Fase Etapa Actor # Problematicas Observaciones Posible Propuesta

El área usuaria mal utiliza el FAR como declaración de la necesidad, Incluir como parte de la declaración de la necesidad en el
AU - AT 1 el cual se le llama preliminar. Esto debido a la falta de una
alternativa para plasmar esa necesidad del AU. cual describa y sustente según su situación actual.

Cuando el AU es el AT a la vez, mayormente la necesidad la Formalizar que para estas casuisticas previamente debe
presenta con el expediente completo incluyendo las firmas ser enviado al AC para su validación del expediente y si es
AU - AT - AC 2 respectivas sin haber pasado previamente por el AC el cual origina aprobado recien el AC gestionará las firmas
reprocesos. correspondientes.

No hay un canal único para recibir la necesidad, es decir no existe Actualmente la necesidad es recibida por SIGED, Memo, correo El único canal de ingreso de la necesidad debe ser
AC 3 mediante un formulario que deberá estar en una solución
una centralización de la necesidad. o directamente con el profesional tecnológica.

Formalizar que las nuevas necesidades ingresadas por el

Gestión de la No hay un solo receptor de la necesidad el cual puede originar La necesidad puede llegar al Gerente, Jefe, Supervisor o único canal sean centralizadas y canalizadas al AC para su
AC 4 recibir necesidades que la INSI no tiene competencia. cualquier UUOO de la INSI
Necesidad validación de atención por la INSI.
(Planificado o No
Planificado)
Por ejemplo en los casos de los contratos por vencer del año Establecer de manera obligatoria en el cuadro de
Las necesidades no vienen siendo solicitadas por el área usuaria / entrante, no estan siendo considerados en el cuadro de
AT - AC 5 área técnica de manera oportuna con un año anterior. necesidades (debido al retrazo en las definiciones de la necesidades como mínimo los contratos por vencer el
siguiente año y el seguimiento para la atención oportuna
necesidad y especificaciones)

Existen necesidades que han sido atendidas por el AT, pero sin Inlcuir al AC como parte de la evaluación de la necesidad
AU - AT 6 tener el conocimiento respectivo o ser competentes para brindar la para coordinar y determinar si hay alguna área técnica
solución. competente en la INSI de lo contrario rechazarlo.

El área técnica no remite la documentación con la debida Cuando se solicita al AT la revisión de esos procesos recurrentes Implementar seguimiento desde la necesidad por parte
AT - AC 7 si hay modificación de alguna tecnología no se entrega la
antelación para ser considerado en el cuadro de necesidades documentación en el momento idóneo. del AC para evidenciar cuellos de botella o retrazos.

Revisar de manera previa y con la debida anticipación los

Hay un mayor volumen de procesos no planificados el cual origina requerimientos para el siguiente año y poder ser incluido
AT 8 recarga de gestión no contemplada y desorden en el proceso.
en el PAC inicial

Si bien la solución esta establecida en el requerimiento no se Implementar dentro de la formulación del requerimiento
AT 9 No existe un documento en donde se plasme el sustento de la tiene el sustento de como se llegó a esa solución el cual un informe de sustento de contratación cuya
contratación por parte del AT
también es una observación de OCI. obligatoriedad debe ser para todo pedido de adqusiición.

Implementar un seguimiento y consolidado de procesos

AC 10 No hay un inventario consolidado con las fechas de atención según fecha requerida para priorizar su atención

Hay casos que el AU coordina directamente con el AT y no se envía Implementar un flujo que obligue a que el requerimiento
AC 11 a DGPROCS. Este solo se entera porque AT consulta sobre el item pase por las instancias pertinentes y asi evitar demoras o
por correo o fisico. reprocesos

Implementar un control en los casos la necesidad no

pueda ser atendida por la INSI debido a que no hay algún
Demora al no tener tan maduro el TdR/EETT e Informes: Necesidad AT competente.
Reforzar la actividad de entendimiento por parte del AT
AT 12 no bien aterrizada / Solución compleja / exploración técnica / No con el AU para atender la necesidad.
hay conocimiento técnico /Poca capacidad de atención
Implementar una gestión de la priorización de las
adquisiciones según su fecha requerida, para no afectar la
capacidad instalada en el AT.

Falta realizar una exploracion tecnica/comercial amplia para la Formalizar la exploración técnica en los casos que son
AT 13 indagacion de mercado. En el cual también debe considerar los nuevas soluciones con el objetivo de evitar desiertos,
requisitos de calificación. asimismo, incluir los requisitos mínimos de calificación.

