Unidad 4 – EL PROCESO ADMINISTRATIVO: FUNCIÓN DE PLANEACIÓN

En su concepción más sencilla se puede definir el proceso administrativo como la administración en

acción, o también, como el conjunto de fases o etapas sucesivas a través de las cuales se efectúa la
administración, las mismas que se interrelacionan y forman un proceso integral.
En el proceso administrativo se pueden distinguir dos fases o etapas primordiales; una primera etapa
mecánica o de estructuración que consiste en la construcción del organismo, en la que a partir de uno o más
fines se determina la mejor forma de obtenerlos –Planeación y Organización-; y una segunda etapa dinámica
u operativa, en la que se ejecutan todas las actividades necesarias para lograr lo establecido durante el periodo
de estructuración – Dirección o Ejecución y Control.

4.1. PLANEACIÓN

4.1.1. Concepto

Para Federico Mantilla: Planear es definir los objetivos y determinar los medios para alcanzarlos. Es,
fundamentalmente, analizar por anticipado los problemas, plantear posibles soluciones y señalar los pasos
necesarios para llegar eficazmente a los objetivos que la solución elegida defina.
Harold Koontz dice: Al diseñar un ambiente para el desempeño eficaz de las personas que trabajan en
grupos, la tarea más importante de un administrador es asegurarse de que todos comprendan los propósitos
y objetivos del grupo y sus métodos para lograrlo. Para que el esfuerzo del grupo sea eficaz, las personas
deben saber lo que se espera de ellas. Esta es la función de la planeación. La planeación incluye seleccionar
misiones y objetivos y las acciones para alcanzarlas: requiere tomar decisiones: es decir, seleccionar entre
diversos cursos de acción futuros. Así la planeación prevé un enfoque racional para lograr objetivos
preseleccionados; también implica, intensamente, la innovación administrativa.
Planear es el curso de acción que se va a seguir, estableciendo los principios que habrán de orientarlos,
y tomando en cuenta la secuencia de operaciones.
Mientras que la previsión estudia “lo que puede hacerse”; prevé las condiciones en que deberá
desarrollarse nuestra futura acción administrativa con base en esas previsiones, la planeación fija con
precisión “lo que va a hacerse”.
Por tanto la planeación consiste, en fijar el curso concreto de acción que ha de seguirse, estableciendo
los principios que habrán de orientarlo, la secuencia de acciones para realizarlo y la determinación de
tiempos y de números, necesarios para su realización.
Goetz, ha dicho que la planeación es “hacer que ocurran cosas, que de otro modo, no habrían ocurrido”.

4.1.2. Importancia

Planear es tan importante como hacer, porque:

- La eficiencia, obra del orden, no puede venir del acaso, de la improvisación.
- La contribución de la planeación a los propósitos y objetivos. Cada plan y todos sus planes de
apoyo deben contribuir al logro de los propósitos y los objetivos de la empresa.
- Así como en la parte dinámica, lo central es dirigir, en la mecánica el centro es planear. Si
administrar es “hacer a través de otros”, necesitamos primero hacer planes sobre la forma como esa acción
habrá de coordinarse.
- La supremacía de la planeación. La planeación precede a la ejecución de todas las demás
funciones administrativas.
- La generalización de la planeación. La planeación es una función de todos los administradores,
aunque su carácter y alcance varían de acuerdo con la autoridad de cada uno y con la naturaleza de las
políticas y de los planes establecidos por la alta dirección.
- La eficiencia de los planes. La eficiencia de un plan se relaciona con el grado hasta el que logre
el propósito y los objetivos que se persiguen.
- Todo control es imposible si no se compara con un plan previo. Sin planes se trabaja a ciegas.

-.1.-
4.1.3. Principios de la planeación

Cada etapa del proceso administrativo, se rige por una serie de principios cuya aplicación es
indispensable para lograr una buena administración.
Los principios de la administración son verdades fundamentales de aplicación general que sirven como
guías de conducta a observarse en la acción administrativa.
Por tanto, para planear eficazmente, es necesario tomar en cuenta los siguientes principios:
 Principio de la factibilidad. Lo que se planea debe ser realizable; es inoperante elaborar planes
demasiado ambiciosos u optimistas que sean imposibles de lograrse. La planeación debe adaptarse a la
realidad y a las condiciones objetivas que actúan en el medio ambiente.
 Principio de precisión. Los planes no deben hacerse con afirmaciones vagas o genéricas, sino
con la mayor precisión posible, porque van a regir acciones concretas. Es necesario basarse en datos reales,
razonamientos precisos y exactos y nunca en opiniones subjetivas, especulaciones, o cálculos arbitrarios.
El plan no debe ser vago, sino preciso. No todo podrá planearse al detalle, pero en la medida que
fijemos mejor los planes el campo para las improvisaciones será menor.
 Principio de la flexibilidad. En el establecimiento de la precisión de los planes, tiene que
contemplarse un cierto margen de flexibilidad en la consideración de las variables o factores externos
imprevisibles o a veces incontrolables que afectan a los planes una vez puestos en marcha.
Esta flexibilidad no está en contraposición con la precisión, ya que esta flexibilidad no significa
un cambio en su dirección básica, sino el permitir en su momento pequeñas adaptaciones o correcciones en
busca de la mejor variante o alternativa para volver a la dirección inicial.
Es por eso que en la elaboración de un plan se deben prever, posibles supuestos o cambios que
pudiesen ocurrir, y que si bien no afecten su precisión, -ya que estas consideraciones serán parte de la
determinación del rumbo más preciso- impliquen desviaciones momentáneas:
o Ya sea fijando máximos y mínimos, con una tendencia central entre ellos como lo más
normal.
o Ya previendo de antemano caminos de sustitución para las circunstancias especiales que
se presenten.
o Ya sea estableciendo sistemas para su rápida revisión.
 Principio de la unidad. Los planes deben de ser de tal naturaleza, que pueda decirse que existe
un sólo. Para cada función, y todos los que se apliquen en la empresa, deben estar de tal modo coordinados
e integrados, que en realidad pueda decirse que existe un sólo plan general.
Los planes inconexos, dan lugar a las contradicciones, dudas y perjuicios, de ahí la necesidad
de coordinación y cooperación desde las distintas funciones o departamentos para su formulación.
Si el plan es principio de orden, y el orden requiere la unidad de fin, es indiscutible que los
planes deben coordinarse jerárquicamente, hasta formar finalmente uno sólo.
 Principio de la coordinación de planes a corto y largo plazo. Es de suma importancia el
integrar los dos tipos de planes. No se deben hacer planes a corto plazo a menos que contribuyan al logro
de los planes a largo plazo pertinentes. Se producen muchas pérdidas cuando se toman decisiones sobre
situaciones inmediatas que no consideran su efecto, sobre objetivos más lejanos.
En ocasiones, las decisiones a corto plazo no sólo no ayudan a un plan a largo plazo sino que
en realidad lo obstaculizan, o exigen cambio en este último.
Los planes, en cuanto al período establecido para su realización, se pueden clasificar en:
o Corto plazo. Cuando se determinan para realizarse en un término menor o igual a un año.
o Mediano plazo. Su delimitación es por un período de uno a tres años.
o Largo plazo. Son aquellos que se proyectan a un tiempo mayor a tres años.
 Principio del cambio de estrategias. Cuando un plan se extiende con relación al tiempo (largo
plazo), será necesario rehacerlo completamente. Esto no quiere decir que se abandonen los propósitos, sino
que la empresa tendrá que modificar los cursos de acción (estrategias), y consecuentemente las políticas,
programas, procedimientos y presupuestos, para lograrlos.
 Principio del periodo de planeación. ¿Deben abarcar los planes un periodo corto o uno largo?
¿Cómo se coordinarán los planes a corto plazo con los planes a largo plazo? Estas preguntas sugieren
múltiples horizontes de planeación: en algunos casos, elaborar planes con una semana de anticipación
pueden ser suficientes, mientras que en otros el periodo deseable puede ser de varios años. Incluso dentro
de la misma empresa, al mismo tiempo, pueden existir varios periodos de planeación para diversos asuntos.

-.2.-
  El principio de compromiso. La planeación debe comprender un periodo en el futuro,
necesario para prevenir, mediante una serie de acciones, el cumplimiento de los compromisos involucrados
en una decisión. Este principio indica que la planeación a largo plazo es la más conveniente porque asegura
que los compromisos de la empresa encajen en el futuro, quedando tiempo para adaptar mejor sus objetivos
y políticas a las tendencias descubiertas, a los cambios imprevistos
 Principio del factor limitante. Al seleccionar entre alternativas, cuanto mayor sea la precisión
con que las personas puedan reconocer y eliminar aquellos factores limitantes o críticos para el logro de la
meta deseada, con más facilidad y exactitud podrán seleccionar la alternativa correcta.

