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Guía básica de

GESTIÓN DE
PROYECTOS

EL PUNTO DE PARTIDA PARA APRENDER A

GESTIONAR PROYECTOS
 01

CONTENIDO

02 ¿QUÉ ES UN PROYECTO?

04 ETAPAS DE UN PROYECTO

¿QUÉ ELEMENTOS DEBO

08 GESTIONAR?

09 Interesados
11 Comunicaciones
13 Alcance
15 Tiempo
17 Costos
19 Riesgos
 02

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¿QUÉ ES UN PROYECTO?

Para comenzar debemos establecer claramente lo

que es (y lo que no es) un proyecto.

"Un proyecto se entiende como un

esfuerzo temporal que se lleva a
cabo para crear un producto, servicio
o resultado único".
(2013). Guía del PMBOK 5° Edición. PMI

Al ser temporal, SIEMPRE debe tener:

PRINCIPIO FIN

Por ende, NO son proyectos las actividades que se

hacen de forma continua (dirigir una empresa, por
ejemplo) o que no producen un resultado único.
 03

¿QUÉ ES UN PROYECTO?
Algunos ejemplos de proyectos:

Desarrollar un Desarrollar una

Construir un puente
producto nuevo app nueva

Mejorar un proceso Organizar un evento

Limitantes de un Consecuencias de un
proyecto proyecto mal
gestionado
Costos

Se entrega tarde
Se hace con mala calidad
Calidad Gastas más de lo planeado
Alcance Tiempo Trabajas de más
Pierdes clientes, etc.

Al modificar una variable, se

afectan las demás.
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ETAPAS DE UN PROYECTO
Cualquier proyecto, sin importar su tamaño o
complejidad, se desarrolla a lo largo de cinco
etapas:

Iniciación

Cierre Planeación

Monitoreo
Ejecución
y control
 05

ETAPAS DE UN PROYECTO

Iniciación
En esta etapa se autoriza el
proyecto, definiendo, entre
otras cosas, el equipo de
trabajo y los objetivos
generales. El documento que se
genera al finalizar es el acta
constitutiva o Project Charter.

Planeación
De esta etapa depende en gran
medida el éxito o fracaso del
proyecto. Aquí se determina el
cronograma, el presupuesto, los
recursos humanos necesarios,
la cantidad de trabajo a realizar,
los entregables que va a recibir
el cliente, los riesgos, el plan de
comunicación, etc.
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ETAPAS DE UN PROYECTO

Ejecución
Esta etapa consiste en poner en
marcha todo lo planeado. En otras
palabras, se trata de la aplicación
de nuestro plan, y es cuando nos
ponemos manos a la obra.

Monitoreo y control
El monitoreo y control consiste en
llevar a cabo acciones que nos
permitan corroborar que el
proyecto avanza correctamente, ya
sea en cuanto al tiempo, al
presupuesto o a la calidad. En caso
de que algo salga mal, podemos
corregir el rumbo y hacer los
ajustes pertinentes .
 07

ETAPAS DE UN PROYECTO

Cierre
La última etapa, consiste en
hacer la entrega formal del
producto o servicio terminado.

Aunque generalmente estas etapas se presentan

como si ocurrieran una después de la otra, en la
práctica interactuan entre si. Por ejemplo, el
monitoreo y control se tiene que hacer desde el
inicio, y no hasta que termina la ejecución. Por otro
lado, es posible que durante la ejecución
encontremos situaciones no previstas que nos
lleven a modificar nuestra planeación, incluso
cuando el proyecto ya está avanzado.
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¿QUÉ ELEMENTOS DEBO

GESTIONAR?
La guía del PMBOK* establece 9 aspectos que se
deben gestionar correctamente para lograr
proyectos exitosos. En esta guía explicaremos los 6
que consideramos más importantes para que
puedas iniciar a gestionar tus propios proyectos.

En la guía del PMBOK

En esta guía

Interesados Adquisiciones
Comunicaciones
Calidad
Alcance

Tiempo Recursos Humanos

Costos
Riesgos

*(2013). Guía del PMBOK 5° Edición. PMI

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¿QUÉ ELEMENTOS DEBO

GESTIONAR?

