PLAN DE GESTIÓN DE SOSTENIBILIDAD

AUTORES

CARLOS ALFREDO GÓMEZ AFANADOR

HERNÁN DARÍO GUZMÁN CONTRERAS
CATALINA HERNÁNDEZ MEJÍA
OSCAR JAVIER TORRES COY

UNIVERSIDAD PILOTO DE COLOMBIA

GRUPO No 6

DISEÑO DE OFICINA DE PROYECTOS PARA LA EMPRESA JAIME

PARRA Y CIA. S.A.S.
Contenido
a. Control del documento...............................................................................3
a.1. Historial de revisión.............................................................................3
a.2. Distribución del documento.................................................................3
1. Objetivo del plan.........................................................................................4
2. Resumen ejecutivo.....................................................................................4
3. Exclusiones................................................................................................5
4. Descripción del proyecto............................................................................5
5. Análisis del entorno....................................................................................6
6. Análisis de riesgos......................................................................................7
7. Análisis de impactos...................................................................................8
7.1. Cálculo de huella de carbono.................................................................8
7.2. Análisis de impactos ambientales..........................................................8
7.3. Matriz P5.................................................................................................9
8. Estrategias, objetivos, metas e indicadores de sostenibilidad del proyecto
11
9. Revisión y reporte.....................................................................................12
10. Referencias...........................................................................................12
Nota: esta plantilla está basada en la Metodología PRiSM del Green Project
Management (GPM)........................................................................................12
11. Apéndices.............................................................................................13
a. Control del documento
a.1.Historial de revisión
Versión Autor Razón del cambio Fecha
1 GRUPO No 6 RECOPILACIÓN 26/07/21

a.2.Distribución del documento

Número Propietario Ubicación
Master
1
2
3
4
5
6
7
8
9
10
11
12
13
1. Objetivo del plan
Desarrollar un proyecto sustentable ecológicamente incluyendo las
dimensiones sociales, económicas, políticas y culturales a través del uso de
herramientas como el análisis PESTLE, la matriz de riesgos ambientales, el
cálculo de la huella de carbono, la matriz P5, la estrategia de sostenibilidad,
indicadores y la matriz legal en el marco del entorno en el cual se está
desarrollando el “Diseño de la oficina de proyectos para la empresa JAME
PARRA Y CIA S.A.S.”

2. Resumen ejecutivo
Una vez aplicadas las herramientas anteriormente mencionadas se pudo
establecer que se presentan incidencias tanto positivas como negativas en el
componente político, económico, social, tecnológico, legal y ambiental;
También se identificaron las situaciones de riesgo haciendo posible el manejo
anticipado y/o la creación de planes de contingencia procurando mitigar los
impactos negativos y potenciar los impactos positivos en el entorno y en el
proyecto.

A través del cálculo de la huella de carbono se determinó que durante el

desarrollo del proyecto el consumo de energía eléctrica representará la
mayor parte de las emisiones, no obstante, se consideraron para dicho
calculo todos los recursos que se van a utilizar.

Aplicando la matriz P5 se evidenció que la sostenibilidad ambiental presentó

en su mayoría elementos con ponderación negativa que reflejan un impacto
positivo, por tanto, en los lineamientos de sostenibilidad del proyecto se
presentaron estrategias, objetivos y metas para potenciar dichos impactos.

Es de aclarar que, al tratarse de un proyecto de diseño de una oficina de

proyectos, los resultados obtenidos son, en general positivos.
3. Exclusiones
El alcance del plan de gestión del diseño de la oficina de proyectos no incluye
la implementación del mismo.

4. Descripción del proyecto

JAIME PARRA Y CIA. S.A.S. es una empresa colombiana con una trayectoria
de más de 25 años en el sector de la construcción. Entre los servicios que
presta se encuentran obras civiles para la perforación de pozos petroleros
como explanaciones, locaciones, vías de acceso, facilidades de producción,
mantenimiento de vías, movimiento de tierras, obras de geotécnica y
ambientales, obras de infraestructura vial y de transporte.

En la actualidad la organización cuenta con la acreditación y certificación en

ISO 9001, ISO 14001, ISO 45001, OHSAS 18001 y NORSOK S-006, lo cual
garantiza que todos los proyectos se realizan con los más altos estándares
de Calidad, Seguridad, Salud y Ambiente.

