Manual de Organización Estadística

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MANUAL PARA LA ORGANIZACIÓN DE UN DEPARTAMENTO
DE ESTADÍSTICA Y REGISTROS MÉDICOS
ATENCION AMBULATORIO Y NIVEL HOSPITALARIO
INTRODUCCIÓN:
La demanda de estadísticas de salud ha aumentado rápidamente
Los últimos años; actualmente se han asentado en el país las estructuras en

planificación del sector salud y ellas requieren urgentemente gran cantidad de
información en cuanto a recursos y prestaciones de salud. La cantidad y tipo de datos
que pueden requerirse es tan amplia que se hace necesario fijar límites prácticos que
están determinados por la prioridad en cuanto al tipo de datos y la posibilidad y costo
para su obtención.
La División de Estadística de Ministerio de Salud Pública debe contribuir a

mejorar e incrementar los sistemas estadísticos de recolección y elaboración ya
existentes a nivel nacional, provincial, parroquial, etcétera; en lo referente a
estadística relacionadas con el conocimiento de los problemas de salud y con el uso
de recursos para solucionar dichos problemas. Esto se logrará mediante el uso de
definiciones precisas y la utilización de métodos de recolección y elaboración
uniformes.
Una de las fuentes más importantes para este tipo de información son los
establecimientos de salud; por ello se hace necesario sistematizar la recolección de
datos y reorganizar los servicios de los establecimientos de manera que permitan
obtener datos uniformes en forma oportuna.
Este manual tiene por objeto servir de guía a los establecimientos para: 1) organizar
sus oficinas o departamentos de estadísticas;
2) dar normas y procedimientos para su funcionamiento;
3) servir de base para el funcionamiento de un sistema uniforme de
producción de datos requeridos a nivel nacional, provincial, parroquial y local.
No se pretende con este manual implantar un modelo rígido de organización, ya que

las características de cada establecimiento determinan modalidades propias en el
funcionamiento de sus servicios de estadística, que deben tenerse en cuenta al
organizar los mismos. Constituyen más bien pautas de carácter general que deberán
adaptarse a las características especiales de cada establecimiento: planta física,
cantidad y tipo de atención brindada, movimiento de pacientes, tipo de clientela,
etcétera.
Departamento de Estadística: es la unidad que ha alcanzado su grado completo de

desarrollo y que incluye producción de estadísticas de los establecimientos para uso
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local y de otros organismos del sector salud, y archivo centralizado con historia
clínica única.
Este manual consta de dos secciones: Normas y Procedimientos generales; Normas
y Procedimientos particulares de cada sistema .
Normas:
Las Normas han sido establecidas de acuerdo a criterios Internacionales para ser
implantadas en los Establecimientos de salud a Nivel Nacional.
En los niveles locales, especial interés tiene el Departamento de Estadística y
Registros Médicos que comprende las secciones; admisión, archivo y procesamiento
de datos, cuya Normatización permitirá implementar la Historia Clínica Única y
mantener la atención médica a un alto nivel técnico.
PRODECIMIENTOS:
Para cada una de las secciones se proporcionarán los procedimientos generales más
sencillos y experimentados, de tal forma que faciliten la ejecución de las normas
establecidas en la primera sección del Manual.
Cada establecimiento de Salud debe consultar este Manual de Procedimientos con el
objeto de lograr idéntica aplicación y evitar errores que perjudicaría la unificación
nacional de la Atención Médica.
Los procedimientos señalados para la Consulta Externa de los establecimientos son

válidos para aquellos que realizan actividades de promoción, protección específica,
diagnóstico o tratamiento, calificación incapacidad y rehabilitación.
Los procedimientos indicados en ingresos y egresos hospitalarios se aplicarán
exclusivamente en aquellos establecimientos que poseen servicios de
internación.
Esperamos sinceramente que este esfuerzo realizado por el Ministerio de salud
Pública en su política de coordinación de salud, con el asesoramiento de técnicos
nacionales y la intervención de todas las entidades que hacen salud en el país para
orientar la prestación de servicios médicos por un sendero de superación.
NORMAS GENERALES
Todo paciente ingresará a Hospitalización de un establecimiento de salud únicamente

por los servicios de consulta externa o emergencias.
II.- Se debe mantener una Historia Clínica única y permanente para cada paciente
admitido en cada establecimiento de salud.
III.-Las Historias Clínicas son de propiedad exclusiva de cada establecimiento de
salud y deberán ser confidenciales y exactas.
IV Las Historias Clínicas estarán ubicadas en un solo lugar que se constituirá de
hecho en el Archivo Central de Historias Clínicas del Establecimiento de Salud.
V Las Historias Clínicas llevarán un sistema de numeración correlativa. Cada

paciente atendido en un establecimiento debe ser individualizado con ese
mismo número, independientemente del año de un ingreso.
VI Las Historias Clínicas serán archivadas de acuerdo al método dígito-terminal

simple, compuesto o correlativo ascendente en los subcentros y puestos de
salud.
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VII Cada establecimiento llevará un tarjetero índice donde se correlaciona la
identificación del usuario con el número de su Historia Clínica.
VIII Cada establecimiento con internación llevará un registro de ingresos y/o

egresos de los pacientes.
IX En los establecimientos que posean servicios de internación deberán llevar el

censo diario de pacientes, condición del paciente, y deberán ser entregados a
las 08H00 en la Sección Admisión para que previa verificación de su
consistencia sean entregados a la Sección Procesamiento de Datos.
FUNCIONES GENERALES
- Recolectar los informes de actividades de todos los servicios médicos y

administrativos del Establecimiento.
- Centralizar y controlar la recepción de los datos básicos de los sistemas de
Estadística Vitales y de Enfermedades Transmisibles de Notificación
Obligatoria.
- Revisar todos los informes recolectados para verificar su consistencia y
veracidad haciendo los reparos que según el caso fueren necesarios.
- Codificar los diagnósticos definitivos con personal especializado en esta
disciplina.
- Elaborar en forma manual o automatizada los concentrados de cada uno de
los servicios de acuerdo a cada sistema.
- Elaborar los concentrados del censo diario por especialidad.
- Calculará los Indicadores necesarios con el fin de que el Director del
Establecimiento pueda realizar la programación y evaluación de sus
servicios.
- Elaborar informes mensuales de la producción de los servicios y remitirlos
antes de los cinco primeros días de cada mes a la Dirección Provincial.
- Preparar los informes Estadísticos diarios, mensuales y anuales de las
actividades para la Dirección del Hospital.
- Elaborar el Tarjetero Índice de diagnósticos, operaciones y otros.
- Colaborar en los trabajos de investigación y docencia.
DEPARTAMENTO DE ESTADÍSTICA
1.- CONSIDERACIONES GENERALES:
En la organización de cualquier departamento de una unidad de salud es

necesario tener en cuenta siempre la responsabilidad primaria de la institución
considerada como un todo, es el cuidado apropiado del paciente. Por lo tanto
cada departamento debe estar organizado y dirigido de acuerdo con el
concepto de que el establecimiento existe para beneficio del paciente. Esto
también se aplica al Departamento de Estadística.
El departamento de Estadística constituye un importante factor en el

funcionamiento y mejoramiento del establecimiento moderno. Su
responsabilidad es cada vez mayor si se tiene en cuenta que administrar un
establecimiento de salud implica utilizar científicamente todos sus recursos
para mejorar y abaratar su rendimiento; para ello es necesario contar con
información estadística adecuada y sistemáticamente producida. Los datos
proporcionados por el departamento de Estadística son utilizados en todas las
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etapas de la administración de un establecimiento de salud, desde el
momento de la planificación hasta la evaluación de las acciones desarrolladas.
Asimismo, para evaluar la calidad de la atención médica es indispensable
contar con una Historia Clínica adecuada que sirva de base para la realización
de todo tipo de estudios estadísticos de rendimiento médico y estudio de los
casos particulares que permitan realizar auditoria médica con un criterio
actualizado. En este sentido el Departamento de Estadística colabora a través
de una organización eficiente del archivo centralizado con historia clínica única,
la conservación y provisión oportuna de las mismas, su análisis cuantitativo y el
mantenimiento de registros secundarios.
La organización y el manejo eficiente del departamento de Estadística
contribuyen favorablemente en su funcionamiento. Ello se facilita con buen
esquema de organización y funciones, el apropiado análisis de cada función, el
desarrollo de flujos de trabajo debidamente simplificados, la adopción de
controles internos y procedimientos escritos, adecuados para cada tarea
individual y para el Departamento en conjunto. Conviene también realizar un
estudio cuidadoso de la ubicación y equipos del Departamento con el fin de
asegurar que funcione con el máximo de eficiencia.
La selección y capacitación del personal gravitan también en el buen
funcionamiento del Departamento, ya que las tareas que de-
ben desarrollar son en su mayor parte de carácter técnico.Es indispensable
que la jefatura del Departamento esté a cargo de una persona preparada especialmente
para esta función. En tal sentido el Comité Regional Asesor sobre Estadística de Salud, de
la Organización Panamericana de la Salud, reconoció en su Segundo Informe la absoluta
necesidad existente en América Latina de contar con un personal calificado para hacerse
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cargo de la preparación de las historias clínicas y de las estadísticas y recomendó el
establecimiento de programas de adiestramiento para este tipo de personal.
OBJETIVOS
1. Contribuir a la atención oportuna y eficiente de los usuarios que requiere los
servicios del establecimiento de salud.
2. Dar al médico toda la información con que cuenta el establecimiento sobre el
paciente y prestar ayuda para investigaciones científicas.
3. Proporcionar a la Dirección del establecimiento de salud toda la información sobre
las actividades realizadas, para el mejor aprovechamiento de los recursos
humanos y materiales, para determinar las necesidades presupuestarias y para
ayudar en la programación de las actividades de salud.
4. Contribuir a la capacitación del personal médico y para-médico.
5. Centralizar la información básica aportada por otras dependencias, circunscritas
en el área de acción del establecimiento.
6. Elaborar informes estadísticos de la producción de los servicios.
7. Analizar la información con fines evaluativos.
8. Transmitir la información a los Niveles Provinciales, Regionales y Centrales, según
sea el sistema.
9.
DEPENDENCIA:
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El departamento de Estadística dependerá directamente del Director del establecimiento de
salud, subdirector técnico.
ORGANIZACIÓN:
Contará con una Jefatura de departamento y las secciones: Admisión, Archivo central
y Procesamiento de datos; además sectores comunes a otros servicios como los de
información, secretaría clínica y mensajeros.
LINEAS DE COMUNICACION:
Se realizarán a través del Director del establecimiento.
FUNCIONES DEL DEPARTAMENTO SEGÚN SECCIONES
DE LA JEFATURA DEL DEPARTAMENTO
- Desarrollar y dirigir la organización y funcionamiento del Departamento.
- Cumplir, hacer cumplir y supervisar las normas de trabajo y funcionamiento del
departamento.
- Evaluar los sistemas y métodos de trabajo, así como del rendimiento del personal.
- Asignar tareas, determinar funciones y delegar responsabilidades.
- Proponer el número y el tipo del personal requerido para el departamento.

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- Calificar el personal a su cargo de acuerdo a las normas vigentes.
- Adiestrar y capacitar al personal de su dependencia y de otros sectores que participen de
una y otra forma en las actividades del departamento.
- Asesorar y colaborar en los trabajos de investigación.
- Coordinar las actividades del departamento con otros sectores del establecimiento.
- Actuar como Secretario del Comité de Historia Clínica.
De la Sección Admisión:
- Esta sección comprende los sectores: consulta externa; Internación y emergencia.
CONSULTA EXTERNA
Funciones:
- Identificar a los usuarios como nuevos o antiguos, consultando el tarjetero índice manual
o automatizado.
- Abrir historias clínicas a los usuarios nuevos.
- Solicitar al archivo central las historias clínicas de los consultantes antiguos.
- Distribuir las historias clínicas a los consultorios externos, generales o especializados.
- Llevar el control de las historias clínicas que fueron enviadas o devueltas de los
consultorios externos, Internación.
- Mantener al día el tarjetero índice.
- Controlar las tarjetas índice archivadas diariamente.
- Llevar el control del número correlativo de las historias clínicas y de la preparación de las
historias en blanco prenumeradas.

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- Llevar el control de los consultantes citados en caso de utilizar el sistema de “cita
previa”; y mandar al archivo central con 24 horas de anticipación la lista de las historias
clínicas requeridas para la consulta.
- En caso de no existir cita previa se utilizará el registro del control de turnos de atención
de la consulta externa.
INTERNACION:
FUNCIONES:
- Informar en forma exacta y completa las normas del Hospital a los usuarios y a sus
familiares.
- Dar curso a la internación de los pacientes, previo procedimiento administrativo y orden
médica.
- Notificar inmediatamente a los departamentos correspondientes de la admisión de un
paciente.
- Elaborar los tarjetones de reemplazo de las historias clínicas de los pacientes
hospitalizados y ubicarlos en el Archivo .
- Legalizar el trámite de las admisiones efectuadas por emergencias fuera de las horas
laborables.
- Recibir el censo diario de pacientes de todos los servicios, y la condición del paciente
elaborado por el personal de enfermería a las 08H00.

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- Verificar la integridad y consistencia del censo diario o registro de enfermería con
relación a: servicio, sala, número de camas disponibles, los datos de identificación de los
pacientes, ingresos, egresos y transferencias.
- Transmitir a la sección de procesamiento de datos las hojas de censo diario y condición
del paciente antes de las 11H00.
- Recibir, controlar y compaginar las historias clínicas de los egresos y remitirlas a la
sección procesamiento de datos.
- Mantener al día el Índice de camas.
- Llevar el registro de ingresos y egresos hospitalarios.
- Proceder de inmediato al trámite de los pacientes egresados.
- Elaborar certificados de hospitalización y otros dentro de las normas reglamentarias.
Tramitar inmediatamente los documentos de las personas fallecidas en el establecimiento.
- Llevar el control de entrega y recepción de cadáveres.
- Hacer el listado de las Historias Clínicas de los egresos hospitalarios que han sido
recibidas de las Salas .
EMERGENCIAS
FUNCIONES:
- Mantener el registro de emergencias.
- Tramitar el ingreso del paciente previa orden médica.
- Revisar la consistencia de la información de la Historia Clínica de Emergencia
(Formulario 008).
- Agregar el formulario 008 de los pacientes que tengan Historia Clínica.

