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GerenciaA 4
GerenciaA 4
1 Capítulo I - Introducción................................................................................................................................................................4
1.1Generalidades..........................................................................................................................................................................4
1.2Entorno de trabajo del S10......................................................................................................................................................5
1.3Acceso al módulo de Gerencia de proyectos..........................................................................................................................6
2 Capítulo II -Planificación................................................................................................................................................................7
2.1 Registro de un nuevo proyecto................................................................................................................................................7
2.1.1 Datos del proyecto........................................................................................................................................................7
2.1.2 Registro del proyecto....................................................................................................................................................7
2.1.2.1 Llamadas de la ventana “Proyecto”...................................................................................................................8
2.1.2.1.1 Propietario.....................................................................................................................................................8
2.1.2.1.2 Lugar.............................................................................................................................................................8
2.1.2.1.3 Fecha de inicio..............................................................................................................................................9
2.1.2.1.4 Fecha fin.......................................................................................................................................................9
2.1.2.1.5 Plazo.............................................................................................................................................................9
2.1.2.1.6 La semana comienza el................................................................................................................................9
2.1.2.1.7 Moneda.........................................................................................................................................................9
2.1.2.1.8 Moneda Secundaria Almacenes...................................................................................................................9
2.1.2.1.9 Empresa........................................................................................................................................................9
2.1.2.1.10 Sucursal........................................................................................................................................................9
2.1.2.1.11 Dirección.......................................................................................................................................................9
2.1.2.1.12 Teléfono........................................................................................................................................................9
2.1.2.1.13 Fax................................................................................................................................................................9
2.1.2.1.14 Adicionar.......................................................................................................................................................9
2.1.3 Asignar presupuestos al proyecto...............................................................................................................................10
2.2 Calendario..............................................................................................................................................................................11
2.2.1 Uso del calendario......................................................................................................................................................11
2.2.2 Acceso al escenario....................................................................................................................................................11
2.2.3 Registro de días no laborables...................................................................................................................................11
2.2.3.1 Procedimiento para registrar un día como no laborable:.................................................................................12
2.2.4 Horario de trabajo.......................................................................................................................................................12
2.2.5 Calcular horas y días laborables para los períodos....................................................................................................12
2.2.6 Botones.......................................................................................................................................................................13
2.3 Actividades.............................................................................................................................................................................13
2.3.1 Generalidades.............................................................................................................................................................13
2.3.1.1 Datos que proporciona este escenario............................................................................................................13
2.3.1.2 Cuando se cambia el presupuesto..................................................................................................................13
2.3.1.3 Acceso al escenario.........................................................................................................................................13
2.3.2 Asignación de actividades...........................................................................................................................................14
2.3.2.1 Caso a) Asignación automática del Venta (recomendable para Valorizaciones)............................................14
2.3.2.2 Caso b) Asignación manual.............................................................................................................................15
2.3.2.2.1 Estructura de división del trabajo...............................................................................................................15
2.3.2.2.1.1 Registro de las fases (WBS)................................................................................................................16
2.3.2.2.1.2 Preparando las partidas antes de asignar a las fases.........................................................................18
2.3.2.2.1.3 Consolidar partidas...............................................................................................................................18
2.3.2.2.1.4 Hacer asignable....................................................................................................................................19
2.3.2.2.1.5 Asignar partidas a las fases (WBS)......................................................................................................21
2.3.2.2.1.6 Subfases...............................................................................................................................................22
2.3.2.2.1.7 Botones.................................................................................................................................................23
2.4 Partidas de control.................................................................................................................................................................25
2.4.1 Acceso al escenario....................................................................................................................................................26
2.4.2 Registro de las partidas de control.............................................................................................................................26
2.4.2.1 Verificar estructura...........................................................................................................................................26
2.4.2.2 Registro............................................................................................................................................................27
2.4.2.3 Asignación de actividades a las partidas de control........................................................................................28
2.4.3 Asignar responsables a las actividades......................................................................................................................28
2.4.4 Asignar especialidad a las actividades.......................................................................................................................30
2.4.5 Botones.......................................................................................................................................................................30
2.5 Vistas......................................................................................................................................................................................31
2.5.1 Acceso al escenario....................................................................................................................................................31
2.5.2 Registro de vistas........................................................................................................................................................31
2.5.3 Asignar actividades a las vistas..................................................................................................................................32
2.6 Diagrama de Gantt.................................................................................................................................................................32
2.6.1 Generalidades.............................................................................................................................................................32
2.6.2 Acceso al escenario....................................................................................................................................................33
2.6.3 Uso del presupuesta meta..........................................................................................................................................33
2.6.4 Insertar columnas........................................................................................................................................................33
2.6.5 Escala temporal...........................................................................................................................................................34
2.6.6 Control de cambios.....................................................................................................................................................35
2.6.7 Paquetes.....................................................................................................................................................................36
2.6.8 Grupos de trabajo que se utilizarán en la construcción del proyecto.........................................................................38
2.6.9 Crear subactividades..................................................................................................................................................39
2.6.10 Etiquetas.....................................................................................................................................................................40
2.6.11 Ingreso de metrados a subactividades.......................................................................................................................48
2.6.12 Dependencia de actividades.......................................................................................................................................49
2.6.13 Vincular actividades....................................................................................................................................................50
2.6.14 Impresión del diagrama de Gantt................................................................................................................................50
1 Capítulo I - Introducción
Este es un programa que sirve para planificar, ejecutar y controlar proyectos a partir de presupuestos
asignados al proyecto. Todas las labores se realizan dentro del costo previsto, por consiguiente no existe
el problema de recursos sobre asignados y trabaja hasta con 3 tipos de presupuestos del mismo
proyecto.
El conjunto de programas que se describe en esta guía, ha sido desarrollado dentro de los nuevos
conceptos de la Gerencia de proyectos, como es el WBS y un cronograma gráfico de Gantt para la parte
de planificación, incluye los conceptos de la programación semanal, todos ellos con opciones de fácil
manejo y válidos a nivel internacional.
Este programa está preparado para el manejo de los recursos de mano de obra, materiales, equipos y
subcontratos.
Durante la ejecución, el sistema se integra con Excel, para el acopio de información del campo.
Para el control se usa los conceptos del valor ganado y los resultados que esperamos con la gestión del
proyecto son los “Resultados Operativos” para cuantificar el avance en cuanto a costo y metrado.
Sólo un control periódico de preferencia semanal, permite tener bajo control el proyecto y tomar las
medidas correctivas justo a tiempo.
1.1 Generalidades
Se utilizarán los módulos:
Presupuestos
Gerencia de proyectos
Almacenes
Del tapiz de su PC elija el botón con doble clic, luego el sistema muestra,
2 Capítulo II -Planificación
Nota: En el árbol de este catálogo se registran los grupos de proyectos, Ej.: edificaciones, obras viales,
centros comerciales; o los proyectos que se realizan en el departamento de Arequipa, Lima, etc.
El sistema muestra la ventana “Proyecto”, donde se ingresan los datos del proyecto a registrar.
2.1.2.1.1 Propietario
Se refiere a la llamada a: como al elaborar el presupuesto se registró el nombre del propietario, ahora
digite el nombre para llamarlo.
2.1.2.1.2 Lugar
Se refiere a la llamada b: Ingrese el mismo lugar del presupuesto.
2.1.2.1.5 Plazo
Se refiere a la llamada e: es el lapso de tiempo en días calendario que está previsto dure la ejecución del
proyecto, es un dato tentativo inicial y sirve para generar los períodos a partir de la fecha de inicio.
2.1.2.1.7 Moneda
Se refiere a la llamada g: elija el tipo de moneda que utilizará en sus movimientos.
2.1.2.1.9 Empresa
Se refiere a la llamada i: ingrese el nombre de su empresa.
2.1.2.1.10 Sucursal
Se refiere a la llamada j: este dato es informativo.
2.1.2.1.11 Dirección
Se refiere a la llamada k: este dato es informativo.
2.1.2.1.12 Teléfono
Se refiere a la llamada l: este dato es informativo.
2.1.2.1.13 Fax
Se refiere a la llamada m: este dato es informativo.
2.1.2.1.14 Adicionar
Se refiere a la llamada n: después de registrar todos los datos use este botón para grabarlos y cerrar la
ventana y el proyecto será mostrado en el catálogo de proyectos.
Repita el proceso para asignar los demás presupuestos, a las ramas que le corresponden.
Comentario: El sistema permite asignar uno o varios presupuestos a cada una de las ramas. A medida que elabore más
presupuestos para el proyecto.
2.2 Calendario
El proyecto usa calendarios para definir los días hábiles y feriados dentro del lapso de ejecución del
proyecto, incluye horarios de trabajo hasta de 3 turnos. De manera predeterminada, al registrar un
proyecto en el escenario de datos generales también le asigna un calendario base por defecto que es
utilizado por todas las actividades y subactividades del proyecto. No es necesario asignar calendarios a
los recursos. El usuario puede registrar un horario (desde el menú Herramientas) y también puede
asumir el Calendario Base, que es mostrado en el escenario de Calendario. El calendario es asignado al
proyecto por defecto al momento de su registro, luego puede personalizarlo. El usuario también puede
registrar un nuevo calendario y horario para el proyecto.
Repita el proceso para todos los días no laborables del periodo de duración del proyecto.
Llamada d: Sí el día elegido requiere un horario que sólo es laborable medio día, elija esta opción y en
la ventana que muestre ingrese las horas.
Permite el ingreso del horario de trabajo para el proyecto hasta en tres turnos, digite directamente el
horario como se muestra conservando (:) dos puntos como separador. La cantidad de horas es tomada
en cuenta en el diagrama de Gantt.
Una vez que ingrese el horario del día lunes, marque un bloque solo de la línea del día lunes haciendo
un clic sobre el botón luego haga clic derecho sobre el bloque y el sistema muestra un menú de
donde debe elegir copiar. Marque un bloque de los días martes, miércoles, jueves y viernes, luego haga
clic derecho sobre el bloque y del menú que muestre elija pegar. También modifique el horario del día
sábado.
2.2.6 Botones
Inicializar Calendario: Toma los datos del horario original, definido desde el menú herramientas.
2.3 Actividades
2.3.1 Generalidades
El conjunto del proyecto debe ser descompuesto en segmentos más pequeños y manejables con
suficiente detalle, organizando el proyecto de acuerdo al proceso constructivo, con participación de todas
las partidas de los presupuestos asignados. Este proceso también es conocido como faseado o
Estructura de División del Trabajo (EDT) o (WBS siglas en inglés), en las que se agrupan partes del
presupuesto (partidas) con los metrados que corresponde a cada una de estas y que pasan a formar
actividades que son las que se programan.
Actividad es una porción de partida asignada a una fase o WBS, el conjunto de actividades pasan al
escenario del diagrama de Gantt para que sean programadas. Resumiendo el concepto se trata de
adecuar los presupuestos al proceso constructivo.
El proceso de faseado, se recomienda efectuar para las ramas Venta descompuesto, Meta y Línea base.
En la asignación automática, el sistema registra automáticamente las fases o WBS, y también asigna las
partidas del presupuesto a cada una de las fases, conservando la estructura del presupuesto, use este
tipo de asignación la el Venta.
Use el botón
En el árbol elija Meta, luego use el botón para desplegar el contenido del presupuesto.
Luego en un organigrama se describe las partes del puente en forma detallada, tal como será construida.
El organigrama, también se utiliza para asignar responsables a cada segmento del proyecto.
Lo que se registra en el sistema es el contenido del organigrama como fases y luego se le asigna las
partidas de presupuesto con los metrados que le corresponden.
Consolide: Agregado fino para concreto, Agregado grueso para concreto, Piedra grande para concreto.
Previo a la asignación de las partidas a las fases, visualice sólo los campos que son necesarios,
A cada fase se le asigna las partidas que les corresponden. Asigne a la fase Superestructura las
partidas que le corresponden.
La siguiente figura muestra a la fase Superestructura con las partidas asignadas, pero sólo el 40% del
metrado del acero ordinario corresponde a la superestructura, por lo que se procede a registrarlo:
2.3.2.2.1.6 Subfases
Las actividades que forman parte de una fase se encuentran juntas, en lo que respecta a encofrado,
concreto y acero. Con la finalidad de que al escenario del diagrama de Gantt pasen estos datos en forma
ordenada y de acuerdo al proceso constructivo; se forman las subfases.
Asigne todas las actividades a las fases. Para verificar que todas las partidas hayan sido asignadas a las
fases use el botón y el sistema muestra el cuadro de diálogo,
2.3.2.2.1.7 Botones
Estos botones corresponden a la ventana superior.
Ubicar una partida, cuando el puntero del ratón lo ubica sobre una partida, el sistema muestra
una ventana donde indica al presupuesto al que pertenece así como el ítem dentro de la hoja del
presupuesto.
Todos, sí este botón está hundido muestra todas las actividades asignadas a un grupo de fases,
sólo es de consulta.
Generar actividades, toma los datos del presupuesto. Utilice esta opción todas las veces que
cambie datos en el presupuesto.
Definir nivel de asignación, muestra una ventana para elegir el nivel de asignación de las
partidas a las fases.
Al último nivel: Mantiene la estructura del presupuesto con partidas y subpartidas.
Al primer nivel: El presupuesto es mostrado como en la hoja del presupuesto, sin
subpartidas.
Asignación automática, genera automáticamente una estructura en las fases y asigna las
partidas del presupuesto.
Asigna sólo el presupuesto actual, sí el proyecto tiene varios presupuestos asignados, esta
opción efectúa una asignación automática del presupuesto activo (que es mostrado en la ventana
superior de este escenario).
Ubicar actividad con saldo, verifica que todas las partidas estén asignadas a las fases. Para
efectuar esta verificación el contenido de la ventana superior tiene que estar expandida.
Este es el resultado de la asignación
Para el control económico del proyecto, las partidas del presupuesto se agrupan en partidas de control.
Ejemplo todas las partidas de encofrado serán agrupadas en una sola partida que se llamará Encofrado.
Es como sí “armara” otra partida con todos los análisis de precios unitarios de encofrado.
Puente en carretera
Costos directos
Preparación de agregados
Encofrado
Concreto
Acero
Costos indirectos
Gastos generales
Permisos sindicales, descansos médicos
Se considera como una partida de control los permisos sindicales y los descansos médicos debido a que
estos costos son “cargados” al proyecto.
Es requisito que en el escenario de Actividades, las partidas del presupuesto sean asignadas a las fases.
Información relacionada: Ingrese por el menú Catálogos a Partida de Control General, para
efectuar los registros.
Las partidas de control generales, son las que se maneja a nivel de toda la empresa, a las partidas de
control del proyecto se le asignará una de esas partida de control general, para luego evaluar por este
concepto.
2.4.2.2 Registro
A cada una de las actividades del proyecto se le asigna un responsable, esto permite filtrar la
información de acuerdo al responsable.
Acceso al escenario
A cada una de las actividades del proyecto se le asigna una especialidad, esto permite filtrar la
información de acuerdo la especialidad. Para asignar una especialidad,
2.4.5 Botones
Expandir todos, muestra todas las actividades de la rama elegida, sea esta del venta, venta
descompuesto, meta o línea base.
Ubicar una partida, cuando el puntero del ratón lo ubica sobre una partida, el sistema muestra
una ventana donde indica al presupuesto al que pertenece así como el ítem dentro de la hoja del
presupuesto.
Verificar asignación, toma los datos del presupuesto. Utilice esta opción todas las veces que
cambie datos en el presupuesto.
Asignación automática, genera automáticamente una estructura en las partidas de control y
asigna las actividades (previamente agrupadas en el escenario de Actividades).
Use esta opción siempre y cuando no tenga registrado las partidas de control, ya que al
efectuar una asignación automática los niveles de “Definir estructura” serán modificados.
Ubicar sin asignación, verifica que todas las actividades estén asignadas a las partidas de
control. Para efectuar esta verificación el contenido de la ventana superior tiene que estar
expandida.
2.5 Vistas
Las vistas son segmentos o porciones del proyecto que agrupa el usuario, para visualizar la información
posteriormente.
Previo al registro de las vistas, verifique la estructura de registro, luego registre las vistas como se
muestra a continuación.
2.6.1 Generalidades
Los datos del WBS o fases, del escenario de actividades son mostrados en este escenario, y
representados en forma de barras, el tamaño indicara las duraciones.
Los datos del WBS también son mostrados en el escenario del cronograma por períodos donde permite
exportar al MS Project, para luego actualizar (tomar los datos del MS Project).
- Insertar columnas: Para elegir sólo las columnas que serán mostradas.
- Control de cambios: Para guardar el estado en que se encuentra el desarrollo del diagrama.
- Paquetes: Para agrupar varias actividades en un solo barra.
- Definir grupos de trabajo que se utilizará en el proyecto.
- Crear subactividades.
- Asignar etiquetas a las barras.
- Ingresar metrados a las subactividades.
- Vincular las actividades
Después de vincular todas las actividades del proyecto dará como resultado el tiempo real de ejecución
del proyecto.
Los datos expresados en barras, pasan al escenario del cronograma por periodos como cifras, donde se
obtienen los resultados de la planificación.
La barra (actividad) está directamente ligada a un rendimiento y metrado conocido por consiguiente no
existen holguras y lo que se trata de hacer con el diagrama Gantt es ubicar la barra (actividad), de
acuerdo al orden constructivo y justo en el periodo que debe ejecutarse. No existe el problema de
recursos sobre asignados porque están directamente ligados al análisis de precios unitarios.
El ejemplo que seguimos es para el meta, el mismo proceso se repite la el venta descompuesto.
De todas las columnas implementadas en el escenario, el usuario debe elegir sólo las columnas que
serán mostradas. (Esto con la finalidad de registrar la cantidad de cuadrillas o grupos de trabajo y el
sistema proporcione la duración en días).
Sí comete una equivocación puede restaurar el último control de cambio que hizo, así no perderá mucho
de lo que trabajó.
Además tiene la finalidad de documentar todos los cambios que sufrió el proyecto durante al lapso de su
ejecución.
Antes de iniciar cualquier actividad en el escenario del diagrama de Gantt haga un control de cambio,
haciendo clic en el botón , luego el sistema muestra la ventana,
2.6.7 Paquetes
El sistema permite agrupar varias actividades que se ejecutan juntas en una sola barra, el tiempo de
ejecución que viene a ser el tamaño de la barra lo define el usuario previo análisis.
Luego,
Comentario: En la ventana Creación de paquete, para definir la duración, también se ¨juega¨ con la
cantidad de cuadrillas y este dato debe ser tomado en cuenta la momento de registrar el
personal disponible.
El sistema muestra el tamaño de la barra (duración), para la cuadrilla unitaria (una cuadrilla). Ingrese la
cantidad de grupos de trabajo para definir la duración de la actividad.
Las actividades que corresponden a los estribos serán divididas en dos, debido a que tenemos estribo
derecho y estribo izquierdo.
2.6.10 Etiquetas
Es el nombre que se asigna a una barra para identificarla, esto facilita ubicarla dentro del cronograma y
filtrar las actividades que tienen la misma etiqueta.
A cada una de las subactividades también le permite asignar una etiqueta diferente.
Etiquetas
Preparación de agregados
Estribo derecho
Estribo izquierdo
Superestructura
Gastos generales
La orden muestra el catálogo de Etiquetas, donde se debe efectuar los registros de las etiquetas,
previamente defina la estructura de registro; en esta oportunidad usaremos dos niveles.
Repita el proceso para asignar etiqueta a la barra de la actividad de agregado fino para concreto.
Las actividades se vinculan definiendo una dependencia entre sus fechas de comienzo y de fin.
Use el botón para ocultar el árbol y tener mas espacio para trabajar, luego elija en la escala
temporal semanas. Vincule las actividades como se muestra,
Comentario: La impresora elegida debe soportar el tamaño de papel A3, esta opción ajusta el tamaño del
reporte a A3, pero imprimirá en una hoja A4.
En el diagrama de Gantt del S10, una barra contiene información para cada día de rendimientos,
metrados y recursos; use el botón para transferir los datos, al escenario del cronograma por periodos
donde es mostrado en cifras y ver el resultado de la planificación.
Comentario: Para el traslado de información del diagrama de Gantt al escenario cronograma por
periodos, tenga presente las siguientes recomendaciones:
Sí el control del proyecto lo efectuará mensualmente, entonces elija sólo escala mensual.
Sí el control del proyecto lo efectuará semanalmente, entonces elija sólo escala semanal.
Al exportar el contenido del diagrama de Gantt al MS Project, no exporta los recursos, por lo que utilice
sólo para efectuar reportes.
Cuando la planificación se inicia directamente en el MS Project el usuario debe registrar las fases o
WBS, definir las duraciones de cada una de las actividades y vincularlas.
Cuando trabaje con el MS Project no utilice la opción de paquetes, hágalo sólo a nivel de
actividades.
Asigne las partidas a cada una de las fases como se indica a continuación,
Vaya al escenario del Diagrama de Gantt y tome los datos de las actividades.
Use el botón para transferir los datos, al escenario del cronograma por períodos.
2.6.17 Botones
Muestra el diagrama Pert en todo el escenario, que es un tipo específico de diagrama en red
del proyecto. Las actividades se representan en cuadros o nodos y las relaciones entre
actividades se muestran con líneas que conectan los nodos.
Ventana de visualización
Llamada b:
Pestaña: Subactividades, permite el registro del nombre de cada una de las subactividades, metrados,
cuadrillas.
Ingrese a este hipervínculo para ver en detalle.
Pestaña Predecesoras: La actividad predecesora es aquella que debe comenzar o finalizar antes que la
otra pueda comenzar o finalizar. Ingrese a esta opción para vincular la actividad elegida, con la que se
ejecutó anteriormente.
Pestaña Sucesoras: Una actividad no puede empezar hasta que otra comience o finalice. Ingrese a esta
opción para vincular la actividad elegida, con la que se ejecutará luego. El procedimiento es similar a lo
descrito en la “Pestaña predecesora”.
Llamada c: Histograma de recursos, disponible para la actividad elegida y para períodos diarios.
Llamada d: Curvas S, muestra la suma acumulada de las cantidades con el que participa el recurso
dentro del proyecto.
Llamada g: Muestra el análisis de precios unitarios consolidado de la actividad elegida, use esta opción
cuando el análisis de precios unitarios tenga subpartidas.
Llamada h: Muestra el análisis de precios unitarios consolidado afectado por el metrado de la actividad
elegida, use esta opción cuando el análisis de precios unitarios tenga subpartidas.
Esquema de presentación:
Propia: Cuando este botón está activo muestra los cambios personalizados, cuando modifique o
cambie los colores de las barras, fondo, etc., sólo para el proyecto de donde se ejecuta.
General: Muestra los colores estándar del sistema y es general para todos los proyectos
registrados en el sistema.
Control de cambio: Guarda el contenido del escenario como una vista, haga un control de
cambios todas las veces que realice modificaciones importantes en el diagrama de Gantt. Al
recuperar el control de cambio reemplaza al que viene usando en el escenario.
Edición: Edita o muestra los datos de las actividades del cronograma de acuerdo a lo siguiente:
Programado: Muestra las actividades del cronograma para que el usuario pueda
programarlos.
Ejecutado: Muestra las actividades del cronograma con los datos tomados de las ordenes de
trabajo.
Ejecutado Muestra las actividades del cronograma de acuerdo a lo ejecutado (toma de las
órdenes de trabajo.)
Obtener ruta crítica: Calcula la ruta crítica del diagrama Gantt, mostrando de color rojo.
Obtener barras: Sí generó órdenes de trabajo e ingresó datos a los avances, por otro lado ingresó
los metrados realmente ejecutados por modo Medición. Este botón muestra en forma de barras en
el diagrama de Gantt, con colores rojo y negro.
Transferencia por periodos: Debido a que cada barra contiene metrados, recursos y rendimientos
para cada día, esta opción calcula. El resultado puede ser visualizado en el escenario Cronograma
por períodos.
2.7 Producción
2.7.1 Generalidades
La información de la programación del diagrama de Gantt, es mostrada día a día agrupada en semanas,
con la finalidad de analizarla. Es donde se verifica sí la programación, que se realizó realmente es
trabajable. También permite que cada uno de los responsables de las actividades pueda efectuar una
planificación detallada día a día hasta 4 semanas hacia delante, con el detalle y análisis necesario para
que al momento de ser ejecutadas no tengan ningún problema o impedimento (restricción); es aquí
donde aplica la teoría del “último programador”.
