UNIVERSIDAD MESOAMERICANA

Facultad de Ciencias Humanas y Sociales Lic. Rosendo Caal Ixim

Licenciatura en Administración Educativa caalrosendo@umes.edu.gt
Curso: Elaboración de Presupuestos; X Ciclo Tel. 31310095

DOCUMENTO DE ESTUDIO 04-EPAE-X CICLO

¿PASOS PARA ELABORAR UN PRESUPUESTO?

NOTA: Parte del material de estudio a analizar se adjuntan enlaces de videos
relacionados al tema, por lo que solicita estudiar estos recursos.

Enlace de video: La importancia de un presupuesto financiero

https://www.youtube.com/watch?v=yS3xY857QEU

Enlace de video: Cómo elaborar un presupuesto personal o familiar

https://www.youtube.com/watch?v=70JZNl87mEE

Elaborar un presupuesto permite a las entidades públicas, privadas o

familias establecer prioridades y evaluar la consecución de sus objetivos.
El presupuesto anual es un documento con las acciones a realizar para
financiar el plan estratégico de tu empresa.
Para lograr tus objetivos, ya sean mantener la rentabilidad, elevar la
productividad o impulsar el crecimiento de tu negocio; necesitas prever cómo
gestionarás tus recursos.
Un presupuesto es la herramienta que te ayudará a decidir en qué debes
invertir o dónde debes implementar medidas de ahorro para hacer que tu
empresa sea rentable y exitosa.
Si te preguntas "¿cómo debo planear el presupuesto para mi empresa?", has
llegado al lugar correcto, pues en este artículo te indicaremos paso a paso lo
que debes hacer. La planeación del presupuesto debe seguir un orden, pues
de los cimientos que establezcas dependerá la solidez de tu plan estratégico.
Estos son los pasos para planear tu presupuesto:
1. Definir la situación financiera
Debes partir de una base real para hacer proyecciones alcanzables. Analiza
cuáles han sido las tendencias de gastos e ingresos de su organización o
empresa en los últimos años para prever los ingreso y necesidades financieras.
El primer paso para crear un presupuesto es averiguar cuál es el ingreso total
que se percibirá, y asegurarse de que estén todas las fuentes de ingresos.
Si el ingreso fluctúa cada mes debido por la realización de diferentes
actividades, entonces se debe establecer una cifra base.
De la misma manera, cuando se trate de presupuestos familiares o personales,
es importante considerar del cómo ha sido el comportamiento de los ingresos
y gastos en los últimos años como referencias, es esencial conocer las
limitaciones de los ingresos a percibir para cubrir las necesidades de gastos.

2. Establecer tus objetivos institucionales (o personales)

Si no sabes a dónde quieres llegar, ¿cómo puedes decidir qué camino tomar y
cuánto capital necesitas?
De las metas estratégicas dependerá el uso que de los recursos y las
inversiones que se haga para hacer crecer la empresa u organización, en
definitiva, el responsable del presupuesto debe conocer muy bien la
institución.
En caso sea un presupuesto personal o familiar, igualmente se deben definir
los objetivos y prioridades, ¿Qué se va hacer? ¿Cómo se va hacer?
¿Cuáles y cuántos son mis ingresos? ¿Cuáles y cuántos son mis gastos?
3. Determina tus costos
Debes definir a cuánto ascenderán los gastos en cada departamento o sección
para saber cuánto se generará de ingresos para cubrir los gastos y mantener a
la organización o su empresa rentable.
Diferenciar entre gastos fijos y gastos variables te permitirá tener un mayor
control sobre tu presupuesto, de esta manera, llevarás una mejor
administración de tu dinero.
En el día a día se presentan muchos aspectos que involucran desembolsar
dinero. Por ejemplo, en el presupuesto familiar nos encontramos en fechas
donde se debe hacer el pago de colegiaturas y la compra de útiles, pero
también están los gastos que realizamos en el súper, algunos otros para cubrir
servicios básicos como luz, agua, teléfono y otros para cubrir los servicios
como plataformas digitales.

A) Los gastos fijos. Son aquellos que mes con mes debes pagar, por
ejemplo: alimentación, transporte, servicios, deudas, educación, renta,
entre otros. Algunos de estos gastos no se pueden eliminar, pero sí
recortar, por ejemplo: utilizar menos luz y gas, no desperdiciar el agua,
entre otros. Son maneras en las que se puede ahorrar.
B) Los gastos variables. Son gastos que cambian de acuerdo con los
gustos y actividades de cada uno, por ejemplo, la compra de ropa y
calzado, comidas fuera de casa, visitas al cine, cualquier gasto que
derive de una emergencia. Muchos de estos gastos son innecesarios,
incluso podemos evitarlos.
En el ámbito empresarial se entiende como gastos fijos es aquel coste que
posee una organización o empresa que no varía, ya que la empresa no puede
prescindir de este tipo de gastos que son indispensables para la actividad que
la organización lleva a cabo. Por ejemplo: el costo de alquiler de un local,
oficina o depósito de una empresa. 
Los costos fijos suelen presentarse a lo largo de un período determinado de
tiempo y no dependen del nivel de producción; a mayor o menor producción,
el costo fijo total de una empresa se mantiene estable.
El costo fijo suele graficarse con una línea horizontal, puesto que no existe
variabilidad en él. Una empresa siempre intentará reducir los costos al mínimo
indispensable para su crecimiento.
El costo variable es aquel coste que posee una empresa u organización que se
modifica según los volúmenes de venta o el nivel de actividad de la empresa.
El costo variable aumenta cuando aumenta la producción y disminuye cuando
esta disminuye. Por ejemplo: materias primas, el combustible, mano de obra
de producción, energía eléctrica por consumo de equipos o máquinas.
De la misma forma en otras organizaciones como las instituciones públicas
tienen gastos fijos y variables.
 
Fuente: https://www.ejemplos.co/20-ejemplos-de-costo-fijo-y-costo-
variable/#ixzz72it4RtVT

4. Realizar proyecciones de flujo de efectivo

Es necesario que establezcas límites de gastos, así como metas de ingresos
para definir de manera aproximada tus números y saber si contarás con el
efectivo para seguir cubriendo tus gastos operativos con tus propios ingresos.
En caso contrario, necesitas planear acciones concretas para impulsar la
generación de mayores ingresos, hacer recortes de gastos o recurrir a fuentes
de financiamiento.
5. Asigna recursos a cada área
Dependiendo de cuáles sean tus objetivos estratégicos y lo que se espera de
cada departamento o sección, es esencial que dotes a cada uno de los recursos
necesarios para coadyuvar a la operación del negocio o institución pública o
privada.
6. Revisa tu presupuesto constantemente
No debes olvidar que un presupuesto anual es una proyección y que deberás
darle seguimiento para ver si se apega a las realidades que enfrenta tu empresa
Si detectas diferencias importantes que vayan en detrimento de los resultados
generales de organización o empresa, podrás actuar a tiempo.
7. Haz los ajustes necesarios
Haga comparaciones entre lo presupuestado y los resultados reales cada mes o
bimestralmente, te permitirá tomar decisiones oportunas que apuntalen la
rentabilidad de tu negocio.
El manejo eficiente de tus recursos es la clave para que tu empresa sea
competitiva y alcance sus metas estratégicas, en caso sean instituciones
públicas u organizaciones no gubernamentales serán eficientes en la
prestación de servicios a la población.
Ejemplos de presupuestos. Presupuesto familiar: