“Año del Buen Servicio al Ciudadano”

ANEXO N° 03

TÉRMINOS DE REFERENCIA PARA LA CONTRATACIÓN DE SERVICIOS EN

GENERAL

1. DEPENDENCIA SOLICITANTE:

DIRECCIÓN GENERAL DE ASUNTOS AMBIENTALES AGRARIOS – DGAAA.

DIRECCIÓN DE GESTIÓN AMBIENTAL AGRARIA – DGAA.

2. DENOMINACIÓN DE LA CONTRATACIÓN:

Servicio para realizar el proceso de preparación de los expedientes que serán

Transferidos al Archivo Central que forman parte del acervo documentario de la
Direccion General de Asuntos Ambientales Agrarios, la actividad consiste en
seleccionar los expedientes referidos a los Titulares de los proyectos que serán
Transferidos al Archivo Central para luego proceder a extraer las unidades de
archivamiento llamese files de palanca, files manila, anillados, pioners, etc.,
luego se extraera a cada folio cualquier elemento ajeno al soporte de papel
como las grapas, los fasteners, etiquetas, etc. y en el caso de que sea necesario
resanar alguna hoja por estar dañada o doblada se deberá procurar que el
soporte este en forma adecuada para ser digitalizada, asimismo se deberá
apoyar en las diversas actividades que requiera el Archivo.

3. FINALIDAD PÚBLICA:

Fortalecer la gestión documentaría del Archivo Técnico Ambiental de la

Dirección General de Asuntos Ambientales Agrarios, con la finalidad de
promover la modernización y desarrollo del archivo, realizando los procesos
técnicos archivísticos para que el Servicio de Atención a los diversos Usuarios
se efectue de forma optima.

4. ANTECEDENTES:

La Dirección General de Asuntos Ambientales Agrarios (DGAAA), es la autoridad

ambiental competente responsable de la gestión ambiental y de dirigir el proceso
de evaluación ambiental de proyectos o actividades de competencia del Sector
Agrario y, aquellos relacionados con el aprovechamiento sostenible de los
recursos naturales renovables en el ámbito de su competencia y en el marco del
Sistema Nacional de Gestión Ambiental; así como ejecutar, directamente o
través de terceros, en ese contexto se ha previsto fortalecer el Archivo Técnico
Ambiental para atender oportunamente con la información a los diversos
usuarios de la Dirección.

5. META DEL POI VINCULADO:

Actividad: 5001118 Protección de los Ecosistemas Agrarios

Tarea: Realizar el proceso de preparación adecuada de los expedientes previo a
la actividad de Digitalización con la finalidad de Optimizar el proceso de Atención a
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nivel digital a los diversos usuarios de la Dirección General de Asuntos Ambientales
Agrarios.

6. OBJETO DE LA CONTRATACIÓN:

Contratar una persona natural para realizar el proceso de preparación adecuada

de los expedientes técnicos y administrativos del Acervo documental que
custodia la Dirección, previo a la actividad de Digitalización con la finalidad de
Optimizar el proceso de Atención a nivel digital a los diversos usuarios de la
Dirección General de Asuntos Ambientales Agrarios.

7. ALCANCES Y DESCRIPCIÓN DEL SERVICIO:

Presentará informes adjuntando el listado de 7000 expedientes técnicos y

administrativos referido a los Instrumentos de Gestión preparados. la actividad
consiste en seleccionar los expedientes referidos a los Titulares de los
proyectos que serán digitalizados para luego proceder a extraer las unidades de
archivamiento llamese files de palanca, files manila, anillados, pioners, etc.,
luego se extraera a cada folio cualquier elemento ajeno al soporte de papel
como las grapas, los fasteners, etiquetas, etc. y en el caso de que sea necesario
resanar alguna hoja por estar dañada o doblada se deberá procurar que el
soporte este en forma adecuada para ser digitalizada. Asimismo en caso sea
requerido deberá apoyar en las diversas actividades que requiera el Archivo.

8. RECURSOS A SER PROVISTOS POR LA ENTIDAD:

a) Proporcionar la información necesaria para la ejecución del servicio.

b) De ser necesario la Entidad asumirá los gastos de pasajes aéreos o terrestres
así como los viáticos para el desarrollo del servicio.

9. REQUISITOS DEL PROVEEDOR Y/O PERSONAL:

• Formación Academica
Geografo y/o Egresado de la Escuela Profesional de Geografia

• Capacitación en:
Archivo y clasificación de documentos y/o Herramientas informáticas

Experiencia en la Prestación
• Experiencia laboral mínima de un (01) año retacionados en apoyo administrativo
y/o digitalización de documentos y/o Transferencia de documentos..

• Los mismos que deberán ser acreditados con constancia de trabajo, constancia
de servicio y/o contrato adjuntando el respectivo comprobante de pago.

10. PLAZO DE EJECUCIÓN DEL SERVICIO:

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El plazo de ejecución del servicio será de noventa (150) días calendario como
plazo máximo, el cual empieza a regir del día siguiente de notificado la Orden de
Servicio.

ENTREGABLE/INFORME PLAZO DE REALIZACION DEL SERVICIO

Hasta los 30 días calendarios, el cual empieza a regir a
Primer Entregable partir del día siguiente de notificada la Orden de
Servicio.
Hasta los 60 días calendarios, el cual empieza a regir a
Segundo Entregable partir del día siguiente de notificada la Orden de
Servicio.
Hasta los 90 días calendarios, el cual empieza a regir a
Tercer Entregable partir del día siguiente de notificada la Orden de
Servicio.
Hasta los 120 días calendarios, el cual empieza a regir
Cuarto Entregable a partir del día siguiente de notificada la Orden
de Servicio.
Hasta los 150 días calendarios, el cual empieza a regir
Quinto Entregable a partir del día siguiente de notificada la Orden
de Servicio.

Responsabilidad del locador: El locador contratado es responsable por la

calidad del producto entregado y por los vicios ocultos de los bienes entregados
o servicios prestados por el plazo de un (01) año contado a partir de la
conformidad otorgada.

11. RESULTADOS ESPERADOS – ENTREGABLES

Primer Entregable: Presentará un informe en relación a la preparación de

1400 expedientes administrativos y expedientes Tecnicos del acervo
documentario.

Segundo Entregable: Presentará un informe en relación a la preparación de

1400 expedientes administrativos y expedientes Tecnicos del acervo
documentario.

Tercer Entregable: Presentará un informe en relación a la preparación de 1400

expedientes administrativos y expedientes Tecnicos del acervo documentario.

Cuarto Entregable: Presentará un informe en relación a la preparación de 1400

expedientes administrativos y expedientes Tecnicos del acervo documentario.

Quinto Entregable: Presentará un informe en relación a la preparación de 1400

expedientes administrativos y expedientes Tecnicos del acervo documentario.

12. LUGAR DE PRESTACIÓN

Las coordinaciones del servicio estarán a cargo de la Dirección General de
Asuntos Ambientales Agrarios DGAAA, y del visto bueno de la responsable de
archivo.
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13. CONFORMIDAD:
La conformidad del servicio estará a cargo de la Dirección General de Asuntos
Ambientales Agrarios (DGAAA), previo informe de la Dirección de Gestión
Ambiental Agraria (DGAA).

14. FORMA DE PAGO:

CRONOGRAMA DE PORCENTAJE DE
ENTREGABLE/INFORME
PAGO AVANCE
Primer Pago Primer Entregable 20%
Segundo Pago Segundo Entregable 20%
Tercer Pago Tercer Entregable 20%
Cuarto Pago Cuarto Entregable 20%
Quinto Pago Quinto Entregable 20%
TOTAL 100%

Para proceder con el pago, el proveedor deberá adjuntar los siguientes

documentos: Informe con la conformidad del área usuaria, recibo por honorarios,
carta CCI, registro nacional de proveedores (RNP), constancia de exoneración
de suspensión a la Renta (de ser el caso).
La participación en el presente proceso de contratación significa el total
conocimiento de los términos de referencia y su aceptación

15. PENALIDADES:

En caso de retraso injustificado del contratista en la ejecución de las prestaciones

objeto del contrato, la Entidad le aplicará automáticamente una penalidad por
mora por cada día de atraso. Se calculará de acuerdo a la siguiente fórmula:

Se calculará de acuerdo a la siguiente fórmula:

0.05 x monto
Penalidad diaria = F x plazo en días

Donde F tiene los siguientes valores:

a) Para plazos menores o iguales a sesenta (60) días, para servicios en general
o consultorías en general: F = 0.40.

Tanto el monto como el plazo se refieren, según corresponda, a la ejecución total

del servicio o a la obligación parcial, de ser el caso, que fuera materia de retraso.

Se considera justificado el retraso, cuando el contratista acredite, de modo

objetivamente sustentado, que el mayor tiempo transcurrido no le resulta
imputable.

Esta calificación del retraso como justificado no da lugar al pago de gastos

generales de ningún tipo.

16. CONFIDENCIALIDAD:
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El locador contratado se obliga a no revelar a terceros la información relacionada

al servicio, ni utilizarlos en beneficio propio o de terceros.

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Biologo Juan Carlos Castro Vargas
Directora General
Dirección General de Asuntos Ambientales Agrarios