INDICE

INDICE .......................................................................................................................................................... 1
TEMARIO...................................................................................................................................................... 3
BIBLIOGRAFÍA............................................................................................................................................ 3
SESIÓN 1 – INTRODUCCIÓN..................................................................................................................... 4
ESQUEMA DE UNA EMPRESA.............................................................................................................. 6
LA PROGRAMACIÓN ............................................................................................................................. 8
EL CONTROL DE MATERIALES........................................................................................................... 9
LAS COMPRAS ...................................................................................................................................... 10
EL ALMACENAMIENTO ...................................................................................................................... 11
SESIÓN 2 - CONCEPTOS BÁSICOS......................................................................................................... 12
CLASIFICACIÓN DE LOS MATERIALES........................................................................................... 12
Materiales de stock ............................................................................................................................... 12
Materiales de No stock ......................................................................................................................... 13
CLASIFICACIÓN GENERAL DE MATERIALES................................................................................ 13
Insumos................................................................................................................................................. 13
Materiales en producción...................................................................................................................... 13
Activos.................................................................................................................................................. 13
Mercadería (*) ...................................................................................................................................... 14
INSUMOS ................................................................................................................................................ 14
Materiales productivos directos............................................................................................................ 14
Materiales productivos indirectos......................................................................................................... 14
Materiales no productivos..................................................................................................................... 15
MATERIALES DE PRODUCCIÓN........................................................................................................ 15
Productos en proceso ............................................................................................................................ 15
Productos semi-terminados................................................................................................................... 15
Productos terminados ........................................................................................................................... 15
Sub-productos....................................................................................................................................... 15
ACTIVOS FIJOS...................................................................................................................................... 16
Activos fijos.......................................................................................................................................... 16
Activos no capitalizables ...................................................................................................................... 16
MERCADERÍA........................................................................................................................................ 17
SESIÓN 3 - EL CATÁLOGO ...................................................................................................................... 18
EL CÓDIGO............................................................................................................................................. 19
Código alfabético.................................................................................................................................. 19
Código numérico .................................................................................................................................. 19
Código alfanumérico ............................................................................................................................ 20
Características del código ..................................................................................................................... 20
Formas de Codificación........................................................................................................................ 20
Por familias....................................................................................................................................... 21
Consumo específico.......................................................................................................................... 21
Se pueden utilizar a la vez ambas formas anteriores. ....................................................................... 21
DESCRIPCIÓN........................................................................................................................................ 21
UNIDAD DE MEDIDA ........................................................................................................................... 22
UBICACIÓN............................................................................................................................................ 23
Código de Ubicación ............................................................................................................................ 24
SESIÓN 4 - EL REQUERIMIENTO DE COMPRAS ................................................................................. 26
CLASIFICACIÓN DE LOS STOCKS..................................................................................................... 26
Por su procedencia................................................................................................................................ 26
Por su demanda..................................................................................................................................... 26
Por su importancia operativa ................................................................................................................ 26
Por su existencia ................................................................................................................................... 26
Por su obtención ................................................................................................................................... 27
Por su movimiento................................................................................................................................ 27
Por su importancia económica.............................................................................................................. 27
ORIGEN DE LAS NECESIDADES ...................................................................................................... 32
Abastecimiento Inicial .......................................................................................................................... 32
Reposición ............................................................................................................................................ 32
 No stock................................................................................................................................................ 32
REQUISICIONES .................................................................................................................................... 33
Por oportunidad .................................................................................................................................... 33
Estratégicas........................................................................................................................................... 33
FORMATO DE REQUISICION.............................................................................................................. 35
SESIÓN 5 - LAS COMPRAS ...................................................................................................................... 36
INGRESO DE LA REQUISICIÓN AL DEPARTAMENTO DE COMPRAS.................................... 36
ORGANIZACIÓN DE COMPRAS ................................................................................................... 36
SEGUIMIENTO DE LAS COMPRAS .................................................................................................. 39
SESIÓN 6 - EXAMEN PARCIAL............................................................................................................... 42
SESIÓN 7 - SOLICITUD DE COTIZACION ............................................................................................. 42
SELECCIÓN DE LOS POSIBLES PROVEEDORES Y SOLICITUD DE COTIZACIÓN ............. 42
Catálogo de proveedores....................................................................................................................... 42
Registro de Proveedores ....................................................................................................................... 44
SOLICITUD DE COTIZACIÓN ........................................................................................................... 44
SESIÓN 8 - CUADRO COMPARATIVO DE OFERTAS .......................................................................... 46
RECEPCIÓN DE OFERTAS ................................................................................................................. 46
SESIÓN 9 - NEGOCIACIÓN ...................................................................................................................... 48
SESIÓN 10 - LA ORDEN DE COMPRA.................................................................................................... 49
COLOCACIÓN DE LA ORDEN DE COMPRA.................................................................................. 49
FORMATO DE ORDEN DE COMPRA.................................................................................................. 50
ENTREGA DEL MATERIAL ............................................................................................................... 51
FORMATO DE NOTA DE INGRESO.................................................................................................... 53
FACTURACIÓN Y PAGO .................................................................................................................... 54
PARÁMETROS DE CONTROL ............................................................................................................ 55
SESIÓN 11 - EXAMEN FINAL .................................................................................................................. 56
TEMARIO
SESIÓN TEMARIO

1 Introducción: objetivo.- funciones

2 Conceptos básicos.- Clasificación de materiales

3 El catálogo.- sus partes

4 El requerimiento de compras.

5 Las compras: organización.- Seguimiento.

6 EXAMEN PARCIAL

7 Procedimiento de compras. Solicitud de cotización

8 Cuadro comparativo y decisión de compra.

9 La negociación.

10 La orden de compra.- Recepción de mercadería.-

Pago a proveedores.
11 EXAMEN FINAL

BIBLIOGRAFÍA

“Logística Empresarial Moderna “ – Lic. Víctor

Acosta Bueno ( Edit. Imp. Amistad 1998-perú)

A. “Administración Logística” – Armando Valdés Palacio

(Edit. ESAN – Lima 1985)

“Adm. De Compras y Materiales” – Michael Leenders

(Editorial CECSA – México D.F) 1985
(Wilbur Engalnd, Harold Fearon)

“Cómo Administrar las Compras y los Almacenes” –

IPAE – apuntes para el curso PEAD
(IPAE Lima – Perú)
SESIÓN 1 – INTRODUCCIÓN
Todas Las empresas é instituciones, necesitan de materiales y servicios
para poder cumplir sus objetivos, que son vender ó brindar un servicio ó
un bien. En empresas comerciales, estos bienes se compran listos ó se
contrata su fabricación; en empresas industriales, se fabrican.

La diferencia entre empresa é institución, es que la primera tiene fines de

lucro y la segunda no, por eso es muy importante notar, que aunque no
existan fines de lucro, es necesario el abastecimiento.

Para que las empresas optimicen su rentabilidad y las instituciones

mejoren los servicios que brindan, es necesario que el abastecimiento
sea EFICIENTE, de lo contrario, no podrán cumplir sus objetivos.

A la encargada de brindar el abastecimiento eficiente y eficaz que toda

empresa é institución necesita, se le denomina LOGÍSTICA.

La logística es pues, la responsable de que la empresa é institución

obtenga los materiales ó servicios que necesita, en las mejores
condiciones, que permitan el logro de sus metas. La logística aumenta la
rentabilidad de la empresa.