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- Archivar las Historias Clínicas de emergencia (Formulario 008) en estricto orden
alfabético.
ARCHIVO CENTRAL DE HISTORIAS CLINICAS
Funciones:
- Proporcionar y controlar las Historias clínicas solicitadas por los diferentes
servicios del establecimiento y en casos especiales, previa autorización
escrita del Director.
- Conservar en ópticas condiciones las Historias Clínicas bajo su custodia.
- Verificar la integridad de las Historias clínicas que existen y que llegan
procedentes de los diferentes consultorios del establecimiento.
- Archivar las Historias Clínicas de acuerdo al método dígito terminal simple,
compuesto o correlativo ascendente según el nivel de complejidad de la
unidad.
- Elaborar el Tarjetón de reemplazo con la información del -paciente, la
especialidad y el número de cama asignada.
- Colocar el tarjetón de reemplazo en el lugar del cual se retiró la Historia
Clínica.
- Recaudar las Historias clínicas que por cualquier motivo no regresan al
archivo.
- Incluir los informes de los servicios auxiliares de diagnóstico en las
Historias Clínicas que correspondiere.
- Supervisar el ordenamiento de las Historias Clínicas en el archivo.
- Depuración permanente de las Historias Clínicas según las normas
establecidas para el efecto.
PROCESAMIENTO DE DATOS
FUNCIONES:
Esta sección tendrá a su cargo la recolección de los informes de las actividades de todos los
servicios médicos y administrativos del establecimiento así como la centralización de la
información básica correspondiente a los sistemas de Estadísticas Vitales, Enfermedades
Transmisibles de Notificación Obligatoria, producción de los servicios correspondiente a su
área de acción
- Revisar todos los informes recolectados para verificar su consistencia y veracidad;
haciendo los reparos que según el caso fueren necesarios.

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- Realizar los análisis cuantitativos de las Historias Clínicas de los pacientes egresados.
- Codificar los diagnósticos definitivos con personal especializado, en esta disciplina.
- Preparar las hojas de auditoria para someter las Historias seleccionadas al Comité de
Historias Clínicas.
- Colaborar con la organización de informes para las reuniones científicas e
investigaciones.
- Elaborar el tarjetero índice de diagnósticos, operaciones y otros.
- Procesará los datos en los formularios de consolidación diaria de acuerdo a cada
sistema.
- Calculará los indicadores necesarios con el fin de que el Director del establecimiento
pueda realizar evaluaciones de los servicios.
- Elaborar informes semanales, mensuales y anuales
- Preparar los informes estadísticos para la programación, monitoreo y evaluación de los
servicios.
 Colaborar en los trabajos de investigación y docencia.
SECTORES COMUNES
Existen sectores dentro de los establecimientos de salud que si bien tienen funciones
específicas; colaboran estrechamente con el Departamento de Estadística y Registros
Médicos.
o Información
o Secretaría Clínica
o Mensajería
INFORMACION:
Funciones:
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- Informar y orientar a los pacientes sobre las atenciones que presta el establecimiento y la
ubicación de los servicios.
- Informar y orientar a familiares y visitantes sobre la ubicación de los pacientes en el área
de hospitalización.
- Proporcionar la información pertinente sobre el personal, servicios y actividades del
establecimiento.
Secretaría Clínica
Funciones:
o Este personal depende administrativamente del Jefe de servicio; sus funciones también
están relacionadas con el Departamento de Estadísticas y Registros Médicos y éstas son:
- Recibir, custodiar y controlar las Historias clínicas de los pacientes ingresados en la salas
de internación.
- Revisar diariamente las Historias Clínicas para incluir los formularios de resultados de
exámenes, informes auxiliares de diagnóstico previa verificación del número de Historia
Clínica y la identificación del usuario.
- Identificar cada formulario nuevo colocándolo en la Historia clínica de acuerdo a sus
apellidos y nombres del paciente y el número de su Historia Clínica.
- Ordenar los formularios de la Historia Clínica al momento del alta del usuario
- Enviar a la Sección Admisión, sector ingreso y egreso hospitalario las Historias Clínicas
de los pacientes que egresan, incluyendo el formulario de Epicrisis debidamente
elaborado.
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Mensajería
Funciones:
- Retirar de la Sección Admisión, las Historias clínicas y distribuirlas en preparación de los
pacientes ambulatorios y salas de los pacientes hospitalizados.
- Recoger oportunamente las Historias Clínicas de los consultorios y entregarlas en
estadística en la Sección Admisión.
- Retirar de los departamentos y servicios los informes de actividades realizadas y entregar
en la sección procesamiento de datos.
- Realizar todas las demás funciones y actividades que le fueren encomendadas .
RECURSOS DEL DEPARTAMENTO DE ESTADÍSTICA Y REGISTROS MEDICOS
Dada la importancia del Departamento de Estadística y Registros Médicos, debe
contar con los recursos humanos y materiales indispensables para el cumplimiento de
sus funciones.
RECURSOS HUMANOS
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- El Departamento de Estadística debe disponer de personal con conocimientos y
denominaciones diversas, de acuerdo a las funciones que desempeña y la capacidad
técnica de cada uno.
- Las denominaciones del personal serán técnicas y administrativas.
Cantidad
 El cálculo del personal necesario para el departamento de Estadística y Registros
Médicos se lo realizará teniendo en cuenta los siguientes elementos:
- Número de camas de dotación normal
- Tipo arquitectónico del hospital
- Tipo de prestación de servciosl
- Volumen de atenciones prestadas en Consulta Externa , emergencia y hospitalización.
Calidad
- El personal de estadística debe ser cuidadosamente seleccionado, en base al Manual de
Normas y Procedimientos y el manejo de personal poniendo especial énfasis en:
- Instrucción superior
- Preparación universitaria
- Experiencia en estadísticas de salud y Registros Médicos
- Conocimientos en computación
- Relaciones Humanas
RECURSOS MATERIALES
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Planta Física
La ubicación del departamento de estadística y Registros Médicos guarda relación con:
- El diseño arquitectónico y la ubicación funcional de los ambientes.
El espacio suficiente para el archivo de Historias Clínicas.
- Los sistemas de comunicación entre los servicios de la unidad.
Ambientes Mínimos
Admisión:
Debe estar ubicada preferentemente en el área de consulta externa, frente a la puerta
principal de ingreso al establecimiento y cerca del servicio de emergencia.
Archivo Central de Historias Clínicas
 Con capacidad para el archivo activo y pasivo, el espacio requerido debe calcularse
en relación al volumen de atenciones y al tiempo que deben conservarse las Historias
Clínicas.
 Para realizar un estimado necesario de las estanterías se calculará en base al nivel
de complejidad del establecimiento de salud , dotación normal de camas, consultas
externas; teniendo en consideración que en promedio las Historias Clínicas deben
permanecer en el archivo activo durante cinco años y luego pasar al archivo pasivo
cuya permanencia en el mismo será de acuerdo a la normativa existente, esto es
según la el tipo de establecimiento.
- Se puede estimar que para un Hospital de pacientes Agudos, se considerará que 10
historias clínicas entran como promedio en 4 centímetros 10 milímetros (42 mm).

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o Para un Hospital de pacientes crónicos 10 historias clínicas, entran en promedio en 8
centímetros 40 milímetros (84 mms).
o La estimación para Centro o Sub-centros de Salud es igual a la de un Hospital agudo ( 10
hcu*4centímetros) y considerando también las consultas externas, población que demanda
los servicios de la unidad.
- Tarjetero Índice
PROCESAMIENTO DE DATOS
o Con espacio físico suficiente para mobiliario, ubicación de los equipos informáticos, mesa de
reuniones y estar ubicado junto a las secciones de Admisión y Archivo Central.
Equipos
Los equipos que se enuncian para las diferentes secciones deben ser considerados
como de referencia, estando sujeto como es lógico a las modificaciones dadas por la
disponibilidad de los que se encuentran ya en uso o por las limitaciones
presupuestarias.
Admisión
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- Un tarjetero índice, preferible de metal para archivar tarjetas de 9,5 cm. De
largo por 5,5 cm. de altura, el cálculo se establece en base a que 120 tarjetas
índice caben holgadamente en 3cm. lineales.
- Estación de trabajo con espacio suficiente y ventanillas para la atención al público,
máquinas de escribir manuales, equipos de computación, impresoras, sillas
giratorias, papeleras para la ubicación de las Historias clínicas según las
especialidades.
ADMISION A HOSPITALIZACION
- Una máquina de escribir, computador una silla y un escritorio por cada empleado
de la oficina de Admisión a Hospitalización.
- Una mesa de trabajo con sillas.
- Un clasificador de Historias Clínicas
ARCHIVO CENTRAL ( MATERIALES)
- Estantería especial para las historias clínicas preferentemente aunque no
indispensable de metal con las siguientes dimensiones:
25 cm. de profundidad y 28 cm. de alto entre estante y estante y con una altura
aproximada de 1 metro 83 cm dejando desde el suelo al último estante
aproximadamente 15 cm.
- Debe calcularse el número de estanterías necesarias por 5 años de permanencia
de las Historias Clínicas en el archivo activo.

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- Una mesa de trabajo y sillas.
Si el establecimiento posee un movimiento diario de más de 200 documentos para
archivar, una repisa para apoyar sobre la mesa con diez compartimentos para
clasificación inicial de historias clínicas y otros documentos.
Procesamiento de Datos
- Un archivador preferiblemente metálico con cuatro cajones.
- Tarjeteros para el índice de diagnósticos, operaciones y otros.
- Una máquina de escribir de carro grande
- Computadoras
- Impresora a color
- Estaciones de trabajo de acuerdo al número del personal
- Sillas giratorias
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H I S T O R I A C L I N I C A
I. INTRODUCCIÓN
El ejercicio de la medicina moderna requiere cada vez más que diversos
profesionales de salud contribuyan en la atención del paciente. Cada uno de
estos profesionales deberá registrar toda la atención que brinda al paciente, ya
sea como paciente hospitalizado, de consulta externa o de urgencia. El
documento donde se consignan estos registros es la historia clínica Unica Esto
significa reunir en un solo documento, debidamente identificado, toda la
información concerniente a la salud de un paciente, sus alteraciones y
evolución a través de toda su vida. Hasta el presente las historias clínicas de
cada individuo o de cada familia quedan en la institución donde se han
atendido.
Esta historia clínica deberá contener suficiente información que identifique
claramente al paciente, que justifique el diagnóstico y tratamiento y documente
los resultados con exactitud. De esta manera la historia clínica, además de ser
un documento importante en un sistema de información de salud, cumple uno
de sus propósitos primordiales que es de servir como medio eficiente para la
comunicación entre el médico tratante y los demás profesionales que
intervienen en dicha atención.

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Antiguamente se usaba el término “historia clínica” para designar un conjunto
de formularios en donde se registraban los estudios, tratamientos y evolución
de un paciente internado en un hospital. Se mantenía una “historia clínica”
separada para cada episodio de hospitalización. Si el hospital tenía consulta
externa se mantenía un documento más breve de la atención médica prestada
al paciente en ése departamento. Se llamó “historia Clínica” de la consulta
externa.
Este documento se centralizó en un solo lugar del hospital, incluyó toda la
documentación de la institución sobre los servicios médicos brindados tanto en
salas de internación como en la consulta externa se denominó “historia clínica
única”.
Según el concepto actual el establecimiento de salud es parte integrante de
una organización médica y social, cuya misión consiste en proporcionar a la
población una asistencia médico-sanitaria completa, tanto preventiva como
curativa, cuyos servicios externos se extienden hasta el ámbito familiar.
También es un centro de formación médico-sanitaria y de investigaciones bio-
sociales. Por lo tanto el documento llamado “historia clínica única” debe incluir
no solamente la documentación
del establecimiento relacionada con la atención médica recibida por la persona
como enfermo, sino también todas las atenciones de medicina preventiva

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recibida por la persona en los servicios ambulatorios del establecimiento y en
su domicilio.
Dadas las característica antes descritas, el nombre de “historia clínica” no está
acorde con lo que se pretende que sea en el momento actual y que podría
denominarse “ expediente de salud único” ó a un “registro de salud único “. Al
no existir un consenso general sobre la denominación, se optó por continuar
llamándolo historia clínica única.
DEFINICIONES:
La historia clínica única es el documento que guarda la información escrita de
la persona ya que el historial permanente y progresivo de las enfermedades o
lesiones sufridas por una persona o bien las atenciones preventivas y/o
curativas que se le brinda a un individuo. Por tal virtud la historia clínica única
preservará los valores médicos, científicos y legales.
En administración, se describe a este documento como “una historia clara,
concisa y veraz de la vida de una persona, de sus
enfermedades escritas desde el punto de vista médico”. En tal virtud la historia
clínica es la medida por la cual se puede determinar la calidad de la atención
brindada por el médico y el personal del establecimiento.