La empresa hace 4 años decidió incursionar en construir obras de

infraestructura vial a partir de la modalidad de contratación pública llegando a
administrar simultáneamente más de 3 contratos. Es posible pensar que una
empresa con varios contratos es una empresa exitosa pero cuando esta no
cuenta con un programa estándar de gerencia de proyectos con el cual
implementar las buenas prácticas y centralizar la gestión para poder llevar a
buen fin cada uno de los proyectos en los que la compañía interviene y es
que en ocasiones al revisar los indicadores de gestión de las diferentes áreas
de la compañía se puede evidenciar que los proyectos resultan perjudicando
la empresa de forma económica (sobrecostos y pérdidas), jurídica
(demandas), técnica (incumplimiento de plazos y objetivos) y hasta en la
misma imagen (reputación) que proyecta hacia los clientes y hacia los
interesados en los proyectos. Además de los mencionados anteriormente un
impacto colateral es la pérdida de licitaciones y posibles clientes debido al
manejo inadecuado de los proyectos a cargo ya que, si no existe un conducto
regular o un manejo correcto a la hora de planificar y hacer seguimiento a los
proyectos, estos no generan los resultados esperados.

De acuerdo a lo anterior, se ha propuesto el siguiente proyecto de: “Diseño de

la oficina de proyectos para la empresa JAME PARRA Y CIA S.A.S.”

5. Análisis del entorno

Respecto al entorno del proyecto se tiene en cuenta la complejidad y las

necesidades de los proyectos que la PMO manejará, así como también la
cantidad de personal que hará parte de ella. En consecuencia, inicialmente la
oficina de Gestión de proyectos estaría compuesta por tres personas: el
director del Proyecto, el asesor de proyectos y la persona encargada de
hacer la gestión de control de calidad de los proyectos. En cuanto a cantidad
de proyectos aproximadamente se manejan entre dos a 3 de manera
simultánea. En definitiva, el proyecto se consideraría de tamaño pequeño
para la empresa, pero se hace la salvedad que el impacto será considerable
una vez se implemente el diseño propuesto.

La Oficina de proyectos tendría domicilio principal en la calle 12 # 23-80 en el

Municipio de Paipa – Boyacá.

Ilustración 1. Ubicación de oficina JAIME PARRA Y CIA S.AS.

Fuente: Google maps.
Para determinar el impacto del entorno al proyecto se desarrolló la tabla
análisis PESTLE (Ver apéndice A).

De acuerdo al análisis PESTLE realizado al proyecto de “Diseño de Oficina de

Proyectos para le empresa JAIME PARRA Y CIA S.A.S.”, se puede observar
que se presentan incidencias tanto positivas como negativas en el
componente político, económico, social, tecnológico, legal y ambiental, por lo
cual se han propuesto a través de la misma herramienta formas de mitigar los
impactos negativos y potenciar los impactos positivos que han sido
identificados y que por las condiciones del entorno pueden afectar el
desarrollo del proyecto.

Es de gran importancia conocer la forma de uso y alcance del análisis

PESTLE, pues, ahora se conoce desde la planeación en la Gestión Ambiental
los aspectos que se deben considerar en el entorno y desde el inicio planear
cómo reaccionar ante una condición negativa o como poder aprovechar y
potenciar las condiciones positivas, todo lo anterior en aras de poder alcanzar
los objetivos del proyecto planteado.

6. Análisis de riesgos
Aplicando la matriz de riesgos se realizó un análisis detallado de todos los
potenciales riesgos que puedan afectar el proyecto, para ello se tuvo en
cuenta el análisis PESTLE del proyecto y posteriormente se logró identificar
riesgos en componentes físicos, sociales, ambientales, salud ocupacional,
entre otros.

Se evidenció que la mayoría de las amenazas identificadas son de valoración

media y baja, sin embargo, todas pueden generar impactos negativos en la
ejecución del proyecto.

Es necesario que el equipo de trabajo tenga conocimiento de las

metodologías y planes de acción ante cualquier situación de riesgo
identificada, para ello será necesario la socialización de esta información de
modo que, en caso de manifestación del riesgo, sea posible su adecuado
manejo y/o plan de contingencia posterior, evitándose daños, retrasos,
reprocesos e impactos negativos en el entorno y en el proyecto.
La matriz de análisis de evaluación de riesgos se encuentra el archivo de
Anexos.

