Universidad Peruana Los

Andes
Coordinación de Asuntos
Académicos

UNIVERSIDAD PERUANA LOS ANDES

FACULTAD DE EDUCACIÓN Y CIENCIAS HUMANAS

PLAN DE FUNCIONAMIENTO Y DESARROLLO DE LA

COORDINACIÓN DE ASUNTOS ACADÉMICOS PARA EL AÑO 2009

1. INTRODUCCIÓN:

La Coordinación de Asuntos Académicos de la Facultad de Educación y

Ciencias Humanas, constituye un instrumento normativo, administrativo y
académico; cuya finalidad es contribuir eficazmente al cumplimiento de las
actividades académico administrativas, previstas por los órganos de gobierno de
esta Facultad.

Su finalidad básica es operativizar de manera óptima las acciones orientadas a

brindar un mejor servicio a los estudiantes.

2. BASE LEGAL:

 Ley Universitaria
 Estatuto de la Universidad
 Reglamento Académico de la Universidad Peruana Los Andes 2008
 Plan de Desarrollo Estratégico.

3. OBJETIVOS:

 Establecer parámetros que sirvan de fuente generadora de conocimientos

para la formulación de nuevos profesionales que la Facultad de
Educación y Ciencias Humanas oferta a la sociedad.
 Contribuir el fortalecimiento de la política educativa de la institución
 Ejecutar lineamientos orientados a un ordenamiento aplicable con cultura
empresarial, posibilitando servicios satisfactorios al usuario.
 Lograr un adecuado desempeño, de tal manera que los criterios de
eficiencia y eficacia posibiliten la ejecución de actividades orientadas a
la satisfacción del usuario: el estudiante.

4. ORGANIZACIÓN:

La Coordinación de Asuntos Académicos se organiza administrativamente de la

siguiente manera:
 Coordinación de Asuntos Académicos
 Unidad de Informática del Régimen Regular
 Unidad de Informática del Régimen Mixto
 Unidad de actas y certificados

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 Unidad de Convalidaciones

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Académicos

5. FUNCIONES DE LA COORDINACIÓN
 Organizar, planificar y dirigir el proceso de matrícula de los estudiantes.
 Organizar, prever el cuadro de vacantes para el examen de admisión.
 Coordinar con Jefatura de Departamento Académico el cuadro de las horas
lectivas para cada período académico.
 Prever la preparación del informe de rendimiento académico de los estudiantes
en cada semestre académico.
 Calendarizar el proceso de evaluación para los períodos de exámenes (del 1er y
2do periodo), del semestre académico.
 Programar la entrega de notas de las parciales en cada semestre académico.
 Emitir, presentar y sustentar opiniones académicas ceñidas al reglamento
académico y demás dispositivos normativos de la FECH.
 Organizar e imprimir las actas promocionales de evaluación asimismo enviar a
ODA dichas actas para su archivo correspondiente.

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PLAN DE FUNCIONAMIENTO Y DESARROLLO DE LA COORDINACIÓN ACADÉMICA DE LA FECH-UPLA

2009
ACTIVIDADES OBJETIVOS ESTRATEGIAS METAS RESPONSABLE PRESU CRONO
Nº PUESTO GRAMA
1 Recepción y registro de solicitudes de Recepcionar y regis- Diseñar y elaborar un Aprobar y publicar Unidad de actas y S/. 500 Agosto
Certificados de Estudios y diversas trar las solicitudes de guía de trámite de el guía de tramite archivos
constancias Certificados y de documentos de documentos de
constancias diversas la CAA
2 Preparación de borradores de certificados de Emitir sin error los Verificar y revisar las Emitir sin error los Unidad de actas y S/. 200 Enero a
estudios según los planes de estudio, certificados de notas y resoluciones certificados de archivos diciembre
revisión de notas estudios observadas estudios en un
tiempo de 8 días.
3 Elaboración de Certificados de Estudios con Elaborar los Actualizar la base de Elaborar un Unidad de S/. 1500 Diciembre
los datos encontrados en el sistema Certificados de datos desde los años 1984 sistema ADOC Informática
académico Estudios con datos hasta la fecha para emitir
exactos certificados de Informática del
estudios así local central
mejorar la
atención a los
usuarios
4 Archivo de solicitudes atendidas y registros Organizar el archivo Seleccionar y archivar las Organizar el Unidad de actas y S/. 150 Enero a
de certificados atendidos y depurar los solicitudes atendidas archivo y depurar archivos diciembre
documentos los documentos
atendidos atendidos de los
años 2007-2008

