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y Atención al Usuario en
el Servicio de Salud de Castilla-La Mancha
ÍNDICE
Introducción pág. 5
Glosario: Conceptos Básicos en la atención al Usuario en el SESCAM pág. 7
El Servicio de Salud de Castilla-La Mancha: un servicio orientado hacia el
usuario pág. 11
Calidad y satisfacción de los usuarios pág. 13
La Comunicación y la capacidad de escucha: elementos esenciales en la
atención al usuario pág. 15
10 ideas básicas para la comunicación con los usuarios pág. 17
La capacidad de escucha pág.19
El estilo asertivo de comunicación pág. 21
Elementos que dificultan y elementos que facilitan la comunicación con los
usuarios pág. 29
Protocolos para lograr una comunicación eficaz con los usuarios en situaciones
habituales:
La comunicación cara a cara pág. 33
La Comunicación telefónica pág. 35
La Comunicación escrita pág. 41
Protocolos para lograr una comunicación eficaz con los usuarios en situaciones
difíciles:
Cómo explicar al usuario las demoras en la atención pág. 43
Qué hacer ante una desprogramación pág. 49
Cómo dar malas noticias pág. 53
Cómo actuar ante una reclamación pág. 57
Cómo recibir una crítica pág. 59
Cómo hacer una crítica pág. 63
Cuando no entendemos lo que nos dice el usuario pág. 65
Cuando el usuario no nos entiende pág. 67
Cómo decir NO pág. 69
Qué hacer ante una situación de agresividad pág. 71
INTRODUCCIÓN
G LO S A R I O :
CONCEPTOS BÁSICOS EN LA ATENCIÓN AL
USUARIO EN EL SESCAM
EL SERVICIO DE SALUD DE
CASTILLA-LA MANCHA: UN SERVICIO
ORIENTADO HACIA EL USUARIO
Ser conscientes de que no todos los usuarios son iguales y que por
lo tanto, es necesario tratarlos de forma diferente y personalizada.
CALIDAD Y SATISFACCIÓN
DE LOS USUARIOS
Creen que el tiempo que han tenido que esperar para ser
atendidos/as ha merecido la pena.
LA COMUNICACIÓN
Y LA CAPACIDAD DE ESCUCHA:
elementos esenciales
en la atención a los usuarios
LA CAPACIDAD DE ESCUCHA
Ej: "Cada vez que nos dice usted que en la medicina privada no pasa
esto, me siento muy molesta y enfadada, porque creo que no es así, y
estamos haciendo todo lo que podemos. Le agradecería que la próxima
vez valorase algo más todo lo que hemos conseguido hasta aquí..."
AMENAZAS:
"Es la última vez que se lo digo".
"Si no sigue usted mis indicaciones..."
EXIGENCIAS:
"Mañana, sin falta, me trae usted los datos que le estoy diciendo".
GENERALIZACIONES:
"Nunca cumple nada de lo que acordamos".
"Siempre pone usted las mismas pegas".
MENOSPRECIO:
"Su problema no tiene importancia. ¡Si supiera usted los problemas
que tienen otros"
ETIQUETAS:
"Éste es de los que siempre está quejándose".
"Ya verás como acaba diciendo que no. Tiene toda la pinta".
PREGUNTAR:
¿Podría levantarse un momento para que le hagamos la cama?
¿Me puede dar sus datos, por favor?
No mezclar temas.
Hablar en positivo.
12. Despedirse dejando claro en qué se queda, qué tiene que hacer
el usuario la próxima vez, dónde tiene qué dirigirse, con qué persona
debe o puede ponerse en contacto, etc.
"El contacto telefónico puede llegar a ser muy frío e impersonal. Por
ello debemos humanizar este contacto".
Los momentos de silencio servirán para:
Transmitir una actitud de escucha activa, indicando al
interlocutor que estamos cerca de él, pero sin interrumpirle.
Obtener mayor información acerca de las ideas principales o de
aquellas que resultan más importantes para el usuario.
LA COMUNICACIÓN ESCRITA
Un ejemplo
Desprogramaciones.
Son aquellas situaciones en las que por motivos de ajuste de agenda,
de acontecimientos inevitables o de cambios en los planes establecidos,
hay que anular una información dada al usuario con anterioridad.
Estas situaciones alteran y perturban la vida del paciente y de sus
familiares, (sobre todo si se tienen muchas expectativas en esa cita).
Por ello, además de poner las medidas para que no vuelvan a suceder,
tenemos que preocuparnos de minimizar las consecuencias .
Ser la persona que informa de una desprogramación genera
ansiedad y angustia ya que, en muchas ocasiones, nos vemos expuestos
a críticas de las que no somos directamente responsables. Lo mejor es
que este profesional se prepare para ello, poniéndose en el lugar del
usuario y planteando una alternativa o negociando un acuerdo. Esta
postura facilitará la comunicación en esta situación difícil
¿QUÉ HACER?
Ponernos en contacto con el interesado personalmente bien por vía
telefónica o por carta. Si es posible, procurar utilizar las dos vías.
Primero utilizar la vía telefónica y una vez acordada una solución
convenida también por el usuario, enviar un escrito que confirme la
alternativa planteada.
DESPROGRAMACIONES QUIRÚRGICAS
Se trata de operaciones o intervenciones que son suspendidas por
problemas estructurales del servicio o de la organización sanitaria,
perjudicando de forma clara al enfermo, (y/o a los familiares), que se
han preparado para esta intervención.
Ante la comunicación de esta noticia es posible que nos
encontremos con mensajes del paciente de este tipo
- "¡Esto es el colmo!"
- "¡Vaya faena!"
¿QUÉ HACER?
Reconocer los errores y/o problemas internos de la organización.
Pedir disculpas de forma asertiva.
Dar una alternativa real de intervención.
Negociar en caso de no encontrar consenso.
Revisar las circunstancias con las que se tendrá que encontrar el
enfermo/a y buscar soluciones operativas que disminuyan el
trastorno ocasionado.
Facilitarle un café o algún alimento, pues es posible que esa
persona este en ayunas.
Ofrecerse para comunicarse con un familiar si lo estima
necesario.
Revisar que esta situación no se repita frecuentemente.
¿QUÉ HACER?
Escuchar activamente, dando sensación de escucha. (Es muy
importante el papel de la mirada).
CUANDO NO ENTENDEMOS
LO QUE NOS DICE EL USUARIO
CÓMO DECIR NO
QUÉ HACER
EN UNA SITUACIÓN DE AGRESIVIDAD
¿QUÉ HACER?
Demostrar a la persona que entendemos su enfado.
Escuchar activamente: mantener la mirada, asentir, resumir y
repetir su queja o problema.
Esperar a que disminuya la irritación. No hablar hasta que la
persona empiece a tranquilizarse. Seguir preguntando, conseguir
que siga hablando. De esta forma, la temperatura del enfado
empezará a bajar rápidamente.
Hasta que no tengamos suficiente información, no creer que
sabemos cúal es el problema y la solución.
MUY IMPORTANTE:
Si creemos que la situación “se nos va de las manos” o no
conseguimos que la persona se calme, pedir ayuda. Decir al usuario
que otro compañero seguirá la conversación, ya que parece que no
llegamos a ningún acuerdo. Explicar al compañero brevemente la
situación, para que el usuario no tenga que empezar desde el
principio.