La encargada de señalar las metas en las empresas, es VENTAS. Toda

empresa, nace en función de un PRESUPUESTO DE VENTAS, que es
realizado en base a un estudio de mercados. Las ventas proporcionarán
los ingresos. Producción, Logística, Finanzas, Informática, son las áreas ó
funciones que trabajarán para darle a Ventas el soporte necesario para
que pueda obtener productos competitivos y satisfacer la demanda del
mercado.

Un ejemplo de servicio institucional, es el que observamos en la

institución más pequeña que existe, que es el hogar. Allí vemos que las
madres de familia, son las expertas en logística, que con su eficiencia,
administran los recursos para satisfacer las exigencias de los demás
miembros, en las mejores condiciones que sus recursos lo permitan.

Llamamos abastecimiento eficiente a aquel que se realiza en

• La CALIDAD requerida,
• En el MOMENTO oportuno,
• En la CANTIDAD necesaria,
• Al menor COSTO posible.

No cumplir con uno solo de los objetivos puede hacer que nuestra
empresa p fracase. Por ejemplo;

Si incumplimos con la CALIDAD, vamos a fabricar ó vender un material

defectuoso que va a ahuyentar a nuestros clientes y a desprestigiar a
nuestra empresa. Tenemos muchos ejemplos de grandes empresas que
han fracasado por haber fallado una sola vez en la calidad, debido a que
emplearon materiales defectuosos en su fabricación.

No se trata de comprar la mejor calidad, sino de establecer la calidad

adecuada de acuerdo al producto que vamos a fabricar ó vender, y dentro
de éste estándar, adquirir lo mejor. Por ejemplo, si deseamos comprar
tela para fabricar uniformes de faena, no vamos a adquirir un casimir de
óptima calidad, sino debemos establecer una tela adecuada, por ejemplo,
dril ó mezclilla, y de entre éstos, adquirir el más conveniente
ESQUEMA DE UNA EMPRESA

INGRESO POR VENTAS

VENTAS
E
M
P
R
E
S
A
PRODUCCION
C
O
M
E
R
C
I MATERIALES
A
L

PRESUPUESTO
GENERAL

EGRESOS
• Si incumplimos con la OPORTUNIDAD, vamos a tener un
abastecimiento tardío, que puede paralizar la producción, ó
desatender las ventas, con los consiguientes costos de paradas de
producción, mano de obra muerta, lucro cesante y pérdida de clientes
por incumplimiento en la atención de sus pedidos.

• Si no cumplimos con la CANTIDAD, vamos a comprar poco que nos

falte ó mucho que nos sobre. Ambos casos son negativos, pues en el
primero, tendremos paradas de producción y/o incumplimiento con
nuestros clientes, y en el segundo, tendremos sobre-stocks, que
tendrán inmovilizado nuestro capital, ocasionándonos otros costos.

• Si no cumplimos con el COSTO, vamos a fabricar y vender un

producto ó mercadería cara, ahuyentando a nuestros clientes. En los
tiempos modernos, todos buscamos calidad, oportunidad y cantidad a
bajo costo; nuestros clientes también, por tal motivo, debemos
brindárselo, pero primero, tenemos que OBTENERLOS nosotros.

No se trata de buscar el menor costo, sino aquel que cumpla con los
requisitos previamente señalados.

Cuando se incumple uno solo de estos requisitos, compras se

convierte en el abastecedor de materiales innecesarios en la empresa,
que van a consumir nuestra liquidez, a ocupar espacio en nuestros
almacenes y van a ocasionarnos costos innecesarios.

Todos los materiales inactivos (inservibles) de una empresa, son

compras mal realizadas: ó porque compramos algo de mala calidad, ó
porque llegó muy tarde, ó porque compramos en exceso {o porque
compramos caro que nadie lo compra.

Para poder cumplir con el objetivo logístico, debemos realizar las

siguientes funciones:
Control de materiales.
Programación.
Compras.
Almacenes.

Las funciones básicas, debemos considerarlos como tales, es decir como

funciones, que deben realizarse necesariamente. En empresas
pequeñas, pueden ser realizados por una sola persona y en empresas
medianas ó grandes pueden ser “dependencias”: Secciones,
Departamentos ó Gerencias.

LA PROGRAMACIÓN

La Programación es la base del ordenamiento que debe existir en el

proceso logístico; también es el punto de partida.

Apenas tenemos necesidad de algún material, por lógica debemos

determinar la CANTIDAD que necesitamos y para CUANDO lo
requerimos. Comparando con el Objetivo Logístico, la Programación nos
va a determinar la OPORTUNIDAD y la CANTIDAD del material que
necesitamos.
Sin programación, la función logística simplemente no cumplirá con su
objetivo y las personas que trabajen en ella, se convertirán en
“mandaderos” de la empresa; pues todos los pedidos serán
“URGENTES”, “PARA AYER”.
La Programación, es indispensable, no solo para ordenar el proceso
logístico, sino, permitirá que la gestión de compras ADMINISTRE LAS
COMPRAS, y no se convierta en un simple tramitador, pues para comprar
bien, necesitamos tiempo.

La programación, también es importantísima para la economía, pues con

una buena programación, podremos comprar en volúmenes importantes y
tener el tiempo necesario para buscar los mejores proveedores y negociar
con ellos óptimas condiciones de compra. (Precio, preferencia en las
entregas, oportunidad, condiciones de pago, consignación, almacén
virtual, etc.).

EL CONTROL DE MATERIALES

En todas las empresas existen problemas por compra de materiales

equivocados, lo que ocasiona pérdidas de dinero, pérdidas de tiempo, y
da origen a la existencia de material que no se consume (INACTIVO),
cuya posesión en los almacenes, cuesta demasiado.

El Control de Materiales es una función previa a la compra. Debe

determinar, en coordinación con los usuarios, el departamento de
compras y control de calidad, las especificaciones mínimas que deben
reunir los materiales para satisfacer en forma técnica y económica los
requerimientos de la empresa.
Así mismo, deberá cumplir otras funciones como:

Estudio de materiales: Consiste en llevar un control del rendimiento de los

materiales en actual uso, é investigar en el mercado, nuevos, que los
reemplacen con ventajas.

Comparándolo con el objetivo Logístico, el Control de Materiales nos va a

determinar LA CALIDAD necesaria que debe reunir cada uno de los
materiales que requerimos en la empresa.

Revisión de pedidos: Control de materiales, debe revisar cada uno de los

pedidos emitidos por los usuarios, para aprobarlos y dejarlos expeditos
para que se inicie el proceso de compras.
Lo que se debe revisar para cada pedido es:
A) Si realmente el material solicitado es necesario para la empresa;
esto evitará las compras superfluas. Si no es necesario, rechazaría el
pedido; es decir no le dará curso.

B) Si el material es necesario, deberá verificar si la cantidad solicitada

es la correcta.

C) Deberá revisar si las especificaciones para la compra del material

son los convenientes pues muchos usuarios, más que en la realidad, se
basan en la propaganda ó en la capacidad de convencimiento de los
vendedores.

Una vez revisado el pedido, le dará su Vº Bº para que proceda

la compra.

En el momento de señalar las especificaciones necesarias, Control de

Materiales debe tender siempre hacia la estandarización y normalización,
para evitar la gran diversidad de materiales.

Mantenimiento del Catálogo.- Debe ocuparse de la creación y

mantenimiento del CATÁLOGO.-

No olvidar: “Cuando no tenemos las especificaciones

completas, al comprar algo, en realidad compramos 2 cosas: la
que CREEMOS que compramos y la que REALMENTE EL
PROVEEDOR nos vende; porque el vendedor siempre quiere
vender lo que más le conviene.