Falta mayor coordinación entre GA y GOSU en la elaboración de En algunos casos los especialistas de GA y GOSU pueden estar Implementar en el flujo que el AT deba coordinar y
coordinados, pero las jefaturas no necesariamente y origina
AT 14 TdR o EETT, asimismo mayor involucramiento de las jefaturas en el criterios diferenciados que se evidencian en las aprobaciones y gestionar con las áreas intervinientes previo a la
proceso. formalización del requerimiento con el AC.
Actuaciones generan retrasos o demoras.
Preparatorias Elaboración de
documentos (EETT
o TdR, Informes) Implementar un repositorio en el cual se almacenen los
Uso de formatos desactualizados debido a que se utilizan de Muchas veces utilizados de procesos anteriores por no tener
AT 15 procesos anteriores el cual origina reproceso. una fuente fidedigna. formatos o informes actualizados y que debe ser
responsabilidad del AC

Formalizar en el flujo para que el AT coordine previamente

con el AC para la asesoria desde la busqueda de la
Demora en completar los formatos en los cuales tienen solución.
AT 16 desconocimiento por ser parte administrativa Diseñar e implementar formatos estandarizados o semi
estandarizados según tipo de adquisicion (parte
administrativa)

Implementar en el flujo que el AT deba coordinar y

Reprocesos porque hay casos que AT envía toda la información con gestionar con las áreas intervinientes previo a la
AC 17 los VoBo pero no han pasado previamente por DGPROCS.
formalización del requerimiento con el AC.

Implementar en INSI un artefacto que busque inventariar

No existe una uniformidad de criterios de especialistas para la
AC 18 Revisiones con criterios diferenciados por cada profesional revisión de expedientes debido a la variedad de criterios. y por ende estandarizar los criterios por item en los TdR o
EETT.

Implementar la firma digital para los documentos que son

Demora y desorden en la gestión de firmas para formalizar el parte del requerimiento y que sea el AC quien lo solicite
AC 19 requerimiento hacia INA Solo considerar firmas en la versión inicial y final del expediente. cuando el expediente haya levantado todas las
observaciones

Implementar en el flujo que el AT deba coordinar y

Demora en revisión y vistos porque no se tienen contemplados a Principalmente cuando GOSU es UOC y no es consultado gestionar con las áreas intervinientes previo a la
AC 20 todos los involucrados según TdR o EETT. cuando GA genera alguna solución.
formalización del requerimiento con el AC.

No hay una centralización o repositorio de los expedientes con la Actualmente la información se encuentra dispersa entre SIGED, Centralizar los expedientes en repositorio de
AC 21 primera versión originando problemas para ubicación y consultas. correos, entre otros. contrataciones para optimizar las consultas

Implementar en INSI un artefacto que busque inventariar

No existe uniformidad de criterios de los revisores en la DPG, asi y por ende estandarizar los criterios por item en los TdR o
DPG - AC 22 como DPG y AC EETT.
Revisar con INA ampliar esa estandarización con la DPG

DPG no inlcluye en el envío de las observaciones al AC por lo que Incluir y formalizar en el flujo a AC para el debido
DPG - AT 23 este debe informarse por otros canales. Se envían directamente al seguimiento y garantizar que todas las observaciones o
AT. consultas sean atendidas.

El AT envía directamente las observaciones absueltas sinpasar

DPG - AT 24
previamente por AC, el cual han originado reprocesos.
Optimización
Visualizar el estado de las observaciones y tener alertas
Tiempos destinados para revisiones son prolongados, sin
DPG - AT 25 conocimiento de AC para el seguimiento. cuando los tiempos son prolongados y asi tomar medidas
correctivas.

Solicitan firmas físicas de los documentos para empezar la etapa de Formalizar que sólo para la versión inicial y final se solicite
DPG - AT - AC 26 la optimización firmas a los documentos.

DPG solicita informes de estandarización o previos por cada objeto

de contratación y no aceptan un informe por todo el ¿Quién es el responsable para determinar si en un
DPG - AT 27 requerimiento. Asimismo, cuestionan la inclusión de informes en requerimiento debe incluirse un informe tecnico Reforzar con la INA la
algunos procesos a pesar que el área técnica identifica que no se (estandarización, etc)?
requiere.

DPG no inlcluye en el envío de las observaciones al AC por lo que Problemas de visibilidad y trazabilidad de las consultas u Incluir y formalizar en el flujo a AC para el debido
DPG - AT 28 este debe informarse por otros canales. Se envían directamente al seguimiento y garantizar que todas las observaciones o
AT. observaciones que envía INA de todas los procesos. consultas sean atendidas.