5 Elaboración de constancias: Elaborar con preci Emitir, constancias Entregar a los Unidad de actas y S/. 300 Enero a
Actividades sión las constancias académicas ceñidas al interesados las archivos diciembre
Egresados de estudios, activida- reglamento académico y constancias de
Estudios des, egresados y de demás dispositivos estudios,
Primeros Puestos. primeros puestos normativos de la FECH. actividades,
egresados y de
primeros puestos
en 48 horas

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ACTIVIDADES OBJETIVOS ESTRATEGIAS METAS RESPONSABLE PRESU CRONO

Nº PUESTO GRAMA
6 Revisión, compaginación y archivo de Pre Organizar las actas Regularizar las actas de Organizar 30 Unidad de actas y S/. 150 Abril
Actas, Actas Promocionales, de acuerdo al promocionales de los evaluación promocional archivadores de archivos Agosto
Plan de Estudios del Régimen Mixto y años: de los ciclos académicos: actas Diciembre
Régimen Regular 2004-II; 2005-II, 2004-II; 2005-II, 2006-I;
2006-I; 2007-O; 2007-O; 2007-I; 2007-II;
2007-I; 2007-II; 2008-0; 2008-I
2008-0; 2008-I
7 Preparación de carátulas para separación de Diseñar e imprimir Empastar las actas Empastar 30 Unidad de actas y S/. 360 Abril
ciclos, niveles, años para su respectivo las carátulas para promocionales de los TOMOS de actas archivos
empaste de las actas promocionales separación de ciclos, años: promocionales y
niveles, años para el 2004-0; 2004-I; 2004-II de actas
empaste de las actas 2005-0 ; 2005-I ; 2005-II adicionales desde
promocionales. 2006-0 ; 2006-I ; 2006-II el año 2004 al 2008
2007-0 ; 2007-I ; 2007-II
2008-0 ; 2008-I ; 2008-II
8 Procesar matrícula Analizar las ficha de Procesar tres veces - Unidad de Enero
de los estudiantes del matrícula de cada al año la matrícula Informática Marzo
Proceso de Matrícula de estudiantes
Régimen Regular y estudiante y digitar de los estudiantes - Estudiantes Agosto
regulares, del Régimen Regular y del
Mixto dichos datos al sistema del régimen regular - Tutores
Régimen Mixto
académico y del régimen
mixto
09 Reincorporación en el Sistema Académico, Encausar con Revisar los documentos Procesar al 100% - Unidad de Enero
previa revisión de los documentos exigidos precisión los datos de exigidos por el las resoluciones de Informática Marzo
por el Reglamento Académico y a la reincorporación de Reglamento Académico y reincorporación de - Secret. Decanato Agosto
Directiva de ODA UPLA. los estudiantes de la Directiva de ODA los estudiantes - Estudiantes
10 Atención de SOLICITUDES de estudiantes Procesar las Cumplir con el Procesar tres veces - Unidad de S/. 150 Enero
con proveídos de Decano, para ampliación diferentes solicitudes cronograma aprobado al año la amplia- Informática Marzo
de Créditos, desmatrículas de asignaturas, dentro del cronogra- para procesar la ción de créditos, - Secretaria del Agosto
matrículas extemporáneas, rectificación de ma establecido la ampliación de créditos, reserva de matrí- Decanato
matrículas y reserva de matrículas ampliación de Crédi- rectificación de matricula, cula, rectificación - Estudiantes
tos, desmatrículas de desmatriculas y las de matrícula
asignaturas, matricu- matriculas extemporáneas desmatrículas y las
las extemporáneas, matrículas
rectificación de extemporáneas
matrícula.