4.1.4. Los planes por su naturaleza

Algunos autores se refieren a la planeación como planeación integral o planeación total, en los casos en
que dicha planeación abarca la empresa en su totalidad, integrando todos los planes. Esta planeación, a su
vez, puede ser:
 Estratégica. Establece los lineamientos generales de la planeación, sirviendo de base a los
demás planes (tácticos y operativos). Es diseñado por los miembros de mayor jerarquía de la empresa y su
función consiste en regir la obtención, uso y disposición, de los medios necesarios para alcanzar los objetivos
de la organización. Es a largo plazo y comprende toda la empresa.
 Táctica o funcional. Determina planes más específicos, que se refieren a cada uno de los
departamentos de la empresa y que se subordinan a los planes estratégicos. Es establecida y coordinada por
los directivos de nivel medio (gerentes funcionales), con el fin de poner en práctica los recursos de la
empresa.
Los planes tácticos, por su establecimiento y su ejecución, se dan a mediano y corto plazo, y
abarcan un área de actividad específica.
 Operativa. Se rige de acuerdo a los lineamientos establecidos por la planeación táctica, y su
función consiste en la formulación y asignación de actividades más detalladas que deben ejecutar los últimos
niveles jerárquicos de la empresa. Por lo general, determina las actividades que debe desarrollar el elemento
humano. Los planes operativos son a corto plazo y se refieren a cada una de las unidades en que se divide
un área de actividad.

4.1.5. Tipos de planes

La planeación es básica ya que es el punto de partida y directriz primordial de toda actividad

administrativa.
Al recordar que un plan abarca cualquier curso de acción futura, se puede ver que los planes son varios.
Los teóricos de la administración, con muy pocas diferencias están de acuerdo en hacer la siguiente
clasificación: Misiones o propósitos, Objetivos o Metas, Estrategias, Políticas, Reglas, Programas,
Procedimientos, y Presupuestos.

4.1.5.1. Misiones o Propósitos.

La planeación, se inicia a partir de la definición de los propósitos, los cuales pueden ser
conceptualizados así: “Son los fines esenciales o directrices que definen la razón de ser, naturaleza y
carácter, de cualquier grupo social”. Identifica la función o tarea básica de una empresa. En todo sistema
social, las empresas tienen una función o tarea básica que la sociedad le asigna. Por lo general, el propósito
de ella es la producción y distribución de bienes y servicios.
“Los propósitos son las aspiraciones fundamentales o finalidades de tipo cualitativo que persigue en
forma permanente o semipermanente, un grupo social”.
Los propósitos proporcionan las pautas para el diseño de un plan. Se expresan genéricamente y su
determinación es una función reservada a los altos funcionarios de la empresa; se establecen en forma
paralela al inicio de la misma y no indican una limitante de duración en el futuro. Un propósito de una
empresa puede ser: Incrementar las utilidades sobre la inversión de los accionistas.
El pensar que la misión de una empresa, así como sus objetivos, consisten en obtener utilidades, es
cierto, pero este objetivo básico se alcanza al emprender actividades, al encaminarse hacia direcciones
claramente definidas, alcanzar las metas y cumplir una misión.

-.3.-
4.1.5.2. Objetivos o Metas.

Son los fines hacia los cuales se dirige una actividad. Representan no solo el objetivo final de la
planeación sino también el fin hacia el que se encamina la organización, la integración de personal, la
dirección y el control.
Una vez que se han establecido los propósitos e investigado las premisas que pueden afectar su
realización, se determinan los objetivos, que indican los resultados o fines que la empresa desea lograr en
un tiempo determinado y que proporcionan las pautas o directrices básicas, hacia donde dirigir los esfuerzos
y recursos.
“Los objetivos representan los resultados que la empresa espera obtener, son fines por alcanzar,
establecidos cuantitativamente y determinados para realizarse transcurrido un tiempo específico”
En función del área que abarquen y del tiempo al que se establezcan, pueden ser:
 Estratégicos o generales. Comprenden toda la empresa y se establecen a largo plazo. Ejemplo:
Obtener una utilidad neta de Bs. 100.000.000,00 en los próximos cinco años.
 Tácticos o departamentales. Se refieren a un área o departamento de la empresa, se
subordinan a los objetivos generales, y se establecen a corto o mediano plazo. Ejemplo: Incrementar las
ventas totales a Bs. 3.000.000,00 en el presente año.
 Operacionales o específicos. Se establecen en niveles o secciones más específicas de la empresa,
se refieren a operaciones más detalladas, e invariablemente son a corto plazo. Se determinan en función de los
objetivos departamentales y, obviamente, de los generales. Los objetivos operacionales pueden ser:
o Seccionales. Cuando se refieren a una sola sección o grupo.
o Individuales. Como su nombre lo indica son metas personales.

