Servicio Nacional de Aprendizaje - SENA

Regional Antioquia
Complejo Tecnológico, Agroindustrial, Pecuario y Turístico
Hoja de trabajo evidencia

Nombre del Aprendiz: Marlon Yecid Abadia Asprilla

Nombre del Instructor: Adriana Maria Quintero Salas
Ficha: 2325058
Nombre de la Actividad: LA ORGANIZACIÓN DOCUMETAL
Fecha: 05/07/2021

GC-F -005 V. 02
ACTIVIDAD N° 3 LA ORGANIZACIÓN DOCUMETAL

ESTRATEGIAS DIDÁCTICAS: Aprendizaje Autónomo

TÉCNICA DE EVALUACIÓN: Valoración – Formulación

de preguntas INSTRUMENTO DE EVALUACIÓN: Escrito – Argumentación-
Cuestionario. TIPO DE EVIDENCIA: Producto

De acuerdo a la información suministrada por la instructora, realizo lecturas,

comento y debato la información relacionada en las Cartillas de Clasificación y
Ordenación Documental Seguidamente desarrollo las actividades planteadas.

Cada grupo colaborativo, hará un reconocimiento general del contenido del texto,
determinando cuáles son las temáticas más relevantes tratadas en él.

 Con la información anterior, cada grupo construirá un mapa conceptual que muestre
las temáticas del texto, de tal forma que haya claridad sobre los temas tratados y las
relaciones entre éstos.

 En los mismos grupos colaborativos realice un escrito máximo de una página, donde
argumente la importancia de clasificar la documentación en las empresas. Este
escrito debe ser de autoría propia y no debe contener copias textuales de internet.

 RESUELVO EL TALLER

Respondo las siguientes preguntas en compañía de mi grupo, además debo

representar cada interrogante con una imagen.

1. ¿Qué es clasificación Documental?

2. ¿Cuál es la fórmula de la Organización?
3. ¿Qué es Principio de Procedencia?
4. ¿Qué es Principio Orden Original?
5. Definir que es Fondo-sección y subsección documental?

GC-F -005 V. 01
 6. ¿Definir que es un Fondo Abierto—Fondos Cerrados—Fondos Acumulados?
7. ¿cuál es la funcionalidad de los manuales de Procedimientos dentro de una entidad?
8. ¿Mencionar los nombres de los sistemas de Ordenación?

- Solución de la actividad

Escrito

R// - La Gestión Documental se entiende como el conjunto de tecnologías y técnicas utilizadas

para gestionar los documentos de una empresa u organización. La misión es administrar el flujo
de estos documentos lo que dure su ciclo de vida. Cabe destacar que ningún documento oficial
puede ser desechado ya que éstos son necesarios para auditorías y análisis de procesos de la
empresa.Un sistema eficiente de gestión documental tiene como objetivo llevar el
almacenamiento físico de documentos al plano digital, lo que implica una mejora sustancial en
varios aspectos de la administración de una empresa el sistema apunta también al proceso de
búsqueda y organización de los documentos, así como de datos e información general en sus
diversos formatos.

Implementando tecnologías de gestión documental, su empresa podrá hacer más eficiente el

uso de la información, contando con información oportuna y reduciendo costos gestionar de
mejor forma la documentación existente sin duda incrementará la productividad de su
organización  en una empresa, requiere de un respaldo documental. Desde las facturas y
órdenes de compra hasta las remuneraciones de los trabajadores son documentos necesarios
que requieren de un sistema de almacenamiento y cuidado de la información .

Por lo tanto, podemos decir lo que los pasos centrales de la gestión documental se resumen en:
... administración y custodia de los documentos de importancia de una empresa. ... Por ello, la
aplicación de estrategias para clasificar, ordenar, conservar

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 2 ¿Cuál es la fórmula de la Organización?

R// - Proceso mediante el cual se desarrollan actividades de clasificación, ordenación y

descripción de los fondos documentales de las entidades

3 ¿Qué es Principio de Procedencia?

R// -  Es el que asegura que no se deben mezclar los documentos de diferentes productores

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4 ¿Qué es Principio Orden Original?

R// -
se establece que la disposición física de los documentos debe respetar la secuencia de los
trámites que los produjo. Es prioritario para la ordenación de fondos, series y unidades
documentales

5 - Definir que es Fondo-sección y subsección documental?

R// - Clasificación documental es la labor intelectual mediante la cual se identifican y establecen

las Series que componen cada agrupación documental (fondo, sección y subsección) de acuerdo
con la estructura orgánico funcional de la entidad .

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6 - ¿Definir que es un Fondo Abierto—Fondos Cerrados—Fondos Acumulados?

R// - Fondo abierto: Conjunto de documentos de personas naturales o jurídicas

administrativamente vigentes, que se completa sistemáticamente. Fondo cerrado: Conjunto de
documentos cuyas series o asuntos han dejado de producirse debido al cese definitivo de las
funciones o actividades de las personas naturales o jurídicas que los generaban. Fondo
acumulado: Conjunto de documentos dispuestos sin ningún criterio de organización
archivística.

7 - ¿cuál es la funcionalidad de los manuales de Procedimientos dentro de una entidad?

R// -  son la mejor herramienta, idónea para plasmar el proceso de actividades

específicas dentro de una organización en las cuales se especifican políticas, aspectos
legales, procedimientos, controles para realizar actividades de una manera eficaz y eficiente.

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 8 ¿Mencionar los nombres de los sistemas de Ordenación?

R// -  Cronológico
- Numérico
- Mixto o alfanumérico

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