Qué es el alcance del proyecto

El alcance del proyecto es un documento que incluye todos los

resultados que debe proporcionar un proyecto a su finalización. Suele
tener un formato de declaración o enunciado que, describe y detalla:

 los entregables principales que el cliente espera del proyecto, y

 las tareas necesarias para realizar esos entregables.
En el contexto de un proyecto, el término alcance puede referirse a:

 Alcance del producto: Las características y funciones que definen

un producto, servicio o resultado.
 Alcance del proyecto: El trabajo realizado para entregar un
producto, servicio o resultado con las funciones y características
especificadas.
El alcance del proyecto es un documento dinámico, que evoluciona
a medida que avanza el proyecto
Una característica del enunciado del alcance es que es iterativo, esto
es, se va conformando, a medida que se recopila mayor información a lo
largo del proyecto.
¿Por qué es importante crear el alcance del
proyecto?
Básicamente porque disponer de una declaración detallada del alcance,
nos va a facilitar la tarea de dirigir el proyecto, y nos va a proporcionar
tres beneficios:

1. Nos va a permitir definir claramente los límites, lo que está incluido

y lo que no está incluido dentro del proyecto.
2. Va a asegurar un entendimiento común entre todas las partes
interesadas.
3. Ayudará a gestionar las solicitudes de cambio a medida que se
produzcan, y a evaluar si se encuentran dentro o fuera de los
límites del proyecto.
Qué elementos debe incluir
El enunciado debe incluir la siguiente información:
Descripción del alcance: Una descripción orientada al cliente, de lo que
su proyecto entregará. Es el resultado que se ha incluido en el acta de
constitución y en la descripción de los requisitos.
Criterios de aceptación del producto: criterios que se utilizarán para
determinar si el resultado cumple con los requisitos.
Entregables: Una descripción de todos los entregables que producirá el
proyecto. Recordemos que, siguiendo la definición de PMBOK, por
«entregable» nos referimos a cualquier producto, resultado, o capacidad
de prestar un servicio único y verificable, que debe producirse para
terminar un proceso, una fase o un proyecto.
Exclusiones del proyecto: identifica los elementos que están excluidos
del proyecto. Esta parte es importante para gestionar las expectativas de
los interesados.
Restricciones del proyecto: enumera las restricciones que limitarán las
opciones del equipo del proyecto.
Supuestos del proyecto: enumera todos los supuestos asociados con
el alcance y el impacto potencial que tendrán en el resto de áreas.
Plantilla para crear el enunciado del alcance
Descárgate la plantilla para crear el enunciado.

<< Enunciado del alcance del proyecto >>

Cómo crear el enunciado del alcance del

proyecto
No existe una única manera de crear un enunciado de alcance. Si es
demasiado amplio o ambiguo, puede generar diferentes
interpretaciones. 

Cuando comenzamos un proyecto, rara vez sabemos cómo

evolucionará , por lo que NO es conveniente incluir demasiados detalles
en la primera declaración de alcance, ya que no solo nos llevará mucho
tiempo, sino que también nos resultará difícil gestionar las solicitudes de
cambio cuando se presenten.

Una de las claves para crear una declaración valiosa del alcance es
utilizar un lenguaje claro y conciso, que evite diferentes interpretaciones,
y sobretodo, es fundamental que cualquier parte interesada lo entienda.

Es importante que el enunciado del alcance sea aprobado por los

interesados claves, patrocinadores, cliente,… y lograr así un
entendimiento común sobre el alcance y los límites del proyecto.

Es necesario llevar un control de las diferentes versiones del enunciado

del alcance, y esta necesidad se debe a que, en cualquier fase de un
proyecto, puede aprobarse un cambio, momento en el que el enunciado
del alcance deberá actualizarse, e incluir en cada nueva versión un
resumen de los cambios aprobados.

La “corrupción” del alcance

La «corrupción del alcance«, también conocida por «scope creep«, es
uno de los mayores temores para cualquier director de proyecto.
Consiste en una mala práctica en la que, sin contar con la aprobación del
cliente o patrocinador, se añaden características y funcionalidades al
producto o servicio del proyecto, sin tener en cuenta sus efectos sobre el
tiempo, coste y recursos. Puedes encontrar más información sobre la
corrupción del alcance, en el siguiente post, acerca de Cómo prevenir y
gestionar la corrupción del alcance.
Esta mala práctica suele ocurrir en dos momentos:

 Recopilación de requisitos: se agregan requisitos sin el respaldo

del cliente o el caso de negocios.
 Desarrollo del producto: los miembros del equipo deciden
mejorar el producto por su propia cuenta agregando nuevas
características o tecnologías complejas.”
La corrupción del alcance puede originarse por varias razones:

 Un análisis deficiente de los requisitos iniciales. Los clientes no

siempre saben lo que quieren, y a veces, solo tienen una vaga
idea: «no sé exactamente lo que quiero, pero te lo diré en
cuanto lo vea».
 También puede deberse a que el director de proyecto, crea que ha
entendido correctamente los requisitos del cliente.
En cualquier caso, hay que dedicar el tiempo suficiente a recopilar los
requisitos de los interesados tal como expliqué en mi anterior post.

<<Cómo recopilar los requisitos de un proyecto>>

 No involucrar a los usuarios lo suficientemente temprano,

especialmente en la fase de recopilación de los requisitos.
 Ausencia, o deficiencias, en el sistema de control de cambios. Las
solicitudes de cambio, puede venir por distintas vías: solicitud de
un cliente, requisitos del proyecto no identificados, riesgos que se
acaban convirtiendo en problemas, etc
 Subestimar la complejidad del proyecto. Muchos proyectos se
enfrentan a problemas porque son nuevos en una industria. Nadie
sabe qué esperar. No hay lecciones aprendidas y no hay expertos
a los que preguntar.
 Baño de oro, también conocido como «gold plating«. Consiste en
la realización de trabajos extras y no documentados que exceden
el alcance del proyecto, y pueden afectar tanto al presupuesto
como al cronograma. Se trata de trabajos que no se han estimado,
ni planificado, y para los que no existe una  solicitud de cambio
aprobada, por lo que no están dentro del alcance del proyecto y no
deben realizarse.