SISTEMA CONTABLE AMIPRO

VERSIÓN 2010

Manual de Usuario 1
 TEMARIO 01

INTRODUCCIÓN 03

CONSIDERACIONES PRELIMINARES 04

CARACTERÍSTICAS Y REQUISITOS DEL SISTEMA 05

MANUAL DE INSTALACIÓN 06

ACCESO AL SISTEMA 11

MÓDULO DE CONFIGURACIÓN 18

MÓDULO DE OPERACIONES 22

MÓDULO DE REPORTES 28

MÓDULO DE CONSULTAS 32

MÓDULO DE PROCESOS 33

MÓDULO UTILITARIOS 34

Manual de Usuario 2
 INTRODUCCIÓN 02

El presente manual ha sido elaborado con la finalidad de brindar información

detallada del sistema contable AMICONT. Está dirigido a usuarios finales, quienes
encontrarán en él, una herramienta muy útil para el manejo ordenado y adecuado
de su información.

AmiData Negocios, no asume ningún tipo de garantía con respecto al material

contenido en este manual, pero sin limitarse a las garantías implícitas de
comercialización e idoneidad para un fin determinado. AmiData Negocios se
reserva los derechos de revisar estas publicaciones y hacer cambios a su contenido
sin previo aviso u obligación de notificarlos, no asume responsabilidad alguna por
los posibles errores contenidos en este manual, ni por los daños casuales
relacionados con la manipulación de este material y su aplicación en el sistema
contable.

AmiData Negocios, realiza continuamente actualizaciones a sus productos, por lo

tanto, para asegurar un soporte continuo y actualizado, asegúrese de mantener su
información debidamente actualizada y registrada.

Este manual tiene información protegida por las leyes de derechos de autor, por lo
tanto se reserva todos los derechos. Ninguna parte de este manual puede ser
reproducida, fotocopiada o almacenada en un sistema recuperable de
computadora sin previa autorización y por escrito de AmiData Negocios.

Manual de Usuario 3
 CONSIDERACIONES PRELIMINARES 03

AmiData Negocios, recogiendo sugerencias de sociedades de auditoría, estudios

contables y auditores independientes de excelente nivel profesional en el mercado,
ha logrado desarrollar el Sistema Administrativo AmiCont 1.3.1, con el fin de
satisfacer las necesidades de usuarios exigentes de la pequeña y mediana empresa.

AmiCont es un conjunto integrado de procedimientos y programas, desarrollados

con la finalidad de llevar un control estricto de las diferentes actividades contables
que se realizan en la empresa.

AmiCont puede ser utilizado sobre una amplia gama de computadoras, desde las
pequeñas computadoras personales hasta los sistemas multiusuarios de capacidad
media, cuidando los intereses del cliente en caso de crecimiento u obsolescencia
tecnológica.

El sistema se encuentra respaldado por un equipo de profesionales de alto nivel, de

manera que el usuario pueda ser atendido de manera eficaz y oportuna, mediante
la asesoría de un consultor de sistemas en caso de variación de reportes, enlaces
con otros sistemas, desarrollo de nuevos programas, cambio de actividades y otras
operaciones.

Hemos logrado desarrollar un programa de actualización inmediata, con la

posibilidad de trabajar en cualquier entorno Windows, desde cualquier estación de
trabajo, pudiendo trabajar con múltiples aplicaciones, aprovechando la multitarea
de Windows.

Conviene tener en cuenta una serie de aspectos a la hora de trabajar con el sistema
administrativo AmiCont. El uso combinado del mouse y del teclado nos permitirá
realizar nuestro trabajo en forma más eficiente; Aunque eso no es todo, la
velocidad de proceso también está en relación directa con el computador que se
utilice.

En AmiData Negocios, pensamos que la funcionalidad se demuestra trabajando, así

que para poner en práctica lo indicado, proceda a la instalación del programa y
comience a sacar sus propias conclusiones.

