GESTIÓN DE FORMACIÓN PROFESIONAL INTEGRAL

PROCEDIMIENTO DESARROLLO CURRICULAR

GUÍA DE APRENDIZAJE

1. IDENTIFICACIÓN DE LA GUIA DE APRENIZAJE

 Denominación Del Programa De Formación: Técnico Asistencia En Organización De Archivos

 Código Del Programa De Formación: 134401
 Nombre Del Proyecto: Aplicar La Legislación Vigente En La Organización De Archivos De Una
Entidad.
 Fase Del Proyecto: Análisis- Ejecución
 Actividad De Proyecto: Definir Programas De Gestión Documental (PGD) Que Involucren Todos
Los Procesos Archivísticos Establecidos Y Aplicables Según EL CVD, Bajo Condiciones De Seguridad-
Levantamiento TRD Y Transferencias Primaria- Aplicabilidad GTC 185 Bajo Condiciones De
Seguridad Ambiental E Industrial
 Competencia: Organizar Archivos De Gestión De Acuerdo Con Normatividad Vigente Y Políticas
Institucionales
 Resultados De Aprendizaje Alcanzar:
 Aplicar Las Tablas De Retención Documental Teniendo En Cuenta Principios Archivísticos,
Normas Institucionales Y La Legislación Vigente.
 Describir Documentos De Archivo, Teniendo En Cuenta Las Normas Técnicas, La
Tecnología
Disponible Y La Política Institucional, Para La Posterior Recuperación De La Información.
 Archivar Los Documentos Teniendo En Cuenta Las Tablas De Retención Y De Valoración
Documental, Los Principios Archivísticos, Las Normas Técnicas Y La Legislación Vigente.
 Preparar Y Recibir Las Transferencias Documentales Primarias De Acuerdo Con Lo
Establecido En Las Tablas De Retención Documental Y Cronograma Institucional
Establecido.
 Clasificar Los Documentos De Archivo Aplicando Los Principios Archivísticos, Normas De
Seguridad Y Salud Ocupacional, Normas Y Técnicas De Preservación Y Conservación
Documental, Y La Legislación Vigente.
 Preservar Y Conservar Los Documentos De Archivo, De Acuerdo A La Normatividad Técnica
Legal Vigente.
 Ordenar Los Documentos De Archivo, De Acuerdo Con El Sistema Establecido Por La
Organización, La Normatividad Vigente, Y El Sistema De Gestión De La Calidad
 Duración de la Guía: 176 HORAS

GFPI-F-019 V3
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2. PRESENTACION

“Les auguro el mejor de los éxitos desde este momento”

Estimado aprendiz.

La Organización Documental se debe desarrollar bajo un eficiente proceso de la gestión de documentos

en las empresas públicas y privadas, el cual se encuentra representado en procesos archivísticos. Por lo
anterior durante esta guía, se conocerá las etapas o fases de ciclo vital, documento de archivos,
gestión documental y TRD, que permitirán facilitar el proceso archivístico y correcto tratamiento de la
documentación.
A continuación usted encontrará descrita cada una de las actividades que conforman la guía de
aprendizaje N° 2, la cual se debe desarrollar teniendo en cuenta el segundo contenido de estudio:
Ciclo Vital y Tablas de Retención Documental y el material adicional, dispuesto para la realización de esta
guía.
Durante el desarrollo de la guía, usted contará con la orientación necesaria para alcanzar el resultado de
aprendizaje correspondiente.

Recuerde que para el desarrollo de las diferentes actividades planteadas para esta guía, resulta
indispensable recordar el uso de fuentes bibliográficas y webgrafías, en caso de que sea necesario.

Evite usar contenidos, fragmentos de textos y para fraseos sin la correspondiente referencia y cita.

¡Igualmente, recuerde la puntualidad y compromiso en la entrega de actividades para un adecuado

proceso y culminación del programa de formación.!
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2.1 Es indispensable identificar la importancia de implementar las Tablas de Retención Documental para
la Organización Documental de los archivos, de tal manera que la gestión documental sea eficaz y
garantice tiempo y disponibilidad de la información en las empresas públicas y privadas, es importante
que usted indague y reflexione acerca de algunos aspectos claves de las temáticas planteadas.
Es por eso que se presenta el vídeo denominado:

 Tablas de Retención Documental / Disponible en el espacio - MATERIAL PARA EL

DESARROLLO DE LA GUÍA DE APRENDIZAJE 2 – Actividad 2.
El cual usted deberá observar e interiorizar con detenimiento, y en el mismo identificar las
ventajas de utilizar las TRD para la gestión documental y en caso de no hacerlo que implicaciones
habrían en la organización.