LAS COMPRAS

Una vez realizadas las funciones anteriores, es decir, determinar la

cantidad, la oportunidad y las especificaciones, la función de compras
consiste en buscar la mejor oferta que satisfaga las condiciones
previamente señaladas. Se entiende por “la Mejor Oferta”, la que tenga el
mejor precio; Ojo, pero sólo dentro de las condiciones señaladas.
Cualquier desviación con respecto alo solicitado, debe ser consultada;
compras no debe tomar decisiones unilaterales sobre la cantidad, calidad
y oportunidad; sobre el precio sí porque es de su absoluta
responsabilidad.

Para cumplir con su objetivo, compras debe tener un buen conocimiento

del mercado, conocer y tener bien calificados a los proveedores.

Una vez seleccionada la mejor oferta, debe colocar la ORDEN DE

COMPRA, con las condiciones aceptadas por ambas partes, dentro de
las normas establecidas por la empresa.

EL ALMACENAMIENTO

Cuando los materiales son entregados por el proveedor, tenemos que

realizar la función de almacenamiento, que consiste en:

a) La recepción.
b) El Almacenamiento propiamente dicho
c) La Distribución.

a) La Recepción.- Consiste en verificar si el material enviado por el

proveedor cumple con las condiciones de cantidad y calidad
especificadas en la orden de compra. Si el material es conforme, se
ingresa al almacén físico y contablemente. Si no es conforme, se rechaza
y se comunica a compras.
b) El Almacenamiento.- Consiste en guardar y conservar el
material, en perfectas condiciones, hasta que sea recibido por el usuario
ó cliente.
c) La Distribución.- Consiste en entregar el material al cliente ó
usuario, en perfectas condiciones, en el lugar previamente establecido.
SESIÓN 2 - CONCEPTOS BÁSICOS

CLASIFICACIÓN DE LOS MATERIALES

En toda empresa, nosotros tenemos 2 grandes clases de materiales:

A. Materiales de stock
B. Materiales de no stock

Materiales de stock

En nuestro hogar, nosotros mantenemos en existencia permanente

muchos materiales:

Víveres (arroz, azúcar, aceite)

De aseo (Detergente, jabón, dentífrico, PH, etc.)

¿Por qué los mantenemos? Porque se consumen frecuentemente y su

falta nos ocasiona inconvenientes.

Así, en la empresa, tenemos materiales que se consumen

frecuentemente y por eso, Decidimos mantener una existencia adecuada
en el almacén.

También existen otros que no se usan frecuentemente (en el caso del

hogar podrían ser algunas medicinas) pero que en cualquier momento
pueden ser necesarios, también lo mantendremos en existencia. Así
mismo, existen algunos materiales de consumo muy eventual pero que
es difícil conseguirlos (por ejemplo: los repuestos), que también debemos
mantener en el almacén.
 Todos estos materiales deben estar en existencia, en stock, en inventario
(estos términos son sinónimos). Para su control, debemos confeccionar
una relación ordenada de ellos (catálogo).

Materiales de No stock

Son aquellos que por su consumo eventual y porque se obtienen

fácilmente en el mercado, nosotros decidimos no mantener en existencia.
Deben ser solicitados en el momento en que se requieran y sólo para el
consumo inmediato.

CLASIFICACIÓN GENERAL DE MATERIALES

Los materiales que existen en una empresa de producción son:

Insumos

• Materiales productivos directos o materias primas

• Materiales productivos indirectos
• Materiales no productivos (*)

Materiales en producción

• Productos en proceso
• Productos semi-terminados
• Productos terminados
• Sub-productos

Activos
 • Activos fijos (*)
• Activos no – capitalizables (*)

Mercadería (*)

(*) Son materiales que existen en empresas comerciales

Todos estos materiales deben ser controlados directa o indirectamente

por almacenes.

Para poder realizar un control eficiente de cada uno de ellos, debemos

tener un catálogo.

INSUMOS

Se denominan insumos porque se CONSUMEN. Son aquellos que

tenemos en nuestros almacenes. Los compramos para la producción
(materiales productivos) ó para el consumo (materiales no productivos).
Cuando los sacamos del almacén “desaparecen” contablemente.

Materiales productivos directos

Son aquellos que están en el producto final. Son llamados también
materias primas. Por ejemplo, si fabricamos camisas, dentro de los
materiales productivos directos estarán: la tela, los botones, el hilo, la
etiqueta, etc.

Materiales productivos indirectos

Son aquellos que sirven para la producción, pero no se encuentran en el
producto final. Por ejemplo, en el mismo caso de las camisas, tendremos:
La energía eléctrica, agujas, repuestos, lubricantes, etc. Que no están
 presentes en el producto final pero que han sido necesarios para la
producción.

Materiales no productivos
Son aquellos que no intervienen ni directa ni indirectamente en la
producción; sólo se consumen. Por ejemplo: materiales de limpieza, útiles
de oficina, materiales de seguridad, etc.

MATERIALES DE PRODUCCIÓN

Una vez salidos del almacén, los materiales se transforman en:

Productos en proceso
Son aquellos que se encuentran en la línea de producción, para ser
terminados. El grado de acabado que alcanzan, no permite su
comercialización.

Productos semi-terminados
Son aquellos que tienen un grado de acabado tal que podrían ser
comercializados directamente manteniendo su valor comercial, ó son
partes componentes del ensamble final.

Productos terminados
Son aquellos materiales que ya se encuentran listas para la venta.

Sub-productos
Son los materiales sobrantes de la producción ó recuperados de otros
procesos. Es necesario controlarlos porque en ellos existe inversión que
puede ser recuperada. De éstos, podemos obtener materiales que
pueden ser reciclados, comercializados, recuperados ó desechados.
 Por ejemplo, la chatarra de retorno en una fundición, puede ser
reprocesada, ó de lo contrario, puede ser vendida, según sea la política
de la empresa.

Algún material, rechazado por control de calidad puede ser reprocesado y

convertirse en un producto terminado. Un equipo malogrado puede ser
“repotenciado” y recuperar su utilidad. Estos son ejemplo de materiales
recuperables.

Existen otros que directamente pueden ser vendidos, como por ejemplo
los envases vacíos. Así mismo, los materiales que no conviene
recuperarlos, también podemos venderlos.

Existen otros que deben ser eliminados, por ejemplo, el desmonte en un

construcción.

ACTIVOS FIJOS

Son el patrimonio de la empresa. Su principal característica es que tienen

larga duración (no se consumen).

Activos fijos
Son aquellos que tienen larga duración y su costo es mayor de 1/8 de de
la UIT (Unidad impositiva tributaria). Se denominan “Fijos” porque siempre
están presentes en los libros contables de la empresa. Estos materiales
están sujetos a depreciación. Por ejemplo: Vehículos, maquinarias,
edificio, etc.

Activos no capitalizables
Son los materiales que tienen larga duración y su costo es menor que 1/8
de la UIT. Estos materiales, no están sujetos a depreciación, apenas
salen del almacén, se les carga al costo, y desaparecen de los libros
contables.
 Por tener larga duración, debemos tener una relación de ellos y
controlarlos permanentemente. Por ejemplo tenemos las herramientas
manuales, 1 ventilador, 1sillal, etc,

MERCADERÍA.

Son aquellos productos que compramos para su comercialización directa,

ya sea en empresas comerciales ó industriales. Por ejemplo, una
panadería fabrica : panes, bizcochos, tortas, etc. Pero para atender Al
público, compra directamente: Lácteos, embutidos, etc.