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Es indispensable que la historia clínica única sea completa y se encuentre en
todo momento a disposición del Cuerpo Médico, para que sirva como
instrumento de trabajo tanto en la atención de la persona como en la
evaluación de los servicios médicos, para-médicos y administrativos.
PROPÓSITO
Lograr una mejor atención y medir cuantitativamente y cualitativamente los servicios
prestados.
OBJETIVOS
 Servir como base para la planificación de la atención.
 Promover un medio de comunicación entre el médico y otros profesionales.
 Promover evidencia documentada del curso de las enfermedades,
tratamientos y atenciones del individuo en cada hospitalización, en cada
consulta externa y cada vez que ocupa los servicios de emergencia, así como
la atención brindada para controles y protección de la salud.
 Servir como base para revisar. Estudiar y evaluar la atención proporcionada a
la persona.
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 Proteger los intereses legales de la persona, del establecimiento y el cuerpo
médico.
 Proveer información para investigación y docencia.
DOCUMENTACIÓN DE LA HISTORIA CLINICA
La historia clínica está compuesta de formularios específicos para el registro de cada
una de las acciones contenidas dentro de una carpeta.
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
PARA LA SECCION ADMISIÓN
Para facilitar la descripción de los procedimientos se han subdividido las actividades
de consulta externa, ingreso y egreso hospitalario y emergencia.
Los procedimientos señalados para consulta externa son válidos para los
establecimientos que realizan actividades de promoción, protección específica,
diagnóstico y tratamiento, limitación de incapacidad y rehabilitación.

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Los procedimientos indicados en ingreso y egreso hospitalario se aplicarán
exclusivamente en aquellos establecimientos que posean servicios de internación.
CONSULTA EXTERNA
Se solicitará a todos los consultantes el carné de identificación en el cual consta el
número de la Historia Clínica, apellidos, nombres y edad.
Con el carné de identificación se localizará directamente en el Archivo Central la
Historia Clínica que será remitida a la consulta externa, estableciendo turnos de
acuerdo con el orden de llegada y especialidad, se devolverá el carné de
identificación en el momento de la consulta.
En el caso de los establecimientos que tienen cita previa, se elaborará la planilla de
control de citas, en la que se anotará la fecha de la próxima visita. Se elaborará la
lista de los consultantes de la cita previa y con 24 horas de anticipación se enviará al
Archivo Central, para que se remitan las Historias clínicas a la Sección Admisión, con
el objeto de ordenarlas y distribuirlas a los consultorios externos.
La persona se dirigirá directamente al consultorio con su carné de identificación y
recibirá la atención solicitada.
Cada vez que un consultante no presente el carné de identificación por pérdida, olvido
o porque es la primera vez que viene al establecimiento el personal de Admisión
deberá consultar al tarjetero índice para verificar la exactitud de la información. Si en
el tarjetero índice está registrado el nombre y el número de la Historia Clínica,

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preparará un carné de identificación que remitirá al Archivo Central continuando el
proceso indicado en el primer procedimiento.
En caso de que la persona no estuviere registrado en el tarjetero índice se la
considerará como un consultante nuevo, confeccionando de inmediato la Historia
Clínica asignándole un número, que debe constar en la carpeta, carné de
identificación, tarjeta índice y en los formularios que corresponda a la atención
solicitada, A continuación se archivará la tarjeta índice en estricto orden alfabético en
el tarjetero correspondiente.
Las Historias Clínicas serán entregadas en lotes separados a los mensajeros o
quienes oficien como tal para ser llevados a los respectivos consultorios externos o
preparación según la organización del establecimiento.
Al finalizar la consulta externa se recibirán todas las historias clínicas. Controlará que
todas las historias sean devueltas y las enviará a la Sección Archivo Central.
Con las Historias Clínicas de emergencia (formulario 008) entregados por la persona
del sector, la sección ingresos y egresos hospitalarios, procederá de la siguiente
manera: Se verificarán cada uno de los formularios de emergencia contra el tarjetero
índice, incorporando a la Historia Clínica Única aquellos que ya disponen de éste
documento , caso contrario deberán ser archivadas en estricto orden alfabético y
ubicadas en el archivo central.

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INGRESOS Y EGRESOS HOSPITALARIOS
Dada la pluralidad de su procedimiento y para una mayor comprensión de los mismos,
se ha desglosado este capítulo en: Procedimientos generales y específicos para ingresos y
egresos hospitalarios.
Procedimientos Generales
 Todas las Historias Clínicas de los pacientes egresados deben inmediatamente de
producido el egreso a nivel de sala, ser enviadas directamente a este sector.
 Se llevará el control de camas en un cuadro que permita conocer a simple vista y en
cualquier momento la disponibilidad de camas; Se marcarán en el Índice de camas
las que están ocupadas al tiempo que se produzcan ingresos, egresos o
transferencias.
 El Admisionista designado concurrirá todos los días al sector de emergencia para
comprobar en cantidad, si los formularios producidos en el transcurso de la jornada
coinciden con las anotaciones en el registro de emergencia.
 Con los formularios de emergencia y las órdenes de internación producidas, verificará
estas últimas contra el tarjetero índice. Si se comprueba que la persona tiene abierta
una Historia Clínica Única solicitará de inmediato al Archivo Central su entrega. Con
las que no poseen Historia Clínica Única se procederá de la siguiente manera: Se
solicitará a la persona encargada de abrir las Historias Clínicas nuevas la cantidad de
historias en blanco prenumeradas necesarias para los ingresos producidos.

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En ambos casos se deberá continuar con el proceso indicado para la internación
corriente.
 Con los formularios de emergencia, separará de inmediato los referidos para la
atención en consulta externa, entregando a la persona encargada de este sector.
 La sección Ingresos y egresos recibirá todos los días antes de las 08H00 , las hojas
del censo diario y condición del paciente de cada una de las salas de internación
según el sistema adoptado por el establecimiento; debiendo verificar los siguientes
puntos:
- Que todas las salas hayan enviado dicho informe, o en su defecto reclamarlo en
forma inmediata.
- Que todos los ingresos y egresos consten en el formulario.
- Que las transferencias entre servicios estén completas.
- Que las defunciones ocurridas estén registradas en los formularios del censo
diario.
- Verificará que los datos del censo diario sean correctos antes de remitirlos a la
oficina de Procesamiento de Datos hasta las 11HOO.
Elaborar certificados de hospitalización, de nacimientos y otros para la firma del
director del establecimiento según normas establecidas.
- Tramitar inmediatamente los documentos de las personas fallecidas en el
establecimiento.
- Llevar el control de entrega y recepción de cadáveres.

28
PARA INGRESO HOSPITALARIO
- Se recibirá de los consultorios externo y de emergencia, en cuyo caso se
procederá de acuerdo a lo indicado en procedimientos generales, la orden de
Internación llenada y firmada por el médico en la cual viene anotado el diagnóstico
presuntivo la prioridad de internación así como la especialidad, sala .
- El admisionista verificará los datos en el formulario Admisión y Alta en el caso de
ser un paciente de consulta externa, se le asignará la cama en el servicio
correspondiente consultando el índice de camas.
- Simultáneamente anotará los datos requeridos en el registro de ingresos y
egresos y se incluirán en la historia clínica los formularios respectivos,
debidamente llenados los cabezales con apellidos, nombres, número de la historia
clínica y de acuerdo al siguiente orden:
- Signos Vitales
OJO VERIFICAR EL ORDEN
- Administración de medicamentos
Evolución y órdenes médicas
Notas de enfermería
Informes de exámenes complementarios
Anamnesis
Examen Físico
Autorizaciones y exoneraciones
29
Epicrisis
Dejando para lo último los formularios ya utilizados en e mismo orden.
- En caso de especialidades se adjuntarán también los formularios
correspondientes.
- Se notificará a la sala respectiva, a los departamentos de dietética, información y
otros (baños, ropería, bienes, etc.) según fuere el caso, el ingreso del nuevo
paciente el mismo que será enviado con su Historia Clínica, acompañado por el
empleado designado para este objeto.
PARA EGRESOS HOSPITALARIOS
 Cuando el paciente egresa del hospital se anotará en el registro de ingresos y
egresos, en la columna correspondiente, la fecha del egreso.
 Deberán ordenarse los formularios de internación de la siguiente maneera:
Epicrisis
Anamesis
Examen Físico
Examen de interconsulta, si existiese
Informe de exámenes complementarios, si existiese.
Anestesia, si existiese
Protocolo operatorio, si existiese.
Obstetricia, si existiese
30
Otras especialidades si existiese
Nota de evolución y órdenes médicas
Signos vitales
Notas de enfermería
Autorizaciones y Exoneraciones, si existiese
Miscelánea
 Se adjuntará a la Historia Clínica el “Informe Estadístico de Egreso del
establecimiento hospitalario”, que había sido usado como referencia para el
cuadro de disponibilidad de camas de la sección Admisión, sector Ingresos y
Egresos hospitalarios.
 Del análisis de los censos diarios y del registro de ingresos y egresos, se
extraerá una lista de las historias que por cualquier motivo no hubieran llegado
a este sector, luego de egresar. Se deberá solicitar con insistencia la más
pronta devolución.
EMERGENCIA
 En este servicio se llenará el formulario de emergencias por cada paciente que
concurra a él, anotándolo además en el registro correspondiente.
 Se pondrá singular atención en los casos de accidentes, envenenamientos o
violencias dando inmediatamente cuenta de toda sospecha a la policía y
registrado fielmente lo solicitado en el párrafo correspondiente del formulario.

31
 Cuando el paciente necesita ser hospitalizado se notificará inmediatamente
al servicio respectivo y se conducirá al enfermo sin pérdida de tiempo
acompañándolo con el formulario de emergencia así como un juego de los
formularios de internación correspondiente al servicio en el cual va a ser
internado.
 Se elaborará la orden de internación en duplicado adjuntando el original a la
historia provisional dejando la copia en el servicio.
 Posteriormente al ingreso hospitalario regularizará su ingreso de acuerdo a lo
descrito en el item correspondiente.
 Cuando el paciente es citado a consultorio externo se deberá establecer en el
formulario de emergencia “Citado Consulta Externa”
PARA LA SECCIÓN ARCHIVO CENTRAL DE HISTORIAS CLÍNICAS
Como Se ha establecido en la Norma IV, todas las historias clínicas estarán ubicadas
en un solo lugar, constituyéndose éste en el archivo central de historias clínicas.
 Proporcionará las Historias Clínicas solicitadas por las diferentes servicios del
establecimiento. En casos especiales se podrán entregar Historias Clínicas,
previa autorización escrita del director, preparando las tarjetas de reemplazo de
acuerdo a las normas establecidas.
 Deberá velar por las óptimas condiciones de mantenimiento de las Historias
Clínicas bajo su custodia, evitar en lo posible que el sol caiga directamente
sobre ellas, aireación sistemática del local, vigilancia por la aparición de

32
gusanos devoradores de papel. En caso de que esto ocurra avisar con
prontitud para hacer decintezar el local.
 Verificar la integridad de las Historias Clínicas que llegan procedentes de las
secciones Procesamiento de Datos y del sector de Consulta del
establecimiento.
 Ordenar definitivamente los formularios dentro de la Historia Clínica antes de
ser archivada en el siguiente orden:
Primera hoja
Admisión y Alta
Primer Block de Formularios
Los de Consulta Externa de atención curativa con la fecha de la atención
más reciente arriba.
Segundo Block de formularios
Los de consulta externa de atención preventiva con la fecha de la
atención más reciente arriba.
Tercer Block de formularios
Los resultados de los exámenes complementarios relacionados con toda
la atención ambulatoria, con la fecha del informe más reciente arriba.

33
Cuarto Block
 Los grupos de formularios que comprenden cada internación con
la internación más reciente arriba.
 Verificar y controlar que las Historias clínicas entregadas a los
servicios sean devueltas con la prontitud deseable una vez que
las acciones realizadas con ellas hubieren finalizado.
 Debe recaudar las Historias clínicas que por cualquier motivo no
regresen al archivo y que se encuentran al nivel de los diferentes
servicios, siempre que el enfermo no se encuentre internado.
 Se incluirán dentro de las Historias Clínicas correspondientes los
informes de los servicios auxiliares de diagnóstico tales como:
Laboratorio, exámenes radiológicos, exámenes histo-patológicos,
etc. llegados a posterior del egreso o de la consulta externa.
 Se archivarán las Historias Clínicas en las estanterías de acuerdo
al método de dígito terminal simple de la forma que se aplica a
continuación:
MÉTODO
El método de archivo por dígito terminal es una forma matemática de
distribuir las Historias Clínicas en 100 secciones iguales, dentro del área
34
disponible del archivo. La repartición se base en el orden correlativo
del número de Historia Clínica.
FORMA DE ESCRIBIR EL NUMERO DE LA HISTORIA CLÍNICA
Hay que reunir los dígitos del número en grupos de uno a dos dígitos. El
método dígito terminal que se debe emplear para menos de 100.000
Historias Clínicas agrupa los 5 dígitos de la siguiente manera: 2-1-2. por
ejemplo el número 45.621 está escrito 45-6-21. Al comenzar la
numeración se completan los 5 dígitos con ceros, luego el número 1 se
anota 00-0-01. El número 345 se escribe 00-3-45.
FORMA DE LECTURA DEL NÚMERO PARA FINES DE ARCHIVO
Se lee de derecha a izquierda el número. El grupo que comprende dos
dígitos a la derecha se llama dígitos primarios y sirven para identificar la
sección, el dígito del medio se llama dígito secundario; que identifica la
división de cada sección y el grupo de dos dígitos a la izquierda se
denominan dígitos finales y van en orden ascendente dentro de la
división de la misma sección.
Ejemplo: Con el número 45-6-21
El 21 constituye la sección o los dígitos primarios
El 6 constituye la división o el dígito secundario; y
El 45 constituye el grupo de dígitos finales

35
Como hay 100 números entre 00 y 99, al dar 100 números en orden correlativo se
ubica un número en cada una de las 100 secciones. El número 45, escrito 00-0-45 va
en la sección 45.
El número 2 anotado 00-0.02- se coloca en la sección 02, etc.
Al momento de fijar la sección, se debe fijar la división.
En cada sección, hay diez posibles divisiones, o sea de 0 a 9 por ejemplo: el número
345 escrito 00-3-45 se archivará en la sección 45 de la división 3.
Después de ubicar la división hay que fijar los dígitos finales que van en orden
ascendente en cada división. Por ejemplo, el número 445 escrito 00-4-45, es el primer
número de la división 4 de la sección 45 y el número 1.445 escrito 01-4-45 es el
segundo número de esta división.
Todas, las 100 secciones del archivo, se expanden uniformemente. Cada 100
números, uno corresponde a cada sección primaria.
00-0-00
00-0-01
00-0-02
00-0-03
También las divisiones se extienden uniformemente. De los primeros 1000 números
proporcionados, uno corresponde a cada división de una sección.
00-0-01 00-0-99
00-1-01 00-1-99
36
....... .......
....... .......
00-9-01 00-9-99
De igual manera los dígitos finales aumentan uniformemente.
De cada 1000 números, uno corresponde a cada dígito final de la división de una
sección.
00-0-01 00-1-01
01-0-01 01-1-01
Según esto, la Historia Clínica 24-1-36 estará archivada en la sección 36 división 1 y
entre las historias 23-1-36 y 25-1-36.
La Historia clínica número 99-7048, estará archivada en la sección 48 división 7 y
entre la Historia Clínica número 98-7-48 y la tabla que separa la división 7 de la
división 8 de la misma sección y cuya primera Historia clínica será la 00-8-48.
En los establecimientos de acuerdo a los cálculos establecidos, tuvieron un archivo
central con menos de 10.000 Historias, se deberá usar la siguiente pauta:
Dividir el número de cuatro dígitos en dos grupos de dos dígitos cada
uno. Los dos dígitos a la derecha son los dígitos primarios a los dos a la
izquierda son los dígitos finales.
El número2135 se escribe 21 – 35, el 35 constituye la sección primaria y
el 21 constituye los dígitos finales.

