Electiva CP
NRC: 20749

Profesor:

Luz Janneth Mora Diaz

 
 
 
Título 

2.1 Planificación de actividades y 2.2 Planificación de recursos

Presenta 
  

Adolfo Hernandez Alonso ID: 275256

Rosenverth Rodriguez Lopez ID:577626
Edison Rubiano Paez ID: 571544
Camilo Andres Blanco Berrio ID: 599303
Cristian David Prieto Sagun ID: 289938

Bogotá D.C, Colombia                                                 11 de abril de 2021 

 PLANIFICACIÓN DE ACTIVIDADES.

INTRODUCCIÓN.

La elaboración del siguiente trabajo es para identificar las distintas tareas que se
requieren en la industria alimentaria, listar cada una de las actividades que conlleva esta
industria, y como cada proceso interactúa entre las áreas, los recursos necesarios para el
desarrollo del proyecto, las necesidades de las diferentes áreas dentro de la empresa.

El equipo de trabajo está conformado por:

● El líder del proyecto (Camilo Blanco Berrio)

● Coordinador de Recursos Humanos (Rosenverth Rodríguez López)
● Coordinador de Finanzas y Contable (contexto grupal)
● Coordinador de Ventas y Relación con los Clientes (Edison Gonzalo Rubiano Páez)
● Coordinador de Gestión de la Cadena de Suministro (Adolfo Hernández Alonso)

Planeación de Actividades Lider de proyecto.

El líder del proyecto es un gran aliado cuando toca realizar u nuevo plan o estrategia, ya
que su experiencia ayuda con el desarrollo y ejecución de mejores proyectos. El líder de
proyectos es la persona capaz de coordinar, administrar, gestionar y vincular todas las
áreas de una empresa cuyo fin sea la de aumentar la productividad y las ventas en un
determinado entorno empresarial.

Actividades por realizar:

Antes de dar inicio al proyecto se deben realizar los objetivos en cuanto a la eficiencia
de este, su viabilidad si cumple con los requisitos legales y técnicos para su ejecución.

Dentro del sector de alimentos es importante identificar cuáles son los procesos, la
regulación que se tiene por parte del gobierno para la ejecución de proyectos
alimentarios, cuáles son las normas de salubridad y manipulación de alimentos de los
cuales cada área debe identificar y mantener todo los dispuesto por la ley en orden.

Organización del proyecto en todos los ámbitos (Recursos humanos, contabilidad,

cadenas de suministros, proceso, sistemas, clientes, ventas, compras, proveedores),
reconocer los recursos a utilizar, plazos de entrega y cuánto costará efectuar todo el
proyecto.

Divulgación proactiva sobre el proyecto a todos los involucrados como por ejemplo
tiempos de entrega, especificaciones generales, problemas que se involucran a lo largo
del proyecto entre otros.

Mitigar el efecto de los riesgos asegurando resultados- producto a lo largo de todo el

sistema.

Efectuar procesos de calidad continuo al inicio y durante la etapa de ejecución del

proyecto, es importante agregar un valor diferencial por cada área así generar
competitividad en el mercado.

Administración acorde de recursos asegurando que lo acordado sea entregado, es

importante dejar constancia del proceso en llegado caso de cambios o devoluciones en
importante que hayan sido aprobados por cada área responsable y asegurar que no
afecte a nivel interno y externo.

Recopilar periódicamente estadística-métrica de como el proyecto ha ido progresando y

que lo entregado sea aceptable por el cliente.

Limitaciones:

No contar con el personal capacitado para la realización de funciones y actividades

específicas.

Que los recursos sean agotables en proceso de ejecución del proceso y no se cumpla con
los estándares y objetivos iniciales por factores externos como problemas sociales, de
salubridad o técnicos.

La baja interrelación de las áreas, la poca comunicación asertiva y el incumplimiento de

planes de trabajo estipuladas por cada área.

Diagrama de procesos.
 AREA DE RECURSOS HUMANOS.

Las funciones que se desarrollan en el departamento de recursos humanos varían de una

empresa a otra, dependiendo de la dimensión y de la actividad a la que se dedique la
entidad. En las empresas pequeñas, las funciones de este departamento se ejecutan en
pocas secciones y, con frecuencia, algunas tareas son encomendadas a otras empresas,
como consultorías, asesorías, gestorías, etc. En las grandes empresas, el departamento
de recursos humanos puede ser muy complejo, y dividirse en secciones que se encargan
de actividades diferentes. Las funciones que se realizan en la mayoría de los
departamentos de recursos humanos son las que describimos a continuación:

1. FUNCIÓN DE EMPLEO
Esta función comprende las actividades relacionadas con la planificación de la plantilla,
selección y formación del personal, cuyas tareas principales son las siguientes:

● Planificación de plantilla.
● Descripción de los puestos de trabajo.
● Definición del perfil profesional de los candidatos a un puesto de trabajo.
● Selección de personal.
● Formación de personal.
 ● Acogida e inserción del nuevo personal.
● Tramitación de suspensiones de empleo.
● Tramitación de despidos.

2. FUNCIÓN DE ADMINISTRACIÓN DE PERSONAL

La gestión del personal de una empresa requiere una serie de tareas administrativas,
como:

● Elección y formalización de los contratos.

● Gestión de nóminas y seguros sociales.
● Gestión de permisos, vacaciones, horas extraordinarias, bajas por enfermedad,
movilidad.
● Control de ausentismos.
● Régimen disciplinario.

3. FUNCIÓN DE RETRIBUCIÓN
Se trata de diseñar el sistema de retribución del personal y de evaluar sus resultados. La
finalidad de la función de retribución consiste en el estudio de fórmulas salariales
(estructura de los salarios, componentes fijos y variables, retribuciones en especie,
dietas, desplazamientos y locomoción, etc.), la política de incentivos y el
establecimiento de niveles salariales de las diferentes categorías profesionales.

4. FUNCIÓN DE DESARROLLO DE LOS RECURSOS HUMANOS

El desarrollo de los recursos humanos comprende las actividades de crear planes de
formación y llevarlos a cabo, de estudiar el potencial del personal, de evaluar la
motivación, de controlar el desempeño de las tareas, de incentivar la participación y de
estudiar el absentismo y sus causas.

5. FUNCIÓN DE RELACIONES LABORALES

La función de relaciones laborales se ocupa fundamentalmente de la resolución de los
problemas laborales. Normalmente se desarrolla negociando con los representantes de
los trabajadores y trata temas como la contratación, la política salarial, los conflictos
laborales (disciplina, condiciones laborales), la negociación colectiva, etc. También se
incluye en esta función la prevención de riesgos laborales, pues busca establecer un
adecuado nivel de protección de la salud de los trabajadores y de las condiciones de
trabajo, es decir, comprende la seguridad e higiene en el trabajo y la acción social de la
empresa con los trabajadores.
Así mismo, esta función adopta las medidas para equilibrar las desigualdades entre los
trabajadores de una misma empresa, y trata de alcanzar un equilibrio y un clima de
trabajo agradable.

