PRESENTACIÓN POR PARTE DEL ENTREVISTADOR

OBJETIVO DE LA ENTREVISTA:
El objetivo de esta entrevista es diagnosticar mediante la recolección y análisis de
información el estado actual de la empresa. La selección de esta técnica de
recolección de datos interactivo me permite como analista adentrarme en los procesos
de la empresa para la obtención de la información del análisis realizado.

Toda la información obtenida a través de esta entrevista será estrictamente para fines
académicos.

Lista de preguntas para la entrevista:

1. Cual es nombré de la compañía?

Repuesta: TECNOFILE SAS

2. ¿Qué servicios presta la empresa y cuáles son sus principales funciones?

Repuesta:
Es una empresa dedicada al sector de la Digitalización de Documentos de
Archivo y Correspondencia, Diseño y Aplicación de Flujos Documentales,
Organización de Mesas de Correspondencia, Expurgo y Eliminación
Documental, Inventarios documentales, Implementación de Software de
Gestión Documental SICORAC, Administración de Bodegas de archivo

3. ¿Cuál es la visión de la empresa?

Repuesta:

MISIÓN

Es una empresa Colombiana de servicios cuya misión es la de rescatar,

consolidar y potencializar el archivo documental, que se constituye en la
memoria de las instituciones y empresas, documentos que registran los hechos
y acontecimientos que marcan la gestión de las organizaciones.
 4. ¿Cuál es su misión?
Repuesta:

VISIÓN

Nuestro objetivo es la prestación de todo el servicios de correspondencia y

archivo a nivel nacional para el año 2025, servicios que servirán de apoyo a la
administración de empresas públicas y privadas en la gestión diaria para la
administración y control de los documentos propios de su gestión en muchas
compañías a nivel nacional. Así mismo aportaremos para ese mismo año una
experiencia en la solución de los problemas causados por la acumulación
indiscriminada de documentos.

5. ¿Cuántos trabajadores tiene la empresa?

Repuesta:
Cuenta actualmente con 50 empleados

6. ¿Cuentan actualmente su empresa con un software o sistema de información

que abarque todos los requerimientos organizacionales?

• Si la respuesta es sí, exponga la experiencia con el software y así ver en qué se

puede ayudar a mejorar
• Si la respuesta es no, ¿le gustaría tener un software empresarial?

1. Cuestionario
¿Cuál es su cargo?
Repuesta: Gerente

2. Actualmente posee equipos e infraestructura necesaria para implementar un

software que gestiona el proceso de compensación de la empresa

Si
No X

3. Cree necesario un software que gestiona el proceso de compensación de la

empresa

Si X
No
¿Por qué?
.

• Para obtener en cualquier momento y al menor tiempo posible cualquier tipo

de certificación o documentación de nuestra compañía.

• Para hacer un mejor seguimiento de todas las notificaciones de registro y

control de todo tipo de novedades del personal de trabajo de nuestra
compañía y obtener con mayor facilidad.

4. ¿Cuáles son las razones por la cual quiere resolver este problema?
Repuesta:

Para disminuir costos generados por las fotocopias además de contribuir con el
medio ambiente.

5. ¿su empresa cuenta con algún sistema informático?

Si ya tengo un sistema
No, deseo tener un sistema
X Si tengo un sistema pero no funciona EL 100 % estable y no es tan
eficiente

6. Si ya cuenta con un sistema. ¿Cuáles son las deficiencias que usted encuentra
actualmente en su sistema?

x Esta obsoleto, deseo un sistema nuevo

Quiero agregar mas reportes, pero no ubico al programador
El sistema nunca funciono, deseo un sistema que funcione
No tengo sistema deseo adquirir uno

7. ¿Cuáles son sus mayores preocupaciones que tiene usted acerca de su sistema
de gestión documental?

No se en tiempo real donde se encuentra mi correspondencia

x Estoy teniendo una mayor demanda y ya no doy abasto
Tengo varias sucursales necesito un negocio multiempresa

8. ¿Qué impacto desea que tenga el software de gestiona de proceso de

compensación de la empresa?

x Quiero que controle el flujo de correspondencia de toda mi empresa

Por el momento solo quiero sistematizar una parte
Solo deseo controlar archivo por el momento

9. ¿Cuál es el área de su empresa que desea sistematizar?

x Todo deseo que el sistema controle toda mi empresa

Solo archivo