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Esta ley establece las reglas y principios que regulan la función archivistita del
estado. Para ello se a establecido en esta ley una serie de artículos que le
permiten a una entidad publica o privada regulados por la ley guiarse y llevar
una adecuada gestión de archivo de documentación.
Articulo 3
Paso 1
CLASIFICACIÓN DE DOCUMENTOS
• DOCUMENTOS DE ARCHIVO
• DOCUMENTOS DE APOYO
PASO 2 Elaboración de Separadores
Elaborar los separadores para cada una de las series y subseries de tal manera que
permita visualizar su ubicación y facilite la localización física de la documentación.
Paso 3 Clasificación Documental Series y Subseries
• Identifique y agrupe en unidades documentales (asuntos) todos los tipos documentales
pertenecientes a la dependencia teniendo en cuenta las series y subseries.
PASO 4PRINCIPIO DE ORDEN ORIGINAL
Ordene al interior de cada uno de las unidades documentales (asuntos) los diferentes
tipos documentales teniendo en cuenta su fecha de producción o de trámite y
manteniendo la estructura que tuvo durante el servicio activo.
Foliar cada una de las series y subseries documentales, previendo para ello la
numeración de los folios en el extremo superior derecho, con un lápiz de mina negra y
blanda (HB, B), en forma legible, sin enmendaduras, empezando por el documento más
antiguo hasta el más reciente al final de la carpeta y así sucesivamente.
Paso 9: Ubicación Física
• Ubique físicamente las carpetas que conforman cada una de las Series y Subseries
documentales, observando que guarden el mismo orden en que aparecen relacionadas en
la Tabla de Retención Documental
Paso 10: Identificación de Archivadores
• Identifique alfanuméricamente cada uno de los archivadores, de tal forma que permita
la localización física de los expedientes
Paso 11 : Clasificación Documentos de Apoyo
• Una vez organizado el archivo de la dependencia aparecerán algunos documentos que
no se pueden ubicar dentro de las series y subseries, estos constituyen los documentos
de apoyo que son de carácter general sirven únicamente de soporte a la gestión de la
dependencia, pero no son documentos de archivo, por lo tanto no se transfieren al
Archivo Central.
• Se organizan con base al Sistema de Clasificación de Documentos de Apoyo y
después de cumplir su función el Jefe de oficina apoyado por la secretaria o auxiliar, los
destruye y elaboran acta (Acuerdo 042 de 2002) ver micrositio del Archivo:
www.politecnicojic.edu.co/archivo en Circulares y Legislación Archivística.
PASO 12: ELABORACIÓN DE SEPARADORESElaborar separadores para cada un de
los asuntos identificados en el paso anterior
Son aquellos que son inherentes e inseparables de cada documento, que se encuentran
siempre sea cual sea la tradición documental, original y copias.
Entidad Productora: Es la
Persona o corporación que
produjo el documento, ya sea
publica o privada puede
observarse en el membrete.
Orígenes funcionales: Razones por las que se han producido los documentos Indica el
cargo o la función administrativa, la acción, que ejecuta, una persona o Corporación en
el desempeño de un programa. ( firma y cargo del responsable).
Datación: La fecha y el lugar de Producción. Indica donde y cuando fueron producidos
los documentos
El contenido: Se refiere al asunto o
tema que trata una unidad documental.
FOLIACION DE ARCHIVOS
OBJETIVOS
SOBRES DE PROTECCIÒN
Se deja constancia en el área de NOTAS del instrumento de control o de consulta el
contenido del sobre: cantidad, tamaño, color, título, asunto, fecha y otros datos que se
consideren pertinentes.
En caso de unidades de conservación (copiadores de correspondencia, legajos, tomos,
libros de contabilidad, etc.) que ya vienen empastados, foliados y/o paginados de
fábrica, puede aceptarse como mecanismo de control sin necesidad de refoliar a mano.
De todos modos debe registrarse en el área de notas del instrumento de control o de
consulta, la cantidad de folios o páginas que contiene.
En unidades documentales que se generan foliadas por impresora, se dejará esta
foliación siempre y cuando en una unidad de conservación no haya mas de una, en caso
contrario, cuando haya más de una, deberá refoliarse toda la unidad de conservación
Los folios sueltos en blanco cuando cumplen una función de conservación como:
aislamiento de manifestación de deterioro biológico, protección de fotografías, dibujos,
grabados u otros, o para evitar migración de tintas por contacto, no se deben retirar, ni
foliar.
7.3 Control de los registros El control de los registros de la calidad es responsabilidad de
los administradores de los procesos o de quien elaboró el documento y se detallan en la lista
maestra de registros 7.3.1 Identificación Los registros de la calidad se identifican,
dependiendo el caso, mediante: nombre único, fecha, y número secuencial si aplica. 7.3.2
Almacenamiento Se almacenan de acuerdo a las necesidades por: códigos, nombres,
órdenes, fechas, series, modelos, colores. Estos registros se recogen según su elaboración,
diaria, semanal, mensual, anual, en carpetas o archivadores y en sitios adecuados que evitan
su deterioro, daño, pérdida y garantizan su fácil acceso.
c. Necesidad de la UTPL
7.3.6 Disposición final Se refiere a que disposición tendrán los registros después de
concluido el tiempo de conservación temporal en el área correspondiente.
Destrucción: Eliminación física del registro (se debe quemar o triturar los
documentos) y llevar un informe por parte del responsable del proceso indicando
que documentos se han eliminado y cuando.
http://www.slideshare.net/sergioaus/tablas-de-retencin-documental-3035007
http://www.utpl.edu.ec/iso9001/images/stories/PROCEDIMIENTO_CONTROL_REGI
STROS.pdf
http://www.dnp.gov.co/PortalWeb/LinkClick.aspx?fileticket=ANH1vbNI4iY
%3D&tabid=269