EL DOCUMENTO

“La palabra documento proviene del latín documentum “enseñanza, lección”,

derivado del verbo doceo, ere “enseñar”. El sentido actual está documentado en
castellano por primera vez en 1786, y se llegó a él probablemente a través de “lo
que sirve para enseñar”, luego “escrito que contiene información (para enseñar)” y
finalmente “escrito que contiene información fehaciente.”
Según Couture: “Es el instrumento; objeto normalmente escrito, en cuyo
texto se consigna o representa alguna cosa apta para esclarecer un hecho o
se deja constancia de una manifestación de voluntad que produce efectos
jurídicos.”
Escrito en papel u otro tipo de soporte con que se prueba o acredita una cosa,
como un título, una profesión, un contrato.
Un documento es un testimonio material de un hecho o acto realizado en
funciones por instituciones o personas físicas, jurídicas, públicas o privadas,
registrado en una unidad de información en cualquier tipo de soporte (papel,
cintas, discos magnéticos, fotografías, etc.) en lengua natural o convencional. Es
el testimonio de una actividad humana fijada en un soporte, dando lugar a una
fuente archivística, arqueológica, audiovisual, entre otras.
En la concepción más amplia, cuanto consta por escrito o gráficamente; así lo es
tanto un testamento, un contrato firmado, un libro o una carta, como una fotografía
o un plano; y sea cualquiera la materia sobre la cual se extiende o figure.
EL DOCUMENTO EN SENTIDO AMPLIO

LIBROS CARTAS PLANOS

ARCHIVOS
TESTAMENTOS FOTOGRAFÍAS
ELECTRONICOS

EN PIEDRAS
MAPAS
(MONOLITOS)

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 CLASES DE DOCUMENTOS
1. Documentos Privados: Un documento privado es aquel documento realizado
entre particulares en el que no ha intervenido ningún funcionario público o
autoridad pública. Son los confeccionados sin intervención de fedatario público;
es aquel documento que carece de los elementos o connotaciones de un
documento público, es decir, que no ha sido elaborado por o con la
participación un funcionario público competente, un documento privado, es
pues un documento en el que sólo han participados personas o empresas
particulares, en las que en ninguna parte de proceso de elaboración ha
intervenido un funcionario público. El diccionario de la Real Academia
Española Indica: Escrito en que constan datos fidedignos o susceptibles de
ser empleados como tales para probar algo.

2. Documentos Auténticos: La autenticidad de un documento es un aspecto con

el que nos encontramos a diario, debido a que muchos procedimientos y
diligencias exigen para su trámite documentos auténticos, así mismo podemos
decir que es el documento que esta autenticado o autorizado. “Es auténtico un
documento cuando existe certeza sobre la persona que lo ha elaborado,
manuscrito, firmado, o cuando exista certeza respecto de la persona a quien
se atribuya el documento.” Así mismo se presumen auténticos todos los
documentos que reúnan los requisitos para ser título ejecutivo. “Es
importante tener claro, que todo documento público es auténtico, pero no
todo documento auténtico es público. Explicando esto, se puede afirmar
junto a Brewer-Carías, que el documento es público, porque lo forma o
interviene en su formación un funcionario público facultado por la Ley
para autorizarlo y dar certeza de los hechos jurídicos que él ha realizado,
visto u oído”.

3. Documentos Públicos: Es aquel autorizado por el funcionario público

competente, con facultad para dar fe pública y teniendo como finalidad la de
comprobar la veracidad de actos y relaciones jurídicas que han de tener
influencia en la esfera del Derecho, siendo valederos contra toda clase de
personas. Para GUILLERMO CABANELLAS: Es el otorgado o autorizado, con
las solemnidades requeridas por la ley, por notario, escribano, secretario
judicial o por otro funcionario público competente, para acreditar algún hecho,
la manifestación de una o varias voluntades y la fecha en que se producen.
También puede llamarse documento público cualquier otro acto constante de
un Registro Público, y el otorgado ante el funcionario a quien por la ley se
permite acudir en defecto del Registrador, para darle al escrito el carácter de
tal, como sucede en las capitulaciones matrimoniales que deberán constituirse
por escritura pública, para no caer en nulidad, antes de la celebración del
matrimonio.