6. FUNCIÓN DE SERVICIOS SOCIALES

Esta función gestiona determinados servicios creados por la empresa o que han sido
contratados para que los prestan otras empresas. Los servicios sociales tienen como
objeto beneficiar a los trabajadores y mejorar el clima laboral, estos servicios sociales
pueden incluir, entre otros:

● Economatos.
● Guarderías.
● Residencias de vacaciones.
● Becas y ayudas para estudios.
● Servicios médicos de empresa.
● Seguros colectivos de vida.
● Seguros complementarios de jubilación y enfermedad.
● Clubes deportivos y centros recreativos.

LIMITACIONES

1. Falta de capacitación
Cuando una persona que forma parte de un equipo y que ocupa un puesto con unas
funciones determinadas no ha recibido la capacitación que requiere su trabajo, se
reducen notablemente las posibilidades de que sus tareas sean desarrolladas de manera
eficiente. Es común en este entorno que se retrasan las entregas, que se repitan varias
veces los procesos (incluso aquellos que pueden ser bastante simples) y que se inicie un
ciclo de trabajo de “ensayo error” con costes altos. La capacitación del personal es, en
muchos casos, costosa y muchas veces requiere una inversión de tiempo importante; sin
embargo, es necesario que sea realizada.
La labor del departamento de Recursos Humanos es justamente detectar en qué
momento es necesaria la capacitación y para qué persona en concreto se debe ofrecer.
Cuando un trabajador se encuentra con una carencia de conocimientos para desarrollar
alguna tarea, puede caer en el temor de que, si lo comunica, pueda perder el trabajo.
Este miedo es un error fatal que debe evitarse mediante unos procesos de comunicación
basados en la confianza y recalcando siempre a los trabajadores que lo más importante
para todos es el cumplimiento de los objetivos y si para ello es necesario aprender algo
nuevo, se debe hacer. El departamento de Recursos Humanos eficiente consigue
establecer estos canales de comunicación y funciona como facilitador de los procesos de
capacitación para los empleados. Además, intenta en la medida de lo posible que la
inversión se rentabiliza, intentando ofrecer, por ejemplo, a varias personas a la vez,
organizando talleres que puedan beneficiar a todos los trabajadores, etc.

2. Falta de concienciación
Esto se produce cuando uno de los miembros del equipo no quiere hacer su trabajo de la
manera correcta, afectando a la empresa y a sí mismo. En algunos casos es posible ver
cómo las empresas prefieren mantener a empleados que no desean trabajar más,
simplemente por evitar el pago de la indemnización o por esperar que “milagrosamente”
las cosas vuelvan a ser como “antes”. Los líderes a veces no se dan cuenta de la gran
pérdida que esto supone ya que para que exista la eficiencia es absolutamente necesario
que tanto la empresa como el empleado tenga un acuerdo beneficioso por ambas partes
para que gracias a la satisfacción mutua, se pueda trabajar de la mejor manera posible.

El departamento de Recursos Humanos debe revisar aquellos casos en los que se detecte
falta de conciencia del deber, analizarlo de manera individual y actuar en consecuencia.
En el caso en el que no sea posible realizar acuerdos en positivo, es preferible cerrar el
trato de trabajo y contratar a una persona nueva.

3. Métodos de selección poco apropiados

Un tercer problema con el que se encuentra normalmente un departamento de Recursos
Humanos son los métodos de selección poco apropiados. En ocasiones, dada la carga de
trabajo, algunas empresas prefieren renunciar al hecho de encargarse de la selección del
personal y por ello, contratan a una empresa especialista en reclutamiento del sector. Sin
embargo, en las empresas donde sí se realizan procesos de selección internos, suelen
realizarse con procesos lejanos a la realidad de las necesidades de la empresa o
derivados a personas que no tienen los conocimientos necesarios para la toma de las
decisiones de entrada de personal nuevo a la empresa.

Los encargados del reclutamiento deben tener habilidades para detectar a las personas
adecuadas para cada posición, limitando así el riesgo de equivocarse, algo que, aunque
siempre existe, se debe intentar minimizar. Buscar un encuentro entre lo que se necesita
realmente en la empresa y lo que la persona candidata puede ofrecer, es considerado
casi un arte para el que hay que aprender a detectar perfiles y conocer a fondo las tareas
de cada puesto.

4. Exceso o falta de personal

Cuando el personal es excesivo, casi siempre se puede hablar también de “burocracia
excesiva”. En estos ambientes es posible que los procesos sean muy complejos y poco
claros y los costes se elevan de tal manera que se inicia el declive. Lo opuesto a esta
situación es la falta de personal. En las empresas con pocas personas, los trabajadores
suelen tener mil usos, algo que, aunque a corto plazo puede ser un ahorro, a largo plazo
se convierte en una gran pérdida de talentos y de eficiencia. Las personas no pueden
estar enfocadas en muchas actividades a la vez y, de hecho, se recomienda que cada uno
desarrolle sus propias destrezas y especialidades en el trabajo y esta idea es totalmente
imposible de hacerse real en un ambiente donde la exigencia del multitasking es
extrema por la falta de colaboradores.

5. Problemas de comunicación
Los problemas de comunicación son fallos que se pueden dar en el ámbito de lo
interpersonal o a partir de los jefes hacia los empleados. La consecuencia común a todos
ellos es el mal clima laboral, un espacio determinado por el estilo agresivo en la
comunicación. Los conflictos y rivalidades con las que ha de lidiar el departamento de
Recursos Humanos conducen a problemas de coordinación y a falta de solidaridad en el
día a día.

6. Relación con abogados

Entre otros temas, el Departamento de Recursos Humanos suele caer en el error de no
consultar a los abogados. Este error que suele darse constantemente en departamentos
jóvenes puede acarrear grandes problemas económicos importantes. La ley laboral es
compleja y variable por lo que las demandas pueden tomar por sorpresa a cualquiera si
no se mantiene el constante diálogo con el área legal y se intenta establecer un método
eficiente para mantener a todos los miembros del equipo de Recursos Humanos al tanto
de las novedades, al menos en líneas generales. La falta de previsión, la inflexibilidad y
la actitud defensiva suelen ser otros de los problemas graves que muy comúnmente se
encuentran en Recursos Humanos.