4.1.5.3. Estrategias.

Es la determinación de los objetivos básicos a largo plazo de una empresa y la adopción de los cursos
de acción y asignación de los recursos necesarios para alcanzarlos.
La empresa, una vez decidido a qué clase de negocio se va a dedicar, decidida su meta, tiene que definir
una estrategia. Por Ej.: Una estrategia podría incluir políticas como vender directamente en lugar de usar
distribuidores.
Por lo tanto el propósito de las estrategias es determinar y trasmitir, mediante un sistema de objetivos y
políticas básicas, una imagen de la clase de empresa que se desea proyectar.
“Las estrategias son cursos de acción general o alternativas, que muestran la dirección y el empleo
general de los recursos y esfuerzos, para lograr los objetivos en las condiciones más ventajosas”.
Son cursos de acción general, porque se establecen a nivel estratégico; muestran la dirección o camino
que debe seguirse, sin indicar detalladamente cómo emplear los recursos, puesto que esto se efectúa en otras
etapas de la planeación tales como los programas, los presupuestos y los procedimientos.
Las estrategias no intentan describir como la empresa va a lograr sus objetivos, puesto que esto es tarea
de incontables programas de apoyo, importantes y secundarios; pero ofrecen una estructura para orientar el
pensamiento y la acción.
Al establecer estrategias es conveniente seguir tres etapas:
 Determinación de las alternativas o cursos de acción. Consiste en buscar el mayor número
de alternativas para lograr cada uno de los objetivos.
 Evaluación. Analizar y evaluar cada una de las alternativas, tomando en consideración las
ventajas y desventajas de cada una de ellas, auxiliándose de la investigación y de algunas técnicas como
investigación de operaciones, árboles de decisión, etc.
 Selección de alternativas. Considerar las alternativas más idóneas en cuanto a factibilidad y
ventajas, seleccionando aquellas que permitan lograr con mayor eficiencia los objetivos de la empresa.

4.1.5.4. Políticas.

La palabra política proviene del griego politiké que significa “arte de gobernar una nación”; el
diccionario señala que la política es el arte o traza con que se maneja un asunto. A su vez, traza significa
“plan para realizar un fin”. En administración, en la que se la considera un tipo de plan, la acepción es la
siguiente:

-.4.-
 “Las políticas son guías para orientar la acción: son criterios, lineamientos generales a observar en la
toma de decisiones, sobre problemas que se repiten una y otra vez dentro de una organización”.
Son planes en el sentido de que constituyen declaraciones o interpretaciones generales que guían o
encauzan el pensamiento para la toma de decisiones; sirven por ello, para formar, interpretar o suplir las
normas concretas.
Las políticas difieren de las normas concretas, o de las reglas, por su mayor generalidad y flexibilidad.
Las políticas pueden vaciarse en una disposición concreta, convirtiéndose así en una norma; pueden
quedarse como declaraciones generales (propiamente estas son las que se llaman políticas) para cumplir tres
funciones: inspirar, interpretar y suplir normas. Las políticas se formulan siempre en los niveles más altos.
En este sentido, las políticas son criterios generales de ejecución que auxilian el logro de objetivos y
facilitan la implementación de las estrategias, habiendo sido establecidas en función de éstas. En ocasiones
se confunden a las políticas con las reglas, siendo la diferencia que las reglas son mandatos precisos que
determinan la disposición, actitud o comportamiento, que deberá seguir o evitar en situaciones específicas
el personal de una empresa; de tal manera que, mientras que las reglas son estrictas, las políticas son
flexibles. Ejemplo de reglas y políticas:
o Reglas:
Las operaciones de ventas se realizarán únicamente al contado.
Los pedidos foráneos no se surtirán si antes no se ha cubierto el importe de los mismos.
o Políticas:
Las comisiones de los vendedores se pagarán de acuerdo con el volumen de ventas que éstos
efectúen.
Al seleccionar agentes vendedores, será preferible que sean personas de sexo femenino.
En síntesis, tanto las políticas como las reglas determinan un esquema de conducta que debe seguir el
personal de la empresa; su diferencia básica es que las políticas proporcionan libertad de reflexión y
elección, mientras que las reglas no dan margen de interpretación.
Las políticas, de acuerdo con el nivel jerárquico en que se formulen y de las áreas que abarquen, pueden
ser:
o Estratégicas o generales. Se formulan a nivel de alta gerencia y su función es establecer y
emitir lineamientos que guíen a la empresa como unidad integrada. Ej.: Los empleados que
laboren en la empresa tendrán la posibilidad de ascender de puesto, de acuerdo con su eficiencia
y antigüedad.
o Tácticas o departamentales. Son lineamientos específicos que se refieren a cada
departamento. Ej.: El departamento de producción, determinará los turnos de trabajo conforme
a sus necesidades, siguiendo las disposiciones legales.
o Operativas o específicas. Se aplican principalmente en las decisiones que tiene que ejecutarse
en cada una de las unidades de las que consta un departamento. Por lo general se asignan a los
niveles inferiores. Ej.: De ocurrir una falla en el equipo, es conveniente reportarla al supervisor
en turno, o en su caso, al servicio de mantenimiento.

4.1.5.5. Reglas.

Las reglas describen con claridad las acciones específicas requeridas o las que no se deben llevar a cabo,
sin permitir libertad de acción. Por lo general constituyen el tipo más sencillo de plan.
Las reglas se diferencian de las políticas o procedimientos, porque estas guían la acción sin especificar
un orden de tiempo. De hecho el procedimiento se puede considerar como una serie de reglas; sin embargo
una regla puede o no formar parte de un procedimiento. Por Ej.: No fumar.
Por otro lado los propósitos de las políticas son guiar la toma de decisiones al determinar las áreas en
las que los administradores pueden usar su discreción y aunque las reglas también sirven como guías, no
permiten discreción en su aplicación. Las reglas y procedimientos reprimen el pensamiento, no permiten
que las personas en una organización apliquen su criterio.

4.1.5.6. Programas.

Una vez se han determinado las anteriores etapas de planeación, es necesario elaborar un programa, el
cual puede definirse como:

-.5.-
 “Un esquema en donde se establecen: la secuencia de actividades específicas que habrán de realizarse
para alcanzar los objetivos, y el tiempo requerido para efectuar cada una de sus partes y todos aquellos
eventos involucrados en su consecución”.
Cada programa tiene una estructura propia y puede ser un fin en sí mismo, o bien, puede ser parte de
una serie de actividades dentro de un programa más general. Así, vemos que se pueden establecer programas
que van desde un área general, como mercadotecnia, hasta actividades más detalladas como la publicidad
de un producto.
Los programas comprenden un conjunto de metas, políticas, procedimientos, reglas, asignaciones de
tareas, pasos a seguir, recursos a emplear y otros elementos necesarios para llevar a cabo un determinado
curso de acción con la consideración del tiempo requerido para realizar cada una de sus partes; por lo general
cuentan con el apoyo de un presupuesto.
Así como es de la esencia de las políticas el orientar genéricamente la acción, y de los procedimientos
el fijar la secuencia de las acciones, los programas se caracterizan por la fijación del tiempo requerido.
La gráfica más comúnmente utilizada para un programa, es la gráfica de Gantt. Su uso e interpretación
estará de acuerdo con el criterio que se utilice, con el grado de profundidad y con el tipo de actividad a que
se refiera.
Un programa establece la ejecución completa de las actividades. Las técnicas que se utilizan para
elaborar un programa son múltiples, aunque los métodos PERT, o Método de Ruta Crítica, son los más
aconsejados. El éxito de un programa es directamente proporcional a la habilidad de jerarquizar las
actividades de acuerdo con su grado de importancia y, a su ejecución en cuanto a la fecha de iniciación y
terminación de cada actividad.
Siguiendo el criterio establecido, los programas se clasifican en:
o Tácticos. Son aquellos que se establecen únicamente para un área de actividad, Ej.: un
programa de producción.
o Operativos. Son aquellos que se establecen en cada una de las unidades o secciones de las que
consta un área de actividad. El programa operativo es mucho más específico que el táctico.

