Toda organización o empresa, para desarrollar su objeto, requiere un personal que ejecuten las diferentes

actividades, todas estas actividades se conocen con el nombre de funciones y constituyen el soporte técnico que
justifican y dan sentido a la existencia de los cargos en una organización.

El objetivo primordial del manual es describir con claridad todas las actividades de una empresa y distribuir las
responsabilidades en cada uno de los cargos de la misma. De esta manera, se evitan funciones y
responsabilidades compartidas que no solo redunda en pérdidas de tiempo sino también en la dilución de
responsabilidades entre los funcionarios de la empresa, o de una misma sección; el manual de funciones hace que
los procesos en la organización sean medibles y cuantificables haciendo así que la empresa u organización sea
más productiva, rentable y eficiente.

DEFINICIONES

Manual de Funciones:

Es un instrumento de información en el cual se describen en forma secuencial y cronológica, las operaciones que
deben seguirse para la realización de las funciones de una Dependencia o Entidad, o varias de ellas.

Específicamente, el Manual de Organización, es la versión detallada de la descripción de los objetivos, funciones,

autoridad y responsabilidad de los distintos puestos de trabajo que componen la estructura de la Organización.

Funciones Básicas:

Es un punto en donde se deben incluir brevemente cada una de las funciones y responsabilidades básicas que
describa adecuadamente los límites y la esencia del cargo. Se debe tener en cuenta que en la descripción de las
funciones básicas no se debe entrar en detalles, ya que esto se trata específicamente en el manual de
procedimientos establecido para la empresa.

Identificación del cargo:

En esta parte se describe el nombre del cargo, el nivel del cargo, la dependencia a la que pertenece, el número de
cargos y el cargo de su jefe inmediato.

Requisitos:

Este punto de la descripción del cargo, se describe cuál serían los requisitos del perfil para cada uno de los
cargos. Se debe aclarar con respecto a la descripción del perfil de cargo que este se requiere para poder realizar
una adecuada selección de personal. Si bien es cierto que es muy difícil encontrar un empleado que cumpla a
cabalidad con el perfil óptimo establecido para un cargo, esto si nos puede servir de base para seleccionar el
aspirante más adecuado en el proceso de selección. (Estudios, Experiencia, Conocimientos)

Definición de Política empresarial

La política de una organización es una declaración de principios generales que la empresa u organización se
compromete a cumplir. En ella se dan una serie de reglas y directrices básicas acerca del comportamiento que se
espera de sus empleados y fija las bases sobre cómo realizar las actividades de la empresa.

Una buena política no debe de ocupar más de una o dos páginas y no debe incluir detalles. Simplemente se deben
enumerar las líneas generales que definen la filosofía de la empresa, como pueden ser por ejemplo el compromiso
de cumplir la legislación, la voluntad de crear un buen ambiente de trabajo, la implantación de sistemas de mejora
continua, la definición de objetivos ambiciosos, la necesidad de gestionar las actividades por procesos y de hacer
caso a los procedimientos, la expectativa de minimizar el impacto ambiental mediante una buena gestión de los
recursos, etc.

Una vez creada la política, ésta debe quedar documentada y ser incluida en el Manual de Calidad o en el Manual
Gestión Integral de la empresa. Además, la política debe ser distribuida y conocida por los empleados, debe ser
implementada y servir como punto de partida a la hora de redactar el resto de documentos de la compañía. Por
ejemplo, si en la política se habla del “cumplimiento de la legislación”, el resto de los procedimientos deben
poner énfasis en que esto se cumple, de otro modo estarían incumpliendo ese principio marcado por la empresa.

Tipos de Políticas

Existen varios tipos de política en función de su alcance:

- Políticas generales: Son políticas que alcanzan a toda la organización y marcan sus líneas generales. Deben ser
conocidas por todos y servir de guía. Una buena política general deberá ser acorde con la estrategia fijada por la
empresa y servir de referencia para la elaboración del resto de políticas departamentales y específicas.

- Políticas departamentales: Son los principios a seguir de cada departamento o servicio. Las más comunes son la
Política de Calidad donde se fijan los principios y objetivos de calidad a alcanzar, la Política Medioambiental
donde se habla de ser responsable y minimizar el impacto ambiental y la Política de Prevención de Riesgos
Laborales (PRL) donde se habla de conseguir condiciones de trabajo dignas y minimizar los riesgos de
accidentes.