Todos estos tipos de materiales descritos, tiene que ser controlados, pues
se pueden perder. Para poder controlarlos, necesitamos, en primer lugar,
saber qué tenemos. Si no sabemos qué es lo que tenemos, no podremos
controlar nada.
Para poder controlarlos, es necesario, tener una relación de ellos, que la
vemos a ver en el siguiente capítulo.
SESIÓN 3 - EL CATÁLOGO
El catálogo es la relación ordenada de los materiales.

Consta de:
• Código
• Descripción
• U/M (Unidad de medida o manejo)
• Ubicación

El catálogo es la base del sistema de control, pues sin él, no podremos

tener un buen kardex y por consiguiente tampoco podremos Administrar
los materiales.

Administración Administración Administración

de materiales de materiales de materiales

Control Control

Catálogo

Figura 1 Figura 2 Figura 3

Sin un buen catálogo, tampoco podremos mecanizar los almacenes, ni

las compras, por consiguiente la información contable será deficiente.

En la figura 1 vemos que la administración de materiales (el último piso

de nuestro edificio) está en el aire, necesita soportes. El primer soporte
(2do piso) lo constituye el control de stocks (figura 2), pero ambas están
en el aire, recién con la base del catálogo, nuestro edificio tiene su
cimiento, si el cimiento es fuerte, nuestro “edificio” será fuerte; de lo
contrario, a medida que nuestra empresa crezca, caerá bajo su peso,
causando graves daños a la empresa.
EL CÓDIGO

Es la identificación de todos y cada uno de los ítems de la empresa. Así

mismo es la base de todo sistema de control. Todo a nuestro alrededor
está codificado:

Nombre (código alfabético), No. de L.E o DNI., No. de carnet de seguro,

No. de teléfono,
No. de brevete, placa del carro, No. de L. Militar, dirección, cuenta
corriente, talla de ropa, etc., etc.

Sin código no existiría ningún control, y entraríamos a un caos que no

podríamos imaginar.

El código puede ser:

1. Alfabético (A-Z)
2. Numérico (0-9)
3. Alfa numérico (A-9)

Código alfabético
Tiene una aplicación comercial muy restringida; un ejemplo de ella, es la
guía telefónica, en la que en base a un código alfabético (nombre del
usuario) buscamos una información (# telefónico).
En realidad, el código es una llave, que nos abre las puertas de
información, que necesitamos.

Código numérico
Sólo emplea números, y me parece el más indicado para aplicaciones en
las que existe mucho movimiento, tal como los ítems de un almacén.
Código alfanumérico
Se emplean números y letras (A-9) .La gran ventaja de este sistema es su
capacidad; pues con 1 solo carácter tenemos hasta 36 posibilidades, en
cambio en el numérico solo tenemos 10.
Un problema de este código es que es muy fácil confundir un número con
una letra, por ejemplo el 6 con la G, el 5 con la S, el 1 con el I, el 0 con la
O, el 2 con la Z, etc,

Características del código

ƒ Debe cubrir las necesidades, no sólo de logística, sino de:

ƒ
Contabilidad
Mantenimiento
Producción
Costos
Otros usuarios (ventas)

ƒ Debe ser realista, coordinado con

Ingeniería
Control de calidad
Compras (información de proveedores)
Cómputo

ƒ Debe ser confeccionado considerando necesidades futuras de la

empresa

ƒ Debe tener la menor cantidad de dígitos necesarios para identificar

claramente a los ítems

Formas de Codificación

Pueden ser:
 Por familias

Se emplea para materiales de consumo general:

Ejemplos de familias:

1. Abrasivos
2. Ferretería
3. Cerrajería
4. Útiles de oficina
5. Materiales de limpieza, etc.

Consumo específico

Se usa cuando se requiere identificar el insumo con su lugar de consumo.

Principalmente es para repuestos, activos fijos, etc.
En este caso es necesario utilizar mayor cantidad de dígitos.

Se pueden utilizar a la vez ambas formas anteriores.

DESCRIPCIÓN

La descripción sirve para determinar al ítem ó artículo.

Un ítem tiene hasta 3 nombres:

• Técnico
• Comercial
• Catálogo

La descripción del catálogo debe ser standard y abreviada, pues muchas

veces tenemos limitaciones en el número de caracteres disponibles (25-
40).
La abreviatura es para uso interno. Para las cotizaciones y órdenes de
compras, se debe utilizar la descripción técnica o comercial (como
 referencia). La estandarización debe ser para todo el grupo y sí es posible
para toda la familia.

Debemos tener en cuenta, que existen sistemas de codificación

patentadas en su conjunto, como pro ejemplo el sistema de Scanner. El
más utilizado es el EAN 13, que tiene 13 dígitos. Los 2 primeros
identifican al país en que se utilice, los 5 segundos identifican a la
empresa que contrata su utilización, los 5 terceros, los dispone la
empresa que contrata este sistema y el último es un dígito de
comprobación.

UNIDAD DE MEDIDA

Es la unidad en que decidimos manejar un ítem en la empresa, es de uso

interno, no tiene nada que ver con la unidad de la compra, pues muchos
proveedores tienen diferentes unidades de medida y presentación de su
producto.

Para decidirnos por una unidad de medida, debemos tener en cuenta los
siguientes aspectos:

1. Costumbre de consumo o venta

2. Facilidad para el despacho
3. Facilidad para el control de stock
4. Facilidad para el control del consumo (sólo en empresas que
consumen el material)
5. Aspectos legales

Una vez fijada la unidad de medida se debe respetar en todos los

procesos logísticos, pues de no ser así, se crearía un descontrol total.
UBICACIÓN

Llamado también “locación”, derivado del vocablo inglés “location”.

El código de ubicación o locación es sumamente útil para ubicar al
material dentro del almacén y para la toma de inventarios.

Primero debemos identificar a los almacenes, luego a los estantes y

zonas de almacenamiento dentro del almacén y por último, determinar y
señalizar las filas y columnas de todos y cada uno de los estantes.

Los estantes son armazones metálicos o de madera en los que se

acomoda mercadería pequeña.
Las zonas, son espacios que determinamos para mercadería voluminosa
que no puede ir en estante
Código de Ubicación
Un material que esté en el casillero sombreado, tendrá la ubicación: 1-01-
B-03.

Cuando tengamos determinados todos los datos que se requieren, se

confecciona el catálogo, que debe hacerse circular en la empresa, con el
fin de que los usuarios conozcan los materiales que se encuentran en el

Debe existir un área responsable del mantenimiento del catálogo, que se

encargue de las altas de ítems, de las bajas de códigos inactivos y de
perfeccionar los ya existentes. Nadie más debe modificar el catálogo.

Un buen catálogo debe ser confeccionado teniendo en cuenta la

simplificación de materiales, la normalización y la estandarización.
SESIÓN 4 - EL REQUERIMIENTO DE COMPRAS

CLASIFICACIÓN DE LOS STOCKS

Por su procedencia

• Local
• Nacional
• Importado

Por su demanda

• Regulares
• Irregulares
• Eventuales

Por su importancia operativa

• Estratégico
• Normal
• No operativos

Por su existencia

• De stock
• De no stock
Por su obtención

• Listos
• Fabricación

Por su movimiento

• Activos: Son aquellos que tienen movimiento dentro de un periodo

previamente establecido.

• Inactivos: Son los que no tienen movimiento dentro de un periodo

establecido.

