Subsistema

financiero

Integrantes:
Hellen
Sánchez
Emily
baque

Oscar Gonzales
Paul
Rodríguez
Para que un servicio de alimentación subsista necesita dinero. Y más que ello, debe
administrar, ese dinero eficiente y eficazmente, para lograr sus metas generales. Por eso,
quien lo administre debe comprender los conceptos claves de contabilidad y de
administración financiera, con el fin de analizar su desempeño financiero. Esto satisface la
necesidad de conocer con qué recursos se cuenta y cómo ejercer un control sobre los mismos,
de forma que se logre aumentar las posibilidades de acumulación o, al menos, no caer en una
situación deficitaria.

La contribución del subsistema financiero al logro de los objetivos y a la naturaleza de la

administración financiera varía, obviamente, de acuerdo con el servicio de alimentación
específico que se esté manejando. Por ejemplo, no busca lo mismo el subsistema financiero
de un restaurante que está en proceso expansión, que el de un hospital que no tenga esta meta.
Aunque los objetivos del subsistema financiero de un servicio de alimentación varían, en
términos generales siempre buscan:

1) Dichos servicios se creen y sostengan

2) Se encuentren y desarrollen fuentes de fondos y capital de inversión
3) Se establezcan prioridades y se escojan usos competitivos de los fondos porque
siempre habrá más oportunidades que fondos disponibles y más usos razonables para
dichos fondos que dinero disponible

Además, no se pretende que el gerente o administrador de un servicio de alimentación sea un

experto en finanzas, pues ya existen profesionales en esta rama que serán los que se hagan
cargo de este subsistema. Lo que interesa, entonces, es que él entienda el lenguaje contable
y financiero, sepa interpretar y analizar los datos que le entreguen los contadores o
administradores financieros y pueda tomar decisiones apropiadas de acuerdo con la
interpretación y análisis que realice.
La contabilidad se conoce comúnmente como el lenguaje de las finanzas. El sistema de
contabilidad se diseña de tal forma que constituya un marco de trabajo para proporcionar
datos financieros que muestren la posición financiera del servicio de alimentación y los
resultados de su operación.

Contabilidad: lenguaje financiero.

La contabilidad se define como "el proceso de identificar, medir y comunicar información

económica para permitir un razonamiento informado y la toma de decisiones por parte de los
usuarios de dicha información” (American Accounting Association, Asociación Americana
de Contabilidad).1 Esta información se compone principalmente de datos financieros acerca
de las transacciones de una organización en términos de dinero.

Otra definición es la contabilidad es una ciencia de naturaleza económica que tiene por objeto
producir información para hacer posible el conocimiento pasado, presente y futuro de la
realidad económica en términos cuantitativos en todos sus niveles organizativos, mediante la
utilización de un método específico apoyado en bases suficientemente contrastadas, con el
fin de facilitar la adopción de las decisiones financieras externas y las de planificación.

Niswonger y Fess describen los siguientes elementos en la contabilidad:

1. Los materiales crudos básicos: son las transacciones de negocios.

2. Los productos finales primarios: son los diversos resúmenes, análisis e informes.
3. Los estados financieros: son los datos financieros que resultan del proceso contable
y que interesan a los diferentes usuarios. Básicamente son la hoja de balance y el
estado de pérdidas y ganancias o estado de resultados.

Los usuarios a quienes interesa la información financiera son de variada índole de acuerdo
con el tipo de servicio de alimentación. Dicha información es de interés, según el caso, para:

1) Los dueños, que necesitan información sobre el estado financiero de su

organización y sus perspectivas futuras
2) Los acreedores y proveedores, que desean saber qué tan sólido es,
financieramente
3) Los administradores que se preocupan por evaluar el desempeño financiero
4) Las agencias del gobierno a las que les competen los impuestos y regulaciones
 5) Los empleados, que están interesados en la estabilidad y rentabilidad de la
organización en la cual trabajan.