37
Con este método de cada 100 números dados uno corresponde a la
sección primaria. El número 21 – 35 estará archivado en la sección 35
entre las Historias Clínicas 20 –35 y 22 – 35.
La Historia Clínica número 99 – 01 estará archivada en la sección 01
entre las historias 98 – 01 y la tabla que separa la sección 01 de la
sección 02 y cuya primera Historia Clínica será la 00 – 02.
Dado el volumen de Historias que pueden acumularse por el transcurso de los años, y
que muchas de ellas tienen anotado acciones por una sola vez, se implantará dos
tipos de archivo: Archivo Activo y Archivo Pasivo.
NORMA INTERNA
Toda Historia Clínica con una antigüedad de cinco años o más desde la última acción
anotada debe pasarse a un archivo pasivo. Por lo tanto se deben crear en cada
establecimiento dos sectores en el archivo Central.
ARCHIVO ACTIVO
En el que deben incluir todas las Historias Clínicas que tengan acciones
anotadas por menos de cinco años de antigüedad.
Se deben ordenar de acuerdo al método dígito terminal ya explicado.
ARCHIVO PASIVO
38
En él se deben incluir todas las Historias Clínicas que no hayan tenido
movimiento por espacio de cinco años o un año después del fallecimiento del
titular.
Estas Historias serán ordenadas correlativamente por un número único.
Para establecer un sistema de control del préstamo de las Historias Clínicas se deben
establecer dos sistemas de control diferente que corresponden a los dos tipos de
préstamo: para menos de 24 horas o para más de este lapso.
Sistema de Control de Préstamo para menos de 24 horas:
Este sistema se usa para el envío de las Historias Clínicas a las
consultas externas, además de los listados de control enviados.
El sistema utiliza cartones de diferentes colores: ejemplo rojo y azul. El
tamaño del cartón es de 6 cm. de altura por 32 cm. de ancho.
Al sacar las Historias Clínicas del archivo para el uso de un día dado se
usará la tarjeta de reemplazo de un color. Al archivar las Historias
Clínicas se sacan las tarjetas de reemplazo. Si una historia clínica no fue
devuelta debido a la internación de la persona, se cambiará la tarjeta de
reemplazo por una de “más de 24 horas”.
Al finalizar la labor de archivo, las Historias Clínicas del día deben ir
reemplazando a los cantones.

39
No deberá quedar ningún cartón de reemplazo del color usado en ése
día en el archivo, en caso contrario queda visualmente indicado el lugar
donde falta una Historia Clínica.
Para el siguiente día se usarán los cartones de reemplazo del otro color.
Con este sistema se pueden sacar Historias Clínicas para el día
siguiente si hay un sistema de citas establecido en el establecimiento
antes de terminar el rearchivo de las Historias Clínicas utilizadas en el
día.
Sistema de Control para el Préstamo por más de 24 horas
El sistema se usa para el envío de las Historias Clínicas de pacientes
hospitalizados, para estudios médicos, para el uso de las Historias
Clínicas por el Comité de Historias Clínicas, etc.
Con este sistema de tarjetas se utilizará papeletas individuales para
cada Historia presentada que se archivarán en un tarjetero por la fecha
del préstamo.
Se utilizará un cartón de diferente color al de la carpeta con las
dimensiones 24 cm. de altura y por 32 cm. de ancho.
Al prestar una Historia Clínica se anotarán los siguientes datos en la
tarjeta:
 El número de la Historia Clínica

40
 El destino de la misma
 La fecha del préstamo
PARA LA SECCION PROCESAMIENTO DE DATOS
Tiene a su cargo la recolección, centralización, verificación de los partes de las
actividades de todos los servicios médicos y administrativos del establecimiento de
salud, así como la centralización de la información básica correspondiente a los
sistemas de estadística vitales, enfermedades transmisibles de notificación obligatoria
correspondiente a su área de acción.
Para una mejor interpretación de los procedimientos que se deben seguir y lograr una
mayor comprensión de los mismos se ha desglosado este capítulo en:
procedimientos de recopilación de estadísticas de establecimientos, de estadísticas
vitales, de estadísticas de notificación de enfermedades transmisibles.
Estadística de Establecimientos
En cada consultorio externo, independientemente de su especialidad deberá
llevar el formulario “Parte Diario de Consulta Externa” cuyos items se
encuentran explicados en el instructivo correspondiente, que deberá ser
transmitido a la Sección Procesamiento de Datos inmediatamente después de
haber otorgado la última consulta.
Se verificará el contenido de los mismo haciendo los reparos que fueren
necesarios.
41
Se realizarán las sumas verticales correspondientes a las columnas indicadas.
 De acuerdo a la disponibilidad de recursos humanos se realizarán las
codificaciones de los diagnósticos según la clasificación de enfermedades
establecidas.
 Se verterán los datos recabados en la hoja de concentración de partes diarios
mensuales.
 El último día de cada mes se realizarán las sumas totales de las hojas de
concentración mensuales que, serán transmitidas a nivel provincial antes de
los cuatro primeros días de cada mes, conjuntamente con el resto de los
informes.
De Hospitalizaciones
 Por cada egreso hospitalario se anotará en un renglón de los formularios
Análisis diario de Egreso los datos requeridos y especificados en las
instrucciones correspondientes, previa revisión en profundidad de la cantidad e
integridad de la información aportada.
 De acuerdo a los recursos humanos disponibles se deberá elaborar el tarjetero
índice de diagnóstico, operaciones y otros de acuerdo a las normas para cada
uno de ellos.
 Se prepararán las hojas de Auditoría para someterlas al Comité de Historias
Clínicas las seleccionadas para tal fin.

42
 Elaborará los certificados médicos requeridos con autorización previa de la
Dirección.
 Con los resultados de los censos diarios o registros de enfermería, según sea
el sistema adoptado por el establecimiento y que son enviados, por la Sección
Admisión, previa verificación, deberán concentrarse directamente en la planilla
de resumen diario de pacientes hospitalizados. La concentración se realiza por
sala.
 Estos totales serán a su vez concentrados en el formulario de resumen general
diario. El total de las columnas que componen este formulario darán el
movimiento general del Hospital en forma mensual.
 Esta planilla deberá ser transmitida a la Jefatura Provincial así como el
#Informe Estadístico de Egresos del Establecimiento Hospitalario”.
 Los partes diarios de los diferentes sectores que componen servicios auxiliares
de diagnósticos (laboratorio, radiología, etc.) y los servicios administrativos
(lavandería, farmacia, cocina, etc.) deberán ser concentrados de la misma
forma que la antes descrita en los formularios correspondientes a cada uno de
los items.
 Calculará los índices necesarios con el fin de que el Director del
establecimiento pueda realizar las evaluaciones de sus servicios. Se seguirán
las pautas indicadas en el Informe Mensual para la Dirección del
Establecimiento.
43
 Colaborará con los trabajo científicos y de investigación para los cuales se les
solicite colaboración, así como en los trabajos relativos a docencia.
Estadísticas Vitales
Nacimientos
 Concentrará todos los “Informes Estadísticos del Nacimiento” ocurridos en el
área de acción del establecimiento y que serán transmitidos por la oficina de
Registro Civil, y concentrará en la planilla correspondiente los resultados que
se indican en las columnas.
 La información individual tanto como la concentración serán enviadas a la
Jefatura Provincial mensualmente, antes de los días cuatro de cada mes.
Defunciones
 Se procederá de la misma forma que en lo descrito en nacimientos, a
excepción de la causa de muerte que será codificada de acuerdo a la
disponibilidad de los recursos humanos. Dicha concentración así como los
certificados de defunción deberán ser enviados a la Jefatura Provincial de cual
depende el establecimiento antes de los cuatro primeros días de cada mes.
Estadísticas de Notificación de Enfermedades Transmisibles

44
 La denuncia de las enfermedades de notificación obligatoria se realizará en
formularios individuales.
 La oficina de procesamiento de datos deberá recolectar la información
proveniente del propio establecimiento, de los médicos que tienen su área de
actuación en la jurisdicción del establecimiento; parteras, laboratoristas y todo
el otro personal indicado en el código de la Salud, y concentrarlo de acuerdo al
manual de instrucciones respectivo, poniendo especial énfasis en la
depuración, con el objeto de evitar publicaciones en la información.
 Las planillas de concentración, así como los informes individuales deben
enviarse a la Dirección Provincial de la cual el establecimiento depende, en
forma semanal. En caso de que no hubiere notificaciones, deberá enviarse la
plantilla de concentración únicamente indicando que no existe casos de
enfermedades transmisibles de notificación obligatoria.
MANUAL PARA LA ORGANIZACIÓN DEL DEPARTAMENTO PROVINCIAL DE
ESTADÍSTICAS DE SALUD
1.- OBJETIVOS
1.1 Centralizar la información básica proveniente del Nivel Periférico.
1.2 Realizar las concentraciones de acuerdo a los diferentes sistemas.
1.3 Analizar la información con fines evaluativos.
1.4 Transmitir la información concentrada según el sistema.

45
2.- DEPENDENCIA .
Dependerá directa e indirectamente del Director Provincial de salud.
3.- LINEAS DE COMUNICACIÓN
Se realizará a través del Director Provincial de salud, o a quien corresponda
excepto los formularios de reparo y el de los trámites rutinarios para la
transmisión de la información, que se realizará directamente a la División
Nacional de Estadística del Ministerio de Salud Pública.
4.- FUNCIONES
Las funciones del Proceso Provincial de Estadística de Salud son:
 Control de la recepción de la información básica, tabulación con los datos
según el sistema, análisis evaluatorio, transmisión de la información a Nivel
Central, supervisión a nivel de los establecimientos que componen el área
de atención periférica.
RECEPCIÓN
 Recibir y registrar la información recogida por los niveles periféricos.
 Controlar la integridad de la información recibida.
 Codificar los items que deben ser elaborados.
 Hacer los reparos de salida que fueren necesarios
 Transmitir los formularios de reparo al nivel del establecimiento que
correspondiere.
PROCESAMIENTO Y ANÁLISIS
46
 Tabular en forma manual los datos requeridos en los formularios 525 de
concentración de acuerdo a cada sistema.
 Calcular los índices necesarios con el fin de que el Director Provincial o a quien
delegue pueda realizar una evaluación de la Provincia.
TRANSMISIÓN DE LA INFORMACIÓN
La información vertida en los formularios de concentración debe enviarse antes
de los 8 primeros días de cada mes al Proceso de Estadística de Salud del
Nivel Central.
5.- FUNCIONES DEL COORDINADOR PROVINCIAL DEL PROCESO DE
ESTADÍSTICA DE SALUD
 Dirigir y asumir las responsabilidades en la ejecución de las tareas.
 Asignar tareas, determinar funciones y delegar responsabilidades en el
cumplimiento de las mismas.
 Presentar a las autoridades competentes informes y recomendaciones sobre
los servicios de estadística.
 Coordinar las actividades del Personal del Proceso y las acciones con otros
organismos.
DEFINICIONES Y REGLAS PARA LA DETERMINACIÓN DE INDICADORES
INTRODUCCIÓN
La necesidad de disponer de una nomenclatura similar en la elaboración y análisis de
la información estadística, como también de una tecnología común para informes y registros,
47
es conveniente utilizar las siguientes definiciones y criterios en todos los Establecimientos
y Actividades.
En términos generales puede decirse que un indicador es aquel que demuestra o
señala algo ( una situación, estructura, composición, etc.) ya que es un instrumento
diseñado y usado para valorar el grado de cumplimiento de las actividades y de los objetivos
del Sistema de Información.
Los indicadores deben reunir una serie de elementos para que sean utilizados como
tales. En primer lugar debe considerarse su validez interna y externa, por lo tanto éstos
deben tener las siguientes características: Disponibilidad, cobertura, Calidad de los Datos
Básicos, Comprensibilidad, simplicidad y Poder Descriminativo.
Es la División Nacional de Estadísticas del Ministerio de Salud Pública del Ecuador, la
que tiene la tarea de: Normatizar, Asesorar, Coordinar y Apoyar las actividades estadísticas
en todos los organismos que ejercen actividades de salud y efectuar investigaciones en base
a la información recolectada; por tal motivo ponemos a disposición de la Salud Pública el
presente folleto, el cual tiene definiciones y fórmulas de cálculo que deben ser aplicadas en
cada uno de los Establecimientos de Salud a nivel Nacional, con el fin de alacanzar:
igualdad, calidad y cobertura de la información.
La División Nacional de Estadística de Salud al hacer la entrega de esta publicación,
espera por parte de las autoridades y usuarios, las opiniones y sugerencias pertinentes con
el fin de perfeccionar el presente folleto.
Las definiciones y fórmulas de cálculo son de uso Internacional con aplicación a Nivel
Nacional.
48
HOSPITAL:
Es un establecimiento donde ingresan pacientes que padecen o se supone
padecen de enfermedades o traumatismos, así como parturientas, a los que
puede dispensárseles asistencia médica de corta o larga estancia. Diagnóstico,
tratamiento, rehabilitación.
El hospital además, puede o no tener servicios de asistencia para pacientes
ambulatorios y asistencia domiciliaria.
CENTRO DE SALUD HOSPITAL:
Es una unidad operacional implementada para producir acciones de salud
integral de tipo ambulatorio, como énfasis en Salud Materno Infantil,
Inmunizaciones, Nutrición y Saneamiento Ambiental, así como internación
Gineco0bstétricas, Pediatría y Emergencias Clínico Quirúrgicas.