- Políticas específicas: Este último tipo de políticas son reglas fijadas para actividades y proyectos concretos
hechas a medida de los mismos.

· Requisitos de una Política empresarial

Existen varias normas que exigen tener una política de gestión que incluya una serie de aspectos. Entre ellas
tenemos las siguientes:

ISO 9001: Requisitos para el sistema de gestión de calidad

La ISO 9001 exige incluir una política en el Manual de Gestión de Calidad de la organización que contemple los
siguientes aspectos:

- Compromiso de cumplir los requisitos legales y los compromisos fijados por la organización.

- Mejora continua de la eficacia del Sistema de Gestión de Calidad.

Además se dice que esta política debe ser adecuada al propósito de la organización y servir de marco de
referencia para establecer y revisar objetivos de calidad. Por último, esta debe ser comunicada y revisada
periódicamente.

ISO 14001: Requisitos para sistemas de gestión ambiental

La norma ISO 14001 exige una política ambiental que contemple lo siguiente:

- Cumplir requisitos legales y suscritos.

- Mejora continua.

- Prevención de la contaminación.
La política debe ser adecuada al impacto ambiental de las actividades de la organización y servir de marco de
referencia para establecer y revisar objetivos y metas ambientales. Esta política debe ser documentada e
implementada, se comunicará y estará a disposición del público.

Nota: Las normas ISO son aplicables en todos los países, aunque cada país tiene su transcripción propia. En el
caso de España, se llaman “UNE EN ISO” (UNE= Una Norma Española, EN= Norma Europea). A pesar de esto,
todas las adaptaciones son iguales y compatibles entre sí. La ISO 9001 dice lo mismo que la UNE-EN ISO 9001,
y la ISO 14001 lo mismo que la UNE-EN ISO 14001.

· Políticas integradas

En la puesta en práctica, hay muchas organizaciones que tienen implantadas conjuntamente la ISO9001,
ISO14001 y otras normas. En este caso lo normal es tener un Sistema de Gestión Integrado donde se contemple
todo en un mismo documento (el llamado “Manual de Gestión Integrada”). En estas situaciones se puede crear
una política global que contemple todos los puntos anteriormente descritos y que dé cumplimiento a todas las
normas de una sola vez.

· Ejemplo de Política integrada

Por último, vamos a poner un ejemplo de política integrada para una empresa industrial ficticia que fabrica
botellas y que ha creado una política a medida para cumplir las normas ISO9001 de calidad e ISO14001 de
gestión ambiental. Esta política estaría incluida en su Manual de Gestión Integrado:

“La empresa PDCA Fábrica de Botellas es una compañía dedicada a la producción y distribución de botellas de
vidrio. Sus principios y compromisos se enumeran en los siguientes puntos:

- PDCA Fábrica de Botellas se compromete a cumplir la normativa legal y los compromisos que ha fijado con sus
clientes.

- Las actividades de la compañía serán gestionadas por procesos, estableciéndose objetivos ambiciosos para los
procesos clave que serán evaluados y actualizados con una periodicidad mínima anual.

- Se establecerán sistemas adecuados para prevenir la contaminación y gestionar los recursos de forma eficiente.

- Se seguirá una sistemática de mejora continua que permita mejorar la forma de realizar y gestionar las
actividades de la compañía para así aumentar su eficacia.

Estos principios serán comunicados y seguidos por todo el personal. Además esta política será revisada
periódicamente para adecuarla a la situación actual de la compañía.”
EJEMPLO DE MISIÓN Y VISIÓN DE UNA CONSTRUCTORA (AZUL
CONSTRUCTORA)

MISIÓN

Ser una empresa constructora innovadora aportando al desarrollo de  la infraestructura en México, comprometida
con sus clientes y sus necesidades basándose en el trabajo de equipo con un grupo de profesionales en ejecución
de obras, para así lograr proyectos de calidad al beneficio de todos sus clientes.

VISIÓN

Ser una empresa constructora líder en el mercado, conocida por su gran desempeño y reconocida por su
capacidad, calidad, seguridad y sobre todo cumplimiento. Ofreciendo soluciones óptimas a las necesidades de
todos sus clientes.