Los servicios de alimentación no comerciales o sin ánimo de lucro no tienen como objetivo
las utilidades monetarias, sino proporcionar bienes y servicios a unos costos que estén de
acuerdo con lo presupuestado. Su preocupación principal es, entonces, el uso adecuado de
los fondos. En este caso, a los proveedores íes interesa saber su habilidad para pagar las
cuentas y, a los administradores, controlar los gastos en relación con los fondos.

Existen cuatro aspectos claves en la contabilidad, a saber:

• Contabilidad financiera

Tiene que ver con el informe de las transacciones de un servicio de alimentación y la

preparación periódica de diversos informes a partir de los registros. La teneduría de libros,
que es una parte integral de este proceso, se encarga de registrar e informar los datos
financieros de una manera específica. La contabilidad, en cambio, consiste en el diseño del
sistema de registros y en la preparación de los informes basados en los datos que se reporten.

• Auditoría

Es un área de la contabilidad que se ocupa de la revisión independiente de los registros de

contabilidad para confirmar su exactitud y confiabilidad.

• Contabilidad de costos

Comprende la determinación y el control de costos. Se dedica a ensamblar e interpretar los

datos de costos que la gerencia o administración del servicio de alimentación empleará para
controlar las operaciones actuales y hacer planes para el futuro.

• Contabilidad administrativa

Emplea datos financieros históricos y estimados para ayudar a la gerencia o administración

del servicio de alimentación en las operaciones diarias y en la planeación de operaciones
futuras. Las dos funciones básicas de esta contabilidad, son: 1) identificar el costo de cursos
alternativos de acción; y 2) elaborar el presupuesto, que comprende el desarrollo de un plan
de utilidades y gastos y el empleo de ese plan para controlar las operaciones.

Quienes administren un servicio de alimentación deben conocer y comprender los principios

básicos que rigen la contabilidad. Aquí se describen, en forma breve, algunos de ellos, a
saber:

— Entidad de negocios
— Ecuación fundamental
— Concepto de em presa en marcha
— Dinero como unidad de medida
— Costo
— Reconocimiento en el momento de intercambio
— Periodo contable
— Pareo de ingresos y gastos
— Declaración adecuada
— Consistencia
— Materialidad
— Conservadurismo
• Entidad de negocios

Este concepto supone que un servicio de alimentación es distinto y separado de la persona o

personas que suministran los activos. Por tanto, los gastos personales deben hacerse por
separado y no mezclarse con los de aquél. Para fines contables, únicamente se incluyen en
las cuentas del servicio los recursos y las deudas asignados a él. Este principio se aplica
fundamentalmente en los servicios de alimentación comerciales.

• Ecuación contable

En terminología contable los recursos, las deudas y los intereses de los dueños o accionistas
se conocen como activos, pasivos y capital respectivamente. La relación entre ellos es una
expresión que se denomina ecuación contable.
Ecuación contable:
A (activos) = P (pasivos) + C (capital)

• Activos

Los activos son los recursos del servicio de alimentación y se definen como cualquier objeto,
derecho o recurso económico que posea y que tenga valor monetario. Estos activos
comprenden, a su vez, los activos corrientes, que son el dinero y otros activos que pueden
transformarse rápidamente en dinero; y los activos fijos, que son aquellos de naturaleza
permanente, necesarios para el funcionamiento del servicio, por ejemplo, equipos, edificios,
muebles. Estos activos no se adquieren para la venta y generalmente pierden valor a lo largo
de su vida.

• Pasivos

Los pasivos son las deudas del servicio de alimentación, es decir, la parte de él que poseen
los acreedores. Como ocurre con los activos, se subdividen en pasivos corrientes, que son las
obligaciones por pagar antes de un año; y en pasivos fijos, que son las que deben saldarse en
un plazo mayor de un año.

• Capital

El capital es la cantidad de dinero invertida por los dueños o accionistas en el servicio de

alimentación, es decir, los derechos de aquéllos a los activos de éste.

Todas las transacciones de negocios, desde la más simple hasta la más compleja, tienen un
efecto en los tres elementos básicos de la ecuación contable; por ejemplo, un aumento en un
activo va acompañado de una disminución en otro activo, o de un aumento en los pasivos o
en el capital.