Esperando que AmiCont esté a la altura de sus necesidades queremos agradecerle

la confianza depositada en nosotros.

Manual de Usuario 4
 CARACTERÍSTICAS Y REQUISITOS 04

CARACTERÍSTICAS:

El sistema cuenta con una gran variedad de funcionalidades que le permiten

mantener un control adecuado de sus operaciones. Puede responder a cualquier
necesidad de información contable, y está adaptado para servirle de apoyo en el
manejo de su empresa.

Entre algunas de sus características podemos mencionar:

 Satisface ampliamente las necesidades operativas y gerenciales de la empresa.

 Su gran flexibilidad le permite aplicarlo rápidamente a diferentes tipos de
Empresas. Se adapta fácilmente a los cambios producidos tanto en la
organización como en la legislación contable y/o administrativa.
 Registra simultáneamente operaciones en moneda nacional y extranjera,
calculando las equivalencias según el tipo de cambio.
 Simplificación de las operaciones, disminución del traspaso al mayor,
disminución de las operaciones por tipo, etc.
 Las operaciones se asientan cronológicamente en los diarios auxiliares los que
a final del mes se centralizan en forma resumida en el diario general a través
de asientos.
 Controla las cuentas corrientes por pagar y por cobrar.
 Los informes del sistema son interactivos, y pueden ser emitidos en diferentes
dispositivos como pantalla, impresora y archivo. Si el usuario prefiere pueden
ser exportados hacia otros sistemas.
 El formato del Registro de compras y de las ventas están ajustados al formato
reconocido por la SUNAT. Pueden ser emitidos y legalizados.
 Controla el acceso de los usuarios por contraseñas y para las funciones a las
que estén autorizados por el administrador del sistema.
 Permite realizar una copia de seguridad y restauración de datos, cuando el
usuario lo estime necesario.

Manual de Usuario 5
 MANUAL DE INSTALACIÓN 05

En primer lugar, primero deberá ubicar el archivo AUTORUM de la carpeta de

instalación brindada por AMIDATA NEGOCIOS S.A.C., parea a continuación seguir
con los pasos que le mencionamos a continuación.

1. Acceda al archivo sugerido y haga doble click.

2. Se abrirá la siguiente ventana, el sistema de instalación le da la bienvenida,

para continuar pulse en Siguiente.

Manual de Usuario 6
 3. Después de haber leído el contrato de licencia del sistema, seleccione
Acepto los términos del acuerdo de licencia y pulse Siguiente.

4. Se abrirá la siguiente ventana, en ella coloque el Nombre y la Compañía del

usuario que utilizará el sistema.

Manual de Usuario 7
 5. Para la seguridad de sus datos y según su exigencia, ubicar la carpeta donde
se instalará el sistema AMICONT, y pulse Siguiente.

6. Escoja si desea colocar el Icono en el Escritorio de su pantalla y pulse

Siguiente.

Manual de Usuario 8
 7. Si sus datos no son correctos, tiene opción de volver Atrás, de lo contrario
Pulse Siguiente.

8. Aparecerá la siguiente pantalla indicando que se está realizando la

instalación, Ésta operación durará unos segundos.

Manual de Usuario 9
 9. Para completar, pulse Finalizar.

Manual de Usuario 10
 ACCESO AL SISTEMA 06

Para empezar a utilizar el Sistema Contable AMICONT, en primer lugar tendrá que
ubicar el icono que está situado en el Escritorio de su pantalla, y haga Doble Click.

IMPORTANTE: Para utilizar correctamente el Sistema Contable AMICONT,

acontinuación hacemos un reconocimiento de barras de herramientas o menús,
botones e íconos y acciones en las ventanas.

Elementos de la Pantalla Principal: Al arrancar AMICONT, aparece una pantalla

como esta, para que conozcas los nombres de los diferentes elementos hemos
señalado con líneas y letras de color Rojo. Así podrás saber a que nos referidos
cuando hablemos de cada uno de ellos.

