Manual de Usuario

Técnico/Transcriptor
Ficha técnica epidemiológica

El presente documento es una guía para que el usuario

transcriptor pueda registrar fichas epidemiológicas de
COVID-19 y realizar las actualizaciones correspondientes.

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 CONTENIDO
1. Introducción 4
2. Base Legal 4
3. Acceso al Sistema 4
4. Tablero principal 6
5. Fichas médicas 11
a.Nueva Ficha 12
b.Datos del establecimiento notificador 13
c.Identificación del caso/paciente 14
d.Antecedentes epidemiológicos 15
e.Datos Clínicos 17
f.Signos y síntomas 18
g.Enfermedades de base 19
h.Personas que tuvieron contacto con el caso1 20
i.Laboratorio 21
j.Notificador 23
6. Cuenta 23
7. Canales de atención 24

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Introducción
Con el fin de acelerar el proceso de transcripción de datos de las fichas médicas empleadas para
la detección COVID-19, así como evitar errores en su registro, se genera el módulo de Fichas
Epidemiológicas en el marco del Sistema Integral de Vigilancia Epidemiológica.

El sistema además permitirá la centralización de datos en tiempo real, de esta forma las unidades de
análisis y decisión podrán acceder a la información cuando lo requieran.

Base legal
Ficha epidemiológica y solicitud de estudios de laboratorio COVID-19 aprobadas por el Sistema
Nacional de Información en Salud - Vigilancia Epidemiológica (SNIS-VE)
https://snis.minsalud.gob.bo/images/vigilancia_2018/NUEVA-FICHA-COVID-19.pdf

Instrucciones para el llenado de la ficha epidemiológica y solicitud de estudios de laboratorio

COVID-19 aprobadas por el Sistema Nacional de Información en Salud - Vigilancia Epidemiológica
(SNIS-VE)
https://snis.minsalud.gob.bo/images/vigilancia_2018/INSTRUCTIVO-DE-FICHA-EPIDEMIOLOGICA-
COVID-19.pdf

Acceso al sistema
Abra un navegador de Internet, preferentemente Firefox o Google Chrome y en la barra de direcciones
escriba lo siguiente https://covid19.agetic.gob.bo/#/login y presione la tecla ENTER.

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 Para nuevos ingresos: al momento de la creación de su usuario se envió de manera automática
la contraseña al correo registrado, por lo que para ingresar debe utilizar su número de CI y esta
contraseña, el sistema le pedirá que cambie la contraseña una vez completado el procedimiento podrá
ingresar con la nueva contraseña.

En caso de haber olvidado la contraseña: debe utilizar la opción ¿Olvido su contraseña? el sistema le
pedirá el correo registrado y le enviará de manera automática una nueva contraseña la cual le permite
realizar el cambio una vez realizado el procedimiento podrá ingresar con normalidad.

Inicio
Una vez iniciada la sesión, se mostrará una ventana como la siguiente:

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En la parte izquierda superior de la pantalla se mostrará al Usuario que inicio sesión y seguidamente el
Menú de navegación que contiene los módulos de:

Inicio: Tablero donde se muestran los estados, y reportes de casos confirmados descartados y
sospechosos como también el dato por departamento.
Ficha médica: Bandeja de casos registrados con sus datos y apertura de nuevas fichas.
Cuenta: En este apartado el usuario podrá ver sus datos y cambiar su contraseña.
Cerrar sesión: El usuario podrá abandonar el sistema el momento que desee.

Este Menú podrá desplegarse o ocultarse presionando sobre las tres líneas que se encuentran en la

parte derecha del menú . A la misma altura también se visualizan los logos de Bolivia Segura
y Whatsapp, al presionar sobre estas opciones, se redireccionará a la página web de Bolivia Segura
(https://www.boliviasegura.gob.bo/) y a la invitación del grupo para formar parte del soporte del
sistema, según corresponda.

En la parte derecha de la pantalla se muestran trece apartados, los cuales nos muestran datos recuperados
de acuerdo al llenado de las fichas, habilitados para su descarga y algunos de estos con parámetros
editables. Estos apartados son los siguientes:

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 Estados

Resumen de casos de COVID-19

Casos confirmados acumulados por día COVID-19

(cuenta con parámetros ajustables)

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 Casos acumulados por día y por departamento COVID-19
(cuenta con parámetros ajustables)

Distribución de casos confirmados COVID-19 según tipo de transmisión

Casos importados de COVID-19 por país de procedencia

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Distribución de casos confirmados COVID-19 por grupo de edad y sexo

Distribución porcentual de casos confirmados COVID-19 por grupo etario

Distribución de casos confirmados COVID-19 por municipio

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 Evolución casos confirmados COVID-19 por departamento

Decesos COVID-19 por municipio y departamento

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 Decesos COVID-19 por sexo

Decesos COVID-19 por grupo etario

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Fichas médicas
En este módulo se muestra una bandeja que cuenta con el registro de los casos dependiendo del nivel de
acceso del Técnico podrá ver las fichas cargadas de su Red Municipal, Departamental o Nacional y con los
siguientes datos:
Acciones: Dónde podrá eliminar el registro con su respectivo motivo, editar el registro o
dar seguimiento al caso , al hacer clic en este símbolo, se desplegará un recuadro donde se
mostrará el historial del caso para dar seguimiento a las modificaciones o ingreso de datos.