• Concepto de empresa en marcha

Este concepto supone que un servicio de alimentación continuará funcionando por un periodo
indefinido. No implica que existirá permanentemente, sino que continuará, al menos por un
tiempo largo. Es la base para informar muchas transacciones de negocios que, a su vez,
afectan los datos de los estados financieros. Además, da la justificación para registrar los
activos fijos con los costos de adquisición y no con el valor comercial actual, porque su
objetivo es usar estos activos para que haya continuidad del servicio.

• Dinero como unidad de medida

El dinero es la base para las transacciones de negocios y la unidad de medida en la

contabilidad de estas transacciones. En otras palabras, para darle uniformidad a los datos
financieros, todas las transacciones de esta índole se registran en términos de las cantidades
de unidades monetarias empleadas. En América Latina hay que tener en cuenta que, en
algunos países, a causa de la permanente y rápida inflación, el valor del dinero cambia
constantemente. Así, por ejemplo, un activo comprado hace cinco años, puede representar un
valor monetario diferente a un activo comprado hoy.

• Costo

El principio del costo está estrechamente relacionado con el anterior, y es la cantidad de

dinero que se gasta en bienes y servicios. Las razones para utilizar este concepto son:

1) El costo es objetivo y se verifica fácilmente

2) La utilidad puede verificarse comparando costos con ingresos o ventas
3) Las valoraciones del valor de mercado tienden a ser subjetivas.

Este principio establece que una venta ha ocurrido únicamente cuando se completa un
intercambio de activos; por ejemplo, cuando un cliente de un servicio de alimentación recibe
el alimento que ha ordenado y lo paga en el caso de que sea comercial.

• Periodo contable

La definición de un periodo contable ha resultado de la necesidad de tomar decisiones acerca

de la organización en este caso, del servicio de alimentación. Y los informes periódicos
acerca de la posición financiera y de cambios en la misma, son la base de tales decisiones.
Por esta y otras razones incluyendo la costumbre, el intervalo máximo entre estos informes
periódicos es de un año.

• Pareo de ingresos y gastos

Este principio involucra el reconocimiento del ingreso durante el periodo contable en el cual
ocurre y su pareo correspondiente con todos los gastos aplicables. Por ejemplo, un servicio
de alimentación puede comprar alimentos en un periodo contable y suministrárselos a los
clientes en el siguiente. Si no emplea este concepto, registraría el costo de los alimentos en
el periodo contable previo al cual se registró la entrega. En esta forma, sobreestimaría los
costos en el primer periodo y, en el siguiente, las utilidades.

• Declaración adecuada

Significa que los estados financieros y toda la materia que los acompañe deben contener
información completa sobre los datos esenciales para la comprensión de quien los lea, pues
con base en ella pueden lomarse decisiones financieras o de inversión. Los métodos contables
que se usen de un periodo a otro deben ser consistentes para poderlos comparar. De allí la
importancia que tiene la planeación cuidadosa de un sistema contable, pues cualquier cambio
en él puede traer consecuencias.

• Materialidad

Presentar en un informe contable todo lo que ocurre no es ni práctico ni factible. Por tanto,
debe considerarse la materialidad de todo evento, procedimiento contable o cambio en él,
Generalmente se considera que un ítem es material si su inclusión u omisión podría cambiar
o influenciar el juicio de una persona razonable.

• Conservadurismo

Tradicionalmente, la contabilidad ha tenido como principio no anticipar ninguna utilidad y

sufragar todas las pérdidas. Aplicado al proceso de presupuesto, por ejemplo, los ingresos
tendrían a subestimarse y los gastos, a maximizarse. El pensamiento contable actual está
variando un poco esta filosofía.

