ADMINISTRACIÓN Y CONTROL DE INVENTARIOS

1. ADMINISTRACIÓN DE INVENTARIO EN UN ALMACEN DE CADENA: Es uno de lo más

complejo debido a la cantidad de marcas y proveedores que se manejan y existe la
probabilidad de que algunas cosas se pierdan. Se plantea el caso de un estante que debía
contener la marca de un ambientador de oficina que se estaba buscando, el cual no fue
surtido debido a que en la caja donde se encontraba no fue correctamente registrada y
tomo varios días en encontrarla en la bodega. Esto ocasiona que muchos compradores
cambien su marca favorita de ambientador o tengan que dirigirse a otro lugar a buscarla,
generando insatisfacción y perdidas para el almacén.
Conocer que hay en el almacén, que cantidad y el lugar donde se encuentran los
productos es fundamental para una administración efectiva del inventario. Sin
información específica, una compañía puede cometer errores en sus pedidos que se
reflejan en una disminución de su rentabilidad. La administración y control de inventarios
hacen parte de la gestión logística de una organización donde mas del 50% de sus
inversiones están representadas en los inventarios.
Una deficiente administración del inventario afecta el servicio al cliente al no contar con
las mercancías para atender su demanda, deteriorando las relaciones de la compañía con
el área de producción al no contar con información relevante sobre las cantidades a
fabricar, generando perdidas, desperdicios o sobrecostos de producción.

INVENTARIO: es una provisión de materiales utilizados para satisfacer la demanda del

cliente o para apoyar los procesos de producción de bienes y servicios; hacen parte
fundamental de los procesos logísticos de una organización, representando uno de los
activos más catos donde se puede encontrar más del 50% del capital total invertido en
ésta.
Todas las empresas mantienen inventarios para su funcionamiento ya sean compañías de
manufactura o de servicio.
En las empresas de manufactura se encuentran los materiales que hacen parte del
proceso de producción y en las empresas de servicio se hace referencia a los productos o
insumos que poyan la prestación de ese servicio.
ATENCION AL CLIENTE: Es un sistema que garantiza la disponibilidad de los productos o
materias primas en el momento que el proceso o cliente lo requiere, desarrollando
estrategias
que minimicen
los costos.
¿PARA QUE SE NECESITAN LOS INVENTARIOS?
 Capacidad de predicción: en la planeación de la producción se debe verificar la
capacidad y el cronograma de fabricación, para ello es necesario controlar la cantidad
de materia prima, piezas o subensambles que se procesan en un periodo
determinado.
 Independencia de las operaciones: si los insumos o materias primas de una empresa
varían, puede ser necesario mantener un inventario adicional que permita separar los
procesos de producción de los proveedores; así se determina la secuencia de
operaciones manteniendo un uso óptimo de la capacidad productiva.
 Fluctuaciones de la demanda: la demanda puede ser variable y en determinado
tiempo se requerirá una mayor cantidad de producto para atenderla, a través de los
inventarios se puede garantizar su atención.
 Inestabilidad del suministro: el inventario protege se situaciones externas que afectan
a los proveedores generando escases en los productos o materias primas.
 Protección de precios: ayuda a evitar el impacto de la inflación de costos, al realizar
una orden de gran tamaño, se tiene la seguridad que el precio no variará durante el
periodo.
 Descuentos por cantidad: a menudo los proveedores ofrecen descuentos por la
compra de grandes cantidades, de esta manera se logran mejores precios por parte de
los proveedores reduciendo el costo y aumentando la rentabilidad.
 Menores costos de pedido: al realizar mayores cantidades de pedido con menor
frecuencia, los costos que representan el pedido son menores; sin embargo, es
importante tener en cuenta que el costo de mantener el inventario puede ser más
alto.
En el momento que haya un inventario insuficiente, se presentarían las siguientes
dificultades en la organización:
- Perdida de ventas
- Mala imagen de la compañía
- Pérdida de confianza en los clientes.
 TIPOS DE INVENTARIOS

1. Inventarios de materias primas: hace referencia a los productos o insumos que son parte
del proceso de producción.
2. Inventario de productos en proceso: al momento que la producción inicia, las materias
primas sufren ciertos cambios, pero no han sido terminados.
3. Inventarios de mantenimiento, reparación y operaciones: son todos los insumos
necesarios para mantener productiva la maquinaria y el proceso, como mantenimiento o
reparación.
4. Inventario de productos terminados: hace referencia a los productos que se encuentran
listos para ser comercializados o entregados.