 Recomendación:
Tome apuntes cuando esté desarrollando la actividad. Es importante que tenga en cuenta el
análisis realizado, para el desarrollo de la actividad de transferencia del conocimiento.

2.3 Conociendo las normas que establece la Organización Documental en las empresas se pueden
establecer de forma correcta los mecanismos de implementación y aplicación en las entidades públicas y
privadas. Por lo anterior, es indispensable que usted indague y conozca aún más del tema, inicialmente
consultando

 la norma técnica que se menciona a continuación: Acuerdo 04 del 2013, La cual se implementa en
las entidades públicas y privadas para la elaboración, presentación, evaluación,
aprobación de las Tablas de Retención Documental.

 Una vez entendida la información anterior, se le invita a buscar en la web artículos, videos (Max.
15 min), entre otros, que se relacionen con la aplicación del Acuerdo 04 del 2013.
Finalmente seleccione un solo el material, el que más le llame la atención, preferiblemente que
sea concreto.

 Recomendación: Es importante que tenga en cuenta el material seleccionado, para el desarrollo

de la actividad de transferencia del conocimiento.

2.4 Además de conocer conceptos relacionados con Organización Documental, es indispensable saberlos
aplicar, de forma adecuada, en el entorno laboral. Teniendo en cuenta las lecturas realizadas
anteriormente, así como los conceptos del Ciclo Vital del
Documento y el uso de las TRD en Organización Documental, es importante reforzarlos por medio de la
siguiente actividad:
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Caso N° 1 – EMPRESA PILOS S.A. UN ARCHIVO ORGANIZADO

Arnulfo es contratado como Archivista en la empresa Pilos S.A., quien debe admitir diferentes
contrariedades y problemas. La más relevante es la falta de un archivo organizado y grandes fondos
acumulados distribuidos en diversos lugares de la empresa. Para que él pueda realizar sus funciones y
desempeñarse de manera correcta, debe realizar la organización documental, aplicando los criterios
archivísticos para la organización de archivos de gestión e implementación el ciclo vital del documento y
las TRD para un correcto manejo de la información documental, permitiendo el fácil acceso a la
información. El tiempo estimado en demostrar resultados es dos meses, pues la empresa será auditada y
todos los empleados esperan encontrar buenos resultados, ya que todos se han puesto la camiseta para
lograr mejorías frente a las diferentes problemáticas.

Según el caso anterior, resuelva los siguientes interrogantes:

1. ¿Cómo debe de comenzar a organizar el archivo Arnulfo?

2. ¿Cuáles son las causas que originaron esta situación?

3. ¿Debe aplicar el ciclo vital del documento y como gestionarlo?

4. Arnulfo encuentra en los fondos acumulados documentos electrónicos de archivo. ¿Cómo debe
ser archivados esos documentos?

5. ¿Cómo debe aplicar las TRD para un fácil acceso a la información?

6. Desde el punto de vista archivístico ¿Cuál es la importancia del uso de las TRD?

7. Según su criterio ¿cuál es el gran reto de Arnulfo?

8. ¿Cree usted que la gestión documental es la base para el desempeño de la empresa?

9. Recomendación: Tome apuntes cuando esté desarrollando la actividad. Es importante que tenga
en cuenta la información obtenida de la actividad, para el desarrollo de las actividades de
evaluación.

3. FORMULACION DE LAS ACTIVIDADES DE APRENDIZAJE

Actividades de contextualización e identificación de conocimientos necesarios para el aprendizaje

Descripción: Las Transferencias Documentales brindan un soporte importante para el acceso a la
información, de manera adecuada, optimizando el control de la documentación. Por lo anterior, es
indispensable que usted indague y conozca aún más del tema, realizando la lectura detallada del siguiente
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documento:  Mini manual. Tablas de Retención y Transferencias Documentales. (Página 01 a la 28) /

Disponible en el espacio - MATERIAL PARA EL DESARROLLO DE LA GUÍA DE APRENDIZAJE 3 – Actividad 3.
Recomendación: Tome apuntes cuando esté desarrollando la actividad. Es importante que tenga en
cuenta la lectura realizada para el desarrollo de la actividad de evaluación.

3.1 No se pierda la socialización que realizará su Instructora, es muy importante, en ella identificara los
conceptos de Serie, Subserie, Tipologia documental,
Mediante diapositivas, por grupos de trabajo realice una exposición de los aspectos más importantes a
tener en cuenta en la organización del Archivo de Gestión.