• Estados financieros

El resultado final del proceso contable es la generación de informes que muestren el estado
financiero del servicio de alimentación. De estos informes» los dos más importantes son: la
hoja de balance y el estado de resultados, o de rentas y gastos en las instituciones sin ánimo
de lucro.
 • Hoja de balance

La hoja de balance muestra los activos, pasivos o deudas y el capital, en un momento dado
del tiempo o al final del periodo contable. En otras palabras, señala la situación financiera en
un momento específico. Lo que hay en una hoja de balance hoy, puede no ser realidad
mañana.

— Activos: Constituyen la primera sección de la hoja de balance. Ya anteriormente se

había explicado qué son y los tipos de activos que hay, a saber: corrientes y fijos.
— Pasivos: También, como ya se había dicho, se clasifican en corrientes y fijos, pero
esta clasificación tiene un significado diferente a la de los activos.
— Capital: Representa la porción del servicio de alimentación que es de interés para sus
propietarios o accionistas, así como las utilidades retenidas.

• Estado de resultados

Este estado informa acerca de los ingresos, gastos y utilidades o pérdidas, como resultado de
las operaciones realizadas durante un periodo. En otras palabras, indica cuál ha sido el
comportamiento de un servicio de alimentación a lo largo del tiempo. En instituciones sin
ánimo de lucro se conoce como estado de ingresos y gastos.
La forma básica de este estado es la siguiente:

Ventas - Costo de los bienes vendidos = Utilidad bruta

Utilidad bruta – Gastos de personal y de operación = Ganancia neta (o perdida)

Las ventas o ingresos incluyen el recibo de dinero o los fondos asignados para la operación
durante el periodo. El costo de los bienes vendidos, o costo de los alimentos consumidos,
como se puede llamar también, se basa en las compras hechas para el periodo contable
cubierto por el estado de resultados y en los inventarios inicial y final. Se calcula de la
siguiente manera:

La utilidad bruta o venta, se determina restando el costo de los bienes vendidos de las ventas
o ingresos. Los demás gastos pueden clasificarse de diferentes maneras según las
necesidades. Generalmente, se clasifican como controlables y no controlables. En muchos
servicios de alimentación, los costos de personal y otros gastos de operación son las dos
categorías principales de gastos, además del costo de los bienes.

La sección de costos del personal puede subdividirse en gastos de supervisión, empleados de

tiempo completo, empleados de tiempo parcial y puede incluir también las comidas de los
empleados y pagos de seguro social. La sección de gastos de operación incluye aspectos tales
como alquiler, depreciación, lavandería, reparaciones, gastos de oficina, seguro, impuestos y
depreciación. Las utilidades netas o pérdidas se calculan restando los gastos de personal y
otros gastos de operación de la utilidad bruta. En un servicio de alimentación sin ánimo de
lucro, la utilidad neta se conoce como exceso de ingresos sobre gastos.

• Herramientas de comparación y análisis

De nada sirve tener los estados financieros si no se analiza y compara la información
resultante de ellos, con el fin de tomar las decisiones pertinentes. Entre las principales
herramientas se pueden mencionar: los estándares de comparación, las razones, las
tendencias y el análisis del punto de equilibrio.

• Estándares de comparación

Los estándares de comparación pueden ser internos o externos. Los internos consisten en una
comparación del desempeño con lo presupuestado. Muestran si las operaciones se están
realizando tal como se habían planeado. También puede compararse el desempeño actual con
el desempeño pasado. Los estándares externos consisten en hacer comparaciones con
servicios de alimentación similares o con el desempeño de la industria.

• Razones

El análisis de los datos que suministran los estados financieros en temimos de sus
interrelaciones. De otro modo, sería información sin significado e inútil. Para hacer este
análisis se emplean las razones que son expresiones matemáticas, muestran la relación entre
dos variables y pueden expresarse de diversas formas, a saber:

— Como una razón común. La relación entre x-y y se expresa como: x: y, tal como 3 a
1.
— Como un porcentaje, por ejemplo, el porcentaje de ventas.
— Como una rotación. Es decir, como el número de veces que x debe rotar para obtener
el valor de y, y se calcula dividiendo x entre y.
— Como base en una unidad. La relación puede expresarse en unidades monetarias por
unidad, por ejemplo, ventas en unidad monetaria por cada silla de un restaurante.

