las comunicaciones pasos secuenciales para generar un resultado óptimo necesario en la

recepción, registro, entrega, alistamiento

Identificar los pasos para tener un orden lógico en el manejo de las comunicaciones

planificar: capacidad de anticiparse al futuro , eso que lo que anticipa en la planeación al futuro,
esta debe ser flexible, permite lograr unos objetivos de manera secuencial.

Organización: Poner todo en el lugar que he planeado,

Control: Accione de vigilancia

Proceso administración documental: Un domcuento puede ser: reclamo, respuesta de solicitud,

respuesta forma interna. Los docuemntso deben estar organizados, tener una comunicación
aseritva, recepción y despacho de documentos ( función de tener un control; posibilidad de
verfificar lo que se esta verficando y tener unas herramientas que permitan que el control que se
esta haciendo, puede tener la posibilidad de que los archivos son dignos

Mantenimiento de la información; Cuidado del documento en físico y si esta en forma electrónica

debe estar en un lugar seguro para que no dañe, se borre

Almacenamienot: Recogerlos, organizarlos, guardalos en los lugares especifico para almacenar y

bsucarlos de manera inmediata

Descarte de documentos:

Recuperacion de la información: Procesos de exploración de base de datos , catalogos, archivos,

Silencio documental: Cuando falta información , cuando

funciones documentales

 Almacenamiento
 Descarte de documento
 Recuperacion de información
 Ruido documental
 Silencio documental

principios y normas archivísticas

ACUERDO 060 2001: Normas o pautas para que la unidad de correspondencia cumpla las
funciones en manejo de correspondecia. Como recibir la documentación, como enviarla

GTC 185: Dar normas o pautas, para tener unos modelos de documentación de realizar los
documentos de una forma mas sencilla

Norma técnica 10001: tipos de papapeles

1486: como se presentan los trabajos de grado

1075: Guia en numeración de los trabajos escritos

Papeles y requisitos para el uso de papeles, para que duren

carta: comunicación que se utiliza en relaciones comerciales

Circulares: Comunicaciones de interés común dirigido a un

Comunicaciones oficiales internas: Se trata de temas internos relacionados en la empresa

Comunicaciones oficiales RECIBIDAS:

Comunicaciones oficiales enviadas: Soportes físico con documento original que se remite al
destinatario final, donde se comunica con copia a.

Formatos para la recepción y espacho de documentos: Verificar y controlar que el documento se

pueda recibir

recepción: Recibir comunicaciones oficales, donde la persona interesada envía la

correspondencia, debe estar marcar, membrete, debe estar firmada, fecha actualizada,
domicilio

Clasificar: Recibir la documentación que se le colocara dependecia y numero de radicado, fecha

cuando se recibe, separación en documentos en grupos: tipo de peticiones , tipo de área ,

Comunicaciones oficiales

Apertura: Se debe abrir el sobre para verificar el contenido del documento y el

radicación: Numero consecutivo de las comunicaciones recibidas o producidas

Registro, Unidad de correspondencia

EMBALAJE DE LOS DOCUMENTOS

El empaque: sobre de manila, carpeta

Embajale:Si el documento va ser trasladado, se anota numero de consecutivo, tiene que ver con
el control,

Envio: Claridad de la forma que se enviara los documentos

con base a la ley