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 EL INSTRUMENTO PÚBLICO
Es todo documento autorizado por el notario competente, que se formaliza
a requerimiento de parte interesada y con las solemnidades legales, que contiene
un hecho, acto o negocio jurídico con el fin de promover o probar su existencia, y
del cual se expedirán copias o reproducciones del documento debidamente
protocolizado.
La palabra instrumento público tiene su raíz en el vocablo latino Instruere, que
significa instruir, enseñar, informar sobre algo ocurrido en el pasado, algunos
autores lo relacionan a la escritura, al documento. Referido a todo aquel elemento
que sirve para fijar, enseñar, o especificar las circunstancias en que ocurrió un
acontecimiento.
Es el documento público, autorizado por Notario a instancia de parte, creado para
probar hechos, solemnizar y dar forma a los actos o negocios jurídicos y asegurar
así la eficacia de sus efectos jurídicos. Otra de sus funciones es la de perpetuar,
dejar una constancia a lo largo de la historia, de los hechos que suceden o
sucederán, de acuerdo a la voluntad de las partes.
FINES DEL INSTRUMENTO PÚBLICO
De acuerdo a lo Expuesto por Enrique Giménez Arnau, el instrumento público
posee ciertos fijes.
a. Crear o dar forma a los negocios jurídicos.
b. Probar un determinado hecho o a la existencia de un acto.
c. Dar eficacia al negocio jurídico, o bien, certeza al hecho que refleja el
instrumento.
El autor Carlos Emérito González, indica que, dentro de los fines del instrumento
público, se encuentran:
a. La prueba pre-constituida.
b. El dar forma legal.
c. La eficacia del negocio jurídico.

1. Probar un determinado hecho o a la existencia de un acto / La prueba

pre-constituida. Es la prueba preparada con anterioridad al pleito futuro.
Prueba escrita, solemnizada por el notario, plasmada en el instrumento,
llenando los requisitos requeridos por la ley, es de vital importancia porque
sirve de prueba, en juicio y fuera de él.

2. Crear o dar forma a los negocios jurídicos / Forma legal. El notario como
profesional experimentado en derecho, al recibir la información debe
interpretarla, y posteriormente darle forma legal, es decir, adecuarlo al negocio
jurídico, que considere mejor, por supuesto siguiendo los requisitos

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 establecidos en la norma legal para que no sea rechazado y redargüido de
nulidad, por no haber cumplido con los requisitos de ley.