7. Análisis de impactos

7.1. Cálculo de huella de carbono

Durante el ciclo de vida del proyecto, a través del cálculo de la huella de
carbono, se concluyó que se generarán 1,98 Ton de CO2, en donde el
consumo de energía eléctrica representa el recurso que proveerá la mayor
parte de dicha emisión de CO2, pero aun así con un factor muy bajo puesto
que el proyecto se desarrollará netamente en oficina.

Como se mencionaba anteriormente, el mayor porcentaje de emisiones CO2,

con más del 80% lo genera el consumo de energía eléctrica y el menor
porcentaje de producción de CO2 lo generan las aguas usadas en cafetería.

A manera general, queda demostrado que uno de los elementos que más
consumimos para llevar a cabo nuestras tareas del día a día como lo es la
energía eléctrica por lo cual como estrategia de mitigación se puede
implementar un sistema de ahorro en las luces utilizadas y las horas en las
que los equipos de cómputo no se utilicen apagarlos para no consumir
electricidad de manera indiscriminada.

El cálculo de la huella de carbono se encuentra en el archivo de Anexos.

7.2. Análisis de impactos ambientales

Como se puso en contexto en el alcance de este proyecto, entregable final
corresponderá a un diseño para resolver el problema planteado y por
consiguiente este resultado es de carácter netamente documental, pero esto
no lo exonera de generar impactos ambientales; estos impactos ambientales
generados por el uso de materias primas se pueden considerar de bajo
impacto, pero aun así deben cuantificarse y definirse. El impacto ambiental
estará asociado a la producción final de residuos, y gasto de materiales
considerados materias primas (papel, tinta, consumibles de oficina,
consumibles de cafetería, consumo energético, etc.).

En relación con el impacto social del mismo estará asociado al cumplimiento

de normas y planes de manejo ambiental de la población de influencia y
vigentes bajo resolución a nivel nacional, esto también incluye el bienestar en
tiempos para los colaboradores de la empresa JAIME PARRA y CIA SAS
puesto que con el presente diseño se pretenden reducir los reprocesos que
hasta hoy se vienen presentando. Adicionalmente todos los insumos
considerados dentro del paquete de recursos, en lo posible serán adquiridos
con proveedores nacionales.

Los equipos de cómputo y celulares con los que se desarrollará el proyecto

son propios de los integrantes de este y regularmente a estos se les atribuye
un ciclo de vida útil de 5 años aproximadamente.

No se tiene contemplada la disposición final de los equipos, ya que el

proyecto no es de una duración tan extensa, mientras que la disposición de
productos como el tóner de la impresora, se realizada con el apoyo de una
empresa ambientalmente autorizada dado que es un residuo peligroso, para
el papel se hará reciclaje, separación en la fuente y entrega a recolector de
residuos, a la fecha no se cuentan con datos sobre porcentaje de productos
reciclados, el impacto del papel sería menor dado que es reciclado y su
disposición es temporal .[ CITATION pro19 \l 9226 ]

El Ciclo de vida del proyecto se encuentra en el archivo de Anexos.

7.3. Matriz P5
Al realizar el análisis por categoría de sostenibilidad, se evidencia que la
sostenibilidad ambiental presenta en algunos elementos ponderaciones
positivas que reflejan un impacto negativo. Al construir la matriz P5 logramos
identificar estos elementos que pueden impactar el aspecto de sostenibilidad
ambiental, por tanto, se plantean aspectos de mejora con el fin de proponer a
la organización estrategias para la mitigación de dichos elementos. La
implementación de campañas, planes y políticas de reciclaje se hace
necesaria para lograr la obtención de indicadores positivos que impacten de
manera positiva el medio ambiente.

Al tratarse de un proyecto de diseño de una oficina de proyectos, los

resultados obtenidos son, en general positivos; Sin embargo, se observan en
algunos casos aspectos de mejora que serán planteados a la gerencia
general de la organización, justificando la necesidad imperiosa de cumplir con
los objetivos y metas de desarrollo sostenible.