4.1.5.7. Procedimientos.

Son los planes que establecen un método obligatorio para realizar las actividades futuras; son series
cronológicas de acciones requeridas; son pautas de acción, más que de pensamiento, que detallan la forma
exacta en que se deben realizar determinadas actividades.
Los procedimientos permiten establecer la secuencia para efectuar las actividades rutinarias y
específicas; se establecen con la situación de cada empresa, de su estructura organizacional, clase de
producto, turnos de trabajo, tecnología, incentivos y muchos otros factores.
“Los procedimientos establecen el orden cronológico y la secuencia de actividades que deben seguirse
en la realización de un trabajo repetitivo”.
El procedimiento determina el orden en que debe realizarse un conjunto de actividades; no indican la
manera en que deben realizarse, pues de eso se encargan los métodos, mismos que van implícitos en el
procedimiento.
“Un método detalla la forma exacta de cómo ejecutar una actividad previamente establecida”.
La última división, se da en los "métodos", los que corresponden a unidades de acción de suyos
indivisibles; pero los métodos son ya más bien de carácter técnico, y no siempre administrativos; en cambio
el procedimiento está formado por varios métodos que se articulan en una secuencia. Por Ej.: el procedimiento
para tomar decisiones para seleccionar el personal, etc., y los métodos para realizar una encuesta.
Tanto los procedimientos como los métodos están íntimamente relacionados, ya que los primeros
determinan el orden lógico que se debe seguir en una serie de actividades, y los segundos indican cómo
efectuar dichas actividades, por tanto, los métodos son parte de los procedimientos.
Los procedimientos se dan en todos los niveles de una empresa, pero son más numerosos en los niveles de
operación. Los procedimientos pasan por los distintos departamentos que se hallan bajo distintas autoridades,
ello hace necesario que deban fijarse con mayor precisión. Los procedimientos tienden a formar rutina.
Los procedimientos deben:
 Fijarse por escrito y de preferencia gráficamente.
 Revisarse periódicamente, a fin de evitar tanta rutina (defecto) y la súper especialización
(Exceso).
 Evitar la duplicación innecesaria.

-.6.-
4.1.5.8. Presupuestos.

Son una modalidad especial de los programas, cuya característica esencial consiste en la determinación
cuantitativa de los elementos programados.
Los presupuestos, en esencia, son programas en los que se les asignan cifras a las actividades,
refiriéndose básicamente al flujo de dinero dentro de la organización.
“El presupuesto es un plan de todas o algunas de las fases de actividad de la empresa expresado en términos
económicos (monetarios), junto con la comprobación subsiguiente de las realizaciones de dicho plan”.
Los presupuestos son un elemento indispensable al planear, ya que a través de ellos se proyectan, en
forma cuantificada, los elementos que necesita la empresa para cumplir con sus objetivos.
“Un presupuesto es un esquema escrito de tipo general y/o específico, que determina por anticipado, en
términos cuantitativos (monetarios y/o no monetarios), el origen y asignación de los recursos de la empresa,
para un periodo específico”.
Los presupuestos, en relación con el nivel jerárquico para el que se determinan, pueden ser:
 Estratégicos o corporativos. Cuando se establecen en el más alto nivel jerárquico de la
empresa y determinan la asignación de recursos de toda la organización.
 Tácticos o departamentales. Aquellos que son formulados para cada una de las áreas de
actividad de la empresa. Ej.: el presupuesto de ventas.
 Operativos. Se calculan para secciones de los departamentos. Ej.: el presupuesto de la sección
de mantenimiento.
Existen diversos presupuestos; las empresas generalmente utilizan algunos, pero son una minoría las
que tienen un sistema presupuestal integral, mismo que debe incluir:
 Presupuesto de operaciones. Que abarca presupuesto de: ventas, producción, compras, mano
de obra, gastos diversos.
 Presupuesto de capital. Que comprende los presupuestos de inversiones capitalizables que
realiza la empresa, y de activos fijos tales como: maquinaria y equipo, edificios y construcciones, mobiliario,
mantenimiento.
 Presupuesto financiero. En el que se contemplan: balances, estados de resultados, origen y
aplicación de recursos, flujo de caja. Se llaman presupuestos "financieros", si dichos elementos se estiman
en unidades monetarias, v.gr. costos, utilidades, pérdidas, gastos, etc.; son, "no financieros", si su
cuantificación esta expresada en cantidades no monetarias como de producción, de ventas, de horas hombre
requeridas, etc.
Un tipo especial de presupuesto lo constituye el "pronóstico", cuya característica principal es que
establece el número de unidades que se espera vender, gastar, producir, etc.
Los presupuestos suelen considerarse tanto instrumentos de planeación, como de control.