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ACTIVIDADES OBJETIVOS ESTRATEGIAS METAS RESPONSABLE PRESU CRONO

Nº PUESTO GRAMA
11 Contar con datos Verificar los datos de las Almacenar con Unidad de Enero a
Atención de resoluciones emitidas por exactos en el sistema diferentes resoluciones e precisión los datos Informática Diciembre
Decanato y grabar en el sistema académico académico de la ingresar con precisión del 100% de las
los cambios de regimenes, impresión de FECH. dichos datos al sistema diferentes
actas promociónales adicionales, académico de la FEC. resoluciones en el
subsanación, anulación de calificativos. sistema académico

12 Actualizar en la base Mantenimiento de la Base Ingresar el 100% Unidad de Enero a

de datos la de Datos de acuerdo a las los datos de las Informática Diciembre
información de las resoluciones de resoluciones de
Mantenimiento y actualización en la Base resoluciones de convalidación del convalidación del
de Datos las resoluciones de convalidación convalidación del Régimen Regular y Régimen Regular y
del Régimen Regular y Régimen Mixto de Régimen Regular y Régimen Mixto de los Régimen Mixto de
los ciclos académicos: Régimen Mixto de ciclos académicos: los ciclos
2008-0; 2008-I ;2007, 2006; 2005, 2004 los ciclos 2008-0; 2008-I académicos:
académicos: 2007, 2006; 2005, 2004 2008-0; 2008-I
2008-0; 2008-I, 2007, 2006; 2005;
2007; 2006; 2005; 2004
2004
13 Preparación de Informes de: Elaborar informes Emitir, presentar y Emitir informes Unidad de S/. 300 Enero a
Reincorporaciones de matrícula académicos evitando sustentar opiniones para reservar Informática diciembre
Reserva de matrícula la duplicidad de las académicas ceñidas al matriculas ceñidas
Examen de suficiencia resoluciones e reglamento académico y a las normas
Examen de subsanación informes ceñida a las demás dispositivos vigentes de la
normas vigentes de la normativos de la FECH institución, dentro
Institución. del plazo
establecido.

14 Actualizar la carga Coordinar con JDA para Actualizar la carga Unidad de S/. 50 Enero
lectiva del Régimen almacenar la distribución lectiva de los tres Informática Marzo
Actualización de la Carga Lectiva en el
Regular y Mixto en el de la carga lectiva en el ciclos académicos Agosto
Sistema Académico del Régimen Regular y
Sistema Académico Sistema Académico del del año 2009 en el
del Régimen Mixto
de los diferentes régimen regular y del Sistema
ciclos académicos. régimen mixto. Académico.

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ACTIVIDADES OBJETIVOS ESTRATEGIAS METAS RESPONSABLE PRESU CRONO

Nº PUESTO GRAMA
15 Crear los registros de Copiar y entregar los Copiar y entregar a Unidad de S/. 360 Febrero
evaluación en el registros de evaluación en todos los docentes Informática Julio
Creación de los registros de evaluación en
Diskette e impresión el Diskette e imprimir los los registros de Noviembr
el Diskette e impresión de registros
de registros auxiliares registros auxiliares por evaluación en
auxiliares por áreas para cada docente
por áreas para cada áreas para cada docente Diskette y en
docente. material impreso l
16 Recepcionar los Distribuir el cronograma Publicación 10 días Unidad de S/. 100 Marzo
registros y diskettes de entrega de registro y antes de empezar Informática Julio
para verificar las diskette de las con las Diciembre
Recepción de registro y diskette para la
evaluaciones evaluaciones parciales y evaluaciones
verificación de las evaluaciones parciales y
parciales y finales finales debidamente parciales y finales
finales consignados y grabados por los
consignados y grabados por los docentes
docentes de cada área curricular
grabados por los de cada área curricular
docentes de cada área
curricular
17 Elaborar y publicar el Publicar e informar a los Elaborar y publicar Unidad de S/. 50 Febrero
rol de exámenes docentes y estudiantes el los tres roles de Informática Junio
parciales y rol de exámenes parciales exámenes parciales Noviembr
Elaboración de rol de exámenes parciales y evaluaciones finales y evaluaciones finales en y evaluaciones
evaluaciones finales. en concordancia al concordancia al finales del presente
cronograma cronograma académico año académico
académico aprobado aprobado por la
por la Institución Institución
18 Actualizar notas en el Verificar e ingresar las Contar con una Unidad de Enero a
Sistema Académico notas en el Sistema base de datos de la Informática Diciembre
Actualización de notas en el Sistema
desde el año 1984 Académico desde el año Facultad con
Académico desde el año 1984 hasta la fecha
hasta la fecha 1984 hasta la fecha información
completa
19 Imprimir de notas, Impresión de actas pre Impresión y Unidad de S/. 300 Marzo
actas pre promocionales y actas entrega del 100% Informática Julio
promocionales y ac- promocionales. de actas pre promo- Diciembre
Impresión de Actas Pre Promocionales y
tas promocionales cionales y Actas
Actas Promocionales.
según cronograma Promociónales a
los docentes.