3. Dar eficacia al negocio jurídico, o bien, certeza al hecho que refleja el

instrumento / Eficacia del negocio jurídico. Punto importante es la eficacia
del instrumento público, ya que este será el documento que exteriorice la
voluntad de las partes ante terceros, autorizada y conservada por el notario, y
debidamente inscrita en los registros correspondientes, la cual servirá a través
del tiempo como prueba y constancia del negocio jurídico requerido a voluntad
de las partes y contenido y solemnizado en el instrumento público.
TEORÍA DE LA PRUEBA PRECONSTITUIDA
Las pruebas dentro de un proceso judicial tienen por objeto comprobar la
existencia o inexistencia de un hecho, materia del proceso y las circunstancias en
que se produjo. En general las pruebas se producen en un momento especial del
juicio denominado apertura a prueba. Sin embargo, muchas veces se deben tomar
ciertos recaudos para que hechos relevantes que pueden perderse o no estar los
testigos para acreditarse, deban ser “preconstituidos” y queden acreditados o
plasmados certificadamente antes de iniciarse la causa.
La prueba preconstituida es aquella prueba que existe antes de la apertura del
proceso judicial, y que está a disposición de juez en cualquier momento. Es sobre
todo la prueba documental, que hace constar en actas hechos que podrán ser
agregados a la causa una vez iniciada, por ejemplo, las pruebas de alcoholemia
realizadas por ejemplo en un accidente de tránsito, elementos que constituyan el
cuerpo del delito, recogidos en el lugar del hecho o como producto de la
investigación, tales como armas, rastros, objetos usados en el hecho, la
comprobación de lesiones, etcétera, que servirán para demostrar su ocurrencia o
el modo y/o circunstancias en que se realizó.
CARACTERÍSTICAS DEL INSTRUMENTO PÚBLICO:
1. Fecha cierta: Se tiene la certeza de que la fecha de ella es rigurosamente
exacta y los efectos que de esta virtud excepcional pueden producirse, son
numerosos;
2. Garantía: El instrumento autorizado por notario tiene el respaldo estatal, en
nuestra legislación produce fe y hace plena prueba;
3. Credibilidad: El instrumento por ser autorizado por quien posee fe pública es
creíble para todos y contra todos;
4. Firmeza, irrevocabilidad e inapelabilidad: Mientras el instrumento no sea
redargüido de nulidad es firme; al no existir un superior jerárquico al notario, no
es apelable ni revocable;
5. Ejecutoriedad: Virtud por la cual el instrumento público puede ser utilizado
como título ejecutivo; y
6. Seguridad: Fundamentada en la colección de los instrumentos en el protocolo,
pues el instrumento original queda en él.

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 VALOR DEL INSTRUMENTO PUBLICO
El instrumento público lleva ínsito su valor probatorio, podría decirse que se
prueba a sí mismo. Gattari1 entiende que "es un valor derivado y no principal". En
efecto, sostiene que la escritura pública no se presenta como una proposición
inicialmente dudosa; no tiene necesidad de demostrar..., sólo muestra. ¿Y qué es
lo que muestra? Pues se muestra a sí misma, en primer lugar, y luego muestra su
contenido". El valor probatorio es una consecuencia lógica de la fe pública que
rodea al instrumento público en general; dicho en otras palabras, por ser escritura
pública con sus requisitos formales y sustanciales, y por emanar de un oficial
público, goza de fe pública, sólo destructible mediante querella de falsedad.
CLASIFICACIÓN DE LOS INSTRUMENTOS PÚBLICOS

1. INSTRUMENTOS PUBLICOS PROTOCOLARES:

Escrituras
Pública o
Matrices

Actas De
Protocolación

Razon De
Legalización
De Firmas

Documento
que el notario
registra de
conformidad
con la Ley.

1.1. Escrituras públicas: Una escritura pública es un documento público en el

que se realiza ante un notario público un determinado hecho o un derecho
autorizado por dicho fedatario público, que firma con el otorgante u
otorgantes, mostrando sobre la capacidad jurídica del contenido y de la

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 fecha en que se realizó. La escritura pública es un instrumento notarial que
contiene una o más declaraciones de las personas que intervienen en un
acto o contrato, emitidas ante el notario que lo complementa con los
requisitos legales propios y específicos de cada acto, para su incorporación
al protocolo del propio notario y, en su caso, para que pueda inscribirse en
los registros públicos correspondientes.
“La escritura pública es un documento en el cual se hace constar ante la
presencia de un notario público, aquel funcionario capacitado para otorgarle
carácter público a los documentos privados, autorizándolos para tal o cual
fin con su firma y presencia”.
CLASES DE ESCRITURAS PÚBLICAS.

Unilaterales Intervivos Escritura a titulo

Bilaterales Mortis Causa Oneroso
Escritura a titulo
Gratuito

Por la Naturaleza de la Por La Indole De las

Por los comparecientes
Relación Juridica Prestaciones Acordadas

Relativas a Contratos Relativo a Actos Puros Principales

Nominados Relativas a actos De Ratifiación
Relativas a Contratos condiconales o a Plazo Complementarias
Innominados

Por La Tipicidad o Por las Modalidades de

Por su Finalidad
Atipicidad de los contratos Las Obligaciones

1.2. Actas de protocolación: Es un instrumento público protocolar consistente en la

incorporación material y jurídica que hace el Notario en el protocolo a su cargo de
un documento, por mandato legal, a solicitud de parte interesada o por orden de
un tribunal competente.
Documentos que se protocolizan, art. 63 Código de Notariado
 Los documentos o diligencias cuya protocolación esté ordenada por la ley o
por tribunal competente.