Manual de Usuario 11
Barra de Herramientas:

Barra de Herramienta Principal: Estos menús tienen un comportamiento

“Inteligente” ya que se adaptan al uso de cada usuario. Al seleccionar cada pestaña
ésta se desplaza y encontramos menús contextuales, y al seleccionar se abre una
ventana para utilizarla de acuerdo a lo requerido.

Barra de Herramienta de Acceso Rápido: Estos íconos nos permiten acceder de

manera más rápida, a las ventanas deseadas.

Íconos: Tiene la misma función que los botones, pero en lugar de llevar un rótulo

son dibujos que representan la acción que realizan. Por ejemplo: Este ícono nos
lleva a la ventana Códigos Auxiliares.

 : Plan Contable.  : Digitación de Registro de Ventas.

 : Sub Diarios.  : Ingresos de Cobranzas Clientes.

 : Centros de Costo.  : Ingresos de Pagos a Clientes.

 : Tipos de Cambio.  : Digitación de Honorarios.

 : Estados Financieros.
 : Balance Comprobación Detallado.

 : Códigos Auxiliares
 : Balance de Comprobación.

 : Asientos / Vaucher’s
 : Salir de Amicont.

 : Digitación de Registro de Compras.

Manual de Usuario 12
Botones:

 : Este botón te permite crear un nuevo registro en las ventanas que lo

contengan.

 : Este botón te permite almacenar en la memoria de tu ordenador o en un

disco de manera permantente todo lo que se ha escrito.

 : Este botón le permite imprimir directamente.

 :Proporciona una Vista Preliminar de las acciones, operaciones y

transacciones realizadas.

 : Nos permite anular los registros ingresados.

 : Salir de la Ventana.

 : Nos permite realizar el proceso de contabilización.

 : Nos permite ingresar nuevos datos.

 : Nos permite almacenar en la memoria de tu ordenador o en un disco de

manera permantente todo lo que se ha escrito.

 : Nos permite cancelar los registros ingresados.

 : Nos permite crear un nuevo registro.

 : Nos permite eliminar un registro ya ingresado no deseado.

Manual de Usuario 13
NOTA: Si utiliza por primera vez el sistema, debe hacer algunas configuraciones
los cuales monstraremos a continuación.

1. Aparecerá en su pantalla la siguiente ventana, para lo cual es necesario que

seleccione la empresa la cual llevará la contabilidad e ingrese el Nombre del
Usuario, la Clave y le damos ACEPTAR o ENTER.

2. Para empezar la configuración de cada Compañía, vaya a

Archivo/Empresas. Llenar los datos sugeridos según la situación y luego
pulse en Aceptar.

Manual de Usuario 14
 3. En esta ventana se visualiza las compras registradas en el menú
Operaciones del sistema. Permite exportar a un archivo en Exel.

4. En esta ventana se visualiza las ventas registradas en el menú Operaciones

del sistema.

Manual de Usuario 15
 5. En esta ventana se visualiza los Gastos registrados en el menú Operaciones
del sistema.

6. La ventana visualiza los Honorarios registradas en el menú Operaciones del

sistema.

Manual de Usuario 16
 7. La ventana visualiza los Asientos Contables registradas en el menú
Operaciones del sistema.

8. En esta ventana se visualiza los Saldos registrados en el menú Procesos del

sistema.

Manual de Usuario 17
 MÓDULO CONFIGURACIÓN 07

En éste módulo el sistema nos permite registrar el Plan de Cuentas, los Sub
Diarios, los Centros de Costos, Tipos de Cambios, Documentos, Códigos
Auxiliares, etc.

1. Esta ventana nos es útil para registrar las cuentas que usaremos en una
empresa específica, según el rubro de la misma.

NOTA: Para ingresar un nuevo registro o una nueva cuenta, damos click en
ícono “ ” y aparecerá la siguiente ventana; en ella llenamos los datos
pedidos y luego pulse en Grabar.