 Recuerda el código de ética del archivista? Como ya tiene esta consulta, presentaran sus puntos
de vista y socializarán con sus compañeros de trabajo, luego respondan: ¿Están de acuerdo con él?
¿Cuáles son los aspectos fuertes y débiles? Y finalmente ¿que le mejorarían, quitarían o agregaría?
Para analizar en plenaria en el ambiente de aprendizaje.

 Identifiquemos algunos archivos especiales, después de conocer cuáles son, comparta con sus
compañeros cómo los organizarían en dónde? Para qué, hay alguna legislación especial para esto?
Preparemos un conversatorio con esta temática.

 Cuéntenos un poco, cómo tiene organizada sus documentación, si no sabe o no responde, vamos
a consultar qué es el Archivo Personal, cómo se organiza, que series identificamos en él, lo
invitamos a buscar todos los documentos de su familia para que organice su propio archivo
personal. Con su Instructora programarán esta jornada.

 La foliación es una tarea indispensable en la labor archivística, identifiquemos a través de la

consulta dirigida cual es el Procedimiento de foliación, que parámetros debemos tener en cuenta,
cuando debemos realizar esta labor.

 el tema de la Descripción Documental (Acuerdo 038 de 2000) lo recuerda, en un conversatorio

aclararemos: su Concepto, Objetivos, Instrumentos, Nivel de descripción, Normatividad
Vigente, Características de los documentos: intrínsecas y extrínsecas, Instrumentos de descripción,
inventarios: Concepto, uso y aplicación, - Índices

3.2 Para tener en cuenta: uno de los objetivos que persigue “archivar” los documentos, y expuesto en
la introducción de la presente guía: Proporcionar un lugar seguro y permanente para los documentos, lo
invito a recordar dos Acuerdos sumamente importantes, que permiten conocer las características de ese
lugar, se trata de los Acuerdos 048 y 049 de 2000.
- Por tal razón, a pesar que usted ya los conoce lo invito a estudiarlo nuevamente para que
recuerde las características y aspectos que debe cumplir el lugar donde se instalarán los
archivadores.
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3.3 En el documento adjunto: Organización de documentos, se desglosan todas las actividades que se
realizan en la labor de “Archivar documentos”, con gusto, pese a que usted ya lo sabe hacer, es
importante que revise la literatura que contiene el documento, con ella profundizará y se apropiara de
conceptos y procesos en:

- Cómo perforar documentos

- Cómo legajar documentos
- Cómo identificar rótulos de carpetas (expedientes)
- Cómo alinear documentos
- Cómo foliar documentos y expedientes
- Cómo insertar las carpetas y/ expedientes en las cajas
- Como rotular las cajas
- Cómo ubicar las cajas en los estantes
- Como realizar el inventario.

3.4 Actividad Clarificando conceptos:

Mediante el proceso de consulta en internet o en los documentos adjuntos, lo invito a identificar los
siguientes conceptos; cuando tenga claridad sobre ellos, con su Equipo de trabajo socializará y presentará
a través de un mapa conceptual.

Registro, Guía, Inventario, Catálogo, Índice, Libros de Registros, Radicadores, Formatos, Planillas,
TRD, TVD

3.5 Identificando los elementos necesarios de la Descripción:

- Participe en la exposición que realizará su Instructora

- La consulta dirigida es un factor indispensable para obtener conocimientos, es por esto que para
socializar la temática en la que profundizaremos el tema objeto de nuestra guia, realizaremos una
consulta para identificar los siguientes temas:
 Qué y cuáles son los procesos técnicos
 Cuáles son las Operaciones Técnicas
 Qué es la Descripción
 Cuáles son los elementos de la descripción
 Cuál es la finalidad de la descripción
 Qué son los Instrumentos archivísticos
 Cuáles son los Instrumentos
3.6 Hablando de tecnología:

Con base en la documentación adjunta, identifiquemos cual es el factor tecnológico en la descripción

archivística, qué instrumentos se deben aplicar?. Preparemos una exposición.
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3.7 Y el Ciclo vital…

A través de un mapa conceptual identifiquemos que instrumentos utilizamos para cada fase del archivo:
Gestión, Central, Histórico.