Clasificación de las razones

Las razones pueden clasificarse de diversas maneras. Una primera clasificación es:

• Razones financieras: Examinan las relaciones entre elementos de la hoja de balance o

entre uno de ésta y otro del estado de resultados. La pregunta básica que responde este
tipo de razones, es; ¿cuál es la salud financiera del servicio de alimentación?
• Razones operacionales: Analizan las relaciones entre elementos del estado de
resultados. Una segunda clasificación es según su uso fundamental. En este caso, se
clasifican en razones de: liquidez, solvencia, actividad, rentabilidad y operación.
• Razones de liquidez: Indican la habilidad para pagar las deudas oportunamente. Un
servicio de alimentación puede presentar utilidades y, sin embargo, no tener suficiente
dinero para saldar las deudas corrientes. Las dos razones de liquidez más comunes son:

— Razón corriente, que es la relación entre los activos y los pasivos corrientes:

Tradicionalmente, se ha considerado buena una razón corriente de 2:1, pero el tiempo y la

experiencia muestran que no hay una razón ideal.

— Razón de prueba ácida (también llamada razón ácida) que da una medida más exacta de
la capacidad de pago, porque no tiene en cuenta el inventario.

Razones de solvencia: Analizan la capacidad de cumplir las obligaciones a largo plazo. La

razón básica de este tipo es la razón de solvencia, esto es, la relación entre activos y pasivos
totales:

• Razones de actividad: Examinan qué tan efectivamente está utilizando sus activos un
servicio de alimentación. Se expresan bien sea como porcentaje o como rotación.

— La razón de rotación del inventario muestra el número de veces que se ha gastado y

repuesto el inventario durante el periodo. Se calcula dividiendo el costo de los bienes
vendidos por el inventario promedio, en un periodo contable:
Una razón alta indica que se ha mantenido un inventario limitado, mientras que una baja es
señal de que se han mantenido sumas grandes de dinero en inventarios.

— El porcentaje de ocupación muestra la relación entre la cantidad de sillas disponibles y el

número realmente usado:

• Razones de rentabilidad: Miden la habilidad de generar utilidad respecto de las ventas

o la inversión en activos. La mayoría de los servicios de alimentación, sean o no con
ánimo de lucro, deben generar alguna utilidad neta, aunque ésta se maneje de diferente
manera según el tipo. Las tres razones más utilizadas son:

El margen de utilidad muestra la eficiencia financiera general. El retorno sobre la inversión

mide la capacidad de generación de utilidades en relación con la inversión realizada. El
retorno sobre los activos es una medida de habilidad de la dirección para generar utilidades
comparada con los activos empleados para producirlas.

• Razones de operación: Analizan el éxito del servicio de alimentación en generar

ingresos y controlar gastos. El análisis de la mezcla de ingresos es un tipo de análisis de
ventas. Por ejemplo, un restaurante puede analizar cuál es la proporción de ingresos
generados por la venta tanto de alimentos como de bebidas. La factura promedio por
usuario es otra medida de generación de ventas en unidades monetarias; por ejemplo,
razones de ventas por silla, por comida, por camarero y por preparación.

Otras razones

Las más importantes de éstas son:

• Porcentaje del costo de alimentos: Puede subdividirse para ver el costo de los diferentes
grupos o categorías de alimentos. El costo de alimentos por paciente o por estudiante se
emplea para analizarlo en hospitales, escuelas y universidades.
• Porcentaje del costo de otros gastos de operación: Puede llamar la atención acerca del
comportamiento de los mismos en el tiempo. Por ejemplo, los costos de la energía y de
otros servicios públicos, así como de los artículos desechables, se controlan con más
cuidado en la actualidad.

