GUÍA DE APLICACIÓN DE LA NORMA

NTC 5555 EN LAS INSTITUCIONES DE

FORMACIÓN PARA EL TRABAJO DEL
SECTOR BELLEZA.

Documento guía para la aplicación

PAGINA DE CREDITOS

Autor

vMartha Dayana Téllez Cardona

Maestría en Calidad y Gestión Integral

Convenio Universidad Santo Tomas –
Instituto Colombiano de Normas Técnicas y
Certificación ICONTEC
2018

Codirectora

vBeatriz Lorena Rodríguez Montenegro

Decana Ingeniería Industrial

Universidad Santo Tomas
2018

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Tabla de Contenido

Introducción
Objetivo de la guía
Alcance

Metodología de implementación
v ¿Para tener en cuenta?
v ¿Cómo hacerlo?
o TERMINOS Y DEFINICIONES PARA LA APLICACIÓN DE LA
NORMA TÉCNICA COLOMBIANA 5555 EN LAS INSTITUCIONES
DE FORMACIÓN PARA EL TRABAJO DEL SECTOR BELLEZA.
o PROCEDIMIENTOS PARA LA IMPLEMENTACIÓN DE LA NTC
5555.

3
INTRODUCCIÓN

En búsqueda del desarrollo del subsector productivo de la belleza,

nacen diferentes alternativas para potencializarlo, por lo cual un aporte
esencial son las instituciones de formación para el trabajo y las cuales
han sido desarrolladas por el gobierno nacional de Colombia y las
cuales deben comenzar a llevar a cabo la implementación de
estándares que les permitan ser competitivos en su sector productivo.
Por este motivo se desarrollo la siguiente Guía la cual puede ser
utilizada por las instituciones de formación para el trabajo del Sector
belleza como herramienta para la identificación e implementación de la
Norma Técnica Colombiana 5555, al utilizar la siguiente Guía para la
implementación de los estándares de la norma las instituciones lograr
impactar su sector con la prestación de un mejor servicio lo que
finalmente es demostrado a través de los técnicos laborales egresados
los cuales puedes trabajar en las diferentes instituciones o pueden
generar crecimiento en el sector generando nuevas oportunidades de
negocio al abrir sus nuevas empresas.

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OBJETIVO DE LA GUÍA

Encaminar la implementación del sistema de

gestión de calidad en las instituciones de
formación para del sector belleza a través de
procedimientos.

ALCANCE

La presente guía aplica a las instituciones de

formación para el trabajo del sector Belleza
que se encuentran interesadas en la
implementación de un sistema de gestión de
calidad bajo la norma técnica colombiana
5555.

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METODOLOGÍA DE IMPLEMENTACIÓN
¿PARA TENER EN CUENTA?

Para llevar a cabo la implementación de la norma técnica colombina 5555 a través

de la siguiente guía, es necesario que las instituciones de formación para el trabajo
del sector belleza previamente hayan contemplado el desarrollo y aplicación de la
normatividad legal del sector, como puede ser el tema de bioseguridad el cual le
permite identificar y controlar los riesgos enfocados en la seguridad y salud laboral
de los estudiantes y los clientes, así como los requisitos establecidos para la
aprobación de los programas educativos los cuales deben considerar la
Clasificación Nacional de Ocupaciones y las normas de competencia laboral
(160602002 Cuidado estetico de manos y pies, 160602003 Servicios de peluquería,
160602004 Maquillaje artistico y decorativo, 160602007 Cosmetologia y estetica
integral), por lo cual para la certificación de la NTC 5555 se requiere que las
instituciones de formación para el trabajo del sector belleza lleven a cabo la
implementación de la NTC 5581 – Programas de formación para el trabajo.
Requisitos.

Adicional es necesario que las instituciones de formación para el trabajo realicen un

diagnostico o autoevaluación que les permite identificar las oportunidades de mejora
que requieren para llevar a cabo la implementación del sistema de gestión de la
calidad.

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¿CÓMO HACERLO?
A continuación de se describían los términos, definiciones y procedimientos o paso
a paso parallevar a cabo la implemntación de la norma técnica colombiana 5555.

1. Terminos y Definiciones para la Aplicación de la Norma Técnica

Colombiana 5555 en las Instituciones de Formación para el Trabajo del
Sector Belleza1.

Para los propósitos de la guía se utilizarán los siguientes términos y definiciones los
cuales se manejarán de acuerdo al enfoque de la institución de formación para el
trabajo del sector belleza, las definiciones aquí descritas se encuentran de acuerdo
a lo definido en la NTC 5555 Sistemas de gestión de la calidad para instituciones de
formación para el trabajo:

Alta Dirección: Persona o grupo de personas que dirigen la institución de formación

para el trabajo del sector belleza y controla al más alto nivel la institución.

Auditoría Interna: Proceso mediante el cual la institución de formación para el

trabajo del sector belleza realiza evaluaciones a su sistema de gestión de calidad.
La auditoría interna debe alimentarse.

Autoevaluación Institucional: Es un proceso permanente donde participa la

comunidad educativa (estudiantes, docentes, acudiente de estudiante, directivas),
con el propósito de examinar los componentes del proyecto educativo de la
institución, mediante la aplicación de herramientas (encuestas, observación,
percepción del servicio, cliente incognito) para la medición, análisis y mejora
continua.

Bienestar Institucional: Son las políticas implementadas por la institución de

formación para el trabajo del sector belleza destinadas a suministrar a la comunidad
educativa (estudiantes, docentes, acudiente de estudiante, directivas) un bienestar
en pro de su desarrollo humano y social.
Calidad: Nivel en el que el conjunto de características inherentes cumple con las
necesidades y expectativas de los clientes (estudiantes, acudiente del estudiante,
convenios, entre otros que contraten los servicios de la institución).

Cliente: Organización o individuo que recibe el producto (estudiantes, acudiente del

estudiante, convenios, entre otros que contraten los servicios de la institución).

1
NTC 5555 Sistema de gestión de la calidad para instituciones de formación para el trabajo,
ICONTEC 21.dic.2011

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Formador; docente; instructor; facilitador; tutor: Persona que planifica,
desarrolla y evalúa el proceso de formación directamente con los estudiantes de la
institución de formación para el trabajo del sector belleza.