• Agotados: Son los que tienen movimiento, pero en el momento

de hacer la clasificación, se encuentran sin stock

• Códigos muertos: Son Ítems que existen en el catálogo pero no

tienen stocks y ya no se utilizarán.

Por su importancia económica

Llamada también:

Ley de Pareto
Curva 80 . 20
Clasificación ABC

A fines del siglo pasado un economista italiano llamado Pareto, realizó un

estudio socio – económico de la realidad de su país y encontró que un
gran porcentaje de la riqueza del país (80%) estaba concentrado
relativamente en una pequeña minoría (20%), siguiendo con su estudio,
determinó que el siguiente 15% de las riquezas, estaba en manos del
30% de los habitantes y el 5% se distribuía entre la gran mayoría (50%).

No fue sino hasta después de la Segunda Guerra Mundial en que un

ingeniero de la General Electric, llamado Dickens (por eso se conoce
también como clasificación Dickeniana), aplicó esta teoría a los Ítems de
su empresa, viendo que se cumplía la ley. Primero en resumen y luego
graficado :

% (acumulad % (acumulad
o) eco o)
it nó
e mic
m o
A 2 20 80 80
0
B 3 50 15 95
0
C 5 100 5 100
0

100
B
C
90
80
A
70 C
60
50
40
30
B
20
10
A
10 20 30 40 50 60 70 80 90 100

%
acumulado ítem
Esta clasificación es una de las más importantes en el campo
administrativo, pues nos ayuda a identificar los ítems más importantes,
cuya atención nos será muy útil para controlar los aspectos que sean
necesarios.

En el caso logístico hay muchas aplicaciones, como por ejemplo:

Compras:
• Clasificación ABC por volumen de compra
• Clasificación ABC por proveedores

Almacenes:
• Clasificación ABC valor – consumo
• Clasificación ABC de materiales inactivos
Ventas
• Clasificación ABC por volumen de venta
• Clasificación ABC por margen de utilidad
• Clasificación ABC por clientes

La más importante en nuestro caso es la de valor – consumo.

Así, por ejemplo, si tenemos los siguientes materiales de los que
conocemos su valor unitario y su consumo anual:
Valor Consumo anual
1 30,000 1
2 0.10 500,00
3 700 800
4 1,000 2
5 15,000 0

¿Cuál será el más importante?

Sería el primero si nos basamos por su precio unitario, el segundo si nos
basamos en el consumo anual; ¿en cual invertimos y gastamos más,
anualmente?

Si calculamos el valor consumo anual de cada uno de ellos, tendremos:

1 30,000
2 50,000
3 560,000
4 2,000
5 0
Es decir, la importancia económica de un material no se calcula por su
valor unitario, ni por su consumo anual, sino por el VALOR DE SU
CONSUMO ANUAL.

Para confeccionar un cuadro que nos permita llegar a determinar la

clasificación ABC, debemos calcular el valor – consumo anualizado de
cada ítem y luego clasificarlos de mayor a menor. En el punto superior
quedarán los A, en el intermedio los B, y al final los C.

No debemos limitarnos estrictamente por la ley de Pareto, sino, utilizar

nuestro criterio para definir la clasificación; es decir nosotros decidimos
cuáles son A, cuáles son B y cuáles son C.

Entonces como conclusión podemos definir:

Materiales “A” son muy importantes económicamente

Materiales “B” son medianamente importantes económicamente
Materiales “C” no tienen mayor importancia económica.

Utilizamos el ABC para establecer nuestra política de stocks. Así tenemos

que el stock que debemos mantener para cada clase de materiales es:
 A Lo mínimo necesario, tendiendo a cero (JIT – Just in Time o JAT
Justo a tiempo) Porque en estos materiales, una economía en el
costo de posesión o en el precio de compra o ventajas en la forma
de pago, serán muy significativos para la empresa, lo que no
ocurre para los otros materiales, por lo que para ellos decidiremos:

B Stocks para un tiempo mediano; (4 meses por ejemplo).

C Lo máximo posible (8 ó 12 meses) porque son materiales de un

valor – consumo no significativo.

Esta política de stocks es modificada por 2 factores importantes:

• Duración del bien

• Capacidad del almacenamiento

Así mismo, para comprar, debemos tener más dedicación para los materiales
“A”, pues una ventaja en la adquisición de los insumos, será importantísimo para
la empresa.
ORIGEN DE LAS NECESIDADES

Las necesidades de materiales en una empresa se originan por:

Abastecimiento Inicial
Es el conjunto de adquisiciones que se realizan para el inicio
de actividades de una empresa.

Es en ese momento en que debemos decidir cuáles serán los

materiales de los que vamos a mantener un nivel permanente
de stock.

Como producto de esta decisión, vamos a tener :

- Materiales de stock
- Materiales de no stock

Reposición
Son las que se realizan para mantener los stocks en un nivel
adecuado, de acuerdo al índice de rotación programado. El
pedido de estos materiales sólo debe realizarlo almacenes o
Programación de stocks.

No stock
Son las que se realizan por aquellos materiales que hemos
decidido no mantener en stock. Este pedido lo puede hacer
cualquier usuario, con la debida autorización, y siempre
pasando por el área de control que le hemos denominado
“control de materiales”.Dentro de este grupo de materiales de
no stock tenemos :

- Materiales para proyectos.

- Nuevos materiales (pruebas).
- Bienes de capital y equipos.
 - Materiales diversos, no productivos de consumo esporádico.

REQUISICIONES

Cuando las áreas de Almacenes (programación) o los usuarios

determinan la necesidad de adquisición de un material, deben
confeccionar una “solicitud de REQUISICIÓN”, la cual con la debidas
firmas autorizadas pasa al área de Control de Materiales.

En su confección se deben incluir todos los datos necesarios que

permitan una determinación clara del material y otros datos que
orienten sobre la cantidad que se esté solicitando, así como algunas
recomendaciones que se deseen.

Control de Materiales verifica los datos de la Solicitud de

Requisición, revisa que la cantidad sea la adecuada, de acuerdo a la
finalidad de la adquisición. Si todo está conforme, la aprueba y
automáticamente la convierte en Requisición, la cual pasa al
Departamento de Compras para su Adquisición. Si no está conforme
la devuelve al usuario indicando el motivo de rechazo.

Todos los orígenes de pedidos que hemos mencionado, se refieren a

necesidades normales, pero hay otro tipo de adquisición que se
realizan por otros motivos, por ejemplo :

Por oportunidad
Cuando se presenta la ocasión de adquirir un material NECESARIO
(Previo análisis y consulta ) a un precio de oferta, en vísperas de un
alza de precios.

Estratégicas
Cuando se prevé una escasez del material ya sea por huelga ú otros
motivos.
En todos los casos, las adquisiciones deben estar amparados por un
pedido previo, debidamente aprobado; sin este requisito, compras no
debe adquirir el material. Este pedido interno es la REQUISICIÓN,
anteriormente mencionada.

Las Requisiciones de Compras deben ser programadas es decir

realizadas con la debida anticipación, con el fin de que el
departamento de compras pueda planificar su trabajo y realizar una
óptima adquisición. Así mismo la programación significa que no se
pidan aisladamente los productos, sino agrupados por familias. Esto
simplifica enormemente las labores de compras. Sin estos requisitos,
el departamento no podrá trabajar eficientemente, y su labor será
únicamente de tramitación más no de ADMINISTRACIÓN, que es lo
que se desea.