La matriz P5 permite disgregar y clasificar por categorías, subcategoría y

fases, todos los elementos que hacen parte del desarrollo del proyecto,
vinculado con los objetivos y metas de desarrollo sostenible. Este ejercicio
permite definir acciones de mejora por cada elemento.

La matriz P5 se encuentra en el archivo de Anexos.

8. Estrategias, objetivos, metas e indicadores de sostenibilidad
del proyecto
En la siguiente tabla se encuentran las estrategias de sostenibilidad para este
proyecto que se obtuvieron del análisis de la matriz P5.

Lineamientos de sostenibilidad del proyecto

Nombre de la Principales actividades de la

Objetivo Meta
estrategia estrategia

Selección de  Identificar y manejar la  Seleccionar los  Luego de la

proveedores base de los proveedores proveedores locales en culminación del
en función de que tiene JAIME PARRA y función de su proyecto se deben
su CIA SAS. responsabilidad social. haber
responsabilid  Actualizar la base de datos seleccionado al
ad social respecto a la menos 5
responsabilidad social. proveedores bajo
 Clasificar e identificar los esta estrategia.
proveedores locales.
 Seleccionar y escalafonar
los mejores 5 proveedores
con respecto a su
responsabilidad social.
Capacitación  Identificar principales Reforzar las políticas Capacitar en su
sobre manejo políticas de manejo de sobre manejo de residuos totalidad a los
de residuos. residuos. a todos los empleados de colaboradores y
 Seleccionar las políticas la empresa. demás agentes del
que le apliquen a JAIME proyecto.
PARRA Y CIA SAS.
 Establecer capacitaciones
para colaboradores y
demás personal de la
empresa.
 Dictar las capacitaciones
sobre manejo de residuos.
Programar  Plantear cronograma de  Aprovechar al máximo la  Sacar el máximo
encuentros encuentros de acuerdo con energía renovable para no provecho a la
bajo un uso planificación del proyecto. hacer un mal uso de energía solar en
racional de la  Agendar los encuentros en energía no renovable. los encuentros del
energía. horarios donde se proyecto.
aproveche la energía solar.

Los indicadores para medir los objetivos y metas de las estrategias se

encuentran en la siguiente tabla.
 Indicadores de desempeño ambiental del proyecto DISEÑO DE UNA PMO PARA LA
EMPRESA JAIME PARRA Y CIA SAS
Unidad
Descripción Periodicida
Nombre del de Fórmula Tipología
/ Objetivo d
indicador medida
Efecto: Se
realizará la
comparación
del número de
Número de hojas
hojas utilizadas
Medir el uso utilizadas
Unidades mes a mes,
de papel mensualmente en el
Uso de papel de hojas Mensual estableciendo
durante el proyecto / Número
utilizadas que este
proyecto de hojas utilizadas
número
por la organización
siempre debe
disminuir
respecto al mes
anterior
Efecto:
Comparación
mensual de
Voltios por mes
Medir el uso voltios
consumidos
de energía consumidos.
Uso de energía mientras se ejecuta
eléctrica Voltios Mensual Bajo la premisa
eléctrica el proyecto/ Voltios
durante el de disminuir el
consumidos por la
proyecto consumo
organización
respecto al mes
inmediatament
e anterior
Kilogramos de
Medir la residuos generados Efecto:
cantidad de mientras se ejecuta Comparación
Generación de Kilogramo
residuos el proyecto / Mensual mensual de
residuos s
generados en Kilogramos de residuos
el proyecto. residuos generados generados.
por la organización.
Efecto:
Reducción del
Medir la Cantidad de hojas
uso de papel
Aprovechamient reutilización de Kilogramo reutilizadas/Cantida
Mensual generado por
o de papel papel reciclado s d de hojas
las actividades
en el proyecto adquiridas
relacionadas al
proyecto.

9. Revisión y reporte
La evaluación de indicadores se realizará cada 2 meses de forma interna
dentro del equipo de trabajo del proyecto y de acuerdo a los resultados se
procederá a tomar las acciones pertinentes teniendo en cuenta las
propuestas de acción plasmadas en el análisis PESTLE, en la matriz de
riesgos ambientales y en la estrategia de sostenibilidad para mitigar los
impactos negativos y potenciar los impactos positivos que permitan la
sostenibilidad del proyecto y el equilibrio ambiental, social, económico,
político y cultural.