Eficacia: Nivel en el que se realizan las actividades planificadas y se alcanzan los

resultados planificados.

Eficiencia: Relación entre el resultado alcanzado y los recursos utilizados

Efectividad: Medida del impacto de la gestión tanto en el logro de los resultados

planificados, como en el manejo de los recursos utilizados y disponibles.

Institución oferente de servicios de formación para el trabajo: Es el conjunto de

personas y bienes promovido por las autoridades públicas o particulares, cuya
finalidad es prestar el servicio de formación para el trabajo. La institución de
formación para el trabajo puede ser una institución de educación para el trabajo y
del desarrollo humano, una institución de educación media técnica, instituciones con
programas técnicos profesionales y tecnológicos de educación superior que
cuenten con registro calificado otorgado por el Ministerio de Educación Nacional y
que sean de formación para el trabajo, cajas de compensación familiar que ofrecen
servicios de formación para el trabajo y empresas que desarrollen procesos de
formación organizados y sistemáticos para sus trabajadores actuales o potenciales,
que ofrecen programas de formación para el trabajo.

No conformidad: Una no conformidad es el incumplimiento a un requisitos,

necesidad o expectativa.

Parte Interesada: Persona o grupo que tienen interés en el desempeño o el éxito

de un servicio de formación para el trabajo del sector belleza.

Proceso: Conjunto de actividades mutuamente relacionadas o que interactúan, las

cuales transforman elementos de entrada en resultados.

Producto educativo: Resultado del proceso educativo, definido en el proyecto

educativo institucional (PEI) o su equivalente, el cual está orientado a la formación,
desarrollo y cumplimiento en los estudiantes de las competencias planificadas y
acordadas

Proyecto educativo Institucional (PEI) o su equivalente: El proyecto educativo

institucional (PEI) o su equivalente es un documento que contiene la propuesta
educativa que hace la institución de formación para el trabajo del sector belleza, en

8
la que plasma sus principales objetivos, el enfoque pedagógico, metodológico y
curricular, los elementos que lo caracterizan y diferencian de otros, identifica las
competencias para desarrollar, a través de la formación ofrecida, lo que espera
alcanzar y las estrategias para hacerlo.

Sistema de gestión de la calidad: Es un conjunto de elementos interrelacionados,

por el cual se dirige y controla una organización para que alcance a cumplir las
necesidades y las expectativas de los clientes.

2. Procedimientos para la Implementación de la NTC 5555

Los siguientes procedimientos se encuentran alineados a los requisitos definidos

por la norma, estos se diseñaron con el fin de dar el paso a paso que deben seguir
las instituciones de formación para el trabajo, seguido a estos se encuentran
descritos casos de aplicación o ejemplos que permiten entender los criterios a
aplicar en el sector belleza, para su entendimiento se definieron diagramas de flujo
utilizando la simbología ANSI:

Símbolo Significado ¿Para que se utiliza?

inicio/fin Indica el inicio y el final del diagrama de flujo.
Operación/ Símbolo de proceso, representa la realización de una
Actividad operación o actividad relativas a un procedimiento.
Representa cualquier tipo de documento que entra, se
Documento
utilice, se genere o salga del procedimiento.
Datos Indica la salida y entrada de datos.

Almacenamien Indica el depósito permanente de un documento o

to/archivo información dentro de un archivo.

Indica un punto dentro del flujo en que son posibles varios

Decisión
caminos alternativos.

Conecta los símbolos señalando el orden en que se deben

Líneas de flujo
realizar las distintas operaciones

Conector dentro de página. Representa la continuidad del

Conector diagrama dentro de la misma página. Enlaza dos pasos no
consecutivos en una misma página.
Representa la continuidad del diagrama en otra página.
Conector de
Representa una conexión o enlace con otra hoja diferente
página
en la que continúa el diagrama de flujo.
Fuente: www.ansi.org

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 PROCEDIMIENTO REQUISITOS GENERALES

FECHA:01/11/2017 Versión:000 PRO-041

OBJETIVO

Establecer los lineamientos para documentar, implementar y mantener el sistema

de gestión de calidad bajo los criterios definidos por la Institución de Formación para
el Trabajo (Academia de Belleza).

ALCANCE

Todos los procesos de Institución de Formación para el Trabajo (Academia de

Belleza)

RESPONSABILIDAD Y AUTORIDAD

Director / Delegado Administrativo: Es el responsable de realizar la aprobación a

la documentación y realizar seguimiento y medición a los procesos de la institución
de foración para el trabajo (Academia de Belleza) y al Sistema de Gestión de
Calidad.

Delegado del Sistema de Gestión de calidad: Realizar el levantamiento de los

procesos de la Institución de Formación para el trabajo (Academia de Belleza) como
son Maquillaje, Manicure y Pedicure, Peluqueria, etc, y levantar metodos para el
seguimiento a los procesos por parte de la dirección o su delegado.

DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES

A continuación se enucentran descritas por medio de un diagrama de flujo los

responsables y las actividades a realizar:

10
 4.1 Requisitos Generales

Delegado SGC Director / Delegado Administrativo

Realizar el levantamiento de los procesos

de la IFT
No
Ejem: Admisiones, Procesos pedagógicos,
acompañamiento a egresados.

Elaborar mapa de procesos o

¿mapa o
caracterización con la interacción
caracterización
de los procesos.
aproado?

Identificar fuentes de información para  la Si

operación y seguimiento.
Eje: normatividad de competencias del sector
belleza, entes reguladores, estudiantes

Levantar criterios y Realizar seguimiento,

metodos para medir el medición y análisis a
cumplimiento de lo los procesos de la IFT
planificado

Realizar ajustes de
acuerdo al seguimiento
de los procesos 

Aplicación:

• Las instituciones de formación para el trabajo del sector belleza pueden tomar
como referente los organigramas y/o los servicios definidos por la institución y
realizar el levantamiento de los procesos y la interacción o relaciones entre
estos, una vez realizado esto la información se puede consolidar en
herramientas como el “mapa de procesos” entendido como un diagrama grafico
de los procesos de la institución y las “caracterizaciones de los procesos”, esta
última es una radiografía de los procesos en la cual se planta un objetivo al
proceso, la interacción entre las entradas, elaboración de productos o prestación

11
 del servicio, relación entre las partes interesadas (estudiantes, entes
reguladores, clientes, etc) y las salidas y los indicadores con los cuales se realiza
la medición al objetivo dl procesos.