No olvidar el siguiente principio: SI EL PEDIDO ESTÁ BIEN

CONFECCIONADO, VAMOS A COMPRAR BIEN; SI ESTÁ MAL,
VAMOS A COMPRAR MAL.

A continuación, brindamos un ejemplo de formato de requisición.

FORMATO DE REQUISICION
SESIÓN 5 - LAS COMPRAS

INGRESO DE LA REQUISICIÓN AL DEPARTAMENTO DE

COMPRAS

Generalmente se acostumbra que la Requisición al ingresar pase por

la Jefatura, en donde se indicará el nombre del agente que la
tendrá a su cargo.

Pasa por la Jefatura con el fin de que el Jefe tome conocimiento

de los pedidos más importantes y esté enterado de su tramitación.

Inmediatamente después, debe pasar al departamento o sección de

seguimientos, en donde se iniciará el proceso de control de la
adquisición.

Si tenemos un Sistema computarizado, el pedido entrará por pantalla del

computador, una vez que la persona encargada lo haya aprobado, de lo
contrario, no “aparecerá”.

ORGANIZACIÓN DE COMPRAS

Es muy relativo hablar sobre un esquema de organización que sea

útil a todas las empresas; pues cada una tiene sus propias
necesidades y magnitud, por lo tanto, vamos a ver una sugerencia de
organización.

En primer lugar, se debe señalar a quien debe reportar la jefatura

de compras. Generalmente depende de la gerencia logística y ésta
a su vez de la gerencia de operaciones. Muchas veces, depende
directamente de la gerencia general :
 G. OPERAC.

Producción Mantenimiento Logística C. Calidad

Compras Almacenes C. Mate Transportes

Compras

Seguimientos

Compras 1 Compras 2 Compras 3

Existen diferentes criterios para organizar un departamento de

compras:

1. Por especialización en el producto:

- Materias primas
- Repuestos
- P. Químicos, por ejemplo.
- Ferretería, etc.
2. Por la importancia económica
- Mat. “A”.
- Otros materiales

3. Por la procedencia
- Importación
- Nacionales

4. Por usuario
- Para producción
- Para mantenimiento
- Para determinada planta ó proceso productivo

5. Por proceso administrativo

- Cotizaciones (mercados)
- Decisiones técnicas
- Trámite administrativo

Se pueden combinar los criterios según requerimiento de la empresa.

Todas las organizaciones son activas, se modifican según los

requerimientos de optimización; pues la organización debe de estar
de acuerdo a las necesidades de eficiencia de la empresa y no al
revés.

Se debe establecer el perfil necesario para cada puesto,

considerando que compras es el reflejo de la empresa ante los
proveedores, por consiguiente se debe dotar de personal
técnicamente preparado, con criterio para asumir decisiones y
responsabilidad y sobre todo, honesto.
SEGUIMIENTO DE LAS COMPRAS

Por seguimiento de las compras se entiende al control que debe

existir para que los plazos determinados para cada proceso de
adquisición, se cumplan.

Así tenemos que para completar la adquisición de una requisición,

se deberá cumplir los siguientes pasos:

- Recepción del pedido ó requisición, debidamente aprobada.

- Elección de los posibles proveedores
(Estudio de Mercados)
- Solicitud de cotizaciones
- Recepción de ofertas
- Análisis de las ofertas y decisión técnica-económica
- Negociación
- Colocación de o/c
- Plazo de entrega de la mercadería
- Recepción

Para poder realizar convenientemente todos estos pasos, el comprador,

necesita tiempo, por este motivo, se deben establecer los tiempos para
cumplir satisfactoriamente cada uno de ellos. La suma total de tiempos se
denomina “tiempo típico de compras” y es la base para el cálculo del
tiempo de reposición, también llamado “LEAD TIME”

El encargado de seguimiento debe saber la situación de todos y cada uno

de las requisiciones ingresadas al departamento de compras.

Realizar todos estos pasos, origina un costo, que se denomina “costo de

adquisición” . Si el monto estimado de la requisición es pequeño, no
vale la pena realizar todos estos pasos, porque encareceríamos la
adquisición.
Personalmente sugiero que las compras cuyo importe sea menos de 3
veces el costo de adquisición, se realicen directamente, es decir, sin tener
que realizar todos estos pasos. Por ejemplo: si el costo de adquisición es
de 50 soles, podemos comprar directamente, sin tener que realizar todos
los pasos, hasta por 3 veces 50 soles, es decir 150 soles. Si el monto
estimado de la compra supera esa suma, tendremos que confeccionar la
requisición y cumplir con el procedimiento.

Para cada uno de estos procesos, se le estipula un plazo, que se

denomina : “Tiempo, típico de compra”. Seguimientos controla que
para cada proceso se cumpla este tiempo típico, de lo contrario
origina una ACTIVACIÓN al Agente encargado de la Requisición.

Se entiende por “Activación” cada aviso de atraso en el tiempo

establecido, al agente de compras.

Estos tiempos típicos, son determinados en forma conjunta con los

agentes de compra, sin ningún tipo de apremio, en forma completamente
normal, pero una vez establecidos, se comprometen a cumplirlos.

El seguimiento para ser eficiente, debe diseñarse lo más simple

posible y contemplar el control sólo de los principales pasos, de lo
contrario, no será muy efectivo, pues se puede llegar al caso de
abrumar al agente con ACTIVACIONES.

En la Sección de seguimiento, ó cada agente de compras, debe abrir

un “file” a cada Requisición y archivar en él todos y cada uno de los
documentos relacionados con la adquisición:

• Requisición
• Solicitudes de cotización
• Cotizaciones
• Cuadro comparativo
 • Orden de compra
• Ingreso del almacén
• Otros documentos y comunicaciones con el
usuario y/o proveedor.
• Informe del pago de la factura del proveedor.

Estos documentos, deben estar foliados, es decir numerados, y serán

muy necesarios para sustentar las decisiones tomadas en el proceso de
compras, sobre todo en las auditorias.

La responsabilidad del agente de compras, no termina con la recepción

del material, sino con el pago de la factura correspondiente, al proveedor.
Luego del pago, archivará el file como “ATENDIDO”. Para cualquier
transacción, firma de la o/c, reclamo, inspección de auditoría, se debe
tener en cuenta el file de compra.

A continuación, vamos a analizar y describir cada uno de los

procesos, en orden lógico hasta el término de la adquisición.
SESIÓN 6 - EXAMEN PARCIAL

SESIÓN 7 - SOLICITUD DE COTIZACION

SELECCIÓN DE LOS POSIBLES PROVEEDORES Y SOLICITUD

DE COTIZACIÓN

En base a un ESTUDIO DE MERCADOS, que debe ser realizado por

personal especializado, se debe confeccionar un CATALOGO DE
PROVEEDORES Y un REGISTRO DE PROVEEDORES,. Estos dos
elementos son indispensables para poder elegir a los proveedores,
que serán invitados a cotizar los materiales a adquirir.

Catálogo de proveedores

El éxito de la gestión de compras, depende del conocimiento del mercado

que tengamos, pues es la única forma de obtener las mejores
cotizaciones.

Es pues, una obligación del agente de compras, conocer muy bien el

mercado de productos a su cargo, no sólo en el ámbito local, sino
también en el nacional é internacional. Su tarea es una constante
búsqueda de proveedores y también de productos alternativos que
reemplacen con ventajas a los que se conocen actualmente.

Debemos tener en cuenta los siguientes principios:

• TODOS LOS PROVEEDORES SON MIS SOCIOS.