Después de usar el escenario del Plan semanal, podrá responder las siguientes interrogantes:
Permite que la información de obra sea transparente y se conozca y maneje por todos los involucrados
Permite una planificación previa a la ejecución
Permite una planificación durante la ejecución
Se analizan las restricciones de cada una de las actividades
En un acta se registra lo acuerdos asignando tareas a los involucrados
Previo análisis:
Sí el usuario está familiarizado con los conceptos del Lean, puede aplicarlos dentro del S10.
2.7.2 Requisitos
2.7.3 Ventajas
2.7.4 Logros
Tomar del plan general una ventana de 4 semanas (que avanza con el tiempo)
Efectuar un análisis de restricciones
“Habilitar trabajo” eliminando restricciones
2.7.5.2 Para elegir la semana a partir del cual se mostrarán los datos
Permite elegir el tipo de información que debe mostrar el escenario del Plan semanal.
2.7.5.6 Vistas
Permite elegir la información agrupada en una vista para mostrarla en el escenario del Plan semanal.
Sólo sí previamente se “armaron” las vistas, el sistema muestra la información de la vista.
En la ventana del Pan semanal, está marcada con la llamada a. Permite adicionar una actividad como
reserva para la etapa de ejecución. Cuando una actividad es elegida como reserva, ésta será mostrada
en la orden de trabajo generada. Una vez ejecutada la actividad es necesario quitar la reserva para que
ya no vuelva a parecer la actividad en las futuras órdenes de trabajo.
En la ventana del Plan semanal, está marcada con la llamada b, la opción se activa sólo si previamente
se adicionó una reserva, para quitar la reserva haga clic derecho sobre la actividad, para luego elegir la
opción del menú emergente.
2.7.5.7.3 Restricciones
En la ventana del Plan semanal está marcada con la llamada c. Restricción es todo aquello que impide
que una actividad se ejecute.
El sistema tiene dos lugares para registrar las restricciones, en el escenario de “Restricciones” y en el
escenario del Plan semanal que a continuación se describe, es recomendable registrar la restricción por
este sitio.
Para asignar una restricción a la actividad. En este caso será falta de Tractor de orugas de 140-160 HP.
Llamada 1f: Elija a los “Responsables”, es esta oportunidad se refiere exclusivamente al responsable o
interesado de la que la restricción aplicada a esta actividad se levante.
Llamada 1g: Ingrese el porcentaje de “Avance“ de solución de la restricción, esta opción es informativa.
Llamada 1h: Se refiere a la “Fecha de inicio” de la restricción, por defecto toma la fecha del sistema, este
puede ser modificado de acuerdo a los requerimientos.
Llamada 1i: Se refiere a la fecha de “Vencimiento” de la restricción, dato que debe ser registrado por el
usuario..
Llamada 1j: El sistema muestra la actividad que tiene la restricción. Esta ventana es informativa.
Acciones y resultados
Llamada 4 de la ventana restricciones. Elija la pestaña “Apuntes”, para ingresar notas relacionadas con
la restricción.
2.7.5.7.4 Ver
Se refiere a la llamada d del menú emergente del Plan semanal: Contiene opciones para visualizar el tipo
de información.
Se refiere a la llamada d del menú emergente del “Plan semanal”.De la actividad elegida, muestra en la
ventana inferior los análisis de precios unitarios. El análisis de precios unitarios es un componente, que
permite modificaciones de su estructura como sí estuviera en la hoja del presupuesto. Para que tome los
cambios efectuados debe procesar el presupuesto desde el módulo Presupuestos.
Muestra la cantidad de recursos para ejecutar la actividad, esta información es útil inicialmente para
evaluar sí estos recursos están disponibles y de acuerdo a esto se registran las restricciones. En la etapa
de ejecución estas cantidades serán tomadas en cuenta para los egresos desde el módulo de
almacenes.
2.7.5.7.8 Contraer
Muestra los niveles de registro de las actividades, para elegir y mostrar la información a ese nivel.
2.7.5.7.9 Dividir
Divide el escenario, en la ventana superior se elije una actividad y en la ventana inferior muestra
información relacionada con la actividad de acuerdo al menú.
Llamada b: Muestra la barra en el diagrama de Gantt de la actividad elegida; para reprogramar puede
modificar el tamaño de la barra incrementando o disminuyendo el número de días. Luego
use la opción de refrescar para que tome los cambios.
Llamada d: Muestra los recursos en forma detallada con la cantidad de acuerdo al metrado de la
actividad.
Llamada e: Esta opción permite relacionar una tarea o actividad no planificada y obtenida desde las
órdenes de trabajo libre con las actividades del Plan semanal o del Proyecto
2.7.5.7.9.1.1 Filtros
Llamada c: Muestra sólo las actividades que tienen el 100% de porcentaje completado.
Llamada d: Muestra sólo las actividades que no tienen el 100% de porcentaje completado.
2.7.5.7.9.1.2 Nota
Permite elegir las columnas o campos que están disponibles para este escenario.
2.7.5.7.9.1.5 Refrescar
Use este escenario para analizar y levantar las restricciones. Para registrar una nueva restricción es
recomendable efectuarlo desde el escenario del Plan semanal.
Acceso al escenario
2.7.7 Cumplimiento
Este escenario es informativo, muestra el porcentaje de trabajo completado de cada una de las
actividades. La información está disponible sólo si se utilizó ordenes de trabajo.
2.7.8 Actas
En la etapa de gestión del proyecto, todos los eventos y acuerdos que se tomen deben ser registrados
en un acta.
Entiéndase por evento la exposición de un responsable sobre la programación detallada del plan
semanal. Por acuerdo, el hecho de elegir la restricción y la persona que estará encargada de solucionar
el problema que generó la restricción.
Luego de revisar el escenario de Cumplimiento, también será necesario registrar las causas de
incumplimiento para tomar las medidas correctivas y que no vuelvan a ocurrir.
También puede registrar todas las reuniones que tenga a nivel de empresa.
Para el desarrollo de este tema se toma como ejemplo, el siguiente hecho; luego de analizar la actividad
“Extracción cantera (sin explosivos)”, con la opción “Ver descompuesto”, se observa que se necesita un
TRACTOR DE ORUGAS DE 140-160 HP, y encargaremos a una persona para que consiga en alquiler
este equipo, antes del 30 de junio del 2005, debido a que la obra se inicia el 04 de julio del 2005.