7. Personal poco involucrado

Cuando la persona encargada del departamento no tiene conocimientos suficientes de

las actividades de la organización, los procesos no se manejan de la mejor manera. El
departamento de Recursos Humanos debe poder hablar el mismo lenguaje que los
operarios, entender cuáles son sus funciones y conocer sus objetivos para poder
entenderlos y establecer relaciones beneficiosas para todos. El error suele ser causado
por una falta de visión: cuando el departamento de Recursos Humanos se encierra en su
labor de reclutamiento y solamente se preocupa de sus procesos operativos, los
problemas empiezan a aparecer. Esta limitación debe evitarse en la medida de lo posible
ya que reduce las posibilidades de crecer de la empresa de manera indirecta.

DIAGRAMA DE PROCESOS DE RECURSOS HUMANOS.

 COORDINADOR DE FINANZAS Y CONTABILIDAD.

El departamento de finanzas dentro de una empresa toma un rol importante, ya que se

podría decir que es el encargado de generar la información necesaria para determinar
qué decisiones debe realizar la organización para mantenerse en el mercado con
balances estables e impulsarlo al crecimiento y desarrollo empresarial.

Finanzas como departamento de soporte debe de tener en mente que una de sus
principales funciones se centra en la planeación financiera y en asegurar que dicha
planeación se cumpla. Por lo tanto, debe buscar el equilibrio óptimo en el manejo de los
ingresos y las salidas para analizar y determinar la necesidad de créditos incluyendo su
evaluación y selección, así como decidir qué inversiones son posibles realizar y cuáles
son las más convenientes.

En cuanto a las funciones específicas que realiza el coordinador del área se encuentran:

1. Asegura el apoyo al equipo de programas en el seguimiento de ejecución

programática y ejecución presupuestaria de todos los fondos para que no haga falta
dinero en la industria alimentaria.
2. Es responsable de determinar los centros de costos que incurren en la empresa para
llevar orden y control y asignación de factores, así como de comunicar estos
factores al Centro de Servicios para el procesamiento de los mismos.
3. Evalúa y planifica la ejecución de la cartera y las necesidades de presupuesto a
corto, mediano y largo plazo en la industria Alimentaria
4. Planifica, organiza, dirige y se responsabiliza de proveer servicios financieros de
calidad a todos los proyectos, a las unidades administrativas financieras y a todo el
personal en general de la industria alimentaria.
5. Asegura el cabal funcionamiento del sistema contable de la misión disponiendo de
un balance general y reportes de ingresos y gastos consistentes con los diversos
módulos que contempla el sistema financiero.
6. Revisar y desarrollar políticas para regular las opciones financieras de la empresa.
7. Dirigir la recopilación y el análisis de la información financiera en el proyecto.
8. Estimar previamente costos y ganancias con el fin de prever los logros de los
objetivos establecidos.
9. Por medio de modelos matemáticos y estadísticos llevar un constante seguimiento
de tendencias económicas y financieras que puedan impactar directamente el
proyecto alimenticio.
10. Gestion de información Financiera. Analizar y registrar a fondo la situación del
negocio a través de la información presente en el presupuesto, los flujos de fondos y
los indicadores y análisis de costes. A partir de ese análisis podrá planificar los
objetivos a corto, medio y largo plazo, diseñar la estrategia de pagos o inversiones,
etc., cuestiones claves para que la empresa siga creciendo y pueda hacer frente a
escenarios negativos.

Diagrama de procesos área financiera

El área de finanzas y contabilidad debe ir de la mano con todas las demás áreas
conforman el proyecto ya que se encuentran relacionadas directamente al manejar y
controlar el sistema económico de la compañía, es por esto que sus limitaciones se
encuentran muy ocultas y mayormente se centran en actividades directamente
operativas o propias de un área distinta, como por ejemplo el tipo de control de
inventarios que maneja el área de la cadena de suministro o prácticas y herramientas
utilizadas en el flujo de la información internamente del proyecto.

GESTIÓN DE CADENA DE SUMINISTROS.

Uno de los requisitos esenciales para el transporte de alimentos es la forma como se va a

manipular ya que existen leyes que regulan, y se debe tener controles para que no se
contaminen. A continuación, relaciono el listado de lo que debemos tener en cuenta para
nuestra cadena de suministros.

1. Vamos a definir las necesidades de la empresa; tener en cuenta la ubicación de la

empresa, para que nuestros proveedores estén a tiempo con los insumos necesarios
en la elaboración de nuestros alimentos, también definir el segmento al cual vamos a
dirigir nuestro servicio.
2. Partir de cero; ir construyendo nuestro proceso y con base a la adquisición de
experiencia vamos a ir revisando en que podemos realizar mejoras, como por
ejemplo en distribución ir mirando cambios en las rutas cual puede ser más factible
para nosotros y para el cliente para llegar en el menor tiempo posible.
3. Adaptación diaria; en la cadena de suministro hay que estar constantemente
sujetos a los cambios que se pueden dar, esto como ejemplo un nuevo cliente, al
incremento de la gasolina, por este motivo se debe estar frecuentemente para todas
las áreas de la empresa validando
4. Estudiar la demanda; creo que con base a datos vamos a poder medir la demanda
y saber el dato de cuánto vamos a vender, y pues con este dato de proyección,
podemos determinar que vender y cómo venderlo para que nos beneficie.
5. Ayudarme con datos y cifras; creo que para tomar decisiones siempre es necesario
tomarlas teniendo en cuenta datos, y que sean los que realmente necesitamos, por
ejemplo, saber cuánto es movido en el mes, cuánto producimos en el mes.
6. El panorama de nuestro sector: Por muy diferentes, originales o distintos que
queramos ser respecto a nuestra competencia, lo cierto es que difícilmente vamos a
poder escapar a las características generales de nuestro sector. Y estas van a ser muy
importantes a la hora de definir nuestra cadena de suministro.
7. Lo primero, el diseño Antes de comenzar a diseñar la cadena de suministro se debe
asegurar la forma, tamaño y peso tiene lo que vas a transportar con ella. En un error
 mucho más frecuente de lo que parece, el interés por el diseño del producto y su
embalaje no llega hasta última hora, en el momento en el que hay que transportarlo,
cuando debería ser el primer paso.
8. Conoce a quién le vendes Para tener una cadena de suministro ganadora tienes que
considerar a todos los actores de la cadena de suministro, incluyendo tus diferentes
‘clientes’. ¿Cómo le gusta recibir mi producto al súper? ¿En tamaños grandes para
almacenarlo? ¿En formatos pequeños para sacarle mayor rentabilidad? ¿Cómo lo
prefieren para que sea más fácil de reponer? ¿Cuándo y cómo lo compran? ¿Qué día
necesitan que llegue a la tienda? ¿Cuánta venta online tienen? ¿Necesitan diferentes
envases para cada canal de venta?
9. Ponlo negro sobre blanco; “Cuanto mayor sea tu cadena de suministro, más
posibilidades hay de que surjan problemas. Pocos ladrones de tiempo hay más
efectivos y más dañinos que el papeleo, así que harás bien en limitarlo. Para
lograrlo, atiende al detalle en los contratos. Especifica las condiciones todo lo
posible: tarifas, pesos, plazos, valor de los sobrecostes y quién ha de
responsabilizarse de ellos atendiendo a unas condiciones concretas.