Según
krajewski otra forma
de clasificar el
inventario es de
acuerdo a la forma
en cómo se creó
y se dividen en 4
tipos:

a. Inventario de
clico: varia de
acuerdo al
tamaño del
lote y es

determinado por la frecuencia y la cantidad de material ordenado. Por ejemplo, si se

ordena un lote cada mes, el tamaño del lote debe ser de acuerdo a la estimación de la
demanda del mes.
  Entre mas tiempo pase entre ordenes, este inventario será mayor.
 Cuando existen posibilidades de mermas ocasionadas por daños, hurtos o desperdicio,
puede generar errores en el calculo de la cantidad a ordenar.
b. Inventario de seguridad: se hace con el fin de prevenir insatisfacción en el cliente por falta
de disponibilidad de productos, este es in registro excedente que protege contra las
incertidumbres de la demanda, demoras en tiempos de entrega o cambios en los
suministros. Para crear este tipo de inventario la empresa solicita una orden de entrega
antes que requiera el producto, así este ultimo se recibe antes de tiempo.
c. Inventario de previsión: es utilizado donde hay variables significativas de demanda, por
ejemplo, en demandas estacionales. Las empresas pueden almacenar cantidades de
inventario durante los tiempos de demanda baja, para ser utilizados cuando la demanda
aumenta. Por ejemplo, el aumento de compra de flores para el dia de la madre o del amor
y la amistad.
también puede ser utilizado cuando el entorno social presenta inconvenientes que puedan
afectar a los proveedores, por ejemplo, una huelga.
d. Inventario en tránsito: se crea al momento que se ha emitido una orden, pero el articulo
no se ha recibido.

Por otro lado, Suarez hace referencia a otros tipos de inventarios adicionales:

 Inventario de presentación: es el inmediatamente disponible para atender las ventas,

se encuentra a la vista del consumidor, estantes o anaqueles.
 Inventario de recuperación: son los artículos que han sido utilizados, pero pueden ser
re utilizados en parte o en su totalidad para la producción de otros nuevos.
 Inventario muerto: hace referencia al inventario que por obsolecencia no puede ser
utilizado y debe ser desechado.
 Inventario especulativo: si se tiene un pronostico que la demanda de determinado
producto va a aumentar en una gran proporción, se acumula inventario antes del
aumento de la demanda cando implique un costo menor.

Desde el punto de vista operativo, se tienen los siguientes tipos:

- Inventario optimo: hace referencia al equilibrio perfecto entre la atención de la

demanda y los costos de almacenamiento generando una rentabilidad
maximizada.
- Inventario cero: este tipo de inventario se identifica con el sistema de producción
Just in Time (JIT) que consiste en trabajar bajo demanda, es decir, solo cuando sea
necesario.
- Inventario físico: es la cantidad exacta de artículos disponibles en el almacen en
un momento determinado.
- Inventario neto: hace referencia al inventario físico menos la demanda no
satisfecha
- Inventario disponible: es el inventario físico mas los pedidos que se encuentran
en curso menos la demanda insatisfecha.

MÉTODO DE INVENTARIOS
SISTEMAS DE
INVENTARIOS

1.
Sistemas

periódicos: requieren de verificaciones periódicas para determinar la cantidad de

inventario existente con el fin de determinar si es necesario reabastecer.
 Una forma de realizarlo es a través de un sistema de dos contenedores. Para esto, se
almacena en el contenedor A todo el inventario suficiente para atender la demanda
durante el tiempo que tarda el proveedor en reabastecer el producto, al momento que se
acaba el inventario, se realiza la orden de pedido y se comienza a utilizar el inventario
almacenado en el contenedor B.
En el momento que el proveedor hace la entrega del producto, este se almacena en el
contenedor A, pero se continúa utilizando el inventario del contenedor B hasta que se
acabe.
2. Sistema de inventario permanente: se realiza un seguimiento continuo, tanto a los
ingresos como a las salidas del inventario. Para ello, se utilizan formas semiautomáticas
apoyadas en herramientas tecnológicas como un lector de código de barras o sistemas de
identificación de radio frecuencia (RFID).
Ejemplo es una tienda donde al realizar la venta, el articulo pasa por el lector de código de
barras que automáticamente alimenta la base de datos de la cantidad de artículos
disponibles.
3. Sistema de conteo cíclico: es necesario realizar una verificación a través de una auditoria
continua que son conocidas como conteo cíclico. A través de este sistema, se comparan
las existencias físicas con los registros para tomar las acciones correctivas en el momento
oportuno. (cada 6 meses).
4. Sistema justo a tiempo (JIT): El objetivo es obtener el inventario justo en el momento que
se requiere. Esto implica producir según la demanda y no para el inventario.
5.