Ejemplo mapa de procesos

Fuente: elaborado por el autor

• Dentro de los requisitos generales es necesario realizar el análisis del contexto

de la institución de belleza tanto interno como externo y de las partes interesadas
(estudiantes, entes reguladores, clientes, etc), como resultado se puede
construir la visión, misión, objetivos, indicadores y metas de la estrategia de la
institución, así como la política y objetivos de calidad para dar cumplimiento a la
satisfacción de las partes interesadas (comunidad educativa).

• La institución debe documentar un manual de la calidad en la cual se contemple

el alcance, la interacción de los procesos, objetivos del sistema de gestión de la
calidad, los procesos y su interacción, las responsabilidades y autoridades, debe
tener coherencia con el proyecto educativo de la institución y debería
contemplarse dentro del mismo, el manual de calidad debería hacer referencia
a los requisitos y disposiciones legales y reglamentarias como por ejemplo
programas acreditados, normatividad en materia de bioseguridad, seguridad y
salud en el trabajo, ambiental y demás que apliquen para la prestación del
servicio.

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 PROCEDIMIENTO PARA
EL CONTROL DE DOCUMENTOS Y REGISTROS

FECHA:01/11/2017 Versión:000 PRO-042

OBJETIVO

Establecer los lineamientos para la elaboración, control y mantenimiento

(actualización) de los documentos y registros que se establezcan para la
implementación del sistema de gestión de calidad de la Institución de Formación
para el Trabajo (Academia de Belleza).

ALCANCE

Todos los procesos de Institución de Formación para el Trabajo (Academia de

Belleza)

RESPONSABILIDAD Y AUTORIDAD

Director / Delegado Administrativo: Es el responsable de realizar la aprobación a

la documentación del Sistema de Gestión de Calidad.

Delegado del Sistema de Gestión de calidad: Realizar el levantamiento de los

documentos necesarios que soportan el Sistema de Gestión de Calidad, determinar
los controles para sus revisiones y aprobaciones por parte de la dirección o su
delegado.

DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES

A continuación se enucentran descritas por medio de un diagrama de flujo los

responsables y las actividades a realizar:

13
 4.2 Control de documentos y Registros

Delegado SGC Director / Delegado Administrativo

Determinar la priorización
de los documentos y sus
aprobadores

Determinar controles
para los documentos y
registros

Elaborar documentos soportes

del SGC de la IFT
ejem: programa para el manejo Revisar y aprobar
de manos y pies, PEI documentos

No ¿contienen la
información
adecuada?

Oficializar y socializar
documentos Si

Aplicación:

• La Institución del sector belleza debería elaborar un procedimiento documentado

en el cual se defina el mecanismo para la elaboración, actualización y
aprobación de los documentos que hagan parte del sistema de gestión de la
calidad y de la institución como pueden ser el manual de calidad, los programas
de manicure y pedicure, programa de peluquería, manual de bioseguridad,
manual de convivencia, el proyecto educativo institucional (PEI), el plan de
estudio, procedimientos del programa de compras y/o diferentes procedimientos
de las áreas de gestión.

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• La institución debería definir un método para que la comunidad educativa tenga
acceso a la documentación, como son el plan de estudios, programas de cada
competencia (peluquería, maquillaje, manicure, etc).

• La institución debería establecer un procedimiento documentado para definir los

controles para la identificación, almacenamiento, protección, recuperación, el
tiempo de retención y la disposición de los registros de la institución o de carácter
legal (actas de reuniones de la dirección, registro de las quejas y reclamos,
información de las jornadas pedagógicas con los docentes, etc), para esto la
institución puede construir una matriz o base conocida como “Tabla de Control
de Registros” la cual permite hacer trazabilidad a la ubicación de los registros.

• Por otro lado, la institución debería mantener los registros de los estudiantes y
los registros educativos (registros de matriculas, datos personales, evaluaciones
de conocimientos adquiridos de los estudiantes y equipo administrativo, hoja de
vida de los docentes, diplomas y actas de grado, registro de las actividades
realizadas por las practicas de los estudiantes, etc) de acuerdo a lo definido por
el proceso de la alta dirección o la dirección de la institución en materia de
condiciones y tiempos de retención de los registros, sin dejar a un lado las
disposiciones legales establecidas por los entes de control.

PROCEDIMIENTO
RESPONSABILIDAD DE LA ALTA DIRECCIÓN

FECHA:30/10/2017 Versión:000 PRO-005

OBJETIVO

Establecer los lineamientos que debe tener en cuenta la alta dirección para el
manejo y seguimiento del sistema de gestión de calidad y la satisfacción del cliente
de las Institución de Formación para el Trabajo (Academia de Belleza).

ALCANCE

El Sistema de Gestión de Calidad de la Institución de Formación para el Trabajo

(Academia de Belleza).

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 RESPONSABILIDAD Y AUTORIDAD

La alta dirección tiene la responsabilidad del direccionamiento, manejo y

seguimiento del sistema de gestión de calidad de la istitución de formación para el
trabajo (Academia de Belleza) con el fin dar los lineamientos y los pasos a seguir
para cumplir con las necesidades y expectativas de las partes interesadas
(estudiantes, padres de los estudiantes, docentes, proveedores, etc.).

DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES

A continuación se enucentran descritas por medio de un diagrama de flujo los

responsables y las actividades a realizar:

16
Aplicación:

• La institución de formación para el trabajo del sector belleza deberia documentar

las responsabilidades de la alta dirección o dirección (representante legal o
director académico) en el reglamento interno o manual de funciones de la
academia.

• Detro de las responabilidades de la dirección de la academia de belleza debería

contemplarce:

o La elaboración de un análisis para identificar sus clientes: estudiantes,

sector productivo, comunidad, entes reguladores entre otros para definir
sus necesidades y expectativas de materia educativa o legal, por ejemplo,
para identificar las necesidades y expectativas de la comunidad educativa
se puede realizar encuestas que permita identificar que esperan de los
procesos educativos de la academia.

o El diseño de una política de la calidad de la formación en la cual se

exprese la intensión y deseos de la academia de belleza y que sea
coherente con las necesidades y expectativas de su contexto externo e
interno (por ejemplo: del sector belleza, económico, social, sus partes
interesadas: estudiantes, usuarios beneficiarios, teniendo en cuenta el
proyecto educativo institucional y el marco legal aplicable), sus principios
einstitucionales, con su misión, visión y con el servicio que desea prestar
de acuerdo con su PEI. Adicional la Institución debería verificar
periódicamente o cuando se presenten cambios en la institución o en las
necesidades de las partes interesadas y realizar los ajustes necesarios.

