ENSAYO: IMPORTANCIA

DE LOS ARCHIVOS

INTRODUCCION:

La importancia de los archivos se remonta desde

los inicios de la humanidad misma, este estudio
enfoca la temática hacia los conocimientos
requeridos dentro del campo de la archivística,
esto nos demuestra lo importante que a sido para
la evolución cultural, social, política y científica de
la humanidad y las cualidades que debe tener un
archivo, su vigencia e importancia ya que los
archivos recopilan, conservan y difunden
información registrada en ellos.
Constituyen parte esencial de los recursos de
información de una empresa, entidad pública, y
privada, su importancia se podrá comprender a
partir del valor que tiene para la administración e
investigación

ORIGEN

El origen de los archivos surge desde que el

hombre tuvo la necesidad de transmitir sus
conocimientos, pensamientos e historia de una
forma práctica, ya que no se podía tener
almacenado toda esa información en la cabeza de
una persona, vio como opción la escritura, está la
materializaría en un instrumento que guardaría la
memoria y la garantía de derechos, obligaciones y
todas las relaciones sociales, es aquí donde toman
mayor importancia, la conservación de los
documentos escritos de forma organizada y
ordenada para luego convertirse en grandes
archivos.
Es tan antiguo como la organización social, de la
humanidad sus orígenes podrían remontarse a la
aparición de la escritura, los primeros archivos
aparecen con los primeros imperios es una
herramienta de control de la población y de la
riqueza.

EVOLUCION

Se tiene registro en los siglos XII y XIII de los

primeros indicios de documentación con carácter
financiero hacia el siglo XIV se encuentran
archivos bien estructurados y cumpliendo con
algunos requerimientos que rigen en la actualidad
como la seguridad, por ejemplo, se puede
referenciar el archivo de la corona Real, y acude a
otra clase de soportes documentales como
planos, mapas, y otros hallazgos importantes, la
sistematización de las técnicas archivísticas
comenzó a ser significativa a partir de la segunda
mitad del siglo XVIII y desde la segunda mitad del
siglo XIX el nacimiento de la disciplina archivística
está vinculado al de la diplomática que ponía el
acento más sobre el documento que sobre el
archivo y las primeras doctrinas archivística, se
encuentran recogidas en obras de diplomatistas.

IMPORTANCIA DE LOS ARCHIVOS

Son importantes para las entidades, porque los

documentos que lo conforman son indispensables
para la toma de decisiones, debido a que la
información contenida sirve para los trámites que
pueda requerir la empresa.

Clasificación de los archivos

Independientemente la clasificación de los

archivos se clasifican por: fondos conjunto
documental producido por una institución o
entidad.
Por series, dentro de los fondos por expedientes
dentro de las series.
También de acuerdo al tiempo establecido en
cada una de las etapas quiere decir, archivo de
gestión, central o histórico.

SEGÚN LA ORGANIZACIÓN

 Archivo concentralizado: cuando una sola

dependencia controla toda la
documentación de la organización.
 Archivo descentralizado: es aquel que
lleva cada una de las dependencias de la
organización. Es decir, es independiente
de todo proceso archivístico
 Archivo descentralizado con control
descentralizado: este depósito de
información lo lleva cada dependencia y
la responsabilidad es del jefe de cada
oficina.
 Archivo descentralizado con control
centralizado: este depósito de archivo se
maneja de acuerdo con las necesidades
de cada dependencia con archivo
descentralizado, pero que a su vez se
controla desde el archivo central

Según su Uso

El archivo se clasifica de acuerdo con el

tiempo que se determina en cada una de
las etapas documentales, sujetándose a
los requerimientos de la organización:

 Archivo activo: compuesto por

documentos del año actual o años
anteriores, que se encuentren en proceso
de tramitación, como: historias laborales,
resoluciones, contratos y demás
documentos que se encuentren en el
proceso de consulta. es el que satisface
 las necesidades de conservación y
consulta permanente.
 Archivo semiactivo: son los documentos
que varían en su periodo de conservación
y su consulta es menor.
 Archivo inactivo: son los documentos con
una durabilidad perpetua en el periodo
de conservación, de acuerdo con sus
disposiciones legales, fiscales, comerciales
o históricas.