4.1.6. Pasos o etapas de la planeación

Los pasos que se presentan en este diagrama, son de aplicación general, sin embargo, en la práctica, los
administradores deben estudiar la factibilidad de los posibles cursos de acción en cada etapa. Por ejemplo,
al establecer objetivos es necesario tener alguna idea sobre las premisas en que se fundamentan los planes.
Un objetivo ambicioso de aumentar 200% las ventas puede ser irreal en un ambiente para el que se ha
pronosticado una etapa de recesión.
1º Detección de la oportunidad (problema). Aunque precede a la planeación real y, por lo tanto, no
es estrictamente parte del proceso de planeación, la detección de las oportunidades (problemas) tanto en el
ambiente externo como dentro de la organización, es el verdadero punto de partida de la planeación. Del
conocimiento y examen de estas oportunidades posibles y la evaluación aplicada de nuestras fuerzas y
debilidades, depende el establecimiento de objetivos factibles. La planeación requiere de un diagnóstico
realista de la determinación de oportunidades.

-.7.-
 Etapas del proceso de planeación

Detección de la oportunidad
De acuerdo con:
La competencia
Lo que desean los clientes
Nuestras fuerzas Establecimiento de una alternativa
Nuestras debilidades Selección del curso de acción a seguir

Establecimiento de objetivos o metas Elaboración de planes de apoyo

¿Dónde se desea estar y qué quiere lograr y cuándo? Como planes para:
Comprar equipo
Comprar materiales
Consideración de las premisas de planeación Contratar trabajadores
¿En qué ambiente (interno o externo) operan nuestros Desarrollar un nuevo producto
planes?

Expresión numérica de los planes mediante

Identificación de la alternativa la elaboración de presupuestos
Desarrollar presupuestos tales como:
¿Cuáles son las alternativas más prometedoras para
Volumen y precio de venta
alcanzar nuestros objetivos?
Gastos de operación necesarios para los planes
Gastos para equipos de capital

Comparación de alternativas a la luz de las metas

deseadas
¿Qué alternativa proporcionará la mejor posibilidad de
cumplir las metas con el costo más bajo y las mayores
utilidades?

2º Establecimiento de objetivos. Es este el primer paso de la planeación en sí, y consiste en establecer

objetivos para toda la empresa y después para cada unidad de trabajo subordinado. Los objetivos deben
realizarse tanto para el largo como para el corto plazo, deben especificar los resultados esperados en función
del manejo de la red de estrategias, políticas, procedimientos, reglas, presupuestos y programas.
Los objetivos deben formar una jerarquía. Los objetivos de la empresa determinan la dirección de los
planes principales, y a su vez definen el objetivo de cada departamento, y estos controlan a sus departamentos
subordinados y así sucesivamente, descendiendo por la jerarquía organizacional.
3º Desarrollo de premisas. Una premisa es una proposición de la que se extrae una conclusión, una
base sobre la que se argumentan los procedimientos o un supuesto sobre el que se basan las ideas. La
planificación debe basarse sobre premisas, las cuales debido a que atañen al futuro, pueden ser válidas o no.
Las premisas son pronósticos informativos de naturaleza real, en el sentido de ser suposiciones del
ambiente esperado o probable.
La elaboración de pronósticos es importante en el establecimiento de premisas: ¿Cuál será el mercado?
¿Qué volumen de ventas? ¿Qué precios? ¿Qué productos? ¿Qué avances técnicos? ¿Qué costos? ¿Qué
salarios? ¿Qué población?, etc.
Todo aquel que participa en la elaboración de un plan puede tener certeza sobre la existencia de
determinados eventos, más no así de otros que afectarán su desarrollo; es necesario para ello, hacer usos de
diversas suposiciones que permitan reducir la incertidumbre inherente al futuro.
“Las premisas son suposiciones que se deben considerar ante aquellas circunstancias o condiciones
futuras que afectarán el curso en que se va a desarrollar el plan”.
Se establecen al inicio del proceso de planeación, aunque también puede ser desarrollada a lo largo del
mismo.
Literalmente, una premisa quiere decir una proposición que se establece antes, como suposición
introductoria o implícita.
“Una premisa es un supuesto acerca de los factores o condiciones futuras, que pueden afectar al
desarrollo de un plan”
Las premisas, de acuerdo a su naturaleza, pueden ser:
 Internas. Cuando se originan dentro de la empresa y pueden influir en el logro de los
propósitos. Algunas de ellas son: variaciones en el capital, ausentismo, rotación de personal, accidentes,