Estado: Muestra el estado del paciente, si es Positivo cuando la muestra de laboratorio haya
resultado positivo, Sospechoso en caso que aún no se tenga un resultado de laboratorio o
Descartado, en caso que el resultado de laboratorio haya sido negativo.
Código: Código único para los casos positivos para cotejar la información con el equipo de apoyo
de inteligencia de la policía
Datos del paciente: Donde se registra el número de carnet de identidad (CI), nombre(s), primer y
segundo apellido y la fecha de nacimiento.
Última modificación: Indica la fecha de la última modificación del caso

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 Una vez que fueron ingresados los datos del caso y se encuentre en la bandeja, estos también serán
marcados con el color naranja en caso de no haber sido completados.

Al momento de ingresar los datos del resultado de muestra, este registro cambiará su estado y su orden
prioritario, dejando los casos positivos al principio de la lista, a los casos sospechosos en segundo lugar y
los descartados al final de la lista.

En la parte derecha superior se encontrarán las siguientes acciones:

Agregar Ficha: Crear una ficha nueva

Búsqueda: Busca un caso por filtros de código, nombres, primer y segundo apellido o número de
documento, no es necesario desplazarse en las hojas para hacer la búsqueda.
Actualización: Actualiza la lista de casos
Descarga: Descargar el registro de los datos del laboratorio en formato Excel, el mismo le desplegará el
siguiente mensaje.
IMAGEN

Estos registros cuentan con la validación de duplicidad , siempre y cuando tengan los datos de fecha de
notificación, número de documento y fecha de nacimiento.

a) Agregar Ficha
Al hacer clic en “Agregar Ficha” se direccionará a un apartado con 9 pasos, los mismos que deberán ser
llenados según la ficha epidemiológica original. Los pasos son los siguientes:

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Se debe tener en cuenta que en todos los apartados existen campos obligatorios, los cuales deberán
ser llenados para proseguir con el llenado de la ficha epidemiológica. Si está editando una ficha puede
desplazarse haciendo clic en el apartado que requiere editar.

b) Datos del
establecimiento notificador
Para empezar, se debe llenar los datos del establecimiento en el cual se hizo el primer contacto o que indica
al paciente de acuerdo a la ficha epidemiológica original.

Una vez que se haya completado los datos realizar clic sobre el botón para ir a la siguiente sección.

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 c) Identificación del caso/
paciente
Paciente:
En esta sección se deben llenar los datos personales del paciente.
Los datos deberán ser llenados en concordancia con la ficha epidemiológica original.
Los datos deben registrarse como se encuentran en el CI o el CE.
Para los pacientes extranjeros pueden ser registrados con el el Carnet de Extranjería ó el Pasaporte en
caso de contar con el Carnet de Extranjería.
Se debe aclarar el país de procedencia.
Dirección del Paciente:
Se debe registrar la dirección de residencia; para los pacientes extranjeros que se encuentran en tránsito y
no cuenten con una dirección es necesario registrar donde se encuentren alojados al momento del reporte
del incidente. Para aquellos casos en los que no se tenga una dirección se podrá dejar en Blanco.
Menor de Edad:
Si el paciente fuera menor de edad se habilitará la opción para registrar el nombre del padre o Apoderado
así como el número de teléfono.

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Una vez que se hayan completado los datos realice clic sobre el botón “siguiente” para ir a la siguiente
sección, también puede hacer clic sobre el botón para guardar el registro hasta el paso actual o
guardarla como completa y regresar a la bandeja.

d) Antecedentes epidemiológicos
En esta sección se ingresan los antecedentes epidemiológicos del paciente, la ocupación del paciente, si
cuenta con vacuna para la influenza y en caso de tenerla, la fecha de la vacunación.

También los datos y detalles en caso de que el paciente haya efectuado viajes al exterior o interior del país,
activando el siguiente botón .

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 En el siguiente apartado, en caso de haber tenido alguna interacción con un paciente positivo en
COVID-19, se deberán ingresar los datos correspondientes, activando el botón

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Todos estos datos registrados deberán ser ingresados de acuerdo a lo señalado en la ficha epidemiológica
original.