Según su Naturaleza:

Se clasifica de acuerdo al tipo de entidad

que realiza el proceso de archivo:
 Archivo público: es todo documento
que pertenece a las entidades del
Estado.
 Archivo privado de interés público: son
aquellos documentos que por su valor
 histórico, investigativo, científico o
cultural son de interés público.
 Archivo privado: son los documentos
que pertenecen a personas naturales o
jurídicas

Según su Ciclo Vital

 Archivo de gestión: corresponde a la

documentación que se encuentra
depositada y está sujeta a consulta
administrativa por toda la organización.
 Archivo central: es la agrupación de
documentos que han sido transferidos
por diferentes archivos de gestión de
cada dependencia; no es tan frecuente,
pero siguen en vigencia.
 Archivo histórico: aquellos documentos
que se transfieren desde el archivo
central al archivo de conservación
permanente.
 CUALIDADES DE LOS
ARCHIVOS

Tiene que ver con las ventajas de este

sistema presta a la organización, de
manera que su correcta implementación
adiciona elementos de competitividad al
contar con herramientas sustentables de
la información generada, patrimonio
invaluable de conocimiento institucional.
El archivista debe tener total
identificación con la profesión que ejerce.
Requiere ser un profesional dinámico,
visible, participativo, y con presencia
institucional, debe evitar la inercia, la
pasividad, el conformismo y la
invisibilidad.

Estas son las características de los

documentos que componen un archivo:
 ECONOMICOS

Ahorra costos derivados del tiempo y

personal empleado en las búsquedas de
documentación

SIMPLES

Identifica el contenido de la información

de manera sencilla

FUNCIONALES

Permite la operación de archivar y

consultar los documentos de manera
eficiente.

EXACTOS
La clasificación debe ser precisa en el
momento de archivar para evitar
equivocaciones

TECNICOS

Se registra las situaciones en la toma de

decisión del responsable, para no delegar
equivocadamente al personal técnico de
archivo.

CUALIDADES DEL
ARCHIVISTA

En la actualidad, y como consecuencia de

la sociedad globalizada que es afectada
por los grandes avances en las nuevas
tecnologías de la información y la
comunicación, se reconoce el factor
económico que aporta la era de la
información y el conocimiento. trae
como consecuencia el surgimiento de
nuevos valores agregados para el
profesional en archivística, exigiéndole
una preparación continua en procesos y
procedimientos basados en herramienta
e instrumentos informáticos en los cuales
se apoya la ciencia documental hoy día.
Las características esenciales que deben
acompañar la acción eficaz del archivista,
son los siguientes:

ORDEN

Método que se utiliza para organizar

documentos, permitiendo ejercer un
control y ubicación de los mismos.

CORDIALIDAD
El funcionamiento responsable del
archivo debe generar buena disposición
PRONTITUD

Cuando se soliciten los archivos se deben

encontrar inmediatamente

RESPONSABILIDAD

Es una tarea de dedicación y actualización

SIGILO PROFESIONAL

Grado de confidencialidad que se maneja

CONCENTRACION

La ejecución de las actividades de archivo

se debe realizar minuciosamente para
evitar errores
 CATEGORIZACION DE LOS
ARCHIVOS

El proceso de categorización de los

archivos permite clasificar los resultados
de una búsqueda, las herramientas para
categorizar archivos se encuentran en la
pestaña búsqueda de la cinta de
herramientas, agrupadas en categorías.
También se clasifican de acuerdo al orden
territorial que en ellos se administra, tal y
como lo específica el Archivo General de
la Nación, en el artículo 7 de la Ley
General de Archivos de Colombia. Los
archivos desde el punto de vista de su
jurisdicción de competencias se clasifican
en:

Archivo general de la nación

 Es un ente que regula las sanciones y
responsabilidades del archivo, de acuerdo
a la pertinencia pública de cada una de
sus entidades:
 Archivo general del departamento
 Archivo general del municipio
 Archivo general del distrito