49
El Centro de Salud Hospital ofrecerá atención tanto a la persona sana como
a la enferma, pudiendo ser ésta: ambulatoria, de hospitalización o domiciliaria.
CENTRO DE SALUD:
Es una unidad operacional implementada para producir acciones de Salud
Integral de tipo ambulatorio ubicada preferentemente a nivel de cabeceras
Provinciales.
SUB – CENTRO DE SALUD:
Es una unidad operacional implementada para producir acciones mínimas de
salud integral de tipo ambulatorio ubicado preferentemente a nivel de
cabeceras parroquiales de importancia; pueden o no tener camas de
emergencia.
PUESTOS DE SALUD:
Es la unidad mínima de salud implementada con personal auxiliar para producir
acciones de atención médica simplificada y control de saneamiento ambiental,
se encuentra ubicado en cabeceras parroquiales de menor importancia o en
recintos y anejos.
HOSPITAL GENERAL:
50
Es un establecimiento que brinda servicios de internación, tratamiento y
rehabilitación a personas de todas las edades que padecen o son sospechosos
de padecer ciertas enfermedades.
Un Hospital General no necesariamente tiene todos los servicios de atención
médica a todas las edades pero se provee al menos los servicios básicos de
clínica médica, cirugía, obstetricia y pediatría, además de un número variable
de servicios especializados.
HOSPITAL ESPECIALIZADO:
Es un establecimiento reservado primariamente para el diagnóstico y
tratamiento de pacientes que padecen una enfermedad específica o una
afección de un sistema o reservado para el diagnóstico y tratamiento de
condiciones que afectan a un grupo de edad específica.
HOSPITAL ESPECIALIZADO DE AGUDOS:
Es un establecimiento que cubre una especialidad cuya atención demandan los
enfermos internado con un promedio de permanencia no mayor de 30 días de
estada.
HOSPITAL ESPECIALIZADO DE CRÓNICOS:
Es el establecimiento que cubre una especialidad cuya atención demandan los
enfermos internados con un promedio de permanencia mayor de 30 días de
estada.
51
SERVICIO:
Es la unidad ejecutiva intermedia que agrupa una o varias salas afines ya sean
estas para uso técnico o administrativo.
Ej: Servicios técnicos, pueden ser de clínica médica, de cirugía, de
alimentación, enfermería, etc.
Como servicios administrativos dentro de un hospital pueden mencionarse:
mantenimiento, inventario, lavandería, etc.
SECTOR:
Sub-unidad menor que realiza una determinada actividad ya sea técnica o
administrativa, cuenta con un jefe o responsable, tiene producción propia y
gastos atribuibles al sector.
SECTOR DE INTERNACION O SALA:
Es un sector del Hospital destinado a la hospitalización de pacientes, es decir,
cuenta con camas hospitalarias.
Para los fines del censo diario y otros requerimientos estadísticos se
individualizará como el conjunto de camas dependientes de un jefe que puede
abarcar una o más salas o partes de ella, o bien un conjunto de piezas anexas
o no a una sala.
52
CONSULTA EXTERNA:
Es un sector del establecimiento de Salud destinado a la atención ambulatoria
de individuos dentro de cada Especialidad Médica, incluyendo Acciones de
Fomento.
Este sector tiene su asiento en un local dotado de instrumental necesario,
denominado Consulta Externa General propiamente dicha y Emergencia.
CAMA HOSPITALARIA:
Es aquella instalada para el uso regular de los pacientes hospitalizados.
Una cama hospital implica recursos de personal, espacio, equipos y material
para la atención del paciente.
Se incluye entre las camas de Hospital, además de las de adultos de tamaño
normal, las camas de niño de tamaño reducido, con o sin barandas y las cunas
de Recién Nacido Patológico.
No se cuentan como camas hospitalarias las cunas de reién nacidos sano en el
hospital, las cunas de lactantes sanos que acompañan a la madre durante el
período de internación de ésta.
Tampoco se cuentan como camas de hospital las camas de trabajo de parto,
las ubicadas en los servicios generales de diagnóstico y tratamiento, utilizadas
para pacientes que se retiran después de haber recibido atención (Por ej: las
53
de metabolismo basal, rayos X, etc). Las ocupadas por pacientes en los
consultorios de emergencia mientras esperan ser internados, las camas de
médicos y otro personal del establecimiento ni las que están en depósito.
CAMA DISPONIBLE:
Es la cama realmente instalada en el hospital en condiciones de uso para la
atención de pacientes hospitalizados, independientemente de que estén o no
ocupadas.
El número de camas disponibles puede variar diariamente debido a:
1.- Que se agreguen camas por demanda estacional, emergencia, etc.
2.- Que se retiren camas para reparación, desinfección, pintura del local,
clausura temporal del servicio, etc.
Deben contarse como camas disponibles las camas oscilantes, los pulmotores,
las incubadoras, las de pre-parto y de post-operatorio en el caso de que
estén ocupadas por pacientes que no tienen reservada una cama en el
sector correspondiente.
Todo ingreso a hospitalización involucra la ocupación de una cama
hospitalaria.
No deben considerarse ingresos:
1.- Los recién nacidos en el establecimiento;
2.- Los nacidos muertos en el estalecimiento:
3.- Las personas que mueren mientras son trasladadas

54
al establecimiento.
4.- Las personas que mueren en el consultorio de emer
gencia.
4.- Las transferencias de pacientes de un sector de inter
nación a otro dentro del hospital.
DOTACIÓN MÁXIMA DE CAMAS:
Es el mayor número teórico de camas con que puede contar un Hospital de
acuerdo con el espacio disponible no sólo el número de metros cuadraos
adecuados para cada cama, sino también para el equipo fijo que se requiere
adjunto a una cama hospitalaria y que este espacio esté localizado en áreas
que reúnan los requisitos mínimos de seguridad y accesibilidad que una cama
hospitalaria necesita.
No debe confundirse la capacidad máxima con la dotación normal de camas.
DOTACIÓN NORMAL DE CAMAS:
Es el número de camas asignadas al establecimiento por la autoridad
competente y que funcionan regularmente para la internación de pacientes en
períodos de actividad normal.
La dotación normal de camas debe actualizarse periódicamente en lapsos no
menores de un año.
55
Para los hospitales oficiales la dotación será propuesta por el Director del
Establecimiento para su aprobación por el organismo del cual depende.
La dotación normal de camas no está afectada por las fluctuaciones
temporarias de las camas que se agregan o se clausuran por periodos cortos
de tiempo.
CUNAS:
Es el equipo instalado en el Servicio de Obstetricia para el alojamiento de los
recién nacidos en el hospital, las cunas están destinada al cuidado de los
recién nacidos en el hospital y que permanecen después del parto, durante el
periodo de tratamiento de la madre.
DIA PACIENTE:
Es el conjunto de servicios brindados a un paciente hospitalizado en un periodo
comprendido entre las 0 horas y las 24 horas de un día censal.
Es decir, que la función brindada diariamente a cada paciente hospitalario se
computa como Día-Paciente.
El total Día-Paciente de un período se obtiene sumando el número diario de
Días-Paciente de ese período.
DIAS DE ESTADA:
56
Es el número de días de permanencia en el hospital de un paciente
egresado, comprendido entre la fecha de ingreso y la fecha de egreso.
Para el cálculo se cuenta el día de ingreso pero no el de egreso.
A los pacientes ingresados y egresados n el mismo día se le computará 1 (uno)
día de estada.
TIEMPO DE PRE-OPERATORIO:
“Días de permanencia en el hospital de un paciente operado comprendidos
entre la fecha de su ingreso y la de la operación”.
Para el cálculo se cuenta el día de ingreso pero no el de la operación.
Si el paciente fue operado el mismo día del ingreso se anotará un día.
PROMEDIO DIARIO DE CAMAS DISPONIBLES:
Es el número de camas que en promedio estuvieron disponibles diariamente.
Se obtiene dividiendo el total de días-cama disponibles durante un período
entre el número de días del período.
FÓRMULA:
Total de días-cama disponibles de un período dado

57
Número de días del mismo período
El total de días-cama disponibles del período se obtienen del censo diario.
PROMEDIO DE DIAS-PACIENTE: (CENSO PROMEDIO DIARIO)
Es el número promedio de pacientes hospitalarios recibiendo atención diaria
durante un período.
Se obtiene dividiendo el total de Días-Paciente durante un período por el total
de días de dicho período.
FORMULA:
Total de Días-Paciente en un período dado
Número de días del mismo período
Los datos para su cálculo se obtienen del Censo Diario.
PROMEDIO DE DIAS DE ESTADA AGUDOS:
Es el número de días que en promedio ha permanecido hospitalizado un
paciente egresado.
58
Se obtiene dividiendo la suma de días de estada de los pacientes egresados
en un período sobre el número de egresos del período.
FORMULA:
Total de días de estada de los pacientes egresados en un
Periodo dado
Número de egresos en el mismo período
Los datos para este cálculo se obtienen del Formulario MSP HCU form. 001
Admisión y Alta.
PROMEDIO DE DIAS DE ESTADA CRÓNICOS:
FORMULA:
Total Días-Paciente en un período dado
Número de egresos del mismo período
Los datos para este cálculo se obtienen del Censo Diario.
PORCENTAJE DE OCUPACIÓN DE CAMAS
Es el porcentaje de camas que estuvieron ocupadas diariamente durante un
período.
59
Se obtiene el total de Días-Paciente o Días Cama Ocupados del total del
período entre el total de días-cama disponibles del período y multiplicado por
100.
FORMULA:
Total de días-paciente de un período dado X 100
Días-cama disponibles del mismo período
Los datos para este cálculo se obtienen del Formulario MSP-HCU form. 001
Admisión y Alta.
PROMEDIO DE DIAS DE ESTADA CRÓNICOS:
FORMULA:
Total Días-Paciente en un período dado X 100
Los datos para este cálculo se obtienen del Censo Diario.
PORCENTAJE DE OCUPACIÓN DE CAMAS:
Es el porcentaje de camas que estuvieron ocupadas diariamente durante un
período.
60
Se obtiene el total de Días-Paciente o Días Cama Ocupados del total del
período entre el total de días-cama disponibles del período y multiplicado por
100.
FORMULA:
Total de días-paciente de un período dado X 100
Días-cama disponibles del mismo período
Los datos para calcular este porcentaje se obtienen del Censo Diario. También
puede calcularse el porcentaje de ocupación teórico colocando en el
denominador el total de días-cama de dotación del período.
GIRO DE CAMAS:
Es una unidad de utilización de camas que indica el número de pacientes
egresados por cada cama durante un período.
Se obtiene dividiendo el número de egresos por el promedio de camas
disponibles durante un período.
FORMULA:
Total de egresos de un período dado
Promedio de camas disponibles del mismo período
Los datos para su cálculo se obtiene del Censo Diario.
También puede calcularse el giro de camas teórico colocando en

61
El denominador las camas de Dotación.
INTERVALO DE GIRO:
Es una medida que indica el tiempo durante el cual una cama permanece
desocupada en promedio durante un período.
Se obtiene dividiendo el número de días-cama desocupadas por el número de
egresos.
FORMULA:
Total de días-cama desocupadas durante un período
Los datos para su cálculo se obtienen del Censo Diario.
CONSULTA MÉDICA:
Es la atención brindada por el médico a un paciente ambulatorio.
Si un paciente recibe varias atenciones por médico en un mismo día, ya
sea en la misma o distinta sala, deberán computarse tantas consultas
como atenciones médicas recibidas.
CONSULTA MEDICA DE PRIMERA VEZ:
Es la consulta médica brindada a un paciente por primera vez por una
determinada enfermedad o acción de salud y un determinado servicio.

