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Diseño de Organizaciones
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DISEÑO DE ORGANIZACIONES
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Desde sus inicios en el siglo XIX, muy ligada a la revolución industrial, hasta el día de hoy, la
Teoría de la Organización ha vivido muchos cambios conceptuales en su intento por definir las
funciones que deben tener las organizaciones y cómo mejorar su efectividad. A lo largo de todos
estos años las organizaciones han crecido y han evolucionado en diferentes formas en función de
sus objetivos.
Vamos a realizar ahora una retrospectiva que nos permitirá conocer la evolución de la Teoría de la
Organización desde sus inicios hasta nuestros días, donde contemplamos grandes cambios
conceptuales que pretenden adecuar las organizaciones a los grandes retos que suponen la
globalización y el aprovechamiento de las oportunidades generadas por las nuevas tecnologías.
Los siguientes capítulos muestran esta evolución de modelos y conceptos de una manera muy
condensada y la categorizan en tres etapas fundamentales, presentando a los principales autores
y académicos que han conformado a lo largo de los años la Teoría de la Organización.
A principios del Siglo XX, entre aproximadamente 1900 - 1930 las organizaciones eran vistas
como sistemas cerrados y racionales.
El pensamiento dominante establecía que los objetivos de las organizaciones se podrían lograr
utilizando métodos formales y burocráticos. Se ve a los individuos como seres racionales y de una
manera casi mecanicista.
definición de objetivos
la prescripción de las formas de actuar y de lo que se espera de cada individuo
la evaluación del desempeño real del individuo en función de las expectativas previamente
establecidas
SISTEMAS NATURALES
Ante el creciente reconocimiento de las limitaciones de los Sistemas Racionales surge una nueva
perspectiva, la de los Sistemas Naturales, que ha sido el modelo prevalente desde los años 30
hasta los años 70.
En comparación con los Sistemas Racionales la teoría de los Sistemas Naturales se basa en la
idea central del ser humano como base de la organización. Las organizaciones son consideradas
como una colectividad de individuos que comparten un interés común por la supervivencia del
sistema y que realizan actividades colectivas estructuradas informalmente para asegurar el logro
de sus objetivos.
Los seguidores de este paradigma ponen más énfasis en las relaciones humanas informales. El
énfasis de la gestión pasa del control y la evaluación a la motivación de los individuos.
SISTEMAS ABIERTOS
La perspectiva de los sistemas naturales ha desembocado en un punto de vista más abierto que
está enfocado en la interacción de la organización con su entorno.
En los años 60 se empezó a hablar de modelos orgánicos con una gran influencia tanto en la
configuración de la organización como en la función de los directivos. La complejidad de la gestión
de las empresas en un entorno globalizado ha favorecido la difusión de este nuevo enfoque.
Hoy en día se ve cada vez más claro que los directivos no están a cargo únicamente de la tarea
de liderar, motivar y controlar a los miembros de su equipo dentro de un área funcional
determinada, sino que su responsabilidad ha aumentado drásticamente hacia un rol de gestión del
entorno, que facilite la interacción y aproveche las oportunidades generadas en la “red de valor”
de la organización.
Entre las habilidades clave para liderar una organización, la flexibilidad, adaptabilidad y la
capacidad de innovar están tomando un papel cada vez más importante.
EVOLUCIÓN DE CONCEPTOS
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Esta nota técnica se basa en el nuevo paradigma, que pretende diseñar una organización
adaptable, flexible o “reconfigurable” siguiendo fundamentalmente las teorías de Jay Galbraith.
EMPRESA EN RED
Hoy en día se habla mucho de la organización en red. No sólo se refiere al impacto de las nuevas
tecnologías en el concepto y el diseño de las organizaciones, sino también en las formas cada vez
menos estables y con menos estructuras tradicionales. Estamos ante un nuevo punto de inflexión
en la teoría. La empresa en red es la forma más adaptable a los nuevos cambios que ocurren
cada vez con más frecuencia en la política de las organizaciones.
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DISEÑO DE ORGANIZACIONES
La creación y el desarrollo de la organización es una de las principales tareas del directivo, quien
debe estar capacitado para:
Desarrollar una visión de negocio claramente comunicable, una misión que determine la
dirección a seguir y una serie de objetivos cuantificables que sirvan de referencia.
Liderar a las personas que componen la organización, atraer el talento necesario restablecer
el ambiente de trabajo, recompensas e incentivos que aseguren la motivación de todos los
empleados.
Gestionar la división del poder, los mecanismos de toma de decisiones, los procesos
organizativos y productivos y la comunicación entre departamentos.
Utilizar en cada momento la forma organizativa más adecuada para la consecución de los
objetivos, gestionar el cambio cuando las circunstancias lo aconsejen y modelar una cultura
empresarial capaz de adecuarse a los cambios del entorno y el mercado.
ESTRATEGIA
Las organizaciones se crean y desarrollan para ser capaces de alcanzar una serie de objetivos
estratégicos, por este motivo, el diseño de una organización debe estar siempre alineado y ser
coherente con la estrategia.
ESTRATEGIA Y ESTRUCTURA
Los elementos básicos que hay que manejar para determinar la estructura son:
Departamentalización
Grado de especialización
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Niveles de supervisión
Distribución de la toma de decisiones
Las fronteras organizativas
ESTRUCTURA Y PROCESOS
Los procesos horizontales o laterales, aseguran la coordinación entre los distintos departamentos
de la empresa.
FORMAS ORGANIZATIVAS
Cada forma de organización está aplicada a una situación diferente para cumplir con las
necesidades puntuales. Cada forma de estructurar una organización (sea funcional, divisional,
matricial, en red o cualquier forma híbrida) puede ayudar a los gestores de la empresa a hacerla
más eficaz y adaptarla a cada situación y sus necesidades.
Además de contar con el talento necesario dentro de la organización, es necesario hacer coincidir
los objetivos de los empleados con los objetivos de la organización.
ORGANIZACIÓN Y PERSONAS
Las organizaciones están formadas por personas. Por ese motivo, las políticas de selección,
rotación y formación son fundamentales para atraer y desarrollar el talento necesario para lograr
los objetivos estratégicos.
Nota: En esta nota profundizaremos en los temas relacionados directamente con el diseño de la
estructura y los procesos organizativos, pero queremos hacer especial énfasis en la idea de que
construir una organización es mucho más que definir su estructura y sus procesos. El equilibrio
entre todos los elementos de diseño organizativo es absolutamente necesario.
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Una vez establecida la estrategia, es necesario construir la organización más adecuada para
lograr los objetivos estratégicos. Para ello es necesario tomar una serie de decisiones basadas en
los siguientes elementos básicos del diseño organizativo.
ESPECIALIZACIÓN
Dado que las organizaciones existen para poder alcanzar metas que sobrepasan la capacidad de
los individuos que la componen, es necesario determinar cómo se van a dividir las tareas y
responsabilidades de cada miembro de la organización.
En general, cuanto mayor sea la especialización, mejor se desarrollaran cada una de las sub-
tareas de un proceso.
La mayor especialización también hace que aumente la dificultad de integrar cada tarea del
proceso para lograr un resultado eficiente.
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DEPARTAMENTALIZACIÓN
Es la elección del tipo de departamentos que integrarán cada unidad de trabajo especializado
dentro de la jerarquía de la organización.
NIVELES DE SUPERVISIÓN
Este número de personas determina el “ámbito de control” del directivo de cada departamento.
Existe una tendencia hacia estructuras cada vez más planas a medida que nos alejamos de los
estilos de dirección fundamentados en la "autoridad y el control" directo.
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Formado por los operarios que hacen las funciones básicas de compras, de producción, de
ventas, etc. Son todas aquellas personas que realizan el trabajo básico directamente relacionado
con la producción de productos y servicios. Realizan cuatro funciones principales:
Las personas que realizan su tarea entre la cumbre estratégica y el núcleo de operaciones. Tienen
responsabilidades sobre departamentos, divisiones, funciones, procesos, etc. Son aquéllas que
tratan de entender las líneas estratégicas, implantarlas e implementarlas.
Los directivos que ocupan la parte superior de la jerarquía y que supervisan la totalidad del
sistema. Se ocupa de que la organización cumpla efectivamente, su misión y de que satisfaga los
intereses de las personas que controlan o tienen algún poder sobre la organización. Ello implica
tres conjuntos de obligaciones:
La supervisión directa
Las relaciones con el entorno
El desarrollo de la estrategia de la organización
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Son unidades especializadas en proporcionar ayuda a la organización fuera del flujo de trabajo de
operaciones.
5.- La tecnoestructura
6.- La ideología
Estos mecanismos son los que consiguen la coordinación del trabajo. Pueden considerarse como
los elementos básicos de una estructura, el adhesivo que mantiene la cohesión de las
organizaciones.
La coordinación del trabajo en la organización, a todos los niveles, se consigue mediante la simple
comunicación informal.
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Se logra la coordinación del trabajo mediante la especificación directa del contenido del trabajo de
los miembros de la organización, sobre todo a nivel operativo.
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Parte de determinar los conocimientos necesarios para ocupar un puesto de trabajo, a saber, el
perfil profesional de la persona. La adquisición de conocimientos, normalmente, tiene lugar fuera
de la organización en las escuelas, centros de formación profesional o universidades.
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Se logra la coordinación compartiendo creencias, valores, normas, reglas, etc. comunes de los
trabajadores.
La mayor parte del flujo de trabajo en una organización no sigue la jerarquía vertical.
A medida que el cambio continuo del entorno se convierte en una constante, los procesos laterales
se convierten en la principal forma de coordinar actividades.
Los diseñadores de la organización tienen que tener en cuenta que la necesidad de coordinación
interfuncional y los tipos y la cantidad de procesos laterales tienen que coincidir.
Los drivers:
Diversidad
Necesidad de adaptación a los cambios del mercado – Reducción de los ciclos de vida de los
productos
Interdependencia entre unidades funcionales
Entorno tecnológico – Internet – Herramientas de colaboración
Rapidez en la toma de decisiones
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Estos grupos se crean espontáneamente. Son la forma más fácil y no tienen connotaciones de
financiación, dado que no tienen un coste explícito para la organización. Aunque aparezcan de
forma natural, los diseñadores de las organizaciones (directivos) pueden influir en su creación y en
su efectividad (por ejemplo: vía arquitectura).
E- COORDINACIÓN
Este proceso lateral se basa en el uso de las nuevas tecnologías de la información. Ejemplos
podrían ser grupos que trabajan en el mismo proyecto vía una plataforma de CAD (computer aided
design) o algún proyecto de CRM para dar servicio al mismo cliente.
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En los grupos formales los equipos y sus objetivos están establecidos formalmente, los procesos
de trabajo definidos y se han establecido objetivos para funciones interdepartamentales. Los
grupos formales cuestan más dinero porque surgen de la dirección de la empresa y pierden su
naturalidad. También son más intensivos en costes dado que se usan además de los grupos
informales y no sustituyéndolos.
En general, la organización necesita los dos tipos, dado que la coordinación informal no es
suficiente para lograr objetivos de integración de estrategias.
Estos integradores son necesarios para liderar grupos formales. Muchas veces son jefes de
producto/proyectos/procesos/de marca, etc. Estos puntos de integración se tienen que
profesionalizar para asegurar resultados. Es un rol muy difícil de desempeñar, dado que requiere
una coordinación de personas sobre las que puede no tenerse autoridad jerárquica y en ocasiones
introduce cierta confusión respecto a los roles y responsabilidades.
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ORGANIZACIÓN MATRICIAL
La mayor parte del flujo de trabajo en una organización no sigue la jerarquía vertical.
A medida que el cambio continuo del entorno se convierte en una constante, los procesos laterales
se convierten en la principal forma de coordinar actividades.
Los diseñadores de la organización tienen que tener en cuenta que la necesidad de coordinación
interfuncional y los tipos y la cantidad de procesos laterales tienen que coincidir.
ORGANIZACIÓN FUNCIONAL
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Ventajas Inconvenientes
Jerarquía muy clara Prevalece la eficiencia sobre la innovación
Fácil de entender Resistencia al cambio
Muy buena para el control Una función suele predominar
Claridad en la toma de decisiones Cada función se concentra en sí misma
Desarrolla buenos especialistas Comunicación interfuncional difícil
Claridad de las responsabilidades Lenta y burocrática
Funciones aisladas, conflictos
Desarrolla “ejecutivos” no innovadores
Toma de decisiones concentrada en pocas
personas
ORGANIZACIÓN DIVISIONAL
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Ventajas Inconvenientes
Desarrolla directivos La innovación se restringe a las divisiones
Estimula la descentralización y la existentes
delegación Es más compleja de gestionar
Claridad de responsabilidades a nivel de Poca transferencia de recursos entre divisiones
cada división Menores economías de escala
Hay que pelear por los recursos Costes de transacción altos
Empowerment Mala comunicación entre divisiones
Más rápida para reaccionar Es cara; dobla recursos
Bajar el nivel jerárquico de la toma de La central no lo cede todo
decisiones Las divisiones quieren más autonomía
ESTRUCTURA MATRICIAL
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ORGANIZACIÓN DE RED
Ventajas Inconvenientes
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Supervisión
Director General de
Mecanismos de Jerárquica, Relaciones Equipos
División y “Staff
Coordinación planes y jerárquicas dobles Transfuncionales
Central”
procedimientos
Separación de
Derechos de Altamente Altamente
Estrategia y Compartidos
Decisión Centralizados descentralizados
Ejecución
Importancia de
la Estructura Baja Moderada Considerable Alta
informal
A lo largo de las
Central-división e Coaliciones
Política Interfuncional dimensiones de la
interdivisional Cambiantes
matriz
Estrategias Estrategia de
Estrategia más Estrategias Estrategia
enfocadas/ de adaptación al
indicada Diversificadas Innovadora
bajo coste mercado
Eficiencia de
Excelente Escasa Moderada Excelente
Recursos
Capacidad de
Escasa Moderada Buena Excelente
Respuesta
Complejo con
Entorno más
Estable Heterogéneo múltiples Entorno Volátil
indicado
exigencias
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