Por otro lado, la política debería ser divulgada utilizando medios como
carteleras en los salos de clase, en los formularios de matricula, en la
pagina web de la academia y otros medios por los cuales sea conocía por
las partes interesadas (estudiantes, proveedores, padres de familia, etc).

o El levantamiento de objetivos de la calidad para medir el cumplimiento de

la política de la calidad, estos objetivos deben tener alcance a los
programas diseñados para la prestación del servicio (manicure, peducure,
peluquería, maquillaje, etc), se deberían diseñar indicadores para su
medición y en estos identificar los tiempos para el cumplimiento,
responsables y las acciones que se llevaran a cabo para el cumplimiento
de los objetivos.

17
o La planificación un sistema de gestión de la calidad este podría
documentarse a través de un procedimiento o manual de calidad en el
cual se identifique como se llevará a cabo el cumplimiento del sistema,
cuál es la política, sus objetivos y como se realizará la medición de estos,
la documentación requerida, las responsabilidad e instancias rectoras de
la institución, las herramientas y métodos para la mejora continua del
sistema.

o La institución debe documentar en un procedimiento o en el manual de

sistema de gestión las responsabilidad, autoridad y relaciones mutuas de
los estudiantes, padres de familia, directivos, docentes, equipos
administrativo y servicios y las relaciones que se tenga con los entes de
control como la Secretaria de Educación, Secretaria de Salud o demás
entes del gobierno.

o Designar un responsable (coordinador académico o personal

administrativo) del sistema de gestión de la calidad de la academia de
belleza al cual se le debe definir y documentar sus responsabilidades.

o Definir canales (cursos virtuales, capacitaciones en materia de

normatividad como Bioseguridad, folletos camapañas educativas,
reuniones de acudientes, etc), que le permita realizar socializaciones de
los requisitos del sistema de gestión de la calidad como la política,
objetivos, resultado de las autoevaluaciones, difusión de las disposiciones
legales, reglamentarias y de los procesos de formación y promoción para
que la comunidad educativa tenga claridad de estos.

o Debería realizar periódicamente revisiones del sistema de gestión de

calidad y en estas evaluar la conveniencia, adecuación, eficacia,
eficiencia y efectvidad del mismo, para esto debe tener en cuenta los
resultados de aprendizaje, la medición de los indicadores, el plan
estratégico de la academia de belleza, los resultados y efectos
financieros, los resultados de las quejas, reclamos y observaciones y la
satisfacción del cliente, el destino de los egresados, los resultado de los
procesos de autoevaluación institucional, los cambios en requisitos
legales, reglamentarios o profesionales y resultados de auditorías
internas del sistema de gestión de la calidad. De acuerdo a estas
revisiones se debe realizar los ajustes necesarios al sistema de gestión
de la calidad para la mejora continua de este.

18
 PROCEDIMIENTO
PROVISIÓN DE LOS RECUROS

FECHA:07/11/2017 Versión:000 PRO-061

OBJETIVO

Establecer los lineamientos para la provisión de los recursos como materiales,

maquinaria, tenologia, humano, financiero, etc necesarios para la prestación de los
servicios de la Institución de Formación para el Trabajo (Academia de Belleza).

ALCANCE

Todos los procesos de Institución de Formación para el Trabajo (Academia de

Belleza)

RESPONSABILIDAD Y AUTORIDAD

Director / Delegado Administrativo: Revisar y aprobar los recursos necesarios

para la prestación de los servicios y la satisfacción de los clientes de la Institución
de Formación para el Trabajo (Academia de Belleza).

Delegado del Sistema de Gestión de calidad: Realizar el levantamiento de los

recuros necesario para la prestación de los servicios del programa academico,
realizar la solicitud de compra cuando esto cuando sea necesario.

Delegado Administrativo / Docente: Disponer y administrar los recursos

necesario para la prestación del los servicios del programa academico y la
satisfacción del cliente.

DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES

A continuación se enucentran descritas por medio de un diagrama de flujo los

responsables y las actividades a realizar:

19
 6.1 Provisión de los Recursos
Delegado SGC Director / Delegado Administrativo Delegado Administrativo/Docentes

Definir mecanismos para

identificar los recursos y la
satisfacción del cliente

Identificar los recursos para los

procesos y la satisfacción del cliente
Aprobación de los recursos
ejem: salones de clase, áreas de
necesarios
práctica (corte, manicure,
maquillaje), equipos audiovisuales

Realizar
compra de
recursos
7.4
Disponer de los recursos
para el desarrollo de los
procesos y servicio al
cliente

Aplicación:

• La institución de belleza debería definir un mecanismo para identificar, adquirir

y disponer los recuros necesarios para la prestación de servicios en materia
administrativa, y educativa en la cual se identifique las instalaciones (áreas de
corte, manicure, maquillaje, tinturas, entre otros de acuerdo con los programas
diseñados), equipo de docentes, elementos como ayudas audivisuales con el
objetivo de incrementar las satisfacción de los estudiantes y padres de familia o
acudientes, de ser posible se debería documentar dicho metodo en el PEI.

20
 PROCEDIMIENTO PARA
LA SELECCIÓN Y CONTRATACIÓN DE PERSONAL

FECHA:07/11/2017 Versión:000 PRO-062

OBJETIVO

Establecer los lineamientos para la administración del Talento Humano bajo los
criterios definidos por la Institución de Formación para el Trabajo (Academia de
Belleza) para garantizar la equidad y transparencia en todos los procesos de Talento
Humano.

ALCANCE

Todos los procesos de Institución de Formación para el Trabajo (Academia de

Belleza)

RESPONSABILIDAD Y AUTORIDAD

Director / Delegado Administrativo: Realizar las entrevistas en compañía con el

delegado de Talento Humano para definir a quien contratar.