El uso de las razones anteriormente descritas debe ajustarse a las necesidades específicas de
cada servicio de alimentación e incluir una variedad de ellas, ya que una sola razón es
insuficiente para tomar buenas decisiones. Además, deben usarse en combinación con el
análisis de tendencias, que consiste en una comparación de los resultados durante varios
periodos. Los cambios pueden anotarse en cifras absolutas o en porcentajes, y se pueden
utilizar varias de las razones ya discutidas. El análisis de tendencias sirve también para
proyectar futuros ingresos o niveles de actividad. Los análisis gráficos de los datos
financieros durante un periodo de tiempo ayudan a detectar y a comprender los cambios de
forma rápida. Por ejemplo, muchos servicios de alimentación grafican regularmente el
porcentaje de ventas gastado en alimentos, personal y otros gastos de operación. Por ejemplo,
muestra el porcentaje del costo de alimentos de la cafetería de un hospital, que se elabora
semanalmente, para monitorizar los costos de alimentos.
El punto de equilibrio es el punto en el cual un servicio de alimentación no está perdiendo ni
ganando, es decir, está en equilibrio, financieramente hablando. Para calcularlo, hay que
clasificar los costos en fijos y variables.

Los costos fijos son los que se requieren para que funcione el servicio de alimentación,
aunque no esté produciendo nada. Estos costos no varían si hay cambios en el volumen de
ventas o servicios y permanecen constantes dentro de un rango de volumen de ventas. El
(amaño de la planta física y la capacidad del equipo existente definen este volumen. Si alguno
de estos factores cambia, se modifican los costos fijos. Ejemplos de estos costos son: la
depreciación, los seguros, el alquiler y los impuestos prediales.

Los costos variables cambian en proporción directa con el volumen de ventas. Algunos no
pueden clasificarse claramente como costos variables o fijos y se denominan semivariables.
Éstos cambian con el volumen de ventas, pero no en proporción directa. Algunas ciases de
persona se clasifican dentro de este tipo de costos. Por ejemplo, si hay un supervisor para
100 empleados y el número de éstos aumenta a 110, probablemente podrá seguir el mismo
supervisor; igual cosa puede decirse de un empleado que lava loza con máquina lavaplatos.
Pero llegará un punto en que se requerirán otras personas. Por tanto, estos costos deben
subdividirse primero en sus componentes fijo y variable, antes de hacer el análisis de punto
de equilibrio. Los servicios públicos son otro ejemplo de costos semivariables.

La fórmula para calcular el punto de equilibrio es la siguiente:

Limitaciones del punto de equilibrio:

— Requiere conocer costos de operación y costos fijos y variables.

— Es más útil para planes a corto plazo.

Estados de tamaño común

Si los datos financieros se expresan en porcentajes se pueden hacer comparaciones

significativas, porque se presentan en una base común. Esto se conoce como estados de
tamaño común. Son especialmente útiles para comparar estados de resultados entre un
periodo y otro o de varias unidades operativas, en una cadena de servicios de alimentación.
También se pueden hacer comparaciones con el desempeño de la industria.

Otras herramientas de análisis

Entre otras herramientas de análisis de los estados financieros, se encuentran:

1. Estados financieros comparativos

Pueden presentar datos de más de un periodo para el mismo servicio de alimentación o para
dos o más unidades dentro de él. También pueden presentarse datos sobre operaciones
acumulativas a la fecha, junto con resultados de operaciones actuales.

2. Costo estándar

Es el costo promedio esperado para producir un producto o servicio, con un nivel dado de
ventas o servicios. Una vez que se determina sirve como estándar de comparación para
analizar los costos reales. Generalmente se considera aceptable una desviación de 1,5 a 2,0%,
entre e) costo real y el esperado. En América Latina, el cálculo de este costo tiene la enorme
limitación de las altas tasas de inflación en algunos países que producen continuos aumentos
de precios. Por tanto, el costo estándar se hace rápidamente obsoleto y habría que calcularlo
con frecuencia. Sin embargo, es la base para hacer comparaciones.

La planeación financiera comprende las siguientes áreas:

a) El desarrollo de oportunidades de inversión

 b) El presupuesto de capital, es decir, la mejor ubicación de los fondos limitados
c) La elaboración de presupuestos, es decir, de planes expresados en términos
financieros.