 Los documentos privados cuyas firmas hubieren sido previamente

legalizadas.

 Los documentos privados sin reconocimiento o legalización de firmas.

En los casos previstos en el inciso 1, la protocolación la hará el notario por sí ante

sí; en los casos del inciso 2 bastará la comparecencia de la persona a cuyo favor

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 se suscribirá el documento y en los casos del inciso 3 es indispensable la
comparecencia de todos los signatarios del documento.

Requisitos: Art. 64 del Código Notariado.

 El acta de protocolación contendrá:
 El número de orden del instrumento.
 El lugar y la fecha.
 Los nombres de los solicitantes, o trascripción den su caso, del mandato
judicial.
 Mención del documento o diligencia, indicando el número de hojas que
contiene y el lugar que ocupa en el protocolo, según la foliación, y los
números que correspondan a la primera y última hojas.
 La firma de los solicitantes, en su caso, y la del notario.

1.3. Razones de Legalización: Es la que lleva a cabo el notario, en el protocolo

a su cargo, dentro de los ocho días siguientes de haber legalizados una
firma en un documento, la cual tiene como objeto llevar un control de las
mismas, en virtud de que los documentos quedan en poder de los
particulares.
“El acta de legalización de firmas, es por medio de la cual, el notario, da fe
que una firma que ha sido puesta o reconocida en su presencia es
auténtica, y que él conoce al signatario o bien que lo identificó por los
medios legales, siendo responsable el profesional de la firma y fecha de la
legalización.”
2. INSTRUMENTOS PÚBLICOS EXTRA-PROTOCOLARES

Actas notariales: cuyos

originales la mayotia de
las veces se le entraga a
los clientes.

Actas le Legalización de
firmas: que se entregan
al cliente.

Acta de Legalización de
Copias de Documentos:
Tambien se le entregan al
Cliente.

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2.1. Actas de Legalización de Firmas: Es por medio de la cual, el notario, da
fe que una firma que ha sido puesta o reconocida en su presencia es
auténtica, y que él reconoce al signatario o bien que lo identificó por los
medios legales, siendo el responsable el profesional de la firma y fecha de
la legalización.
El artículo 54 del código de notariado, establece: “que los notarios pueden
legalizar firmas cuando sean puestas o reconocidas en su presencia. Así
mismo podrán legalizar fotocopias, fotostáticas y otras reproducciones
elaboradas por procedimientos análogos, siempre que las mismas, sean
procesadas, copiadas o reproducidas del original, según sea el caso, en
presencia del notario autorizante.”
Requisitos Que la firma o firmas sean puestas en presencia del Notario Que
las mismas sean reconocidas por el signatario o firmante, si éstas se
hubieran estampado con anterioridad
Las formalidades para esta acta se encuentran contenidas en el
artículo 55 del código de notariado las cuales son las siguientes:
 Lugar y fecha.
 El nombre o nombres de los signatarios.
 La identificación legal de los comparecientes de acuerdo con el inciso
cuarto, del artículo 29 del código de notariado
 Si no fueren conocidos del notario.
 Fe de que la o las firmas son auténticas.
 Las firmas de los signatarios y testigos si los hubiera.
 La firma y sello del notario, precedida de las palabras ANTE MI y en el
segundo caso de las palabras POR MÍ Y ANTE MÍ