Indagación de No hay o es insuficiente el número de proveedores en el mercado Desconocimiento de posibles proveedores por parte de la DPG Formalizar para requerimientos nuevos la exploración
Mercado DPG - AT 29 técnica en la etapa de formulación del requerimiento, en
que cubran la solución propuesta. para las soluciones propuestas. cual se determine una estrategia de manera previa.

Incluir y formalizar en el flujo a AC para el debido

Las respuestas a las consultas y observaciones no pasan por el filtro
DPG - AT 30 del AC, el cual puede originar problemas en las etapas posteriores. seguimiento y garantizar que todas las observaciones o
consultas sean atendidas.

Las consultas u observaciones previas a la convocatoria son Así el técnico representante tenga o no conocimiento de la Validar que los representantes del AT incluidos en los DDJJ
DC - AT 31 enviadas en su totalidad por el presidente del comité, sin realizar solución considerada en el TdR / EETT, siempre el Comité tengan conocimiento de la solución para absolver las
algun filtro previo. (Presidente) pide consulta al AT. observaciones y consultas en esa instancia

El AT no le da prioridad a absolver las observaciones o consultas y

Comité de Selección DC - AT 32 por ende retraza la buena pro.

El Comite no inlcluye en el envío de las observaciones al AC por lo Incluir y formalizar en el flujo a AC para el debido
Problemas de visibilidad y trazabilidad de las consultas u
DC - AT 33 que este debe informarse por otros canales. Se envían observaciones que envía INA de todas los procesos. seguimiento y garantizar en coordinación con el AT la
directamente al AT. debida respuesta al Comité.

Los desiertos principalmente se dan porque los proveedores no Inlcuir en la etapa de formulación del requerimiento
Selección DC - AT 34 acreditan la experiencia personal o la empresa. (20% desiertos al cuando se realice la exploración técnica se revise la
año). experiencia
Los desiertos se deben a la mala formulación de los TDR o EETT
DC - AT 35 debido a que se elaboran en tiempos muy cortos y sin la debida
investigación de la tecnologia o claridad por parte del usuario.
Consemtimiento BP Muchos de los proveedores no califican porque no cumplen los Inlcuir en la etapa de formulación del requerimiento
o Desierto DC - AT 36 requisitos de calificación, p.e. facturación, estructura de costos, cuando se realice la exploración técnica se revise que
entre otros. cumplan los requisitos mínimos
Informes de desierto no son contundentes ocasinando que no se Llegando a 2 o 3 convocatorias con TDR o EETT parchado, es
DC - AT 37 tome la medida correctiva correspondiente decir solo para cumplir.
Implementar una bitacora de desiertos y sus causas como
No se tiene un inventario de los problemas que se han originado en No existe una retroalimentación constante a las demás áreas feedback en el punto de control del AC antes de enviar a la
DC - AC 38 procesos anteriores. involucradas.
INA.

El área que da la conformidad no tienen conocimiento de la

DEC - AT - AC 39
solución planteada por el AT y de las penalidades del TdR o EETT.

No hay visibilidad de los ICAUs pendientes para su debido Implementar un control de los ICAUs pendientes para el
DEC - AC - UOC 40 seguimiento o recordatorios si se encuentran fuera de plazo de
presentación. debido seguimiento del AC, el cual icluyan de todas las UE

Gestión El área centralizadora genera reportería que demanda mucha Implementar un reporte a medida para el seguimiento y
Administrativa y AC 41 operatividad para el seguimiento de entregables, si bien el SIGA Se tiene que recurrir a las bases para identificar los entregables que considere la actual estructura usada en los reportes
Conformidad del brinda información pero solo de los entregables que generan pago. excel.
Ejecución Bien o Servicio
Contractual En las bases se asigna un responsable general mas no por cada
DEC - AT - AC 42 No se observa especificamente un responsable por entregable entregable, lo que ocasiona retraso al momento de solicitar la
conformidad en la etapa de ejecución

Los procesos continuos o permanentes que están por vencer son

alertados a INSI por la DEC pero no son atendidos con la debida Debido a que las alertas son enviadas a las mismas AT, y no le Implementar un control a los contratos por vencer de la
DEC - AT - AC 43 anticipación, originando el mal uso de complementarios u 8UITS brindan el debido segimiento o priorizacion INSI paea el debido seguimiento del AC
para cubrir esas demoras del nuevo contrato.

Implementar una bitacora con las experiencias observadas

Cierre de Contrato DEC 44 No existe un repositorio de lecciones aprendidas de los procesos. en los procesos y que puedan servir para no repetirlas en
los siguientes procesos.