Propuesta de evento seminario “administración de recursos humanos”

Dania Nicolle Urrea

Jenny Katherine Vargas
Johanna Alejandra Vega
Francy Janeth Quintero

CENTRO DE GESTIÓN ADMINISTRATIVA – SENA

GESTIÓN ADMINISTRATIVA
BOGOTA D.C 2021
.
Propuesta del evento

Objetivo:

El objetivo del evento es analizar La planeación de recursos humanos es un proceso

utilizado para establecer objetivos de la función del personal para desarrollar estrategias

adecuadas para alcanzar

Tipo de evento: seminario

El nombre del evento es “administración de recursos humanos”.”

Los comités son:

Comité de finanzas, comité de programas, comité de promoción y publicidad, comité de

servicios generales, comité de seguridad, comité de recepción, comité de evidencias, comité

de decoración, comité de alimentos y bebidas, comité de sonido.

Comité de programación: Es el encargado de elaborar el protocolo a seguir el día del

evento, también están a cargo de realizar la presentación la cual nos dará un viaje por los 10

años de la compañía, para que veamos cómo hemos crecido y que es gracias a la buena

gestión y todo el apoyo de los colaboradores.

Comité de publicidad: Harán logo y eslogan de la empresa tanto digital como en físico,

encargados de hacer cartel principal, crear publicidad para el evento el cual se ubicará el día
22 en la empresa para que sea de conocimiento de todos los colaboradores, ayudaran con

las invitaciones y recordatorios para los invitados que asistan al evento.

Comité de servicios generales: Encargado de realizar 6 diplomas o menciones de honor

sobresaltando la labor de cada dependencia, harán los nombres de las dependencias las

cuales irán ubicadas en centro de mesa, un cuadro de selfi para que los colaboradores

tengan gratos recuerdos y salgan de la cotidianidad, organización de mesas y sillas en el

lugar del evento. Trabajaran con el comité de decoración para soportar el trabajo más

grande, deben estar disponibles para todas las necesidades del sitio del evento y de esta

forma solventar posibles fallas del evento y mitigar contratiempos.

Comité de seguridad: Esta conformado por una sola persona la cual estará al ingreso del

evento, esta persona conocerá rutas de evacuación, está capacitada en reacción a casos de

accidentes, capacitado en primeros auxilios, velara por la seguridad de todas las personas

que están dentro del evento.

Comité de recepción: Este está conformado por dos personas las cuales tendrán al mano

listado de los invitados, darán la bienvenida a todos los invitados de una manera agradable

y cortes.

Comité de evidencias: Dos personas se encargarán de tomar registro fotográfico y video

de todo el evento para subir a las redes sociales de la empresa y página web.

Comité de decoración: Encargado de realizar toda la decoración del salón donde se

realizará el evento, haciendo de este lugar un sitio agradable, con buena iluminación y

agradable a la vista.
 Comité de alimentos: Es el encargado de ubicar los alimentos que se van a consumir

dentro del evento, organizan de forma agradable los alimentos, están pendientes de que no

falten los utensilios necesarios para el consumo de los alimentos, revisaran que estén

calientes las bebidas y demás alimentos que necesiten estar a temperatura medio.

Comité de sonido: Esta persona será la encargada de hacer el ambiente agradable con

música clásica, se manejará un volumen acorde a la ocasión, estará ubicada tras

bambalinas.

Fecha del evento: 8 de agosto de 2019

Número y tipo de invitados: El evento va a contar con 40 invitados, personal profesional,

personal administrativo.

Lista de invitados:

NOMBRE DEPENDENCIA
   
BABILONIA URRIAGO BRANDON
FELIPE GERENTE
MONTALVO BENITES ANGIE
VANESA CONTADURIA
PALMA ADAME DARLIN SUSLAY tesorera
RAMIREZ HERNANDEZ YULIETH
ROCÍO secretaria
TIQUE TIQUE YULY NATALIA Secretaria
MUÑOZ LEÓN BRENDA VIVIANA SERVICIO SOCIAL
CASTRO FIGUEREDO LUZ DARY SERVICIO SOCIAL
CRUZ GARZÓN LAURA STEFANNY SERVICIO SOCIAL
FONTECHA PARDO ESTEFANY SERVICIO SOCIAL
MARTINEZ RAMIREZ JULIANA
MIRELY psicóloga
MONROY GARZON CAROL DAYANA Auxiliar administrativo
GUARNIZO LIBERATO ANA LORENA Auxiliar de carga
HÉRNANDEZ GUAYACANDO
YALIDIS LORENA Piscología
BARRIOS VARGAS YEISON ANDRÉS PEDIATRIA
LOZANO RODRÍGUEZ ANGEL DAVID RECURSOS HUMANOS
GONZALEZ SALAZAR JULIAN
FELIPE RECURSOS HUMANOS
MONTAÑA SANTANA LIZETH
LORENA RECURSOS HUMANOS
MORENO HURTADO LILIANA
ANDREA RECURSOS HUMANOS
MORENO GARCÍA VIVIANA
CHEYYEN RECURSOS HUMANOS
GIL CEPEDA YISED PAOLA Operaria de aseo
ORTEGÓN LEMUS ESTEFANÍA Conductor
PARDO AMAYA JEISEN ESTEBAN Conductor
PEÑUELA RICO MARÍA FERNANDA Auxiliar administrativo
POSADA DÍAS YULY NATALIA Operaria de aseo
ROMERO SIERRA JESSICA
ALEJANDRA psicóloga
SANCHEZ AMAYA MARITZA psicóloga
TORRES AYALA ANDRES CAMILO Conductor
URIZA TIQUE JOHAN DAVID Conductor

Recursos humanos que se van a utilizar para el evento consta de 26 personas, las cuales

estarán a disposición de cada comité, manejando roles proactivamente.

Gerente Nilzon Yesid Chacón Q

Coordinador general Nilzon Yesid Chacón Q
Comité de finanzas Nilzon Yesid Chacón Q
Comité de programas Karen Gómez, Karen fuentes, Laura
Urrego.
Comité de promoción y publicidad Yuli Navarro, Angie Muñoz, Lizeth
Rodríguez y Karen Gómez.
Comité de servicios generales Jennifer Toro, Leidy Ortiz, Angie Rivera,
Adriana Castillo, Jeimmy Bustos,
Comité de seguridad Leonardo Rúales
Comité de recepción Paula Fonseca
Alexandra Rodríguez
Comité de evidencias Karen Fuentes
Nuri Cicuariza
Comité de alimentos y bebidas Jenny contreras, Claudia quintana, Yeison
linares, Jenny Vargas, Jessica Zea, linda
peña, Natalia Ramírez, Mary Ramírez.
Comité de decoración Alexandra Rodríguez, Anggellys Andrade,
Yuli morales, Nuri Cicuariza, Karen
 Fuentes y Paula Fonseca
Sonido Dania Urrea

Presupuesto

MATERIALES COSTOS MATERIALES COSTOS

       
30 paquetes de Bombas $ 90.000 2 USB $0
20 luces de navidad x 100 $0 1 Atril $0
4 manteles blancos $0 2 tablas soporte $ 5.000
20 festones colores surtidos $ 10.000 10 Esferos $ 10.000
20 Cintas $ 27.000 8 mesas $0
5 siliconas en barra $ 3.000 8 sillas negras $0
60 papel crepe colores surtidos $ 25.000 3 agendas $0
26 pliegos de papel craf $ 27.000 1 Micrófono $0
10 pliegos Papel periódico $ 3.000 1 block de papel blanco $ 2.500
2 pistolas de silicona $0 10 Pares de guantes $ 6.000
2 cámaras fotográficas $0 1 a-Z Archivo $0
5 Pliegos de cartón paja $ 8.000 2 Calculadoras $0
10 Pliegos de cartulina colores
5 Lápices
surtidos $ 7.000 $ 4.000
1 Cartón respaldo de 100 x 100 $ 3.000 1 caballete $0
2 Cajas de temperas $ 5.000 40 invitaciones $ 99.000
5 Pinceles $0 Canapé de jamón y queso $ 50.000
Huevos de codorniz con salsa
6 Papeles diploma
$ 4.000 rosada. $ 20.000
Internet x 3 horas $ 1.800 Brochetas de frutas $ 35.000
1 Impresora $ 5.000 Coctel $ 40.000
1 cachucha negra $0 Gaseosas $ 40.000
1 Chaleco reflectivo $0 Agua de yerbas de frutas $ 20.000
5 Audífonos $0 Coctel tropical. $ 20.000
1 Radio $0 Ponqué. $ 90.000
Material de impresión $ 10.000 70 platos $ 15.000
1 Computador $ 0 70 cucharas $ 6.000
1 Equipo de sonido $ 0 70 tenedores $ 6.000
Electricidad por 10 horas aprox. $ 0 70 vasos $ 5.000
1 video bin $ 0 70 copas $ 20.000
5 bandejas $ 25.000 Palos de pincho $ 12.000
Transporte y logística:
servilletas $ 22.000 Total, coste de evento: $ 712.500
El día 22 de julio se ubicarán carteles invitando al evento, donde indicamos hora, fecha y