Actualmente, existen los términos “Socios proveedores” y “Socios
clientes”. Entre socios, debe haber siempre buena fé.
• NO HAY MALOS PROVEEDORES, SOLO HAY MALOS
COMPRADORES.
 Debemos evaluar siempre a nuestros proveedores, debemos
HOMOLOGARLOS. En caso de problemas, debemos cortar la
relación inmediatamente.

Nosotros podemos obtener a los proveedores por diferentes métodos:

Internet, convocatorias, páginas amarillas, referencias de otras empresas,
ofrecimiento de los mismos proveedores, etc.

De acuerdo a nuestros requerimientos, debemos seleccionar a los más

calificados y confeccionar con ellos nuestro CATALOGO DE
PROVEEDORES. Este debe ser confeccionado por familias y para cada
proveedor, establecer el tipo de distribución que tienen.

Ejemplo:

FAMILIAS PROVEEDORES

ABRASIVOS Abralit (fabricante) Tf. 451-4118, fax 452-5402, E-

mail x
Direcc. E. Meiggs 262. Representante: Carlos Abril.
Otras líneas: Piedras esmeril, máquinas afines.
ASA (fabricante) Tf. 326-1177 fax326-1357, E-mail
xxxx
Direcc. J. Derteano 1584, Representante: Juan Díaz.
Otras líneas: sólo abrasivos flexibles.

3M (Importador) Tf224-1728 fax 224-5675, E-mail

xxxxxx
Direc. Canaval y Moreyra 323. Representante: Pio
Salas
Otras líneas: Adhesivos, mat. Eléctrico, útiles oficina.

La Unión (minorista) Tf. 422-1937 fax 263-3536,E-

mail x
 Direc. Azángaro 1980, representante: Carlos
Palacios.
Otras líneas: Ferretería en general.

Registro de Proveedores

Debemos estar seguros de trabajar con proveedores legalmente

establecidos, que sean capaces de brindarnos las garantías necesarias
por el material que les compramos. Para éste fin, debemos conocer sus
instalaciones, su capacidad de producción, a sus representantes, tener
referencias de ellos, ya sean comerciales y bancarias, de la calidad de
sus productos, de su soporte técnico, de las normas técnicas conque
trabaja y de la calidad técnica de su personal.

Si nuestra empresa exporta ó tiene ésa finalidad, debe poseer las normas
ISO. Para obtenerlas, es necesario que nuestros proveedores sean de
primera calidad, pues para obtener la norma, éstos deben ser evaluados
por los auditores de ISO.

Los principales documentos que requerimos para inscribir a un proveedor

son:
RUC
Licencia Municipal
Constitución.

SOLICITUD DE COTIZACIÓN

El número de proveedores a solicitar cotización, depende del monto del

pedido; asimismo, la forma de hacerlo, ya sea telefónica, personal o
por escrito.
En ambos casos, debe existir una norma escrita que respalde las
decisiones que se tomen. Es recomendable que se elijan siempre
proveedores antiguos y nuevos para diversificar el mercado.

Al proveedor hay que darle un plazo prudencial para que nos presente su
cotización.

En el momento de solicitar la cotización, se deben proporcionar al

proveedor, todos los datos necesarios, a fin de que pueda cotizar, lo
que nosotros necesitamos en las condiciones que lo requerimos.
Así, entre otros datos tenemos :

- Especificaciones completas: Físicas, químicas

- Tiempo de entrega del material
- Lugar de entrega del material
- Forma de pago
- Fecha de recepción de cotizaciones
- Fecha hasta la que debe ser válida la oferta.
- Nombre del agente con quien deben tratarse las consultas
sobre la cotización
- Indicar si pueden cotizar alternativas
- Garantías sobre la calidad del material
- Tipo de embalaje
- Condiciones generales

En el caso de fabricaciones por encargo o por servicios, debemos

indicar claramente el material a proporcionar y establecer los nuevos
estándares.
SESIÓN 8 - CUADRO COMPARATIVO DE
OFERTAS

RECEPCIÓN DE OFERTAS

Una vez vencido el plazo para la presentación de ofertas, es

recomendable, sobre todo, si son escritas, esperar unos dos días para
proceder a confeccionar el cuadro comparativo de ofertas.

En el análisis de cotizaciones se debe contemplar en primer lugar

las especificaciones técnica. Se entiende que las especificaciones de
la Requisición y que figuran en la solicitud de cotización son las
mismas que debe reunir el material que solicitamos; si alguna
cotización no las cumple, por bajo que sea el precio, no debe ser
tomada en cuenta. En este rubro, también debemos poner énfasis en
otros aspectos importantes, tales como:

- Tiempo de entrega
- Embalaje
- Forma de entrega

Es decir, una oferta no es válida si no cumple con lo solicitado.

Para este análisis se puede hacer asesorar con personal técnico

especializado, así habrá mayor seguridad en la evaluación.

Inmediatamente después de la evaluación técnica, se procederá a la

evaluación económica, solo con las ofertas que resultan hábiles.
El resultado de esta segunda evaluación es competencia y
responsabilidad encargado de compras. La evaluación económica, no
debe tener en cuenta el precio de la mercadería, sino el costo total,
es decir, costo de la “MERCADERÍA PUESTA EN ALMACÉN”, este el
costo considera el flete y todos los otros derechos en que se pueda
incurrir hasta que estén en el almacén.

Podrían existir ofertas muy interesantes en el precio, respecto a la

cantidad, pero compras sólo puede adquirir lo respaldado en la
Requisición. Cualquier cantidad adicional debe ser consultada con el
usuario-emisor de la Requisición, y no debe exceder el presupuesto
de compras, ni la capacidad de Almacenamiento, ni el tiempo de
obsolescencia del material.

La decisión no necesariamente puede ser para un solo proveedor,

sino para ser compartida entre varios. Esto muchas veces ocurre
incluso para un solo ítem; y se debe efectuar con el fin de evaluar
nuevos proveedores.
SESIÓN 9 - NEGOCIACIÓN

Por negociación entendemos, el tratar de mejorar las condiciones de la

oferta del proveedor.

La negociación, es recomendable para los materiales “A”, es decir los de

mayor importancia económica, aquellos, en que un logro que se obtenga,
será muy importante para nuestra empresa.

Los aspectos más importantes a negociar son:

• Forma de pago.
• Garantía de la calidad.
• Cumplimiento en el plazo de entregas.
• Canje.
• Plazo de garantía.
• Consignación.
• Almacén Virtual.
• Ventajas en el precio.
SESIÓN 10 - LA ORDEN DE COMPRA

COLOCACIÓN DE LA ORDEN DE COMPRA.

Este es uno de los pasos principales del proceso, y consiste en

emitir la o/c, es decir el documento que va a amparar oficialmente la
adquisición; es por esto que las condiciones que en ella se estipulen
debe ser todo lo claro posible, en todos sus aspecto. Se debe
tener en cuenta que en caso de reclamo, sólo se podrá recurrir a lo
indicado en la orden de compra, y no a cualquier otra apreciación,
aunque figure en algún documento anterior.

Para que la o/c sea válida, debe ser confirmada por el proveedor, de
lo contrario, sólo es un documento unilateral.

Podría colocarse o/c abiertas, es decir, un solo documento que

ampare suministros parciales durante un cierto periodo de tiempo. En
este caso, se debe tener mucho cuidado con las condiciones de
entrega, los plazos, y sobre todo con el precio. En las actuales
circunstancias es muy difícil asegurar un precio a firme por un
periodo de tiempo, en este caso debemos recurrir a precios
escalonados o en su defecto a una fórmula poli nómica. Hay
productos en que los precios son oficiales.