Una vez que se haya completado con los datos, realice clic sobre el botón para ir a la siguiente sección,
también puede hacer clic sobre el botón para guardar el registro hasta el paso actual o guardarla como
completa y regresar a la bandeja.

e) Datos Clínicos
En esta sección se registran los datos clínicos, es decir la fecha en la cual los síntomas tuvieron inicio, el
contacto con centros médicos, la condición del paciente en caso de internación y su seguimiento en el
establecimiento de salud.

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 Una vez que haya completado los datos realice clic sobre el botón para ir a la siguiente sección
también puede hacer clic sobre el botón para guardar el registro hasta el paso actual o guardarla como
completa y regresar a la bandeja.

f) Signos y síntomas
En esta sección se deben registrar los signos y síntomas del paciente, los datos deben estar de acuerdo a la
ficha epidemiológica original. En caso que el paciente sea asintomático se deberá activar este icono ,
de esta forma se bloquearán las opciones del listado.
En caso de seleccionar otros se activa el campo para llenar otro síntoma que no se encuentre descrito en el
listado.
A continuación se registra el estado actual del paciente y el diagnóstico clínico.
Solo si selecciona otros se habilita el campo para describir otro diagnóstico que no se encuentre registrado
en el listado.

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Una vez que haya completado los datos realice clic sobre el botón “siguiente” para ir a la siguiente
sección también puede hacer clic sobre el botón para guardar el registro hasta el paso actual o
guardarla como completa y regresar a la bandeja.

g) Enfermedades de base
En esta sección se deben identificar las enfermedades de base que hayan sido registradas en la ficha
epidemiológica original. Para activar la selección de esta lista se deberá hacer clic en el icono de .

También se debe realizar la transcripción de datos cuando el paciente está recibiendo para su enfermedad
actual algún tratamiento antibiótico o antiviral, incluyendo los datos de la fecha de inicio y si éste se
encuentra en curso o ya concluyó.

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 Una vez que haya completado los datos realice clic sobre el botón para ir a la siguiente sección,
también puede hacer clic sobre el botón para guardar el registro hasta el paso actual o guardarla como
completa y regresar a la bandeja.

h) Personas que tuvieron

contacto con el caso
En esta sección se deben registrar “una a una” a todas las personas que tuvieron contacto con el paciente
y que se encuentren reflejadas en la ficha epidemiológica original. Para agregar un nuevo contacto realice
clic en el botón “AGREGAR PERSONAS QUE TUVIERON CONTACTO CON EL CASO”.

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Una vez que haya completado los datos realice clic sobre el botón para ir a la siguiente sección,
también puede hacer clic sobre el botón para guardar el registro hasta el paso actual o guardarla como
completa y regresar a la bandeja.

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 i) Laboratorio
En esta sección se deben transcribir “una a una” todas las pruebas de laboratorio efectuadas al paciente, así
como los resultados de las mismas. Para agregar una nueva prueba de laboratorio o un nuevo control hacer
clic en el botón “AGREGAR LABORATORIO”. En caso de no contar aún con los datos del laboratorio
puede continuar al siguiente paso:

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Una vez que haya completado los datos realice clic sobre el botón para ir a la siguiente sección
también puede hacer clic sobre el botón para guardar el registro hasta el paso actual o guardarla como
completa y regresar a la bandeja.

j) Notificador
Por último debe registrar el nombre y el teléfono del notificador reflejados en la ficha epidemiológica
original.

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 Para finalizar la transcripción de la ficha presione el botón y podrá elegir si esta ficha sigue pendiente o
es una ficha completa para continuar, como se refleja en la siguiente imagen:

Cuenta
En la sección “Cuenta” del Menú principal podrá ver sus datos personales y su usuario (que será igual a
su número de cédula de identidad). También podrá cambiar su contraseña introduciendo la contraseña
vigente y llenando los campos requeridos con la nueva contraseña. Le recomendamos emplear una
contraseña segura por la sensibilidad de los datos registrados en el sistema, deberá tener en cuenta todos
los requerimientos descritos a continuación para crear su contraseña:

- La nueva contraseña debe tener como mínimo 8 caracteres y como máximo 15 caracteres.
- Debe tener al menos una letra mayúscula
- Debe tener al menos una letra minúscula
- Debe tener al menos un número
- Debe tener al menos un carácter especial como ser (*?%... etc)

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Canales de atención
En caso de dudas o consultas no dude en contactarse por el grupo de whatsapp:
https://chat.whatsapp.com/GXeZEg8JhwnCWSIbxykIdA

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