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9 consejos para organizar un evento de empresa

7 trucos para organizar un evento de empresa

Posteado por: Dan Moser | 04/03/2017 | Categorias: Eventos de empresas

Prácticamente todas las empresas y compañías aspiran a organizar uno o varios

eventos anuales de calidad e impactantes, invirtiendo para ello mucho esfuerzo y
dinero. Pero, ¿por qué son tan importantes los eventos? ¿Cuáles son sus ventajas?
¿Cómo hay que organizarlos? A continuación, ofrecemos las respuestas a estas y
otras preguntas.

Con una facturación anual superior a los 5.000 millones de euros y un porcentaje de penetración en el total
del sector turístico de más cercano al 12%, la organización de eventos en España se ha convertido en un
sector económico potentísimo, con unas perspectivas de crecimiento, a pesar de las crisis, realmente
envidiables.
¿Para qué sirve principalmente un evento?
Independientemente de la forma que adopten: congreso, jornada, meeting, etc., los eventos o reuniones
de empresas son instrumentos de comunicación muy potentes y eficaces. Su principal utilidad es
establecer, potenciar e intensificar los contactos personales, tanto externo como internos. Es lo que se
conoce como networking.

El networking es un elemento clave en cualquier estrategia de crecimiento o desarrollo de una empresa,

puesto que permite, entre otras cosas, obtener reconocimiento y protagonismo en el sector, aumentar
ventas y explorar nuevas líneas de negocio.

Otras ventajas adicionales

Además de para posibilitar y potenciar las relaciones cara a cara (face to face), los eventos de empresa
tienen otra serie de ventajas como:

Mejorar el ambiente laboral y fomentar las relaciones entre los empleados de una misma empresa.

Generar y difundir contenido corporativo.

Potenciar los negocios y las ventas.

Premiar logros y reconocer éxitos

Mejorar la imagen de la empresa, tanto externa (potenciales clientes, opinión general), como interna
(trabajadores, proveedores, etc.)

Cómo organizar un evento adecuadamente

Aunque a priori pueda parecer sencillo, lo cierto es que organizar eficazmente un evento no es una
tarea sencilla. Para considerar un evento como exitoso, este debe servir para generar contactos de valor y
lograr otros objetivos como: aumentar ventas, generar contenidos con valor añadido y ofrecer una imagen
positiva de la empresa organizadora.

Otra cuestión básica es controlar los gastos y adecuar el presupuesto correctamente con el objetivo de
lograr una retorno positivo de la inversión.

>>¿Quieres saber más? Descárgate nuestra guía gratuia: 9 Consejos para organizar un evento de
empresa<<

Principales trucos y estrategias

A continuación, citamos los que, a nuestro parecer, son las estrategias y trucos más adecuados para lograr
el éxito en la organización de cualquier tipo de evento.

1. DEFINIR LOS OBJETIVOS ADECUADAMENTE

Detallar los objetivos del evento de la forma más pormenorizada posible, de manera que se puedan
medir cualitativa y/o cuantitativamente es fundamental para que, posteriormente, el desarrollo del acto sea
sencillo, fluido y adecuado al mensaje que se quiere ofrecer.

2. PRIORIZAR EL CONTENIDO SOBRE EL CONTINENTE

Por encima del lugar y el escenario donde se realice (lo que se conoce como continente), lo
verdaderamente importante de un evento son los temas que se traten y la forma de exponerlos, es decir,
el contenido.

Un buen contenido nos servirá para lograr y mantener contactos de calidad y alcanzar una verdadera
rentabilidad y eficacia.

3. UTILIZAR LA TECNOLOGÍA

Hoy en día la tecnología aplicada a eventos está muy desarrollada y se pueden conseguir uno resultados,
tanto de creación y difusión de contenidos como estéticos realmente espectaculares.

Las posibilidades son ilimitadas y en constante evolución: videos tridimensionales, videoconferencias

en alta calidad, clases on line, mapping, etc. Estas técnicas abre un gran espectro de propuestas originales
e imaginativas y nuevos formatos.

4. MANTENER UN FLUJO DE COMUNICACIÓN

No solo es importante el evento en sí, sino que hay que generar un flujo de comunicación constantes,
que hoy en día es muy fácil gracias a las redes sociales, para alargar al máximo la experiencia y mantener
un nexo de unión con clientes y colegas.

5. ADMINISTRAR ADECUADAMENTE LOS GASTOS

Ceñirse al presupuesto es, y mucho más en tiempos de crisis y recortes, no solamente una cuestión
deseable, sino una auténtica necesidad. Para administrar bien los gastos es clave tener en cuenta todas
las cuestiones y factores, utilizar algún software específicos y, en ciertos casos, recurrir a asesoramiento
externo.

6. AÑADIR UN PLUS DE ORIGINALIDAD

Con el objeto de llamar la atención, mejorar la experiencia de los asistentes y dejar huella en la memoria de
los asistentes, hay que aportar un plus de originalidad y decantarse por opciones que se salgan un poco de
los planteamientos estandarizados o demasiado vistos.

7. RECURRIR A EMPRESAS ESPECIALIZADAS

La complejidad de determinados eventos hace muy conveniente y recomendable recurrir a empresas

especializadas en su organización. De esta forma, se gana en calidad, originalidad, control del
presupuesto final y optimización de recursos.

Una forma muy efectiva de conectar con la audiencia y llamar su atención es la contratación de recursos
humanos externos: ponentes de prestigio, presentadores, speakers y hasta humoristas o actores. A lo largo
de las próximas semanas desarrollaremos estos y otros aspectos relacionados con la organización de
eventos, con un enfoque eminentemente práctico y poniendo el acento en las claves y trucos para definir y
conseguir objetivos, plantear estrategias, elegir las técnicas adecuadas y lograr rentabilidad.

9 consejos para organizar un evento de empresa

Para el presente post, hemos contado con la ayuda de:

Fernando Le Monnier

Business Development Manager en Eventoprix.es.

Eventoprix es una plataforma integral de organización y gestión on line de eventos.

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