Manual de Usuario 18
 2. Esta ventana por permite visualizar una listar los asientos contables ordenados
por código fecha de registración, con totales por período seleccionado.

NOTA: Para ingresar un nuevo registro o una nueva cuenta, damos click en ícono “
” y se aumentará una nueva fila donde colocará el código y la descripción.

3. La ventana nos permite visualizar e ingresar y eliminar los centros de

costos que la empresa maneja, de tal forma que se controle de manera
detallada las fases de los procesos.

Manual de Usuario 19
 4. La ventana nos permite visualizar e ingresar y eliminar los centros de
costos que la empresa maneja, de tal forma que se controle de manera
detallada las fases de los procesos.

5. Esta ventana establece el nivel de acceso de un usuario a determinadas

opciones del menú del sistema.

Manual de Usuario 20
NOTA: Para otorgar/denegar accesos, simplemente hay que marcar/desmarcar las
opciones correspondientes. Seleccione los accesos y pulse Aceptar.

Manual de Usuario 21
 MÓDULO OPERACIONES 08

Agrupa las opciones que deben registrarse antes de comenzar a trabajar con el
sistema. Durante la operación será posible su modificación a modo de
mantenimiento de acuerdo a las necesidades de cada usuario.

Es probable que se pueda acceder desde cualquier opción del sistema para
actualizar los datos o ingresar un nuevo registro con la finalidad de facilitar el
trabajo del operador.

1. La siguiente permite ingresar un registro de un determinado asiento, según

el Sub Diario. Colocamos los datos requeridos y pulse en Grabar.

NOTA: Para ingresar un nuevo registro o una nueva cuenta, damos click en ícono “
” y se aumentará una nueva fila donde colocará el código y la descripción.

Manual de Usuario 22
 2. Para calcular los asientos, colocamos desde y hasta que mes desea calcular y
pulse en Aceptar.

3. Esta ventana registra las operaciones de adquisición de productos que son

comercializados por la empresa. Para ingresar un registro buscamos el
ícono “ ”, ubicado en la parte superior de la tabla de compras.

Manual de Usuario 23
 4. Aparecerá la siguiente ventana donde colocará los datos requeridos y luego
pulse en Grabar.

5. Esta ventana registra las operaciones de venta de productos que son

comercializados por la empresa. Para ingresar un registro busque el ícono “
”, ubicado en la parte superior de la tabla de Ventas.

Manual de Usuario 24
 6. Esta ventana es utilizada en las empresas cuyo giro de negocio es la
Industria Hotelera, en ella registra las operaciones de registro de huéspedes
en un periodo dado. Para ingresar un registro busque el ícono “ ”, ubicado
en la parte superior de la tabla de Registro de Huéspedes Periodo.

7. El sistema brinda la opción de cobranza a los clientes que tienen deudas

pendientes o que hicieron su compra por el tipo de pago Crédito. Para
registrar una solo debe darle click en el ícono “ ” y seguir los pasos ya
antes realizados en ventanas anteriores.

Manual de Usuario 25
 8. El sistema también brinda la opción de pagos a los proveedores con las
cuales mantienen deudas. Para registrar una solo hacemos click en el ícono
“ ” y seguimos los pasos ya antes realizados en ventanas anteriores.

9. El sistema también brinda la opción de pagos a los proveedores con las

cuales mantienen deudas. Para registrar una solo hacemos click en el ícono
“ ” y seguimos los pasos ya antes realizados en ventanas anteriores.

Manual de Usuario 26
 10. El sistema también brinda la opción de pagos a los proveedores con las
cuales mantienen deudas. Para registrar una solo hacemos click en el ícono
“ ” y seguimos los pasos ya antes realizados en ventanas anteriores.

Manual de Usuario 27
 MÓDULO REPORTES 09

En éste módulo el sistema nos permite visualizar los reportes de las

operaciones realizadas para cada empresa.