Interesados

La gestión de los interesados permite:

Identificar
A las personas, grupos u
organizaciones que puedan
afectar o ser afectadas por el
proyecto.

Analizar
Lo que los interesados
esperan del proyecto y el
impacto que cada uno puede
generar.

Gestionar
Estrategias para que los
interesados participen y
ayuden a que el proyecto sea
exitoso.
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¿QUÉ ELEMENTOS DEBO

GESTIONAR?

Interesados

Hay interesados que se pueden oponer a nuestro

proyecto, por lo que gestionarlos correctamente
reduce los riesgos de que el proyecto fracase.

¿Qué herramientas podemos utilizar?

Una Matriz de Interesados resulta muy útil.

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¿QUÉ ELEMENTOS DEBO

GESTIONAR?

Comunicaciones
Una comunicación efectiva es la principal estrategia
para gestionar a los interesados de un proyecto, por
lo que definirla con anticipación es primordial.

"Una comunicación eficaz crea un puente entre

diferentes interesados que pueden tener
diferentes antecedentes culturales y
organizacionales, diferentes niveles de
experiencia, y diferentes perspectivas e
intereses, lo cual impacta o influye en la
ejecución o resultado del proyecto".

(2013). Guía del PMBOK 5° Edición. PMI

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¿QUÉ ELEMENTOS DEBO

GESTIONAR?

Comunicaciones

Aspectos a considerar para tener una buena

comunicación:

Quién necesita saber qué información.

Cúando la necesita.
Por cuál medio la necesita.
Quién tiene que darle la información.

¿Qué herramientas podemos utilizar?

Una Matriz de Comunicación es simple pero

muy útil.
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¿QUÉ ELEMENTOS DEBO

GESTIONAR?

Alcance
"La Gestión del Alcance del Proyecto incluye los
procesos necesarios para garantizar que el
proyecto incluya todo el trabajo requerido y
únicamente el trabajo para completar el proyecto
con éxito. Gestionar el alcance del proyecto se
enfoca primordialmente en definir y controlar qué
se incluye y qué no se incluye en el proyecto".
(2013). Guía del PMBOK 5° Edición. PMI

Por ejemplo, una fiesta de graduación:

Menor alcance Mayor alcance

5 horas de fiesta, 100 7 horas de fiesta, 200
invitados, cena a dos invitados, cena a tres
tiempos, meseros, DJ, tiempos, meseros, DJ,
mobiliario. una hora de mariachi,
mobiliario, iluminación,
arreglos florales.
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¿QUÉ ELEMENTOS DEBO

GESTIONAR?

Alcance

Como vimos en el triángulo de

la derecha, si modificamos el Costos

alcance tenemos que

modificar el tiempo, los costos,
y controlar la calidad. En el Calidad

ejemplo anterior, a mayor Alcance Tiempo

alcance, nuestros costos se

incrementarán.

La herramienta principal que nos permite definir y

gestionar el alcance del proyecto es la Estructura
de Desglose de Trabajo (EDT).
 15

¿QUÉ ELEMENTOS DEBO

GESTIONAR?

Tiempo
Administrar el tiempo del proyecto se refiere a
estimar la duración de las actividades (las cuales se
definen en la EDT), determinar su secuencia,
calcular la duración del proyecto y elaborar el
cronograma.

En este caso, hay dos herramientas que resultan de

mucha utilidad para poder hacer estimaciones de
tiempo, secuencia de actividades y control del
cronograma de una forma más precisa. Éstas
herramientas son:

Método PERT/CPM

Diagrama de Gantt
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¿QUÉ ELEMENTOS DEBO

GESTIONAR?

Tiempo
Método PERT/CPM

Este método permite elaborar un diagrama de red para

establecer la secuencia de las actividades y determinar la
duración total del proyecto, así como identificar la ruta
crítica del mismo. Las actividades en la ruta crítica son las
que no se pueden retrasar o todo el proyecto se terminará
tarde.

