RECIBO DE DOCUMENTOS:  

El recibo de documentos es una de las tareas más importantes en el tratamiento

de las comunicaciones empresariales. Por lo tanto, se debe crear un control que permita comprobar el recibo y
tramitación de las comunicaciones recibidas, estableciendo responsabilidades por medio de personas encargadas de
esta labor. (Las comunicaciones pueden ser en forma personal, por mensajero, por buzón, correo nacional,
electrónico y fax).
PASOS PARA EL RECIBO DE DOCUMENTOS
1. Recepción:  consiste en recibir las comunicaciones provenientes de distintas fuentes y conductos, estos
pueden ser directos o indirectos.
Directos:  Son las comunicaciones entregadas en la ventanilla de la unidad de correspondencia de una empresa.
En las comunicaciones de recepción directa se debe tener en cuenta lo sigui ente:
- Si la comunicación está dirigida a la empresa o a un funcionario
- Si se trata de una comunicación oficial
- Si el sobre viene en buen estado
Indirecto: son las comunicaciones recibidas por correo o medios electrónicos.
En las comunicaciones de recepción indirecta se debe tener en cuenta lo siguiente:
- Si el asunto del que trata corresponde a la dependencia a la que va dirigida
- Si están firmadas
- Si la fecha es actual
- Si menciona anexos
2. Clasificación:  Consiste en separar los documentos por grupos.
a.Comunicaciones oficiales: Según el artículo segundo del acuerdo 060 del 2001 son todas aquellas recibidas o
producidas en desarrollo de las funciones asignadas legalmente a una empresa (comunicaciones radicables)
b.Comunicaciones personales: Son todas las comunicaciones de carácter privado que llegan a título personal
citando o no el cargo del funcionario. No generan trámites para las instituciones.
c.Documentos contables
d.Folletos, revistas y publicaciones
e.Propaganda (comunicaciones no radicables)
PASOS PARA L A RADICACIÓN DE DOCUMENTOS OFICIALES
3. Apertura:  Abrir el sobre o empaque de las comunicaciones oficiales, para la extracción de los documentos y
sus anexos.
4. Revisión: Revisar las comunicaciones oficiales para verificar la competencia, los anexos, el destino y los datos de
la persona o empresa que los remite, dirección donde se va a enviar la respuesta y el asunto correspondiente. Si es
competencia de la empresa se procederá a la radicación. Si la comunicación no está firmada se considera anónima y
será remitida a la oficina de su competencia sin radicar.
5. Radicación: radicar un documento es ubicarlo en la empresa. También radicación es un procedimiento de la
empresa por la cual se asignan números consecutivos a las comunicaciones recibidas o producidas, dejando
constancia de la fecha y hora de recibo o envío. El trámite empieza a contar a partir del día siguiente de radicado.
PROCEDIMIENTO PARA RADICAR COMUNICACIONES OFICIALES
Se efectúa mediante un sello que indica que es propiedad de la empresa. Se conoce con el nombre de sello
radicado, se puede aplicar en forma manual, mecánico o automatizado. Se debe colocar el número de orden en que
se recibió, la fecha, quién lo recibió, si se dio respuesta y en qué fecha, u otros datos, si se encuentra en trámite o
está archivado. Cuando el documento se presenta en forma personal se entregará de inmediato una copia con el
radicado.
SELLO RADICADOR
Número de radicación Fecha de recibo Pa

 Atendido por:
Respuesta # Fecha

 Archivado en :
- Se coloca el sello en el extremo superior derecho del documento .

6. Registro.  Anotar los datos más importantes del documento en un formato de registro para su control y trámite
dentro de la empresa.

Datos del registro:

- Nombre de la persona o empresa remitente o destinataria
- Nombre o código de la dependencia
- Número de radicación
- Nombre del funcionario responsable del trámite
- Anexos
- Tiempo de respuesta
7. Distribución o reparto:  Se reparten las comunicaciones en las oficinas que deben tramitarlas. Para asegurar
la reserva de documento, estos se envían en un sobre de manila o carpetas plásticas debidamente marcadas y
acompañadas de un formato de control de entrega de correspondencia.
CONTROL DE CORRESPONDENCIA EN TRÁMITE:  Vigilar que las comunicaciones sean tramitadas, hacer un
seguimiento mediante un formato recordatorio de correspondencia, recibo y tramitación
DOCUMENTOS NO RADICABLES: Las comunicaciones personales, no deben abrirse, se le coloca la fecha de
recibo en el sobre y se le imprime un sello con la siguiente información:
Si no es personal, favor devolver al departamento administrativo de documentos para su tramitación.
DOCUMENTOS CONTABLES:  Se controla mediante un formato de control de documentos contables.
FOLLETOS, REVISTAS Y PUBLICASCIONES:  El control de su rotación es función de la dependencia encargada
del recibo y despacho de documentos.
Cuando es una suscripción y viene dirigida a la empresa se controla su rotación mediante un formato de folletos y
revistas que se coloca en la primera página de la revista.
PROPAGANDA:  No requiere ningún control de la empresa.