62
En el caso del que el paciente concurra al mismo servicio o a otro por
otra enfermedad o acción de salud, se computará nuevamente como
consulta de primera vez.
CONSULTA MEDICA SUB-SECUENTE:
Es la consulta médica brindada a un paciente por segunda vez o ulterior
y por una determinada enfermedad o acción de salud.
CONSULTA DE MORBILIDAD:
Es la atención brindada por un profesional a las personas, en relación a
un cuadro patológico dado, producido por la demanda espontánea o
programada en la consulta externa de un establecimiento de salud.
PRIMERA CONSULTA DE MORBILIDAD:
Es la atención brindada por un profesional a un paciente por primera vez
en el transcurso de un estado patológico determinado,
independientemente de la duración del mismo.
En el caso de que un paciente concurra al servicio, por otro estado
patológico, se computará nuevamente una consulta de primera vez..
CONSULTA SUBSECUENTE DE MORBILIDAD:

63
Es la atención brindada a un paciente en el transcurso de una
patología, por segunda vez o ulterior.
PORCENTAJE DE CONSULTAS DE PRIMERA VEZ:
Mide el peso que tienen las consultas de primera vez en el total de
consultas, expresando en término de porcentaje.
Se obtiene dividiendo el número de consultas por primera vez durante
un período por el total de consultas en dicho período.
FORMULA:
Total de Consultas de Primera vez durante un
Período dado X 100
Total de consultas en el mismo período
CONCENTRACIÓN DE CONSULTAS:
Mide el promedio de consultas por cada consulta de primera vez.
El cálculo se obtiene dividiendo el total de consultas (primeras más
subsecuentes) para el número de consultas de primera vez.
FORMULA:
Total de consultas (Primeras más Subsecuentes)
Durante un período dado

64
Número de consultas de primera vez en el mismo
Período
Los datos se obtienen del informe diario de Consulta Externa.
PROMEDIO DIARIO DE CONSULTA:
Es el número de consultas que en promedio se brindaron por día de atención
durante un período.
En la consulta externa se calcula dividiendo el total de consultas (primera vez
más subsecuente) por el total de días hábiles de atención de ese período.
FORMULA:
Total de consultas en un período dado
(Primeras + Subsecuentes)
Total de días hábiles de atención en el mismo período
DIAGNÓSTICO:
“Es el proceso de reconocimiento de la presencia y características de una
enfermedad por sus signos y síntomas o; de llegar a una conclusión acerca del
estado del individuo”.
PACIENTE:
65
Es el personal que utiliza los servicios de diagnóstico y/o tratamiento de
consulta externa u hospitalización.
PACIENTE HOSPITALARIO:
Es la persona que ocupa una cama de hospital mientas recibe atenciones de
diagnóstico y/o tratamiento.
No es paciente hospitalario el recién nacido en el hospital que no requiere de
otros servicios que los normales de un recién nacido.
Los recién nacidos sólo se contarán como pacientes hospitalizados cuando
requieren cuidados especiales.
Tampoco se considera paciente hospitalizado al lactante que acompaña a la
madre mientras ésta permanece hospitalizada.
INDIVIDUO AMBULATORIO:
Es la persona que utiliza los servicios de diagnóstico y/o tratamiento de un
hospital pero que no ocupa cama del hospital.
INGRESO A HOSPITALIZACIÓN:
66
Se la entrada formal al hospital de acuerdo a las normas pre-establecidas de
una persona como “Paciente Hospitalizado”.
TRASLADO A OTRO ESTABLECIMIENTO:
Es la derivación de un paciente por parte del hospital a otro establecimiento
para continuar con el tratamiento. No se considera como traslado a otro
establecimiento cuando se realice por voluntad del paciente o familiar.
Nota: Las mismas exclusiones que para ingresos se aplican para los
egresos.
EGRESOS DE HOSPITALIZACION:
Es la salida del establecimiento de un paciente hospitalizado.
Un Egreso implica la conclusión del período de hospitalización y la
desocupación de una cama de hospital, ya sea por alta o por defunción.
PROMEDIO DIARIO DE EGRESOS:
Es el número promedio de egresos diarios de los pacientes hospitalizados en
un período.
67
Se calcula dividiendo el número de egresos durante un período dado entre el
número de días del mismo período.
FORMULA:
Total de egresos en el período
Número de días en el mismo período
El dato de egresos se obtiene del Censo Diario.
ALTA:
Comprende todas las circunstancias en que un individuo se retira del
establecimiento por alguna de las siguientes razones:
1. alta médica definitiva;
2. Alta médica transitoria;
3. Traslado a otro establecimiento;
4. Por otras causas (retiro voluntario, fuga, disciplina, etc.)
ALTA MÉDICA DEFINITIVA:
Es el egreso de un paciente con autorización médica que implica la finalización
del tratamiento (sin indicación de reingreso por el mismo proceso o episodio).
ALTA MÉDICA TRANSITORIA:

68
Es el egreso de un paciente con autorización médica que implica la
finalización de una etapa del tratamiento (con indicación de reincidir dentro de
un período determinado, la continuidad del tratamiento por el mismo proceso).
DEFINICIONES DE CONSULTAS
PRIMERA CONSULTA DE MENORES DE UN AÑO:
Se denomina primera consulta de menores de un año al cnjunto de
prestaciones brindadas, según normas, por primera vez a un niño comprendido entre o y 364
días de edad.
PRIMERA CONSULTA PRE-ESCOLAR:
Se denomina primera consulta pre-escolar, al conjunto de prestaciones
brindadas, según normas, a los niños comprendidos entre 1 y 4 años.
PRIMERA CONSULTA PRENATAL:
Se denomina primera consulta prenatal al conjunto de prestaciones brindadas
según normas, por primera vez en el transcurso de cada embarazo.
PRIMERA CONSULTA POST.PARTO
Se denomina primera consulta de post-parto al conjunto de prestaciones
brindadas según normas, por primera vez en cada puerperio entre las 3 y 40
días posteriores al parto.

69
No se debe confundir esta consulta con las prestaciones que realizan en el
post-parto inmediato (menores de 3 días) hasta el alta.
PRIMERA CONSULTA DE REGULACIÓN DE LA FECUNDIDA:
Se denominan primera consulta de regulación de la fecundidad al conjunto de
prestaciones brindadas, según normas, a la mujer que adopta un método anticonceptivo por
primera vez en esa Unidad Operativa.
ATENCIÓN PRENATAL:
Comprende las consultas, primeras y subsecuentes brindadas según norma
durante el embarazo hasta que éste termine.
ATENCIÓN DEL PARTO:
Es la asistencia, por personal profesional, efectuada en el establecimiento de
salud o en el domicilio.
ATENCIÓN POST-PARTO:
Es la consulta brindada en el establecimiento o en el domicilio, en el período
comprendido entres los 3 y 40 días posteriores al parto.
REGULACIÓN DE LA FECUNDAD:
70
Comprende las consultas primeras y subsecuentes, brindadas según normas
a las mujeres que demandan estos servicios.
DETECCIÓN OPORTUNA DEL CANCER (D.O.C.):
Es la toma de muestra cervical (Papanicolao) según norma, realizada a las
mujeres comprendidas entre los 20 y 65 años de edad.
CONTROL DE MENORES DE UN AÑO:
Son las consultas, primeras, y subsecuentes, dadas según normas a los niños
comprendidos en este grupo de edad ( o a menos de 12 meses de edad).
CONTROL DE PRE-ESCOLARES:
Son las consultas, primeras y subsecuentes, dadas según normas a los niños
comprendidos entre u uno menos de seis años de edad.
CONTROL A ESCOLARES:
Es la consulta realizada en la escuela o en el establecimiento de salud, según
normas, a los escolares matriculados en primero y sexto grado.
CONSULTAS SUBSECUENTES EN SALUD MATERNO INFANTIL Y BIENESTAR
FAMILIAR.
71
Durante el embarazo hasta que éste termine; durante el uso de
anticonceptivos; en el niño menor de un año hasta que cumple un año de edad;
en el preescolar hasta que cumple seis años.
Es preciso aclarar que en le componente regulación de la fecundidad el cambio
de un método a otro; por ejemplo: de gestágenos orales a D.I.U es una
consulta subsecuente del nuevo método adoptado, es decir subsecuente de
D.I.I. Además si luego del abandono del método por cualquier causa (ver
normas), se solicita nuevamente métodos anticonceptivos, corresponde a una
consulta subsecuente del método que estaba usando, o subsecuente del nuevo
método adoptado, si así sucediera.
De acuerdo a la normatización del programa y en razón de la escala de
prioridades y racionalización del reurso, los componentes de post-parto y
control de escolares de primero y sextos grados, no tienen consultas
subsecuentes. Una consulta subsecuente debe obedecer a alguna patología y
corresponde a una consulta de morbilidad con el diagnóstico respectivo.
CONSIDERACIONES IMPORTANTES:
1. El año calendario no rompe la secuencia entre primeras consultas y
subsecuentes dentro de un mismo componente; por ejemplo: si luego de
una primera consulta prenatal efectuada en el mes de noviembre de
1977, la paciente concurre en enero de 1978 por el mismo embarazo, es
una consulta subsecuente prenatal; o si se da una primera consulta a un
niño (6 meses de edad) en el mes de octubre de 1978, al concurrir
nuevamente en febrero de 1978, al concurrir nuevamente en febrero de

72
1979 ( a los 10 meses de edad), es una consulta subsecuente de
menor de un año.
2. Sin embargo en control pre-escolar, y en razón de que se ha
normatizado para este grupo poblacional brindar una consulta anual,
deberán anotarse como primeras consultas las realizadas por primera
vez en cada año calendario.
Ejemplo: Si un niño (comprendido en el grupo de 1 a 5 años) concurre
por primera vez en septiembre de 1977 y se le brinda una consulta de
control , en una consulta de preescolar. Cuando el mismo niño concurre
nuevamente (por cita o no) en el mes de julio de 1978, es decir al año
siguiente, se notará como primera preescolar. De igual manera se
procederá en los años subsiguientes, hasta que cumpla seis años.
Las consultas subsecuentes de control pre-escolar, serán las eventuales
(no programadas) brindadas a un mismo niño durante un año calendario.
Si el niño de nuestro ejemplo anterior que concurrió por primera vez en
septiembre de 1977 regresa al servicio por algún motivo especial en el
mes de diciembre del mismo año y se le efectúa además otra consulta
de control, se anotará en la columna de subsecuente pre-escolar.
3. Los conceptos y la relación secuencial d primeras consultas y consultas
subsecuentes no se modifican por el tipo de profesional que las realice.

73
Por ejemplo: Si el Subcentro de Salud, la primera consulta prenatal
es realizada por la auxiliar de enfermería se la registrará en el formulario
correspondiente (504). Cuando posteriormente esa embarazada
atendida por el médico, éste registrará su parte Diario (506) como una
consulta subsecuente prenatal o viceversa.
4. Es necesario consignar que algunos componentes anteriormente
descritos no son excluyentes entre si y sus acciones que se pueden
realizar a una misma consulta y deben anotarse en el mismo reglón del
formulario de Parte Diario. Se pueden presentar los siguientes casos:
control prenatal y D.O.C., control post-parto, D.O.C. y regulación de la
fecundidad ; regulación de la fecundidad Y D.O.C. Además como
resultado de una consulta del Salud Materno Infantil y Bienestar Familiar,
puede detectarse alguna patología que se anotará en las columnas
correspondientes a los grupos de edad (Morbilidad) y en la de
diagnóstico principal, por ejemplo: consulta prenatal e infección urinaria;
consulta de menor de un año y luxación congénita de cadera; consulta
prenatal y sintomático respiratorio, etc.
A la inversa debe aprovecharse una consulta por patología para realizar
al mismo las acciones de salud Materno Infantil y Bienestar Familiar,
anotándose estas acciones realizadas únicamente en la H.C.U. y no en
el parte diario correspondiente.
NACIDO VIVO:
74
Es la expulsión y extracción completa del cuerpo de la madre,
independientemente de la duración del embarazo, del producto de la
concepción que, después de la separación respira y manifiesta cualquier
otro signo de vida tales como palpitaciones del corazón, pulsaciones del
cordón umbilical o contracción efectiva de algún músculo sometido a la
acción de la voluntad, haya o no haya sido cortado el cordón umbilical y
esté o no adherida la placenta. Todo producto de tal nacimiento es
considerado como nacido vivo.
DEFUNCIÓN:
Es la desaparición total y permanente de todo signo de vida en un
momento cualquiera posterior al nacimiento sin posibilidad de
resurrección.
DEFUNCIÓN FETAL:
Es la muerte de un producto de la concepción acaecida antes de su
expulsión o extracción completa del cuerpo de la madre independiente
de la duración del embarazo. La defunción está indicada porque
después de esa separación el feto no respira ni manifiesta ningún otro
signo de vida, tales como palpitación del corazón, pulsación del cordón
umbilical, o contracción efectiva de algún músculo sometido a la acción
de la voluntad.
NACIDO MUERTO:
75
Son las defunciones fetales de 28 semanas y más de gestación.
MUERTE MATENA:
Se consideran muertes materna las producidas por complicaciones del
embarazo, parto y puerperio.
TASAS DE USO HOSPITALARIO
TASA DE MORTALIDAD HOSPITALARIA:
Se utiliza para evaluar la calidad de la atención médica y sus variaciones en el
tiempo. Las más frecuentes son:
TASA BRUTA DE MORTALIDAD HOSPITALARIA:
Es la relación entre el número de defunciones ocurridas en el hospital durante
un período y el número de egresos (altas y defunciones) durante el mismo
periodo. Este índice tiene un significado limitado expresado en forma global
para el total del hospital. Hay quienes opinan que en circunstancias normales
no debe ser mayor de 3%.
FORMULA:
Número de defunciones en un período X 100
Total de egresados del período