lugar

El día 26 de julio se enviarán invitaciones por dependencia a cada empleado

El día 6 de agosto de 1: 00 pm a 4:00 pm se realizará aseo del salón, montaje de mesas y

sillas, decoración de todo el lugar, organización de puestos, evento se realizarán:

Las flores en papel seda y crepe (todas las personas de la ficha 1846912 sin excepción)

Letras del nombre de la empresa en cartón, cartón cartulina y luces navideñas.

Poster de bienvenida en cartulina negra y marco de madera

Organización de centro de mesa con botellas de vino y flores

Iremos de la mano con logística y colaboraremos con nombres de los lugares en los que

irán montados

montaje en el evento

Primordial las luces en el techo con caída floral

Segundo inflar globos y Anggellys Andrade, Yuli morales y Alexandra Rodríguez harán las

pantallas.

Mientras Karen Fuentes y paula Fonseca organizan el poster de bienvenidos en la puerta del

salón

Todos organizaran posición de mesas y sillas con formato rediseñado

Las mesas de bufé vendrán identificadas con los nombres por dependencia y comité de

alimentos esta encargada de la distribución o ubicación.

Haremos los 6 diplomas o menciones de honor sobresaltando la labor de cada dependencia,

los nombres de las dependencias los cuales irán ubicados en centro de mesa , un cuadro de

selfi para que los colaboradores tengan gratos recuerdos y salgan de la cotidianidad, listado

de los invitados, darán la bienvenida a todos los invitados, su saludo será ¨” Buenos días

bienvenidos al coctel del jardín, es tan amable me permite su invitación y carnet de la

empresa por favor” ellas confirman por medio visual si la información es correcta y dejaran

ingresar a las personas.

Luego dirán, “muchas gracias por venir “

El día 8 de agosto de 6:30 am a 8:00 am se realizará montaje de alimentos, y últimos

retoques.

Promoción de evento: Redes sociales ( @MisJardin ) , página web (

https://nyesidchacon7.wixsite.com/misitio ) y carteles publicitarios.

Capacitación de personal:

El día 15 de julio a la 1:00 pm se capacitará al personal de los comités: publicidad, sonido,

seguridad, finanzas.

El día 22 de julio a la 1:00 pm se capacitará al personal de los comités: servicios generales

y decoración

El día 30 de julio a la 1:00 pm se capacitará al personal de los comités: Alimentos y

bebidas.

Orden del día:

HORA ORDEN DEL DÍA

   
8:15 am – 8:30 am Bienvenida a los invitados
8:35 am – 8:45 am Palabras del Gerente
8:45 am-8:55 am Video historia del jardín mis pequeñas huellitas.
9:00 am-9:25 am Conmemoración a los docentes más antiguos en la institución.
9:25 am-9:40 am Coctel y brindis.
9:40 am-9:50 am Despedida de los invitados

Encuesta por medio virtual, se enviará el día 12 de agosto de 2019 a todos los partícipes del

evento. Link https://forms.gle/JxdL16Y5BL2dwVso9

Evento:

Para realizar el montaje del evento el día 6 de agosto la ficha 1846912 dedicará tiempo de

1:00 a 4:00 pm donde se hará toda la decoración del lugar, aseo del lugar y de esta forma

agilizar el proceso, ser precavidos con la organización para evitar pormenores, también
vamos a disponer de 1 hora antes el día 8 de agosto, es decir de 7:00 am a 8:00 am para dar

últimos detalles y organizar los alimentos

Decoración del lugar (faltante)

Decoración de mesas y posición de las mesas (faltante)

Preparación de los alimentos

Verificar el sonido.

Ubicar los camarógrafos para el evento.

Chefs

Claudia Quintana

Jenny Contreras

Vestuario de las Chefs

Pantalón, camisa blanca, pañoleta para la cabeza y delantal.