Diagrama de Gantt
El gráfico más popular en
gestión de proyectos.
Permite representar de
forma visual la duración y
secuencia de las
actividaes, así como
monitorear y controlar
los avances del proyecto.
 17

¿QUÉ ELEMENTOS DEBO

GESTIONAR?

Costos
Al gestionar los costos del proyecto, tomamos en
cuenta el costo de todos los recursos necesarios para
completar cada una de las actividades del proyecto. Al
decir recursos nos referimos a los materiales, al
personal, equipamiento, servicios, entre otros, aunque
de manera general todos se expresan en términos
monetarios.

La gestión de los costos incluye, principalmente en

proyectos complejos y donde la inversión es grande,
aspectos técnicos del análisis financiero como Retorno
de Inversión, Flujos de Efectivo, Depreciaciones, Tipos
de Cambio, Inflación, etc.

Para hacer estimaciones más

precisas, es común apoyarse en el
juicio de expertos en el tema, y en
el uso de técnicas analíticas, como
el método PERT.
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¿QUÉ ELEMENTOS DEBO

GESTIONAR?

Costos Presupuesto

Para utilizar técnicas analíticas se debe tomar Reserva de Gestión

como base la información de nuestra
Estructura de Desglose de Trabajo (EDT), en Línea base

la cual se definen Paquetes de Trabajo con

Reserva de Contingencia
actividades específicas a las cuales se les
puede estimar su duración y su costo. Una Proyecto
vez teniendo estos paquetes de trabajo
Cuentas de control
definidos, se hace un agregado de costos
como lo muestra el diagrama de la derecha,
Paquetes de trabajo
el cual nos da como resultado el presupuesto
del proyecto. Actividades

La información que se obtiene en la Matriz de Riesgos

(ver página siguiente) también se incluye en la estimación
de costos y en el agregado mostrado en el diagrama
anterior.

Por supuesto, el Diagrama de Gantt

también permite llevar un control de
los costos y del presupesto, al saber
en qué parte del proyecto nos
encontramos. De esta forma,
podemos comparar lo que habíamos
presupuestado con los gastos que
hemos hecho en realidad.
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¿QUÉ ELEMENTOS DEBO

GESTIONAR?

Riesgos
Más allá de los beneficios que aporta a un proyecto la gestión de
todos los elementos vistos anteriormente, la gestión de los
riesgos es sin duda la más importante, ya que permite prevenir
desde un problema menor hasta afectaciones mayúsculas al
proyecto y su posible fracaso.

"El riesgo de un proyecto es un evento o

condición incierta que, de producirse, tiene
un efecto positivo o negativo en uno o más de
los objetivos del proyecto, tales como el
alcance, el cronograma, el costo y la calidad.
Un riesgo puede tener una o más causas y, de
materializarse, uno o más impactos".

(2013). Guía del PMBOK 5° Edición. PMI

Por lo tanto, si un riesgo es algo incierto, que de producirse tiene

un efecto, hablamos de que todos los riesgos tienen dos
características fundamentales:

Probabilidad Impacto

Ante nuestra imposibilidad de predecir el futuro, y debido a la

incertidumbre que existe en todos los proyectos, éstas dos variables
resultan de gran ayuda para hacer una gestión adecuada.
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¿QUÉ ELEMENTOS DEBO

GESTIONAR?

Riesgos
Aunque gestionar los riesgos es un proceso complicado y que se
puede llevar a cabo en distintas etapas de acuerdo con el tipo de
proyecto y la industria, lo más común es dividirlo en tres partes:
identificación, análisis y planeación.

El objetivo es identificar los riesgos que

pudieran perjudicar el desarrollo normal
Identificación
del proyecto. Contar con un registro
formal es recomendable.

Durante el análisis es necesario incluir

aspectos cualitativos y cuantitativos. Con
Análisis base en esto se pueden identificar los
riesgos que necesitan una atención
prioritaria.
Aquí decidimos qué tipo de estrategia se
utilizará para enfrentar a cada uno de los
Planeación
riesgos. Las principales son: evitarlos,
transferirlos, mitigarlos, o aceptarlos.

La herramienta principal
que nos permite
gestionar los riesgos es la
Matriz de Riesgos.
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