2.2. Actas de Legalización de Copia de Documentos: Es el instrumento

público que se redacta directamente en la copia o en hoja adicional que se
reproduce en documento original que se ha presentado, por medio del cual
el Notario con las formalidades de la ley da fe que la reproducción es
auténtica por haber sido obtenida del original en su presencia.
Es el instrumento público que redacta el notario con las formalidades de ley
a efecto de autenticar que la reproducción de un documento original que se
ha presentado es Fiel, por haber sido obtenido directamente del original en
su presencia, el cual consta en la misma copia o en hoja anexa según las
disponibilidades del espacio.
REQUISITOS:
Art. 54 Código Notarial
 Que siempre sea procesada, copiada o reproducida del original
 Que dicha reproducción se haga en presencia del Notario.
FORMALIDADES
 Lugar y Fecha
 Fe de que las reproducciones son autenticas

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  Cuando materialmente sea imposible redactarla sobre el propio
documento.
 Firma y sello en todas las hojas
 Firma y Sello del Notario precedidas de las palabras POR MÍ Y
ANTE MÍ

2.3. Actas Notariales: Un acta notarial es el instrumento público original en el

que el Notario, a solicitud de parte interesada, relaciona, para hacer constar
bajo su fe, uno o varios hechos presenciados por él o que le consten, y que
asienta en los folios del protocolo a su cargo con la autorización de su firma
y sello.
NOVOA SEOANE:
“Acta notarial es el instrumento público en que no se contiene relaciones de
derecho, en que no hay vinculo que engendre obligaciones. Contiene
solamente hechos cuyo recuerdo conviene conservar por la fe de
autorizante, o hechos relacionados con el derecho, que pueden producir
acciones no exigibles por la virtud del acta, sino deducibles de los hechos
que en ella constan para pedir a los tribunales o a las autoridades de otro
orden el cumplimiento del derecho.”

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LABORATORIO
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PREGUNTAS

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 LABORATORIO:
1. ¿Qué es el documento? Es el instrumento; objeto normalmente escrito, en
cuyo texto se consigna o representa alguna cosa apta para esclarecer un
hecho o se deja constancia de una manifestación de voluntad que produce
efectos jurídicos.
2. ¿Qué clases de documento hay? Privados, Auténticos y Públicos.
3. ¿Qué es el instrumento público? Es todo documento autorizado por
el notario competente, que se formaliza a requerimiento de parte
interesada y con las solemnidades legales, que contiene un hecho.
4. ¿Cuáles son los fines del Instrumento Público?
 Crear o dar forma a los negocios jurídicos.
 Probar un determinado hecho o a la existencia de un acto.
 Dar eficacia al negocio jurídico, o bien, certeza al hecho que refleja el
instrumento.
5. ¿Qué es la teoría de la prueba preconstituida? es aquella prueba que
existe antes de la apertura del proceso judicial, y que está a disposición de
juez en cualquier momento.
6. ¿Qué es la escritura Pública? es un documento público en el que se
realiza ante un notario público un determinado hecho o un derecho
autorizado por dicho fedatario público, que firma con el otorgante u
otorgantes, mostrando sobre la capacidad jurídica del contenido y de la
fecha en que se realizó.
7. ¿Qué son las actas de protocolización? Es un instrumento público
protocolar consistente en la incorporación material y jurídica que hace el Notario
en el protocolo a su cargo de un documento, por mandato legal, a solicitud de
parte interesada o por orden de un tribunal competente.
8. ¿Qué es el acta de legalización de firma? Es por medio de la cual, el
notario, da fe que una firma que ha sido puesta o reconocida en su
presencia es auténtica.
9. ¿Qué es el acta de legalización de copia de documentos? Es el
instrumento público que se redacta directamente en la copia o en hoja
adicional que se reproduce en documento original que se ha presentado,
por medio del cual el Notario con las formalidades de la ley da fe que la
reproducción es auténtica por haber sido obtenida del original en su
presencia.
10. ¿Qué son actas notariales? es el instrumento público original en el que el
Notario, a solicitud de parte interesada, relaciona, para hacer constar bajo
su fe, uno o varios hechos presenciados por él o que le consten.

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