76
Los datos se obtienen del Censo Diario.
Es la relación entre las defunciones de recién nacidos en el hospital en un
período, y los nacidos vivos en el hospital en dicho período. Algunos opinan
que no debe ser mayor del 2%.
FORMULA:
Defunciones de recién nacidos en el hospital X 100
Nacidos vivos en el hospital en el período
TASA DE MORTALIDAD PRECOZ HOSPITALARIA:
Es la relación entre las defunciones de recién nacidos en el hospital ocurridos
en los primeros siete días de vida en un período, y los nacidos vivos en el
hospital en ese período.
FORMULA:
Defunciones de menores de siete días X 100
Nacidos vivos en el hospital en el período
TASA DE MORTALIDAD FETAL HOSPITALARIA:
Es la relación entre las defunciones fetales ocurridas en el hospital y el total de
nacimientos y defunciones fetales ocurridas en un período.
FORMULA:
77
Defunciones fetales hospitalarias X 100
Nacimientos más defunciones fetales ocurridas en el
Período
TASA DE MORTALIDAD MATERNA HOSPITALARIA:
Es la relación entre el número de defunciones de pacientes
obstétricas(embarazo, parto y puerperio) ocurridas en el hospital en un período
y el número de egresos del servicio de obstetricia en ese período. No debe
exceder el 2 por 1000.
FORMULA:
Defunciones de pacientes obstétricas X 1000
Egresos de obstetricia en un período
TASA DE MORTALIDAD POR ANESTESIA:
Es el número de defunciones por causa de la anestesia y el número de
pacientes que la recibieron en el mismo periodo. (1 en 5000 como máximo).
FORMULA:
Defunciones por anestesia X 1000
Pacientes que recibieron anestesia en el período
TASA DE MORTALIDAD POST-OPERATORIA:

78
Es la relación entre el número de defunciones ocurridas a pacientes
operados dentro de los primeros 10 días post.operatorios y el número de
operaciones en ese período (menos de 1%.
FORMULA:
Defunciones durante los primeros diez días X 1000
Post-operatorios
Operaciones en el período
TASA NETA AUTOPSIAS:
Es la relación entre el número de autopsias efectuadas durante un
período a pacientes fallecidos en el hospital y el número de defunciones
ocurridas en el hospital en el mismo período. (Se excluyen los casos de
intervención policial).
FORMULA:
Número de autopsias en pacientes fallecidos
en el hospital X 100
Número de defunciones ocurridas en el Hospital
TASAS DE CESAREAS:
Es la relación entre el número de cesáreas durante un período y el
número de partos atendidos en el hospital en el mismo período.
FORMULA:
79
Número de Cesáreas X 100
Partos atendidos en el período
ESTRUCTURA DE LOS INDICADORES DE CONTROL
1. Promedio diario de consultas (PDC):
PDC = No. De consultas en el mes
No. De días de consulta en el mes
2. Proporción de familias visitadas (PFV)
PFV = No. De familias visitadas por primera vez en
El año X 100
No. Total de familias del área
(Promedio de visitas por familia (PFV):
PFV = No. De visitas a familias en el año
No. Total de familias del área
3. Proporción de embarazadas bajo control (PEC)
PEC =No. De embarazadas controladas por primera vez X100
No. De embarazadas ( o nacimientos) del área
4. Proporción de partos institucionales ( PPI)

80
PPI = No. De partos del área en CS y Hop. X 100
No. De partos del área
5. Proporción de partos por empíricas adiestradas (PEA)
PEA = No. De partos del área atendidos por EA X 100
No. De partos del área.
6. Proporción de recién nacidos controlados (PRNC)
PRNC = No. De recién nacidos del área atendidos
en el puesto X 100
No. De recién nacidos del área
7. Proporción de pre-escolares controlados (PPEC)
PPEC = No. De pre.escolares del área controlados
Por primera vez n el año X 100
No. De pre-escolares del área
8.Proporción de escolares controlaos (PEC)
PEC = No. De escolares del área controlados por
Primera vez en el año X 100
No. de escolares del área
9. Proporción de mujeres de 15-49 bajo control de planificación familiar (PMPF):

81
PMPF = No. de mujeres 15-49 años del área bajo PF X 100
No. de mujeres de 15-49 años del área
10. Proporción de dosis de DPT aplicadas (DPT)
DPT = Total de dosis aplicadas en el área X 100
Total de dosis programadas para el área
11. Proporción de dosis de BCG aplicadas (BCG)
BCG = Total de dosis aplicadas en el área X 100
12. Proporción de dosis antisarampionosa (AS):
AS = Total de dosis aplicadas en el área X 100
13. Proporción de dosis antipoliomielítica (AP)
AP = Total de dosis aplicadas en el área X 100
14. Proporción de dosis de toxoide antitetánico (TA)
TA = Total de dosis aplicadas para accidentados
Y embarazadas en el área X 100

82
Total de dosis programadas para accidentados y embarazadas en
el área
15. Proporción de muestras de baciloscopía (PMB)
PMB = No. de primeras muestras a tosedores crónicos
del área
No. de tosedores crónicos del área
16. Proporción de muestras de baciloscopía negativizadas (PBN)
PBN = No. de muestras positivas negativizadas del
Área X 100
No. de muestras positivas del área
17. Proporción de referencia de pacientes (PRP)
PRP = No. pacientes del área referidos X 100
No. de pacientes del área atendidos en PS
18. Proporción de llaves instaladas (PLLI)
PLLI = No. de llaves instaladas en el área X 100
No de llaves programadas para el área
19. Proporción de letrinas instaladas (PLI)

83
PLI = No. de letrinas instaladas en el área X100
No. de letrinas programadas para el área
20. Proporción de comunidades con grupos o comités (PCGC)
PCGC = No. de comunidades con grupos o comités
De desarrollo comunal X 100
No. de comunidades del área
21. Proporción de comunidades con promotores (PCP)
PCP = No. de comunidades con promotores de salud X 100
No. de comunidades del área
22. Proporción de comadronas adiestradas (PCA)
PCA = No. de comadronas adiestradas en el área X 100
No. de comadronas del área
23. Proporción de familias con educación sanitaria (PFES)
PFES = No. de familias recibieron primer contacto ES X 100
No. de familias de área
24. Promoción de escuelas con educación sanitaria (PEES)
PEES = No. de escuelas con primer contacto de ES X 100

84
No de escuelas del área
FORMULA DE ALGUNAS TASAS DE USO FRECUENTE EN MEDICINA Y SALUD
PÚBLICA
Como se calculará Factor por el que

TASA Numerador y denominador usualmente se
Multiplica.
No. total de defunciones o

curridas en un área dada.
Tasa de mortalidad en un año dado
General
Estimación de la población X 1000
de la misma área a la mitad
del mismo año
No. de defunciones por una

Tasa de mortalidad causa específica ocurridas en
Por causas especí una zona geográfica dada en
un año dado.
85
TASA Como Se calcula nomerador Factor por el que

y denominador usualmente se
multiplica.
Tasa de mortalidad general No. total de defunciones
ocurridas en un área dada en
un año dado. X 1000
Estimación de la población
de la misma área a la mitad
del mismo año.
Tasa de mortalidad por No. de defunciones por una
causa específica causa específica ocurridas
en una zona geográfica dada X 100.000
en un año dado.
Estimación de la población
de la misma zona a la mitad
del mismo año.
Tasa de mortalidad No. total de defunciones en
específica por edad un grupo de edad específico
de la población de una zona
geográfica da en un año .
Estimación de la población X 1.000
en el mismo grupo de edad
específica de la misma zona
a la mitad del mismo año
Tasa de mortalidad infantil No. de defunciones de
menores de un año de edad
ocurridas en una zona
geográfica dada y en un año
dado. X 1.000
No. total de nacimientos
vivos ocurridos en la
población de la misma zona
durante el mismo año.
TASA Como se calcula Factor por el que
Numerador y denominador usualmente se
multiplica.
Tasa de mortalidad precoz No de defunciones de niños X 1.000
menores de 7 días de edad
ocurridos en una zona
geográfica y en un año dado.
No. total de nacimientos y X 1.000
población de la misma zona
durante el mismo año.
86
Tasa de mortalidad neonatal No de defunciones de niños
menores de 28 días de edad
ocurridas en una zona
geográfica dada en un año
dado. X 1.000

vivos ocurridos en la misma
zona durante el mismo año.
Tasa de mortalidad infantil No. de defunciones de niños
(tardía de 1 a 11 meses) entre 1 y 11 meses de edad
dado. X 1.000
vivos ocurridos en la misma
zona durante el mismo año.
TASA DE MORTALIDAD FETAL ( MORTINATALIDAD) :
Esta tasa mide la mortalidad fetal, independientemente de la duración de la
gestación, aunque debiera calcularse en relación con el total de nacimientos
ocurridos vivos y muertos, se calcula tan solo en relación con los nacidos vivos
en primer lugar, porque los registros de éstos es más completo y en segundo
lugar, para facilitar la comparación con las tasas de mortalidad infantil y
materna que utilizan los nacimientos vivos en sus denominadores.
FORMULA:
Defunciones fetales en el período definido X 1000
Nacimientos vivos en el mismo período
NOTA: La comparación de la mortalidad fetal ente diversos paises o del mismo
país en diversas épocas, se hace difícil en primer lugar, por cambios en
el concepto de lo que debe entenderse por nacido vivo y en segundo

87
lugar por fallas en el registro, pues se omite una gran cantidad de
muertes fetales (abortos) o se clasifican como tales algunas muertes
infantiles, especialmente las ocurridas en las primeras horas de vida.
Para algunos estudios especiales, la mortalidad fetal se divide de
acuerdo al período de gestación en cuatro categorías:
Grupo I menos de 20 semanas (mortalidad fetal temprana)
Grupo II de 20 a 27 semanas (mortalidad fetal intermedia)
Grupo III de 28 semanas o más mortalidad fetal tardía)
Grupo IV no clasificada en los grupos anteriores.
Los grupos I y II constituyen lo que se denomina con frecuencia “Aborto”
y en ellos el Sub registro es enorme.
Tasa de mortalidad Muertes fetales tardías

perinatal (28 semanas o más) más
defunciones de menores
de 1 semana de edad en
una zona geográfica
dada en un año dado. X 1000
No. de nacidos vivos de
la misma zona geográfica
y en el mismo año.
TASA Como se calcula Factor por el que
Numerador y usualmente se multiplica.
Denominador
Tasa de mortalidad No. de defunciones por

materna causas relacionadas con
el embarazo, parto o
pueriperio ocurridas en
mujeres de una zona
geográfica dada en un
año dado. X 1000
misma zona durante el
mismo año
88
No. de defunciones
atribuidas a determinada
causa en una zona
geográfica dada en un
Tasa anual de mortalidad año dado. X 100
Proporcional. No. total de defunciones
por todas las causas
ocurridas en la misma
zona y en el mismo año.
No. de defunciones por
una enfermedad pero en
Total de letalidad o de dada en año dado.
morboletalidad No. de enfermos de la X 100
misma enfermedad en la
misma zona y en el
mismo año.
No. de enfermos de una

afección por existente en
dada en un determinado
Tasa de prevalencia momento o período. X 100
Estimación de la 1000
población en la misma 10000
zona y en el mismo 100000
momento o período
No. de enfermos nuevos
de una afección X
Tasa de incidencia. aparecidos durante un
año dado en una zona
geográfica dada. X 1000
Estimación de la 10000
población de la misma 100000
zona para la mitad del
año considerado.
Tasa de ataque No. de casos nuevos de
una enfermedad que
secundario. ** aparecen entre contactos
de un caso primario de la
misma enfermedad en
dada en un periodo X 100
determinado.
No. total de contactos del
casos primario durante el
mismo período.
** Tasa de ataque:
89
Usada en el estudio de epidemias. Es diferente de la tasa de morbilidad que
es anual e incluye en el denominador toda la población. El elemento tiempo es
la tasa de ataque se limita a la duración de la epidemia y tiene como
denominador solamente al sector de la población expuesto al riesgo de
enfermar durante la epidemia.
CONTACTO:
Son los individuos que tienen con el caso primario la relación necesaria para la
transmisión de la enfermedad.
CASO PRIMARIO:
Es el primer miembro del grupo cuya enfermedad llama la atención al
investigador.
CASOS SECUNDARIOS:
Son los susceptibles que enferman después de haberse puesto en contacto
con un caso primario.
No. total de nacimientos vivos

dado.
Tasa General de Natalidad. Estimación a mitad de año de X 1000
la población de la misma zona
y en el mismo año.
No. de nacidos vivos en una

zona geográfica dada en un
Tasa General de Fecundidad año dado.
90
No. de mujeres en el grupo de X 1000
edad de 15 a 49 años en la
misma zona y a mitad de ese
mismo año.
No. de nacimientos vivos
ocurridos a madres ) o padres )
de determinada edad o grupo
de edad entre los habitantes de
una zona geográfica dad en un
Tasa de fertilidad por edad año dado.
específica Población femenina ) o X 1000
masculina ) de la misma edad (
o grupo de edad) de la misma
zona y a la mitad de ese mismo
año
No. de nacimientos vivos
elegimos en determinada zona
geográfica dada en un año.
No. de mujeres de 12-44 de
Tasa de fecundidad ilegítima edad, no casadas y viudas a X 1000
mitad de ese mismo año en
esa misma zona.
Tasa de incremento Natural o No. de nacimientos vivos
vegetativo ocurridos entre los habitantes
de una zona geográfica dada
en un año dado menos el
número total de defunciones
correspondientes.
Población total de la misma
zona y a mitad del mismo año.
X 1000
o también Tasa bruta de Natalidad – Tasa Bruta de Mortalidad
ORGANIZACIÓN Y FUNCIONES DE LA DIVISIÓN NACIONAL DE ESTADÍSTICAS DE
SALUD DEL MINISTERIO DE SALUD PÚBLICA
1.- PROPÓSITOS
Promover el mejoramiento del Sistema Nacional de Estadísticas de Salud.
2.- OBJETIVOS
91
2.1 Producir directa e indirectamente, los datos requeridos para los programas de
Salud Pública.
2.2 Analizar, publicar, distribuir, y difundir toda la información Estadística en forma
oportuna para el mejor conocimiento de los problemas de salud.
2.3 Promover la utilización de la información estadística en las decisiones que se
hayan programado en el campo de la salud.
3.- DEPENDENCIA
La División Nacional de Estadística de Salud a Nivel Central, es una Dependencia de
la Dirección de Planificación.
4.- ORGANIZACIÓN
La División Nacional de Estadísticas de Salud a Nivel Central está constituido de la
siguiente forma:
4.1 Jefatura de la División
4.2 Departamento de Producción
4.3 Departamento de análisis e Investigación
4.4 Departamento de Normatización, supervisión y Adiestramiento

92
La Jefatura del Departamento está relacionada directamente en el Comité Nacional
de Coordinación y Desarrollo de las Estadísticas de Salud y de Historia Clínica.
(Decreto No. 200 publicado en el Registro Oficial No. 42 de 17 de Abril de 1972).
5.- FUNCIONES DE LA DIVISIÓN
5.1 Función de la División es: Planificar y Organizar la recolección de toda la
información estadística correspondiente a los sistemas Estadísticos de
Producción Hospitalarios, Vitales, Enfermedades Transmisibles de Notificación
Obligatoria, de Recursos Humanos y Financieros.
5.2 Establecer normas para la recolección y transmisión de datos.
5.3 Establecer normas para la implementación y organización de los servicios de
Estadística en los niveles provincial y local.
5.4 Asesorar y supervisar técnicamente a los organismos ejecutivos en cuanto al
cumplimiento de las normas y procedimienos establecidos.
5.5 Centralizar, elaborar, analizar y publicar la información recogida a los diferentes
niveles.
5.6 Difundir la publicación a los usuarios habituales y potenciales asesorándoles en
su utilización.
5.7 Realizar investigaciones especiales que resultaren del análisis de la
información y otras que se consideren necesarias
5.8 Promover, organizar, dirigir y participar en la capacitación del personal de
Estadística.
5.9 Participar en todas las tareas del Ministerio de Salud Pública relacionadas con
la elaboración, análisis y presentación de la información estadística.
5.10 Coordinar su acción con la de otros organismos.