Acceso al escenario
Revisión de actas anteriores. Ingrese a esta pestaña siempre y cuando tenga actas anteriores para
revisar el cumplimiento. En este caso es la primera vez que se ingresa al sistema y por consiguiente no
tenemos acuerdos anteriores, y los usaremos para describir las opciones implementadas.
Llamada f: Adiciona los acuerdos anteriores pendientes de actas anteriores cuyos ítems fueron
calificados como NOCUMPLIDO
Adicione los acuerdos anteriores pendientes, revise si se cumplieron; luego inserte una nueva línea e
lleve a cabo el registro de los nuevos acuerdos en el acta.
Llamada b: Elija el participante (para la línea 1), puede ser la persona que plantea el problema o un
tema. En este caso será el Gerente del proyecto, quien dirige la reunión.
Llamada c: En apuntes registre el tema del que trata la reunión. Use una línea para cada tema.
Llamada d: En la columna “Tipo“ elija sobre el tipo de cumplimiento, para el registro de la línea, en este
caso el 01
Llamada f: Permite adjuntar una “Restricción” relacionada con el tema. Es requisito que previamente se
haya registrado la restricción.
Llamada g: Sí la línea registrada en el acta, requiere que invoque a otra acta, elija el número de acta.
Llamada i: Sirve para calificar el tema tratado en la línea, cuando es calificado como no cumplido,
permite ser visualizado en las actas que se elaboren en el futuro.
Las actas que sean calificadas como NO CUMPLIDO, pueden ser adicionada en las futuras actas con la
opción ADICIONAR ACUERDO ANTERIORES PENDIENTES.
Llamada j: El usuario debe ingresar (digitar) las acciones a tomar, como ALQUILAR.
Llamada k: Elija la fecha de vencimiento o tope para solucionar el tema planteado en la línea.
2.8 Períodos
2.8.1 Generalidades
Los periodos son lapsos de tiempo en los cuales se planifica la ejecución de las actividades y el sistema
los genera en forma automática de acuerdo a la fecha de inicio del proyecto y el plazo, estos datos
fueron definidos en el escenario de datos generales al momento de registrar el proyecto. Los períodos
definidos es para todo el proyecto.
Hacer visibles o esconder periodos, para los escenarios donde sean requeridos.
Crear periodos personalizados.
Por este escenario se hacen visibles los períodos que se utilizarán en el escenario del Cronograma por
períodos.
Comentario: El escenario del cronograma por periodos soporta 15 periodos visibles, los que pueden ser impresos.
Para imprimir el resto de periodos quite previamente el check de los periodos ya impresos y ponga check a los que
recién imprimirá.
Periodo mensual*
Periodo semanal*
Personalizado
Valorización 1
Valorización 2
Valorización 3
Valorización 4
A continuación elija todos los periodos semanales que formarán parte de la valorización 1, para visualizar
sólo los periodos semanales,
2.8.5 Botones
Eliminar períodos excedentes.
Los períodos también pueden tener períodos equivalentes, que deben ser
semanas o meses.
2.9.1 Generalidades
Este escenario, proporciona:
Los resultados de la planificación.
o El cronograma valorizado
o El cronograma de avances
o El plan de utilización de recursos.
2.9.4 Cronogramas
Para elegir el tipo de dato que muestre el escenario, de la barra de botones use el botón (modo),
luego el sistema muestra la ventana,
Para imprimir en pantalla el reporte elija el botón y del menú que muestre, elija una opción.
Este es el reporte: Cronograma, puede ser valorizado o metrado, de acuerdo a los datos mostrados en el
escenario.
Es la relación de recursos utilizados en la ejecución del proyecto y cuyas cantidades han sido
distribuidas en el tiempo de acuerdo a lo programado. Los datos pueden ser mostrados en cantidad o
valorizado de acuerdo a lo elección en modo visualización.
Luego el sistema muestra, en la ventana inferior el plan de utilización de recursos que puede ser impresa
directamente desde el S10 o exportada a Excel.
2.9.6 Botones
Sumar actividades: Debido a que las partidas del presupuesto han sido agrupadas en fases, este
botón calcula los parciales y suma hacia los títulos. Use esta opción cuando modifique la
asignación de partidas a las fases en el escenario de Actividades.
Especificaciones: Es un filtro que permite mostrar las actividades de acuerdo a las opciones
mostradas en la ventana.
Ubicar partida: Esta opción es informativa, permite ubicar una partida o una actividad asignada a
una fase, indica al proyecto y presupuesto de donde proviene.
Mostrar leyenda: Este botón muestra o esconde la leyenda que permite “jugar” con el número de
cuadrillas, para obtener la cantidad de días que es necesario para ejecutarla.
Visualizar: Todas las opciones que muestra el menú, es para la parte inferior del escenario.
Modo programado: Los datos que contiene cada barra dentro del escenario del diagrama de
Gantt, el sistema calcula los datos para cada día y los muestra
Modo orden de trabajo: Toma los datos de las órdenes de trabajo generadas. (Sólo mano de
obra y los metrados, no materiales).
Modo valorizado: El residente de obra debe ingresar los avances realmente logrados,
producto de un metrado.
Sumar actividades: Los datos en modo valorizado, horas hombre u horas máquina, los suma y
acumula en forma vertical
Fin de la planificación
3.1.1 Responsables
Se refiere al personal administrativo y técnico encargado del “manejo” de la empresa. En el escenario de
Partidas de Control, cada uno de los registros debe ser asignado a un responsable, esto en el caso del
personal técnico. Cuando se trabaja con “Actas” todo el personal necesariamente debe estar registrado
como responsable.
Obreros
Peones
o Registre 18 peones para concreto.
Oficiales
o Registre 2 oficiales para concreto.
o Registre 8 oficiales para encofrado.
Operarios
o Registre 4 operarios para encofrado.
Además:
En el catálogo de identificadores,
Llamada a: Tipo de persona, en el sistema están disponibles dos tipos, en esta oportunidad elija
Persona Natural.
Llamada b: Código alterno, se refiere al código que tiene esta persona en otro sistema o programa.
Llamada c: Tratamiento, es el vocativo como nos dirigimos a una persona, ejemplo; señor (Sr.), señorita
(Srta.), Ingeniero (Ing.). Use el botón para acceder al catálogo de tratamientos y luego
elegir con doble clic.
Llamada d: Se refiere al sexo de la persona que se registra, el botón muestra los tipos de sexo
disponibles.