10. Referencias

Institute, P. M. (2017). A guide to the Project Management Body of Knowledge

(PMBOK® Guide). (6ª ed.). EE.UU.: Global Standard.

News, E. (9 de Octubre de 2013). El valor de un análisis de ciclo de vida. Obtenido de

https://www.expoknews.com/el-valor-de-un-analisis-de-ciclo-de-vida/

Project, T. S. (Dirección). (2019). La historia de las cosas [Película]. Obtenido de

https://www.youtube.com/watch?
v=ykfp1WvVqAY&ab_channel=TheStoryofStuffProjec

GPM Global (2019). El estándar P5 de GPM para la sostenibilidad en la dirección de

proyectos. (Versión 2.0)

Nota: esta plantilla está basada en la Metodología PRiSM del Green

Project Management (GPM).
11. Apéndices
Apéndice A. Tabla de análisis PESTLE
De acuerdo con la información consultada y su conocimiento del entorno local, regional y global del proyecto, analice los factores del entorno y su nivel de
incidencia en todas las etapas del proyecto.
 Descripción del ¿Cómo potenciaría los efectos
¿Describa cómo incide
factor en el Fase de análisis Nivel de incidencia positivos y disminuiría los
Componente Factor en el proyecto?
entorno del negativos?
proyecto I P IM C Cr Mn N I P Mp
Se potencian los efectos positivos
Se cuenta con la dando constantes informes sobre el
Conocimiento y
aprobación y apoyo por avance del proyecto e incluyendo a
aprobación para el
Relaciones de parte de los integrantes la gerencia en la toma de
desarrollo del X X               X
poder de la gerencia de la decisiones y en el desarrollo de las
proyecto por parte
empresa para el diseño actividades para que cumplan con
de la gerencia
de la PMO los requerimiento y necesidades de
la empresa.
Las expectativas Se pueden potenciar los efectos
influirán en los positivos haciendo sondeos de
Expectativas de los requerimientos del satisfacción, requerimientos y
Expectativas
colaboradores e proyecto y en la calidad necesidades de los integrantes de
de la     X           X  
Político integrantes de la con la que se realice la la empresa, lo cual nos permitirá
comunidad
empresa PMO para que cumpla contemplar todos los puntos de
con las necesidades que vista y factores para un desarrollo
se busca suplir. completo de la PMO.
Se deben realizar presentaciones
Es posible que la de concientización para que la
Incertidumbre por incertidumbre de los comunidad de la empresa
posibles colaboradores de la comprenda los beneficios
Conflictos modificaciones a     X       X       empresa generé propuestos con la propuesta del
procesos oposición o que no diseño de una PMO y que
existentes facilite la fluidez y representa un ajuste o modificación
aceptación del proyecto. o creación de procesos aplicando
las buenas prácticas.
El planteamiento y
desarrollo del proyecto
debe ir encaminado a
El desarrollo de las
plantear procesos en el El planteamiento del diseño de la
Principales actividades se verá
marco de las buenas PMO debe ser enfocado en la
actividades afectado una vez         X         X
prácticas que permita mejora de procesos a través de
económicas se implemente el
mejorar el desarrollo de buenas prácticas.
diseño de la PMO
las actividades
principales de la
empresa.
Económico
Al poder desarrollar el
proyecto de forma
El proyecto es un Hacer controles periódicos para
paralela a las
planteamiento de verificar la satisfacción de los
actividades que se
diseño de PMO lo integrantes de la empresa con
Niveles de desarrollan en la
que no repercutirá     X             X respecto a inconvenientes
productividad empresa, el nivel de
con las actividades presentados por el desarrollo del
productividad de las
de los integrantes proyecto que haya afectado las
áreas o de los
de la empresa. actividades que desarrollan.
colaboradores no se
verá afectado.
El confinamiento impide
la interacción social
entre los integrantes del
Se mantiene aún la
grupo del proyecto con Se puede mitigar este impacto
emergencia
los colaboradores y negativo programando y realizando
sanitaria
personas interesadas en reuniones a través de medios
Pandemia ocasionada por el   X       X        
la empresa dificultando virtuales y conseguir la mayor
virus Covid -19 y