PROCEDIMIENTO

DE CONTROL DE DOCUMENTOS

1. OBJETIVO

Este procedimiento define las actividades para asegurar la identificación, revisión, aprobación,
actualización, distribución y protección de los documentos que conforman el Sistema Integrado de
Gestión y que están definidos en el Listado Maestro de Documentos.

2. ALCANCE NDT-WS-GC-PR-CD-01
Este procedimiento aplica para el control de todos los documentos que conforman el Sistema
Integrado de Gestión de NDT Welding Service S.A.C. y los de origen externo como normas, códigos,
especificaciones, planos del cliente entre otros.
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PROCEDIMIENTO DE CONTROL
DE DOCUMENTOS Código: NDT-WS-GC-PR-CD-01

3. DEFINICIONES

 DOCUMENTO: Es aquella información que se pueda modificar como son las listas de precios de
productos y servicios, procedimientos técnicos (PET) aplicables a equipos analíticos,
procedimientos técnicos para calificación y ensayos analíticos, procedimientos de carácter
administrativo y de recurso humano.

 DOCUMENTOS EXTERNOS: Es un documento que no puede ser modificado por la empresa, es

modificado por la entidad que lo genere, como documentos externos tenemos manuales de
operación y mantenimiento de equipos, lista de precios de los proveedores de equipos de
soldadura, normas técnicas emitidas por terceros y que aplican a los servicios que ejecutamos.

 DOCUMENTO INTERNO: Información o datos que posee y elabora la empresa para la gestión de
sus actividades.

 OBSOLETO: Es un documento que perdió vigencia, ya no tiene validez. Todo documento que
haya perdido vigencia deberá ser divulgado entre el personal correspondiente anunciando su
obsolescencia y posteriormente se archivara digital o físicamente según corresponda en una
carpeta de obsoletos en el computador servidor o el archivo físico. Con cada documento que
pierda vigencia se actualiza el listado de documentos obsoletos.

 SISTEMA INTEGRADO DE GESTION: Modelo de Gestión basado en las Normas Internacionales

ISO 9001:2015; ISO 14001:2015; OSHAS 18001:2007.

 APROBACION: Al aprobar un documento se verifica que el documento cumpla con la política de

calidad establecida. Cuando se aprueba un documento se convierte en un mandato para que
los involucrados lo implementen.

 REVISION: Se verifica que el documento está construido lógicamente, cumple con los requisitos
del modelo que apliquen, sea eficaz para la operación, no repite actividades de otro
documento.

 CONTROL DE CAMBIOS: Es la forma como se identifica qué cambios hubo de una versión a la
otra.

4. RESPONSABILIDAD

El coordinador de los sistemas de gestión tiene a su cargo la elaboración, modificación,

actualización y difusión de este procedimiento; además vela por su cumplimiento en todos los
niveles de la empresa.
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5. DESARROLLO

5.1. CODIFICACION DE LOS DOCUMENTOS INTERNOS

El código de identificación está compuesto por cuatro partes así: Nombre de la empresa - Proceso
– Tipo de Documento – Consecutivo.

 1ª. Parte: Compuesta por las siglas de la empresa

EMPRESA ABREVIATURA
NDT Welding Service NDT-WS

 2ª. Parte: Compuesta por dos letras que identifican el proceso al que pertenece el
documento según se indica en la siguiente tabla:

AREA O PROCESO ABREVIATURA

Gerencia General GG
Gestión de Calidad GC
Comercial CO
Almacén y Entrega de Producto AE
Servicio SE
Talento Humano TH
Infraestructura IF
Metrología MT
Compras CP

 3ª. Parte: Compuesto por dos letras que corresponden al tipo de documento asi:

DOCUMENTO ABREVIATURA
Manual MN
Caracterización CR
Procedimiento PR
Instructivo IN
Guías de trabajo GT
Formato FT

En caso se realicen documentos específicos para algún ensayo no destructivo se añaden las
abreviaturas del ensayo.
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TIPO DE ENSAYO ABREVIATURA

Inspección Visual VT
Líquidos Penetrantes PT
Partículas Magnéticas MT
Ultrasonido Industrial UT
Radiografía Industrial RT
Ensayo de Dureza HT

 4ª. Parte: Formada por dos dígitos que corresponden al consecutivo del documento. El
consecutivo se lleva por tipo de documento en cada proceso, donde siempre se inicia en 01.
Cada parte se encuentra separada por un guion.

Ejemplo: NDT-WS-GC-PR-01: Procedimiento número 1 del proceso Gestión de calidad

NDT-WS-CO-FT-10: Es el décimo formato del proceso Comercial

 ENCABEZADO: Todos los documentos llevan el encabezado que aparece en todas las
páginas del mismo y contiene las siguientes informaciones:

 Logotipo de la empresa
 Área o Proceso
 Nombre del documento
 Numero de pagina
 Versión: Inicia con el numero 01
 Fecha: Fecha de emisión del documento
 Código del documento.

Logotipo de la Empresa Área o Proceso Código Pagina


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Nombre del Documento Versión Fecha

5.2. CONTENIDO DE LOS PROCEDIMIETNOS E INSTRUCTIVOS

Los procedimientos e instructivos del SGC deben incluir la siguiente información:

 Objetivo: Define la finalidad del documento.