ARCHIVOS TERRITORIALES

 Archivos del orden nacional

 Archivos del orden departamental
 Archivos del orden distrital
 Archivos del orden metropolitano
 Archivos del orden municipal
 Archivos de orden local
 Archivos de las nuevas entidades territoriales
que se creen por ley
 Archivos de los territorios indígenas
 ARCHIVOS SEGÚN LA
ORGANIZACIÓN DEL
ESTADO

Según el artículo 9 de la ley general de

archivos de Colombia, los archivos desde
el punto de vista de la organización del
estado, se clasifican en:
 Archivos de la rama ejecutiva
 Archivos de la rama legislativa
 Archivos de la rama judicial
 Archivos de los organismos de orden
de control
 Archivos de los organismos
autónomos

OBLIGATORIEDAD DE LA
CREACION DE ARCHIVOS
La creación de los archivos contemplados en los
artículos 8 y 9 de la presente ley, asi como los
archivos de los organismos de control y de los
organismos autónomos será de carácter
obligatorio

ELEMENTOS DE ARCHIVO

ARCHIVADOR VERTICAL
Se colocan junto al escritorio en oficinas
pequeñas para conservación y facilitar la consulta
de los documentos correspondientes al archivo de
gestión.
ARCHIVADOR HORIZONTAL
Facilita clasificar los documentos de forma
horizontal pero se encuentra generalmente
cerrado. Se denominan carpetas colgantes
FOLDERAMA
Facilita la conservación de los documentos en
carpetas con guía lateral.
ARCHIVADOR GIRATORIO
Este archivador está constituido por hileras
circulares. Además están equipados con teléfonos
ARCHIVADOR MECANICO
Es un mueble dinámico, en el cual se acopia gran
cantidad de documentos de acuerdo a la
clasificación interna de la organización.
ARCHIVADOR ELECTRONICO
Es una herramienta de tipo ofimática que sirve
para recopilar la información de una manera
ordenada utilizando dispositivos ópticos

APLICACIÓN EN MEDIO ACTUAL

DE LOS ARCHIVOS

Con los  rápidos avances en las tecnologías de la

información los cuales han llegado a muchos
ámbitos, y han afectado también a los archivos.
En este campo se comenzó a utilizar la
informática para gestionar los grandes volúmenes
de información que se generaban; después
empezó a crecer el número de documentos
creados directamente en los ordenadores y que
se almacenaban en el mismo formato electrónico
en el que habían sido originados, dando lugar a
documentos electrónicos de archivo.
Los archivos también han sufrido cambios en
cuanto a sus funciones, ya que deben adaptarse
para acoger a los nuevos documentos
electrónicos. Y determina que las funciones del
archivo son identificar, salvaguardar y preservar
los documentos y asegurar que van a ser
accesibles y comprensibles. Las actividades que se
incluyen en la función del archivo comienzan en la
primera etapa del ciclo de vida de los documentos
y terminan al final de dicho ciclo, y han de tener
presente el objetivo principal del archivo, que es
asegurar la creación y la preservación del valor
probatorio de las actividades o transacciones
realizadas por los creadores de los documentos.
Al tratarse de documentos electrónicos, la función
del archivo va a ser sometida a ciertas
modificaciones en cuanto a la creación de los
documentos, su valoración y selección, su
preservación, su acceso y su uso.
BASES ARCHIVO
Los archivos de base de datos son archivos de
datos que se utilizan para almacenar los
contenidos de la base de datos en un formato
estructurado en un archivo en tablas y campos
separados

CONCLUSIONES

 El archivo recopila, conserva y difunde

información registrada en el
 El archivo nos a sido fundamental en la
evolución cultural, social, política y científica
de la humanidad
 El archivo debe ser funcional y técnico, de
fácil manejo y consulta
 El archivo de la memoria de una empresa,
entidad pública, privada o un país
 representada en la conservación de los
documentos
 El archivo satisface las necesidades de
información eficaz a consultar por parte de la
ciudadanía en general
 El archivo constituye un centro de consulta de
la información, disponible en todo momento