“Solventar un problema en la cadena de suministro mientras tienes que discutir quién ha

sido el culpable, para que asuma su responsabilidad, solo dificultará encontrar la
solución. Y recuerda que no tiene por qué tratarse del fallo de nadie. Imprevistos como
la meteorología o fluctuaciones como el precio de los combustibles pueden ser fuentes
de problemas si no los has tratado con antelación.”

10. Cadenas de suministros, cadenas de personas; “Estadísticas, diseños, datos,

plazos, estimaciones de demanda… La cadena de suministro, en sus aspectos
técnicos, puede parecer algo muy árido. Sin embargo, para mover los eslabones de
la cadena se necesita contar con material humano. Y, si quieres una buena cadena, tu
capital humano tiene que ser de primer orden.

Debes encontrar gente que sea experta en su área y, a la vez, posea también una visión
de conjunto de todo el proceso y de su importancia. Gente que comprenda qué es una
cadena de suministro, pero experta también en cómo funciona tu negocio.”
“Personal que esté dispuesto a tomar la iniciativa para detectar fallos e ineficiencias y
proponer mejoras. Ni todos los ERPs y cuadros de mando del mundo juntos te
salvarán si tu infantería no está preparada para la batalla.”

COORDINACIÓN DE VENTAS Y RELACIÓN CON LOS CLIENTES.

El coordinador de ventas se encarga de coordinar a un equipo para alcanzar el objetivo

deseado en el área comercial. Motiva y dirige a los demás integrantes para tomar las
mejores decisiones y aumentar las ganancias de la empresa.

PERFIL

1. Dominio en atención a clientes

Un gerente de ventas tiene que saber cómo tratar con personas. Saber qué decir en el
momento preciso e indicado para atraer a los posibles clientes, resolver dudas y generar
esa confianza y fidelización con la marca. Asimismo, debe conocer diferentes tipos de
mercado: mayoristas, minoristas, el sector turístico, el sector empresarial, para saber qué
tipo de comunicación emplear. La facilidad de palabra es fundamental para comunicarse
con los clientes. También es indispensable que el lenguaje de un gerente de ventas sea
elocuente y claro para transmitir con certeza diferentes estrategias de convencimiento.

2. Conocimiento en contabilidad y medición de estrategias

El gerente de ventas adecuado debe dar resultados y reflejarlos en números: cuánto

capital estás invirtiendo y cuánto está regresando a la compañía.

3. Capacidad de trabajar ante desafíos

Al ser gerente de ventas, se debe mantener la calma ante los desafíos cotidianos: la
presión de las solicitudes de los directivos, mantener el ritmo de ventas o aumentarlas y
hacer que el ambiente de trabajo sea productivo y equitativo, con el fin de reducir la
rotación.

4. Iniciativa y toma de decisiones

El gerente de ventas debe tener iniciativa para tomar ciertas decisiones. Si ve la
oportunidad de concretar alguna venta o una relación laboral exitosa, lo más
recomendable es que no se espere a que los jefes lo autoricen. Del mismo modo, debe
detectar cuándo es el momento de reconsiderar un trato a fin de evitar pérdidas.

5. Capacidad de liderazgo

El gerente de ventas es una persona que toma las riendas y guía al resto del equipo hacia
el éxito mediante el trabajo en conjunto.

6. Trabajo en equipo
Puede parecer un punto obvio, pero no está de más incluirlo. Tiene que saber trabajar en
equipo, conocer cada uno de los roles, mantener la armonía entre los integrantes y
escuchar a los compañeros cuando requieran atención puntual.

FUNCIONES

1. Planificación de los presupuestos de venta

El plan de ventas suministra los datos para elaborar los presupuestos de compra,
producción, gastos de venta y administrativos. Debe ser realista y pronosticar el número
de ventas probables en determinado momento. Compara la demanda del mercado para
detectar si es superior o similar a la oferta; además, define las ventas esperadas tras
conocer las tendencias en negocios, las políticas sobre sus productos y las intenciones
actuales de inversión de la empresa.

2. Establece metas y objetivos

Tras un largo pronóstico de ventas y esperar los cambios y autorización de la parte

administrativa, concibe las metas a cumplir a mediano o largo plazo. La planificación de
metas debe mantenerse realista y lo más apegada posible a lo que la empresa puede
ofrecer; los objetivos tienen que ser precisos y a plazos más cortos. Plantear mejores
estrategias:

● Conoce las características del mercado y la aceptación que tiene el producto o

servicio dentro de él.
● Analiza los resultados para saber si fueron superiores o inferiores a lo que se había
previsto. Además de detectar fallos y errores, define si aún existen los recursos
empleados en el pasado, o si hay cambios que afecten el logro de objetivos.
● Impulsa a que todo el departamento de ventas se convierta en una sola fuerza. La
participación de los vendedores ayuda a alcanzar objetivos.
● Mide a los consumidores, los canales y la fuerza de venta.

3. Pronostica las ventas

Establece si es factible alcanzar las metas propuestas, por medio de la capacidad

productiva y los recursos de la empresa, así como de los estudios de marketing
disponibles. Necesita un equipo de trabajo completo: analistas financieros, técnicos de
ventas y planificadores que apoyen para establecer las formas de satisfacer al cliente.
Las técnicas empleadas para la elaboración de pronósticos pueden dividirse en cuatro
categorías:

● Juicio ejecutivo: Se basa en la intuición del equipo de expertos en el área de ventas

en relación con la demanda del producto o servicio.
● Encuestas: Estas pueden ser por Pronóstico de los Clientes, que es útil para
empresas con pocos clientes; Pronóstico de la Fuerza de Ventas, por el cual los
vendedores estiman las ventas esperadas en un determinado periodo; y el Método
Delfos, en el que se contratan a expertos para hacer los pronósticos iniciales que se
proponen en la empresa, los analizan y los regresan más aterrizados.
● Análisis de series de tiempo: Es un método efectivo para productos de demanda
estable. Su objetivo es utilizar datos históricos de ventas de la empresa para
descubrir sus tendencias estacionales, cíclicas y aleatorias.
● Prueba de mercado: Se miden las compras y respuestas del consumidor ante la
venta de un producto o servicio determinado. Esta técnica es útil para proyectar las
ventas de nuevos productos.

4. Selecciona a los mejores vendedores

Entre las funciones más importantes de un gerente está encontrar a las personas
adecuadas para el área, pues serán quienes harán posible el cumplimiento de los
objetivos. También debe promover su capacitación constante, ya que logrará potenciar
sus habilidades y ofrecerles conocimientos especializados.