Llamada h: Abreviatura, use esta celda para ingresar la categoría y oficio del obrero, esto ayuda al
momento de elegirlo.
Llamada j: Tipo de identificador, elija esta pestaña para calificar (en este caso de obrero) al registro que
se efectuará.
Llamada b: Se refiere a que el recurso equivalente que elija, es del catálogo general.
Para copiar las propiedades de un obrero, a otros de la misma categoría, marque un bloque (sólo del
obrero que se quiere copiar las propiedades), luego haga clic derecho para mostrar el menú y elegir
“Copiar”. Después, marque un bloque de los obreros “destino”, haga clic derecho sobre el bloque y del
menú elija Propiedades, luego “Pegar propiedades”.
El equipo propio y de terceros que se utilizará en el proyecto debe ser registrado con la finalidad de
elaborar los partes diarios de equipo y el costo sea cargado posteriormente a los resultados operativos.
El registro de estos equipos es con el código 10 y la unidad (u) dentro del catálogo de recursos.
Luego se compatibilizará cada activo con el equipo presupuestado y se le asignará las propiedades.
El recurso específico es el que se elije como activo disponible, se caracteriza por que tiene 14 dígitos en
el código y como unidad puede ser pieza o unidad.
El activo disponible es elegido y registrado como “Equipo disponible” para el proyecto, la participación
durante la ejecución del proyecto es tomado en el parte diario.
El sistema muestra el catálogo de recursos, (donde previamente se tienen registrados) todos los activos
propios y de terceros que se usará en la construcción del proyecto,
Estos son los datos de las propiedades y precios que se utilizarán, se refieren los que fueron utilizados
en el presupuesto. No siempre coinciden con el activo disponible.
A cada uno los activos que participan en la ejecución del proyecto, se relacionará con el equipo
presupuestado, además se le ingresará los datos de precios, equivalencias, de similar forma como se
hizo para la mano de obra.
Es este escenario se forman los grupos de trabajo o “cuadrillas” con el personal registrado o elegido,
mostrado en el escenario de personal disponible, está conformado sólo por obreros.
Requisitos: Tener registrado el personal en el escenario de personal disponible, con sus propiedades.
Llamada a: Registre los datos solicitados. La frecuencia de pago ya se encuentra definido (En el
escenario de Datos generales, en la celda de Datos adicionales.
Llamada d: Del catálogo de recursos elija un recurso representativo que será utilizado al girar la factura
por parte del subcontratista.
Llamada e: El impuesto aplicable al subcontrato para respaldar el pago que recibe, será IGV. El
propietario adicionará el monto del impuesto a la valorización base.
Los recursos elegidos son mostrados en la ventana de registro de subcontratos, para asignarles partida
de control.
Luego el sistema muestra el catálogo de las partidas de control, con la finalidad de asignar a cada uno
de los recursos tipo subcontrato,
Una vez que tenga todos los datos del subcontrato use el botón Adicionar, para grabarlos y cerrar la
ventana.
A cada uno de los grupos de trabajo se le asigna las actividades que ejecutará.
3.2.1 Generalidades
La orden de trabajo es un documento que genera el usuario en el sistema por el cual se ordena la
ejecución de una o varias actividades.
Con la finalidad es obtener resultados operativos, el sistema está preparado para trabajar en forma
simultánea con el módulo de almacenes, para lo cual el se debe cumplir ciertos requerimientos.
Tener registrado las fases o WBS, y haber asignado partidas a las fases.
En el diagrama de Gantt vincular las actividades.
Tener registrado en el escenario de personal disponible a todo el personal obrero, que participará en
la ejecución del proyecto.
En el escenario de grupos de trabajos, con el personal disponible haber formado los grupos de
trabajo o cuadrillas.
Tener registrado en el escenario de activos disponibles a todo el equipo propio y de terceros que
participará en la ejecución del proyecto.
En el escenario de grupos de equipos, con el activo disponible haber formado los grupos de trabajo
o cuadrillas.
Los grupos de trabajo deben estar asignadas a las actividades.
A la empresa que ejecuta el proyecto se le debe asignar el formato en Excel de la “Orden de trabajo por
grupo”.
Las actividades que se ordenen en esta oportunidad están programadas en el diagrama de Gantt. El
sistema también acepta que actividades que no estén programadas puedan formar parte de la orden de
trabajo.
Estas son las actividades programas para el sábado 23 de julio del 2005,
Antes de exportar la orden de trabajo a Excel, en su PC cree una carpeta donde serán
almacenadas todas las órdenes de trabajo generadas para este proyecto.
Nota: La orden de trabajo Impresa se entrega al tareador, maestro de obra y capataz del grupo. El
ejemplo que se acaba de realizar es para actividades programadas en el diagrama de Gantt.
A continuación se muestra una orden de trabajo exportada al Excel.
Llamada a: Se refiere al tipo de hora normal, y cuyo costo fue registrado en “Propiedades” del escenario
de Personal disponible; ingrese solamente la cantidad de horas definidas en el escenario de
Calendario.
Llamada b: Se refiere al tipo de hora extra al 60%, y cuyo costo fue registrado en “Propiedades” del
escenario de Personal disponible; este número de horas no incluye las horas normales que
le corresponde trabajar de acuerdo al horario establecido.
Llamada c: Se refiere al tipo de hora extra al 100%, y cuyo costo fue registrado en “Propiedades” del
escenario de Personal disponible; este número de horas no incluye las horas normales que
le corresponde trabajar de acuerdo al horario establecido.
Llamada d: Al calificar con descanso médico el tareo de una persona, el costo es “cargado” a la obra.
Llamada e: El sistema permite ingresar el número de horas globales trabajas por el obrero. Sí trabajó 10
horas, 8.5 horas los registra dentro del horario normal, y 1.5 horas como hora extra al 60%.
Llamada a: Muchas veces las empresas demuestran calidad y cumplimiento en sus trabajos, entonces
el propietario le ordena que ejecute nuevos trabajos sin que estos hayan sido
presupuestados y programados (a este tipo de obras se les denomina Fast Track), el
procedimiento se describe en la opción Plantilla de tareos.
Los avances registrados en la OT son visualizados en el escenario del Cronograma por períodos.
Estos son los datos exportados a Excel, y puede enviar al almacén un e-mail para que efectúe el egreso.