1. En esta opción el sistema nos permite visualizar un análisis de las cuentas

que manejamos para cualquier empresa que se lleve la contabilidad. Para
mostrar el reporte colocamos desde y hasta que numero de cuenta, elñ tipo
de moneda, si desea con movimiento o no y solo pulse en el botón Aceptar.

2. En esta opción el sistema nos permite visualizar las cuentas Corrientes

Auxiliares que maneja la empresa, para ellos seleccionamos según lo
requerido en el reporte y le luego pulse en Aceptar.

Manual de Usuario 28
Aparecerá la siguiente venta donde se observa un reporte de todas las cuentas
juntamente con el Debe, el Haber y el Saldo.

3. Para reportar la rendición por Subdarios, seleccionamos los datos

necesarios y le luego pulse en Aceptar.

NOTA: La opción “Pantalla” muestra el reporte en la pantalla completa de su

monitor, la opción “Impresora” le mandará a imprimir el documento y la opción
“Archivo” abre la ventana predeterminada para guardar el reporte como archivo.

Manual de Usuario 29
 4. El sistema proporciona también un reporte del Diario General, para ello
solo seleccionamos los datos necesarios y le luego pulse en Aceptar.

5. El sistema proporciona también un reporte del Diario Mayor General, para

ello solo seleccionamos los datos necesarios y le luego pulse en Aceptar.

Manual de Usuario 30
 6. El sistema proporciona también un reporte del Balance de Comprobación
en forma detallada de un respectivo año, para ello solo seleccionamos los
datos necesarios y le luego pulse en Aceptar.

7. El sistema proporciona también un reporte del Libro de Caja en forma

mensual de un respectivo periodo, para ello solo seleccionamos los datos
necesarios y le luego pulse en Aceptar.

Manual de Usuario 31
 MÓDULO CONSULTAS 10

1. Con esta ventana el sistema nos permite visualizar los saldos manualmente
por cuentas que se utilizan en el manejo contable de una determinada
empresa. Para ello seleccionamos la cuenta y pulse en Aceptar.

Manual de Usuario 32
 MÓDULO PROCESOS 11

1. Esta opción nos permite actualizar los saldos mensuales realizados en el

proceso contable de una empresa, para ello seleccionamos de que y hasta
que mes desea que se procese los datos, el numero de la cuenta y pulse en
Aceptar.

2. Para realizar el Cierre Anual , el sistema nos proporciona una serie de pasos
a realizar para el correcto proceso, solo seleccione según su criterio y pulse
en Aceptar.

Manual de Usuario 33
 MÓDULO UTILITARIOS 12

1. Esta opción nos permite cambiar el mes al año en que se está manejando la
contabilidad de una determinada empresa. Para ello colocamos en el mes que
deseamos y luego pulse en Aceptar.

1. Esta opción nos permite cambiar el periodo contable en cualquier de las

empresas que se maneje, para ello seleccionar el año y pulsamos en Aceptar.

Manual de Usuario 34
2. Nos permite realizar una copia de seguridad de la información en forma
comprimida. De forma predeterminada, el directorio para realizar la copia de
seguridad es C:\ADMINVE.

Esta opción es muy importante para la continuidad del negocio, pues permite
contar con una copia de respaldo de la base de datos, y por ende, de todas las
operaciones realizadas en el presente periodo; ya que de perderse los datos y
archivos, estos no podrán recuperarse si no se cuenta con una copia.

La periodicidad de realización depende del usuario, pero se recomienda

hacerlo diariamente.

3. Nos permite restaurar una base de datos anterior, guardada en disco en forma
de copia de seguridad comprimida (Backup).

Manual de Usuario 35
4. Esta contiene parámetros de propósito general que sirven para ajustar la
configuración del sistema.

5. Muestra información acerca de la empresa proveedora del software.

Manual de Usuario 36