Meseros y asistentes de cocina

Jasleidi Peña

Katherine Vargas

Jessica Zea

Laura Urrego

Jeison Linares

Natalia Ramírez
Vestuario de los meseros

Damas: Falda negra, camisa blanca, tacones, media velada color piel; cabello recogido y

corbatín negro o rojo.

Caballeros: Pantalón negro, camisa blanca, zapato formal, corbatín negro o rojo, afeitados,

cabello arreglado.

3 mesas integradas por 10 asistentes al evento cada una.

Organización del personal por mesa.

Mesa 1

Jessica Zea y Laura Urrego.

Mesa 2

Jasleidi Peña y Katherine Vargas.

Mesa 3

Jeison Linares y Natalia Ramírez.

Mesa Principal que sería la de las comidas

Claudia Quintana y Jenny Contreras.

Pasabocas
Se brindarán tres clases de pasabocas 2 de sal y uno dulce

1. Canapé de jamón y queso

Ingredientes:

Pan tajado sin corteza, jamón, queso doble crema y mayonesa

2. Huevos de codorniz con salsa rosada.

Ingredientes:

Huevos de codorniz y salsa rosada.

3. Brochetas.

Ingredientes:

Fresas, uvas y masmelos.

Bebidas.

Coctel, gaseosas y agua de yerbas de frutas.

Coctel tropical.

Ingredientes:

Maracuyá, naranja tánguelo, ginger o soda y vodka.

Cerezas y yerbabuena para decorar.

Gaseosas.

4. Ponqué.

Bebidas.

Coctel, gaseosas y agua de yerbas de frutas.

Coctel tropical.

Ingredientes:

Maracuyá, naranja tánguelo, ginger o soda y vodka.

Cerezas y yerbabuena para decorar.

Gaseosas.

Manzana, Sprite y Coca-Cola

Agua de hierbas de frutas.

Horarios

HORA MENU
   
como primera bebida se ofrecerá un vaso de agua aromática de
8:30 a. m.
frutas.
8:40 a. m. se ofrecerá el primer pasaboca, huevo de codorniz con salsa rosada.
8:55 a. m. brocheta.
9:15 a. m. un vaso de gaseosa.
9:30 a. m. canapé

9:40 a. m.
coctel y ponqué.
Coordinador general: Encargado de revisar que todo esté en su lugar, que el personal llegue

a tiempo, que estén cumpliendo sus labores, revisar que la logística, la comida, el sonido

sean los adecuados.

Pos - evento:

Se realizará una encuesta de satisfacción la cual se hará llegar por medio de correo

electrónico a todas las personas que participen del evento donde miraremos o detectaremos

posibles falencias, (la hice llegar a su correo profe) esto en pro de mejoras para futuros

eventos. La encuesta será enviada el día 10 de agosto, las personas tendrán 6 días para

responder y el comité tabulará la información el día 15 de agosto detectando la satisfacción

de todo el personal, esta encuesta será realizada por Jenny Contreras, Claudia Quintana y

Yesid Chacón.

El desmontaje del evento se realizará el día 8 de agosto de 1:30 a 4:00 pm

Nota: Solicitamos de su ayuda con los siguientes materiales que posiblemente hay en la

institución y nos facilitara eficacia en nuestros procesos a la hora de organizar:

  2 cámaras fotográficas   Video bin

  Extensiones, todas las posibles  2 Computadores
  Escalera de 2 metros o mas   Atril
  6 mesas grandes   Micrófono
  Elementos de aseo   Caballete de 1.20 o mas
  Equipo de sonido   Tapas azules para la mesa.

Solicitudes.

También ver la posibilidad si se pueden brindar cocteles con un poco de licor, también

necesitamos que nos presten la capilla los días 6 y 8 de agosto, el día 6 de 1:00 a 4:00 pm el
día del evento a las 6:30 am , ingresaran el gerente y algunos colaboradores, entrada a la

institución en ropa formal e informal ya que vamos a estar moviendo cosas, de los

aprendices ficha 1846912 ya que son los que organizan el evento en el primer bloque, ropa

formal los aprendices de la ficha 1846893

Se les hará llegar la invitación el día 26 de julio del 2019 a su respectiva dependencia o

punto de trabajo, el protocolo de vestimenta es formal.

este se realizará en la capilla del centro de formación San Camilo, el día 8 de agosto del

2019, tendrá inicio a las 8:30am. Para esperamos contar con la participación de todo el

equipo de colaboradores, invitaremos a 28 personas con las cuales queremos celebrar este

gran logro.