Hay cláusulas de la o/c que deben ser coordinadas con el

departamento legal, pero debemos tener muy en cuenta la BUENA FE
; sin ésta, sin escoger proveedores responsables, escrupulosos,
cualquier cláusula puede ser vulnerable.
FORMATO DE ORDEN DE COMPRA

cuando intervengan intermediarios (Brokers), es necesario delimitar

bien la responsabilidad de suministro, pues estos sólo son
responsables de colocar el pedido y nada más. Muy pocas veces se
encargan de canalizar un reclamo, por esto, es conveniente escoger
representantes oficiales o adquirir directamente el producto.
Como en todos los pasos de compras, debe haber una norma sobre
las aprobaciones (firmas) que debe tener una orden de compra, es
decir, delimitar claramente las responsabilidades y los montos que
estas cubren. En la mayoría de las Empresas, las órdenes de
compra tipo “A” ( por los montos más elevados), las firma el Gerente
General, por montos menores, según escala, es necesaria la firma del
Gerente de Materiales (logística), del Jefe de Compras, del Jefe de
Sección o del Agente. La responsabilidad de las firmas que
respaldan una o/c es mancomunada.
 En algunos tipos de adquisición, sobre todo, en fabricaciones por
encargo se acostumbran a confeccionar contratos. Estos, por ser
especiales para cada caso, dan más respaldo legal al compromiso de
ambas partes. Siempre debe hacerse con asesoría del
Departamento Legal.

Como punto muy importante, debemos dejar bien establecido que en

la orden de compra (o/c) se debe respetar la unidad de medida (u/m).
Muchos proveedores cotizan en unidades muy diferentes a las que
se utilizan en una Empresa; en este caso, debemos estipular la del
proveedor y poner la equivalencia a la u/m. interna para que el hacer
el ingreso no existan confusiones que puedan originar diferencias en
los costos y en los inventarios.

Luego de la o/c, para el caso de las importaciones, se debe iniciar la

gestión para el trámite del pago correspondiente, ya sea por pago
con carta de crédito o contra-entrega de documentos (cobranza
extranjera). También se debe iniciar la contratación específica del
seguro que ampare la mercadería.

En casos de tener que pagar cierto porcentaje adelantado, sobre todo, en

fabricaciones, el proveedor debe brindar una garantía sólida que respalde
el monto adelantado. De no tener éste requisito, podríamos tener fuertes
problemas y perder proveedores y nuestro dinero.

ENTREGA DEL MATERIAL

Una vez confirmada la o/c por el proveedor, y salvadas las diferencias

ú observaciones que pudieran existir, comienza a correr el plazo la
entrega del material.
En este paso debe intervenir principalmente “seguimientos”, quien
activará al proveedor en la fecha estipulada y gestionará el
cumplimiento de la entrega de la mercadería en la forma correcta.
En el caso de Mercadería de importación, además del embarque hay
que controlar y activar el desaduanamiento. El encargado de la
verificación cuantitativa y cualitativa es el Departamento de
RECEPCIONES de la empresa. Este departamento hará las
verificaciones correspondientes con la o/c, planos y catálogos u otro
material y medios que en ella se estipulen.

Para tal efecto, puede hacerse asesorar o auxiliar con el usuario,

laboratorio, departamento de Control de Calidad, etc.

Si todo está conforme, emitirá la NOTA DE INGRESO, una de cuyas

copias es enviada a Compras (seguimientos). Y otra copia a
contabilidad para el pago de la factura.

A continuación damos un ejemplo de la Nota de Ingreso.

FORMATO DE NOTA DE INGRESO

LOGO NOTA DE INGRESO No.

FECHA ____________ MOTIVO_________ O/C __________________

PROVEEDOR__________________________________ RUC_____________ G/R __________

TRANSPORTISTA ____________________ # BULTOS ______ PESO ________ G/R_________

CORR CODIGO DESCRIPCION CANTIDAD U/M ACUMUL. VALOR

OBSERVACIONES_____________________________________________________________
_____________________________________________________________________________

___________________ _____________________
ALMACEN Vº Bª

De no estar la mercadería de acuerdo con la o/c, emitirá nota de

rechazo, y la regresará al proveedor, comunicando al Dpto. de compras
 que es el único que debe hacer la coordinación y/o reclamo
correspondiente con el proveedor. Se decidirá también el recargo
del flete pagado necesariamente.

A continuación, damos un ejemplo de la nota de rechazo.

NOTA DE RECHAZO DE MATERIALES No.-

FECHA ________________ ORDEN DE COMPRA_______________ G/R ENVIO __________

PROVEEDOR ________________________________ RUC __________________ G/R __________

IT. CODIGO DESCRIPCION U/M CANTIDAD MOTIVO

OBSERVACIONES ____________________________________________________________________
_____________________________________________________________________________________
_____________________________________________________________________________________
_____________________ ________________________________ _____________________
ALMACEN GERENCIA ADMINISTRATIVA PROVEEDOR

De estar la mercadería conforme en calidad, pero no en cantidad, se

deberá coordinar con compras para tomar la decisión más
conveniente.

FACTURACIÓN Y PAGO

Como ya hemos mencionado, la atención de una requisición no debe

cerrarse con el ingreso de la mercadería como comúnmente ocurre,
sino con el pago de la factura correspondiente.. Es responsabilidad del
agente, verificar que el pago del suministro se efectúe de acuerdo a
lo pactado, de lo contrario, puede originar problemas con los
proveedores que incidirán directamente en suministros futuros.
En muchas empresas la recepción de las facturas se entregan a
diferentes personas, lo cual origina pérdidas o traspapeleos. Debe
existir un sólo organismo encargado de la recepción de facturas de
los proveedores y de los documentos internos (nota de ingreso, guía
de remisión), quien previa revisión, dará su Vº Bº para el pago
correspondiente. El responsable debe ser el departamento de
contabilidad.

El proveedor, presentará los siguientes documentos:

• Factura
• Orden de compra original.
• Copia de la guía de remisión firmada por el almacén.

Contabilidad, no ordenará el pago mientras no reciba la nota de ingreso

del almacén.

PARÁMETROS DE CONTROL

Toda dependencia, debe autocontrolarse para evaluar

constantemente el cumplimiento de sus objetivos. Es recomendable
que estas evaluaciones sean de conocimiento de las Jefaturas
respectivas para lo cual es necesario la emisión de informes
mensuales o quincenales. Para una dependencia de compras los
puntos más importantes entre otros, a ser evaluados son :

- Requisiciones pendientes
Se debe hacer un balance, teniendo en cuenta las
requisiciones pendientes al inicio del mes. Las ingresadas, las
atendidas y las que quedan pendientes a fin de mes.

- Número de ítems
Igual que las requisiciones.
 - Número de compras urgentes
Se debe hacer, por motivos que originan la urgencia
- Falta de previsión
- Demora en compras
- Agotamiento de stocks

- Mayores pagos por gestión de compras

- Descuentos extraordinarios obtenidos
- Cumplimiento de los tiempos típicos.
- Cumplimiento de proveedores
- Número de quiebras de stock
- Por programación
- Por demora en compras
- Paradas o ventas dejadas de realizar por falta de materiales
- Valorización de lo anterior
- Índice de Rotación
- Cumplimiento de los programas de adquisiciones.
- Cumplimiento de los presupuestos
- Montos colocados o/c
Nacional
Importación
Caja chica.

SESIÓN 11 - EXAMEN FINAL