93
5.11 Centralizar la información necesaria para Salud Pública producida por otros
organismos.
5.12 Colaborar estrechamente con el Instituto de Estadísticas dependiente del
CONADE en la recolección de los datos básicos para la producción de
Estadísticas Vitales.
5.13 Promover la celebración de reuniones o seminarios con el fin de perfeccionar
los sistemas requeridos por Salud Pública.
6.- FUNCIONES DE LA JEFATURA DE LA DIVISIÓN:
 Dirigir y asumir la responsabilidad en la ejecución de las tareas.
 Determinar la estructura interna y/o modificación de la División y las funciones de sus
Departamentos.
 Planificar las tareas de la División, fijando las pautas para su desarrollo.
 Revisar y aprobar los planes de trabajo propuestos por los Jefes del Departamento y
asegurar su cumplimiento.
 Asignar tareas, determinar funciones y delegar responsabilidades en el cumplimiento
de las mismas.
 Evaluar periódicamente el funcionamiento de la División y de los Sistemas
Estadísticas en marcha.
 Administrar el personal de la División (con inclusión de lo relativo o transferencias,
traslados temporarios a otras dependencias, etc.).
 Seleccionar el personal de la División de acuerdo a las reglamentaciones en vigor y
proponer su designación.
 Presentar a la autoridad competente informes y recomendaciones sobre los servicios
de Estadística, sus actividades y su personal.

94
 Proponer a las autoridades competentes todas las medidas que propendan al mejor
conocimiento estadístico de la Salud Pública.
 Atender a las relaciones generales de la División.
 Representar a la División en reuniones, seminarios, congresos, etc. (pudiendo delegar
esa representación).
 Difundir los objetivos y funciones de la División entre los distintos niveles.
 Coordinar las actividades del Personal de la División, las acciones con tros
organismos o instituciones.
 Convocar al Comité Nacional de Coordinación de las Estadísticas e Historia Clínica.
7.- FUNCIONES DE LOS DEPARTAMENTOS Y SECCIONES:
Se enuncian a continuación las funciones comunes a todos los Jefes
De departamento de la División de Estadísticas.
 Planificar y distribuir las tareas del Departamento y asumir la responsabilidad
de su ejecución.
 Coordinar las tareas sdel Departamento con los otros Departamentos de la
División Nacional.
 Confeccionar las manuales de funcionamiento del Departamento.
 Participar en las funciones del comité.
7.1 DEPARTAMENTO DE PRODUCCIÓN:
Serán funciones del Departamento de Producción, la recepción de la
información estadística que se elabora en la División y de la información ya

95
elaborada producida por otros organismos; el control en cantidad, calidad y
reparo de la información recibida para elaboración, codificación y tabulación
(manual y mecánica) de la información, la impresión de las publicaciones,
folletos, informes, etc.
SECCION RECEPCIÓN:
 Recibir la información recogida sistemáticamente, que elabora en la
división de Estadísticas de Salud.
 Controlar la integridad de la información recibida con respecto a:
control de recepción.
 Control de formularios por tipo y cantidad.
 Recibir los reparos de calidad que surjan de los distintos
Departamentos y despacharlos.
 Ordenar y distribuir a los diferentes sectores el material recibido.
 Recibir y distribuir los reparos a los sectores correspondientes.
 Remitir la información codificada a la Sección Recepción.
SECCION TABULACION MANUAL:
 Realizar agrupamiento de datos.
 Realizar tablas previstas para confección manual y tablas de trabajo.
 Realizar los índices que no se realicen a través de las tabulaciones mecánicas.
SECCION DIAGRAMACIÓN E IMPRESIONES:
 Coordinar Con la División de Servicios Generales para la realización de
dibujos, gráficos y la conformación del material a imprimir.

96
 Programar elaborar las publicaciones de rutina de la División.
 Programar y elaborar publicaciones e informes especiales.
7.2 DEPARTAMENTO DE ANÁLISIS E INVESTIGACIÓN:
Este Departamento tiene, por función analizar la información producida por la
División, y la obtención desde otras fuentes o publicaciones; evaluar el
funcionamiento, los sistemas estadísticos en marcha, realizar investigaciones
y estudios especiales que la dirección crea conveniente y suministratar la
información estadística solicitada.
SECCION DE ANÁLISIS:
 La información sometida a análisis y evaluación incluye estadísticas vitales,
de Establecimientos, Transmisibles, Recursos y Población.
La evaluación versará sobre aprovechamiento de camas, permanencia de los
pacientes, uso de los servicios por dichos enfermos, morbilidad hospitalaria,
sobre incidencia y prevalencia de enfermedades transmisibles, tendencia
general, variaciones estacionales, población inmunizada y susceptible, etc.
También realizará evaluaciones sobre Estadísticas Vitales, Defunciones,
Fetales, Nacimientos, Población, estructura y características de la población
por regiones, tendencias de crecimiento, proyecciones, etc.

97
 Analizar la información producida por la División en lo referente a la
situación de salud, la eficiencia de las acciones y el rendimiento de los
recursos de Salud Pública.
 Analizar la información estadística proveniente de otras fuentes o
publicaciones, en relación con los problemas de campo sanitario.
 Evaluar el funcionamiento de los sistemas de Estadística en marcha y en
especial la calidad de la información producida.
 Evaluar el rendimiento de los distintos Departamentos de la División y de las
unidades de Estadísticas Locales.
 Actualizar los métodos de evaluación para los fines antes mencionados.
SECCION INVESTIGACIÓN:
 Desarrollar las investigaciones especiales que la División considere necesarias;
encuestas generales de Morbilidad, encuestas específicas de Morbilidad,
estudios sobre demanda de atenciones y satisfacción de la demanda,
investigaciones sobre métodos y procedimientos estadísticos vinculados con la
recolección y elaboración de datos.
 Desarrollar y ensayar nuevos métodos y procedimientos relacionados con los
formularios y aplicación de normas estadísticas.
 Brindar asesoría para estudios especiales que se soliciten al Departamento.

98
7.3 DEPARTAMENTO DE NORMATIZACIÓN, SUPERVISIÓN Y
ADIESTRAMIENTO:
Esta Sección se encargará de fijar normas técnicas generales para el
desarrollo de programas, sobre la base de necesidades de información
determinadas a los niveles correspondientes; adiestrar al personal en servicio,
dictar cursos especiales de capacitación, supervisar el funcionamiento de los
servicios de estadística y difundir las medidas necesarias para el mejoramiento
de los sistemas estadísticos.
SECCION NORMATIZACION
 Elaborar normas técnicas para implementar y mejorar los sistemas de
información.
 Elaborar manuales de procedimientos y normas, que se requieren para
la puesta en marcha de los programas de Estadística de Salud.
SECCIÓN ADIESTRAMIENTO Y SUPERVISIÓN:
 Proponer los programas de los recursos especiales de capacitación, tipo
duración de los mismos etc.
 Dictar o colaborar en el dictado de los cursos y
 Adiestrar en servicio al personal de las unidades de estadísticas
zonales, provinciales y locales.
 Asesorar y supervisar el desarrollo de los programas de estadística a
todo nivel para mejorar los sistemas de estadística de salud.

99
 Asesorar y supervisar el desarrollo de los programas de estadística a
todo nivel para mejorar los sistemas de estadística regionales,
provinciales y locales.
 Difundir los objetivos del programa en los distintos niveles.
 Difundir las medidas necesarias para mejorar la calidad y cobertura de
las estadísticas de Salud Pública y su utilización.
MINISTERIO DE SALUD PÚBLICA

QUITO - ECUADOR
DIVISIÓN NACIONAL DE ESTADÍSTICAS DE SALUD
TABLA PARA CALCULAR LOS DÍAS DE HOSPITALIZACIÓN
P R I M E R A Ñ O
100
Dedúzcase el número a la fecha de ingreso, del número a la fecha de egreso: por ejemplo:
Si un enfermo ingresa el 11 de julio y egresó el 7 de septiembre, se busca en la tabla en la
columna de ingreso el número de días correspondiente al 11 de julio que es de 192, y en la
columna de egreso el equivalente al 7 de septiembre que es de 250, se resta o deduce el primero
del segundo ( 250 – 192 ) y obtenemos el número de días de hospitalización que es igual al 58.
en caso de que ambas fechas sean el mismo día, se anotará como 1 día.

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1

MANUAL PARA LA ORGANIZACIÓN DE UN DEPARTAMENTO

DE ESTADÍSTICA Y REGISTROS MÉDICOS

ATENCION AMBULATORIO Y NIVEL HOSPITALARIO

La demanda de estadísticas de salud ha aumentado rápidamente

Los últimos años; actualmente se han asentado en el país las estructuras en

La División de Estadística de Ministerio de Salud Pública debe contribuir a

No se pretende con este manual implantar un modelo rígido de organización, ya que

Departamento de Estadística: es la unidad que ha alcanzado su grado completo de

Los procedimientos señalados para la Consulta Externa de los establecimientos son

Todo paciente ingresará a Hospitalización de un establecimiento de salud únicamente

V Las Historias Clínicas llevarán un sistema de numeración correlativa. Cada

VI Las Historias Clínicas serán archivadas de acuerdo al método dígito-terminal

VIII Cada establecimiento con internación llevará un registro de ingresos y/o

IX En los establecimientos que posean servicios de internación deberán llevar el

- Recolectar los informes de actividades de todos los servicios médicos y

1.- CONSIDERACIONES GENERALES:

En la organización de cualquier departamento de una unidad de salud es

El departamento de Estadística constituye un importante factor en el

Asimismo, para evaluar la calidad de la atención médica es indispensable

de todo tipo de estudios estadísticos de rendimiento médico y estudio de los

casos particulares que permitan realizar auditoria médica con un criterio

actualizado. En este sentido el Departamento de Estadística colabora a través

la conservación y provisión oportuna de las mismas, su análisis cuantitativo y el

mantenimiento de registros secundarios.

La organización y el manejo eficiente del departamento de Estadística

contribuyen favorablemente en su funcionamiento. Ello se facilita con buen

esquema de organización y funciones, el apropiado análisis de cada función, el

desarrollo de flujos de trabajo debidamente simplificados, la adopción de

controles internos y procedimientos escritos, adecuados para cada tarea

individual y para el Departamento en conjunto. Conviene también realizar un

estudio cuidadoso de la ubicación y equipos del Departamento con el fin de

asegurar que funcione con el máximo de eficiencia.

La selección y capacitación del personal gravitan también en el buen

funcionamiento del Departamento, ya que las tareas que de-

ben desarrollar son en su mayor parte de carácter técnico.Es indispensable

la Organización Panamericana de la Salud, reconoció en su Segundo Informe la absoluta

establecimiento de programas de adiestramiento para este tipo de personal.

1. Contribuir a la atención oportuna y eficiente de los usuarios que requiere los

servicios del establecimiento de salud.

2. Dar al médico toda la información con que cuenta el establecimiento sobre el

paciente y prestar ayuda para investigaciones científicas.

3. Proporcionar a la Dirección del establecimiento de salud toda la información sobre

las actividades realizadas, para el mejor aprovechamiento de los recursos

humanos y materiales, para determinar las necesidades presupuestarias y para

ayudar en la programación de las actividades de salud.

4. Contribuir a la capacitación del personal médico y para-médico.

5. Centralizar la información básica aportada por otras dependencias, circunscritas

en el área de acción del establecimiento.

6. Elaborar informes estadísticos de la producción de los servicios.

7. Analizar la información con fines evaluativos.

8. Transmitir la información a los Niveles Provinciales, Regionales y Centrales, según

salud, subdirector técnico.

y Procesamiento de datos; además sectores comunes a otros servicios como los de

información, secretaría clínica y mensajeros.

Se realizarán a través del Director del establecimiento.

FUNCIONES DEL DEPARTAMENTO SEGÚN SECCIONES

DE LA JEFATURA DEL DEPARTAMENTO

- Desarrollar y dirigir la organización y funcionamiento del Departamento.

- Cumplir, hacer cumplir y supervisar las normas de trabajo y funcionamiento del

- Asignar tareas, determinar funciones y delegar responsabilidades.

- Proponer el número y el tipo del personal requerido para el departamento.

- Adiestrar y capacitar al personal de su dependencia y de otros sectores que participen de

una y otra forma en las actividades del departamento.