4. para finalizar!!! Con los conocimientos adquiridos en el desarrollo de las actividades planteadas, usted
debe realizar lo siguiente:
 Presentar organizado su Archivo Personal, en él se identificarán las Series, Subseries, tipos
documentales.( en la entidad escogida)
 Foliar la documentación conservada en el Archivo personal. ( en la entidad escogida)
 Realizar el Inventario de los documentos conservados.( en la entidad escogida)
 Archivar los documentos .( en la entidad escogida)
 Realizar el inventario inicial del Fondo Acumulado ( en la entidad escogida)
 Realizar el inventario de los documentos a eliminar ( en la entidad escogida)

Evidencias de Aprendizaje Criterios de Evaluación Técnicas e Instrumentos de

Evaluación

Evidencias de Conocimiento : Aplica los principios Técnica: preguntas y respuestas

archivísticos para la
Definición e identificación de la clasificación documental, de Instrumentos de Evaluación:
normatividad e Interpretar las acuerdo con la estructura cuestionario
normas técnicas, las políticas de la orgánico-funcional, las
Organización y la normativa Tablas de Retención
Documental, las normas y la
vigente para la descripción
legislación vigente.
documental. Aplica las agrupaciones
documentales de la
Identifica el proceso para la
Organización, según la
realización de las transferencias estructura orgánico funcional
documentales aplicando los de la empresa.
principios y procesos archivísticos y
de manera responsable. Aplica los principios y sistemas
de ordenación documental de
Dominio de conceptos y de normas acuerdo con las políticas
legales. institucionales y la legislación
Vigente.
Realiza la conformación y
ordenación interna del
Evidencias de Desempeño: expediente, según normas Técnica: Observación
Clasifica con responsabilidad los vigentes
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documentos administrativos.
Clasificar, ordenar y describir un
archivo Personal, en él se
identificarán las Series, Subseries,
tipos documentales y la Foliación
de los documentos
Aplica las T.R.D con
responsabilidad y compromiso.
Taller de primeros auxilios,
exposición conceptos para la
preservación y conservación y
Archivo de los documentos
teniendo en cuenta las series y
subseries respectivas.
Participación activa Mesa redonda,
manejo del tema
Evidencias de Producto:
Organiza las series y los tipos Instrumento: Lista De Chequeo
documentales de acuerdo con
la metodología.
- Archiva los documentos
teniendo en cuenta las series y
subseries respectivas.
- Folia los tipos documentales
archivados en la unidad de
conservación.
Determina los depósitos,
muebles, equipos y unidades
de conservación de
documentos de acuerdo con las
normas y
Legislación vigente, teniendo
en cuenta la proyección
periódica de transferencias
documentales.
- Interpreta las normas y la
legislación vigente sobre
depósitos, mueble
Técnica: Valoración de Producto.

Archivo personal Instrumentos de Evaluación:

Lista de Verificación
Entrega de un frizo que ilustre la
aplicación de los sistemas de
ordenacion en base en los
principios y sistemas de ordenación
los documentos de archivo.

1. GLOSARIO DE TERMINOS

 Comunicación normal: Es la comunicación que debe ser tratada bajo el procedimiento normal.

 Clasificación de las comunicaciones. Las comunicaciones se clasifican en oficiales o públicas y

correspondencia personal o privada. Comunicaciones oficiales o públicas. Las comunicaciones
oficiales se clasifican en externas e internas, y enviadas y recibidas.
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 Comunicaciones oficiales externas: Son las comunicaciones que ingresan a través de la ventanilla
del Área de Correspondencia, dirigidas a la entidad y a sus funcionarios o empleados en calidad de
tales, a través de las redes de correos, o entregadas en las ventanillas autorizadas para tal fin.

 Comunicación ordinaria: Es la comunicación que ingresa a la entidad a través de la ventanilla del

Área de Correspondencia, dirigida a la empresa, a sus funcionarios o empleados en calidad de
tales y cuyo contenido es de conocimiento público.

 Comunicación reservada o confidencial: Es la comunicación que ingresa a través de la ventanilla

del Área de Correspondencia, dirigida a la entidad, a sus funcionarios o empleados en calidad de
tales y cuyo contenido debe ser conocido únicamente por el destinatario y/o funcionarios o
empleados involucrados en el trámite.

6. REFERENTES BILBIOGRAFICOS

https://www.google.com.co/search?sclient=psy-

 Constitución Nacional
 Archivo General de la Nación
ab&biw=1280&bih=655&noj=1&q=Formatos+y+aplicativos7.

CONTROL DEL DOCUMENTO

Nombre Cargo Dependencia Fecha

Autor (es) YURI YISED RODRIGUEZ INSTRUCTOR FPI 01/06/2017

HERNANDEZ

8. CONTROL DE CAMBIOS (diligenciar únicamente si realiza ajustes a la guía)

Nombre Cargo Dependencia Fecha Razón del Cambio

Autor (es)
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