Delegado de Talento Humano: Realizar la contratación y desarrollo de los cargos

necesario para la prestación del servicio y la satisfacción del cliente.

DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES

A continuación se enucentran descritas por medio de un diagrama de flujo los

responsables y las actividades a realizar:

21
Aplicación:

• Con el proposito de que la academia de belleza cumpla con el con el PEI definido
y su estrategia institucional debería realizar el levantamiento de perfieles del
personal admistrativo y docentes en los cuales se evalue la educación,
formación, experiencia y habilidades como por ejemplo:

22
 Docente de Maquillaje
Educación: técnico en maquillaje,
Formación: curso de maquillaje de diario, seminario de maquillaje para la noche,
Experiencia: de uno a dos años como docente en instituciones de formación para
el trabajo del sector belleza.
Habilidades: Relaciones interpersonales, orientación al servicio, escucha activa,
comunicación asertiva, evaluación y control de actividades.

• La academia de belleza debería diseñar metodologias y acciones (plan de

capacitación, pruebas spicotecnicas, capacitaciones pacticas de tinturas,
manicure, peluqueria, entre otros) para la medición de capacidades,
conocimientos técnicas y competencias del personal contratado, con el objetivo
de contribuir al PEI.

PROCEDIMIENTO PARA
LA IDENTIFICACIÓN Y MANEJO DE LA INFRAESTRUCTURA

FECHA:07/11/2017 Versión:000 PRO-063

OBJETIVO

Establecer los lineamientos para identificar y manejar la infraestructura necesaria

para la prestación de los servicios en la Institución de Formación para el Trabajo
(Academia de Belleza).

ALCANCE

Todos los procesos de Institución de Formación para el Trabajo (Academia de

Belleza)

RESPONSABILIDAD Y AUTORIDAD

Director / Delegado Administrativo: Realizar la identificación y suministrar la

infraestructura necesaria para la prestación de los servicios del programa
academico y la satisfacción de los clientes.

Personal de Mantenimiento – Proveedor: Realizar el mantenimiento preventivo

y/o correctivo de las infraestructura.

23
 DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES

A continuación se enucentran descritas por medio de un diagrama de flujo los

responsables y las actividades a realizar:

Aplicación:

• La Institución de belleza debería identificar sus áreas para la prestación del

servicio como son área de lavado, manejo de productos quimicos, área de
peluqueria, área de tinturas, área de manicure y pedicure, dirección, cafeteria,
archivo, entre otras, identificar los equipos academicos y ayudas audiovisuales,
servicios de apoyo para el bienestar de toda la institución como la enfermeria,
biblioteca, los servicios publicos , equipos e instalaciones de seguridad, esta
información puede ser complementaria teniendo encuenta que es requeridad
para dar cumplimiento a la normatividad que aplica a la institución en materia de
seguridad y salud en el trabajo, por ejemplo en materia de seguridad la
información puede ser documentada en el plan de emergencias institucional,
para la conservciaón de las instalaciones se puede diseñar y documentar un
programa de mantenimiento de las mismas.

24
 PROCEDIMIENTO
MANEJO DE AMBIENTE DE TRABAJO

FECHA:07/11/2017 Versión:000 PRO-064

OBJETIVO

Establecer los lineamientos para determinar y gestionar el ambiente de trabajo en

relacion a seguridad y salud en el trabajo y el mantenimiento del clima
organizacional de los colaboradores de la Institución de Formación para el Trabajo
(Academia de Belleza).

ALCANCE

Todos los procesos de Institución de Formación para el Trabajo (Academia de

Belleza)

RESPONSABILIDAD Y AUTORIDAD

Delegado de Talento Humano: Diseñar y mantener programas para el manejo del

ambiente de trabajo de los colabodradores.

Colaboradores: Participar en las actividades para la propiciar un ambiente de

trabajo en la institución de formación para el trabajo (Academia de Belleza) y realizar
retroalimentación al delegado de talento humano.

DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES

A continuación se enucentran descritas por medio de un diagrama de flujo los

responsables y las actividades a realizar:

25
 6.4 Manejo del Ambiente de Trabajo

Delegado Talento Humano Comunidad Educativa

Determinar programa para

el ambiente educativo de la
comunidad educativa
(estudiantes, padres y/o
acudieres, docentes)

Gestionar actividades en
materia de seguridad y salud
en el trabajo, clima Realizar
organizacional de los docentes retroalimentación de las
y personal administrativos, actividades
buenas relaciones y demás
que afecten la convivencia de
la comunidad educativa

Aplicación:

• La academia de belleza debería levantar un programa para determinar y

gestionar el ambiente de trabajo de los colaboradores de la institución, para lo
cual es necesario tener en cuenta la normatividad en materia de seguridad y
salud en el trabajo que permite identificar los riesgos a los cuales se cuentran
expuestos los colaboradores y estudiantes de la institución por ejemplo es
necesario el levantamiento de programa para el manejo de productos quimicos
que son utilizados dentro del programa de tinturas, asi mismo como el manejo
ergonomico en los programas de peluqueria y cepillado.

• La institución de belleza deberia diseñar programas en materia de clima

organizacional de la institución y realizar segumiento frente a diversas
situaciones que afecten a los colaboradores y estudiantes de la academia.

26
 PROCEDIMIENTO PARA
LA REALIZACIÓN DEL SERVICIO EDUCATIVO

FECHA:07/11/2017 Versión:000 PRO-071-072

OBJETIVO

Establecer los lineamientos para la planificación y seguimiento con al servicio de

formación para el trabajo de la Academia de Belleza.

ALCANCE

Todos los procesos de Institución de Formación para el Trabajo (Academia de

Belleza)

RESPONSABILIDAD Y AUTORIDAD

Director / Delegado Administrativo: Planificar y realizar seguimiento al servicio de

de formación para el trabajo y estacler canales de comunicación para conocer los
incumplimientos del servicio.

Delegado Administrativo / Docente: Aplicar los requisitos establecidos por la

Institución de formación para el trabajo (Academia de Belleza) antes de a prestación
del servicio.

DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES

A continuación se enucentran descritas por medio de un diagrama de flujo los

responsables y las actividades a realizar:

27
Aplicación:

• La institución de belleza deberia planificar la prestación del servicio teniendo en

cuenta el proyecto educativo institucional, los objetivos del sistema de gesión de
calidad, la estrategia de la institución y los requisitos legales.

