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GUÍA DE APRENDIZAJE

• Reflexione sobre el nivel de organización que tiene la documentación de la

institución donde usted labora o ha elaborado.
Rta/
El nivel de la organización empresa es regular, porque el tiempo de pertenencia no
tiene claro. No tienen reconstituido los documentos en orden originario.

3.1 Actividades de contextualización e identificación de conocimientos necesarios

para el aprendizaje.
• ¿Aplica el proceso de recolección de información institucional?
Rta/ si
• ¿Reconoce e identifica el proceso de clasificación documental?
Rta/ si
• ¿Aplica las técnicas de muestreo con criterio estadístico para realizar análisis del
fondo documental?
Rta/ si.
3.1 Actividades de apropiación del conocimiento (Conceptualización y Teorización).
• Elabore cuadro comparativo entre la TRD (Acuerdo 004 de 2013) y TVD (Acuerdo
002/2004).

Cuadro de comparación entre la TRD y TVD

TRD TVD

Revisión de la información (se hace énfasis en los principios que se tienen en cuenta
a la hora de establecer el orden de la información).

● Relevancia legal y estructural de la ● Se hace uso del diagnóstico de

información. archivo.

● Organigrama empresarial. ● Volumen de la documentación.

● Gestión de almacenamiento.

● Funciones de cada división y área. ● Estado de la información y

relevancia de la misma.

Producción documental (Aquí se revisa el origen y relevancia de la información en

los procesos de categorización y gestión documental).
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● Unidades documentales. ● Disposiciones y relevancia legal,

estructural y organizacional de la
información.

● Nivel de trámite y usabilidad de la ● Nivel de relevancia para las

información. divisiones y áreas de la empresa.

● Valores primarios y secundarios ● Estructura organizacional.

Categorización de la información(Basados en la información recolectada se

establecen las categorías y los tiempos de permanencia en los archivos).

● Reconocimiento y organización ● Revisión de la estructura

por series, subseries y tipologías organizacional, sus funciones y su
documentales. nivel de producción documental

● Valores documentales. ● Clasificación por importancia en

los procesos y actividades
empresariales.

● Clasificación por medio de listas y ● Agrupación de la información por

códigos. características comunes, que
lleven a la creación de series
documentales.

● Por su parte las Tablas de ● Como puedes notar, las Tablas de

Valoración Documental se Retención Documental son las que
enfocan en el análisis de la permiten entrever las series y
producción documental y en su categorías a las que corresponde
relevancia en la estructura cada documento, por medio de
empresarial, con el fin de una revisión de características
establecer de manera enfática los comunes.
tiempos de permanencia en los
archivos respectivos.

• Ingrese a la página www.archivogeneral.gov.co y ubique los siguientes documentos:

Acuerdo 002 de 2004 y Manual de Fondos acumulados.
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• Realice lectura comprensiva del material anterior y elabore mapa conceptual del
Acuerdo y cuadro descriptivo del manual, numeral 2 al 2.3.3 (páginas 13 a la 24).

• Elabora cuadro de clasificación según la guía taller.