Desarrollo de oportunidades de inversión

Algunas de las inversiones de un servicio de alimentación se requieren a causa de las

condiciones de operación; por ejemplo, cuando es necesario reemplazar un equipo. Otras
inversiones se hacen con la expectativa de mejorar el desempeño y obtener mayores ingresos.
En esta clase de inversiones se encuentran: el establecimiento de un nuevo servicio de
alimentación, la adquisición de otro servicio de alimentación, la expansión física del servicio
de alimentación existente y el aumento de la variedad de productos ofrecidos. Cualquier tipo
de inversión que se vaya a hacer, requiere planeación, y para ello, deben seguirse los pasos
del proceso de toma de decisiones, a saber: recolección de información, formulación de
cursos alternativos de acción, evaluación de dichos cursos de acción y selección de uno de
ellos.

Presupuesto de capital

Como no es posible tener o conseguir fondos suficientes para todas las oportunidades o
necesidades de inversión, hay que escoger entre ellas, o ubicar fondos de acuerdo con ciertos
criterios, es decir, hay que presupuestar el capital. A menos que una inversión sea
indispensable para que el servicio de alimentación siga funcionando, éstas se clasifican sobre
la base de su retomo potencial a la operación. Para ello existen fórmulas matemáticas que
pueden ayudar a tomar la decisión; no obstante, la experiencia y la información que se
recolecten a lo largo del tiempo también son muy valiosas a la hora de presupuestar el capital.

Elaboración de presupuestos

Un presupuesto es un plan para operar un servicio de alimentación, expresado en términos

financieros, o un plan para controlar gastos y utilidades en relación con las ventas.
Presupuestares el proceso de planear, preparar, controlar, informar y utilizar el presupuesto.
El control del presupuesto involucra el uso de estos y de los informes de desempeño a lo
largo del periodo planeado, para coordinar, evaluar y controlar las operaciones de acuerdo
con las metas especificadas en el plan. Los presupuestos tienen diversos propósitos en la
planeación financiera, a saber:

— Son planes: La cantidad presupuestada, por ejemplo, para equipos y alimentos, es el

resultado de un proceso de decisión que sopesó diversas alternativas y seleccionó el mejor
curso de acción.

— Son proyecciones de gastos anticipados: Un planeador financiero puede consolidar estas

proyecciones y tomar alguna determinación acerca de los gastos futuros. Estos gastos
proyectados se comparan con los ingresos proyectados y se hacen planes de financiación en
caso de que los primeros sean mayores que los segundos, o de inversión, si es el caso
contrario.

— Son herramientas de control: Pero no controlan en sí mismos.

— Son estándares de operación: Además de ser proyecciones, indican la cantidad de gastos

que es aceptable.

— Son herramientas de evaluación: Porque permiten una revisión rápida y fácil del
desempeño, al comparar lo ejecutado con lo presupuestado.

Al planear un presupuesto, se pueden seguir los cinco pasos que se enumeran a continuación:

1. Elaboración del presupuesto de venías o del estimativo de ingresos.

Deben examinarse desempeños, presupuestos y experiencias pasadas y tenerse en cuenta las

influencias internas y externas, así como los cambios de precios. Si el servicio de
alimentación es con ánimo de lucro, hay que tener en consideración el objetivo de utilidad y
estimar la utilidad esperada a un volumen dado de ventas, para ver si se tiene la capacidad de
lograrla.

2. Elaboración del presupuesto de gastos.

Deben calcularse los gastos estimados por concepto de alimentos, personal y otros gastos de
operación, en relación con ¡as ventas o ingresos. Deben tenerse en cuenta los cambios
anticipados en precios de los alimentos y de los otros gastos, por ejemplo, aumentos de
salarios y alzas en combustible, También debe proyectarse el impacto que los cambios en el
menú o en otros aspectos puedan tener en las necesidades de personal o en otros gastos.