• La academia de belleza deberia determinar los requisitos relacionados con las

necesidades y expetactivas de las partes interesadas (estudiantes, acudientes,
entes de control, entre otros) que la institución busca satisfacer.

• Una vez establecidos los requisitos la academia debería realizar la verificación

de estos antes del inicio de la prestación del servicio, como ejemplo la institución

28
 de formación debería firmar contratos con los estudiantes y acudientes en los
cuales se refleje las condiciones o requisitos del programa educativo, el manual
de convivencia, valor de la pensión, modalidades de pagos, material adicional
necesario de comprar como uniformes y elementos necesarios para el desarrollo
del aprendizaje como por ejemplo secadores, tijeras, esmaltes, productos de
belleza entre otros . Es necesario que la institución realice verificaciones
periodicas a los requisitos y condiciones del servicio educativo, teniendo como
referente las quejas, reclamos y solicitudes realizadas por los estudiantes y/o
acudientes.

• Por otro lado la academia de belleza debería definir metodos para socializar los
cambios realizados procurando dejar registro de la aceptación de estos por parte
de las estudiantes, padres de familia y/o acudiente o cualquier parte interesada.

• La institución de belleza debería levantar por medio de una matriz o base el tipo
de información a comunicar interna o externa, el canal utilizado para llevar a
cabo la comunicación (escritos, audiovisuales, digitales), los tipos de información
(correo electronico, folletos, circulares, cronogramas, etc), quien realizará la
comunicación a quien se encuentra dirigida y la frecuencia de esta. Como por
ejemplo se debería incluir la retroalimentación que se realiza a través de las
felicitaciones, sugerencias, reclamos y quejas de la comunidad educativa.

PROCEDIMIENTO
DISEÑO Y DESARROLLO DEL SERVICIO EDUCATIVO

FECHA:07/11/2017 Versión:000 PRO-073

OBJETIVO

Establecer los lineamientos para la planificación y control del diseño y desarrollo de

la oferta de programas de formación de la Institución de Formación para el Trabajo
(Academia de Belleza).

ALCANCE

Los programas de formación de la Institución de Formación para el Trabajo

(Academia de Belleza).

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 RESPONSABILIDAD Y AUTORIDAD

Director / Delegado Administrativo: Realizar el levantamiento de información de

las clientes y sector productivo de la belleza para la planificación de los programas
de formación y realizar seguimiento periodico para su mejora.

DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES

A continuación se enucentran descritas por medio de un diagrama de flujo los

responsables y las actividades a realizar:

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Aplicación:

• la institución de belleza debería identificar sus procesos de diseño y desarrollo

a través de los programas de prestación de servicios como el cuidado estetico
de manos y pies, maquillaje decorativo artistico y peluquería, en ellos se
encuentran los planes de estudio, es de anotar que este tipo de programas
deben dar cumplimiento con lo establecido por el ente de control en relación a
las competencias definidas para cada programa, la experiencia de la dirección
y las necesidades del sector productivo. Como un complemento para estos se
encuentra la norma técnica colombiana 5581 - programas de formación para el
trabajo, con el fin de realizar cambios y mejorar la diseño y desarrollo del
programa se pueden utilizar procesos de autoevaluación educativas.

• La academia de belleza teniendo en cuenta el proceso de diseño y desarrollo a

llevar a cabo debería contemplar como fuente de entrada de información a la
comunidad educativa (estudiantes, director, docentes, acudientes), los entes de
control, el sector productivo, la competencia, de estos se podría consultar
información para tener como referente los proyectos educativos institucionales,
requisitos de sus parates interesadas y características socioculturales.

• La institución de belleza con el levantamiento de la información referente debería

realizar los cambios necesarios en su proceso de diseño y desarrollo de sus
programas educativos y estos deberían ser revisados por los miembros de la
comunidad educativa (estudiantes, acudientes y/o padres de familia). Se debería
realizar verificación de las etapas del diseño y desarrollo a través de esta se
comprueban los resultados de lo planificado. Es necesario que se lleve acabo la
validación con el fin de confirmar que el diseño y desarrollo cumple con los
requisitos en los programas de belleza como en el proyecto educativo
institucional.

Se requiere mantener el control y registro de los documentos generados a partir

del diseño y desarrollo para lo cual se es necesario dar cumplimiento a lo
establecido por la institución de belleza en relación al control de registro.

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 PROCEDIMIENTO DE COMPRAS

FECHA:08/11/2017 Versión:000 PRO-074

OBJETIVO

Establecer los lineamientos para realizar la compras de los productos o servicios

necesarios para la prestación de los servicios y satisfacción de los clientes en la
Institución de Formación para el Trabajo (Academia de Belleza).

ALCANCE

Todos los procesos de Institución de Formación para el Trabajo (Academia de

Belleza).

RESPONSABILIDAD Y AUTORIDAD

Director / Delegado Administrativo: Realizar la descripción de las caracteristicas

de los productos y servicios para realizar la negociación, cotización y compra de
estos.

Delegado Administrativo / Delegado Compras: Realizar la negociación,

cotización y compra de productos y servicios necesarios para la prestación del
servicio, realizar evaluación del desempeño y retroalimentación al proveedor de
acuerdo a la calidad, oportunidad y completitud de las entregas realizadas.

DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES

A continuación se enucentran descritas por medio de un diagrama de flujo los

responsables y las actividades a realizar:

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 7.4 Compras 
Director / Delegado Administrativo Delegado Compras / Delegado Administrativo

Describir las características de Definir criterios de selección

los PYS q afecten la calidad de proveedores y productos

del servicio

Realizar procesos de
negociación y selección de
proveedores y productos

¿cumple los no
criterios?

si

Realizar cotización u orden de

pedido

Realizar compra de
productos y servicios

Realizar inspección de los
criterios de compra

¿cumple criterios no Devolver producto al

de compra? proveedor

si

Realizar ingreso al
inventario

Realizar evaluación de
desempeño del proveedor

Realizar retroalimentación al
proveedor

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Aplicación:

• La institución de belleza debe definir y documentar criterios técnicos y

administrativos para la compra de productos de belleza como tinturas, esmaltes,
productos químicos, equipos para las practicas, maquillaje y servicios en el cual
se contemplen las etapas de selección, evaluación y reevaluación de los
productos y proveedores, por ejemplo:
o Selección: experiencia previa del proveedor, certificaciones de los
productos, referenciaciones comerciales, condiciones técnicas del
producto como durabilidad del esmalte, productos químicos con el cual
esta diseñado, entre otros.
o Evaluacion y Reevaluación: calidad de los servicios, oportunidad y
completitud de los productos y servicios y el marco legal aplicable.