Otra forma de conocer la cantidad de materiales que se utilizará es ingresar al escenario de Cronograma
por períodos, para luego usar el botón y visualizar el modo: Programado metrado; luego use el botón
Cuando no se utiliza las ordenes de trabajo en una período (semana), los tareos se pueden realizar
manualmente con ayuda de Excel. No deben usarse las dos formas en el mismo período.
A la empresa que ejecuta el proyecto se le debe asignar el formato de Excel “Tareos de mano de obra”
Registre el tareo para cada uno de los obreros, sí un obrero realiza más de una actividad durante el día,
utilice una nueva rotación para cada partida de control.
Después de registrar los tareos use el botón para grabar el contenido de la ventana
Use el botón ,
Llamada b: Cuando cambia el precio de la mano de obra en el semana 33, sólo por única vez procese
el tareo poniendo check en “Actuales”, para la semana 34 y siguientes retorne el check a
“Históricos”.
Llamada a: Detalle tareo partida, muestra una ventana con el tareo detallado de la semana elegida.
Llamada b: Resumen tareo obrero, muestra en una ventana, todas las semanas en las que trabajo un
obrero en el proyecto, al elegir una semana muestra el detalle de los días.
Llamada d: Propiedades, muestra la ventana Identificador, donde se puede editar cada uno de sus
datos.
El módulo de almacenes es el encargado de administrar los recursos tipo material con los movimientos
de ingresos y egresos. Lo que toma Gerencia son los egresos hacia las partidas de control, y son
mostrados en los resultados operativos.
El administrador del sistema (sa), es el encargado de registrar a los usuarios y dar acceso al módulo de
almacenes, a los escenarios, catálogos y documentos.
Con lo que concluye el proceso de registro de usuarios. Cierre o salga del módulo de almacenes.
3.3.9 Movimientos
3.3.9.1 Ingresos
Todo recurso sebe ser ingresado al almacén antes de ser egresado y debe estar respaldado por un
documento en el que figure la fecha, cantidad, precio unitario, unidad.
Los recursos elegidos son mostrados en el formulario de ingreso, para el ingreso de cantidades y
precios,
Reporte
Antes efectuar egresos vaya al escenario de Stock y recosté, para que los recursos tomen el
precio promedio.
3.3.9.2 Egresos
Este tipo de egreso es el más usado durante la ejecución, es cuando el residente o maestro de obra
envían un pedido al almacén y el almacenero efectúa un movimiento de egreso.
Es requisito tener en el stock del almacén los recursos que serán egresados.
Dentro de una misma guía cada recurso puede ser asignado a diferentes PC. Un recurso puede estar
más de una vez en el detalle de una misma guía pero con diferentes PC.
Para comenzar a hacer uso de este tipo de egreso debe tener ya creadas las PC del proyecto
Cuando tenga varios recursos en el formulario de egreso, marque un bloque, luego haga clic
derecho sobre el bloque y del menú que muestre elija “Asignar partida de control”.
Reporte
Efectúe los egresos para los días 25, 26 y 27 de julio del 2005.
3.3.9.3 Stock
Las opciones implementadas en este escenario facilitan información importante sobre el movimiento de
un almacén.
Antes de emitir reportes o ver la información, recostee (procese), como se muestra a continuación,
Los reportes del escenario de Stock están orientados a proporcionar información del tipo de recurso, a
una fecha determinada, este puede ser valorizado o físico (cantidades). También permite
Use el botón , para visualizar el reporte y el sistema muestra las opciones en esta ventana,
3.3.9.4 Informes
Este escenario permite obtener resultados valorizados en un determinado rango de fechas para
diferentes destinos los cuales dependen del tipo de almacén donde este ubicado.
Para nuestro ejemplo lo haremos en un almacén tipo Material, por lo tanto trabajaremos con las guías de
egreso a Partidas de Control, involucra también a todas las guías de egreso de “Partida de Control con
Descarga Directa”.
Elija la semana,
El sistema debe calcular los recursos para los metrados registrados por el usuario,
Luego use el botón para sumar los datos en forma vertical y estos son los resultados,
Comentario: Existe la posibilidad de que los datos puedan ser ingresados por días para luego sumar a
semanas, o ingresar directamente los datos en los períodos semanales
Para valorizar,
Impresión de la valorización
El trabajo diario del equipo debe ser registrado en el sistema con la finalidad de controlar las horas o días
trabajados y tener como resultado el costo por la participación del equipo en cada una de las partidas de
control.
Para el registro de las horas o días trabajados del equipo se utilizará una hoja Excel. A la empresa que
ejecuta el proyecto se le debe asignar el formato de Excel “Parte de Equipo”
A la pregunta que efectúe el sistema, responda eligiendo la opción Sí. Cierre el Catálogo de Formatos
por Empresa
Antes de exportar los partes diarios a Excel, en su PC cree una carpeta “01 Partes de Equipo” donde se
almacenará.
4 Capítulo IV - Control
El control periódico del proyecto (de preferencia semanal), permite observar la marcha del proyecto, en
cuanto al avance y costo, de acuerdo a estos datos se toman las decisiones.
4.1 Requisito
Ingreso de avances: En el escenario del cronograma por periodos modo valorizado porcentaje o
metrado del meta.
Valorizar los subcontratos realizados en el período que se controla.
En almacenes procesar el stock.
Ingresar los partes de equipo y procesar.
Procesar los tareos de los períodos a controlar.
Llamada 3: Es el monto que corresponde a la suma de los tareos (participación de la mano de obra), los
partes de equipo, los egresos de recursos del almacén hacia la partida de control de
Concreto y las valorizaciones de los subcontratistas dentro del período.
Llamada 4: Es el factor de avance, cuando el valor es mayor a uno significa que la obra está
adelantada.
Llamada 5: Es el factor de costo, cuando el valor es mayor a uno significa que la obra es rentable o
estamos ganando.
A nivel de “Todos los recursos”, el factor de avance es 0.1335 lo que significa que el proyecto está
atrasado. El factor de costo es 1,0246 significa que la semana 30 fue rentable.
A nivel de grupo de recurso “EQUIPOS”, se observa que la inversión es S/. 200.00 (llamada 3) es
superior a la valorización S/. 120.75 (llamada 2).
Disponible para un período, proporciona información acumulada sobre lo valorizado y saldo, use el botón