3. Elaboración del presupuesto de caja.

Es un estimativo detallado de los recibos y desembolsos de dinero a lo largo del periodo

presupuestado. Este presupuesto ayuda a coordinar el influjo y reflujo de dinero y a
sincronizar los recursos con las necesidades de dinero.
 4. Elaboración del presupuesto de gastos de capital.

Los principales rubros de este presupuesto son: mejoras, expansiones y cambios en edificio,
equipos y terrenos. Los servicios de alimentación comerciales lo elaboran para aumentar los
ingresos y para expandirse. Los no comerciales lo hacen con el fin de mejorar la seguridad,
la salud y el bienestar de los empleados, proteger los locales o cumplir con requerimientos
legales.

5. Compilación de una proyección o pro-forma.

Se compone de los presupuestos de ventas y gastos, que incluyen una proyección de la

utilidad si se trata de un servicio de alimentación comercial. El planificador del presupuesto
calcula diversas razones para determinar si se ha proyectado la relación apropiada entre
gastos y ventas o ingresos.

Estos pasos básicos pueden variar de acuerdo con el tipo de servicio de alimentación, y el
administrador puede involucrarse únicamente en ciertos aspectos de la planeación del
presupuesto. Además, hay que tener en cuenta que en la elaboración del mismo pueden
emplearse diversos enfoques, de los cuales los más comunes son:

— Presupuesto fijo o proyectado, que se elabora con un solo nivel de ventas o ingresos.
— Presupuesto por incrementos, que loma como base el presupuesto existente y proyecta
cambios para el año siguiente, en relación con el presupuesto actual.
— Presupuesto flexible, que se elabora ajustándolo a varios niveles de operación o de
ventas.
— Presupuesto con base cero, que es un concepto que implica reevaluación periódica o
anual de todos los programas o actividades del servicio de alimentación. Para ello, las
actividades existentes deben evaluarse tan estrechamente como las propuestas.

Cuando se ha terminado el proceso de planeador del presupuesto, se somete a revisión y

aprobación de las instancias necesarias, antes de que se convierta en el presupuesto definitivo
o estándar con el cual se evaluarán las operaciones.
El dinero es indispensable para crear un servicio de alimentación, y su adecuado y cuidadoso
manejo es fundamental para la supervivencia exitosa del mismo. De allí que quien lo
administre deba comprender los conceptos y principios básicos de contabilidad para
interpretar la información financiera que reciba del personal experto encargado de estos
aspectos y, con base en ella, tomar decisiones razonadas.

El proceso de contabilidad comprende el registro de todas las transacciones de negocios

teneduría de libros, para luego condensar e interpretar la información resultante del registro
de dichas transacciones, que es la función de la contabilidad propiamente dicha. Los dos
informes básicos o estados financieros resultantes del proceso de contabilidad son: la hoja de
balance, que muestra la situación financiera de un servicio de alimentación en un punto dado
del tiempo y el estado de resultados o de ingresos y gastos que describe el desempeño del
servicio a lo largo de un periodo.

Por eso, el primero se asimila a una fotografía y el segundo a una película, Para que la
información consignada en estos dos estados financieros se pueda interpretar con el fin de
tomar decisiones, es necesario analizarla y compararla. Para ello existen, entre otras, las
siguientes herramientas: estándares de comparación internos y externos; análisis del punto
de equilibrio punto en el cual los ingresos son iguales a los gastos; y estados de tamaño común
con base en porcentajes. El gerente o administrador de un servicio de alimentación debe hacer
su planeación financiera, la cual comprende:

a. Desarrollo de oportunidades de inversión

b. Presupuesto de capital
c. elaboración de presupuestos.

Esta tarea la hará total o parcialmente, de acuerdo con el tipo y complejidad del servicio de
alimentación que esté dirigiendo.
 Bibliografía

Tejada, B. D. (2006). Administracion de servicios de alimentacion (2 ed.).

Universidad de Antioquia. Obtenido de
file:///C:/Users/HP/Downloads/Administracion_de_servicios_de_alime
ntacio%CC%81n.pdf