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ACTIVIDADES OBJETIVOS ESTRATEGIAS METAS RESPONSABLE PRESU CRONO

Nº PUESTO GRAMA
20 Distribuir Entregar oportunamente Entregar el 100% Unidad de S/. 100 Marzo
oportunamente las las constancias de notas, de las constancias Informática Julio
Distribución de Constancia de Notas, constancias de notas, de matrículas y carnets de notas, de Diciembre
Constancia de Matrículas y Carnés de matrículas y universitarios a los matrículas y
Universitarios a los estudiantes carnés universitarios estudiantes carnets
a los estudiantes universitarios a los
estudiantes
21 Clasificar de Actas Seleccionar las actas Entregar el 100% Unidad de Marzo
Promociónales para promocionales para ser de las actas pro- Informática
ser enviados a ODA enviados a ODA la mociónales debida-
Clasificación y Ordenamiento de Actas la original y la copia original y la copia a la mente clasificados
Promocionales para ser enviados a ODA la a la Unidad de Actas Unidad de Actas y a ODA la original
original y la copia a la Unidad de Actas y y Certificados de la Certificados de la CAA- y la copia a la
Certificados de la CAA-FECH-UPLA para CAA-FECH-UPLA. FECH-UPLA. para que Unidad de Actas y
que sea encuadernado. para que sea sea encuadernado. Certificados de la
encuadernado. CAA-FECH-
UPLA para que sea
encuadernado.
22 Recepcionar y Registrar y archivar las Verificar el 100% Unidad de - Enero
registrar las solicitudes de de las solicitudes convalidaciones Abril
solicitudes de convalidaciones previa de convalidaciones Agosto
Recepción y registro de solicitudes de convalidaciones revisión de los requisitos presentadas en
convalidaciones. previa revisión de los exigidos en el reglamento concordancia con
requisitos exigidos en académico y observar los los requisitos
el reglamento expedientes para exigido en el
académico comunicar al interesado. reglamento Acadm
23 Distribuir los Unidad de S/. 200 Enero
informes de Convalidaciones Abril
convalidaciones a Agosto
Elaborar y distribuir los
Elaborar e imprimir los usuarios y a
Elaboración de informes de informes de
los informes de secretaría docente
Convalidaciones. convalidaciones a los
convalidaciones para la emisión de
usuarios
la resolución
correspondiente.

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Nº ACTIVIDADES OBJETIVOS ESTRATEGIAS METAS RESPONSABLE PRESU CRONO

PUESTO GRAMA
24 Actualizar el cuadro Verificar y actualizar el Contar con un Unidad de S/. 50 Enero
de equivalencia de cuadro de equivalencia cuadro de Convalidaciones Abril
Actualización del cuadro de equivalencia acuerdo al ultimo de acuerdo al ultimo Plan equivalencia Agosto
de acuerdo al último Plan Curricular Plan Curricular Curricular aprobado actualizado de
aprobado aprobado acuerdo al último
Plan Curricular
aprobado
25 Elaboración el reglamento académico de Elaborar el Elaborar, imprimir y Contar con el Unidad de S/. 1000 Setiembre
la coordinación de asuntos académicos de reglamento remitir el reglamento reglamento convalidaciones
la FECH académico de la académico de la académico de la Unidad de
coordinación de coordinación de asuntos coordinación de Informática
asuntos académicos académicos de la FECH al asuntos académicos Coordinadora
de la FECH y Consejo de Facultad para de la FECH
gestionar su su aprobación debidamente
aprobación aprobado

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6. RECURSOS
 Diskettes
 Hojas Bond
 Formatos de certificados
 Formatos de constancia
 Formatos de Pre actas
 Cinta de impresora
 Tinta para toner de impresora
 Archivadores
 Material de escritorio (Lápiz, Lapicero, corrector, vinifan, etc)

7. EVALUACIÓN
Se evaluara de acuerdo a los objetivos previstos

Huancayo 11 de marzo de 2009

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Prof. Adela Doris GÓMEZ MORALES
Coordinadora de Asuntos Académicos
C.c/Decano
Archivo
ADGM

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