5. Define los objetivos de cada vendedor

Es difícil que una persona domine todos los aspectos de las ventas, pues su desempeño
dependerá de factores como la personalidad, la formación y las habilidades
comunicativas. Observa el rendimiento de cada agente para asignar tareas distintas, tales
como:

● Buscar prospectos para la empresa.

● Distribuir la estrategia entre los nuevos clientes y los asiduos.
● Comunicar eficazmente acerca del producto o servicio ofrecido.
● Tener el mayor número de cierre de ventas.
● Proporcionar un buen servicio al cliente a través de asistencia o consultorías.
● Realizar investigación de mercado para recopilar datos estratégicos de los clientes.

Los objetivos de la fuerza de ventas deben ser específicos, para evitar que los
representantes descuiden los nuevos productos y a los leads y prospectos. Trabaja de la
mano con el área de Recursos Humanos. Al mismo tiempo, tu liderazgo y habilidades le
harán saber al equipo que lo ayudarás al cumplimiento de las metas comerciales.

6. Motiva a su equipo de trabajo

Como gerente se desea, vendedores motivados y comprometidos; en tanto que la

rotación de personal, sobre todo en el departamento de ventas, afecta sobremanera a la
empresa, pues frena el buen funcionamiento de las estrategias comerciales
implementadas. Así como se debe complacer a los clientes, los buenos trabajadores
también merecen compensaciones si llegan o se acercan rápidamente a sus metas.
Incentivar al equipo garantiza el pronto cumplimiento de objetivos, además genera un
mejor clima laboral y construye la confianza.

7. Evalua al equipo de trabajo

Así como una de las funciones es motivar al representante de ventas, también se debe
monitorear y calificar su desempeño. Esta evaluación permite saber quiénes cumplen
sus metas. En caso de detectar una falla, se guían para definir nuevamente sus metas y
trazar estrategias para alcanzarlas.

OBJETIVOS

Como coordinador de ventas se deben cumplir con ciertos objetivos para la empresa,
por lo que para cubrir este puesto o contratar a alguien es ideal tener en cuenta:

1. Mantener a un equipo de alto nivel

El coordinador de ventas tiene que mantener a sus elementos con un alto nivel de
conocimientos e incluso con bienestar emocional. Es por ello que su objetivo es
prepararlos y actualizarlos con talleres, charlas o seminarios para lograr los mejores
resultados en el campo.

2. Hacer rentable a la compañía

Su objetivo como coordinador de ventas es que los clientes u otras empresas vean la
marca como la más rentable del mercado; la que ofrece mejores prestaciones y precios.
Mediante esta rentabilidad, la compañía se mantiene como la mejor del sector.

3. Lograr la fidelización de clientes

Otro objetivo es lograr la fidelización con la marca. Esto se consigue a través de la

atención al cliente, resolver las dudas que surjan, guiar al cliente en cada parte de la
venta, crear esa lealtad para que sigan eligiendo tu compañía por el trato único que
ofreces.

4. Consolidar ventas

Este objetivo, como puede resultar obvio, es el principal de un gerente de ventas. A

través de un buen plan de trabajo y una guía inteligente a su equipo, los objetivos
comerciales tienen que cumplirse para el buen andar de la empresa.

5. Mantener presencia de marca

Su objetivo es lograr que la compañía tenga presencia en diversos tipos de mercado, que
esté en boca de los clientes y posibles clientes para incrementar las ventas y no
desaparezca del mapa.

DIAGRAMA DE PROCESOS DE COORDINADOR DE VENTAS Y RELACIÓN

CON LOS CLIENTES

PLANIFICACION DE RECURSOS.
INTRODUCCIÓN

La elaboración del siguiente trabajo es para identificar las distintas tareas que se
requieren en la industria alimentaria, listar cada una de las actividades que conlleva esta
industria, y como cada proceso interactúa entre las áreas, los recursos necesarios para el
desarrollo del proyecto, las necesidades de las diferentes áreas dentro de la empresa.

El equipo de trabajo está conformado por:

● El líder del proyecto (Camilo Blanco Berrio)

● Coordinador de Recursos Humanos(Rosenverth Rodriguez Lopez)
● Coordinador de Finanzas y Contable(Cl)
● Coordinador de Ventas y Relación con los Clientes(Edison Gonzalo Rubiano
Paez)
● Coordinador de Gestión de la Cadena de Suministro ( Adolfo Hernandez
Alonso)

Identificar los tipos y el número de recursos necesarios (detallados) para

completar cada actividad. Se puede expresar cada tipo de recursos por cantidad,
horas o días, personas, infraestructura, tecnología, entre otras.
Listar las actividades y necesidades de recursos (tangibles e intangibles; recursos
humanos, recursos financieros, recursos materiales, recursos tecnológicos, entre
otros). Importante el análisis detallado de cada unidad o área de trabajo.
Control de disponibilidad en el futuro de los recursos de cada categoría
(finanzas, recursos humanos, clientes, gestión cadena de suministros). Se refiere
a la capacidad de suplir alguna ausencia de personal, material, proceso, entre
otros.
Unir los recursos disponibles a las actividades o funciones que permiten cumplir
el objetivo del proyecto, se refiere a la planificación de cada recurso para
realizar una función o actividad específica. Se debe tener presente que, si un
tipo de recurso se demanda mucho o tiene baja capacidad, este puede retrasar
algunos trabajos o proyectos y por ende no cumplir con las fechas establecidas.
Por lo anterior, se debe prever adecuadamente los recursos necesarios
para la ejecución de un proyecto.
 Planificación de recursos Líder del proyecto.

Planificación de recursos Líder del

proyecto.
Actividad Recursos a utilizar

viabilidad del
proyecto si cumple
o no con los
requisitos legales y
técnicos para la Recursos humanos,
ejecución Recursos financieros
Identificación de la
regulación que se
tiene por parte del
gobierno en el
sector Alimentos Recursos Humanos

Recursos a utilizar Recursos humanos,

para efectuar el Financieros,
proyecto. materiales y
tecnológicos
Divulgación
proactiva sobre el
proyecto a todos Recursos
los involucrados. tecnológicos
Mitigar el efecto
de los riesgos
asegurando
resultados VS
producto. Recursos materiales

Efectuar procesos
de calidad
continuo al inicio y
durante la
ejecución y
evaluación del Recursos Humanos y
proyecto. tecnológicos
Administración de
recursos
asegurando que lo
acordado sea
entregado en cada
área funcional. Recursos materiales
Recopilación
periódica de
estadísticas. Recursos financieros.

Actividades y necesidades de recursos.