-.8.-
siniestros, huelgas, innovaciones, reacciones del personal ante los sistemas organizacionales, el prestigio de
los jefes ante el personal, los puntos fuertes y débiles de los altos ejecutivos, etc.
 Externas. Son factores o condiciones cuyo origen es ajeno a la empresa, pero que pueden tener
efecto decisivo en el desarrollo de sus actividades y que, por lo mismo, deben tomarse en cuenta al planear.
Las premisas externas pueden ser:
De carácter político: Estabilidad política del país / Sistema político del Gobierno /
Intervención estatal en los negocios / Restricciones a la importación y exportación /
Relaciones internacionales
De carácter legal: Tendencias fiscales: Impuestos, formas de pago, exenciones, etc. /
Tendencias en la legislación: laboral, ambiental.
Económicas: Deuda pública / Fenómenos inflacionarios / Nivel de salarios / Nivel
de precios / Poder adquisitivo de la población / Ingreso per cápita /Renta nacional /
Producto nacional bruto / Inversión extranjera
Sociales: Crecimiento y distribución demográfica / Movilidad de la población
/ Empleo y desempleo / Alfabetización / Sistemas de salubridad e higiene
Técnicas: Rapidez de los avances tecnológicos / Cambios en los sistemas
Otros factores: Competencia / Posición en el mercado / Políticas de operación / Cambios
en la demanda / Maquinarias y equipos disponibles / Productividad e ingreso nacional
/ Distribución del ingreso / Fuentes de financiamiento / Transporte / Comportamiento
de los consumidores
4º Determinación de cursos alternativos de acción. Consiste en buscar cursos alternativos de acción.
El problema más común, no es encontrar alternativas, si no, encontrar las mejores para su análisis respectivo.
Pocas veces hay un plan para el que no existan alternativas razonables y con bastante frecuencia, una que
no es obvia resulta ser la mejor. Por consiguiente la búsqueda de los caminos de acción alternativos suele
ser extensa y tiene que ser exhaustiva. La consulta y la polémica pueden producir ideas nuevas.
5º Evaluación de un curso alternativo de acción. Después de buscar los cursos alternativos y
examinar sus puntos fuertes y débiles, el paso siguiente es evaluarlos, ponderándolos a la luz de las premisas
y las metas previamente fijadas. Bajo estas consideraciones, una vía puede parecer buena, pero es demasiado
cara, o demasiado riesgosa, etc.
Existen tantos cursos alternativos en la mayor parte de las situaciones y es necesario tomar en cuenta
tantas variables y limitaciones que la evaluación puede ser extremadamente difícil, y es en esta etapa donde
la investigación de operaciones y las técnicas tanto matemáticas como de computación prestan apoyo a la
administración.
6º Selección de un curso de acción. Este es el punto en el cual se adopta el plan, el punto real de la
toma de decisiones.
Ocasionalmente un análisis y evaluación de cursos alternativos revelará que dos alternativas son iguales
o que dos o más de ellas son aconsejables, será entonces, el administrador quien decida en su criterio cual es
la mejor, el primer caso o el segundo, o si seguirá otros cursos en lugar del mejor.
7º Formulación de planes derivados. Pocas veces cuando se toma una decisión, la planeación está
completa. Casi invariablemente se necesitan planes derivados para respaldar el plan básico o general.
8º Expresión numérica de los planes a través de presupuestos. Después de tomar las decisiones y
establecer el plan, el paso final para darle significado, es darle una expresión numérica convirtiéndolos en
presupuestos.
Si se preparan bien, los presupuestos se convierten en un medio para sumar los diversos planes y fijar
estándares importantes contra los que se puede medir el avance de la planeación

-.9.-