en desarrollo de su Plan de Vigilancia y

Control Fiscal vigencia 2021, ha iniciado la Auditoría de Cumplimiento a los recursos
del Sistema General de Participaciones SGP Educación, propósito General
(Deporte y Cultura) y la Asignación Especial para Alimentación Escolar, vigencia
2020, por lo tanto, muy respetuosamente solicitamos remitir la siguiente
información:

 INFORMACION GENERAL

1. Nombres y apellidos, identificación, cargo, antigüedad, tipo de vinculación,

correo electrónico, número telefónico, del siguiente personal: Alcalde Municipal,
Secretario General, Tesorero, Contador, Jefe de Presupuesto, Jefe de Control
Interno y los Secretarios de Despacho que tengan el manejo de los recursos
SGP Educación, propósito general (Deporte y cultura) y la asignación Especial
para Alimentación Escolar.
2. Mapa de Riesgo Institucional, que identifique los controles diseñados y
utilizados en la administración en el manejo de los recursos SGP Educación,
propósito general (Deporte y cultura) y la asignación Especial para Alimentación
Escolar.
3. Manual de Procesos y Procedimientos actualizado, correspondiente a la
vigencia 2020, que involucre los componentes de SGP Educación, propósito
general (Deporte y cultura) y la asignación Especial para Alimentación Escolar.
4. Copia de los informes de seguimiento a los recursos SGP Educación, propósito
general (Deporte y cultura) y la asignación Especial para Alimentación Escolar,
realizados por la oficina de control interno durante la vigencia 2020; así mismo,
Informes de Gestión, Informes de auditoría externa, etc.
5. Planes de Inversión en los que se reflejen los proyectos para cada uno de los
componentes auditados del SGP, vigencia 2020.
6. Póliza global de manejo, vigencia 2020, en la cual tenga cobertura la ordenación
del gasto y tesorería.
7. Sistemas de información y comunicación utilizados por la Entidad para el
manejo de los recursos del SGP, vigencia 2020.

 INFORMACIÓN PRESUPUESTAL Y FINANCIERA

8. Actos Administrativos con los cuales se aprobó, modificó y liquidó el presupuesto

para la vigencia 2020, incluyendo aquellos mediante los cuales se incorporaron
los recursos asignados por el SGP, en los componentes de SGP Educación,
propósito general (Deporte y cultura) y la asignación Especial para Alimentación
(Recursos del Balance y Rendimientos Financieros) de lo antes citado.
1

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9. Ejecución presupuestal de ingresos y gastos consolidado a 31 de diciembre de
2020, discriminado a mayor nivel de desagregación, de los recursos asignados
por el SGP para los componentes de SGP Educación, propósito general
(Deporte y cultura) y la asignación Especial para Alimentación, que incluya:
recursos del balance y rendimientos financieros. Favor enviarla en formato
Excel.
10. Libros auxiliares de presupuesto de: Ingresos; de apropiaciones, compromisos
y pagos; vigencias futuras; reservas presupuestales y cuentas por pagar de los
componentes de SGP Educación, propósito general (Deporte y cultura) y la
asignación Especial para Alimentación de los meses de enero a diciembre del
2020. Favor enviarla en formato Excel.
11. Libros auxiliares contables de ingresos y gastos, de los meses de enero a
diciembre del 2020 en donde se registraron los componentes de SGP
Educación, propósito general (Deporte y cultura) y la asignación Especial para
Alimentación. Favor enviarla en formato Excel.
12. Para los recursos antes señalados, los Actos Administrativos mediante los
cuales se constituyó el rezago presupuestal (Cuentas por Pagar y Reservas
Presupuestales) con cortes a 31 de diciembre de 2019 y a 31 de diciembre de
2020, con sus debidos anexos y ejecución según corresponda. De la anterior
información, favor detallar y/o remitir en Excel dicho rezago, que permita
evidenciar, entre otros, lo siguiente:

Rubro Benefi- Valor Justificación Contrato Cuenta

Valor Valor
Presu- Contra- Fecha ciario Reserva de la Con Observacio
Objeto NIT Plazo Contra- Ejecuta
pues- to No. Contra- Contra- Presupu constitución Modificación, nes
to do
tal to to estal de la Reserva Ampliando Plazo

13. Remitir, en caso de existir, Actos Administrativos de constitución de vigencias

futuras que afecten de SGP Educación, propósito general (Deporte y cultura) y
la asignación Especial para Alimentación, para los sectores que se ejecuten y/o
se creen en la vigencia 2020.
14. Certificación de saldos disponibles a 31 de diciembre de 2019 incorporados en
la vigencia 2020, así como los saldos disponibles en la vigencia 2020 que
debieron incorporarse en la vigencia 2021, para el componente SGP Educación,
propósito general (Deporte y cultura) y la asignación Especial para Alimentación.
15. Rendimientos financieros generados por los recursos SGP Educación, propósito
general (Deporte y cultura) y la asignación Especial para Alimentación, durante
la vigencia 2020.
16. Certificación de los números, informando la clase de las cuentas bancarias
Maestras o cuentas bancarias donde se manejan los recursos del SGP
Educación, propósito general (Deporte y cultura) y la asignación Especial para
Alimentación, durante la vigencia 2020, incluidas las inactivas, de existir..
17. Informar si durante la vigencia 2020, la Alcaldía Municipal fue objeto de embargo
de alguna de las cuentas bancarias de SGP Educación, propósito general
(Deporte y cultura) y la asignación Especial para Alimentación En caso
afirmativo, relacionar: motivos del mismo, fechas, valores y acciones
adelantadas para los desembargos de las cuentas.
18. Informar si durante la vigencia 2020, de los recursos asignados para el SGP
Educación, propósito general (Deporte y cultura) y la asignación Especial para
Alimentación se destinaron recursos para el pago del Servicio de la Deuda,
allegando los documentos soportes de la obligación, la finalidad y ejecución del
gasto.
19. Extractos bancarios y libros auxiliares de bancos de cada cuenta bancaria a nivel
tesorería de los meses de enero a diciembre del 2020, preferiblemente en
Excel.

 INFORMACIÓN CONTRACTUAL

20. Acto administrativo de las cuantías de contratación para la vigencia 2020.

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21. Manuales de Contratación y de Supervisión actualizados, aplicables en la
vigencia 2020.
22. Relación de contratos vigentes y los celebrados en la vigencia 2020 con recursos
del SGP Educación, propósito general (Deporte y cultura) y la asignación
Especial para Alimentación.

La relación, en formato Excel, debe estar consolidada e indicar: número del

proceso contractual, número de contrato, modalidad de selección, fecha de
suscripción, objeto, contratista, valor, duración y estado actual, valor y pagos
efectuados identificando el comprobante de egreso y las fechas de estos,
detallando además el porcentaje y valores de los recursos del SGP
comprometidos, en el caso de que el contrato posea diferente fuente de
financiación.

La anterior información, debe ser allegada, en medio magnético dentro de los cinco
(5) días hábiles siguientes al recibo de la presente, en el mismo orden en el que se
está solicitando, señalando los nombres de los archivos y el número de folios que
corresponde a cada uno, a los siguientes correos electrónicos:
jose.martinez@contraloria.gov.co, y cgr@contraloria.gov.co. Para ello se ha creado
una carpeta en donde ustedes pueden adjuntar información requerida,

LINK CARPETA COMPARTIDA

https://congenrep-
my.sharepoint.com/:f:/r/personal/wilson_bacca_contraloria_gov_co/Documents/AC
_Alcaldia_Gramalote?csf=1&web=1&e=EYQyOg

Cordialmente

José Abilio Martínez Rincón

Profesional Univeristario- Líder de auditoría
Proyectado por: Equipo Auditor

TRD 80542-011 Auditoría

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