Manual: Organización de Eventos

UNIDAD DIDÁCTICA Nº 01: Oferta de Eventos

SESIÓN Nº 03

PROCESO PRODUCTIVO DE EVENTOS

En la actualidad las personas/empresas tienen menos tiempo para dedicarse a organizar una actividad familiar,
de amigos, o en el caso de una empresa, un congreso, el lanzamiento de un producto, etc. Por esto, se han
creado las empresas de organización de eventos que se dedican a la organización integral de eventos
especiales, para que las personas sólo tengan que hacer una llamada para contratar los servicios de la empresa
y el día de la actividad disfrutar como un invitado más.

La función de una empresa organizadora de eventos es ahorrar al consumidor tiempo y costos ya que el cliente
encontrará a todos los proveedores reunidos en una sola empresa a un mejor precio, y a la vez el organizador
será quien se encargue de crear planificar, organizar y supervisar hasta el más mínimo detalle del evento;
liberando al cliente de realizar dichas tares y permitiendo que pueda disfrutar como un invitado más de su
evento. Al contratar a una empresa que le organice todo, el cliente se ahorrará el estrés que le puede causar
organizar este tipo de actos.

FLUJO DEL PROCESO DE PRODUCCIÓN:

Se presenta el flujo del proceso productivo a nivel general, referente al producto seleccionado del giro y
analizado con más detalle.

Sin embargo, éste puede ser similar para otros productos, si el proceso productivo es homogéneo, o para
variantes del mismo. Al respecto, se debe evaluar en cada caso la pertinencia de cada una de las actividades
previstas, la naturaleza de la maquinaria y el equipo considerado, el tiempo y tipo de las operaciones a realizar y
las formulaciones o composiciones diferentes que involucra cada producto o variante que se pretenda realizar.

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A continuación, se presenta una explicación del proceso productivo a nivel microempresa/artesanal:

1. Contacto inicial. 
El cliente contacta con el salón ya sea vía telefónica o presentándose en las oficinas del salón. En este
primer contacto se acuerda el tipo de servicio que se ofrecerá y la fecha y hora del evento, así como el
número de invitados. Se toman los datos del contratante: nombre, teléfono y dirección. Se presenta el
presupuesto y los costos de cada uno de los servicios que se brindarán, así como todas las condiciones
de los mismos.

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2. ¿Se aceptan las condiciones?

Si no se aceptan las condiciones, el proceso termina en este punto, en caso contrario, se sigue con la
firma del contrato o reservación.

3. Contrato o reservación. 
Cuando el cliente decide llevar a cabo la fiesta en el salón se firma un contrato por parte del solicitante y
de la empresa, éste incluirá, entre otras cosas, las siguientes: Datos del solicitante, horario y fecha del
evento, fecha del contrato, anticipo, el detalle del servicio que se brindará y otras observaciones.

4. Si el cliente desea tener servicios adicionales: 

Puede obtenerlos por medio de la empresa organizadora de eventos o él mismo contratar el servicio en
otro lado.

5. Abastecimiento de materias primas. 

De acuerdo al contrato se procederá a realizar el abastecimiento de materias primas para la elaboración
de alimentos o bebidas.

6. Preparación del equipo. 

Se prepara y verifica el equipo que se va a utilizar, según el tipo de evento a realizar, así como el buen
estado del mobiliario, mantelería, cristalería, vajilla, entre otros.

7. Todo el equipo que se utilizará en el evento.

Se colocan las sillas y mesas en el área del comedor. Asimismo, se colocan las flores, se decora la mesa
de bocaditos, de torta, mesa principal, etc.

8. Inspección General. 
Se verifica que todo esté dispuesto para iniciar el evento, todo colocado en su lugar, bien presentado y el
anfitrión listo para recibir a los invitados.

9. ¿Inspección satisfactoria?
Si la inspección resulta satisfactoria, sólo resta esperar a que lleguen los invitados, en caso contrario se
procederá a realizar las correcciones necesarias.

10. Realizar modificaciones. 

Se realizan las modificaciones pertinentes y se procede a una nueva inspección, hasta que todo esté
conforme a lo solicitado por el cliente y de acuerdo a los requerimientos para poder brindar un servicio
óptimo y de calidad

11. Recepción de invitados. 

Esta actividad consiste en recibir a los invitados, generalmente mediante una lista o invitación.

12. Realización y coordinación del evento. 

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Una vez comenzado el evento se deben coordinar todas las actividades que lo forman (protocolo a
seguir, servido de los alimentos y bebidas, etc.), así como se estar al pendiente de que los invitados no
sufran ningún percance dentro de las instalaciones.

13. Conclusión del evento. 

Al concluir el evento se despide a los invitados y el cliente liquida el contrato. Cuando el cliente deja
garantía y cancela el servicio con anticipación, la liquidación se puede hacer posteriormente para no
incomodarlo.

14. Limpieza de áreas, equipo y accesorios. 

Al concluir el evento se procede a limpiar el local, el equipo y mobiliario (mesas, sillas, etc.) así como los
accesorios que sirvieron para la realización del evento.

15. Almacenamiento de equipo y accesorios. 

Después de haber limpiado el equipo y accesorios se procede a almacenarlos en el lugar apropiado,
quedando dispuestos para un nuevo evento.

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Oferta de Eventos

Convenio con Proveedores

Ambientación y Decoración de
la Oficina de Eventos

Venta de Paquetes Evaluación Técnica y

Post Venta
Económica

Contrato de Eventos Devoluciones de materiales a

Proveedores

Comunicación con el Cliente

Post Servicio

Comunicación con Proveedores

Facturación y Cobro

Comunicación con Areas Despedida de invitados

Iternas

Esparcimiento de Invitados
Puesta a Punto de Sala de
Eventos
Atención de Alimentos y
Bebidas

Ambientación y Decoración de
Sala de Eventos
Ceremonia del Evento

Monitoreo y Supervición
Elaboraciones Culinarias previo al Evento Recepción al cliente
v v

Planificación del Area E. Organización del Evento Evaluación y Post Servicio

Venta de Eventos Ejecución del Evento

Proceso Productivo de Señorial Eventos & Recepciones

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