Recursos Recursos Recursos
Actividad Recursos Humanos financieros materiales tecnológicos

Se necesita de la
disponibilidad de 4 Se debe contar
empleados o socios con un balance
viabilidad del
que analicen y general de
proyecto si cumple
validen los procesos gastos y costos
o no con los
y requisitos para dar donde se N/A N/A
requisitos legales y
apertura al proyecto identifique
técnicos para la
indispensable tener cuánto dinero
ejecución
el talento humano costara y si es
capacitado para posible pagarlos.
dicha función.

Se requiere de 1
colaborador con
profesión en área de
Identificación de la
derecho que indague
regulación que se
e investigue la
tiene por parte del N/A N/A N/A
regulación legal en el
gobierno en el
sector alimentos
sector Alimentos
para así centrar el
proyecto en lo que
dispone la ley.
 Se requiere de
equipos de
cómputo para
la creación de
comunicados
internos y
externos
Divulgación
donde se
proactiva sobre el
N/A N/A N/A tenga
proyecto a todos
actualizado a
los involucrados.
todas las áreas
de lo que
sucede con el
proyecto y lo
que se
requiere por
area.

Solicitar y
comprar el
material
únicamente
requerido sin
generar grandes
Mitigar el efecto
cantidades de
de los riesgos
residuos es
asegurando N/A N/A N/A
importante
resultados VS
además evaluar
producto.
los riesgos y que
el producto
llegue al
consumidor final
de manera
correcta.
 Utilizar las
herramientas
ofimáticas
Se requieren 2
para la
Efectuar procesos profesionales en
evaluación
de calidad calidad donde se
continua en
continuo al inicio y implementen
calidad y
durante la herramientas de N/A N/A
hacer
ejecución y calidad y se cumplan
procesos
evaluación del con las normas ISSO
automatizados
proyecto. en todo el desarrollo
con un
del proyecto.
porcentaje
menos de
error.

Generar fichas
técnicas de
entrega de
material donde
se verifique que
el material es
entregado en su
totalidad, es
Administración de
importante
recursos
contar con los
asegurando que lo
N/A N/A proveedores a N/A
acordado sea
tiempo para así
entregado en cada
tener el material
área funcional.
a tiempo y no
tener tiempos
de espera ni
demoras que se
podrían
convertir en
cuellos de
botella.

Tener un
Recopilación profesional en
periódica de N/A finanzas que N/A N/A
estadísticas. asegure que
todos los
 recursos
financieros son
puestos a
disposición de
manera correcta
y así generar
reportes
mensuales de los
costos y gastos
que incurre el
proyecto para su
ejecución

Disponibilidad en el futuro de los

recursos

Se contará con el
personal capacitado
donde se maneje una
nómina fija de 10
colaboradores a
partir del momento
Recursos humanos de inicio del proyecto

Se contará con el
capital suficiente
siempre y cuando el
proyecto empiece a
generar ingresos de
lo contrario no se
estaría cumpliendo
Recursos con la meta y habría
Financieros reducción del capital.

Los materiales se
comprarán a medida
de lo requerido
contando con un
rubro para estos
Recursos recursos pues sin
Materiales ellos no hay proyecto
 Se comprarán
equipos tecnológicos
gama media donde
se analicen todas las
fases del proyecto es
importante un
mantenimiento
periódico de los
Recursos elementos
Tecnológicos tecnológicos.

Recursos disponibles frente a las

actividades o funciones
Actividad Recurso disponible.

viabilidad del
proyecto si cumple
o no con los Cuenta con los
requisitos legales y recursos disponibles
técnicos para la en la primera fase de
ejecución análisis del proyecto.
Identificación de la Cuenta con los
regulación que se recursos en cuanto a
tiene por parte del talento humano en
gobierno en el todas las fases del
sector Alimentos proyecto.
Cuenta con los
recursos de análisis
Recursos para solo el primer mes de
utilizar Y efectuar ejecución del
el proyecto. proyecto

Cuenta con todos los

recursos
involucrados
Divulgación anteriormente en
proactiva sobre el todas las fases del
proyecto a todos proyecto hasta su
los involucrados. culminación.
Mitigar el efecto
de los riesgos Cuenta con todos los
asegurando recursos hasta la
resultados VS culminación del
producto. proyecto

Efectuar procesos
de calidad Cuenta con la mitad
continuo al inicio y de los recursos pues
durante la solo se tendrá en
ejecución y cuenta los recursos
evaluación del medio tiempo de
proyecto. jornada laboral.

Cuenta con los

Administración de recursos necesarios
recursos durante la fase de
asegurando que lo ejecución en la fase
acordado sea de evaluación son
entregado en cada suspendidos en esta
área funcional. actividad.
Recopilación Cuenta con los
periódica de recursos necesarios
estadísticas. en todo el proyecto.

PLANIFICACIÓN DE RECURSOS ÁREA DE TALENTO HUMANO

El departamento de talento humano tiene su origen en determinados trabajos de

naturaleza administrativa que se llevan a cabo en las empresas, como los
trámites de selección de los trabajadores, la realización de contratos, nóminas y
seguros sociales, etcétera.
Este departamento solía estar integrado en el departamento de administración,
algo todavía frecuente en empresas pequeñas o con muy pocos trabajadores.
A medida que una empresa crece, surge la necesidad de crear un departamento
que no solo se ocupe de cuestiones administrativas, sino de aspectos
relacionados con la psicología, sociología y las técnicas de organización de los
recursos humanos.
Es por ello que para un buen desempeño de dicha área se requieren herramientas tanto
tecnológicas como equipamiento y mano de obra calificada para llevar a buenos
términos todos los procesos efectuados.

De acuerdo a lo anterior los recursos y herramientas requeridas en el área de talento

humano se dividen en:

Recursos tangibles.

1.Recursos físicos.

● Infraestructura, edificación, local o casa (Lugar de las oficinas)

● Equipos de cómputo e impresoras (uno por persona)
● Escritorios (uno por persona)
● Sillas (uno por persona)
● Casilleros, cajoneras y organizadores (uno por sub area)
● Papelería(resmas de papel ,esferos, carpetas lápices,borradores,
marcadores ,tableros, huelleros ,cosedoras
,grapadoras,calculadoras,reglas, cuadernos, etc

2.Recursos financieros

-Propios

❖ Dinero en efectivo
❖ Aportes de los socios o acciones
❖ Utilidades

-Ajenos

❖ Prestamos de acreedores y proveedores

❖ Créditos
Recursos intangibles

❖ Propiedad intelectual
❖ Derechos contractuales
❖ Software para equipos de cómputo tablets y celulares
❖ Datos
❖ Relaciones internas y externas
❖ Derechos o contratos
❖ Cultura organizacional
❖ Seguridad

Recursos humanos

❖ Personal capacitado en las diferentes áreas (seleccion y contratacion,

seguridad social , departamento jurídico, seguridad y salud en el
trabajo ,bienestar y nómina.

❖ Para el desarrollo de estas actividades la cantidad de personal que debe

ser contratado para las diferentes sub áreas y laborando una intensidad
horaria de 240 hrs mensuales son:

1 Director de recursos humanos:cumpliendo funciones

1 Analista de recursos humanos

2 Auxiliar de seguridad social

1 Coordinador de selección y contratación

2 Psicólogos

2 auxiliares de contratación

1 Analista de SST

1 Auxiliar de SST
1 Analista de bienestar

2 Analistas de nomina

Planificación de Gestión financiera y contabilidad:

La planificación financiera de una empresa se refiere a la confección de un plan

integral, detallado, organizado y sobre todo adaptado a cada compañía en particular.
Este plan ha de fijar objetivos financieros específicos y para ello se tienen en cuenta los
plazos de cumplimientos, los recursos y los costes. La planificación financiera está
formada por dos grandes grupos:

● Planificación de los beneficios: esto quiere decir saber de antemano cuál es la

posición financiera para el próximo año. Se realiza un estudio de los ingresos,
los gastos, los activos, los pasivos y el capital contable.
● Planificación del efectivo: está basado en las entradas y las salidas de dinero que
se realiza en efectivo y en el corto plazo. Se evalúa si hay o no un excedente de
dinero para tomar otras decisiones.

Pasos para realizar Planificación financiera:

1. Análisis financiero actual

El estado actualizado de las finanzas de la empresa se consigue analizando la cuenta de

resultados, el flujo de caja y los estados de situación (activo, pasivo y capital). Una
compañía mediana o grande tiene un departamento de contabilidad donde almacena
toda esta información bien detallada y ordenada.

2. Objetivos

Cuando se conoce la situación de la empresa a nivel finanzas, el siguiente paso es fijar

las metas que se desean alcanzar en el siguiente período, que casi siempre es de un año.
Esta fase es clave porque ayuda en la planificación financiera y las acciones a seguir.

3. Estrategia

Con los objetivos planteados, es necesario saber de qué manera llevarlos a cabo para
cumplirlos. Allí es donde se deben plantear las estrategias. Planificar las acciones
futuras es fundamental para que la compañía crezca. Lo importante es que esos planes
estratégicos se adecuen a las metas y a la situación financiera de la empresa.

4. Evaluación de resultados

El último paso en la planificación financiera de una empresa es analizar si todo lo

realizado ha ayudado a conseguir lo esperado. Y, muy especialmente, hay que analizar
si se han alcanzado todas las metas o solo parte de ellas. Esos datos serán una de las
bases del plan financiero del siguiente ejercicio.

Planificación de Gestión de cadena de suministro:

¿Cuál es la cadena de suministro de alimentos?

Una cadena de suministro de alimentos abarca todos los procesos que cuentan como los
alimentos cultivados en una granja llegan a la mesa de la cena. Esto incluye la
fabricación, administración, utilización y descarte de alimentos.

A lo largo de esta empresa, un producto alimenticio pasa del fabricante al consumidor,

mientras que el dinero utilizado por los clientes para pagar el artículo se entrega a las
personas que trabajan en diferentes etapas de la cadena.

Cada parte de esta operación requiere recursos artificiales o materias primas para
funcionar. Debido a que cada etapa de la cadena de suministro afecta a cada otra etapa,
es esencial racionalizar todo el proceso para evitar altos costos o ineficiencias.
 ❖ Granja - Aquí es donde los ingredientes, carne, frutas, verduras, alimentos,
bebidas se originan y se compran (ya sea animales o plantas).
❖ Procesamiento - En esta etapa, las plantas y los animales se convierten en forma
comestible.
❖ Distribución - Una vez que el alimento es comestible, es transportado y
distribuido al minorista/proveedor necesario. Los distribuidores venden
artículos, gestionan inventarios, reducen costos y realizan otras acciones para
agregar valor al producto alimenticio.
❖ Minorista - Este es el proceso utilizado para entregar los productos a los
consumidores. Abarca todo, desde la obtención de los artículos distribuidos
hasta su venta.
❖ Consumidor - El consumidor compra el producto alimenticio al minorista

Preparar un suministro de alimentos de emergencia

Un desastre puede interrumpir el suministro de alimentos; por ello, planifique disponer

de al menos un suministro de alimentos para 3 días.

Conserve alimentos que:

❖ Tengan una mayor vida útil

❖ Requieran poca o no necesiten cocción, agua o refrigeración, en caso de que se
interrumpan los servicios
❖ No sean muy salados o picantes, dado que estos alimentos aumentan la
necesidad de beber agua, que podría escasear

Al almacenar un alimento, no es necesario comprar alimentos deshidratados o de otro

tipo en caso de emergencia.

❖ Consulte las fechas de vencimiento de los alimentos envasados o las mezclas

secas. Por lo general, los alimentos envasados caseros deben desecharse después
de un año.
❖ Utilice y reemplace los alimentos antes de la fecha de vencimiento.

Ciertas condiciones de almacenamiento pueden mejorar la vida útil de los alimentos

envasados o deshidratados. Lo ideal es almacenarlos en un lugar fresco, seco y oscuro.
La mejor temperatura es de 40° a 70° F.
 ❖ Mantenga los alimentos lejos de las estufas o los gases del refrigerador. El calor
hace que muchos alimentos se echen a perder con mayor rapidez.
❖ Mantenga los alimentos lejos de productos de petróleo, tales como gasolina,
aceite, pinturas y solventes. Algunos alimentos absorben su olor.
❖ Proteja los alimentos de los roedores e insectos. Los alimentos almacenados en
cajas o cartón durarán más si se envuelven o guardan en contenedores
herméticos a prueba de agua.
❖ Almacene los alimentos en estantes seguros que eviten el contacto con el agua
en caso de inundación.

Preparar un suministro de agua de emergencia

❖ Conserve al menos 1 galones de agua al día por cada persona y mascota. Tenga
en cuenta que debería conservar más agua en caso de clima caluroso, para
mujeres embarazadas o para las personas enfermas.
❖ Conserve al menos un suministro de agua para 3 días por cada persona y
mascota.
❖ Asegúrese de conservar su suministro de agua de emergencia en un lugar seguro
en caso de inundación.
❖ Si el agua embotellada tiene olor, no la beba ni la utilice. En su lugar, deséchela
o, siempre que se pueda, llame a su proveedor de agua embotellada para
conseguir un reemplazo.
❖ Consulte la fecha de vencimiento del agua que compre en la tienda; reemplácela
cada 6 meses.
❖ Conserve una botella de lejía de cloro líquido sin olor para desinfectar el agua y
para limpiar o desinfectar las superficies en general. Intente almacenar la lejía en
un lugar donde la temperatura promedio sea de aproximadamente 70°F (21°C).
Dado que la cantidad de cloro activo en la lejía disminuye con el tiempo,
considere reemplazar la botella cada año.

Prepararse para un apagón

❖ Asegúrese de tener termómetros para electrodomésticos en el refrigerador y el

congelador.
➢ Asegúrese de que la temperatura del congelador no supere los 0° F y que
el refrigerador no supere los 40° F.
 ➢ En caso de apagón, los termómetros para electrodomésticos indicarán las
temperaturas en el refrigerador y el congelador para ayudarle a
determinar si los alimentos son seguros.
❖ Compre o prepare cubos de hielo con anticipación y congele bolsas de gel y
envases de agua para mantener sus alimentos frescos en el congelador, el
refrigerador o en hieleras en caso de un apagón. Consérvelos en el congelador
para usarlos más tarde, en el refrigerador o en hieleras. El hielo que se derrita en
los envases de agua también servirá como un suministro seguro de agua potable.
❖ Congelar los alimentos refrigerados como sobras, leche y carnes rojas y de
aves de corral frescas que no necesite de inmediato. Esto ayuda a mantenerlos a
una temperatura segura por más tiempo.
❖ Agrupar los alimentos en el congelador. Esto ayuda a que se mantengan fríos
por más tiempo.
❖ Tenga hieleras a mano para mantener los alimentos del refrigerador fríos si se
corta la luz por más de 4 horas.
❖ Consulte las fuentes locales para saber dónde comprar hielo seco o hielo en
cubos, de ser necesario.

Durante una emergencia, si utiliza envases para alimentos o bebidas que conserven otras
sustancias que no sean alimentos, como gasolina, deséchelos después de usarlos y no los
recicle.

Durante un desastre o emergencia

En caso de un apagón

❖ Mantenga cerradas las puertas del refrigerador y del congelador tanto como sea
posible para conservar la temperatura fría.
➢ El refrigerador mantendrá los alimentos frescos por aproximadamente 4
horas, si no se abre.
➢ Un congelador lleno mantendrá la temperatura durante 48 horas (24
horas si está medio lleno) si mantiene la puerta cerrada.
❖ Compre hielo seco o en cubos para mantener el refrigerador lo más frío posible,
en caso de que ocurra un apagón durante un período prolongado de tiempo. Con
cincuenta libras de hielo seco, un congelador lleno de 18 pies cúbicos debería
mantenerse frío por dos días.
 ❖ Si planea comer carne de res, aves de corral, pescado o huevos refrigerados o
congelados mientras se mantengan a una temperatura segura, es importante que
cada alimento se cocine bien a una temperatura interior mínima segura para
asegurarse de destruir las bacterias procedentes de los alimentos. Sin embargo, si
la temperatura de los alimentos superó los 40º F durante 2 o más horas (o 1 hora
si la temperatura era superior a los 90 º F), deséchelos.
❖ Durante una tormenta de nieve, no deje los alimentos perecederos en la nieve.
Las temperaturas exteriores pueden variar y los alimentos podrían estar
expuestos a condiciones de insalubridad y a animales. En cambio, haga hielo.
Llene baldes, envases de leche vacíos o latas con agua y déjelos en el exterior
para congelarlos. Utilice hielo casero en su refrigerador, congelador o hieleras.

Planificación Ventas y Relación con los clientes

Una de las técnicas de planeación es prepararse para el futuro, se deben ordenar los
recursos para que en el futuro sean favorables. Para aquello se deben controlar los
acontecimientos que sean manejables y adaptar los que no lo sean.

1. Recopilación de la información:

Se debe recopilar toda la información acerca de la empresa, estos datos se

pueden obtener datos útiles a partir de fuentes subjetivas yobjetivas como de los
mismos dueños de la empresa o de terceros. Se debe desarrollar un marco de
referencia adecuado para entender el problema es una habilidad administrativa
importante.

Como las ventas futuras son importantes para la organización, los coordinadores
de ventas también trabajan con pronósticos. El desarrollo de cálculos precisos de
las ventas futuras repercuten en necesidades de personal de una organización,en
la planeación de la producción,los requerimientos de distribución.

2. Objetivos

Se deben definir los resultados finales de la empresa fijando objetivos,mediante

cinco características específicas, medible,acordado, realista y relacionado con el
tiempo:
 ● Minimizar los costos y maximizar las utilidades.
● Maximizar el servicio al cliente.
● Minimizar la inversión en inventario.
● Minimizar los cambios en las tasas de producción.
● Minimizar los cambios en los niveles de la fuerza de trabajo.
● Maximizar la utilización de planta y equipo.

3. Desarrollo de Estrategias

Consiste en decidir que hacer, como y cuando. En el contexto de una empresa

alcanzará sus objetivos, dado un conjunto de limitaciones ambientales y políticas
organizacionales.

4. Desarrollo de Políticas

Se deben crear políticas, ya que son las decisiones permanentes relativas a los
asuntos estratégicos recurrentes y restringen las clases de estrategias aceptables
para lograr los objetivos.

5. Desarrollo de Programas

Los programas descomponen los objetivos y estrategias en pasos manejables que

pueden identificarse, delegarse e instrumentarse, cuyos resultados se pueden
medir. Estos pasos de acción se conocen también como tácticas, otro término de
guerra griego que significa: la ciencia o el arte de maniobrar soldados o barcos
en presencia del enemigo. Un calendario es la parte del programa que jerarquiza
la terminación de los pasos de acción y específica la secuencia que se realizarán.
Los gerentes de ventas crean programas que organizan las actividades de los
vendedores para alcanzar los objetivos correspondientes.

6. Establecimiento de procedimientos

Se deben crear programas de acción estandarizados que se refieran a asuntos

tácticos, el registro de un pedido puede requerir que respeten los procedimientos
estándares. Entre estos procedimientos de ventas se incluyen descripciones
 detalladas para llenar formas de pedidos, manejar gastos o informes de
accidentes.

7. Presupuestación

Es la asignación de recursos a programas. Los recursos incluyen personas,

capital de trabajo e información. La información acerca del mercado y los
competidores se ha vuelto un recurso cada vez más importante y costoso en la
administración de ventas. Los vendedores,coordinadores y gerentes de ventas
deben presupuestar su tiempo, gastos y materiales promocionales.

Al planificar las ventas se deben considerar varios factores:

❖ Medio ambiente externo

❖ Condiciones generales de los negocios que puedan afectar a la compañía
durante el siguiente periodo.
❖ La tendencia de la población en el área de comercialización
❖ Cambios esperados en la situación competitiva
❖ estudios tecnológicos esperados.

8. Agregación:
● Familia de productos
● Mano de obra
● Tiempo
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