• La institución de belleza debería definir y documentar procesos para la recepción

de productos en la cual se verifique con requerimientos y criterios previamente
definidos.

PROCEDIMIENTO
PROCESO EDUCATIVO Y PRESTACIÓN DEL SERVICIO

FECHA:08/11/2017 Versión:000 PRO-075

OBJETIVO

Establecer los lineamientos para la definición de controles de seguimiento a los

procesos relacionados con la prestación del servicio educativo de la Institución de
Formación para el Trabajo (Academia de Belleza).

ALCANCE

Los procesos de prestación del servicio de formación educativo.

RESPONSABILIDAD Y AUTORIDAD

Delegado Sistema de Gestión de Calidad / Delegado Administrativo: Realizar

la definición de controles para el seguimiento a los procesos relacionados con la
prestación del servicio educativo.

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 DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES

A continuación se enucentran descritas por medio de un diagrama de flujo los

responsables y las actividades a realizar:

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Aplicación:

• La academia de belleza debería implementar controles a los procesos

relacionados con la prestación del servicio, las condiciones a controlar deben
contemplar las caracteristicas del servicio educativo, el uso sistematico de
ayudas audiovisulaes, las evaluaciones de conocimiento, trabajos de clase, las
actividades de promoción y graduación, entre otros.

• La academia de belleza debería realizar validaciones periodicas a los programas

de manicure, pedicure, cepillado, maquillaje, etc, cuando sea necesario por
motivos legales o cambios de procedimientos, entre otros, por otro lado, se
debería contemplar el manejo de los registros de las validaciones de acuerdo a
lo definido en el procedimiento de control de registros.

• En relación a la identificación y trazabilidad la academia de belleza podría

realizarla a través de el PEI, el cumplimiento al plan de estudios a los
rendimientos academicos, pero es de anotar que esta trazabilidad tambien debe
considerarse en el equipo administrativo a través de un programa de
capacitación y desarrollo de las competencias del personal.

En relación a la identificación del estado de la prestación del servicio la

institución de belleza podría prácticar encuestas de satisfacción a la comunidad
educativa con el objetivo de identificar cuales son los puntos en los cuales es
necesario realizar cambios y mejoras.

PROCEDIMIENTO PROPIEDAD DEL CLIENTE

FECHA:08/11/2017 Versión:000 PRO-0754

OBJETIVO

Establecer los lineamientos para el manejo de los materiales o registros que son
propiedad de los clientes como registros de matricula, datos personales y/o
materiales.

ALCANCE

Todos los procesos de Institución de Formación para el Trabajo (Academia de

Belleza).

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 RESPONSABILIDAD Y AUTORIDAD

Delegado del Sistema de Gestión de calidad / Delegado Administrativo:

Realizar la identificación de los materiales y registros que son propiedad del cliente,
determinar los controles para evitar su perdida o daño, realizar la notificación a los
clientes en caso de ser necesario y realizar los registros en caso de novedades.

DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES

A continuación se enucentran descritas por medio de un diagrama de flujo los

responsables y las actividades a realizar:

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Aplicación:

• La institución de belleza debería documentar el metodo para realizar para la

custodia, daño o perdida de los materiales y registros del cliente, por ejemplo en
algunas academias con el objetivo que las estudiantes no carguen todo el tiempo
sus elementos como secador, cepillos y demás, les proporcionan locker, sería a
propiado que la institución realice un inventario previo para determinar el estado
de los elementos o equipos, por otro lado la academia tambien debería
garantizar la custodia de la información entregada para la matricula de los
estudiantes, el material que construye la institución como parte del aprendizaje
(como propiedad intelectual).

PROCEDIMIENTO PARA
LA PRESERVACIÓN DEL PRODUCTO O SERVICIO

FECHA:08/11/2017 Versión:000 PRO-0755

OBJETIVO

Establecer los lineamientos para preservar y controlar los documentos academicos

de la Institución de Formación para el Trabajo (Academia de Belleza) como son los
planes de estudio, materiales impresos o electronicos, calificación de las
estudiantes, etc.

ALCANCE

Los procesos de prestación del servicio de formación educativo.

RESPONSABILIDAD Y AUTORIDAD

Delegado del Sistema de Gestión de calidad / Delegado Administrativo:

Realizar la identificación de los documentos academicos y suministros para los
procesos formativos, determinar e implementar los controles y realizar los ajustes
necesarios en caso de ser necesario a los controles.

DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES

A continuación se enucentran descritas por medio de un diagrama de flujo los

responsables y las actividades a realizar:

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Aplicación:

• La institución de belleza debería considerar y documentar el manejo para la

preservación de documentos académicos y suministros para los procesos
formativos como los planes de estudio, material impreso o digital para el
desarrollo del programa académico (como gúias para el manejo de la piel,
colorimetría, etc), reporte de notas, productos o insumos para el desarrollo de
practicas, entre otros.

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 PROCEDIMIENTO PARA EL CONTROL
DE LOS DISPOSITIVOS DE SEGUIMIENTO Y MEDICIÓN

FECHA:08/11/2017 Versión:000 PRO-076

OBJETIVO

Establecer los lineamientos para determinar el seguimiento y medición a los equipos

o dispositivos utilizados para la prestación del servicio y la satisfacción del cliente
en la Institución de formación para el trabajo (Academia de Belleza).

ALCANCE

Los procesos de prestación del servicio de formación educativo.

RESPONSABILIDAD Y AUTORIDAD

Delegado Sistema de Gestión de Calidad / Delegado Administrativo: Realizar

definición del metodo y seguimiento necesario para los equipos y dispositivos.

Personal de Mantenimiento – Proveedor: Realizar el mantenimiento preventivo o

correctivo a los equipos o dispositivos y generar registro de los ajustes realizados
en las hojas de vida de los equipos o dispositivos.

DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES

A continuación se enucentran descritas por medio de un diagrama de flujo los

responsables y las actividades a realizar:

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Aplicación:

• La institución de belleza debería definir y documentar el proceso para el

seguimiento y medición de los dispositivos y equipos como autoclaves,
secadores de cabello, calentador a gas y demar utilizados para la prestación del
servicio, también sería apropiado la definición de un cronograma de
mantenimiento preventivo y correctivo, este se debería garantizar que sea
realizado por personal calificado, competente y que tenga experiencia en el
preservación y mantenimiento de los equipos utilizados por la academia para la
prestación del servicio.

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 PROCEDIMIENTO
MEDICIÓN, ANALISIS Y MEJORA

FECHA:08/11/2017 Versión:000 PRO-008

OBJETIVO

Establecer los lineamientos para la medición, analisis y mejora del sistema de

gestión de calidad de la institución de formación para trabajo (Academia de Belleza).

ALCANCE

Todos los procesos de Institución de Formación para el Trabajo (Academia de

Belleza).

RESPONSABILIDAD Y AUTORIDAD

Delegado Sistema de Gestión de Calidad / Delegado Administrativo: Levantar

los procesos y metodos para el seguimiento del sistema de gestión de calidad,
realizar levantamiento de correcciones, planes de acción o de mejora en caso de
ser necesario, realizar seguimiento al sistema de gestión de calidad.

Delegado Sistema de Gestión de Calidad / Delegado Auditorias: Realizar

leantamiento del plan de auditoria del sistema de gestión de calidad, realizar
seguimiento al sistema de gestión de calidad a traves de auditorias.

DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES

A continuación se enucentran descritas por medio de un diagrama de flujo los

responsables y las actividades a realizar:

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 8 Medición, Análisis y Mejora 

Delegado SGC / Delegado Administrativo Delegado SGC / Delegado Auditorias

Diseñar procesos y métodos de

seguimiento, análisis y mejora
para el SGC.

Diseñar programa de
auditorias de acuerdo a la
Planificar el seguimiento, análisis importancia de los
 y mejora del SGC procesos

Implementar proceso
de seguimiento, análisis
 y mejora del SGC

No ¿Es necesario realizar

Realizar auditorias internas al
correcciones,
SGC.
AC o AP?

Si

Levantar planes de acción o

Realizar seguimiento planes de
correcciones para eliminar el
acción
incumplimiento.

Aplicación:

• La Academia de belleza debería realizar la definición de procesos y métodos

para realizar seguimiento, análisis y mejora al sistema de gestión de la calidad,
y pueden ser demostrados a través de la confirmidad del servicio educativo, por
medio del cumplimiento a los requisitos legales, misionales y de las partes
interesadas (estudiantes, padres o acudientes, entes de control), seguimiento a
indicadores, medición de la satisfacción del cliente, atención de quejas o

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 sugerencias, auditorias internas, y esta definición debería documentarse en un
procedimiento.

• La institución de belleza debería definir e implementar métodos para la medición

y seguimiento a la satisfacción de la comunidad educativa en relación a la
prestación del servicio, para esto se podría utilizar canales como encuestas de
opinión, talleres de padres de familia o acudientes, jornadas pedagógicas con
los docentes y demás y de ser necesario realizar la comunicación pertinente
para la obtención de retroalimentaciones de las partes.

• La academia de belleza debería documentar un procedimiento para llevar acabo

auditorias internas, definir un cronograma para la realización de estas y definir
los perfiles del equipo auditor, esto con el fin de verificar lo planificado, si se ha
implementado y se mantiene el sistema de gestión de la calidad eficaz.

• La Institución de belleza debería definir modelos para el seguimiento y medición

a los procesos de la institución, como forma de efectuar seguimiento, por
ejemplo, al proceso de adminisiones con el objetivo de identificar la mejorar o
ajustes en el proceso y así lograr la vinculación de nuevos estudiantes.

• La Academia debe definir y documentar el proceso de seguimiento y medición a

los servicios de formación para el trabajo, por ejemplo, a los logros de
aprendizaje de los estudiantes, el cumplimiento de los programas, las ayudas
educativas, la idoneidad y desempeño de los docentes, el logro en los objetivo
de los programas académicos (peluquería, cuidado de manos y pies, maquillaje)
a través de las evaluaciones prácticas realizadas a los estudiantes y a tráves de
estos seguimientos y mediciones la academia podría llevar a cabo
comparaciones y mejorar en los programas.

• La academia de belleza debería definir un procedimiento para el levantamiento,

manejo y gestión de las acciones preventivas, correcciones, acciones
correctivas, en caso de presentarse no conformidades a los requisitos definidos
de acuerdo a las necesidades y expectativas de las partes interesadas
(estudiantes, acudientes, proveedores, entes de control) o desviaciones en las
mediciones y análisis a los datos (desviación en la meta de los indicadores, que
la satisfacción de los clientes no se encuentre de acuerdo a lo planificado, que
los programas académicos no logren lo planificado), para esto sería necesario
que la institución realice un análisis para identificar las causas por las cuales se
están presentando las no conformidades o desviaciones.

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 Se debería identificar y documentar las desviaciones que se presentan por el
incumplimiento a los servicios presentados, el control que se debería dar a estas,
las responsabilidades y autoridad para el manejo de los incumplimientos, por
otro lado, se debería definir los formatos y registros para la información de los
incumplimientos y el manejo de estos.

• La academia debería realizar seguimiento y análisis períodico de los datos

generados frente al seguimiento y medición realizado a los procesos educativos,
indicadores, satisfacción del cliente, la evaluación de los estudiantes, las quejas,
reclamos u observaciones evidenciadas, entre otros datos que afecten el
sistema de gestión de la calidad y la prestación del servicio.

• La institución de belleza debería determinar el modelo para realizar la revisión

del cumplimiento del sistema de gestión de la calidad por medio de del
cumplimiento a la política de calidad, los objetivos de la calidad, la toma de
decisiones como resultado de las autoevaluaciones, auditorias, medicioón de la
satisfacción de la comunidad educativa, con el objetivo de realizar las mejoras
necesarias al sistema de gestión de la calidad, al proyecto educativo
institucional, a los programas académicos.

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