 Alcance: describe las áreas y/o procesos en los cuales se aplica el documento.
 Definiciones: Terminología especial utilizada en el documento, definida para facilitar la
comprensión del documento.
 Responsabilidad: Establece responsables por el manejo y por la implementación del
documento.
 Desarrollo: Descripción de las etapas, actividades y responsables en el desarrollo de un
proceso.
 Registros: Enumera los registros diligenciados en el desarrollo del procedimiento como
evidencia de la ejecución de las actividades.
 Control de cambios: Se incluye la siguiente tabla que incluye la historia del documento,
desde su versión 01 a la vigencia y detalla la modificación a que fue objeto en cada cambio
de revisión:

CONTROL DE CAMBIOS. Es la forma como se identifica que cambios hubo de una versión a la otra. A todo
documento se le asigna un código y con cada modificación se establece una nueva versión, en el
encabezado de todo documento aparece la versión vigente del documento al final una tabla de control de
cambios según el ejemplo a continuación. En esta tabla se van a relacionar la versión actual del
documento y un historial de las versiones anteriores. Con cada nueva versión de algún documento se debe
actualizar el listado maestro de los documentos.

ITEM FECHA DESCRIPCION MODIFICACION VERSION

MODIFICACION

5.3. DOCUMENTOS EXTERNOS

Se entiende como documento externo, todos aquellos documentos que no sean emitidos por la
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empresa como normas, códigos, catálogos, planos y documentos suministrados por el cliente entre
otros.

 En el momento de recibir cualquiera de estos documentos, el responsable de su uso debe

verificar:
 El buen estado
 Que se encuentren completos
 Edición actualizada
 Contenido coherente

 De no cumplir con estos requisitos, se notifica al emisor del documento (cliente o entidad
correspondiente) para su oportuna adecuación o se actualiza la versión.
 Todo documento externo que va a ser consultado en los procesos se relaciona en el GC-FT-
03 Listado Maestro de Documentos Externos, en el cual se establece su medio de
publicación y ubicación.

1. Hay documentos obligatorios y voluntarios.

INICIO Se identifican las necesidades de crear,
actualizar o eliminar documentos y se
registran en el Formato GC-FT-01. Esta
Formato actividad no aplica para los documentos que
1. Identificar Necesidades de
documento solicitud de son elaborados con la planeación e
modificación o implementación del SGC. Responsable:
eliminacion. cualquier miembro del equipo de trabajo.

2. Autorizar el desarrollo 2. Se analiza la conveniencia de crear el nuevo

documento. Responsable: Gerente del área
relacionada.
3. Definir el Objeto
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3. Se establece para que va a servir el

documento. Responsable: Gerente de área y
4. Recolectar y documentar persona que lo sugiere.
información
4. Se analiza la actividad, los datos, las
personas, los equipos, etc., que afectan el
5. Elaborador borrador de Nuevo nuevo documento. Responsable: Gerente del
Documento documento área y el equipo de trabajo del área.

5. Elaborar el borrador del documento.

6. Revisar el documento y Responsable: Personal técnico del área o
Obtener comentarios secretaria del área.

6. Los involucrados en la revisión de los

SI documentos emiten comentarios y de ser
7. ¿Hay necesario se hacen ajustes. Responsable:
3
cambios? Gerente del área.

7. Se busca consenso (si aplica). Responsable:

Gerente de área.
8. Aprobar Edición
8. Se aprueba el documento. (con firmas físicas
en la edición impresa original) Responsable:
9. Editar el documento
Gerente del área.

9. Se prepara el documento para su

A publicación. (impresión y/o distribución
electrónica) Responsable: Coordinador SGC.

10. Se actualiza el LMD internos o externos GC-

A FT-02 y GC-FT-03 teniendo cuidado en que
coincidan la fecha de aprobación y la versión.
Responsable: Coordinador SGC.
Identificar el 10. Incluir
documento en listado
maestro
11. Se publica el documento en la red y se envía
externo
notificación por correo electrónico a todo el
personal. Responsable: Coordinador SGC.
11. Hacer la publicación del
documento en el servidor y 12. Involucrados en la ejecución de documentos
divulgar lo aplican en sus procesos. Responsable:
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Equipo de trabajo según lo establezca el

documento.

12. Implementar documento 13. Cuando se detecte la necesidad de actualizar

la documentación del SGC se debe diligenciar
el formato GC-FT-01 indicando la descripción
de la solicitud de creación, modificación o
eliminación de documentos y la envía por
13. ¿Se
Si Formato correo electrónico al coordinador de los
requieren
Sistemas de Gestión para ser aprobado por el
líder del proceso. Responsable: Usuarios de
los documentos.

No 14. Los documentos obsoletos digitales son

guardados en una carpeta en el equipo del
3 Coordinador SGI en caso de requerirse para
FIN
su consulta. Las copias físicas de documentos
que son actualizados deben ser destruidas o
usadas como papel reciclable rayándolas por
12. Hacer la cara impresa previamente.
control de
obsoletos

6. REGISTROS
GC-FT-01 Solicitud de modificación o eliminación de documentos.
GC-FT-02 Listado Maestro de Documentos Internos
GC-FT-03 Listado Maestro de Documentos Externos

7. CONTROL DE CAMBIOS

ITE FECHA DESCRIPCION MODIFICACION VERSION

M MODIFICACION
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1 Marzo 23 de 2016 Versión inicial sin cambios-Fecha de aprobación 01

ELABORADO REVISADO APROBADO

NOMBRE: Darwin Enrique Ocsa Yucra NOMBRE: NOMBRE:

CARGO: CARGO: CARGO:

FIRMA: FIRMA: FIRMA:

FECHA: 11 – 05 - 2016 FECHA: FECHA: